Pedoman Umum
Pemutakhiran Data Dosen
PEDOMAN UMUM
PEMUTAKHIRAN DATA DOSEN
PERGURUAN TINGGI SWASTA
DIREKTORAT PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
KATA PENGANTAR
Tantangan pengembangan pendidikan tinggi di Indonesia pada masa depan semakin
kompleks seiring dengan semakin tingginya tuntutan masyarakat akan pendidikan tinggi
yang berkualitas. Demikian halnya permasalahan bangsa yang menuntut peran perguruan
tinggi dalam pemecahan masalah juga semakin rumit dan menuntut pendekatan evidence
based.
Tidak dapat dipungkiri bahwa dosen adalah salah satu faktor penentu kualitas pendidikan
tinggi. Melalui kegiatan tridarma, dosen berperan penting dalam transfer ilmu
pengetahuan, teknologi, dan seni serta pembawa pesan moral bagi mahasiswa dan
masyarakat yang membutuhkannya. Dengan demikian penyediaan dosen dalam jumlah
yang optimal dan berkualitas menduduki tempat yang sangat strategis dalam
pengembangan pendidikan tinggi di Indonesia. Untuk itu perlu dibangun sistem basis data
dosen perguruan tinggi yang valid sebagai acuan perencanaan dan pengembangan
dosen.
Pada saat ini Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah memiliki Pangkalan Data
Perguruan Tinggi (PDPT). Salah satu komponen data PDPT adalah data dasar dosen. Dari
data yang telah terkumpul saat ini terdapat komponen data yang masih perlu dilengkapi
dan dimutakhirkan. Oleh karena itu, pada tahun 2011 Direktorat Pendidik dan Tenaga
Kependidikan (Diktendik) menyelenggarakan kegiatan Pemutakhiran Data Dosen.
Jakarta, Juni 2011
Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan
Supriadi Rustad
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 1
DAFTAR ISI ... 2
I. PENDAHULUAN ... 3
1.1 Latar Belakang ... 3
1.2 Dasar Hukum ... 5
1.3 Tujuan Dan Manfaat ... 5
1.4 Keluaran ... 6
II. LINGKUP KEGIATAN PEMUTAKHIRAN DATA DOSEN ... 7
2.1 Rancang Ulang Arsitektur Database Dosen ... 7
2.2 Penyempurnaan Struktur Database Dosen ... 10
2.3 Pemutakhiran Database Dosen ... 10
2.4 Verifikasi dan validasi data dosen tetap ... 13
2.5 Pembangunan Sistem Informasi Dosen ... 13
III. JADWAL KEGIATAN ...14
Tabel 1 Bagan Jadwal Kegiatan ... 15
Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutakhiran Data PT ... 16
Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutahiran Data PT (lanjutan) ... 17
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas)
menetapkan bahwa visi pengembangan pendidikan nasional adalah terwujudnya sistem
pendidikan nasional sebagai pranata sosial yang kuat dan berwibawa. Visi ini telah
terjabarkan penerapan dan pelaksanaannya dalam dokumen Kerangka Pengembangan
Pendidikan Tinggi Jangka Panjang (KPPTJP) 2003-2010 dengan salah satu sasaran
adalah terselenggaranya sistem pendidikan tinggi yang sehat dan mampu memberikan
kontribusi pada daya saing bangsa. Dalam KPPTJP tersebut pengembangan sistem
pendidikan tinggi dicirikan dengan tiga kata kunci utama yaitu kualitas, akses yang
berkeadilan, dan otonomi.
Kualitas. Pendidikan tinggi harus mampu memenuhi kebutuhan mahasiswa dalam
mengembangkan kapabilitas intelektual untuk menjadi warga negara yang bertanggung
jawab dan mampu berkontribusi pada daya saing bangsa. Kegiatan penelitian dan
program pascasarjana harus mampu berfungsi sebagai inkubator yang membantu
berbagai pengembangan antara lain: (i) sistem ekonomi berbasis ilmu pengetahuan yang
adaptif dan berkelanjutan; (ii) pengintegrasian teknologi termaju untuk memaksimalkan
akses dan penerapan ilmu pengetahuan yang mutakhir, (iii) sistem pengelolaan yang
mampu berkontribusi pada pengembangan masyarakat demokratis, beradab, terbuka,
dan memenuhi kriteria akuntabilitas publik, dan (iv) struktur keuangan komprehensif yang
ditopang oleh partisipasi pemangku kepentingan (stakeholders) agar mampu melakukan
investasi melalui anggaran rutin dan anggaran pengembangan.
Akses yang Berkeadilan. Sistem pengelolaan pendidikan tinggi harus mampu: (i)
memberikan kesempatan kepada semua warga negara untuk mengikuti proses
pembelajaran yang tak berbatas; (ii) mengilhami dan memungkinkan individu
mengembangkan dirinya sampai pada peringkat tertinggi sepanjang hidupnya sehingga
dapat tumbuh secara intelektual dan emosional, terampil untuk bekerja, mampu
Otonomi. Desentralisasi kekuasaan pemerintah pusat dengan memberikan lebih banyak
otonomi yang akuntabel pada perguruan tinggi yang didukung dengan peraturan
perundang-undangan, struktur keuangan dan proses manajemen yang mampu mendorong
pembaharuan, efisiensi, dan keunggulan.
Upaya mewujudkan visi pendidikan tinggi dijabarkan secara rinci dalam program
pengembangan yang bertujuan untuk: (i) memperluas dan meratakan akses pendidikan
tinggi bermutu, berdaya saing internasional, berkesetaraan jender dan relevan dengan
kebutuhan bangsa dan negara; (ii) menguatkan tata kelola dan sistem pengendalian
manajemen satuan kerja pusat Kementerian Pendidikan Nasional. Upaya memperluas dan
meratakan akses ditempuh antara lain melalui: (i) pemerataan dan perluasan akses
program studi vokasi, profesi, dan akademik; (ii) penyediaan dosen; (iii) penyediaan dan
perluasan akses perguruan tinggi, serta (iv) penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat yang bermutu, berdaya saing internasional, dan relevan dengan kebutuhan
bangsa dan negara.
Faktor penting yang harus diperhatikan untuk dapat mewujudkan visi pendidikan tinggi
dan melaksanakan program pengembangan yang direncanakan adalah aspek
ketenagaan, khususnya tenaga dosen. Dalam Undang-Undang No. 14 Tahun 2005 tentang
Guru dan Dosen, dinyatakan bahwa guru dan dosen mempunyai fungsi, peran, dan
kedudukan yang sangat strategis dalam pembangunan nasional bidang pendidikan, yaitu
dalam memberdayakan warga negara agar bertumbuh kembang menjadi manusia
berkualitas yang dibutuhkan untuk memakmurkan dan memajukan bangsa Indonesia.
Sebagai dosen, dosen memiliki tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan
menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian,
dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu, dosen memainkan peran sentral
dan strategis dalam menentukan tinggi-rendahnya kualitas suatu perguruan tinggi.
Untuk mendukung penyediaan dosen berkualitas dan berdaya saing internasional
diperlukan program-program pengembangan antara lain: (i) peningkatan kualifikasi dosen
melalui pendidikan lanjut di dalam negeri; (ii) peningkatan kualifikasi dosen melalui
pendidikan lanjut di luar negeri; (iii) peningkatan profesionalisme melalui sertifikasi dosen;
pengembangan yang tepat diperlukan data yang lengkap dan valid terkait keberadaan
dosen di perguruan tinggi.
Pada saat ini Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah memiliki Pangkalan Data
Perguruan Tinggi (PDPT). Salah satu komponen data PDPT adalah data dasar dosen. Dari
data yang telah terkumpul saat ini terdapat komponen data yang masih perlu dilengkapi
dan dimutakhirkan. Oleh karena itu berdasarkan tugas pokok dan fungsi Diktendik,
diselenggarakan kegiatan Pemutakhiran Data Dosen.
1.2 Dasar Hukum
Kegiatan pemutakhiran data dasar dosen didasarkan kepada aturan perundangan yang
berlaku meliputi:
1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan.
3. Permen Nomor 42 Tahun 2007 tentang Sertifikasi Dosen : Dosen harus memiliki strata
pendidikan minimal satu tingkat lebih tinggi dari para mahasiswa yang diajarnya.
4. UU No. 14 tentang Guru dan Dosen Tahun 2005.
5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 36 Tahun 2010
tentang Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
1.3 Tujuan Dan Manfaat
Kegiatan pemutakhiran data dosen bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai:
1. identitas dan status kepegawaian dosen;
2. latar belakang pendidikan dan bidang keilmuan dosen;
3. jumlah dosen tetap seluruh PTS;
Data dosen dimanfaatkan untuk penyelenggaraan sistem pendidikan tinggi, khususnya
1.4 Keluaran
Keluaran dari kegiatan ini adalah:
Basis data dosen PTS yang lengkap dan valid.
Perbaharuan sistem informasi dosen berbasis web yang dapat dimanfaatkan oleh
II. LINGKUP KEGIATAN PEMUTAKHIRAN DATA DOSEN
Kegiatan pemutakhiran data dosen mencakup kegiatan penyempurnaan sistem database
dosen, pemutakhiran database dosen, verifikasi dan validasi data dosen tetap. Hasil akhir
dari kegiatan ini menjadi bagian dari pengembangan informasi dosen dalam Pangkalan
Data Perguruan Tinggi (PDPT).
2.1 Rancang Ulang Arsitektur Database Dosen
Data dosen dalam bentuk sistem manajemen databasemulai dikelola secara nasional oleh
Ditjen Dikti sejak diberlakukannya pelaporan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis
Evaluasi Diri) pada awal 2002. Arsitektur data terdiri dari master data dosen, master data
mahasiswa, master data fasilitas, dan data transaksi proses pembelajaran per semester.
Meskipun pelaporan transaksi proses belajar mengajar dilaksanakan setiap semester,
fasilitas pemutakhiran master data dosen masih terbatas. Pada tahun 2009, Ditjen Dikti
mengembangkan sistem pelaporan dalam sistem EPSBED versi baru yang dapat diakses
melalui alamat http://evaluasi.dikti.go.id. Pada sistem baru tersebut fasilitas pemutakhiran
data dosen disediakan dengan rancangan yang lebih baik.
Arsitektur database dosen yang ada saat ini dapat dilihat pada Gambar 1. Dengan
arsitektur ini, pemutakhiran database dosen dapat dilakukan secara online setiap saat oleh
operator masing-masing perguruan tinggi tanpa harus menunggu waktu pelaporan yang
dilakukan setiap semester. Namun demikian, kebutuhan beberapa jenis data dosen untuk
mendukung pelaksanaan program dan kegiatan Ditjen Dikti seperti sertifikasi dosen,
pendaftaran beasiswa, Program Academic Recharging (PAR), dan kegiatan lain masih
belum dapat dipenuhi. Upaya perbaikan terus dilanjutkan menuju terbangunnya
pangkalan data perguruan tinggi (PDPT) nasional yang mampu mengantisipasi kebutuhan
pengembangan dosen di masa mendatang. Pengembangan tersebut menuntut perbaikan
struktur dan entitas pada database perguruan tinggi termasuk di dalamnya data dosen.
evaluasi.dikti.go.id
Gambar 1 Arsitektur Database Dosen Saat Ini
Arah pengembangan arsitektur database dosen perguruan tinggi di Ditjen Dikti mengacu
pada prinsip integrasi data sebagaimana digariskan dalam Rencana Strategis
Kementerian Pendidikan Nasional 2010-2014. Data dosen disimpan di Kemdiknas dalam
sebuah database yang terintegrasi pada PDPT, arsitektur ini disajikan pada Gambar 2.
Data dosen pada PDPT ini dapat diakses oleh semua unit dengan mekanisme dan cakupan
menurut kewenangannya. Data dosen yang dibutuhkan oleh Direktorat Pendidik dan
Tenaga Kependidikan (Diktendik) namun tidak tercakup dalam database PDPT dikelola
langsung oleh Diktendik. Data dosen ini dapat digunakan oleh Diktendik untuk berbagai
perumusan kebijakan terkait perencanaan dan pengembangan dosen, antara lain:
program sertifikasi dosen, pendaftaran studi lanjut, penilaian angka kredit untuk lektor
Local Database Database
Warehouse
Local Database
Local Database Belmawa
Kelembagaan
Diktendik pdpt.dikti.go.id
evaluasi.dikti.go.id
pak.dikti.go.id
serdos.dikti.go.id web service
Gambar 2 Arsitektur Jaringan Sistem Database Pendidik
Dengan berjalannya program-program tersebut, data dosen pada database Diktendik
akan dimutakhirkan secara terstruktur. Untuk pemutakhiran database dosen di PDPT dapat
dilakukan melalui mekanisme otomasi yang model dan tatacaranya akan disepakati
bersama antara pengelola PDPT dan pengelola database dosen di Direktorat Diktendik.
pada read and write). Dengan demikian, Diktendik sebagai unit di Ditjen Dikti yang memiliki tugas dan kewenangan dalam perencanaan dan pengembangan dosen nasional
dapat melakukan updating data dasar dosen secara lebih mudah, sehingga validitas data
dosen akan semakin meningkat dan akan dapat dipertahankan secara terus menerus. Data
dosen yang telah valid tersebut akan dapat digunakan oleh unit-unit lain baik internal
Ditjen Dikti maupun pihak lain yang membutuhkan, sehingga integrasi data dosen bisa
diwujudkan.
2.2 Penyempurnaan Struktur Database Dosen
Penyempurnaan struktur database dosen terdiri atas identifikasi kebutuhan masing-masing
pengguna, penyesuaian dan penambahan data field sesuai kebutuhan, integrasi kodifikasi
data terkait dengan pengelolaan sistem informasi dosen.
1. Tanggal Awal Menjadi Dosen
Diisi dengan tanggal awal yang bersangkutan diangkat menjadi dosen
2. Kode Bidang Ilmu
Diisi dengan bidang ilmu yang ditekuni dosen yang bersangkutan pada pendidikan
terakhirnya.
2.3 Pemutakhiran Database Dosen
Pemutakhiran data dosen dilakukan melalui pengunduhan dan pencetakan data dosen dari
laman evaluasi http://evaluasi.dikti.go.id. Kolom-kolom yang berlatarbelakang warna
abu-abu pada cetakan borang data dosen tersebut kemudian diisi dengan tulisan tangan
yang jelas. Hasil pemutakhiran kemudian diserahkan ke Kopertis dan akan dijadikan
bahan verifikasi dan validasi dengan tim pemutakhiran data Diktendik. Program
pemutakhiran data dosen dibatasi pada data per 31 Mei 2011 yang dimiliki oleh setiap
PT. Jumlah PT yang dilibatkan pada program pemutakhiran ini adalah sebanyak 88 PTN
Data yang diperlukan untuk pemutakhiran adalah sebagai berikut:
1. NIDN
Diisi dengan nomor induk dosen nasional yang telah diterbitkan oleh DIKTI.
2. Nama Dosen
Diisi dengan nama lengkap dosen yang bersangkutan tanpa gelar dan tidak
disingkat. Sebagai contoh : Sule Entis Sutisna, bukan Sule E. Sutisna, S.E. Sutisna, dll.
3. Tempat Lahir
Diisi dengan kota kelahiran dosen yang bersangkutan.
4. Tanggal Lahir
Diisi dengan tanggal kelahiran dosen yang bersangkutan dengan format yyyymmdd.
Misalnya untuk 25 Agustus 1975 ditulis 19750825.
5. Tanggal Awal Menjadi Dosen
Diisi dengan tanggal awal yang bersangkutan diangkat menjadi dosen
6. Kode Bidang Ilmu
Diisi dengan bidang ilmu yang ditekuni dosen yang bersangkutan pada pendidikan
terakhirnya.
7. NIP (Jika PNS DPK)
Diisi dengan nomor induk pegawai dosen yang bersangkutan (untuk PNS).
8. Nomor KTP/NIK
9. Email
10. Masih dosen tetap yayasan?
Diisi ya/tidak, sesuai dengan status dosen saat ini
11. Apakah dosen yang bersangkutan adalah pegawai tetap instansi
pemerintah/BUMN/BUMD/TNI/POLRI/pejabat negara/guru/swasta?
Diisi ya apabila dosen yang bersangkutan adalah pegawai tetap instansi
pemerintah/BUMN/BUMD/TNI/POLRI/pejabat negara/guru/swasta
12. Instansi Induk Dosen
Diisi apabila pertanyaan no.11 diisi Ya.
Pemutakhiran data pada laman Evaluasi (http://evaluasi.dikti.go.id) dilakukan oleh seluruh
perguruan tinggi, baik bagi PTS yang sudah menyusun Rencana Pengembangan Dosen
verifikasi Renbangdos sebelumnya, tidak diperlukan dokumen pendukung, kecuali apabila
terdapat perubahan (pengurangan/penambahan) jumlah dan status dosen.
Pemutakhiran data dosen dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Login ke laman evaluasi http://evaluasi.dikti.go.id dengan menggunakan akun
Perguruan Tinggi masing-masing.
2. Unduh data Dosen melalui tautan Unduh (Download) PEMUTAKHIRAN
3. Simpanlah (save) borang data dosen yang tampil ke dalam format Excel (pada pojok
kiri atas terdapat tautan untuk menyimpan data borang ke dalam format Excel).
4. Cetaklah borang data dosen pada butir 3 tersebut di atas.
5. Isilah kolom-kolom yang berlatarbelakang warna abu-abu pada cetakan borang
data dosen tersebut dengan tulisan tangan yang jelas.
6. Apabila ada data yang sudah tidak sesuai dengan kondisi saat ini, harap
diperbaharui dengan tulisan tangan yang jelas.
7. Bila isian kolom 11 pada borang (Kolom “Apakah Dosen ybs. Adalah pegawai tetap
instansi pemerintah/BUMN/BUMD/TNI/POLRI/Pejabat Negara/Guru/Swasta?”) diisi
dengan jawaban ‘Tidak’, maka lampirkanlah bukti pendukung berupa: foto copy KTP
dan foto copy SK pengangkatan dosen ybs. dari yayasan penyelenggara perguruan
tinggi.
8. Borang yang telah diisi dengan benar dan disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi,
beserta dokumen pendukung dijilid rapi.
9. Serahkan Borang dan dokumen pendukung sebagaimana dimaksud pada butir 7
kepada Kopertis selambat-lambatnya tanggal 13 Juli 2011.
10. Verifikasi akan dilakukan sesuai dengan jadwal yang akan diberitahukan kemudian.
Dokumen pendukung yang dibutuhkan antara lain: fotokopi atau hasil scan KTP dan SK
2.4 Verifikasi dan validasi data dosen tetap
Verifikasi bertujuan untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan valid tentang data
dosen. Verifikasi dan validasi dilakukan melalui komunikasi secara langsung (tatap muka)
tim pemutakhiran data Diktendik dengan penanggung jawab data dosen masing-masing
perguruan tinggi. Form verifikasi data ditampilkan secara rinci pada Lampiran Tabel 3.
2.5 Pembangunan Sistem Informasi Dosen
Sistem Informasi Dosen dibangun berdasarkan data dosen yang ada. Sistem informasi
diharapkan dapat memudahkan penentu keputusan dalam merencanakan pengembangan
dosen. Sistem informasi yang dibangun meliputi beberapa sub-sistem, yaitu:
1. Sub-sistem Perencanaan dan Pengadaan (Rekrutmen)
2. Sub-sistem Pengembangan Dosen (Beasiswa)
3. Sub-sistem Karir dan Pelatihan (seperti Detasering dan Academic Recharging)
4. Sub-sistem Penilaian Angka Kredit
5. Sub-sistem Sertifikasi Dosen
III. JADWAL KEGIATAN
Jadwal kegiatan secara tentatif dari kegiatan Pemutakhiran Data Dosen disajikan pada
Tabel 1. Tabel tersebut menunjukkan Bagan jadwal kegiatan secara keseluruhan dari
bulan Mei sampai November 2011. Tabel 2 menunjukkan rencana jadwal visitasi
Tabel 1 Bagan Jadwal Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2
1 Review & Finalisasi Panduan, penyiapan dokumen ke kopertis , Persiapan sosialisasi Pengembangan Sistem Informasi Diktendik PT
5-7
2 Pemberitahuan rencana sosialisasi pemutakhiran data diktendik ke Kopertis, dan dari Kopertis utk PTS 6 3 Review & Finalisasi Panduan, penyiapan dokumen ke
Kopertis 11-13
4 Koordinasi dengan Biro Kepegawaian mengenai data
tenaga kependidikan 12
5 Finalisasi bahan untuk sosialisasi 20-21 6 Pertemuan dengan Kopertis (Sosialisasi Awal) 21-22 7 Pemberitahuan Kopertis ke PTS 22 8 Pengisian data oleh peserta PTS 24 3 9 Persiapan validasi & verifikasi data 2-4
Validasi dan Verifikasi data dasar di PTS (Waktu 1) 14-16 21-23 28-30 4-6 11-13 18-20 8-10 15-17 22-24 29-1 6-8 Validasi dan Verifikasi data dasar di PTS (Waktu 2) 15-17 22-24 29-31 5-7 12-14 19-21 9-11 16-18 23-25 30-2 7-9
11 Finalisasi data dasar 18-20
12 Identifikasi kebutuhan informasi dari Diktendik dan Kopertis
13 Pengembangan sistem informasi dosen 14 Pelaporan
10
OKTOBER
SEPTEMBER NOVEMBER
No
Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutakhiran Data PTS
2 Kopertis II Palembang 111 1 1 2
Bengkulu 15 1 1 0
5 Kopertis V Jogyakarta 115 1 1 2
6 Kopertis VI Salatiga 60 1 1 1
Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutahiran Data PTS (lanjutan)
8 Kopertis VIII Denpasar 50 1 1 1
Kupang 32 1 1 0
11 Kopertis XI Pontianak 39 1 1 1
