MANAJEMEN PERSONALIA
Gary Dessler
MANAJEMEN PERSONALIA
Gary Dessler
BAB 1
Pengantar
Manajemen Personalia:
Falsafah dan Rencana Buku
Lima Fungsi Dasar dari Manajer
(Proses Manajemen)
• Perencanaan (Planning)
• Pengorganisasian (Organizing) • Pengawasan (Controlling)
• Pengarahan (Leading) • Pengisian staf (Staffing)
Fungsi Perencanaan (Planning)
• Penetapan tujuan dan standar • Penetapan aturan dan prosedur
• Penyusunan rencana serta perkiraan, prediksi, atau proyeksi kemungkinan pada masa
mendatang
Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
• Penugasan pelaksanaan pekerjaan tertentu bagi tiap pegawai
• Pembentukan departemen
• Pendelegasian wewenang kepada bawahan
• Penetapan jalur wewenang dan komunikasi
• Pengkoordinasian pekerjaan yang dilaksanakan bawahan
Fungsi Pengarahan (Leading)
• Menggerakkan orang lain untuk menyelesaikan
pekerjaan
• Membina moral
• Memotivasi bawahan
Fungsi Pengawasan (Controlling)
• Penyusunan standar, contohnya kuota penjualan,
standar kualitas, atau level produksi
• Pemeriksaan untuk mengkaji prestasi kerja
aktual dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan
• Mengadakan tindakan korektif yang diperlukan
Fungsi Pengisian Staf (Staffing)
• Penetapan jenis pegawai yang perlu diangkat • Perekrutan calon pegawai
• Seleksi pegawai
• Penyusunan standar prestasi kerja • Penyuluhan pegawai
• Training dan pengembangan pegawai
Fungsi Staffing adalah
Fungsi Manajemen Personalia
• Fungsi “staffing” atau fungsi manajemen
personalia adalah fokus dari buku ini
• Manajemen personalia merujuk pada konsep dan
teknik yang diperlukan untuk melaksanakan
tugas-tugas manajemen dalam aspek “manusia” atau pegawai
Cakupan dari Manajemen Personalia (1)
• Analisis Pekerjaan
(menetapkan hakikat pekerjaan pegawai)
• Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dan
pendaftaran calon pegawai
• Seleksi calon pegawai
• Orientasi dan training pegawai baru
Cakupan dari Manajemen Personalia (2)
• Manajemen upah dan gaji
(cara mengkompensasi pegawai)
• Penyediaan insentif dan kesejahteraan
• Penilaian prestasi kerja • Komunikasi tatap muka
(interview, penyuluhan, dan penertiban)
• Pengembangan manajer
Cakupan dari Manajemen Personalia
yang Perlu Diketahui oleh Manajer
• Kesempatan perolehan kerja yang sama dan
tindakan afirmatif
• Kesehatan dan keselamatan kerja
• Penanganan keluhan dan hubungan perburuhan
Kesalahan Personalia yang
Tidak Ingin Manajer Lakukan (1)
• Mempekerjakan orang yang tidak tepat
• Terjadinya tingkat pindah/berhenti kerja yang tinggi
• Prestasi pegawai kurang memuaskan
• Menyia-nyiakan waktu dengan interview yang tidak bermanfaat
• Perusahaan diajukan ke sidang pengadilan karena melakukan tindakan diskriminasi
Kesalahan Personalia yang
Tidak Ingin Manajer Lakukan (2)
• Perusahaan terkena sanksi hukum karena tidak dapat menjamin keamanan kerja
• Pegawai merasa menerima gaji secara tidak wajar dan tidak sama dibandingkan dengan pegawai
lain
• Kurangnya kesempatan training yang
menyebabkan turunnya efektivitas departemen
• Melakukan praktek-praktek perburuhan yang tidak wajar
Kutipan dari Seorang Direktur (1)
• Dulu, modal dianggap sebagai faktor penghambat bagi pengembangan industri.
• Sekarang, faktor tenaga kerja serta ketidak mampuan perusahaan dalam menyeleksi dan membina tenaga kerja dianggap sebagai
penghambat produksi.
Kutipan dari Seorang Direktur (2)
• Proyek besar dengan ide-ide bagus, mantap, dan antusiasme tidak terhenti karena kekurangan
biaya.
• Tetapi ada industri tumbuh terlambat karena tidak membina efisiensi dan antusiasme tenaga kerjanya
Kecenderungan-kecenderungan
Sosial, Ekonomi, dan Politik
• Ketidakpuasan dan angkatan kerja baru • Gaya hidup baru
• Peraturan perundang-undangan baru
• Perubahan nilai-nilai
• Kebutuhan untuk meningkatkan prestasi kerja
Kecenderungan
Ketidakpuasan dan Angkatan Kerja Baru
• Banyak karyawan merasa tidak puas dan hal ini
menjadi perhatian serius para manajer
• Terbatasnya jumlah pekerjaan yang memerlukan
latar-belakang pendidikan tinggi, sehingga
semakin banyak lulusan pendidikan tinggi yang terpaksa melakukan pekerjaan yang tidak sesuai dengan pengetahuan dan keterampilannya
Kecenderungan Gaya Hidup Baru
• Ketertarikan generasi sekarang untuk memilih
gaya hidup dan karier alih-alih sekedar pekerjaan
• Ketertarikan itu menjadikan pentingnya
pengembangan karier serta adaptasi pekerjaan terhadap gaya hidup dan perubahan minat
karyawan
Kecenderungan
Peraturan Perundang-undangan Baru
• Undang-undang persamaan perolehan
kesempatan kerja melarang praktik diskriminasi atas dasar ras, usia, agama, jenis kelamin, dan asal-usul kebangsaan
• Undang-undang keamanan, kesehatan, dan hubungan perburuhan.
Kecenderungan Perubahan Nilai-nilai
• Sebelumnya, terdapat asumsi tentang “etika
kerja” yang memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras sesuai dengan kemampuan terbaik
yang dapat mereka lakukan
• Sekarang, komitmen terhadap “etika kerja” itu terasa mengendur, sehingga upaya memotivasi pegawai menjadi lebih sukar
Kecenderungan Kebutuhan untuk
Meningkatkan Prestasi Kerja
• Dewasa ini, para pengusaha menghadapi masalah
produktivitas yang mencemaskan
• Penurunan produktivitas disebabkan oleh
mangkir, berhenti kerja, pemogokan, sabotase, kualitas produk yang rendah, dan keengganan para pekerja untuk bekerja keras
• 50 persen pekerja bisa menyelesaikan lebih banyak jika berusaha
Produktivitas dan Manajemen Personalia
• Teknik-teknik manajemen personalia bisa
mempengaruhi lini dasar perusahaan
• “Produktivitas adalah masalah –dan pegawai jelas
sekali merupakan bagian dari penyelesaiannya”
• Investasi dalam teknik-teknik manajemen
personalia akan kembali dalam waktu relatif singkat dan ditambah dengan keuntungan yang diperoleh dari meningkatnya produktivitas
Contoh-contoh
Teknik Manajemen Personalia
• Tes seleksi untuk pegawai berpotensi tinggi • Pemeliharaan kesehatan organisasi (PKO)
menurunkan jumlah pegawai yang sakit
• Insentif produktivitas untuk prestasi kerja • Pelatihan (training) untuk efisiensi pegawai
• Teknik daur kualitas, di mana pegawai diminta
mengidentifikasi hambatan lalu mengajukan saran penanggulangan
Laba Jatuh, Dell Tidak Mundur dari
Strategi Harga Komputer Agresif (1)
Dalam rangka
mempertahankan posisinya sebagai produsen terbesar komputer pribadi di dunia, rata-rata harga komputer dan laba dari Dell menurun
Laba Jatuh, Dell Tidak Mundur dari
Strategi Harga Komputer Agresif (2)
• Satu-satunya cara untuk mempertahankan laba
sementara menurunkan harga adalah
menemukan cara-cara baru untuk menekan biaya
• Sebagai perusahaan yang selalu berstrategi
rendah-biaya, menekan biaya adalah tugas yang sulit
• Bagaimana Dell menekan biaya operasional yang
sudah hemat?
• Keputusan ada di tangan para manajer personalia
Dell
Wewenang Lini versus
Wewenang Staf
• Wewenang adalah hak membuat keputusan,
mengarahkan orang lain, dan memberi perintah
• Manajer lini berwenang mengarahkan pekerjaan
bawahan
Contohnya manajer produksi dan penjualan
• Manajer staf berwenang membantu dan memberi
saran kepada manajer lini
Contohnya manajer personalia
Wewenang Lini dan Wewenang Staf
Tanggung-jawab Manajer Lini
dalam Manajemen Personalia (1)
• Menempatkan orang yang tepat pada tugas yang
tepat
• Memberikan orientasi tentang perusahaan kepada
pegawai baru
• Melatih pegawai untuk melaksanakan tugas baru • Meningkatkan prestasi kerja setiap pegawai
• Menciptakan kerja-sama secara kreatif dan membina hubungan kerja yang lancar
Tanggung-jawab Manajer Lini
dalam Manajemen Personalia (2)
• Menjelaskan kebijaksanaan dan prosedur
perusahaan
• Mengontrol upah buruh
• Mengembangkan potensi kemampuan tiap
pegawai
• Membentuk dan membina moral pegawai
• Menjaga keselamatan dan kondisi fisik pegawai
Fungsi-fungsi Manajer Personalia
•
Fungsi lini
•
Fungsi koordinatif
•
Fungsi pelayanan staf
Fungsi-fungsi Manajer Personalia
(Fungsi Lini)
• Mengarahkan aktivitas pegawai dalam
departemen yang dikelolanya dan di tempat-tempat pelayanan seperti kafetaria kantor
• Kemungkinan besar juga melaksanakan
wewenang penuh (implied authority),
di mana “saran” dari direktur personalia sering dipandang sebagai “perintah dari atas”
Fungsi-fungsi Manajer Personalia
(Fungsi Koordinatif)
• Sebagai koordinator aktivitas personalia,
tugasnya sering dirujuk sebagai pengendalian fungsional
• Bertindak sebagai “alat eksekutif teras yang tepat untuk menjamin bahwa tujuan, kebijaksanaan, dan prosedur personalia dilaksanakan secara konsisten oleh para manajer lini”
Fungsi-fungsi Manajer Personalia
(Fungsi Pelayanan Staf) 1
• Membantu pengangkatan, training, evaluasi,
penghargaan, penyuluhan, promosi, dan pemberhentian pegawai pada semua level
• Membantu para manajer lini dalam upaya
menerapkan undang-undang tentang persamaan hak memperoleh kesempatan kerja dan tentang keselamatan kerja
Fungsi-fungsi Manajer Personalia
(Fungsi Pelayanan Staf) 2
• Menyelenggarakan berbagai program
kesejahteraan pegawai
• Menangani keluhan pegawai dan hubungan
perburuhan
• Melaksanakan peranan pembaharu (inovator),
dengan menyediakan “informasi mutakhir
tentang kecenderungan yang terjadi dan metode-metode baru dalam penyelesaian masalah”
Tanggung-jawab Kooperatif
antara Lini dan Staf (1)
• Pada dasarnya tidak terdapat pemisahan yang
jelas antara tanggung-jawab lini dan staf yang dapat diterapkan secara menyeluruh dalam semua organisasi
• Manajemen personalia adalah bagian integral dari tugas tiap manajer
Tanggung-jawab Kooperatif
antara Lini dan Staf (2)
Contoh dalam bidang penerimaan pegawai:
1. Manajer lini menyusun kualifikasi pegawai untuk jabatan tertentu
2. Departemen personalia menyeleksi para calon pegawai sesuai kualifikasi itu dan kemudian mengembalikan daftar calon terbaik kepada manajer lini
3. Manajer lini memilih pegawai yang diterima
Penerbit Erlangga
Bagan Organisasi Departemen
Perubahan-perubahan Mendasar dalam
Hakikat Pekerjaan dan Angkatan Kerja
• Tingkat produktivitas menurun
• Karyawan lebih terdidik dan lebih
berkepentingan atas gaya hidup mereka
• Pergeseran dari karyawan lapangan menjadi
karyawan kantoran
Perubahan:
Jenis Pekerjaan Baru
Teknologi mengubah cara kerja dan menciptakan jenis pekerjaan baru, contohnya seorang
content-specialist yang bekerja membuat dan mengembangkan daftar situs-situs Web yang
perlu dibatasi aksesnya oleh perusahaan atau orang-tua
Perubahan:
Peningkatan Tenaga-kerja Wanita
Seiring meningkatnya jumlah tenaga kerja
wanita (46% pada 1994 dan diperkirakan
menjadi 47,8 pada 2005), Departemen
Tenaga-kerja Amerika Serikat telah memiliki situs Web untuk wanita pekerja
yang dikelola oleh
Women’s Bureau (WB)
Perubahan:
Variasi Suasana Kerja
Di Evolution Film & Tape, sebuah rumah produksi televisi di California, para
pegawainya (tetap dan tidak tetap) menentukan jam kerja, berpakaian biasa, dan mengasuh anak di tempat kerja
Perubahan:
Bekerja dari Rumah
Survei pada tahun 2000 oleh firma konsultan
Washington
menunjukkan bahwa 43% perusahaan besar mengijinkan pegawainya bekerja dari rumah pada waktu-waktu tertentu
Bantuan yang Tersedia pada Buku Ini (1)
• Pengetahuan lanjut tentang konsep dan teknik
manajemen personalia serta bekal kamus istilah manajemen personalia yang diperlukan
• Sajian dasar-dasar keterampilan manajemen
personalia yang penting
• Pertimbangan bidang personalia sebagai karier dengan prospek yang benar-benar baik
Bantuan yang Tersedia pada Buku Ini (2)
• Persiapan untuk menjalani karier ke tingkat
puncak dengan berawal dari tugas-tugas personalia
• Pemicu kepekaan terhadap kebutuhan pegawai
atau juga pembentuk falsafah manajemen personalia di tempat kerja
Faktor-faktor yang Mempengaruhi
Falsafah Manajemen Personalia
• Pengaruh falsafah manajemen teras
• Pengaruh asumsi dasar tentang manusia • Perlunya memotivasi pegawai
Pengaruh Falsafah Manajemen Teras
• Falsafah manajemen teras tidak selalu terungkap
lewat kata-kata
• Falsafah itu biasa dikomunikasikan melalui
tindakan-tindakan mereka yang lalu
mempengaruhi tiap level dan departemen dalam organisasi
Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia
(Teori X dan Teori Y McGregor) 1
Menurut Teori X:
• Manusia umumnya berciri alamiah tidak suka
bekerja dan sebisa mungkin menghindarinya,
• Karenanya, hampir semua orang harus dipaksa,
diawasi, diarahkan, dan diancam hukuman agar mau melakukan upaya yang diinginkan
• Umumnya manusia lebih senang diarahkan dan
ingin menghindari pertanggungjawaban
Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia
(Teori X dan Teori Y McGregor) 2
Menurut Teori Y:
• Manusia umumnya suka bekerja
• Kontrol eksternal dan ancaman hukuman bukan satu-satunya cara menimbulkan usaha mencapai tujuan organisasi
• Manusia umumnya sangat termotivasi bila
kebutuhan mereka akan keberhasilan, rasa hormat, dan aktualisasi diri dapat dipenuhi
Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia
(Teori I dan Teori IV Likert) 1
Menurut Teori I:
• Manajemen dipandang tidak memiliki rasa yakin dan percaya terhadap bawahan
• Sebagian besar keputusan dan penyusunan tujuan organisasi dilakukan pada tingkat teras
• Bawahan dipaksa bekerja dengan menakut-nakuti, ancaman, dan hukuman
• Konsentrasi pengawasan berada di tangan manajemen teras
Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia
(Teori I dan Teori IV Likert) 2
Menurut Teori IV:
• Manajemen dipandang memiliki rasa yakin dan percaya penuh terhadap bawahan
• Pengambilan keputusan didesentralisasi
• Para karyawan termotivasi oleh keikutsertaan dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan
• Hubungan ekstensif antara atasan dan bawahan
• Tanggung-jawab pengawasan dilimpahkan merata dengan keikutsertaan level bawah
Perlunya Memotivasi Pegawai
• “Hukum” memotivasi yang agaknya konsisten:
Orang-orang biasanya termotivasi atau terdorong untuk berperilaku dalam suatu cara tertentu yang mereka rasa mengarah pada imbalan
• Diperlukan keinginan dan kemampuan
• Ketahui hal yang diinginkan dan gunakan hal itu sebagai imbalan, kemudian usahakan untuk
merasakan bahwa upaya yang bisa dilakukan akan cenderung pada perolehan imbalan itu
Penerbit Erlangga
Susunan Buku Ini
Berdasarkan Model Motivasi
• Bagian I dan II: Syarat motivasi pertama, bahwa
pegawai memiliki kemampuan dan mendapat penghargaan
• Bagian III: Sistem imbalan yang menarik • Bagian IV: Prestasi kerja dan perbaikan
• Bagian V: Undang-undang dan keterampilan
BAGIAN 1
Perekrutan dan Penempatan
BAB 2
Persamaan Hak
dalam Memperoleh Kesempatan
Kerja
dan Peraturan
Perundang-undangan
Keberagaman Tenaga-kerja Versus
Konflik dan Kenaikan Biaya
Salah satu dealer mobil berpenghasilan tertinggi di Amerika menerapkan strategi mempekerjakan sales yang bisa
berbahasa Spanyol, Korea, Mandarin,
sampai Tagalog untuk melayani pelanggannya yang semakin beragam
Larangan Diskriminasi
• Peraturan yang melarang diskriminasi bukanlah
hal baru
• Amandemen kelima Konstitusi Amerika Serikat
yang diratifikasi pada tahun 1791 menyatakan: “Tidak seorangpun dibiarkan dirampas haknya atas kehidupan, kemerdekaan, dan harta
kekayaan tanpa mendapat perlindungan hukum”
Larangan Diskriminasi Kepegawaian
• Undang-undang Hak Sipil 1964 pada Bab VII
melarang diskriminasi atas dasar ras, warna kulit, jenis kelamin, atau asal-usul kebangsaan
• Peraturan dan pedoman pemerintah tentang
prosedur mengesahkan alat seleksi pegawai
• Undang-undang Persamaan Pendapatan 1963
• Undang-undang Diskriminasi Usia Kepegawaian
1967
Presidential Task Force on the
Employment of Adults with Disabilities
Situs ini menyatakan: “Misi kami adalah
menciptakan kebijakan nasional yang agresif
dan terkoordinasi untuk mendukung pekerjaan yang menguntungkan
bagi orang-orang dewasa berketerbatasan, sampai mendekati tingkat
pekerja umum”
Aksesibilitas bagi
Pekerja Berketerbatasan
Internet lebih aksesibel bagi penyandang
keterbatasan visual,
dengan utilitas browser Web yang bersuara dan pembaca Braille yang bisa dijadikan alas
keyboard biasa
Tekanan Hukum dan Sosial
Versus Diskriminasi Gender
Di Jepang, meskipun menguatnya peraturan terhadap diskriminasi dan besarnya
kekurangan tenaga-kerja, wanita masih
diarahkan untuk bekerja di bidang administrasi alih-alih bidang
teknologi-tinggi yang mereka inginkan
Equal Employment Opportunity
Comission (EEOC)
• EEOC (Komisi Persamaan Hak dalam
Memperoleh Kesempatan Kerja) dibentuk
berdasarkan Bab VII Undang-undang Hak Sipil
• EEOC berwenang mendamaikan sengketa
diskriminasi
• Bila upayanya tidak berhasil, EEOC berwenang mengajukan perkara ke pengadilan
Situs Web EEOC
Situs ini menyediakan banyak sekali informasi untuk perusahaan
maupun pegawai, dari panduan untuk
mengajukan gugatan sampai artikel meditasi
Pembuktian Prosedur yang Diskriminatif
• Pembuktian pendakwaan bahwa prosedur
personalia tertentu mengakibatkan dampak
merugikan terhadap warga kelompok minoritas
• Pembuktian pembelaan bahwa prosedur itu
berkaitan dengan pekerjaan dan diterapkan secara adil terhadap semua golongan
(minoritas/mayoritas)
Pembuktian Dampak Merugikan
• Tingkat disparitas penolakan • Kebijaksanaan terbatas
• Perbandingan populasi
• Tes McDonnell-Douglas
Praktik-praktik Diskriminatif Personalia
dalam Perekrutan
• Informasi lowongan yang disebarkan secara
“lisan” atau menyesatkan warga kelompok minoritas
• Iklan lowongan yang ditujukan kepada jenis
kelamin tertentu atau menyiratkan diskriminasi terhadap kelompok usia 40-70 tahun
Praktik-praktik Diskriminatif Personalia
dalam Seleksi (1)
• Persyaratan yang (1) terbukti mengecilkan
kesempatan bagi warga kelompok minoritas dan (2) tidak berkaitan dengan pekerjaan
• Tes saringan bagi warga kelompok minoritas dan
kaum wanita secara tidak proporsional dan tidak berkaitan dengan pekerjaan
• Tes standar yang tak berkaitan dengan pekerjaan atau mendiskriminasi kelompok terlindung
Praktik-praktik Diskriminatif Personalia
dalam Seleksi (2)
• Preferensi kepada keluarga pegawai, jika sebagian
besar pegawainya adalah non-minoritas, serta syarat karakteristik yang terbukti tidak
diperlukan dalam pekerjaan
• Pendiskualifikasian jabatan karena catatan
tahanan dan pemecatan karena pemotongan gaji untuk membayar bunga pinjaman
Pengaduan ke EEOC
(Jalur)
• Pengaduan seringkali diajukan ke badan setempat
sebelum mencapai EEOC
• Setelah itu, EEOC memiliki waktu 30 hari untuk
mengupayakan jalan damai
Pengaduan ke EEOC
(Hal-hal yang Penting Diingat)
• Penyelidik EEOC hanya dapat mengajukan
rekomendasi
• Pengusaha atau majikan tidak dapat dipaksa
menyerahkan dokumen tanpa perintah pengadilan dan informasi yang diberikan sebaiknya dibatasi
• Pengusaha dan majikan sebaiknya berusaha memastikan kekuatan posisinya
Tangkisan-tangkisan dalam
Gugatan Praktik Diskriminasi
Dua tangkisan dasar yang dapat digunakan:
• Tuntutan bisnis
• Bonafiditas kualifikasi pekerjaan
Dua tangkisan yang tidak dapat digunakan:
• “Maksud baik”
• Persetujuan kolektif
Dua Tangkisan Dasar dalam
Gugatan Praktik Diskriminasi
• Tuntutan bisnis: Contohnya, upaya untuk
membuktikan kesahihan dari tes atau standar seleksi lainnya
• Bonafiditas kualifikasi pekerjaan: Contohnya, di mana agama, asal-usul, atau jenis kelamin benar-benar diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan (misalnya sebagai aktor atau aktris)
Delapan Langkah Pelaksanaan Tindakan
Afirmatif (menurut Saran EEOC)
1. Penulisan kebijaksanaan persamaan hak 2. Penugasan pejabat teras
3. Pengumuman kebijaksanaan
4. Survei jumlah pegawai minoritas dan wanita 5. Tujuan dan jadwal pelaksanaan
6. Program-program spesifik pencapaian tujuan 7. Pemeriksaan internal dan sistem pelaporan
8. Dukungan program perusahaan & masyarakat
Mempromosikan Keberagaman
Ted Childs, Wakil
Presiden Keberagaman Tenaga-kerja Global IBM:
“Keberagaman telah berubah dari
kepentingan moral menjadi kepentingan strategis, keberagaman menjadi hal yang
menguntungkan bisnis”
Situs Web Recruiting-Online
Situs ini menyajikan dengan baik informasi dan sumber-daya
tentang perekrutan para kandidat minoritas, serta menyediakan link-link ke situs Afrika-Amerika, Hispanik, Latin, Native American, dan Asia
BAB 3
Analisis Pekerjaan
Organisasi
• Organisasi memberikan pekerjaan yang terpisah dan jelas bagi setiap orang serta menjamin
pekerjaan itu terkoordinasi sedemikian rupa dalam rangka mencapai tujuan
• Cara umum melukiskan organisasi adalah dengan bagan organisasi yang menunjukkan nama
jabatan setiap manajer dan, dengan garis penghubung, siapa yang bertugas dan
bertanggung-jawab di masing-masing departemen
Bagan Organisasi
Keterkaitan antara Pembaharuan
dan Analisis Pekerjaan
Masalah-masalah pelayanan yang
menyebabkan penutupan rekening di U.S. Bank
diatasi dengan strategi baru yang berorientasi-layanan, yang lalu
mengharuskan
pembaharuan kebijakan dan prosedur yang harus diawali dengan analisis pekerjaan
Analisis Pekerjaan
• Setelah organisasi menyusun strukturnya,
tersusunlah pekerjaan-pekerjaan yang perlu ditangani oleh orang-orang
• Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk
menetapkan (1) cakupan pekerjaan dan (2) kriteria orang yang menangani pekerjaan itu
Awal dari Proses Analisis Pekerjaan
Proses analisis pekerjaan dimulai dengan
pengumpulan informasi oleh analis tentang
pekerjaan dan tugas-tugas spesifik dari
masing-masing pegawai dan supervisor
Enam Langkah Analisis Pekerjaan
1. Menentukan penggunaan informasi
2. Mengumpulkan informasi latar belakang 3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis 4. Mengumpulkan data
5. Meninjau informasi itu dengan pihak lain yang berkepentingan
6. Menyusun uraian dan spesifikasi pekerjaan
Bagan Proses Analisis Arus Kerja
Empat Teknik Dasar untuk
Mengumpulkan Data Analisis Pekerjaan
• Wawancara
• Pengamatan langsung • Kuesioner
• Log pegawai
Teknik-teknik
Analisis Pekerjaan Kuantitatif
• Kuesioner Analisis Jabatan (KAJ)
• Prosedur Departemen Tenaga Kerja (DTK) • Analisis pekerjaan fungsional
Uraian Pekerjaan
• Uraian pekerjaan seharusnya menggambarkan
pekerjaan/jabatan dengan sangat baik, sehingga memberikan kejelasan tugas tanpa harus merujuk ke uraian pekerjaan lain
• Sebagai penyusun uraian pekerjaan, selalu tanyakan-ulang: Apakah pegawai memahami
pekerjaannya ketika membaca uraian pekerjaan?
Uraian Pekerjaan dan
Klarifikasi Jabatan Baru
Uraian pekerjaan membantu
mengklarifikasi semua
tanggungjawab dan tugas dari jabatan baru,
misalnya tugas-tugas dari kepala petugas privasi
internet yang salah satunya adalah
mengadakan meeting tentang masalah privasi internet
Membuat Uraian Pekerjaan
dengan Internet
Banyak perusahaan kini memanfaatkan situs
internet yang mampu menghasilkan uraian pekerjaan khusus
dengan hanya beberapa kali klik
Spesifikasi Pekerjaan
• Spesifikasi pekerjaan disusun dari uraian
pekerjaan serta uraian “ciri-ciri manusia dan pengalaman yang diperlukan untuk bekerja dengan baik”
• Spesifikasi ini menentukan jenis orang yang perlu direkrut dan kualitas yang perlu diuji
• Spesifikasi ini berdasarkan saran dari manajer ahli atau pendekatan statistik yang lebih akurat
Spesifikasi Pekerjaan
untuk Kandidat Terlatih
Spesifikasi pekerjaan untuk kandidat terlatih harus dengan jelas
mencantumkan
keterampilan spesifik yang dibutuhkan,
misalnya operator
layanan pelanggan yang membutuhkan
pengetahuan komputer
Analisis Pekerjaan
dan Hubungannya dengan Motivasi
• Analisis pekerjaan biasanya menjadi aktivitas
personalia pertama yang mempengaruhi motivasi
• Orang pada umumnya tidak bisa bekerja jika
tidak memiliki kemampuan dan keterampilan yang sesuai dengan pekerjaannya
• Maka, analisis pekerjaan berguna untuk menentukan cakupan pekerjaan serta
keterampilan dan kemampuan yang perlu dimiliki
BAB 4
Perencanaan dan Perekrutan
Personalia
Fungsi-fungsi dalam Perencanaan Personalia
Tiga Prediksi dalam
Penyusunan Perencanaan Personalia
• Prediksi kebutuhan personalia
• Prediksi persediaan calon dari luar • Prediksi persediaan dari dalam
Langkah-langkah
Memprediksi Kebutuhan Personalia
1. Memperkirakan kebutuhan bagi produk dan jasa (“penjualan”)
2. Memproyeksikan volume produksi untuk memenuhi estimasi penjualan
3. Menghubungkan antara perkiraan produksi itu dengan kebutuhan tenaga kerja
Sumber-sumber Pelamar yang Cakap
• Sumber internal (promosi dari dalam) • Pengiklanan
• Badan tenaga kerja
• Perekrut eksekutif
• Perekrut perguruan tinggi
• Acuan dan pelamar langsung
Larangan Diskriminasi Pengkaryaan
Hukum melarang tindakan diskriminasi terhadap individu dalam pengkaryaan berdasarkan ras,
warna kulit, agama, jenis kelamin, asal-usul
kebangsaan, atau usia –kecuali apabila agama, jenis kelamin, atau asal-usul kebangsaan merupakan
BKP.
Formulir Lamaran
• Seleksi penyaringan awal di hampir semua
perusahaan dimulai dengan formulir lamaran
• Para manajer umumnya memakai formulir ini
sebagai data latar belakang, tetapi data dari
formulir tersebut bisa juga dimanfaatkan untuk
memperkirakan prestasi pelamar –contohnya perkiraan lama masa kerja, keberhasilan
pekerjaan, atau kemungkinan mencuri
Tujuh Langkah
Metode Pemanfaatan Formulir Lamaran
1. Memutuskan ukuran keberhasilan
2. Menetapkan prestasi “tinggi” dan “rendah” 3. Menetapkan jawaban “tinggi” dan “rendah” 4. Menghitung persentase perbedaan
5. Mengubah persentase perbedaan menjadi bobot 6. Menjumlahkan nilai total pelamar
7. Menetapkan nilai total “ideal”
Hubungan Motivasi dengan Perekrutan
Perencanaan dan perekrutan tenaga kerja
berpengaruh langsung terhadap motivasi pegawai, karena motivasi tergantung pada pengangkatan
pegawai yang memiliki bakat untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik
Seleksi untuk yang Terbaik
• Makin cakap pelamar yang datang, makin tinggi
pula standar seleksinya
• Dengan keberadaan pelamar yang cakap, seleksi
dapat memilih yang terbaik
• Proses pemilihan yang terbaik ini biasa dimulai
dengan presentasi dan wawancara yang selektif
Piramida Hasil Perekrutan
BAB 5
Testing dan Seleksi Pegawai
Strategi Pembaharuan dalam
Pendekatan Testing dan Seleksi Pegawai
Strategi perkembangan yang pesat bisa
menimbulkan masalah jika pendekatan testing dan seleksi pegawai
tidak ikut diperbaharui, misalnya keterampilan manajer dalam
mewawancara dan
merekrut pegawai baru
Teknik-teknik Seleksi Pegawai
• Testing
• Percontohan kerja
• Pusat penilaian (latihan real)
• Pemeriksaan rekomendasi
Konsep Dasar Testing:
Kesahihan
• Kesahihan (terdiri dari kesahihan kriteria dan
isi): “Apa yang diukur oleh testing?”
• Kesahihan kriteria: Pembuktian bahwa hasil tes
berhubungan dengan prestasi masa depan
• Kesahihan isi: Bahwa tes adalah percontohan
yang adil dari pekerjaan sebenarnya
Konsep Dasar Testing:
Reliabilitas
• Menurut psikologi, istilah reliabilitas selamanya
berarti konsistensi
• Cara mengukur konsistensi adalah (1)
menerapkan test yang sama atau sejenis kepada orang yang sama pada waktu yang berbeda atau (2) “konsistensi internal” dengan membandingkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan
yang kurang lebih serupa dari tes yang sama
Jenis-jenis Tes Personalia
• Tes kecerdasan
• Tes keterampilan fisik • Tes prestasi
• Tes bakat • Tes minat
• Tes personalitas
Contoh Soal dari Tes Komprehensi Mekanis
Tes Kompetensi Tinggi lewat Internet
Kebutuhan akan kompetensi tinggi,
misalnya bagi produsen pembuat software
manajemen, bisa
dipenuhi lewat program tes keterampilan
berbasis-Web
Lima Langkah Pensahihan Tes
1. Menganalisis pekerjaan 2. Memilih tes
3. Menyelenggarakan tes
4. Menghubungkan nilai tes dengan kriteria
5. Menyahih-silang dan menyahih-ulang tes itu
Hukum dan Kesahihan Tes
• Menurut undang-undang persamaan hak,
perusahaan mungkin diharuskan untuk
membuktikan bahwa tes yang diselenggarakan merupakan alat yang mampu memprediksi
keberhasilan atau kegagalan dalam pekerjaan
• Pembuktian ini biasanya mencakup studi
kesahihan tes atau cara-cara pensahihan tes lain
Pedoman Dasar Testing
• Pemakaian tes sebagai pelengkap • Menyahihkan tes sesuai pekerjaan
• Analisis semua standar pengangkatan dan promosi yang berlaku
• Bersikap hati-hati terhadap tes-tes tertentu
• Pemakaian jasa psikolog resmi • Membina kondisi tes yang baik
Teknik Seleksi Percontohan Kerja
• Berdasarkan asumsi bahwa “indikator terbaik
untuk menentukan prestasi masa depan adalah prestasi waktu lampau”
• Menggunakan prestasi aktual pelamar dalam
pekerjaan yang sama atau hampir sama untuk memprediksi prestasi kerjanya di masa datang
Langkah-langkah
Teknik Seleksi Percontohan Kerja (1)
• Berdasarkan asumsi bahwa “indikator terbaik
untuk menentukan prestasi masa depan adalah prestasi waktu lampau”
• Menggunakan prestasi aktual pelamar dalam
pekerjaan yang sama atau hampir sama untuk memprediksi prestasi kerjanya di masa datang
Langkah-langkah
Teknik Seleksi Percontohan Kerja (2)
1. Menganalisis pengalaman kerja dari pelamar 2. Meminta bantuan ahli untuk membuat daftar
komponen tugas yang tercakup dalam pekerjaan
3. Menyeleksi tugas-tugas penting sebagai ukuran percontohan kerja
Langkah-langkah
Teknik Seleksi Percontohan Kerja
4. Menguraikan tugas-tugas penting yang
merupakan ukuran percontohan kerja tersebut menjadi langkah-langkah
5. Menguji pelamar
6. Menghubungkan nilai percontohan kerja yang diraih oleh pelamar dengan prestasinya dalam pelaksanaan pekerjaan
Latihan Real
• Dipakai oleh pusat-pusat penilaian manajemen • Prestasi pelamar diamati dan dinilai oleh para
ahli yang kemudian mengevaluasinya dalam pengamatan terhadap peserta yang kembali ke tempat tugas semula
Contoh-contoh Latihan Real
• Permainan bisnis • Latihan kotak surat • Diskusi kelompok
Pemeriksaan Rekomendasi
• Meskipun hampir semua orang tidak suka
memberi rekomendasi yang tidak baik,
perusahaan umumnya masih menerapkan pemeriksaan terhadap rekomendasi masuk
• Pemeriksaan rekomendasi berguna untuk mengetahui lebih banyak tentang pelamar
• Penggunaan kuesioner terstruktur dapat
meningkatkan manfaat dari jawaban-jawabannya
Alat-alat Seleksi Lain
• Poligraf • Grapologi
• Pemeriksaan kesehatan
Grapologi: Analisis Tulisan Tangan
Seleksi Pegawai
• Seleksi pegawai berhubungan langsung dengan
motivasi pegawai tersebut
• Tujuannya adalah menyeleksi calon yang
memiliki kemampuan dan potensi untuk melaksanakan pekerjaan dengan berhasil
• Perusahaan memilih calon yang terbaik dan termotivasi, yaitu calon yang memiliki potensi untuk melaksanakan pekerjaan
BAB 6
Pewawancaraan Calon Pegawai
Jenis-jenis Wawancara Dasar
• Wawancara terpola
• Wawancara non-direktif • Wawancara terstruktur
• Wawancara bertahap • Wawancara panel
• Wawancara tekanan • Wawancara penilaian
Faktor dan Masalah
yang Bisa Merusak Wawancara
• Mengambil keputusan tergesa-gesa
• Adanya faktor menonjolnya informasi negatif
• Kadar pengetahuan pewawancara tentang syarat-syarat pekerjaan
• Terdesak untuk mengangkat
• Akibat urutan calon
• Petunjuk dan ciri-ciri visual, contohnya
antusiasme
Lima Langkah Wawancara
1. Merencanakan
2. Membina hubungan
3. Mengajukan pertanyaan 4. Mengakhiri wawancara 5. Meninjau data
Pedoman bagi Pewawancara
• Menggunakan pedoman terstruktur • Mengetahui syarat pekerjaan
• Fokus ke ciri-ciri yang penilaiannya lebih akurat
• Pihak yang diwawancara lebih banyak bicara • Jangan mengambil keputusan tergesa-gesa
• Perhatikan syarat-syarat dari EEOC
Langkah-langkah
Wawancara Terstruktur atau Situasional
1. Analisis pekerjaan
2. Menilai informasi tentang tugas pekerjaan 3. Menyusun pertanyaan wawancara dengan
insiden kritis
4. Menyusun jawaban tolok
5. Mengangkat panitia wawancara 6. Melaksanakan wawancara
Perlu Diingat
oleh Pihak yang Diwawancara (1)
• Pewawancara cenderung mengambil keputusan
tergesa-gesa dan membiarkan menonjolnya informasi negatif
• Pentingnya persiapan untuk mengetahui
pekerjaan dan masalah yang dihadapi pewawancara
Perlu Diingat
oleh Pihak yang Diwawancara (2)
• Pentingnya penampilan dan antusiasme • Usahakan pewawancara berbicara
• Menekankan antusiasme dan motivasi untuk
bekerja serta menghubungkan keberhasilan yang telah dicapai dengan kebutuhan pewawancara
Pewawancara yang Efektif
• Pewawancara yang efektif bisa memberi
kontribusi langsung dalam meningkatkan prestasi
• Pewawancara tersebut membantu menyeleksi
calon yang paling cakap karena kemampuannya mengukur motivasi (salah satu ciri yang paling
dapat diukur selama wawancara) dari calon yang diwawancarainya
BAGIAN 2
Pelatihan dan Pengembangan
BAB 7
Orientasi dan Training Teknis
Training Keterampilan Teknis
• Ditujukan bagi pegawai yang baru masuk atau
pegawai lama yang mundur prestasinya
• Upaya mengetahui kebutuhan training melalui
analisis sebab masalah dan penentuan jenis training yang diperlukan
• Perlu dipastikan bahwa masalah tersebut adalah “masalah training”, alih-alih masalah lain
(misalnya jeleknya seleksi atau rendahnya gaji)
Analisis Prestasi dan Kebutuhan Training
Empat
Langkah-Dasar Training
Prinsip-prinsip Belajar
yang Perlu Dipahami oleh Setiap Petatar
• Pembuatan materi yang bermanfaat
• Memungkinkan pemindahan lokasi training • Penyediaan-balik
• Berusaha memotivasi pegawai
• Menyediakan kesempatan praktik dan
pengulangan
Pembuatan Materi yang Bermanfaat
• Menyajikan pandangan yang tajam • Contoh-contoh yang lazim dikenal • Pengorganisasian materi
• Pemilahan materi menjadi bagian-bagian utama • Penggunaan istilah dan alat peraga yang lazim
Teknik-teknik Training
• Training pengajaran pekerjaan, untuk pekerjaan
yang terdiri dari langkah-langkah yang logis
• Training vestibul, mengombinasikan teknik
training di dalam dan luar pekerjaan
• Training alat peraga • Training ceramah
• Training dengan bantuan komputer
• Training dalam pekerjaan
Metode-metode
Training dalam Pekerjaan
• Bimbingan
• Rotasi pekerjaan
• Penugasan dan panitia khusus
Langkah-langkah
Metode-metode Training dalam Pekerjaan
1. Mempersiapkan pelajar
2. Menyajikan cara pelaksanaan pekerjaan (hakikat pekerjaan)
3. Uji coba pelaksanaan 4. Tindak lanjut
Mengevaluasi Hasil Program Training
• Hampir semua manajer tidak menyediakan waktu
mengevaluasi hasil program training, meski pentingnya evaluasi tersebut
• Dalam beberapa kasus, kegagalan training boleh
jadi disebabkan karena ternyata training bukanlah penyelesaian masalah yang tepat
Empat Kategori Terukur dalam Menilai
Efektivitas Program Training
• Reaksi
• Pembelajaran • Perilaku
• Hasil
BAB 8
Pengembangan Manajemen
Dewasa Ini
Tujuan-tujuan
Pengembangan Manajemen
• Mengembangkan pegawai untuk beberapa jenis
pekerjaan di masa depan
• Menyelesaikan masalah-masalah perusahaan
secara menyeluruh, misalnya berkenaan dengan komunikasi antar-departemen yang kurang baik
Bagan Pergantian dan Kebutuhan Pengembangan
Teknik-teknik
Pengembangan Manajemen
• Training manajemen dalam pekerjaan • Training manajemen di luar pekerjaan • Training Vroom-Yetton
• Training A.T.
• Kesesuaian pemimpin
• Pengembangan organisasi
Model Vroom-Yetton: Pegawai dan Keputusan
Lima Tingkat Kepemimpinan Partisipatif
Gaya Kepemimpinan dan Pengendalian Situasi
Training Manajemen dalam Pekerjaan
• Pergiliran pekerjaan • Bimbingan
• Dewan yunior
• Pembelajaran praktik
Training Manajemen di Luar Pekerjaan
• Studi kasus
• Permainan manajemen
• Seminar di luar perusahaan
• Program dengan universitas • Permainan peran
• Pemodelan perilaku
• Pusat pengembangan dalam perusahaan
Pengembangan Organisasi (PO)
• Pendekatan yang melembagakan perubahan
• Para pegawai berperan penting dalam perubahan • Para pegawai menyediakan data, memperoleh
umpan-balik tentang masalah, dan menyusun rencana dalam bentuk kerja tim
Metode-metode
Pengembangan Organisasi
• Training sensitivitas • Pengembangan geradi • Umpan-balik survei
Profil Survei Sikap
Program Geradi dan Pembinaan Tim
Antar-kelompok Lainnya
• Bertujuan mengembangkan metode penyelesaian
masalah yang lebih baik dan lebih kooperatif di tempat kerja melalui proses action research
• Tiap kelompok kerja menganalisis
masalah-masalah tim kerja dan menyusun rencana tindakan untuk menanggulanginya
• Lalu, tim khusus antarkelompok memakai
pendekatan itu untuk masalah-masalah perusahaan secara menyeluruh
Gaya Kepemimpinan Geradi Manajemen
Pemilihan
Teknik Pengembangan Manajemen
• Teknik yang dipilih berbeda-beda menurut level
organisasi perusahaan
• Pengalaman dalam pekerjaan, paling populer
• Program dalam perusahaan, dianggap lebih tepat
bagi supervisor lini pertama
• Konferensi dan seminar di luar perusahaan,
digunakan secara luas bagi para eksekutif teras
BAGIAN 3
Kompensasi dan Motivasi
BAB 9
Dasar-dasar Motivasi
Keterkaitan antara Motivasi, Insentif, dan Keputusasaan
Teori Ekspektansi Vroom
• Pada dasarnya orang termotivasi atau terdorong
untuk berperilaki dalam cara yang mengarah pada imbalan
• Maka, ada dua syarat pokok untuk memotivasi
seseorang: (1) insentif atau imbalan haruslah
penting bagi yang bersangkutan dan (2) harus ada rasa bahwa upaya yang dilakukannya akan
mungkin mengarah pada perolehan imbalan itu
Garis Besar Teori Motivasi Vroom
Hierarki Kebutuhan Abraham Maslow (1)
• Kebutuhan manusia dapat disusun dalam bentuk
hierarki
• Tiap kebutuhan tidak akan timbul apabila
kebutuhan yang lebih rendah tingkatnya belum terpenuhi
Hierarki Kebutuhan Abraham Maslow (2)
1. Fisiologis 2. Rasa aman 3. Sosial
4. Ego
5. Perwujudan diri
Hierarki Kebutuhan Maslow
Faktor-faktor Kerja Herzberg (1)
• Faktor-faktor kerja yang menghasilkan kepuasan
pekerjaan dan motivasi berbeda dengan faktor-faktor yang menghasilkan ketidakpuasan
pekerjaan
• Faktor-faktor yang menghasilkan ketidakpuasan kerja adalah faktor iklim baik
Faktor-faktor Kerja Herzberg (2)
• Faktor-faktor ketidakpuasan pekerjaan (apabila
tidak ada) mecakup faktor-faktor ekstrinsik supervisi, kondisi kerja, dan gaji
• Faktor-faktor kepuasan pekerjaan dan motivasi
(apabila ada) mencakup faktor-faktor intrinsik seperti keberhasilan dan tantangan
Motivasi dan Kebutuhan
Cara memotivasi
seseorang tergantung pada pengetahuan
tentang hal-hal yang dibutuhkan orang tersebut
Hal-hal yang Perlu Diingat
tentang Kebutuhan Manusia (1)
• Manusia memiliki banyak variasi kebutuhan • Kebutuhan yang terpenuhi tidak berfungsi
sebagai motivator
• Kebutuhan manusia tersusun dalam dua tingkat
hierarki
• Kebutuhan berbeda dalam hal-hal yang
memenuhinya
Hal-hal yang Perlu Diingat
tentang Kebutuhan Manusia (2)
• Lebih dari satu kebutuhan yang bergerak dalam
waktu yang sama
• Uang memenuhi beberapa kebutuhan yang
berbeda
• Manusia juga memiliki kebutuhan yang kuat
untuk diperlakukan secara adil
Kebutuhan Akhir
yang Ingin Dicapai oleh Manusia
• Dari semua perbedaan, para ahli tampaknya sama-sama menyetujui satu hal penting bahwa kebutuhan akhir yang ingin dicapai manusia adalah “untuk menjadi diri sendiri” (untuk menjadi orang yang dirasakan mampu diraih)
• Maka, semua orang secara terus-menerus
memburu hal yang dipandang sebagai peranan yang diinginkan di mana mereka merasa penting, bermanfaat, dan diakui
BAB 10
Penyusunan Rencana Penggajian
Dua Dasar Pembayaran Kompensasi
• Tambahan waktu, yaitu upah dan gaji yang
berdasarkan jam atau harian
• Volume produksi, yaitu mengaitkan kompensasi
secara langsung dengan jumlah produksi (jumlah “barang” yang dihasilkan karyawan)
Lima Langkah Penetapan Harkat Upah
• Melaksanakan survei gaji • Mengevaluasi pekerjaan • Menyusun tingkat upah
• Menggunakan garis upah
• Menyempurnakan harkat upah
Evaluasi Pekerjaan
• Evaluasi pekerjaan bertujuan untuk menentukan
nilai relatif dari suatu pekerjaan
• Evaluasi itu merupakan upaya membandingkan
pekerjaan satu sama lain atas dasar isinya
• Perbandingan tersebut biasa diterapkan dalam
hubungan dengan faktor-faktor yang bisa
dikompensasikan seperti keterampilan, upaya, tanggung-jawab, dan kondisi kerja
Metode Klasifikasi atau Pemeringkatan
dalam Evaluasi Pekerjaan
Metode ini merupakan pendekatan kualitatif dalam upaya
kategorisasi pekerjaan berdasarkan “uraian kelas” atau “aturan klasifikasi” bagi tiap kelasnya