PEMBUATAN WEBSITE PENGOLAHAN DATA PELATIHAN BALAI PELATIHAN
KETENAGAKERJAAN PADA DISNAKERTRANS JAWA BARAT
Aziz
Program Studi Sistem Informasi STMIK Nusa Mandiri Jakarta Jl. Damai No. 8 Warung Jati Barat
Margasatwa Jakarta Selatan [email protected]
Cep Adiwihardja Program Studi Manajemen
Informatika AMIK BSI Jakarta Jl. Kramat Raya No. 18 Jakarta
Muhammad Tabrani Program Studi Tehnik Informatika
STMIK Nusa Mandiri Jakarta, Jln. Kramat Raya No. 25 Jakarta
Pusat DKI Jakarta [email protected]
Abstract— Technical Implementation Unit (UPTD) of
West Java Provincial Manpower Training Center organizes skills training in preparing skilled workforce. At each reception new participants still use manual administration, thus slowing down the process and not yet provide optimal benefits. So that the system is capable of providing information quickly to the public.
By providing online information on web-based training registration, training schedule and training results can be received quickly so that the system can bermanfaan effectively and optimally
Keywords: information, system
Abstrak – Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Balai
Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat
menyelenggarakan pelatihan keterampilan dalam
memepersiapkan tenaka kerja yang terampil. Pada setiap
penerimaan peserta baru masih menggunakan
administarasi bersifat manual, sehingga memperlambat proses serta belum memberikan manfaat yang optimal. Sehingga diperluakan sistem yang mampuh memberikan
informasi secara cepat ke masyarakat. dengan
memberikan informasi secara online berbasis web pendaftaran pelatihan, jadwal pelatihaan dan hasil pelatihan dapat di terima dengan cepat sehingga sistem dapat bermanfaan secara efektif dan optimal
Kata Kunci: informasi, sistem, uptd
I. PENDAHULUAN
UPTD Balai Pelatihan Ketenagakerjaan sebagai pelaksana teknis Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Barat menyelenggarakan pelatihan keterampilan untuk mengurangi angka pengangguran dan menciptakan tenaga kerja mandiri dan terampil di Provinsi Jawa Barat.
Pada salah satu aktifitasnya UPTD Balai Pelatihan Ketenagakerjaan dalam membuat laporan pendataan peserta pelatihan keterampilan belum menerapkan sistem komputerisasi secara optimal. Disaat menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas pengetikan seluruh data peserta pelatihan keterampilan yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga disaat membuat laporan yang akurat dan tepat masih membutuhkan
waktu yang relatif lama serta kurang lengkapnya laporan yang dihasilkan.
Aplikasi administrasi berbasis desktop yang bersifat stand-alone pada Bagian Pengembangan Pegawai Sekretariat Direktorat Jenderal Perbendaharaan hanya dapat melakukan pendataan terhadap pelaksanaan diklat dan juga pengarsipan file data peserta, namun tidak menjangkau informasi kegiatan dan pendaftaran kegiatan. Untuk itu diperlukan sebuah aplikasi sistem informasi yang dapat memberikan informasi kegiatan dan juga pendaftaran peserta secara online supaya lebih efektif(Gerhaantara & Samopa, 2013)
Pihak manajemen pelatihan memegang peranan penting dalam menentukan kesuksesan dari sebuah pelatihan. Pihak manajemen memiliki tugas untuk mengelola semua hal yang berhubungan dengan pelatihan, mulai dari mengelola data peserta pelatihan sampai dengan penyelenggaraan pelatihan tersebut. (Rofiq, Sholiq, & Muqtadiroh, 2013)
Beberapa masalah lain pada Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat seperti;
Kurang tersebarnya informasi pelatihan kepada para calon pencari kerja dan instansi terkait di Provinsi Jawa Barat.
Sering terjadinya kerangkapan data peserta dan
pelatihan yang diikutinya (redudancy) dan sulitnya
melakukan pencarian data peserta, data instruktur, data kegiatan pelatihan kerja karena tidak adanya sistem yang otomatis sehingga dapat menghabiskan waktu dan tenaga.
Lamanya proses perubahan atau pengkoreksian data apabila suatu waktu terjadi kesalahan dalam menginput data.
Masih sulit mendata lulusan peserta yang sudah bekerja, dikarenakan tidak adanya pendataan khusus dalam penyajiannya.
Kurang efektifnya informasi calon tenaga kerja
yang kompeten kepada industri tenaga kerja
(perusahaan).
para calon pencari kerja dan instansi terkait di Provinsi Jawa Barat.
2. Untuk mempermudah pengelolaan data peserta
pelatihan pada UPTD Balai Pelatihan
Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat.
II. TINJAUANPUSTAKA
a. Pengertian Sistem Informasi
“sistem informasi (information system) adalah suatu
sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan
oleh pihak luar tertentu.” Sutabri (2012:38)
b. Pengertian Pelatihan
Menurut Harun (2007:54) Pelatihan adalah suatu proses pendidikan yang memerlukan perhatian lebih dari sekadar pemberian informasi dan kecakapan semata.
c. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Simarmala dan Paryudi (2010:67) Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu
proyek kedalam entitas-entitas dan menentukan
hubungan antar entitas.
d. UML (Unified Modeling Language)
Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2015:113) UML (Unfield Modelling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analasis dan
desain, serta menggambarkan arsitektur dalam
pemrograman berorientasi objek.
Metode yang digunakan pada pengembangan
perangkat lunak ini menggunakan model waterfall yang
terbagi menjadi 5 tahapan, yaitu:
1. Analisis (Analysis)
Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun.Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap. Peneliti akan melakukan beberapa hal yang diperlukan yaitu membuat studi kelayakan, alokasi waktu, dan cakupan
Dalam Desain perangkat lunak proses multi langkah yang fokus pada desain pembuatan program
perangkat lunak termasuk database yang akan
dijelaskan dalam ERD, representasi antarmuka menggunakan dreamweaver, dan penggambaran Software Architecture atau UML yang terdiri dari usecase, activity diagram, deployment diagram dan component diagram menggunakan aplikasi enterprise
architect. Antarmuka pengguna (user interface)
berupa formulir pendaftaran calon peserta pelatihan.
III. HASILDANPEMBAHASAN
a. Prosedure Sistem Berjalan
Mekanisme proses layanan pelatihan pada UPTD Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
1. Penyebarluasan informasi pelatihan
Dimana dalam proses ini UPTD Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat melakukan penyebarluasan informasi pelatihan yang akan
diadakan pada UPTD Balai Pelatihan
Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat melalui spanduk, brosur, dan koordinasi dengan Dinas terkait .
2. Calon peserta mendaftarkan di UPTD Balai Pelatihan
Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat,dimana dalam proses ini calon peserta pelatihan ketrampilan
mendaftarkan diri dengan mengisi formulir
pendaftaran.
3. Seleksi calon peserta pelatihan
Dimana dalam proses ini penyelenggara pelatihan UPTD Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat menyeleksi dan mengelompokkan peserta pelatihan ketrampilan sesuai jenis pelatihan dan jadwal pelatihan yang akan diikuti oleh peserta pelatihan ketrampilan.
4. Daftar ulang peserta pelatihan
Dimana dalam proses ini penyelenggara UPTD Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat memanggil para peserta pelatihan yang telah lulus diseleksi dan dikelompokkan masuk dalam kelompok angkatan pelatihan dan masing-masing pilihan kejuruannya tersebut untuk daftar ulang.
5. Mengikuti pelatihan sampai selesai
Dimana dalam proses ini para peserta pelatihan ketrampilan mengikuti pelatihan tersebut sampai selesai sesuai jadwal yang telah ditentukan.
6. Penempatan pemagangan/wirausaha
act Pengelola Data
Activity Diagram Pelatihan
Peserta Pelatihan Pengelola Data Kepala Balai Penyelenggara Pelatihan
input data nominatif peserta pelatihan
input data alumni pelatihan
laporan data nominatif peserta pelatihan
laporan data alumni pelatihan
penempatan/pemagangan
Gambar 1. Activity Diagram Pelatihan
b. Use Case
1. Use Case Diagram Pengunjung
uc Use Case M o...
Gambar 2.Use Case Diagram Pengunjung
Tabel 1. Deskripsi Use Case Diagram Pengunjung
Use Case Pengunjung
Brief Description
Use Case ini merupakan sebagai fasilitas
untuk pengunjung dalam melihat web yang ada pada Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat.
Actor Pengunjung.
Pre Concition
Pengunjung harus menggunakan browser
internet untuk mengakses website Balai
Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat
Main Flow Saat website Balai Pelatihan
Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat
pertama kali diakses melalui browser
internet, maka pengunjung hanya bisa
melihat data tampilan saja dan tidak bisa mengakses data yang ada kecuali mendaftar sebagai calon peserta pelatihan sesuai persyaratan.
Alternative Flow
Jika pengunjung memilih menu pendaftaran yang berada dihalaman web maka
pengunjung dapat mengisi data yang ada di halaman pendaftaran tersebut.
Post Condition
Jika proses telah berhasil akan tampil home,
profil, informasi, pendaftaran online dan galeri photo.
2. Use Case Diagram Diagram Admin
uc Use Case M o...
Gambar 3.Use Case Diagram Halaman Admin
Tabel 3. Deskripsi Use Case Diagram Admin
Use Case Admin
Brief Description
Use Case ini merupakan sebagai fasilitas
untuk admin dalam melakukan memasukkan data dan merubah data.
Actor Admin.
Pre Concition
Admin harus menggunakan browser
internet untuk mengakses website Balai
Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat
Main Flow
Saat website Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat pertama kali diakses melalui browser
internet, maka Admin harus login terlebih
dahulu. Setelah berhasil login maka akan tampil Index halaman, dan admin bisa memilih menu-menu yang ingin dimasukkan data-datanya atau memanipulasi data.
Alternative Flow
Jika data login admin tidak valid atau tidak berhasil login maka website akan
menampilkan pesan login.
Post Condition
3. Activity Diagram Admin
act Use Case Mo...
Web Balai Prov Jabar Admin
Membuka brow ser
Halaman login admin
Memasukkan username dan passw ord
Ruang Admin
Input/edit data master
Simpan data master
Tampil data
Input/edit informasi w eb
Simpan data pelatihan
Tampil data pelatihan
Log out
Menutup brow ser
Login gagal
Verifikasi data login
Proses simpan data
master
Proses simpan data
pelatihan
Data cocok
T idak
Ya
Gambar 4. Activity Diagram Admin
4. Activity Diagram Pengunjung
act Activ ity Pengunj ung
SIstem Pengunjung
Membuka Browser dan ketik
alamat website Tampil halaman index
Menampilkan halaman index
Klik Menu "PENDAFTARAN ONLINE"
Isi Form Pendaftaran
Klik Tombol "DAFTAR" Menyimpan Data
Tampil Form Pendaftaran
Menampilkan Data yang telah di Input Mencetak Data Form
Pendaftaran
Menutup Browser
Gambar 5. Activity Diagram Staf Pengelola
5. Spesifikasi File
a. Spesifikasi File Pendaftar
Nama File : Pendaftar
Akronim : pendaftar.myd
Fungsi : untuk menyimpan data
pendaftar
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 166 Bytes
Kunci Field : id_daftar
Tabel 4. Spesifikasi File Pendaftar
No. Elemen Data Akronim Type Size Ket
1. Id Pendaftaran id_daftar Int 10 Primary Key
2. Nama Pendaftar nama Int 30
3. No. KTP ktp Int 16
4. Alamat alamat Varchar 30
5. Tanggal Lahir tgl_lahir date
6. Tempat lahir tempat Varchar 20
7. No. Telp telp Int 15
8. Jenis Kelamin jns_kel Enum “L”,”P”
9. Id Pendidikan Id_pendidikan Int 5
10 Id Daerah id_daerah Int 5
11. Id dana id_dana Int 5
12. Id Angkatan id_angkatan Int 5
13. Id Kejuruan id_kej Int 5
14. Id Status id_status Int 5
15. Tanggal Daftar tgl_daftar Int date
16. Email email Varchar 15
b. Spesifikasi File Peserta
Nama File : Peserta
Akronim : peserta.myd
Fungsi : untuk menyimpan data
peserta
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 20 Bytes
Kunci Field : id_peserta
Software : XAMPP
Tabel 5. Spesifikasi File Peserta
No. Elemen Data Akronim Type Size Ket
1. Id Peserta id_peserta Int 5 Primary Key
2. Id Daftar id_daftar Int 5
3. Id Status id_status Int 5
4. Id Perusahaan id_perusahaan Int 5
6. Tampilan Program Halaman Beranda
Gambar 11. Tampilan Halaman Beranda
IV. KESIMPULAN
1. Pengolahan data dapat dilakukan secara cepat dan
akurat sehingga dapat dijadikan informasi penting khususnya bagi masyarakat, instansi ataupun para pencari kerja di Jawa Barat.
2. Dengan adanya sistem informasi ini masyarakat,
instansi terkait ataupun para pencari kerja tidak repot lagi mendapatkan informasi pelatihan di Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa
Barat karena bisa dilakukan secara online.
3. Sistem pengolahan data pelatihan dan informasi
pelatihan yang teritegrasi dalam sistem ini sebagai hasil dari perkembangan teknologi yang dapat mambantu manusia dalam menangani pengolahan data sehingga memudahkan dalam pembuatan suatu bentuk keluaran/laporan yang diperlukan khusunya staf pengelola data pelatihan di Balai Pelatihan Ketenagakerjaan Provinsi Jawa Barat.
4. Selain itu sistem informasi ini diharapkan dapat
memberikan kemudahan informasi bagialumni, para pencari kerja, masyarakat, ataupun instansi terkait dan membantu meningkatkan kinerja
pelayanan Balai Pelatihan Ketenagakerjaan
Provinsi Jawa Barat kepada masyarakat untuk kedepannya.
REFERENSI
Gerhaantara, Rachmat and Febriliyan Samopa.
"Pembuatan Sistem Informasi Pendidikan dan Pelatihan dalam Jabatan Berbasis Web pada
Bagian Pengembangan Pegawai Direktorat
Jenderal Perbendaharaan." JURNAL TEKNIK POMITS 2 (2013): A376-A378.
Jonner, Simarmala and Iman Paryudi. Basis Data. Yogyakarta: C.V Andi Offset, 2010.
Rochajat, Harun. Metode Penelitian Kualitatif Untuk Pelatihan. Bandung: Mandar Maju, 2007. Rofiq, Ainnur, Sholiq Sholiq and Feby Artwodini
Muqtadiroh. "Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pelatihan (SIMPEL) pada Lembaga Pelatihan XYZ." Jurnal Teknik ITS 2 (2013): 68-72.
Sukamto, Rosa Ariani and Muhammad Shalahuddin.
Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung:
Informatika, 2015.
Aziz, kelahiran 1989. Lulus menjadi sarjana di STMIK Nusa Mandiri pada tahun 2016 pada program studi Sistem Informasi, saat ini bekerja di Balai Ketenagakerjaan Bekasi
Cep Adiwiharja, lulusan S1 Univ. Komputer Indonesia Bandung pada tahun 2005 dan melanjutkan lulusan S2 STMIK Nusa Mandiri Pasca Sarjana Jakarta pada tahun 2014. Saat ini aktif mengajar di BSI dengan mata kuliah Metode Penelitian dan Perancangan Basis Data, dan Struktur Data
