Internal Kontrol
Dalam teori akuntansi dan organisasi, pengendalian intern atau kontrol intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Lebih rinci lagi, kebijakan dan prosedur yang digunakan secara langsung dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat serta menjamin ditaatinya atau dipatuhinya hukum dan peraturan, pengendalian intern terdiri atas kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang handal serta menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.
Pada tingkatan organisasi, tujuan pengendalian inteberkaitan dengan keandalan laporan keuangan, umpan balik yang tepat waktu terhadap pencapaian tujuan-tujuan operasional dan strategis, serta kepatuhan pada hukum dan regulasi. Pada tingkatan transaksi spesifik, pengendalian intern merujuk pada aksi yang dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (mis. memastikan pembayaran terhadap pihak ketiga dilakukan terhadap suatu layanan yang benar-benar dilakukan). Prosedur pengedalian intern mengurangi variasi proses dan pada gilirannya memberikan hasil yang lebih dapat diperkirakan. Pengendalian intern merupakan unsur kunci pada Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) tahun 1977 dan Sarbanes-Oxley tahun 2002 yang mengharuskan peningkatan pengendalian intern pada perusahaan-perusahaan publik Amerika Serikat.
Elemen dalam Pengendalian Intern, Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi:
Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.
Prosedur Pengendalian (Control Procedure)
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk standarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya fraud dan kesalahan.
Pemantauan (Monitoring)
Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan dapat menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian, pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen.
Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).
Informasi dan komunikasi merupakan elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan, informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi ini juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal.
Tugas Pokok
Bertanggung jawab untuk memastikan efektivitas dari sistem pengendalian internal dengan cara melakukan program-program pemeriksaan, review dan memberikan masukan terhadap kebijakan-kebijakan, proses-proses dan prosedur-prosedur untuk meyakinkan adanya kecukupan kontrol dalam rangka mendukung pertumbuhan bisnis.
Uraian Tugas & Tanggung Jawab
Internal Control Manager memiliki tugas dan bertanggung jawab (namun tidak terbatas) sebagai berikut:
1.PLANNING/PERENCANAAN
Perencanaan dan koordinasi program pengendalian internal dalam MAMI untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Menyusun manual audit, rencana audit, penjadwalan dan melaksanakan pemeriksaan sesuai jadwal yang telah disepakati.
Memberikan saran untuk perbaikan, pemisahan tugas, manajemen dokumen, pengendalian terhadap perubahan, keamanan fisik dan manajemen persetujuan terhadap kontrol yang ada pada proses bisnis.
2. CONTROLLING/PENGENDALIAN
Melakukan review secara berkelanjutan, menilai efektivitas dan aplikasi dari kontrol, serta kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang berlaku serta peraturan lokal dan global termasuk standar ISO.
Meninjau pengendalian internal dan keuangan yang ada - memastikan semua proses dipetakan secara akurat, menilai kelemahan, merekomendasikan perbaikan dan menerapkan kontrol untuk mengurangi risiko dan untuk menjaga aset perusahaan, menerapkan tindakan perbaikan yang diperlukan dan mengembangkan best practice, memastikan pemisahan tugas, termasuk remediasi temuan dan rekomendasi dari audit internal dan eksternal.
Memastikan kesiapan untuk audit internal / eksternal dan pengujian manajemen.
Mereview perkembangan dari dokumentasi proses bisnis termasuk, review tahunan dan berkala untuk mengidentifikasi risiko utama (terutama risiko fraud) dan memastikan kecukupan kontrol untuk mengatasi risiko-risiko tersebut, serta memperbarui proses bisnis.
Bekerja sama dengan masing-masing kepala departemen dan manajemen untuk memastikan bahwa hal-hal dibawah ini dilaksanakan sebagai bagian dari tanggung jawab mereka sehari-hari:
Risiko-risiko diidentifikasi, dimitigasi dan dipantau melalui program KRI dan RCSA,
Memastikan adanya Delegasi Wewenang yang efektif.
Memastikan setiap masalah terhadap proses dan pengendalian ditangani dan dieskalasi dengan segera.
Mempromosikan contoh-contoh praktek yang baik dalam perusahaan untuk mempromosikan kesadaran terhadap risiko dan kepatuhan di seluruh perusahaan.
Mendukung dan berpartisipasi aktif dalam pertemuan yang membahas pengendalian terhadap bisnis dengan semua tingkat staf dan manajemen.
Mereview hasil dari Key Risk Indicator (KRI) dan RCSA
Mereview proses Investigasi dan isu-isu yang terkait dengan risiko operasional dan memberikan solusi
3. LIAISING
Berfungsi sebagai contact person untuk semua audit internal/eksternal dan pemerintah. Bekerja sama dengan tim Risk Management dan/atau Compliance untuk membahas
semua masalah pada kebijakan, prosedur dan manajemen risiko.
Review tanggapan terhadap hasil audit internal dan eksternal dan memastikan bahwa rekomendasi dari audit diimplementasikan; menindaklanjuti action plan untuk memastikan bahwa semua action item diselesaikan sebelum audit berikutnya.
4. PELAPORAN
Mengkompilasi dan memberikan laporan-laporan audit/review/investigasi yang merinci kesimpulan dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan.
Melaporkan segala masalah yang berdampak kepada pelanggan dan mitra bank, dan potensi-potensi yang menimbulkan risiko kepada atasan dan/atau Direksi.
Etika bisnis
Etika bisnis merupakan cara untuk melakukan kegiatan bisnis, yang mencakup seluruh aspek yang berkaitan dengan individu, perusahaan dan juga masyarakat. Etika Bisnis dalam suatu perusahaan dapat membentuk nilai, norma dan perilaku karyawan serta pimpinan dalam membangun hubungan yang adil dan sehat dengan pelanggan/mitra kerja, pemegang saham, masyarakat.
Etika Bisnis dapat menjadi standar dan pedoman bagi seluruh karyawan termasuk manajemen dan menjadikannya sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari dengan dilandasi moral yang luhur, jujur, transparan dan sikap yang profesional.
Tiga pendekatan dasar dalam merumuskan tingkah laku etika bisnis, yaitu :
Utilitarian Approach : setiap tindakan harus didasarkan pada konsekuensinya. Oleh karena itu, dalam bertindak seseorang seharusnya mengikuti cara-cara yang dapat memberi manfaat sebesar-besarnya kepada masyarakat, dengan cara yang tidak membahayakan dan dengan biaya serendah-rendahnya.
Individual Rights Approach : setiap orang dalam tindakan dan kelakuannya memiliki hak dasar yang harus dihormati. Namun tindakan ataupun tingkah laku tersebut harus dihindari apabila diperkirakan akan menyebabkan terjadi benturan dengan hak orang lain.
Justice Approach : para pembuat keputusan mempunyai kedudukan yang sama, dan bertindak adil dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan baik secara perseorangan ataupun secara kelompok.
Fraud
Fraud adalah terminologi umum, yang mencakup beragam makna kecerdikan, akal bulus, tipu daya manusia yang digunakan oleh seseorang, untuk mendapatkan suatu keuntungan di atas orang lain melalui cara penyajian yang salah. Tidak ada aturan baku dan pasti yang dapat digunakan sebagai kata yang lebih untuk memberikan makna lain tentang fraud, kecuali cara melakukan tipu daya, secara tak wajar dan cerdik sehingga orang lain mejadi terperdaya. Satu-satunya yang dapat menjadi batasan tentang fraud adalah biasanya dilakuakn mereka yang tidak jujur/penuh tipu muslimat
Dengan demikian, secara umum fraud mengandung 3 unsur penting yaitu:
1. Perbuatan tidak jujur 2. Niat/Kesengajaan
3. Keuntungan yang merugikan orang lain
Fraud tidak sama dengan kesalahan atau kesengajaan. Contoh, jika seorang petugas bafan keuangan melakukan kesalahan dalam mencatat suatu transaksi pengeluaran/pembayaran yang berdampak pada kesalahan penyajian laporan buku kas umumnya, apakah ini fraud?
Belum tentu. Jika kesalahan tersebut terjadi tanpa didasari niat dan tidak ada keuntungan yang diperoleh akibat terjadinya kesalahan, maka kejadian tersebut bukanlah seuatu perbuatan yang dikategorikan fraud. Tindakan fraud setidaknya harus mencakup 3 aspek diantaraya:
1. Mencuri aset perusahaan
Tetapi jika pada situasi ini, kesalahan dalam mencatat transaksi pembayaran dilakukan dengan sengaja dan ada tujuan khusus yang hendak dicapai misalnya untuk mempertinggi pengeluaran dengan harapan selisihnya bisa diambil untuk pribadi, maka perbuatan tersebut adalah fraud. Terdapat empat faktor pendorong seseorang untuk melakukan fraud, yang disebut juga teori GONE, yaitu:
G: Greed (Keserakahan)
O: Oppoetunity (Kesempatan)
N: Need (Kebutuhan)
E: Exposure (Pengungkapan)
Definisi kecurangan secara hukum harus mencakup 5 hal, yaitu :
False representation
Informasi yang salah atau disembunyikan. Material fact
fakta yang substansial dan mempengaruhi tindakan seseorang dalam menterjemahkan fakta tersebut.
Intent to deceive
Adanya keinginan untuk menipu. Justifiable reliance
Misinterpretasi atas informasi yang substansial dan menyebabkan pengguna informasi tersebut mengalami kerugian.
Injury or loss
