MAKALAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
“AUDIT KEPEGAWAIAN SUMBER DAYA MANUSIA”
Disusun Oleh :
Kelompok 7 MN 15 BB
Agustina Silvia Dani Hamid 15080574056
Putri Wahyu Utami 15080574057
Sindy Ayu Tanti 15080574059
Tifani Karina 15080574060
Sheilla Priyatnasari 15080574114
Achmad Choirul 15080574116
Juniar Rosalina Widyawati 150805740217
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA FAKULTAS EKONOMI
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat kehendak-Nya kami dapat menyelesaikan tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusaia. Adapun pembahasan yang dibahas dalam makalah berikut ini yaitu mengenai Audit Kepegawaian Manajemen Sumber Daya Manusia.
Kami juga tidak lupa mengucapkan banyak terima kasih kepada Dosen yang telah memberikan kami tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusaia sehingga kami lebih berpengalaman dalam mengerjakan makalah. Makalah ini juga diharapkan dapat menambah pengetahuan kita tentang definisi audit kepegawaian beserta ruang lingkupnya, manfaat dan tujuan pelaksanaan audit kepegawaian sumber daya manusia, dan proses dalam melakukan audit kepegawaian. Untuk kesempurnaan dari makalah ini, maka kami mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca agar dalam menyusun makalah berikutnya dapat lebih baik lagi. Akhirnya dengan tersusunnya makalah ini dapat menambah ilmu pengetahuan kita semua, terima kasih.
DARTAR ISI
KATA PENGANTAR ... 1 DAFTAR ISI ... 2 BAB I PENDAHULUAN
1.1. LatarBelakang ... 3 1.2. Permasalahan ... 3 1.3. Tujuan Penulisan ... 3
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Batas-batas Kemampuan Produksi(PPC)... 4
2.2. Problema atau Permasalahan Ekonomi Makro... 5
2.3. Tujuan dan Kebijakan Ekonomi Makro... 6
2.4. Aliran Pendapatan dalam Perekonomian... 8
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan... 9
3.2.
Saran... 9
DAFTAR
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Manajemen sumber daya manusia dapat terselenggara secara efisien dan efektif apabila dalam seluruh proses manajemen terjadi interaksi positif antara para manajer teknis operasional yang bertanggung jawab atas tugas dan fungsi pokok dalam organisasi. Termasuk dalam menjalankan kegiatan audit kepegawaian sumber daya manusia. Kegiatan audit kepegawaian membantu mengetahui bila terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan berbagai kebijksanaan yang dirumuskan baik di dalam maupun di luar organisasi.
Audit kepegawaian sering kali kurang mendapat perhatian, padahal kegiatan ini tidak kalah penting dibandingkan dengan berbagai jenis audit lainnya dalam organisasi. Pengelolaan sumber daya manusia tidak bisa lepas dari kegiatan audit karena kemungkinan besar terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan berbagai kebijakan yang dirumuskanpun tidak selalu tepat. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk melakukan audit kepegawaian guna meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan dalam kegiatan manajemen sumber daya manusia.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apa definisi dari Audit SDM?
2. Seperti apa ruang lingkup dari Audit SDM? 3. Apa tujuan dari pengadaan Audit SDM?
4. Apa manfaat yang diterima perusahaan atas diadakannya Audit SDM? 5. Apa saja pendekatan yang digunakan dalam meneliti Audit SDM?
6. Apa intrumen yang digunakan dalam melakukan penelitian terhadap Audit SDM?
1.3 TUJUAN
1. Mengetahui definisi dari Audit SDM 2. Mengetahui ruang lingkup dari Audit SDM 3. Mengetahui tujuan dari pengadaan Audit SDM 4. Mengetahui manfaat dari pengadaan Audit SDM
5. Mengetahui berbagai macam pendekatan yang digunakan dalam meneliti Audit SDM
6. Mengetahui beberapa intrusmen yang digunakan dalam melakukan penelitian terhadap Audit SDM
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 DEFINISI
Audit Kepegawaian Sumber Daya Manusia merupakan penilaian dan analisis yang komperehensif terhadap program-program SDM. Audit termasuk studi terhadap fungsi manajemen SDM pada organisasi secara keseluruhan termasuk yang dilaksanakan oleh manajer dan para supervisor. Audit SDM menekankan penilaian (evaluasi) terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka memastikan apakah aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuannya dan memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningkatkan kinerja dari program/aktivitas tersebut. Audit bisa dilakukan terhadap satu divisi atau departemen, atau mungkin juga dilakukan terhadap keseluruhan organisasi.
2.2 RUANG LINGKUP
Ruang lingkup audit SDM, cara, sistem, metode penilaian, dan penilai harus diinformasikan secara jelas kepada karyawan supaya mereka mengetahuinya. Ruang lingkup audit SDM, yaitu what, why, where, when, who, and how disingkat 5W+1H.
1. What (Apa) yang dinilai, yaitu prestasi kerja, perilaku, kesetiaan, kejujuran, kerjasama, kepemimpinan, loyalitas saat sekarang, potensi akan datang, sifat, dan hasil kerjanya.
2. Why (Kenapa) dinilai, untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan, kepentingan, pengembangan, dan lain-lain.
3. Where (Dimana) dinilai, didalam atau diluar pekerjaan.
5. Who (Siapa) yang menilai, yaitu atasan langsung, atasan dari atasan langsungya, dan atau suatu tim yang dibentuk diperusahaan.
6. How (Bagaimana) penilaiannya, yaitu dengan metode tradisional atau metode modern. Metode tradisional seperti rating scale, employer comparation, alternative rangking, paired comparation, dan lain-lain. Metode Modern seperti assessment centre dan Management By Objective
atau manajemen berdasarkan sasaran ( MBS=MBO).
2.3 TUJUAN AUDIT
Ada beberapa hal yang ingin dicapai melalui Audit Msdm yang merupakan tujuan dilakukannya audit tersebut, yaitu :
1. Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu.
3. Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan.
4. Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setip karyawan.
5. Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertikal (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.
6. Untuk memotifasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan disiplin karyawan.
7. Untuk menghindari terjadinya kesalahan sedini mungkin dan tindakan perbaikannyadapat dilakukan secepatnya.
8. Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan mengikuti pengembangan (pelatihan pendidikan).
9. Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memperhatikan nilai mereka. 10. Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan seleksi penerimaan
11. Sebagai dasar penilaian kembali rencana sdm apakah sudah baik atau tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali.
2.4 MANFAAT
Audit SDM memberikan banyak manfaat bagi perusahaan terlebih kepada departemen sumber daya manusia, antara lain :
1. Mengidentifikasi tentang konstribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai sasarannya 2. Menumbuhkan citra professional dari kepegawaian, bukan hanya karena
mampu merumuskan kebijaknsanaan yang tepat, tetapi karena juga peranannya menjembatani kepentingan para pekerja dengan kepentingan organisasi sebagai keseluruhan.
3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara anggota-anggota departemen sumber daya manusia
4. Menjelaskan tugas, wewenang, dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia
5. Mendorong keseragaman penerapan berbagai kebijaksanaan yang telah ditetapkan
6. Meningkatkan kemampuan bagian kepegawaian bersikap proaktif dalam arti mampu mengantisipasi kemungkinan timbulnya permasalahan dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan sedemikian rupa sebelum permasalahan itu berubah menjadi krisis.
7. Menjamin ketaatan organisasi beserta seluruh komponennya kepada berbagai peraturan perundang-undangan yang diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang serta ketentuan-ketentuan yang berlaku khusus bagi organisasi yang bersangkutan
8. Turut serta memikirkan dan berperan dalam meningkatkan efesiensi, efektivitas dan produktivitas kerja seluruh pekerja
10. Menjamin bahwa sistem informasi kepegawaian selalu mutakhir, akurat, dapat dipercayai dan mudah digunakan untuk berbagai kepentingan sepertin untuk rekrutmen, perencanaan karier, pembinaan pegawai dan pengembangan sumber daya manusia.
2.5 PENELITIAN SEBAGAI ALAT AUDIT
Pengalaman banyak organisasi menunjukkan bahwa terdapat lima pendekatan penelitian yang biasa digunakan, yaitu :
a. Pendekatan Perbandingan
Peneliti menentukan suatu satuan kerja tertentu yang dinilai berprestasi tinggi sebagai model dan bagian-bagian lain yang diteliti dibandingkan dengan model tersebut. Data-data yang diperoleh tentang berbagai aspek yang diteliti, seperti tingkat penghasilan dan sebagainya, memberi petunjuk tentang berbagai masalah yang perlu dipecahkan, kebijaksanaan yang perlu ditinjau kembali dan prosedur yang mungkin perlu disempurnakan.
b. Pendekatan Penggunaan Konsultan
Pendekatan penggunaan konsultan sering digunakan oleh suatu tim audit yang berasal dari luar organisasi. Artinya tidak mustahil bahwa karena berbagai pertimbangan, manajemen puncak memutuskan menggunakan jasa konsultan untuk melakukan audit kepegawaian. Dalam hal ini konsultan menentukan sendiri standar prestasi tententu untuk kemudian dibandingkan dengan situasi nyata dalam organisasi yang diteliti. Selain itu mereka menggunakan berbagai hasil penelitian yang telah diterbitkan yang mengandung informasi yang relevan bagi tugas audit yang dilakukan. Standar informasi itulah yang digunakan sebagai tolak ukur. Empat hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa konsultan :
2. Menjamin bahwa akses terhadap informasi yang diperlukan benar-benar tebuka
3. Konsultan perlu menjalani suatu program orientasi sehingga mereka benar-benar mengenal organisasi
4. Manajemen puncak perlu menyadari bahwa peranan kerja konsultan tetap sangat terbatas, yaitu mengusulkan langkah-langkah perbaikan sedangkan keputusannya tetap ditangan manajemen.
c. Pendekatan Statistikal
Pendekatan statistikan merupakan dampak dari perkembangan teknologi informasi dan komputer hal ini dibuktikan banyaknya informasi yang dapat dinyatakan dalam data-data statistik walaupun tidak semua penelitian dapat ditransformasikan menjadi angka-angka statistik. Dalam hal ini tim audit kepegawaian dapat menggali informasi yang diperlukan dari sistem informasi yang sudah dimiliki oleh organisasi dan melakukan analisis yang diperlukan yang hasilnya dinyatakan dalam angka-angka.
d. Pendekatan ketaatan
Ketaatan organisasi dan satuan-satuan kerja di dalamnya kepada peraturan perundang-undangan dan kepada peraturan permainan internal yang telah disepakati bersama merupakan salah satu kunci keberhasilan organisasi. Sebaliknya melanggar kedua hal tersebut dapat merupakan jalan pintas bagi kegagalan atau kehancuran bagi organisai.
e. Pendekatan MBO
Manajemen berdasarkan sasaran (Management By Objective) adalah suatu cara terbaik untuk melibatkan para karyawan dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut pekerjaan mereka. Penerapan MBO didasarkan pada prinsip “satu langkah ke bawah” dengan skenario sebagai berikut :
dibahas dan ditetapkan sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi sebagai keseluruhan.
2. Berdasarkan prinsip “satu langkah ke bawah” masing-masing manajemen puncak membahas dan menetapkan sasaran departemental yang ingin dicapai oleh satuan kerja yang dipimpin oleh direktur yang bersangkutan.
3. Masing-masing manajer mengumpulkan para manajer yang lebih rendah dan membicarakan dengan mereka serta menetapkan sasaran yang ingin dicapai oleh satuan kerja yang lebih kecil lagi.
4. Demikian seterusnya hingga pada tingkat individual yang juga mengambil keputusan sendiri tentang sasaran yang ingin ia capai.
2.6 INSTRUMEN PENELITIAN
Kegiatan audit kepegawaian diselenggarakan dengan melakukan kegiatan pengumpulan data. Berbagai teknik penelitian dapat digunakan untuk kepentingan tersebut. oleh karena itu agar sasaran penelitian mengumpulkan sebanyak mungkin informasi terdapat empat teknik yang dapat digunakan.
1. Wawancara
Untuk kepentingan audit kepegawaian, wawancara diselenggarakan oleh tim peneliti dengan dua pihak, yaitu para manajer dan karyawan dalam organisasi, serta para karyawan yang sudah mengambil keputusan berhenti dan pindah bekerja ke organisasi lain.
Wawancara yang diselenggarakan dengan para manajer operasional dimaksudkan untuk memperoleh tanggapan, pandangan dan saran mereka tentang berbagai aspek pengelolaan sumber daya manusia.
2. Kuesioner
terus terang. Manfaat lain ialah bahwa dapat dicapai jumlah responden yang lebih besar.
Teknik ini juga memiliki kelemahan. Kelemahan pertama ialah kemungkinan jawaban yang tidak rasional atau tidak obyektif, justru karena kerahasiaan identitas respondennya. Kelemahan kedua ialah kemungkinan rendahnya presentase responden yang mengisi dan mengembalikan kuesioner kepada peneliti. Kelemahan ketiga adalah interpretasi responden yang tidak tepat tentang makna pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner
Untuk kepentingan audit kepegawaian, pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam kuesioner dapat dikelompokkan dalam tiga bagian, yaitu pandangan responden tentang pekerjaan mereka, tentang atasan dan tentang para pengelola sumber daya manusia.
3. Arsip Kepegawaian
Tidak semua informasi dapat digali dengan menggunakan dengan suatu kuesioner. Inilah yang mendorong para peneliti untuk menggunakan teknik-teknik pengumpulan data lainnya. Yaitu dengan cara mempelajari dokumen kepegawaian. Apabila dokumen kepegawaian tersebut dikelola dengan baik, berbagai informasi dapat digali didalamnya.
4. Informasi eksternal
2.7 LAPORAN AUDIT
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti:
1. Format apapun yang digunakan, laporan harus tersusun secara sistematik sehingga mudah dipahami oleh berbagai pihak yang berkepentingan. 2. Bahasa yang digunakan haruslah sedemikian rupa sehingga tidak mudah
menimbulkan interpretasi yang tidak tepat.
3. Informasi yang terdapat dalam laporan harus memenuhi persyaratan kemutakhiran, kelengkapan, dan dapat dipercaya.
4. Laporan audit yang disusun harus bersifat aktual.
5. Laporan audit, meskipun sifatnya “melihat ke belakang”, bahan yang terdapat didalamnya harus dapat digunakan untuik berbagai kepentingan manajemen sumber daya manusia dimasa depan.
Suatu laporan audit yang memenuhi berbagai persyaratan harus berguna untuk empat kelompok orang dalam organisasi yaitu:
a. Para manajer teknikal dan fungsional,
b. Para pejabat dan petugas bagian kepegawaian yang menangani segi-segi tertentu manajemen sumber daya manusia,
c. Manajer sumber daya manusia, dan d. Para karyawan dalam organisasi
Pelaporan pertanggung jawaban audit diberikan kepada:
2.8 PROSES AUDIT
Pelaksanaan audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manajer urusan SDM, baik secara individual maupun kolektif. Audit SDM dilakukan secara formal dan informal, baik langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Audit formal dilakukan oleh atasan langsung atau orang yang dapat memberikan sanksi. Audit informal dilakukan oleh masyarakat sehingga tidak dapat memberikan sanksi, tetapi penilaiannya sangat objektif jadi perlu diperhatikan penilai formal sebagai masukan. Audit SDM baru ada artinya jika ada tindak lanjut dari hasilnya. Hal ini perlu supaya karyawan termotivasi untuk meningkatkan disiplin, semangat kerja, dan perilakunya.
Standar pekerjaan lapangan ketiga menyebutkan beberapa prosedur audit yang harus dilaksanakan oleh auditor dalam mengumpulkan berbagai tipe bukti audit. Prosedur audit adalah instruksi rinci untuk mengumpulkan tipe bukti audit tertentu yang harus diperoleh pada saat tertentu dalam audit. Prosedur audit yang disebutkan dalam standar tersebut meliputi inspeksi, pengamatan, permintaan keterangan, dan konfirmasi.
Disamping auditor memakai prosedur audit yang disebutkan dalam standar tersebut, auditor melaksanakan berbagai prosedur lainnya untuk mengumpulkan bukti audit yang akan dipakai sebagai dasar untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditan. Prosedur audit lain tersebut meliputi: penelusuraN, pemeriksaan bukti pemdukung, penghitungan, dan scanning. Dengan demikian, prosedur audit yang biasa dilakukan oleh auditor meliputi:
2.1 Inspeksi
tetap misalnya, auditor akan dapat memperoleh informasi mengenai eksistensi dan keadaam fisik aktiva tersebut.
2.2 Pengamatan
Pengamatan atau observasi merupakan prosedur audit yang digunakan oleh auditor untuk melihat atau menyaksikan pelaksanaan suatu kegiatan. Contoh kegiatan yang biasa diamati oleh auditor dalam auditnya adalah: penghitungan fisik sediaan yang ada digunakan klien, pembuatan dan persetujuan voucher, cara penyimpanan kas yang ada ditangan klien. Dengan pengamatan ini auditor akan dapat memperoleh bukti visual mengenai pelaksanaan suatu kegiatan. Objek yang diamati auditor adalah karyawan, prosedur, dan proses.
3. Konfirmasi
Seperti telah diuraikan diatas, konfirmasi merupakan bentuk penyelidikan yang memungkinkan auditor memperolh informasi secara langsung dari pihak ketiga yang bebas. Prosedur yang biasa ditempuh oleh auditor dalam konfirmasi ini adalah sebagai berikut :
1. Auditor meminta dari klien untuk menanyakan informasi tertentu kepada pihak luar.
2. Klien meminta kepada pihak luar yang ditunjuk oleh auditor untuk memberikan jawaban langsung kepada auditor mengenai informasi yang ditanyakan oleh auditor tersebut.
3. Auditor menerima jawaban langsung dari pihak ketiga tersebut. 4. Permintaan keterangan
mengenai kemungkinan keputusan perkara pengadilan yang sedang ditangani oleh penasehat hukum tersebut.
4. Penelusuran
Dalam melaksanakan prosedur audit ini, auditor melakukan penelusuran informasi sejak mula-mula data tersebut direkam pertama kali dalam dokumen, dilanjutkan dengan pelacakan pengolahan data tersebut dalam proses akuntansi. Prosedur audit ini terutama diterapkan terhadap bukti documenter. Contoh prosedur penelusuran yang dilakukan oleh auditor adalah pemeriksaan terhadap transaksi penjualan yang dimulai oleh auditor dengan memeriksa informasi dalam surat order dari customer, diusut kemudian dengan informasi yang berkaitan dalam surat order penjualan, laporan pengiriman barang, faktur penjualan, jurnal penjualan, dan akun piutang usaha dalam buku pembantu piutang usaha. Penelusuran dilakukan dengan tujuan untuk menetukan ketelitian dan kelengkapan catatan akuntansi.
5. Pemeriksaan dokumen pendukung
Pemeriksaan dokumen pendukung (vouching) merupakan prosedur audit yang meliputi:
a. Inspeksi terhadap dokumen-dokumen yang mendukung suatu transaksi atau data keuangan untuk menentukan kewajaran dan keberanannya.
b. Pembandingan dokumen tersebut dengan catatan akuntansi yang berkaitan.
dilaksanakan dengan tujuan untuk memperoleh bukti audit mengenai kebenaran perlakuan akuntansi terhadap transaksi yang terjadi.
6. Penghitungan (Counting)
Prosedur audit ini meliputi :
a. Penghitungan fisik terhadap sumber daya berwujud seperti kas atau sediaan di tangan
b. Pertanggungjawaban semua formulir bernomor urut tercetak.
Penghitungan fisik digunakan untuk mengevaluasi bukti fisik kuantitas yang ada di tangan, sedangkan pertanggung jawaban formulir bernomor urut tercetak digunakan untuk mengevaluasi bukti documenter yang mendukung kelengkapan catatan akuntansi.
7. Scanning
Scanning merupakan penelaahan secara cepat terhadap dokumen, catatan dan daftar untuk mendeteksi unsur-unsur yang tampak tidak biasa yang memerlukan penyelidikan lebih mendalam.
8. Pelaksanaan ulang
Prosedur audit ini merupakan pengulangan aktivitas yang dilaksanakan oleh klien. Umumnya pelaksanaan ulang diterapkan pada perhitungan dan rekonsiliasi yang telah dilakukan oleh klien. Contohnya adalah perhitungan ulang julah total dalam jurnal, perhitungan ulang biaya depresiasi, biya bunga terutang, perkalian antarakuantitas dengan harga satuan dalam inventory summary sheets, dan perhitungan ulang penjumlahan dalam rekonsiliasi bank.
9. Computer-assisted audit techniques
2.9 HAMBATAN DALAM MELAKUKAN AUDIT
Hambatan internal dalam melakukan audit kepegawaian antara lain : 1. Kurangnya respon dari Manajemen Puncak.
2. Internal auditor yang ditugaskan melakukan audit tetap memiliki tanggung jawab terhadap pekerjaan utamanya, akibatnya kesulitan untuk menjadwal audit dan pelaksanaan audit tidak efektif.
3. Seringkali auditor internal mengkaitkan tidak adanya reward tambahan sebagai seorang auditor.
4. Auditee kurang merespon baik saat diaudit oleh internal auditor, bahkan beberapa orang merasa bahwa audit mengganggu pekerjaan utama. 5. Hasil temuan audit internal biasanya tidak di follow up dengan baik,
karena tidak ada sanksi jika tidak difollow up.
6. Top management seringkali tidak melihat audit internal sebagai alat untuk mendapatkan feedback untuk improvement bisnis perusahaan. 7. Komitmen manajemen dalam pelaksanaan audit yang cenderung
tertunda.
8. Auditee kadang masih menganggap bahwa audit dilakukan untuk mencari-cari kesalahan karyawan.
9. Auditor terkadang tidak objektif dalam melakukan penilaian. 10. Belum adanya pemahaman tentang sistem ISO dikalangan pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Hamid, Dani. 2017. Manajemen Sumber Daya Manusia. Blitar : Unesa_press
Ahmad, Srijuliyanti. “Audit Manajemen Sumber Daya Manusia”. 1 Desember 2014. https://irhananoso.wordpress.com/2014/12/01/audit-manajemen-sumber-daya-manusia/
Poonguzhali, Palanip dan Annavarapu Chandramohan. 2015. Human Resource Audit Practices On The Performance Of Employees With Reference To I.T. Industries In Chennai. Chennai: Abhinav Journal. Vol. 4, No. 10.
ANALISIS JURNAL
Diterbitkan oleh: Abhinav Publication
ABHINAV INTERNATIONAL MONTHLY REFEREED JOURNAL OF RESEARCH IN MANAGEMENT AND TECHNOLOGY
Praktek Audit Sumber Daya Manusia dalam Kinerja Karyawan dengan Referensi untuk Industri Teknologi dan Informasi di Chennai
Abstrak
Manusia saat ini adalah bagian paling berharga dari organisasi. Keefektifan penggunaan sumber daya manusia mengandalkan praktek audit sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Sebuah audit sumber daya manusia adalah sebuah alat untuk mengevaluasi aktivitas individual dalam sebuah organisasi. Audit termasuk satu divisi atau keseluruhan perusahaan. Hal ini memberikan umpan balik tentang fungsi sumber daya manusia untuk pengoperasian manajer dan departemen sumber daya manusia. Hal ini juga menyediakan umpan balik tentang bagaimana manajer yang baik sedang menjalankan tugas rapat. Singkatnya, audit adalah sebuah kriteria kontrol kualitas keseluruhan dalam aktivitas sumber daya manusia di sebuah divisi dalam sebuah perusahaan dan sebuah evaluasi bagaimana aktivitas mereka mendukung strategi organisasi. Jadi, dalam jurnal ini memfokuskan dalam praktek audit sumber daya manusia dalam kinerjan karyawan pada industri di Chennai yang terpilih. Serta fokus dalam pendekatan audit sumber daya manusia dan keuntungan sumber daya manusia dengan referensi untuk industri teknologi dan informasi.
PERKENALAN
Human Capital adalah komponen penting dari nilai pasar dan juga nilai merek setiap organisasi. Audit HRD membawakan pendekatan menyeluruh untuk mengevaluasi dan mendesain ulang fungsi dan intervensi sumber daya manusia (HRD), dan memaksimalkan kontribusi mereka terhadap tujuan bisnis dan pembentukan human capital.
TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Memahami konsep praktik Audit Sumber Daya Manusia
2. Mengkaji pendekatan dari praktek Audit Sumber Daya Manusia 3. Meneliti tujuan praktik Audit Sumber Daya Manusia di Industri TI 4. Menganalisis manfaat dari praktik Audit Sumber Daya Manusia
5. Mengidentifikasi langkah-langkah dalam praktik Audit Sumber Daya Manusia di perusahaan IT
6. Mengkaji analisis SWOT terhadap praktik Audit Sumber Daya Manusia di Perusahaan IT
Apa itu Audit Sumber Daya Manusia?
Audit Sumber Daya Manusia adalah verifikasi sistematis terhadap analisis dan desain pekerjaan, rekrutmen dan Seleksi, orientasi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja dan pekerjaan evaluasi, remunerasi karyawan dan eksekutif, motivasi dan semangat kerja, manajemen partisipatif, komunikasi, kesejahteraan dan keamanan sosial, keselamatan dan kesehatan kerja, hubungan industrial, serikat buruh, dan Perselisihan dan resolusi mereka Audit SDM sangat berguna untuk mencapai tujuan organisasi dan juga
Adalah alat vital yang membantu menilai efektivitas fungsi SDM suatu organisasi.
Definisi
pengukuran data tentang manusia Sumber daya dan mengkomunikasikan informasi ini kepada pihak yang berkepentingan ". HRA, dengan demikian, tidak hanya melibatkan Pengukuran semua biaya / investasi yang terkait dengan perekrutan, penempatan, pelatihan dan Pengembangan karyawan, tetapi juga kuantifikasi nilai ekonomi masyarakat di sebuah organisasi. Flamholtz (1971) juga telah menawarkan definisi serupa untuk HRA. Mereka mendefinisikan HRA sebagai "pengukuran dan pelaporan biaya dan nilai orang dalam sumber daya organisasi ".
Pendekatan Audit Sumber Daya Manusia Pendekatan berikut diadopsi untuk tujuan evaluasi: • Pendekatan Perbandingan
• Pendekatan otoritas luar • Pendekatan statistik • Pendekatan Kepatuhan
• Manajemen dengan tujuan pendekatan (MBO)
Pendekatan komparatif: Dalam hal ini, auditor mengidentifikasi Pesaing Perusahaan sebagai model. Hasil dari organisasi mereka dibandingkan dengan perusahaan / industri tersebut.
Di luar Authority Pendekatan: Dalam hal ini, auditor menggunakan standar yang ditetapkan oleh konsultan luar sebagai benchmark untuk perbandingan hasil sendiri.
Pendekatan statistik: Dalam hal ini, langkah-langkah statistik yang kinerja dikembangkan mengingat informasi perusahaan yang ada
Kepatuhan Pendekatan: Dalam hal ini, auditor meninjau tindakan masa lalu untuk menghitung apakah kegiatan tersebut mematuhi persyaratan hukum dan kebijakan dan prosedur industri.
Tujuan dan Manfaat Sumber Daya Manusia Audit: Audit HR periodik dapat memenuhi syarat yang efektivitas dalam suatu organisasi. Audit SDM dapat mencapai berbagai tujuan, seperti memastikan kepatuhan hukum; Membantu mempertahankan atau meningkatkan keunggulan kompetitif; Membangun efisien dokumentasi dan praktik teknologi; Dan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam pelatihan, komunikasi dan praktik ketenagakerjaan lainnya. Tujuan dari Sumber Daya Manusia Audit Dalam IT Industries: Untuk meninjau kinerja
Departemen Sumber Daya Manusia dan kegiatan relatifnya untuk menilai keefektifan implementasi berbagai kebijakan untuk mewujudkan tujuan Organisasi.
1. Untuk mengidentifikasi kesenjangan, penyimpangan, penyimpangan, short-comings, dalam pelaksanaan kebijakan, prosedur, praktik, arahan, dari Departemen Sumber Daya Manusia dan untuk menyarankan tindakan perbaikan.
2. Mengetahui faktor-faktor yang merugikan non-implementasi atau salah pelaksanaan Program dan kegiatan yang direncanakan.
3. Untuk menyarankan langkah-langkah dan langkah perbaikan untuk memperbaiki kesalahan, kekurangan jika ada, untuk bimbingan masa depan, dan saran untuk kinerja kerja yang efektif dari Departemen Sumber Daya Manusia.
4. Mengevaluasi staf Personalia dan karyawan dengan mengacu pada Penilaian Kinerja melaporkan dan menyarankan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan efisiensi karyawan.
5. Mengevaluasi bagan pekerjaan Manajer Sumber Daya Manusia, Eksekutif, Administrasi petugas, Petugas Eksekutif, Petugas Perekrutan, apakah mereka telah menerapkan arahan dan pedoman pengelolaan Sumber Daya Manusia yang efektif di masing-masing departemen.
lebih banyak citra profesional departemen antara manajer dan spesialis. Audit tersebut membantu memperjelas peran departemen dan mengarah pada keseragaman yang lebih besar, terutama yang tersebar secara geografis dan fungsi SDM terdesentralisasi dari organisasi besar. Mungkin yang paling penting, ia menemukan masalah dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai undang-undang dan rencana strategis dalam sebuah organisasi.
• Mengidentifikasi kontribusi departemen SDM untuk organisasi • Meningkatkan citra profesional departemen Sumber Daya Manusia.
• Mendorong tanggung jawab yang lebih besar dan profesionalisme di antara anggota dari Departemen Sumber Daya Manusia.
• Menjelaskan tugas dan tanggung jawab departemen SDM. • Merangsang keseragaman kebijakan dan praktik HR. • Menemukan masalah SDM yang kritis.
• Memastikan kepatuhan tepat waktu dengan persyaratan hukum.
• Mengurangi biaya sumber daya manusia melalui prosedur SDM yang lebih efektif.
• Menciptakan peningkatan penerimaan perubahan yang diperlukan di departemen Sumber Daya Manusia.
• Membutuhkan kajian menyeluruh dari departemen sistem informasi Sumber Daya Manusia ini.
Selain memastikan kepatuhan, audit dapat memperbaiki citra dan kontribusi departemen terhadap perusahaan. Manajer operasi mungkin lebih menghormati departemen saat tim audit mencari pandangan mereka Jika komentar manajer ditindaklanjuti, departemen akan terlihat lebih banyak responsif terhadap kebutuhan mereka. Dan karena itu adalah departemen layanan, tindakan ini dapat memperbaiki kinerjanya kontribusi terhadap tujuan organisasi. Melakukan tinjauan menyeluruh terhadap "kondisi terkini" praktik dan hasil HR akan membantu SDM konsultan menilai keefektifan operasi serta penyelarasan praktik spesifik dengan tujuan organisasi strategis, dan kepatuhan hukum.
1. Evaluasi kebijakan, praktik dan proses SDM operasional organisasi mereka efektivitas dalam mencapai tujuan organisasi strategis yang terkait dengan kegiatan seperti: karyawan hubungan, retensi, manajemen kinerja, perekrutan, pelatihan, dll.
2. Penilaian metrik HR saat ini untuk kewajaran dan hasil. Metrik ini mungkin termasuk indikator seperti waktu untuk mengisi posisi baru, omset, kepuasan kerja, dll.
Langkah-langkah dalam Melakukan Audit SDM di Perusahaan IT MENGURANGI RUANG LINGKUP AUDIT
MEMILIH PENDEKATAN PENELITIAN
MEMILIH DESAIN PENELITIAN DAN PENGUMPULAN DATA
ANALISIS DATA, EVALUASI DAN LAPORAN PERSIAPAN
Siapa yang harus melakukan HR Audit?
Audit dapat dilakukan oleh manajer internal sebagai ahli HR / Manajemen eksternal atau oleh undang-undang ketenagakerjaan ahli. Siapa pun yang bertanggung jawab atas audit harus memiliki pengetahuan yang sangat baik tentang kebijakan SDM dan seharusnya mampu memelihara daftar periksa untuk memeriksa kebijakan yang ada dengan persyaratan saat ini. Audit yang dilakukan oleh pakar SDM luar menambah nilai keseluruhan proses selain memberi wawasan tentang seluruh masalah.
Proses
Audit melibatkan secara sistematis meninjau semua aspek sumber daya manusia, biasanya dalam daftar periksa mode.
Bagian review meliputi:
Mempekerjakan dan Orientasi
Manfaat
Kompensasi
Proses evaluasi kinerja
Proses pemutusan dan exit interview
Review formulir
Ulasan file personalia
Seiring proses audit berkembang dalam kompleksitas, lebih banyak organisasi SDM telah pindah untuk meminta bantuan dari konsultan SDM eksternal untuk memimpin proses audit mereka. Melibatkan dengan konsultan, organisasi pertama akan mengklarifikasi ruang lingkup dan tujuan audit. Ada beberapa jenis audit yang dapat terstruktur terjadi secara rotasi, atau dalam satu besar proyek. Tentu kendala waktu, anggaran dan staf akan membantu mendikte apa yang tepat untuk Anda organisasi. Contoh jenis audit yang perlu dipertimbangkan meliputi:
Kepatuhan - Seperti yang diharapkan, pemeriksaan ini berfokus pada seberapa baik perusahaan tersebut sesuai dengan arus undang-undang dan peraturan federal, negara bagian dan lokal. Audit ini juga bisa diantisipasi dan dilakukan rekomendasi untuk proses yang akan terkena dampak undang-undang yang tertunda; Dan mungkin termasuk ulasan sesuai dengan Kode Etik perusahaan. Praktik Terbaik - Audit ini membandingkan praktek saat organisasi dengan orang-orang dari perusahaan diidentifikasi sebagai memiliki praktik SDM yang luar biasa.
Strategis - Membawa gambaran menyeluruh dari fungsi SDM dan kekuatan dan kelemahan masing-masing. Ini audit sejalan dengan tujuan strategis organisasi. Fungsi-Spesifik - Target fungsi tertentu dari HR, yaitu, Klasifikasi Pekerjaan dan Deskripsi, Catatan Personil, Dokumentasi I-9, dll.
Setelah ruang lingkup dikonfirmasi, konsultan akan mulai bekerja dengan Direktur SDM atau Manajer untuk mendapatkan akses ke semua dokumentasi yang terkait dengan ruang lingkup. Misalnya, konsultan kemungkinan besar akan tinjau salinan terbaru dari:
Buku Pegangan Pegawai
Manual Operasi SDM
Manual Kebijakan dan Prosedur SDM
File kepegawaian
Rencana Aksi Afirmatif
Bahan orientasi
Formulir SDM, seperti aplikasi pekerjaan, pemberitahuan disiplin, dokumen pelaporan waktu,
Permintaan pelatihan, dll.
Klaim EEOC
Kajian dokumentasi terkait akan membantu konsultan dalam menargetkan file dan praktik tertentu konsultan akan melakukan audit melalui wawancara pribadi dan / atau pengamatan terhadap majikan / karyawan yang sebenarnya interaksi. Selain itu, peninjauan kembali dokumen-dokumen ini akan membantu konsultan dalam menyelesaikan kuesioner untuk digunakan dalam wawancara satu lawan satu untuk mengumpulkan pemahaman manajer dan karyawan kebijakan dan praktik. Bergantung pada kebutuhan spesifik organisasi, konsultan dapat memutuskannya lakukan survei on-line untuk mengumpulkan informasi spesifik yang berkaitan dengan audit, atau mungkin sesuai dengan itu lakukan kelompok fokus untuk mengumpulkan data. Begitu data dikumpulkan, konsultan akan menganalisis berbagai elemen dalam mengevaluasi SDM organisasi dan praktiknya terhadap tujuan audit. Selain itu, konsultan akan mencatatnya kesenjangan antara kondisi saat ini dan praktik benchmark dan merekomendasikan langkah-langkah organisasi harus mempertimbangkan untuk melakukan perbaikan.
Tujuan dari Audit SDM adalah untuk mengenali kekuatan dan mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan dalam fungsi sumber daya manusia. Audit yang dijalankan dengan benar akan mengungkapkan area dan area yang bermasalah rekomendasi dan saran untuk mengatasi masalah ini. Beberapa alasan untuk melakukan ulasan seperti itu meliputi:
Memastikan pemanfaatan yang efektif dari sumber daya manusia organisasi
kekhawatiran Meninjau kepatuhan dengan segudang peraturan administrasi
Mempertahankan atau meningkatkan reputasi organisasi dan departemen di masyarakat
Pertunjukan “due diligence” ulasan untuk pemegang saham atau calon investor / pemilik
Membentuk dasar untuk perbaikan fungsi di masa depan
Mengambil tindakan
Begitu konsultan menyerahkan temuan audit kepada profesional HR dan manajemen senior, langkah selanjutnya adalah membantu tim dalam mengembangkan peta jalan tindakan yang harus diambil untuk menutup yang diidentifikasi kesenjangan. Hasil audit juga harus dibagi dengan anggota tim SDM, dan karyawan di PT umum, jadi mereka sadar akan apa yang keluar dari audit - apa pekerjaan, dan area yang diidentifikasi perbaikan.
Memeriksa Praktik Karyawan di Industri TI Audit perlu mencakup setiap bidang praktik, Misalnya:
1. Tinggalkan perhitungan 2. Tujuan dan sasaran 3. Dokumentasi personalia
4. Analisis dan deskripsi pekerjaan 5. Proses rekrutmen
6. Gaji, survery dan timbangan 7. Manfaat, tunjangan & hak 8. Perlindungan data
9. Penilaian Tahunan & Revisi Gaji 10. Bagan organisasi
Analisis SWOT
Semua informasi dapat diringkas menjadi analisis swot sederhana sebagai berikut:
STRENTHS
Catatan manual bagus
Sistem SDM terkomputerisasi PELUANG
Mengurangi Birokrasi
Pelatihan dan pengembangan keterampilan
Perbaiki informasi KESEMPATAN
Kurangnya integrasi penggajian
Catatan pelatihan yang buruk
Terlalu operasional ANCAMAN
Line manajer sistem sendiri
Aplikasi SDM yang tidak konsisten
Penggunaan konsultan eksternal
Umpan balik Audit SDM
Setelah meninjau fungsi, peran, dan aktivitas SDM dan Tim Audit memberikan umpan balik berdasarkan rekomendasi dan pengamatan & evaluasi dan temuan di PT
Operasi HR
Efektivitas HR
Strategi HR
Layanan HR
Pengembangan SDM
Manfaat Sistem HRA di TCS
Ada perbaikan lebih lanjut dalam sistem & layanan yang dibutuhkan seperti yang diberikan di bawah ini:
Mempertahankan diperbarui Lanjutkan
karyawan kontrak harus menyewa untuk proyek-proyek jangka pendek
tempat terpisah untuk file personil
Untuk perekrutan dan promosi yang memegang otoritas tertinggi
Proses Pemisahan membutuhkan lebih banyak clearance dan transparansi
kepala fungsional harus meninjau resume disaring
Karyawan harus menyadari dengan Kebijakan Mutu, Waktu & Misi dan visi perusahaan.
format laporan Lebih perlu menambahkan di HRIS & HRMS
Lebih fokus diperlukan pada perencanaan suksesi
Formulir untuk penggantian kebutuhan untuk memperkenalkan
Karyawan tangan bood memperbarui secara tahunan
Untuk memperbaiki seluruh sistem komunikasi
Infosys menggunakan metode Lev dan Schwartz untuk menilai sumber daya manusia
Menurut model ini, nilai sekarang kapasitas produktif masa depan seorang karyawan, mulai dari saat bergabung dengan organisasi sampai masa pensiun diperkirakan. Infosys menggunakan model ini berdasarkan hal berikut anggapan. Paket gaji karyawan mencakup semua keuntungan, baik langsung maupun tidak, yang diperoleh baik di India maupun di negara asing. Penghasilan tambahan atas dasar kelompok usia juga diperhitungkan. Metodenya adalah sebagai berikut. Semua karyawan Infosys terbagi menjadi lima kelompok, berdasarkan rata-rata usia masing-masing kompensasi rata-rata kelompok dihitung. Infosys juga menghitung kompensasi setiap karyawan pada saat pensiun dengan menggunakan tingkat kenaikan rata-rata. Itu peningkatan didasarkan pada standar industri, dan kinerja dan produktivitas karyawan. Akhirnya total kompensasi masing-masing kelompok dihitung. Nilai ini didiskontokan pada tingkat persen per tahun yang merupakan biaya modal di Infosys untuk mencapai total sumber daya manusia PT Infosys.
Benefit dialami oleh Infosys dengan menilai sumber daya manusianya. 1. Infosys bisa menentukan apakah aset manusia itu mengapresiasi selama
2. Perusahaan juga bisa menggunakan informasi ini secara internal untuk membandingkan kinerjanya dan produktivitas karyawan di berbagai departemen
3. HRA juga membantu Infosys untuk memutuskan kompensasi karyawan. Perusahaan memastikan hal itu ini memberi kompensasi kepada setiap karyawan sesuai dengan kekayaan bersihnya.
4. HRA juga membantu Infosys dalam mengidentifikasi dan mempertahankan karyawan yang berharga.
5. Ini membantu organisasi untuk mengambil keputusan manajerial mengenai ketersediaan dan kebutuhan sumber daya manusia.
Melakukan audit SDM merupakan langkah penting pertama dalam meningkatkan pelayanan fungsi. Ini mengumpulkan fakta dan bukti sebenarnya apa yang Anda lakukan dan kenali apa yang perlu Anda lakukan. Audit membantu departemen untuk mengklarifikasi peran dan langkah. Tidak mungkin memperbaiki semuanya dalam satu langkah.
KESIMPULAN
REFERENSI
1. Abdul Aziz Arain (2001) Human assets accounting and human resource audit. Pakistan & Gulf Economist.
2. Boudreau, J. W., & Ramstad, P. M. (1997). Measuring intellectual capital: learning from financial history. Human resource Management, 36(3), 343-356. http://dx.doi.org/10.1002/(SICI)1099-050X(199723)36:33.0.CO;2-W
3. Cantera, J. .Del Control Externo a la Auditoría de Recursos Humanos,.enOrdóñez, M., La Nueva Gestión De Los RecursosHumanos, Aedipe, Gestión 2000, Madrid, 1995, pp. 369-397.
4. Flamholtz. (1987). Need for H.R. Top Management Retrieved from http:// www.dragonflygroup.com/index.php?option=com
5. Head, G. E. Training Cost Analysis, Washington D.C.: Marlin Press, 1985
6. Makhamreh, M. A. (1985). Determinants of absenteeism and turnover rates in Jordan business firms. Jordan University,
7. Nevado Peña, D. .La Auditoría de Recursos Humanos: Características y Desarrollos,.Técnica Contable, 589, 1998
8. Pareek, U. (1997). Evaluation of HRD Functions (A brief note in evaluating human resource development). Jaipur: HRD Research Foundation.
9. Parsons, J. G. .Values As a Vital Supplement to the Use of Financial Analysis in HRD., Human Resource Development Quarterly, 8, 1, 1997, pp. 5-13.
10. T,V,Rao. Strength Based HRD Audit as an OD Intervention retrieved from http://www.hrdaudit.org/
