Manajemen Proyek materi sth UTS

(1)

Manajemen Proyek

(2)

Obyektifitas

• _{Memahami bagaimana membuat}

(3)

(4)

Definisi Kunci

• _Manajemen

_proyek

_adalah

_proses

perencanaan

dan

pengendalian

pengembangan sistem dalam suatu jangka

waktu tertentu dengan biaya minimum dan

fungsionalitas yang tepat.

• _{Manajer Proyek adalah orang yang paling}

(5)

Definisi Kunci

• Manajer Proyek adalah orang yang paling

bertanggung jawab untuk mengelola berbagai

macam tugas dan peran yang harus dikoordinasi

secara hati-hati

• Salah satu contoh manajer proyek dalam

kehidupan sehari-hari adalah wedding organizer.

Wedding organizer mempunyai tanggung jawab

untuk:

–

Mengirimkan undangan

–

Memilih menu makanan

–

Mengatur waktu dan budget

(6)

Definisi Kunci

• _Teknik

_Kepemimpinan

_Manajer

Proyek

1. Motivasi: memberikan dorongan agar

orang

yang

dimotivasi

dapat

menghasilkan

sesuatu

dengan

kemampuan terbaiknya

2. Organisasi:

kemampuan

(7)

Definisi Kunci

• _Manajemen

_proyek

_{sangat penting}

_dalam

memastikan bahwa sistem selesai tepat waktu,

sesuai budget, dan dengan fungsi-fungsi yang

dijanjikan

• _{Manajemen Proyek merupakan salah satu}

komponen dalam perencanaan daur hidup sistem

yang terdiri dari

1. Mengidentifikasi ukuran proyek

2. Membuat dan mengelola work plan (rencana kerja /

jadwal kerja)

(8)

Karakteristik Tugas (proses) dalam

manajemen proyek (1)

–

_{Understandibility}

: sejauh mana proses secara

eksplisit ditentukan dan bagaimana kemudahan

definisi proses itu dimengerti

–

_Visibility

: apakah aktivitas-aktivitas proses mencapai

titik akhir dalam hasil yang jelas sehingga kemajuan

dari proses tersebut dapat terlihat nyata/jelas

–

_{Supportability}

: sejauh mana aktivitas dari proses

dapat didukung oleh CASE TOOL

(9)

Karakteristik Tugas (proses) dalam

manajemen proyek (2)

–

_Reliability

_{: apakah proses didesain sedemikian}

rupa sehingga kesalahan proses dapat dihindari

sebelum terjadi kesalahan pada produk

–

_Robustness

_{: dapatkah proses terus berjalan}

walaupun terjadi masalah yang tidak terduga

–

_{Maintainability}

_{: dapatkah proses berkembang}

untuk mengikuti kebutuhan atau perbaikan

–

_Rapidity

_:

_bagaimana

_kecepatan

_proses

(10)

(11)

Segitiga Keseimbangan Manajemen

Proyek

Biaya

Jadwal

Performa / fungsi

Project

Manajemen proyek harus selalu seimbang, jika performa

ingin ditambahkan, maka biaya dan jadwal akan

bertambah

Manajemen proyek harus selalu seimbang, jika performa

ingin ditambahkan, maka biaya dan jadwal akan

(12)

Metode Estimasi Proyek (1)

• _Metode

_yang

_digunakan,

_salah

satunya adalah standar industri.

1. Gunakan waktu yang dihabiskan untuk

perencanaan

2. Hitung dengan persentase standar

industri

(13)

(14)

(15)

Metode Estimasi Proyek (2)

• _{Waktu yang dihabiskan untuk tahap}

perencanaan

–

_Rumusnya:

0.15 n

perencanaa

waktu

n

keseluruha

(16)

Metode Estimasi Proyek (3)

• _{Misal waktu yang kita butuhkan}

untuk perencanaan adalah 4 bulan,

maka

Jadi waktu yang dibutuhkan adalah

26,67 bulan = 27 bulan

(17)

(18)

Work Plan (Rencana Kerja)

• _{Work plan adalah jadwal yang dinamis yang}

menyimpan dan melacak semua tugas

• _{Tuliskan semua tugas beserta informasi penting:}

–

_{Tanggal jatuh tempo}

–

_{Orang yang bertanggung jawab (dalam tugas ini)}

–

_{Daftar hal-hal yang akan dicari / dihasilkan}

• _{Tuliskan semua tugas menjadi bentuk hirarki angka}

(hal ini dinamakan WBS: work breakdown structure)

• _{Ada dua tahap dalam membuat work plan:}

1. Identifikasi tugas yang harus diselesaikan

(19)

Contoh Work Plan

Informasi Rencana Kerja Contoh

Nama Tugas Melakukan analisa kelayakan

Tanggal dimulai 1 Mei 2011

Tanggal selesai 14 Mei 2011

Orang yang ditugaskan Ari, sponsor

Hasil yang harus didapatkan Analisa biaya dan keuntungan (cost-benefit analysis)

Status penyelesaian OPEN (belum dikerjakan) Sumber daya yang dibutuhkan spreadsheet

Waktu estimasi 16 Jam

(20)

Mengidentifikasi Tugas (1)

Pendekatan dari atas ke bawah

1. Mengidentifikasi tugas dengan level

tertinggi

2. Pecahkan menjadi unit-unit terkecil

3. Identifikasikan

hal-hal

yang

(21)

Mengidentifikasi Tugas (2)

Dari tahapan daur hidup sistem

1. Perencanaan

1. System request

2. Analisa kelayakan

2. Analisa

3. Desain

(22)

Network Planning (Jaringan Kerja)

(1)

• Network planning: Merupakan gambaran grafis

terperinci

yang

memperlihatkan

hubungan

ketergantungan antara aktifitas proyek serta

tahapan-tahapan peristiwa yang harus dilalui.

• Latar belakang penggunaan:

–

Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian

proyek

–

Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam

hubungannya dengan penyelesaian proyek

(23)

Network Planning (Jaringan Kerja)

(2)

• Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek

yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk

melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang,

tenaga, dll)

• Jaringan

kerja

(network)

merupakan

grafik

yang

menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk

hubungan yang satu dengan yang lain.

• Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih

kegiatan

• Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan

pada jaringan kerja

(24)

Simbol dalam network

planning

Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah sumber daya

(25)

(26)

(27)

(28)

Definisi Network

• _{Finish To Start (FS): penyelesaian}

sebuah tugas memicu awal tugas

lain

• _{Start to Start (SS): awal sebuah}

tugas memicu awal tugas lain

• _{Finish to Finish (FF): dua tugas harus}

selesai pada waktu yang bersamaan

• _{Start to Finish (SF): awal sebuah}

(29)

• _{Early Start (ES): dimulainya aktivitas sesuai jadwal}

• _{Durasi : waktu yang dihabiskan}

• _{Early Finish (EF): selesainya aktivitas sesuai jadwal}

• _{Late Start (LS): dimulainya suatu aktivitas tapi tidak}

sesuai jadwal

• _{Late Finish (LF): selesainya suatu aktivitas tapi}

tidak sesuai jadwal

(30)

Critical Path Method (CPM)

• _{CPM: lintasan dimana terdapat}

aktivitas-aktivitas

yang

paling

banyak memakan waktu, mulai dari

permulaan

dikerjakannya

proyek

sampai

berakhirnya

pekerjaan

tersebut.

(31)

Tujuan dari CPM

• Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh proyek akan tertunda pula penyelesaiannya

• Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya bila pekerjaan-pekerjaan yang terdapat di lintasan kritis dapat dipercepat pula

• Pengawasan/pengontrolan hanya dipercepat pada lintasan kritis saja, maka pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis:

– Perlu adanya pengawasan ketat agar tidak tertunda penyelesaiannya – Kemungkinan dengan melakukan crash program dapat

mempersingkat penyelesaian dengan resiko biaya akan bertambah

(32)

Latihan Network(1)

Nama Durasi Hal yang

mendahului

A 2

-B 3 A

C 5 A

D 3 B

E 3 C

F 7 D;E

1. BUAT JALUR NETWORKNYA

(33)

(34)

Latihan Network(2)

Nama Durasi Hal yang

mendahului

A 3

-B 2 A

C 4 A

D 5 B;c

E 2 C

F 3 D;E

1. BUAT JALUR NETWORKNYA

(35)

(36)

(37)

(38)

Margin of Error dalam estimasi

waktu dan biaya

Phase Deliverable Estimasi margin of error

Biaya (%) Waktu (%)

Planning System Request 400 60

Project Plan 100 25

Analisis System Proposal

50 15

Desain System

(39)

Bagaimana jika waktu task (tugas)

ternyata melebihi dari estimasi?

• _{Sesuaikan jadwal}

–

_{Tetap biarkan tugas tetap berjalan, tapi}

(40)

Contoh template aktivitas proyek

Aktivitas

Proyek Komponen aktivitas durasi mendahulHal yg ui

Planning 1. Investigasi awal

2. Perencanaan proyek 3. Analisa kelayakan

1. Analisa kelayakan teknis 2. Analisa kelayakan ekonomis 3. Analisa kelayakan organisasi

4. Analisa biaya dan keuntungan (cost & benefit)

5. Laporan inisiasi proyek Spesifikasi 1. Analisa sistem

2. Spesifikasi kebutuhan

3. Me review dan me revisi spesifikasi kebutuhan

4. Desain arsitektur

5. Me review dan me revisi desain arsitektur Desain 1. Desain fungsional / eksternal

2. Membuat desain fisik / internal 3. Me review dan me revisi desain Build 1. Membuat program

2. Me review dan me revisi program Testing 1. System testing

(41)

Mengatur Scope (ruang lingkup)

• Scope

creep:

penyebab

utama

dalam

masalah

pengembangan sistem

• Scope creep terjadi karena new requirement (kebutuhan

baru) ditambahkan ke proyek setelah lingkup proyek asli

(awal) telah didefinisikan (telah disetujui)

• Untuk menghindari scope creep:

– Identifikasi requirement (analisa kebutuhan) sebaik mungkin – Gunakan dokumen persetujuan perubahan formal

• Ini digunakan agar orang kesulitan dalam meminta perubahan

– Kenakan biaya untuk perubahan

• Ini digunakan agar orang tidak jadi meminta perubahan

• Kalau scope creep dipaksakan

(42)

Timeboxing (1)

• _{Merupakan teknik manajemen scope}

• _{Timeboxing dapat dilakukan saat}

tanggal deadline hampir mendekati

tapi sistem masih belum selesai

banyak

• _{Maka timeboxing menggunakan cara:}

–

_{Selesaikan fungsi-fungsi yang penting}

dulu

–

_{Fungsi-fungsi yang level rendah dibuat}

(43)

Timeboxing (2)

• _{Alasan yang mendasari timeboxing}

–

_{Coba kita pakai Ms. Word, fitur apa yang sering kita}

pakai?

–

_{Dapat disimpulkan, kita memakai Ms.Word hanya}

menggunakan sebesar 30% fitur

–

_{Tingkah laku ini sama dalam penggunaan sistem,}

fungsi sistem hanya akan dipakai sekitar 30%, jadi

hanya fungsi-fungsi yang penting saja yang dibuat

dulu, sisanya menyusul

Page layout Halaman Image

Table Save Print

(44)

Langkah-langkah

timeboxing

• Tetap perhatikan tanggal pengiriman sistem

• Prioritaskan fitur yang paling penting

• Bangun sistem inti

• Tunda fungsi-fungsi yang belum selesai (yang

prioritas lebih rendah)

• Kirim sistem dengan sistem yang sudah ada

fitur-fitur penting

(45)

Susunan Kerja Pada

Proyek

(46)

Definisi Kunci

• _{Susunan kerja pada proyek menjelaskan}

tipe-tipe orang yang bekerja pada proyek

• _{Project charter (dokumen otorisasi)}

menjelaskan obyektif dan

peraturan-peraturan dalam proyek

• _Pemimpin

_fungsional

_mengelola

kelompok analis

• _{Pemimpin teknis mengawasi kemajuan}

(47)

Cara memotivasi pegawai

• _Berikan

_penghargaan

_berupa

_uang

(bonus, ini tidak disarankan)

• _{Berikan penghargaan lain:}

–

_Pengakuan

–

_Prestasi

–

_{Responsibility}

–

_{Kenaikan pangkat}

–

_{Berikan kesempatan untuk belajar ilmu lebih}

(48)

Cara menghindari konflik

• Definisikan dengan jelas peran dari

masing-masing pegawai

• Definisikan dengan jelas rencana proyek (jadwal

proyek)

• Tetap

pertahankan

pegawai

yang

bisa

bertanggung jawab

• _{Project charter memuat norma dan peraturan}

yang harus ditaati

• Mengembangkan komitmen pada waktu

(49)

(50)

Atribut susunan pegawai

• _{Perkirakan orang yang dibutuhkan dalam}

proyek

• _{Sebisa mungkin jangan tambahkan orang}

setelah proyek dimulai

–

_{Karena jika kita menambahkan pegawai baru,}

maka kita harus mengajari dari awal,

memberitahu skema proyek,dll (waktu akan

terbuang banyak)

–

_{Pegawai yang lain harus menyesuaikan}

(51)

Standarisasi

• _{Digunakan agar tim proyek dapat}

bekerja lebih efisien

• _{Membantu memastikan kualitas}

• _Contoh:

–

_{Pemberian nama files}

–

_{Buat form yang mengindikasikan goal}

(52)

Mengelola Resiko (1)

• _{Beberapa penyebab resiko}

–

Personel yang lemah

• sering sakit,

• proyek ini menggunakan bahasa pemprograman

baru yang belum dikuasai tim

–

Scope creep (penambahan requirement

setelah proyek berjalan)

–

Desain yang jelek

• Desain program

• Analisa yang jelek

(53)

Mengelola Resiko (2)

• _Buatlah

_dokumen

_resiko

_yang

melacak:

–

_{Resiko potensial}

–

_{Kemungkinan terjadi (likelihood)}

–

_{Dampak potensial terhadap proyek}

–

_{Aksi yang harus dilakukan untuk}

(54)

Contoh template manajemen resiko

Risk Assesment Document

Risk 1 Pengembangan sistem ini sepertinya akan lambat karena programer kita belum

familiar dengan Java

Likelihood of risk Probabilitas resiko sangat tinggi Potential impact pada

proyek Resiko ini, kemungkinan akan meningkatkan waktu penyelesaian proyek sebesar 50%