OM RS Kelompok Tugas 3 Desain Dan Struktur Organisasi

(1)

Desain dan Struktur Organisasi

Kelompok 1

(2)

Outline

Definisi desain

organisasi desain organisasi6 elemen kunci

Faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi

Perpres RI No 77 tahun 2015 tentang Pedoman

Organisasi RS

Struktur RS kembali pulih

Struktur organisasi mekanik dan

organik

Desain organisasi tradisional dan

(3)

Design Organisasi

Pengorganisasian adalah pengaturan dan penataan kerja untuk mencapai tujuan organisasi

Struktur organisasi adalah susunan formal pekerjaan dalam suatu organisasi

Desain organisasi adalah proses yang melibatkan keputusan tentang enam elemen kunci: spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, serta formalisasi

(4)

Enam Elemen Kunci

Spesialisasi Kerja

Departementalisasi

Rantai Komando

Rentang Kendali

(5)

Spesialisasi Kerja

• _{Membagi kegiatan organisasi menjadi tugas-tugas}

yang terpisah

Pengertan

• _{Peningkatan produktvitas: pekerjaan} • _{Pembayaran yang sesuai}

Kelebihan

• _{Menimbulkan kebosanan, kelelahan, stres,}

produktvitas rendah, kualitas buruk, peningkatan absensi, dan turnover tnggi

Kekurangan

• _{Pembagian kerja (Ivanevich)}

(6)

Cont.

Dapat terwujud dalam tga

cara berbeda

• Keahlian khusus pribadi

(7)

Departementalisasi

Pengertan

• _{Dimana beragam}

_{tugas kerja dikelompokan}

_bersama

berdasarkan

tingkat kesamaan

tugas.

• _{Aktvitas kerja yang umum dikelompokkan dalam cara yang}

terkoordinasi dan terpadu

Pembagian Departemen

• _{Berdasarkan Fungsinya}

• _{Berdasarkan Wilayah Geografis}

• _{Berdasarkan Produk}

(8)

Pembagian Departemen berdasarkan

Fungsinya

Pengertan

• _{pengelompokan pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilakukan.}

Kelebihan

• _Efisien

Kekurangan

• _{Rendahnya komunikasi lintas fungsional}

(9)

Pembagian Departemen berdasarkan Fungsinya (Rumah Sakit)

(10)

Pembagian Departemen berdasarkan Wilayah

Geografis

Pengertan Pengertan

• _{Seluruh kegiatan pada wilayah tertentu dikelola oleh seorang manajer}

Kelebihan Kelebihan

• _{Tempat pelathan di posisi manajerial}

• _{Banyak wawasan dan masukan dari manajer di wilayah tertentu}

Kekurangan Kekurangan

(11)

Pembagian Departemen berdasarkan Produk

Pengertan

• _{Produk dipilih ketka perusahaan berkembang seiring meningkatnya jumlah produk}

Kelebihan

• _{Para manajer menjadi pengawas pusat keuntungan (profit center)} • _{Mendorong inisiatf dan kemandirian para manajer}

Kekurangan

• _Berlebihan

(12)

(13)

Pembagian Departemen berdasarkan

Pelanggan Unik dan Spesifik yang Memiliki

Kebutuhan Umum

(14)

Rantai Komando

• _merupakan

_{hierarki wewenang}

_dari

tngkat organisasi

paling tinggi ke

rendah

, yang menegaskan

siapa

yang melapor kesiapa.

Pengerta

n

• _Wewenang

• _{Line Authority}

_dan

_{Staff Authority}

• _{Tanggung Jawab}

• _{Kesatuan Komando}

(15)

(16)

Rentang Kendali

• _{Jumlah karyawan}

_{yang dapat ditangani manajer}

secara efektf dan efisien

Pengertan Pengertan

• _Menentukan

_{jumlah tingkatan dan jumlah manajer}

dalam suatu organisasi-untuk

efisiensi organisasi

Pentngnya rentang kendali

• _{Rentang kendali yang lebih besar konsisten dengan upaya}

manajer untuk mempercepat pengambilan keputusan, meningkatkan fleksibilitas, mendekatkat pelanggan, memberdayakan karyawan, dan mengurangi biaya Rentang Kendali yang Lebih Luas

(17)

Variabel yang Menentukan Rentang Kendali

Kesamaan dan kompleksitas, tugas karyawan, kedekatan

fisik bawahan, sejauh mana standar prosedur di tempat,

kecanggihan sistem informasi organisasi, yang kekuatan

budaya organisasi, dan gaya yang disukai manajer

Kesamaan dan kompleksitas, tugas karyawan, kedekatan

fisik bawahan, sejauh mana standar prosedur di tempat,

kecanggihan sistem informasi organisasi, yang kekuatan

(18)

Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi

• _{dimana pengambilan keputusan dilangsungkan pada}

tngkat yang lebih tnggi pada organisasi.

• _{Manajer puncak membuat semua keputusan dan}

karyawan level rendah hanya menjalankan keputusan.

Desentralisasi

• _{Pengambilan keputusan atau saran diberikan oleh}

(19)

Pendelegasian Wewenang dalam

Pengambilan Keputusan

Pendelegasian Kewenangan

adalah

proses pembagian

kewenangan

dari atas ke

bawah dalam hierarki

organisasi

Pendelegasian Kewenangan

adalah

proses pembagian

kewenangan

dari atas ke

bawah dalam hierarki

organisasi

Mengacu pada

kewenangan

mengambil

keputusan

, bukan

melakukan pekerjaan

Mengacu pada

(20)

(+) Peran Pendelegasian Wewenang dalam

Pengambilan Keputusan

Membantu organisasi

merencanakan pergantan pimpinan (succession

planning)

Membantu organisasi

merencanakan pergantan pimpinan (succession

planning)

Menghapus proses promosi yang berdasarkan favoritism

(siapa yang lebih disukai) dan meminimalkan faktor

kepribadian

Menghapus proses promosi yang berdasarkan favoritism

(siapa yang lebih disukai) dan meminimalkan faktor

kepribadian

Membawa iklim persaingan

dalam organisasi

Membawa iklim persaingan

dalam organisasi

Keputusan lebih baik karena karyawan lebih mengert

masalah

Keputusan lebih baik karena karyawan lebih mengert

masalah

Karyawan tau yang dia lakukan untuk keputusan

strategis

Karyawan tau yang dia lakukan untuk keputusan

strategis

Menyebabkan kreativitas dan inisiatif

Media lathan (kaderisasi)

Media lathan (kaderisasi) Organisasi terjamin dan berjalan dengan baik Organisasi terjamin dan

(21)

(-) Peran Pendelegasian Wewenang dalam

Pengambilan Keputusan

Program pelathan

pengambilan keputusan

menghabiskan

biaya banyak

yang melebihi manfaatnya

Program pelathan

pengambilan keputusan

menghabiskan

biaya banyak

yang melebihi manfaatnya

Pendelegasian kewenangan

mengakibatkan

hilangnya

kendali

Pendelegasian kewenangan

mengakibatkan

hilangnya

kendali

Biaya administratf yang

berlebihan karena sistem

akuntng dan kinerja yang

baru harus dikembangkan

untuk pelaporan ke

manajemen puncak

Biaya administratf yang

berlebihan karena sistem

akuntng dan kinerja yang

baru harus dikembangkan

untuk pelaporan ke

manajemen puncak

Desentralisasi berart

pelipatan fungsi sehingga

setp unitotonom harus

benar-benar berdiri sendiri,

hal ini menyebabkan tnggi

nya biaya

Desentralisasi berart

pelipatan fungsi sehingga

setp unitotonom harus

benar-benar berdiri sendiri,

(22)

Mengacu pada pekerjaan organisasi yang

terstandar

dan sejauh mana perilaku

karyawan dipandu oleh

aturan dan

prosedur

Contoh: SOP tertulis, instruksi khusus, dan

kebijakan yang jelas

(23)

• _{Setap organisasi mempunyai sasaran/tujuan organisasi. Sasaran}

organisasi merupakan bagian pentng dari strategi organisasi.

• _{Perubahan dalam sasaran organisasi menyebabkan strategi}

berubah, sehingga dapat menyebabkan perubahan dalam struktur organisasi.

Strategi “struktur mengikut strategi”

• _{Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan}

kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.

• _{semakin besar ukuran organisasi, struktur oraganisasi akan}

semakin kompleks dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat. Ukuran

(24)

• _{Struktur Organisasi menyesuaikan teknologi, dengan}

mempertmbangkan seberapa rutn teknologi digunakan dalam mengubah input menjadi output.

• _{Semakin rutn teknologi digunakan semakin mekanik strukturnya,}

begitupula sebaliknya. Teknologi

• _{Setap organisasi akan menghadapi lingkungan yang berbeda. Ada}

lingkungan yang stabil dan sederhana namun ada pula perubahan lingkungan yang kompleks dan dinamis.

• _{Manajer berusaha untuk meminimilkan ketdakpastan lingkungan}

ini dengan menyesuaikan struktur organisasinya.

• _{Dalam lingkungan yang stabil dan sederhana struktur organisasi}

mekanistk akan lebih efektf.

• _{Dalam lingkungan yang tdak past, dinamis, dan kompleks ,}

(25)

Perpres RI No 77 tahun 2015 tentang Pedoman Organisasi RS

• _{Organisasi Rumah Sakit disesuaikan dengan besarnya kegiatan dan beban}

kerja Rumah Sakit.

• _{Struktur organisasi Rumah Sakit harus membagi habis seluruh tugas dan}

fungsi Rumah Sakit.

Pasal 4

• _{Setap pimpinan organisasi di lingkungan Rumah Sakit wajib menerapkan}

prinsip koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi di dalam lingkungannya masing-masing serta dengan unit-unit lainnya.

Pasal 5

• _{Organisasi Rumah Sakit paling sedikit terdiri atas: kepala Rumah Sakit atau}

direktur Rumah Sakit, unsur pelayanan medis, unsur keperawatan, unsur penunjang medis, unsur administrasi umum dan keuangan, komite medis serta satuan pemeriksaan internal.

(26)

PEMICU

Rumah Sakit “Kembali Pulih “ merupakan rumah sakit yang akan mulai beroperasi pada bulan Desember 2014. Saat ini RS sedang mempersiapkan segala sesuatunya, salah satunya adalah struktur organisasi. Sebagai

karyawan pada RS “Kembali Pulih”, anda diminta menyusun sebuah usulan struktur organisasi. Berikut dibawah ini adalah gambaran umum dari RS “Kembali Pulih” :

Rumah Sakit Umum Kelas D dengan 20 Tempat Tidur

Pelayanan terdiri dari

• _{Dokter umum, dokter gigi, dokter spesialis penyakit dalam, dokter spesialis bedah, dokter spesialis}

obgyn dan ginekologi, dokter spesialis Bedah.

• _{UGD, Rawat Inap, Rawat Jalan}

• _{Penunjang klinik terdiri dari pelayanan darah, perawatan high care unit, gizi, sterilisasi instrumen dan}

rekam medik.

• _{Penunjang nonklinik meliput pelayanan}_{laundry/linen}_{, dapur, IPSRS, pengelolaan limbah, gudang,}

ambulans, sistem informasi dan komunikasi, pemulasaraan jenazah, sistem penanggulangan kebakaran, pengelolaan gas medik, dan pengelolaan air bersih.

Ketenagaan :

• _{5 Orang dokter umum, 2 orang dokter gigi, 2 SpOG, 2 SpPD, 2 SpA, 1SpB, 1 apoteker} • _{20 Perawat}

(27)

Struktur RS “kembali pulih”

Direktur

Bidang Pelayanan

Sub bidang pelayanan MedikSub bidang

pelayanan Medik

Sub bidang Pelayanan Keperawatan

Sub bidang Fasilitas pelayanan

kesehatan

Sub bidang Fasilitas pelayanan

kesehatan

Sub bidang penunjang medisSub bidang

penunjang medis

Sub bidang penunjang Non

medis

Sub bidang penunjang Non

medis

IPSRS

Sistem informasi

Bagian Umum dan operasional

Sub bagian administrasi dan

keuangan

Sub bagian administrasi dan

keuangan

Sub bagian logistk

IFRS

Komite medis

(28)

Penjelasan

Direktur mengawasi tga divisi yaitu pelayanan, penunjang, serta umum dan operasional, hal ini disesuaikan dengan kesamaan fungsi (departementalisasi fungsi).

• _{Dalam perpres no 77 Pasal 6 organisasi Rumah Sakit paling sedikit terdiri}

atas kepala RS, unsur pelayanan medis, unsur penunjang medis, unsur administrasi umum dan keuangan dsb.

Direktur juga membawahi SPI yang bertugas melaksanakan pemeriksaan audit kinerja internal rumah sakit

• _{Pasal 21 ayat 2 “Satuan pemeriksaan internal sebagaimana dimaksud pada}

ayat (1) berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Rumah Sakit atau direktur Rumah Sakit.

Adanya komite medis yang memiliki garis koordinasi dengan direktur dan

bertanggung jawab untuk menerapkan tata kelola klinis yang baik (good clinical governance)

• _{Pasal 7 ayat 2 “Komite Medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)}_dibentuk

(29)

Bidang pelayanan, sesuai fungsinya untuk melayani pelayan

kesehatan yang membawahi tga sub bidang pelayanan medik,

keperawatan, dan fasilitas kesehatan (UGD, rawat inap, dan rawat

jalan).

Kemudian bidang penunjang yang berfungsi untuk menunjang

pelayanan rumah sakit membawahi dua sub bidang uaitu penunjang

medis (pelayanan darah, high care unit, dsb) dan non medis (linen,

IPSRS, pengelolahan limbah, dsb).

Bagian umum dan operasional yang membawahi tga sub bagian

yaitu administrasi umum dan keuangan, logistk serta IFSRS yang

berfungsi untuk pengadaan barang medis dan non medis.

(30)

Struktur Organisasi

Berdasarkan penjelasan tabel dan contoh gambar diatas, struktur organisasi

yang digunakan oleh RS” Kembali Pulih” adalah desain struktur mekanik

Berdasarkan penjelasan tabel dan contoh gambar diatas, struktur organisasi

yang digunakan oleh RS” Kembali Pulih” adalah desain struktur mekanik

Karena bentuk penugasannya menggunakan komunikasi vertcal, selain itu pekerjaan yang didapatkan juga sudah

terspesialisasi di masing-masing departemen

Karena bentuk penugasannya menggunakan komunikasi vertcal, selain itu pekerjaan yang didapatkan juga sudah

(31)

Organik VS Mekanik

Organisasi Mekanistk

(32)

(33)

(34)

Cont.

Mekanistik Organistik

Definisi Desain organisasi yang kaku

dan dikontrol dengan ketat Desain organisasi yang adaptf dan fleksibel Ciri-ciri Spesialisasi tnggi

Departementalisasi kaku Rantai komando jelas Rantai kendali sempit Sentralisasi

Formalisasi tnggi

Tim lintas-fungsional Tim lintas-hierarkis

Informasi mengalir bebas Rentang kendali yang luas Desentralisasi

Formalisasi rendah Strategi dan

truktur Efisiensi, stabilitas, dan kontrol yang ketat Mengjar inovasi yang unik Ukuran dan

struktur Besar Kecil

Penggunaan

teknologi Rutn Tidak rutn

Lingkungan yang

(35)

(36)

(37)

Desain organisasi

Desain organisasi RS “Kembali pulih” adalah

tradisional

Desain organisasi RS “Kembali pulih” adalah

tradisional

• _{Cenderung menggunakan komunikasi vertkal}

• Mengelompokkan keahlian pekerjaan yang

sejenis

• _{Terdiri dari unit-unit atau divisi}

(38)

Tradisional vs kontemporer

Desain

organisasi

simpel

desain dengan departementalisasi

rendah, rentang pengendalian luas,

wewenang keahlian pekerjaan

yang sejenis

Desain

organisasi

divisonal

terdiri dari unit-unit atau divisi semi-otonom yang

terpisah

(39)

Struktur Simple (Sederhana)

Pada organisasi-organisasi kecil

Jumlah orangnya tidak terlalu banyak Pembagian tugas cukup sederhana

Biasanya pemilik sekaligus sebagai pengelola

Contoh: Contoh: praktek dokter, biro jasa, usaha rumah tangga

Pemilik dan

pengelola

(40)

Struktur Fungsional

Masing-masing fungsi dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab dan membawahi sejumlah pelaksana

Contoh: perusahaan manufaktur menengah, sepert pemasaran, produksi, personalia, dan akuntng