Daftar Isi
BAB I...2
PENDAHULUAN...2
A. Latar Belakang...2
B. Rumusan Masalah...3
BAB II...4
ISI...4
A. Pengertian Preservasi...4
B. Fungsi dan Tujuan Preservasi...5
C. Unsur – Unsur Bahan Pustaka...5
D. Bentuk Kegiatan Preservasi...7
E. Pentingnya preservsi dalam bentuk alih media digital...8
F. Kendala-kendala dalam pelaksanaan alih media :...9
G. Langkah awal yang harus dilakukan oleh perpustakaan...11
H. SOLUSI JIKA PERPUSTAKAAN BELUM MAMPU MELAKUKAN ALIH MEDIA...11
BAB III...12
PENUTUP...12
A. Kesimpulan...12
B. Saran...12
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut UU No 43 Tahun 2007 Pasal 1 ‘Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka’. Sedang menurut Sutarno NS (2006 : 11) Perpustakaan adalah tempat yang mana mencakup suatu ruangan, bagian dari gedung/bangunan atau gedung tersendiri yang berisi buku koleksi, yang diatur dan disusun sedemikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan jika sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca. Secara luas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan merupakan salah satu unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan mengatur koleksi bahan pustaka secara sistematis, untuk dipergunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sebagai sarana belajar yang menyenangkan. Jadi hal utama yang dicari, diseleksi, dihimpun dalam perpustakaan tidak lain adalah informasi, baik yang di kandung dalam koleksi cetak maupun non cetak, koleksi lama maupun koleksi baru
Dari penjelasan diatas dapat di ketahui bahwa perpustakaan sangat penting keberadaannya dalam penyedian informasi masyarakat. Unsur dalam perpustakaan ada 3 yaitu pemustaka, pustakawan serta koleksi (Penjelasan Dosen Bpk Hendra), berarti koleksi merupakan unsur yang juga utama harus ada dalam perpustakaan, tanpa koleksi pustakwan tidak memiliki senjata untuk menyediakan kebutuhan informasi pemustaka. Keberadaan koleksi dalam perpustakaan harus dipelihara. Pemeliharaan koleksi perpustakaan ada 3 yaitu preservasi, konservasi dan restorasi.
tergantung dari jenis,tujuan dan fungsi perpustakaan. Suatu perpustakaan mungkin hanya menyimpan koleksi terakhir atau hanya melakukan pengawetan tanpa harus melakukan pelestarian.
Salah satu bentuk preservasi yaitu pengalih mediaan koleksi. Alih media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik (baca:kertas) menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi. Alih media digital merupakan bentuk preservasi yang sangat efektif, karena sangat praktis, ilmu dari koleksi mudah diakses dimana saja dan lebih ringkas tempatnya.
Jadi kegiatan pelestarian ini sangat dibutuhkan terutama pada koleksi-koleksi terbatas/ kuno dan untuk melestarikan koleksi terbatas tersebut menurut saya yang paling efektif adalah alih media digital.
Dari pemaparan diatas maka saya mengambil judul “Pentingnya Preservasi Bahan Pustaka dalam bentuk alih media digital” alasan memilih pemeliharaan preservasi, yaitu sesuai dengan tema yang di tentukan dosen.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari Preservasi? 2. Apa fungsi dan Tujuan Preservasi?
3. Apa saja unsur-unsur dalam preservasi pada bahan pustaka? 4. Apa saja bentuk kegiatan preservasi?
5. Bagaimana pentingnya preservasi dalam bentuk alih media digital? 6. Apa saja kendala dari pengalih mediaan ke bentuk digital?
7. Bagaimana langkah untuk memulai alih media?
8. Bagaimana solusi jika perpustakaan belum mampu memulai alih media? C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian Preservasi Bahan Pustaka 2. Untuk mengetahui fungsi dan tujuan preservasi
3. Untuk mengetaui unsur-unsur dalam preservasi bahan pustaka 4. Untuk mengetahui bentuk kegiata preservasi
5. Untuk mengetahui pentingnya preservasi dalam bentuk alih media digital 6. Untuk mengetahui apa saja kendala dari pengalih mediaan ke bentuk digital 7. Untuk mengetahui solusi jika perpustakaan belum mampu memulai alih media
BAB II
A. Pengertian Preservasi
Menurut Sutarno N.S (2008, p.174) yang dimaksud “Preservasi adalah suatu kegiatan dibidang perpustakaan untuk memelihara dan merawat koleksi bahan pustaka”. Pengertian lain Preservasi yaitu semua unsur pengelolaan, keuangan, penyimpanan, alat-alat bantu, ketenagakerjaan, maupun metode yang digunakan untuk melestarikan bahan pustaka, dokumentasi, arsip, maupun informasi yang dikandungnya. (Lasa, 2009, p.287).
Preservation (Archives) 1. The primary function of an archive depository to provide adequate facilities for the care, protection and maintenance of the archives of whatever kind. 2. Specific individual and collective measures taken for repair, restoration, protection and maintenance of the archives. (Harrod, 1977, p.657) Preservasi, 1) Berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip dalam menyediakan fasilitas yang memadai untuk perawatan, perlindungan, dan pemeliharaan berbagai macam arsip apapun. 2) suatu tindakan khusus baik individu atau bersama-sama dalam melakukan perbaikan, perlindungan, dan pemeliharaan.
Preservation a multi-pronged approach to long-term care of the library's collections. it involves preventive care as well as repair and restoration treatments. (Amjad, 2004: 110-111) Artinya preservasi memakai pendekatan multi-fokus untuk perawatan jangka panjang pada koleksi perpustakaan. Ini melibatkan perawatan pencegahan serta perbaikan dan pemulihan pengobatan.
Menurut Kamus lengkap webster “Preservation is definied as the act of preserving, or keeping in safety or security from harm, injur, decay, or destruction” yaitu bahwa preservasi adalah tindakan melestarikan atau menjaga keselamatan atau keamanan dari bahaya, cidera, atau perusakan. (Balloffet, 2005)
Sehingga dapat disimpulkan bahwa pelestarian (preservasi) merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mempertahankan koleksi agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama. Tidak semua perpustkaan harus melakukan kegiatan pelestarian koleksi dalam bentuk aslinya, tergantung pada jenis, tujuan dan fungsi perpustakaan. Suatu perpustakaan mungkin hanya menyimpan bentuk mikro atau foto kopi nya saja,
B. Fungsi dan Tujuan Preservasi 1. Fungsi Preservasi
a. Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama
b. Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet dan tahan lama
c. Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya
d. Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka.
e. Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk melestarikan bahan pustaka diperlukan kesabaran yang besar, misal bahan pustaka tersebut berhalaman sangta banyak jadi untuk merubahnya dalam bentuk lain(pengalih mediaan) butuh banyak kesabaran.
f. Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan dengan pihak luar, misalnya kita saling berkomunikasi dengan ahli pengalih mediaan misalnya orang it.
g. Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan pemeliharaan bahan pustaka.
h. Fungsi keindahan, karena dengan bentuk seperti mikro film, mikrofis, CD-ROM berbentuk lain , sehingga dalam penataannya lebih rapi, dan sesuatu yang rapi itu indah.
2. Tujuan Preservasi
a. Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen b. Mengatasi kendala kekurangan ruang
c. Mempercepat proses temu balik informasi C. Unsur – Unsur Bahan Pustaka
Dureau dan Clement, dalam bukunya yang berjudul Dasar-dasar Pelestarian Dan Pengawetan Bahan Pustaka, menyebutkan bahwa pelestarian(preservation) mencakup unsur-unsur pengelolaan dan keuangan, termasuk cara penyimpanan dan alat-alat bantunya, dan taraf tenaga kerja yang diperlukan,kebijaksanan, teknik dan metode yang diterapkan untuk melestarikan bahan-bahanpustaka serta informasi yang dikandungnya.
Dengan demikian tujuan pelestarian pustaka adalah melestarikan informasi yang direkam dalam bentuk fisiknya, atau dialihkan pada media, agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.
1. Pengelolaan, meliputi kegiatan bagaimana mengelola bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna dengan baik tanpa mengabaikan kelestarian bahanpustaka tersebut.
2. Keuangan, meliputi seberapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk kegiatan pelestarian bahan pustaka, sehingga dengan jelas dalam mengalokasikan biaya untuk kegiatan tersebut. Kebutuhan untuk keperluan pelestarian harus direncanakan dengan matang. Sehingga dana yang terserap dapat dipertanggung jawabkan.
3. Cara penyimpanan, meliputi kegiatan bagaimana memperlakukan bahan-bahanpustaka dalam pengaturan di tempat penyimpanan. Dimana bahan pustakaharus disimpan dan dipertimbangkan, oleh siapa saja yang menyimpan alat-alatbantu apa yang diperluakn untuk penyimpanan dan kegiatan pelestarian padaumumnya. Alat-alat misalnya alat-alat untuk penjilidan, alat angkut berupakereta dorong dan lain-lain.
4. Taraf tenaga kerja, yang diperlukan dalam kegiatan pelestarian bahan pustakamenyangkut kuantitas dan kulitas, maksudnya berapa banyak tenaga kerja yangdibutuhkan dan dengan kualifikasi bidang apa serta kemampuannya. Karenakegiatan bahan pustaka preservasi bahan pustaka ini bersifat preventifdisamping juga kuratif, diperlukan kesadaran dan pemahaman dari berbagaipihak, baik dari pustakawan, tenaga administrasi, dan pengguna perpustakaan.
5. Kebijaksanaan, akan berkaitan dengan perencanaan keuangan. Kebijaksanaanpada tahap awal dilakukan dalam seleksi bahan pustaka, yaitu memutuskanapakah akan menambahkan koleksi atau tidak.
6. Teknik dan metode yang diterapkan dalam melestarikan bahan-bahan pustakaserta informasi yang dikandungnya, perpustakaan tidak harus selamanyamelestarikan kandungan informasinya ke dalam bentuk fisik yang lain,misalnya dalam bentuk mikro (microfiche/microfilm) atau CD-ROM.
D. Bentuk Kegiatan Preservasi
tersebut sebagai bentuk dari preservasi, namun harus tetap perlu dijaga kelembapan suhu ruangan untuk menjaga naskah asli maupun bentuk pengalih mediaannya.
2. Fotokopi
Fotokopi juga termasuk bentuk preservasi dimana misal suatu perpustakaan hanya memiliki 1 buku dengan materi tertentu, dan buku tersebut sudah tidak diterbitkan lagi, ataupun sangat ssah mencari eksemplar lainnya, sehingga untuk melestarikan pustaka tersebut perlu dilakukan fotokopi untuk melindungi buku maupun informsi yang ada di dalamnya, karena jika haya ada satu dan misal terjadi vandalisme pada buku terseut maka kita akan kehilangan informasi buku tersebut secara lengkap.
3. Pengalih mediaan digital
Alih media digital adalah salah satu kegiatan melestarikan khasanah budaya bangsa dengan mengalih bentuk dari bentuk asli ke bentuk/media digital. Alih media merupakan proses digitasi yaitu proses alih media dari media cetak seperti buku, majalah, koran, foto dan gambar ke dalam bentuk data digital yang dapat direkam, disimpan dan diakses melalui komputer atau media digital lainnya. a. Mikrofilm merupakan kopi dari halaman-halaman buku, manuskrip dan
sebagainya yang melalui proses fotografi dimana bayangan kecil yang ada pada frame tersebut merupakan duplikat dari bagian aslinya. Mikrofilm masih merupakan pilihan yang populer karena bisa menampung sejumlah besar informasi yang dapat disimpan dalam ruang yang sangat kecil, dan membutuhkan biaya yang rendah.
b. Mikrofis adalah reproduksi dari lembar-lembar film negatif yang ditata dan disimpan dalam jaket film berukuran 10 x 15 cm. Mikrofis merupakan media yang berisi dokumen yang dapat diperkecil hingga 18-90 kali dari bentuk aslinya.
c. Filmstrip adalah media visual proyeksi diam, yang pada dasarnya hampir sama denga media slide. Hanya saja media ini terdiri atas beberapa film yang merupakan satu kesatuan, dimana ujung satunya dengan ujung lainnya bersatu membentuk rangkaian.
program slide direvisi sesuai dengan kebutuhan karena filmnya terpisah-pisah. Keempat, penyimpanannya mudah karena ukurannya kecil.
e. CD-ROM merupakan akronim dari “compact disc read-only memory” adalah sebuah piringan kompak dari jenis piringan optik (optical disc) yang dapat menyimpan data.
f. PDF (portable data format)
E. Pentingnya preservsi dalam bentuk alih media digital a. Mengatasi kendala kekurangan ruangan
Setiap perpustakaan tentu melakukan kegiatan pengadaan koleksi untuk menambah kelengkapan koleksi yang dimilikinya. Biasanya pertumbuhan dan perkembangan koleksi ini tidak diimbangi oleh perluasan ruangan perpustakaan. Akibatnya rak-rak yang tersedia untuk menampung koleksi tahun demi tahun semakin penuh sesak, sehingga membuat ruangan perpustakaan tidak nyaman lagi. Salah satu upaya mengatasi masalah ini adalah dengan melakukan kegiatan alih media dari bentuk asli ke bentuk digital (CD).
b. Mencegah kerusakan fisik bahan pustaka
Kebanyakan bahan pustaka yang dikoleksi perpustakaan adalah bahan pustaka dalam bentuk tercetak yang terbuat dari kertas seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, skripsi, tesis, desertasi, arsip-arsip penting dan dokumen-dokumen lainnya yang bernilai historis. Tentunya bahan pustaka tersebut tidaklah dapat bertahan terlalu lama, seiring dengan bertambahnya usia fisik dokumen tersebut ada banyak hal yang menyebabkan kerusakan dari segi fisiknya, baik faktor internal maupun faktor eksternal. Dalam upaya menyelamatkan informasi yang terdapat dalam bahan pustaka tersebut maka perlu dilakukan kegiatan alih media.
c. Kelangkaan
Salah satu fungsi perpustakaan adalah mengumpulkan dan melestarikan khazanah karya manusia terutama yang menjadi ruang lingkup koleksi dari jenis perpustakaan tersebut. Dari sekian banyak bahan pustaka yang di koleksi perpustakaan tentu terdapat juga koleksi-koleksi yang bernilai historis dan langka. Koleksi yang bernilai historis dan langka harus dilestarikan baik dari segi fisiknya maupun segi isi informasinya. Upaya pelestarian koleksi yang bernilai historis dan langka ini salah satunya adalah dengan melakukan kegiatan alih bentuk dari fisik ke bentuk digital atau disk.
d. Perkembangan teknologi informasi
Kehadiran teknologi informasi harus diterima dan dimanfaatkan di perpustakaan, karena :
e. Tuntutan terhadap mutu dan jumlah layanan,
a) Tuntutan terhadap penggunaan koleksi bersama, b) Kebutuhan untuk mengefektifkan SDM,
c) Tuntutan terhadap efisiensi waktu, d) Keragaman informasi yang dikelola,
e) Kebutuhan akan ketepatan dan kecepatan layanan informasi.
F. Kendala-kendala dalam pelaksanaan alih media : a. Sumber Daya Manusia
Tidak semua staf perpustakaan merespon positif terhadap perubahan. Apalagi perubahan ini menyangkut kemampuan staf untuk beradaptasi dengan teknologi baru yang masih asing bagi mereka. Terutama staf yang sudah tua dan mereka yang malas untuk selalu maju dan berubah. Mereka menganggap dengan perubahan tersebut keadaan mereka akan terganggu, mereka sudah terbiasa dan enjoy dengan keadaan pekerjaan mereka yang lama, dengan perubahan ini mereka meresa dipojokkan dan disingkirkan. Hal demikian merupakan sesuatu yang lumrah terjadi bila ada perubahan. Di sinilah dituntut kepiawaian pemimpin untuk bisa memberikan pengertian dan pemahaman akan makna dan manfaat perubahan tersebut, dan mencarikan jalan keluar bagi kemelut yang terjadi bila ada staf yang membutuhkan waktu yang lama untuk sampai pada tahap komitmen. Bila sudah pada tahap komitmen, tentu perubahan dianggap sebagai sesuatu yang menyenangkan karena mereka sudah komitmen untuk berubah, bersedia bekerja untuk mencapai kemajuan.
b. Dana
Untuk membangun koleksi dalam bentuk digital, tentunya membutuhkan dana awal yang tidak sedikit, terutama untuk menyiapkan infrastrukturnya seperti : pembelian komputer dan perangkat terkait lainnya, scanner, jaringan listrik, pelatihan staf dan sebagainya. Semua ini memerlukan anggaran yang besar. Untuk mensiasati kendala dana ini, perpustakaan harus membuat skala prioritas tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakannya. Disamping itu perlunya tahapan-tahapan sedikit demi sedikit untuk mengalihkan dokumennya ke dalam berntuk digital, maksudnya tidak sekaligus tetapi dengan jalan bertahap, sesuai dengan jenis koleksi mana yang diprioritaskan.
Kurangnya perhatian dari pemimpin seperti menunda-nunda, mengabaikan, menghindari, bisa menjadi kendala yang sangat berpengaruh dalam upaya pelaksanaan alih media. Hal ini akan berimplikasi pada kebijakan selanjutnya dan akan mempengaruhi bawahan atau staf. Oleh karena itu komitmen dan dukungan dari pemimpim sangatlah diperlukan untuk kelancaran dan kesuksesan kegiatan alih media ini.
d. Konsistensi
Kendala ini muncul apabila terdapat banyak staf bahkan pemimpin yang tidak konsisten dan komitmen untuk perubahan ke arah sesuatu yang baru dan maju. Maka dari itu sebelum melangkah harus direncanakan dengan matang, agar tidak terjadi sesuatu yang membuat 'kendur' dikemudian hari.
e. Waktu
Setiap perubahan termasuk manfaat yang menyertainya akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mewujudkannya sesuai dengan harapan yang diinginkan. f. Komunikasi
Perubahan akan diterima atau ditolak berdasarkan keefektifan komunikasi. Komunikasi harus sering dilakukan, dua arah, seimbang (positif dan negatif) dan dimulai sebelum proses perubahan dimulai.
G. Langkah awal yang harus dilakukan oleh perpustakaan
1. Melakukan estimasi berapa lama arsip/dokmen akan disimpan, bagaimana nantinya arsip/dokumen yang telah di alih media (baca:elektronik) akan digunakan dan apa saja yang diperlukan untuk menunjang agar informasi arsip tetap dapat digunakan;
2. Lama pemeliharaan arsip/dokumen elektronik akan berbeda dengan lama pemeliharaan teknologi informasi, maka itu perlu dilakukan proses pengelolaan dan manajemen tersendiri antara teknologi informasi (software dan hardware) tempat arsip/dokumen elektronik disimpan dengan informasi arsip elektronik; 3. Perkirakan bagaimana nantinya pengguna akan menggunakan arsip/dokumen
elektronik, termasuk didalamnya perilaku dan kebiasaan pengguna, pastikan penggunaan yang benar adalah penggunaan yang sederhana bagi pengguna;
4. Jangan anggap proses ini sebagai proses tantangan dari perubahan teknologi, karena perubahan kebiasaan dan proses evaluasi sistem akan jauh lebih sulit. H. SOLUSI JIKA PERPUSTAKAAN BELUM MAMPU MELAKUKAN ALIH
1. Lakukan terlebih dahulu penilaian terhadap unit perpustakaan anda baik dari sisi sumber daya manusia maupun sumber daya organisasi lainnya untuk melakukan proses alih media;
2. Buat perencanaan program untuk pelaksanaan alih media informasi arsip/dokumen yang anda kelola;
3. Konsultasikan perencanaan anda dengan atasan yang terkait, misal perpustakaan anda berada dalam instansi universitas yaitu dengan rektor dan juga ahli IT.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
pelestarian (preservasi) merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mempertahankan koleksi agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama. Tujuan Preservasi Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen, Mengatasi kendala kekurangan ruang, Mempercepat proses temu balik informasi. Unsur-unsur bahan pustaka diantaranya pngelolaan, keuangan, cara penyimpanan, taraf tenaga kerja, kebijakan, teknik dan metode. Salah satu bentuk preservasi yang efektif yaitu alih media digital yang berarti memproses media cetak seperti buku, majalah, koran, foto dan gambar ke dalam bentuk data digital yang dapat direkam, disimpan dan diakses melalui komputer atau media digital lainnya. Efektif karena mempunyai banyak manfaat, diantaranya mengatasi kendala kekurangan ruangan,mencegah kerusakan fisik bahan pustaka, kelangkaan, perkembangan teknolohi informasi, tuntutan mutu dan jumlah layanan. Namun bentuk preservasi ini juga banyak kendala diantaranya SDM, Dana, Kepemimpinan, Konsistensi, Waktu, Komunikasi. Untuk memulai alih media digital perpustakaan harus merencanakan secra matang agar bisa berjalan dan berhsil (tidak berhenti di tengah jalan).
B. Saran
bentuk ini, didukung oleh teknologi yang lebih memudahkan pemustaka dan diharapkan akan memenuhi kebutuhan dan kepuasan pemustaka karena pada dasarnya tujuan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka. Namun harus tetap di ngat untuk menerapkan bentuk ini membutuhkan perencanan yang matang daris segala aspek.
Daftar Pustaka
Surtilawati.2012. Preservasi, Konservasi dan Restorasi. Diakses melalui
https://www.academia.edu pada 3 Maret 2018
Riawan, Ferry. 2012. Preservasi. Diakses melalui web.unair.ac.id pada 3 Maret 2018
Prisma, Dony. 2012. Preservasi bahan Pustaka. Diakses melalui
https://donyprisma.wordpress.com/ pada 3 Maret 2018
UI. Apa itu Alih Media. Diakses melalui http://arsip.ui.ac.id/ pada 3 Marwt 2018 Mikrofis . Diakses melalui manajemenkomunikasi.blogspot.com pada 3 Maret 2018
petunjk pengelolaan mikrofis pusat perpustaaan. 2000. pertanian dan komunikasi dan penelitian. Diakses melalui http://pustaka.litbang.pertanian.go.id
priambodo, Iqbal. 2012. Alat Bantu Media Pengajaran. Diakses melalui http://media-pengajaran.blogspot.co.id pada 3 Maret 2018
Zudaskario. 2011. CD ROM. Diakses melalui https://zudaskarios.wordpress.com pada 3 Maret 2018
SLIDE SHARE. 2012. Definisi Preservasi. Diakses melalui https://www.slideshare.net pada 3 Maret 2018
