(Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh
Kota)
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana
Pada Jurusan Sistem Infomasi
Oleh:
NOVERSON DAVIS
11253102000
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIMRIAU PEKANBARU
ii
NEGERI DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN LIMA PULUH
KOTA
(Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh
Kota)
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Jurusan Sistem Informasi
Fakultas Sains Dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau
Oleh:
NOVERSON DAVIS
11253102000
Telah diperiksa dan disetujui sebagai laporan Kerja Praktek di Payakumbuh, pada tanggal 16 Juni2015
Pembimbing Instansi
iii
ANALISIS PROSES BISNIS SISTEM INFORMASI PADAMU
NEGERI DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN LIMA PULUH
KOTA
(Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh
Kota)
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Oleh:
NOVERSON DAVIS
11253102000
Telah disetujui dan disahkan sebagai laporan Kerja Praktek Jurusan Sistem Informasi
di Pekanbaru, pada tanggal 16Juni 2015
Pembimbing Kerja Praktek
Syaifullah, SE, M.Sc NIP.198012152009121002
Mengetahui,
Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains Dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Pekanbaru
iv
Dinas pendidikan memiliki visi dan misi dalam menjalani tugasnya untuk mensukseskan pendidikan dan mencerdaskan masyarakat di kabupaten lima puluh kota. Dinas pendidikan kabupaten lima puluh kota telah menggunakan sistem informasi padamu negeri dalam menjalankan dan mensukseskan pendidikan di kabupaten lima puluh kota, namun dalam melakukan verifikasi mutase guru yang masih terpusat pada dinas pendidikan dan masih banyaknya proses bisnis yang harus dilalui oleh seorang guru. Hal ini menyebabkan guru terlalu sibuk untuk verifikasi ke dinas pendidikan sehingga seorang guru sering tidak melakukan verifikasi. Untuk mengatasi masalah yang terjadi maka perlu dilakukan analisis proses bisnis untuk verifikasi mutasi pada sistem informasi padamu negeri. Untuk mengetahui masalah yang akan terjadi nantinya dan memberikan dokumentasi proses bisnis tentang verifikasi mutasi pada dinas pendidikan kepada admin dinas pendidikan. Tahapan analisis proses bisnis dilakukan dengan menggunakan tools yang terdapat pada dokumentasi proses dan use case diagram. Hasil akhir dari penelitian ini berupa analisis proses bisnis yang ada pada dinas pendidikan dan dokumentasi proses verifikasi mutasi.
v
education and educate people in the district of kabupaten lima puluh kota. District education offices kabupaten lima puluh kota have used the information system in the country you run and the success of education in the district of kabupaten lima puluh kota, but in verifying mutase teachers are still centered on education offices and still many business processes that must be passed by a teacher. This causes the teacher is too busy for verification to the education department so that a teacher often does not perform the verification. To troubleshoot problems that occur there should be analysis of business processes to verify a mutation in the domestic information system to you. To know the problems that will occur later and provide documentation of the business processes of verification mutations in the admin department of education to the education office. Stages of the business process analysis performed by using the tools contained in the documentation process and use case diagrams. The end result of this research is the analysis of existing business processes in the education department and the documentation of the verification process of mutation.
vi
Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini dengan judul "Analisis Proses Bisnis Sistem Informasi Padamu Negeri di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota" Shalawat serta salam tidak lupa pula penulis panjatkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menjadi suri tauladan bagi kita semua.
Penulis menyadari bahwa laporan Kerja Praktek yang telah dibuat ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak kekurangan baik dari segi teknis maupun konsep penyusunannya. Oleh karena itu, penulis dengan terbuka menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan laporan Kerja Praktek ini.
Tidak lupa pula pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses kerja praktek hingga akhirnya terselesaikanlaporan Kerja Praktek ini. Terima kasih tersebut penulis ucapkan kepada:
1. Bapak Prof. Dr. H. Munzir Hitami, selaku Rektor Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, yang memberikan kesempatan penulis untuk menimba ilmu pengetahuan di Universitas tercinta ini.
2. Bapak Dr. Hartono, M.Pd, selaku Dekan Fakultas Sains dan TeknologiUIN Suska Riau, Pekanbaru.
3. BapakSyaifullah, SE, M.Sc, Selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.
vii Teknologi UIN Suska Riau.
7. Kedua orang tua penulis,ayahnda Alm. Dafris dan ibunda Nanda Kurniati yang telah memberikan do’a setiap waktu, dukungan materil maupun
dukungan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan kerja praktek ini. 8. Kepada kakakku Medira Dafrianda, S.Tp dan adikku Febrian Davis yang
sudah memberikan motivasi dan bantuan.
9. Yetty Deswita, ST, M.Si, Selaku pembimbing lapangan Kerja Praktek di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Indragiri Hilir
10. Teman-teman seperjuangan, khususnya sahabat penulisJeri Ariska, Nofrison, Abd Rahman, Anggara Dwi Putra, Roni Saputra, Imam Muttaqin, Rahmad Riansyah, Iqbal Mulwandari, Rio Hardiansyah, Rudi Saputra, Famber Lia Handikadan semua teman-teman "SIFB 12 Class Be Creative" terimakasih atas bantuan dan motivasi kalian selama ini. Tetap semangatteman selalu junjung kesabaran, keikhlasan dan kekompakan buat kita semua.
11. Penulis ucapkan terimakasih buat abang senior Zulrahmadi dan Raul Ananda Putra, yang telah banyak memberi nasihat, motivasi dan masukan dalam menyusun laporan kerja praktek ini.
12. Semua sahabat Sistem Informasi 2012/2013 13. Spesial untuk seseorang yang tercinta.
14. Serta semua pihak yang namanya tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek dan menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini.
viii
membalas semua kebaikan yang telah diberikansemua pihak yang terkait dalam penyusunan laporan ini dengan melimpahkan rahmat dan anugerah-Nya kepada kita semua. Amin Allahumma Amin.
Pekanbaru, 16Mei2015 Penulis
ix
LEMBAR PENGESAHAN JURUSAN... iii
ABSTRAKSI... iv
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI... ix
DAFTAR GAMBAR... xii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang... I-1 1.2 Rumusan Masalah ... I-3 1.3 Batasan Masalah ... I-3 1.4 Tujuan ... I-4 1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan... I-5 1.6 Metodologi Kerja Praktek ... I-5 1.7 Sistematika Penulisan ... I-10
BAB II PROFIL INSTANSI
x
3.3 Metodologi Pengerjaan Kerja Praktek... III-3 3.4 Jadwal Pelaksanaan ... III-7 3.5 Time Sheet Kerja Praktek... III-8
BAB IV LANDASAN TEORI
4.1 Teori Umum ... IV-1 4.1.1 Pengertian Sistem ... IV-1 4.1.2 Pengertian Informasi ... IV-2 4.1.3 Pengertian Sistem Informasi... IV-2 4.1.3.1 Defenisi Sistem Informasi ... IV-2 4.1.3.2 Komponen Sistem Informasi ... IV-2 4.1.4 Pengertian Analisa... IV-3 4.1.5 Pengertian Proses... IV-3 4.1.6 Pengertian Bisnis ... IV-4 4.1.7 Pengertian Dokumentasi... IV-6 4.1.8 Pengertian Dokumentasi Proses ... IV-6 4.1.9 Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses ... IV-7 4.1.10 Use Case Diagram ... IV-8 4.1.11 Fishbone Diagram ... IV-10 4.1.12 Root Cause Analysis... IV-11
BAB V ANALISA DAN PEMBAHASAN
xi
5.3 Analisa Penyebab Masalah ... V-15
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan... VI-1 6.2 Saran ... VI-1
DAFTAR PUSTAKA
xii
1.1 Flowchart Metode Penelitian ... I-6 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan ... II-4 3.1 Flowchart Metode Penelitian ... III-4 4.1Relation Mapping... IV-8 5.1Tampilan awal Sistem... V-2
xiii
xiv
1.1
Latar BelakangTeknologi informasi sangat dibutuhkan dikehidupan sehari – hari demi mempermudah kinerja manusia baik itu kebutuhan manusia itu sendiri maupun instansi. Kecepatan pengolahan dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, terutama instansi yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki banyak data yang harus diolah. Banyaknya data maupun informasi yang harus diolah tentu tidak memungkinkan dilakukan semua dengan menggunakan cara manual, melainkan dengan menggunakan alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi.
Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota merupakan salah satu dari sekian banyak instansi pemerintahan di Kabupaten Lima Puluh Kota yang proses kerjanya telah menggunakan komputer sebagai alat bantu. Hampir pada seluruh bagian bidang ataupun unit di Dinas Pendidikan telah menggunakan komputer untuk membantu pekerjaan para pegawai di Dinas Pendidikan tersebut. Salah satu pada bagian Data dan Program menggunakan komputer untuk membantu kinerja admin, di bagian Data dan Program telah menggunakan sistem informasi Padamu Negri untuk memutakhirkan data PTK/Guru, pendataan PTK/Guru dan verifikasian mutasi PTK/Guru. Namun, pada salah satu proses kerja ada yang masih rumit dalam hal pengerjaaannya. Sehingga belum efisien dalam hal waktu dan biaya.
Proses bisnis mutasi pindah guru yang berjalan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota tersebut masih rumit dan panjang. Dari proses bisnis yang rumit dan panjang tersebut di dapatlah permasalahan yang sering muncul. Proses bisnis tersebut dapat dijelasakan beberapa poin sebagai berikut:
a. PTK harus membuat surat ajuan dengan login PTK dan masuk ke alamat padamu.siap.web.id
b. Klik login PTK
c. Masukan user name/email/NUPTK dan password setelah itu klik login d. Pilih pindah sekolah induk
e. Cetak surat ajuan
f. Pilih provinsi dan kabupaten tempat sekolah tujuan mutasi kemudian pilih benar dan lanjut
g. Masukan NPSN atau nama sekolah tujuan mutasi kemudian cari h. Cek nama sekolah, jika benar, klik benar dan lanjut
i. Kemudian cetak surat ajuan
j. Hasil cetak yang akan di terima PTK/Guru berupa Form SM01
2. Proses bisnis di Dinas Pendidikan,
a. Guru/PTK yang akan di mutasi pindah telah diproses di sekolah terlebih dahulu dengan dan mendapatkan form SM01.
b. Form SM01 siap untuk di serahkan pada admin Dinas Pendidikan untuk di verifikasi.
c. Admin Dinas Pendidikan login ke alamat padamu.siap.web.id d. Pilih login Disdik Kab/Kota
e. Masukan email dan password Dinas Pendidikan f. Pilih Mutasi dan Nonaktif
g. Masukan NUPTK dan Kode fomulir
h. Kemudian admin Dinas Pendidikan akan memberikan rekomendasi SM02 atau SM03.
Surat mutasi SM01 yang masa aktif nya hanya 1 bulan harus segera di verifikasi langsung ke Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh kota, jika masa aktifnya telah habis guru tersebut belum bisa pindah dan harus mengurus di sekolah asal kembali, ini memakan waktu dan proses mengajar guru tersebut bermasalah.
Persetujuan verifikasi dari Admin Dinas Pendidikan, dari hasil pengamatan penulis saat guru yang berada di daerah atau kecamatan yang jauh dari Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota harus kecewa saat jam kunjung habis karena guru yang kurang tau batas jam kunjung.
Dari hasil studi kasus, obeservasi serta dokumentasi yang penulis lakukan di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota, penulis mulai memfokuskan pada proses kerja prosedur verifikasi mutasi pindah guru. Untuk mempelajari proses bisnis verifikasi mutasi pindah guru, penulis mencoba menganalisa dan mempelajari bagaimana proses bisnis sistem yang berjalan untuk verifikasi mutasi pindah guru.
Oleh karena itu, sesuai dengan permasalahan diatas penulis mengangkat
sebuah judul “Analisis Proses Bisnis Sistem Informasi PADAMU NEGERI pada
Dinas PendidikanKabupaten Lima Puluh Kota”
1.2
Rumusan MasalahBerdasarkan dari latar belakang di atas dapat di rumuskan masalah yang di hadapi Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota. Bagaimana Menganalisa Proses Bisnis Verifikasi Mutasi pindah Guru di Kabupaten Lima Puluh Kota?
1.3
Batasan Masalah1. Menggunakan dokumentasi proses dalam tahap analisa proses bisnis verifikasi mutasi pindah guru yang berjalan.
2. Tools dalam dokumentasi proses bisnis menggunakan relation mapping. 3. Tools pemodelan analisa proses bisnis dengan menggunakan diagram use
case diagram.
4. Output dari pemodelan proses bisnis yang dihasilkan berupa Laporan Data Mutasi pindah Guru Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
1.4
TujuanDalam kerja praktek ini terdapat dua tujuan, yaitu: 1. Tujuan Umum
Tujuan umum dari kerja praktek ini adalah mengaplikasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan berkesempatan untuk melihat, mengalami sendiri dan atau melaksanakan praktek kerja yang ada diperusahaan, termasuk untuk mengenal cara kerja dunia nyata. 2. Tujuan khusus
Berdasarkan hasil penelitian dari kerja praktek di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota, maka dapat tujuan untuk penelitian ini yaitu:
1. Menganalisa proses bisnis sistem informasi padamu negri untuk verifikasi mutasi pindah guru di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
1.5
Waktu dan Tempat PelaksanaanWaktu Pelaksanaan Kerja Praktek yaitu selama 1 (satu) bulan dimulai dari tanggal 9 Februari 2015 sampai dengan 9 Maret 2015. Dan tempat pelaksanaan kerja praktek yaitu di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
1.6
Metodologi PenelitianPenjelasan flowchart di atas dari metodologi penelitian penyusunan tugas kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
1. Tahap Perencanaan
Pada tahap ini yang dilakukan adalah:
a. Menyusun Proposal
yaitu membuat proposal dengan judul, tujuan, serta batasan masalah yang sesuai dengan format yang telah ditentukan dalam melakukan penelitian. b. Menentukan tujuan kerja Praktek
untuk mendukung pencapaian sasaran Kerja Praktek, maka selanjutnya adalah penentuan tujuan dari Kerja Praktek ini, agar tujuan dalam penulisan lebih terarah
c. Merencanakan pengumpulan data
merencanakan bagaimana cara untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kerja praktek ini.
d. Penentuan data yang diperlukan
menentukan data-data apa sajakah yang diperlukan. Data yang diperlukan
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penulisan kerja Praktek ini diperoleh dengan cara sebagai berikut:
b. Observasi
Mengadakan pengamatan langsung ke obyek mengenai masalah yang terkait. Pengamatan yang dilakukan penulis pada saat kerja praktek di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota yaitu, penulis melihat seorang guru yang melakukan verifikasi mutasi pindah di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota. Yang sebelumnya telah mendapatkan rekomendasi SM01 dari admin sekolah masing-masing dimana guru tersebut dinas dan bekerja. Setelah melakukan verifikasi, seorang guru tersebut harus menunggu surat balasan berupa SM02 atau SM03 dari Dinas Pendidikan kabupaten Lima Puluh Kota, SM02 untuk guru yang pindah kabupaten, sedangkan SM03 untuk guru yang masih berada di dalam satu kabupaten. Pemgamatan penulis, prosedur dalam verifikasi mutasi pindah begitu panjang dan rumit. Dan hasil pengamatan penulis seorang guru yang tinggal di kecamatan-kecamatan yang jauh dari kota harus memverifikasikan mutasi pindah ke Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota yang berada di Kec. Harau. Dari kasus tersebut menimbulkan ketidak efektifan dalam pengurusan mutasi pindah guru yang jarak pengurusan mutasi pindah tersebut dapat memakan waktu tempuh ke kota lebih kurang satu jam sampai dengan tiga jam perjalanan.
c. Wawancara
Penulis bertatap muka langsung dengan sumber informasi untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung. Wawancara dilakukan kepada Ibuk Yollanda Fery, S.Kom sebagai pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
d. Dokumentasi
pemotretan pada setiap kejadian ataupun momen yang di dapat. Sehingga hasilnya sebuah foto-foto selama penulis melakukan kerja praktek di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
3. Tahap Pengolahan Data
Setelah data dikumpulkan, tahap selanjutnya adalah tahap Pengolahan data. Tahapan ini merupakan tahapan inti dari penulisan Laporan Kerja Praktek ini. Sebagai output dari pengolahan data, akan dibuat hasil pengolahan data untuk mempermudah pembaca dalam megambil intisari dari analisis.
Tahap pengolahan data ini peneliti melakukan pengolahan data yang telah di dapat dan telah menjadi informasi. Data-data yang diolah dalam penelitian ini adalah: Penyusunan data, Penyusunan ini dilakukan untuk menyesuaikan hasil pengolahan data dengan wawancara dan observasi yang telah dilakukan peneliti. Penyesuaian ini dilakukan agar didapat data yang lebih jelas untuk mengetahui proses verifikasi mutasi pindah guru di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
4. Tahap analisa proses bisnis
Pada tahap analisa, penulis melakukan analisa proses bisnis verifikasi mutasi pindah yang dilakukan guru dan melihat proses pemberian surat rekomendasi yang dilakukan admin Dinas Pendidikan terhadap guru yang mengurus mutasi pindah tersebut.
5. Pembuatan Laporan
1.7
Sistematika PenulisanAgar lebih mudah dalam memahami penelitian yang dilakukan, maka penelitian ini disusun dengan penulisan yang cukup sederhana yang terdiri dari 6 (enam) bab. Adapun susunan dari ke enam bab tersebut adalah sebagai berikut:
a. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi penjelasan mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek, waktu dan tempat kerja praktek dan sistematika penulisan.
b. BAB II PROFIL INSTANSI
Bab ini berisi penjelasan mengenai visi misi, dan struktur organisasi. c. BAB III TUGAS KERJA PRAKTEK
Bab ini menjelaskan uraian tugas kerja praktek, analisa permasalahan, jadwal pengerjaan, serta metode pengerjaan kerja praktek yang digunakan.
d. BAB IV TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menguraikan mengenai landasan teori tentang teori-teori umum yang mendukung judul kerja praktek, teori-teori tentang topik yang dibahas, teori-teori tentang system informasi dan masalah yang dibahas untuk digunakan sebagai landasan dalam melakukan penelitian.
e. BAB V ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisikan analisis dan pembahasan mengenai pengumpulan dan pengolahan data yang dilakukan pada bab sebelumnya.
f. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
2.1 Kondisi Umum
Secara Geografis Kota Payakumbuh terletak pada posisi 00o – 10° sampai dengan 0o – 17’ LS dan 100° – 35’ sampai dengan 100° – 48’ BT. Tercatat memiliki luas wilayah + 80,43 Km2 atau setara dengan 0,19 persen dari luas propinsi Sumatera Barat dan berbatasan langsung dengan lima kecamatan di Kabupaten Lima Puluh Kota.
Keadaan topografi Kota Payakumbuh bervariasi antara daratan dan berbukit dengan ketinggian 514 meter diatas permukaan laut. Suhu udara rata-rata 26o Celcius dengan kelembaban udara berkisar antara 45 persen sampai 50 persen.Menyadari kondisi geografis dan potensi kualitas SDM yang demikian Pemerintah Kabupaten Lima Puluh Kota (Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota) berupaya terus membangun dan berpacu dengan kabupaten lain sehingga dapat menyediakan pendidikan yang layak bagi masyarakatnya agar dapat memanfaatkan SDM dan SDA yang di milik Kabupaten Lima Puluh Kota.
2.2 Profil Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota 2.2.1 Kelembagaan
Memperhatikan perkembangan pendidikan dari tahun ke tahun baik dari tingkat pendidikan dasar, pendidikan menengah, pendidikan tinggi dan masyarakat perlu didukung oleh sekolah-sekolah di Kabupaten, Kecamatan, dan Desa yang presentatif.
Kabupaten Lima Puluh Kota sampai sekarang telah memiliki banyak sekolah yaitu 234 TK, 11 RA, 364 SD, 7 MI, 48 SMP, 25 MTs, 9 SMA, 10 MA, dan 7 SMK. Jumlah sekolah di Kabupaten Lima Puluh Kota sekarang 715 sekolah Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota sebagai sarana dan prasana untuk sekolah yang berada di Kabupaten Lima Puluh Kota
Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota terletak di Jl. Raya Negara KM 7 Tanjung Pati, desa Purwajaya Kecamatan Harau Kabupaten Lima Puluh Kota Provinsi Sumatera Barat. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota Radimas, S.Pd.
2.2.2 Visi
“Terwujudnya Lima Puluh Kota Cerdas denga kebersamaan dan
kesejahteraan” penjelasan visi Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota, yang dimaksud Cerdas adalah:
a. Cerdas Spiritual:
Beraktualisasi diri melalui olah hati/kalbu untuk menumbuhkan dan meperkuat keimanan, ketakwaan, dan akhlak mulia termasuk budi pekerti luhur dan kepribadian unggul berdasarkan adat basandi sarak, sarak basandi kitabullah.
b. Cerdas Intelektual:
Beraktualisasi diri melalui olah piker untuk memperoleh kompetensi dan kemandirian dalam ilmu pengetahuan dan teknologi, aktualisasi insan intelektual yang kritis, kreatif, inovatif dan imajinatif.
Beraktualisasi diri melalui olah rasa untuk menigkatkan sensistivitas dan apresiativitas akan kehalusan dan keindahan seni dan budaya.
d. Cerdas kinestetis
Beraktualisasi diri melalui olah raga untuk mewujudkan insan yang sehat, bugar, berdaya tahan, sigap, terampil, aktualisasi insan adiraga. e. Sejahtera:
Terpenuhinya kebutuhan spiritual dan material secara layak dan akses terhadap layanan pendidikan.
2.2.3 Misi
Untuk mewujudkan visi tersebut ditetapkan melalui misi sebagai berikut : a. Meningkatkan ketersediaan layanan pendidikan disemua jenjang
pendidikan.
b. Menigkatkan kualitas tenaga pendidik dan kependidikan
KEPALA DINAS PENDIDIKAN RADIMAS, S.Pd NIP 19650 1231 99903 1003
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL PENG AWAS SMP/SMA/SMK = 33 ORANG PENGAWAS SD = 44 ORANG PENGAWAS TK = 9 ORANG
SEKRETARIS AYU MITRIA FADRI, M.Pd NIP19720923 200212 2003
SUB BAG KEUANGAN JON ANDESTA NIP 19680116 199003 1003
SUB BAG KEPEGAWAIAN ALIMASNI N, M.Pd NIP 19650920 199003 1003 SUB BAG UMUM
DESI TRIANA, S.Pd NIP 19762109 2000901 2001
UPT
BIDANG PENDIDIKAN DASAR ARIUS ALI, M.Pd NIP 19700918 199303 1004
BIDANG PENDIDIKAN MENENGAH NASRUL ARPI, M.Pd NIP 19650804 198603 1007
BIDANG SARANA PRASARANA HENDRA CIPTA,ST NIP 19760818 200212 1008 BIDANG PENDIDIKAN ANAK USIA DINI &
UMUM GUSPENDI, S.Pd NIP 19650818 1993 12 1005 SEKSI KURIKULUM DASAR
JONI DAMON, S.Pd NIP 19650812 199203 1009
SEKSI TENAGA PENDIDIKAN DASAR SUKRAIDI ARLEN, S.Pd NIP 197205216 199303 1003
SEKSI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DASAR MUSTAFA LUTHAN, S.Pd NIP 19591203 1983 1001
SEKSI KURIKULUM MENENGAH ANTOM, S.Pd NIP 19710408 199512 1001
SEKSI PENGEMBANGAN PENDIDIKAN MENENGAH ROZALINA, S.Pd NIP 1970818 199803 2007 SEKSI TENAGA PENDIDIKAN MENENGAH
Dra. Hj, ROSMINI NIP 19590414 198601 2002
SEKSI PENDIDIKAN ANAK USIA DINI DEWI ELFINA, S.Pd NIP 19811007 200801 2001
SEKSI PENDIDIKAN MASYARAKAT YULIZAR, S.Pd NIP 19600712 197908 1001 SEKSI TENAGA PENDIDIKAN USIA DINI
ZULIKARDI, S.Pd NIP 19650301 198610 1005
SEKSI DATA DAN PROGRAM YETTI DESWITA,M.Si NIP 19761227 200212 2002
SEKSI SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN DASAR
ALFIAN, MT NIP 19680202 199803 1005 SEKSI SARANA PENDIDIKAN WANDI PUTRA, S.Ag NIP 19761005 200801 1011
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota (sumber: Dinas Pendidikan tahun 2014)
2.4 Job Description
Sebuah Instansi pasti memiliki bagian-bagian atau tugas pokoknya masing-masing. Pada dasarnya, tugas pokok Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan Daerah bidang pendidikan berdasarkanasas otonomi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan.Tugas pokok Dinas melaksanakan urusan pemerintahan daerah berdasarkanatas otonomi, deskonsentrasi dan tugas pembantuan bidang urusan pendidikan.
1. Kepala Dinas
Mempunyai tugas pokok merumuskan, menetapkan memimpin,mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tugas pokokdinas serta mengkoordinasikan dan membina UPTD.
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi perencanaandan rogram, penyusunan program, pengelolaan keuangan, kepegawaian, dan umum.
3. Subbagian Perencanaan dan Program
Mempunyai tugas pokok mengkoordinasikan perncanaan
danpenyusunan program.
4. Subbagian Keuangan
Mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan administrasikeuangan di lingkungan dinas.
5. Subbagian Kepegawaian dan Umum
Mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan
administrasikepegawaian, ketatalaksanaan, umum dan
perlengkapan.
6. Bidang Pendidikan Dasar
Mempunyai tugas menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakanoperasional dan fasilitasi pendidikan dasar.
7. Seksi Pembinaan TK dan SD
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan opersasional dan fasilitasi pembinaan TK dan SD.
8. Seksi Pembinaan SMP
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan operasional dan fasilitasi pembinaan SMP.
9. Seksi Pembinaan SSN dan SBI
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan operasional danfasilitasi apembinaan SSN dan SBI.
10. Bidang Pendidikan Menengah dan Tinggi
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
pengkajianbahankebijakan operasional dan fasilitaasi pendidikan menengah dan tinggi.
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan operasional dan fasilitasi pembinaan SMA.
12. Seksi pembinaan SMK
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan operasional dan fasilitasi pembinaan SMK.
13. Seksi Pembinaan SSn, SBI dan kerjasama DIKTI
Mempunyai pokok menyusun bahan kebijakan operasional danfasilitasi pembinaan SSN/SKM, SBI dan kerjasama DIKTI.
14. Bidang Pendidikan Luar Biasa
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakanpengkajianbahan kebijakanoperasional dan fasilitasi pendidkan luar biasa.
15. Seksi Kurikulum PK dan PLK
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan operasional danfasilitasi kurikulum PK dan PLK.
16. Seksi Alat Bantu PK dan PLK
Mempunyai tugas poko menyusun bahan kebijakan operasional danfasilitasi alat bantu media PK dan PLK.
17. Seksi Bina Promosi Kompetensi Siswa
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan opersianal danfasilitasi bina promosi kompetensi siswa.
18. Bidang Pendidikan Non Formal dan informal
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian
bahan kebijakan opersional dan fasilitasi pendidikan non formal dan informal.
19. Seksi PAUD
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan operasional danfasilitasi pendidikan anak usia dini.
20. Seksi Kesetaraan dan Pendidikan Masyarakat
Mempunyai tugas pokok menyusun bahan kebijakan operasional danfasilitasi pendidikan kesetaraan dan pendidikan masyarakat.
3.1 Tugas Kerja Praktek
Kerja Praktek ini dilaksanakan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota di mulai dari tanggal 09 Februari 2015 sampai dengan 09 Maret 2015, adapun beberapa tugas yang dapat di uraikan yaitu:
a. Melakukan analisis proses bisnis tentang prosedur sistem mutase guru di Kabupaten Lima Puluh Kota.
b. Mempelajari secara nyata bagaimana proses bisnis yang berjalan saat ini pada Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota
c. Setelah mempelajari prosedur ataupun proses bisnisnya barulah penulis mencoba melakukan dokumentasi proses untuk memberikan rekomendasi terhadap proses bisnis yang sedang berlangsung.
3.2 Analisa Permasalahan
Proses bisnis mutasi pindah guru yang berjalan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota tersebut masih rumit dan panjang. Dari proses bisnis yang rumit dan panjang tersebut di dapatlah permasalahan yang sering muncul. Proses bisnis tersebut dapat dijelasakan beberapa poin sebagai berikut:
1. Proses bisnis yang dilakukan PTK/Guru,
a. PTK harus membuat surat ajuan dengan login PTK dan masuk ke alamat padamu.siap.web.id
b. Klik login PTK
c. Masukan user name/email/NUPTK dan password setelah itu klik login d. Pilih pindah sekolah induk
e. Cetak surat ajuan
f. Pilih provinsi dan kabupaten tempat sekolah tujuan mutasi kemudian pilih benar dan lanjut
g. Masukan NPSN atau nama sekolah tujuan mutasi kemudian cari h. Cek nama sekolah, jika benar, klik benar dan lanjut
j. Hasil cetak yang akan di terima PTK/Guru berupa Form SM01
2. Proses bisnis di Dinas Pendidikan,
a. Guru/PTK yang akan di mutasi pindah telah diproses di sekolah terlebih dahulu dengan dan mendapatkan form SM01.
b. Form SM01 siap untuk di serahkan pada admin Dinas Pendidikan untuk di verifikasi.
c. Admin Dinas Pendidikan login ke alamat padamu.siap.web.id d. Pilih login Disdik Kab/Kota
e. Masukan email dan password Dinas Pendidikan f. Pilih Mutasi dan Nonaktif
g. Masukan NUPTK dan Kode fomulir
h. Kemudian admin Dinas Pendidikan akan memberikan rekomendasi SM02 atau SM03.
Kerugian dari segi waktu, seorang guru yang sekolah atau bekerja di kecamatan-kecamatan yang jauh dari kantor Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota harus datang langsung untuk verifikasi surat pindah tugas (mutasi) karena perlu melakukan melengkapi data pribadi dan lampiran yang di Dinas Pendidikan. Surat mutasi SM01 yang masa aktif nya hanya 1 bulan harus segera di verifikasi langsung ke Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh kota, jika masa aktifnya telah habis guru tersebut belum bisa pindah dan harus mengurus di sekolah asal kembali, ini memakan waktu dan proses mengajar guru tersebut bermasalah.
Persetujuan verifikasi dari Admin Dinas Pendidikan, dari hasil pengamatan penulis saat guru yang berada di daerah atau kecamatan yang jauh dari Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota harus kecewa saat jam kunjung habis karena guru yang kurang tau batas jam kunjung.
mempelajari bagaimana proses bisnis sistem yang berjalan untuk verifikasi mutasi pindah guru.
3.3 Metodologi Kerja Praktek
Penjelasan flowchart di atas dari metodologi penelitian penyusunan tugas kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
1. Tahap Perencanaan
Pada tahap ini yang dilakukan adalah:
a. Menyusun Proposal
yaitu membuat proposal dengan judul, tujuan, serta batasan masalah yang sesuai dengan format yang telah ditentukan dalam melakukan penelitian. b. Menentukan tujuan kerja Praktek
untuk mendukung pencapaian sasaran Kerja Praktek, maka selanjutnya adalah penentuan tujuan dari Kerja Praktek ini, agar tujuan dalam penulisan lebih terarah
c. Merencanakan pengumpulan data
merencanakan bagaimana cara untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kerja praktek ini.
d. Penentuan data yang diperlukan
menentukan data-data apa sajakah yang diperlukan. Data yang diperlukan 2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penulisan kerja Praktek ini diperoleh dengan cara sebagai berikut:
a. Studi Pustaka, yaitu melakukan pengumpulan data sebagai landasan teori yang kuat untuk melakukan penyusuan laporan dan menganalisa proses bisnis yang ada di instansi. Studi pustaka dilakukan dengan memanfaatkan literatur dari perpustakaan sebagai dasar dari penelitian lapangan, buku-buku penunjang, serta jurnal-jurnal yang berhubungan dengan topik yang diteliti.
b. Observasi
seorang guru yang melakukan verifikasi mutasi pindah di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota. Yang sebelumnya telah mendapatkan rekomendasi SM01 dari admin sekolah masing-masing dimana guru tersebut dinas dan bekerja. Setelah melakukan verifikasi, seorang guru tersebut harus menunggu surat balasan berupa SM02 atau SM03 dari Dinas Pendidikan kabupaten Lima Puluh Kota, SM02 untuk guru yang pindah kabupaten, sedangkan SM03 untuk guru yang masih berada di dalam satu kabupaten. Pemgamatan penulis, prosedur dalam verifikasi mutasi pindah begitu panjang dan rumit. Dan hasil pengamatan penulis seorang guru yang tinggal di kecamatan-kecamatan yang jauh dari kota harus memverifikasikan mutasi pindah ke Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota yang berada di Kec. Harau. Dari kasus tersebut menimbulkan ketidak efektifan dalam pengurusan mutasi pindah guru yang jarak pengurusan mutasi pindah tersebut dapat memakan waktu tempuh ke kota lebih kurang satu jam sampai dengan tiga jam perjalanan.
c. Wawancara
Penulis bertatap muka langsung dengan sumber informasi untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung. Wawancara dilakukan kepada Ibuk Yollanda Fery, S.Kom sebagai pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
d. Dokumentasi
Selama observasi yang dilakukan penulis, penulis memanfaatkan beberapa momen atau kejadian yang penulis amati dengan melakukan pemotretan pada setiap kejadian ataupun momen yang di dapat. Sehingga hasilnya sebuah foto-foto selama penulis melakukan kerja praktek di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
3. Tahap Pengolahan Data
Praktek ini. Sebagai output dari pengolahan data, akan dibuat hasil pengolahan data untuk mempermudah pembaca dalam megambil intisari dari analisis.
Tahap pengolahan data ini peneliti melakukan pengolahan data yang telah di dapat dan telah menjadi informasi. Data-data yang diolah dalam penelitian ini adalah: Penyusunan data, Penyusunan ini dilakukan untuk menyesuaikan hasil pengolahan data dengan wawancara dan observasi yang telah dilakukan peneliti. Penyesuaian ini dilakukan agar didapat data yang lebih jelas untuk mengetahui proses verifikasi mutasi pindah guru di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota.
4. Tahap analisa dan Pembahasan
Pada tahap analisa, penulis melakukan analisa proses bisnis verifikasi mutasi pindah yang dilakukan guru dan melihat proses pemberian surat rekomendasi yang dilakukan admin Dinas Pendidikan terhadap guru yang mengurus mutasi pindah tersebut.
5. Pembuatan Laporan
Pada tahap ini yang dilakukan adalah Melakukan proses dokumentasi untuk lebih memperjelas hasil dari analisa.
3.4 Jadwal Pelaksanaan
Kerja Praktek dilaksanakan lebih kurang selama satu bulan, dimulai dari tanggal 09 februari 2015 sampai dengan 09 maret 2015dengan rincian pengerjaan sebagai berikut:
Tabel 3.1Tabel Rencana Kegiatan Kerja Praktek
No Kegiatan Pengerjaan dalam Hitungan Bulan
Februari Maret April Mei
kegiatan, jenis kegiatan yang dilakukan, serta keterangan berupa hasil dari kegiatan tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Table 3.2 Time Sheet
Minggu
Waktu
Kegiatan
Keterangan
I Senin, 9 data dan program beri stempel surat-surat. - Data visi misi
program ibuk Yetti prosedur yang di amati yaitu prosedur– selesai kp, penilaian dari pembimbing lapangan, serta izin untuk
menyelesaikan kp sebelum tanggal yang 09 Maret, karena jadwal perkuliahan telah
5.1 Tentang SistemInformasi PADAMUNEGERI
PADAMU NEGERI (singkatan dari Pangkalan Data Penjaminan Mutu Pendidikan Negara Kesatuan Republik Indonesia) merupakan Layanan Sistem Informasi Terpadu Online yang dibangun oleh Badan Pengembangan Sumber
Daya Manusia Pendidikan dan Kebudayaan - Penjaminan Mutu
Pendidikan(BPSDMPK-PMP).PADAMU NEGERI dibangun sebagai pusat layanan data terpadu yang bersumber dari/ke sistemtransaksional BPSMPK-PMP Kemdikbud lainnya, meliputi: Evaluasi Diri Sekolah (EDS), NUPTK(Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan), Sertifikasi PTK, dan Diklat PTK.
PADAMU NEGERI juga terbuka untuk menjadi salah satu layanan pusat sumber data bagi program-program terkait lainnya baik di lingkungan internal atau eksternal Kemdikbud.Melalui PADAMU NEGERI ini,
BPSDMPK-PMP berupaya mendorong terwujudnya program -program pembangunan
untuk peningkatan Mutu Pendidikan Nasional baik di tingkat pusat dan daerahdengan terpadu yang berbasis pada data-data yang faktual, transparan, obyektif, akurat, akuntabel danberkesinambungan.
5.1.1 FungsiSistemInformasi PADAMU NEGERI
SistemInformasi PADAMU NEGERI
memilikifungsidankegunaansebagaiberikut :
1. PengambilandanPenyerahanFormulir Data Dasar PTK 2. AktivasiAkundanPengisianFormulir Online
3. Register PTK BaruPengisian Online 4. Pengajuan NUPTK Baru
6. PenerimaanPengajuanVerifikasi
7. VerifikasidanValidasi Data Dasar PTK Baru 8. VerifikasidanValidasi Data RincidanBerkas PTK 9. Penerimaan PAKTA Integritas PTK
10. PenerimaanPengajuan NUPTK Baru 11. PenerimaanBerkasAjuan NUPTK Baru 12. PengajuanMutasiSekolahInduk
13. VerifikasidanValidasiMutasiSekolahInduk 14. Pengajuan Non Aktif PTK
15. PenerimaanPengajuan Non Aktif PTK 16. Pengajuan Non Aktif PTK SertifikasiDosen 17. PengajuanPerubahan Data Rinci PTK 18. PengajuanKepalaSekolah
19. PengajuanPengawas
20. Pengaktifan PTK sebagaiKepalaSekolahatauPengawas.
5.1.2 Tampilan Interface
Gambar 5.1 TampilanawalSistem
Gambar 5.2 Tampilan Login
Tampilan awal untuk login Dinas Pendidikan dengan memasukan email dan password maka admin dinas bisa mengakses sistem informasi PADAMU NEGERI.
Gambar 5.3Tampilanawalsetelah login
Gambar 5.4 Tampilan menu Pendidik&TenagaPendidik
Tampilan menu pendidik&tenagapendidikkhususuntuksemua yang
bersangkutandengan guru mulaidaripengaktifan guru, mutase guru,
sampainonaktifan guru.
Gambar 5.5 Tampilan menu Mutasi
Gambar 5.6TampilanEntri NUPTK
Tampilan untul memasukan NUPTK dan kode formulir yang terdapat pada surat SM01 yang di dapat guru dari admin sekolah.
Gambar 5.7Tampilan data Guru
Gambar 5.8 Tampilancetak SM02/SM03
Tampilansetelahpengecekan data guru dan admin
dinaspendidikanmencetaksurat SM02/SM03 sebagaitandabuktitelah I verifikasi.
5.2 Analisa Proses BisnisPadaSistem yang Berjalan
5.2.1 Proses BisnisMutasiPindah:
1. Guru
mendapatkanmutasipindahdaripimpinansekolahuntukpemerataantenagapen didik di sekolah-sekolah lain.
2. Berdasarkanperintahdaripimpinansekolah, admin sekolah di
perintahuntukmembuatsurat SM01 padasisteminformasi
PADAMUNEGERI
3. Guru mendapatkansurat SM01 untuk di verifikasike admin
DinasPendidikandenganmebawaberkaslampiran
4. SM01 yang telahditerima guru akankadarluarsadalamwaktu 1
bulanjikatidaklangsung di verifikasike admin DinasPendidikan
5. Guru akanmendapatkan SM02/SM03 dari admin DinasPendidikansetelah
di verifikasiuntuk di
bawakepimpinansekolahbarusebagaibuktibahwamutasipindah guru
Berikut relation mappi
Berikut use case diagr
G
pping dari proses bisnis:
Gambar 5.9Relationship mapping
agram dari proses bisnis :
Seorang guru yang mendapatkanmutasipindahdaripimpinansekolahuntukpemerataantenagapendidik.
Makaseorang guru harusmemenuhiperintahdaripimpinasekolah,
danberdasarkanperintahpimpinansekolah admin sekolahakanmenguruskepindahan guru denganmembuatsurat SM01 padasisteminformasi PADAMU NEGERI setelahdibuatkanoleh admin sekolahbarulah guru menerimasurat SM01 dari admin
sekolahdanmelengkapi data danlampiranuntuk di
bawakedinaspendidikansebagaisyaratverifikasi. Surat SM01 harussegera di verifikasisebelum 1 bulan.
Di dinaspendidikan admin dinasakanverifikasidengancara login
kesisteminformasi PADAMU NEGERI denganmenggunakan login
DisdikKab/Kota. Setelah login admin Disdikmemilih menu
untukmasukkevervalmutasidanmemasukan NUPTK dan token yang terdapat di surat SM01, danmemeriksasemualampirandan data-data guru sebelummencetak SM02/SM03 yang akandiberikankegurusebagaitandabuktibahwa mutase pindah guru kesekolahindukbarutelah di verifikasi.
5.2.2 Proses bisnis yang dilakukan Adminsekolah
a. Adminharusmembuatsuratajuandengan logindanmasukkealamat
padamu.siap.web.id
b. Klik login Admin / Operator Sekolah
c. Masukan user name/email/NUPTK dan password setelahituklik login d. Pilihpindahsekolahinduk
e. Cetaksuratajuan
f. Pilihprovinsidankabupatentempatsekolahtujuanmutasikemudianpilihbe nardanlanjut
g. Masukan NPSN ataunamasekolahtujuanmutasikemudiancari h. Ceknamasekolah, jikabenar, klikbenardanlanjut
i. Kemudiancetaksuratajuan
Berikut relation mapping proses bisnis admin sekolah:
Gambar 5.12 Use case proses bisnis admin sekolah
Tabel 5.1Use Case Admin sekolah Akto
a. Seorang admin sekolahdimana guru tersebutbertugas, membuatsuratpindah yang telahmemilikiSOP yangsudah di tetapkanDinasPendidikan.
b. SurattersebutdiserahkankeDinasPendidik anKabupatenmana guru
tersebutbertugasuntuk di
verifikasidanmenerimasurat SM02/SM03 sesuaitujuandimana guru tersebut di pindahkan.
c. Admin tersebutmembuatsurat SM01 sesuaiperintahdaripimpinantersebut. d. Kemudianmembuatlaporanpindahuntukp
5.2.3 Proses bisnis di DinasPendidikan
a. Guru/PTK yang akan di mutasipindahtelahdiproses di
sekolahterlebihdahuludengandanmendapatkan form SM01.
b. Form SM01 siapuntuk di serahkanpada admin DinasPendidikanuntuk di verifikasi.
c. Admin DinasPendidikan login kealamat padamu.siap.web.id d. Pilih login DisdikKab/Kota
e. Masukan email dan password DinasPendidikan f. PilihMutasidanNonaktif
g. Masukan NUPTK danKodefomulir
h. Kemudian admin DinasPendidikanakanmemberikansurat SM02 atau SM03.
Berikut relation mapping proses bisnis admin Disdik:
Gambar 5.14 Use case proses bisnis admin Disdik Tabel 5.2Use Case Admin DISDIK
Aktor Proses Sub Proses Deskripsi
Admi NEGRI secara Online
denganmenggunakan id login DinasPendidikanKabupaten Lima Puluh Kota.
c. Dan terakhir admin menyerahkan form SM02/SM03,
sebagaibuktibahwa data dari form SM01 guru tersebuttelah di verifikasi.
5.2.4 Proses bisnis yang di lakukan guru
b. Melengkapilampiran yang di perlukan
c. Menyerahkan SM01 pada admin DinasPendidikan d. Mendapatkanbalasanverifikasiberupasurat SM02/SM03 e. Membawasurat SM02/SM03 kesekolahbaru.
Berikut relation mapping proses bisnis pada guru :
Gambar 5.15Relation mapping guru
Gambar 5.16Use Case Guru Tabel 5.3Use Case Guru
Aktor Proses Sub Proses Deskripsi
Guru Mutasipindah Guru
mendapatkansuratSM01
a. Seorang Guru
membuatsurat
SM01sesuai SOP guru
yang telah di
tetapkanDinasPendidikan .
b. Surat
SM01tersebutdiserahkan ke
adminDinasPendidikanun
tuk di
cekdandiverifikasioleh admin DISDIK.
c. Setelahitu guru
5.3 Analisa Penyebab Masalah
Berdasarkan hasil analisa sistem yang berjalansaatini maka dapat menganalisa penyebab masalah yang dapatterjadipadasisteminformasi PADAMU NEGERI dalampengurusanverifikasimutasipindah guru sebagai berikut :
Tabel 5.4 check sheetanalisapenyebabmasalah
Faktor yang di amati Masalah yang muncul Count Score
1. Manusia 1. Guru merasa jarak tempuh yang jauh II 2 2. Kurangnya waktu luang IIII 5 2. Material 1. Banyaknya lampiran II 2 2. Tidak tersedia semua data guru III 3 3. Memerlukan biaya II 2 3. Metode 1. Guru tidak melakukan verifikasi II 2 2. Admin kurang paham III 3 3. Kurangnya informasi III 3 4. Machine 1. Sistem hanya bisa di akses oleh admin III 3 2. Guru tidak bisa akses sistem informasi III 3
Jumlah 28
Dari tabel check sheet di atas masalah yang banyak terjadi pada faktor manusia. Akan lebih jelas dengan melihat fishbone diagram berikut:
Factor yang diamati Masalah yang terjadi
a. Manusia - Guru merasajaraktempuh yang
jauh
- Kurangnyawaktuluang guru
untukverifikasi
b. Material - Jaraktempuh yang
jauhmembutuhkanbiaya
- Banyaknyalampiran yang
harusdilengkapi
c. Method and prosedur - Guru tidakmelakukanverifikasi
- Kurangnyainformasi
d. Machine - Sisteminformasi PADAMU
NEGERI
Berikutmerupakan Root Cause Analysis
darianalisapenyebabmasalahpadaanalisa proses bisnissisteminformasi PADAMU NEGERI dalampengurusanverifikasimutasipindah guru.
Jarak yang jauh
Banyaknyalampiran Masa aktif SM01 hanya 1
bulan
Gambar 5.18 Root cause analysisanalisadanpenyebabmasalah
Denganmenganalisamasalahdiatasdidapatmasalah yang seringterjadipada
proses bisnissisteminformasi PADAMU NEGERI
dalampengurusanverifikasimutasipindah guru adalahpadamanusia, material, metodedan machine.Setelahmelakukananalisapenyebabmasalahdari tools check sheet, fishbonediagram, dan root cause analysis,maka di dapatkankesimpulandarisemuamasalah yang munculmaupun yang tidakmuncul di permukaanakanmenyebabkan guru tidakmelakukan mutase baikdari factor guru itusendiri, maupundari factor sisteminformasi.
Kurangnyainformasi Sistemterpusat
SistemTidakbisa di akses guru
6.1.
KesimpulanKesimpulan yang dapat diambil dari proses awal hingga akhir dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui secara nyata proses bisnis yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota melalui observasi dan wawancara secara langsung kepada pihak Dinas Pendidikan, sehingga mendapatkan data dan informasi yang diolah menjadi suatu pengetahuan baru.
2. Dalam melakukan analisis proses bisnis, menggunakan tools relation mapping dan usecase diagram yang mampu memberikan gambaran proses
bisnis secara visual, terstruktur dan mudah dimengerti, sehingga pembahasan terhadap analisis proses bisnis ini dapat dilihat secara ringkas pada tools yang digunakan, yaitu usecase diagram.
3. Dalam melakukan analisa penyebab masalah mengunakan tools Check Sheet dan Root Cause Analysis untuk mengetahui apa masalah yang sering
terjadi di proses bisnis dalam verifikasi mutase pindah guru.
4. Dalam melakukan suatu dokumentasi proses bisnis, dilakukan berdasarkan dari apa yang terdapat pada analisis proses bisnisnya. Dari tahapan analisis proses bisnis tersebut, maka mampu memberikan dokumentasi proses bisnis.
5. Dinas Pendidikan menjadi salah satu unit yang memiliki aktivitas proses bisnis yang banyak, sehingga perlu manajemen yang efektif dan efisien dalam melakukan pengelolaan data, serta pelayanan kepada guru maupun siswa, dengan harapaan agar tujuan proses bisnis yang ada di Dinas Pendidikan bisa tercapai lebih maksimal dan memiliki keuntungan bagi Dinas Pendidikan.
6.2. Saran
1. Tahapan penelitian ini hanya sebatas analisis proses bisnisnya dan memberikan dokumentasi proses bisnis, kedepannya bisa memberikan solusi untuk lebih efektifnya dalam verifikasi mutase pindah guru.
2. Pada tahapan analisis proses bisnis dengan menggunakan tools relation mapping dan usecase diagram, tools yang digunakan hanya 2 tools dari
sekian banyak tools yang ada, kedepannya bisa dilakukan dengan menggunakan lebih dari 2 tools.
3. Pada tahapan analisa penyebab masalah dengan menggunakan tools Check Sheet dan Root Cause Analysis, hasil dari analisa tidak begitu kuat, karena
Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP (Unified Software Development Process).Penerbit ANDI Offset : Yogyakarta.
Rosa A., dan M.shalahuddin. 2013.Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Penerbit Informatika.
Sholiq. 2006,Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML. Graha Ilmu:Yogyakarta.
Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: GRAHA ILMU
[Online]http://id.wikipedia.org/wiki/Proses (diakses : 12 April 2015 pukul 10:35 wib)
[Online]http://herina-br.blogspot.com/2011/10/pengertian-bisnis-menurut-para ahli.html (diakses : 12 April 2015 pukul 10:41 wib)
1. Apa yang dimaksuddenganMutasi guru?
Jawab: Mutasi adalah pindahnya PTK yang telah menyelesaikan proses verval hingga berbintang empat dari satu sekolah induk ke sekolah lainnya. Mutasi mencakup juga perubahan jabatan dari staf menjadi guru atau dari guru menjadi pengawas atau sebaliknya.
2. Bagaimana proses kerja atau prosedur untukmutasi guru?
Jawab: Berikutproseduratau proses kerjapengurusanmutasi guru
1. PTK mencetak form mutasi (Surat SM01) melalui login PTK di sistemPadamuNegeri
2. PTK menyerahkan SM01 ke operator (admin)
dinasKabupaten/kotaasaldengandilengkapi SK PenempatanSekolahTujuanasli (untukditunjukkanke operator) danfoto copy (sebagaiarsip operator).
3. Admin
kabupaten/kotamemprosespengajuanmutasidanmengeluarkanformulirmutasi
yang berisinomortiketmutasi yang ditandatanganipejabat di
dinaskab/kotatersebut.
4. PTK menyerahkanformulirtersebutkedinaskab/kotatujuan.
5. Admin (operator) Kabupaten/kotamemprosesdokumen yang
diterimadanmenempatkan PTK keSekolahInduktujuan.
6. Admin Kabupaten/Kota mengeluarkanformulirbuktitransaksimutasike PTK
7. PTK menyerahkanformulirpersetujuanmutasike Operator
sekolahtujuansetelahditandatanganikepalasekolahTujuan.
8. Operator sekolahmengeluarkanbuktitransaksimutasiuntukdiserahkanke PTK.
Jawab :Dinaspendidikansetempatberdasarkanmusyawarahdanrapat yang di lakukan di dinaspendidikan
4. Dimanatempatpenyimpananarsip-arsipmutasi?
Jawab: penyimpananarsip-arsipcutipegawainegerisipilmasih di simpan di lemaripenyimpananarsip
5. Kapan seorang guru diberikanmutasi?
Jawab: Guru yangakan di mutasi di
dasariolehberbagaimacamalasansebagaiberikut:
a. Mutasikarenasuatusekolahmembutuhkantenagapendidik b. Mutasikarena di sekolahtersebutkelebihantenagapendidik
c. Kurangberfungsinya guru di sekolahsekarang yang guru
tersebuttempati.
6. Apasajajenis-jenis mutase guru? Jawab:
1. Mutasiantarsekolahdalamsatukabupaten/kota
2. Mutasiantarsekolahberbedakabupaten/kotaatauberbedaProvinsi 3. MutasiantarsekolahNaungankemdikbudkenaungankemenag 4. Mutasi PTK sekolahKemdikbudkeSekolahNaunganKemenag 5. Mutasidari guru menjadipengawasatausebaliknya
6. MutasidariStafmenjadi guru atausebaliknya.
7. SekolahberubahnaungandariKemenagmenjadikemdikbud.
8. Sekolahberubah status dariswastamenjadiNegeri di
bawahnaunganKemdikbud.
7. Apakah guru yang mengurusverifikasimutasiharus dating
langsungkeDinasPendidikan?
Jawab :Iya, guru harusdatanglangsunguntukverifikasimutasikarena di
bersifatrahasidanmenyerahkanbeberapalampiranuntukdilihatkanke admin dinaspendidikan.
8. Apasajalampiran yang perludibawaoleh guru kedinaspendidikan?
Jawab: lampiran yang perlu di bawaoleh guru kedinaspendidikanadalah : 1. Lembaranpengajuanmutasidarisisteminformasipadamunegeri (SM01) 2. Lembaran SK mutasidari SEKDA
3. Lembaran SK CPNS
9. Apaajamasalah yang pernahterjadi di sisteminformasi PADAMU NEGERI
dalam proses verifikasimutasi
Jawab: masalah yang pernahterjadipadasisteminformasi PADAMU NEGERI dalam proses mutasi guru adalah:
1. Masa kadarluarsa token pada SM01 jikadalamwaktukurun 1-2 bulan 2. Tidakbisa di proses SM01 karenajaringan.
Faktor yang di amati Masalah yang muncul Count Score
1. Manusia 1. Guru merasa jarak tempuh yang jauh 2 2. Kurangnya waktu luang 5 2. Material 1. Banyaknya lampiran 2 2. Tidak tersedia semua data guru 3 3. Memerlukan biaya 2 3. Metode 1. Guru tidak melakukan verifikasi 2 2. Admin kurang paham 3 3. Kurangnya informasi 3 4. Machine 1. Sistem hanya bisa di akses oleh admin 3 2. Guru tidak bisa akses sistem informasi 3
Jumlah 28
Hari / Tanggal :Rabu / 18 Februari 2015
Berkas SM01 danlampiran data-data guru yang telah di verifikasidaritahun 2013–2015.
Gambar B.1 Berkas SM01 yang telah di verifikasi
Mejapembimbing di
tempatkerjapraktekDinasPendidikanbidangSaranadanPrasaranabagian Data dan
Program.
Mejakerjaselamakerjapraktekmulai 9 februari 2015–24 februari 2015.
Gambar B.3 MejaKerjaPraktek
Surat SM01 danlampiran data-data guru yang akan di verifikasimutase.
Gambar B.4 SM01 belum di verifikasi
Kegiatanselamakerjapraktekverifikasimutasipindah guru .
Guru yang melakukanverifikasimutasi di mintai data-data danlampiran yang bersifatpenting.
