LAPORAN MONITORING
DAN EVALUASI
PELAKSANAAN
REFORMASI BIROKRASI
2015
BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
2 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas disusunnya Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM Semester I Tahun 2015 ini.
Dalam rangka menilaikemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi di Badan POM dan memastikan pelaksanaannya berjalan sesuai dengan yang diharapkan, Badan POM telah membentuk Tim Monitoring dan Evaluasi yang ditetapkan dalam Keputusan Kepala Badan POM No. HK.04.1.24.04.15.1929 tahun 2015 tentang Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi Badan Pengawas Obat dan Makanan.Tim Monitoring dan Evaluasi bertugas memastikan rencana aksi berjalan sesuai target yang telah ditetapkan, mengkoordinir percepatan implementasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi, dan memastikan hasil evaluasi telah ditindaklanjuti oleh masing-masing tim pelaksana.Pelaksanaan monitoring dan evaluasi oleh Tim Monitoring dan Evaluasi dimaksudkan untuk mendapatkan informasi yang lebih obyektif tentang kemajuan pelaksanaan reformasi birokrasi dan menilai hasil pelaksanaannya. Ruang lingkup kegiatan monitoring dan evaluasipelaksanaan reformasi birokrasi yang dituangkan dalam laporan ini dibatasi pada kegiatan monitoring dan evaluasi hingga bulan Juli 2015 pada 8 (delapan) area perubahan, yaitu Manajemen Perubahan;Penataan peraturan perundang-undangan; Penataan dan penguatan organisasi; Penataan tatalaksana; Penataan sistem manajemen sumber daya manusia aparatur; Penguatan akuntabilitas kinerja; Penguatan pengawasan; dan Peningkatan kualitas pelayanan publik.
Badan POM senantiasa melakukan tindak lanjut atas saran-saran perbaikan yang diberikan baik dari pihak internal maupun eksternal Badan POM. Perbaikan secara terus-menerus (continuous improvement) dalam melaksanakan program Reformasi Birokrasi telah menjadi komitmen Badan POMuntuk mendukung terciptanya Badan Pengawas Obat dan Makanan yang lebih baik.
Akhir kata semoga Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM Semester I Tahun 2015 ini dapat memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingandan menjadi bahan perbaikan untuk pelaksanaan ke depannya.
Jakarta, Juli2015 Inspektur Badan POM
selaku Ketua Tim Monev RB,
Dra. Zulaimah, Apt., M.Si
3 BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Dalam rangka tercapainya tata kelola pemerintahan yang baik, Badan POM melaksanakan Reformasi Birokrasi secara menyeluruh yang dilaksanakan bertahap 5 (lima) tahunan sampai tahun 2025 yang mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025.
Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015 – 2019 telah disusun strategi pembangunan melalui tiga dimensi pembangunan, yaitu:
1. Dimensi Pembangunan Manusia, yang meliputi: pendidikan, kesehatan, perumahan, dan mental/karakter;
2. Dimensi Pembangunan Sektor Unggulan, yang meliputi: kedaulatan pangan, kedaulatan energi dan ketenagalistrikan, kemaritiman dan kelautan, serta pariwisata dan industri;
3. Dimensi Pemerataan dan Kewilayahan, yang meliputi: antar kelompok pendapatan, antar wilayah desa, pinggiran, luar Jawa, dan Kawasan Timur.
Badan POM berperan penting dalam mendukung RPJMN 2015 – 2019 pada dimensi Pembangunan Manusia.Hal ini dapat tercapai dengan pelaksanaan tata kelola dan reformasi birokrasi yang berjalan dengan baik.
Badan POM saat ini sedang menyusun Road Map Reformasi Birokrasi sesuai Nawacita dan RPJMN 2015 – 2019 yang di dalamnya terdapat sasaran Reformasi Birokrasi Nasional yang ingin dicapai yaitu:
1. Birokrasi yang bersih dan akuntabel 2. Birokrasi yang efektif dan efisien
3. Birokrasi yang memiliki pelayan publik berkualitas
Dalam perjalanan membangun Reformasi Birokrasi di Badan POM maka diperlukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Badan POM agar rencana aksi yang dituangkan dalam Road Map Reformasi Birokrasi dapat berjalan sesuai jadwal, target-target, dan tahapan sebagaimana telah ditetapkan.
4 B. Tujuan
Monitoring dan evaluasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Badan POM bertujuan untuk:
1. Memastikan rencana aksi berjalan sesuai target yang telah ditetapkan; 2. Mengkoordinir percepatan implementasi pelaksanaan Reformasi Birokrasi;
5 BAB II
MONITORING DAN EVALUASI REFORMASI BIROKRASI BADAN POM TAHUN 2015
Monitoring dan Evaluasi Reformasi Birokrasi Badan POM dilakukan terhadap target pada 8 (delapan) area perubahan dan quick wins dan dibatasi hinggaJuli 2015. Hasil monitoring dan evaluasi masing-masing area perubahan adalah sebagai berikut:
A. Manajemen Perubahan
Pada tahun 2015, kegiatan yang telah dilaksanakan Tim Manajemen Perubahan melalui pelaksanaan reformasi birokrasi adalah sebagai berikut :
1. Pembentukan Tim Reformasi Birokrasi Badan POM yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan POM No. HK.04.1.24.03.15 tanggal 15 April 2015. 2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi rencana kerja serta pembahasan tindak lanjut
hasil evaluasi sesuai:
a. Surat Kepala Biro Umum No.KP.03.01.243.02.15.01375 tanggal 20 Februari 2015 perihal Pembahasan Reformasi Birokrasi
b. Surat Kepala Biro Umum No.KP.03.01.243.02.15.01810 tanggal 13 Maret 2015 perihal Pembahasan Reformasi Birokrasi
c. Surat Inspektur No.TU.03.02.6.04.15.0622 tanggal 1 April 2015 perihal Monitoring Tindak Lanjut Hasil Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi BPOM
d. Surat Sekretaris Utama No.PI.01.01.2.6.04.15.1516 tanggal 2 April 2015 perihal Overview RB
e. Surat Inspektur No.TU.03.02.6.04.15.0641 tanggal 6 April 2015 perihal Monitoring Tindak Lanjut Hasil Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi BPOM oleh Pokja dan Asesor
3. Seluruh aktivitas PMPRB telah dikomunikasikan pada masing-masing unit organisasi yang dituangkan dalam kegiatan:
a. Bimtek PMPRB yang diselenggarakan di Aula PPOMN tanggal 6 April 2015 b. Pengisian LKE RB oleh Tim Asesor dibantu Tim Pelaksana di ruang rapat
Inspektorat tanggal 7-9 April 2015 c. Reviu LKE RB oleh Inspektorat
6
d. Penyamaan Persepsi dalam PMPRB di Aula Gedung C tanggal 23 April 2015 e. Finalisasi Hasil Evaluasi RB di ruang rapat gedung E tanggal 24 April 2015 f. Penandatanganan Berita Acara Konsensus PMPRB di ruang rapat Deputi I
tanggal 28 April 2015.
g. Aktivitas PMPRB telah dimuat dalam website Badan POM
4. Pelaksanaan PMPRB tahun 2015 oleh Asesor Badan POM dengan tahapan sebagai berikut:
a. Bimtek PMPRB tanggal 6 April 2015 diikuti oleh Sekretaris Utama, Pejabat Struktural Lapis Kedua, Ketiga, Keempat, Tim Asesor PMPRB, dan Tim Pelaksana RB.
b. Pengisian LKE RB tanggal 7-9 April 2015 dilakukan oleh Pejabat Struktural Lapis Kedua, Ketiga, Keempat, Tim Asesor PMPRB dibantu Tim Pelaksana RB.
c. Reviu Lembar Kerja Evaluasi (LKE) RB oleh Inspektorat Badan POM selaku koordinator asesor PMPRB.
d. Penyamaan Persepsi dalam PMPRB tanggal 23 April 2015 dilakukan oleh Sekretaris Utama, Pejabat Struktural Lapis Kedua, Ketiga, Keempat, Tim Asesor PMPRB, dan Tim Pelaksana RB.
e. Finalisasi Hasil Evaluasi RB tanggal 24 April 2015 dilakukan oleh Sekretaris Utama, Pejabat Struktural Lapis Kedua, Ketiga, Keempat, Tim Asesor PMPRB, dan Tim Pelaksana RB.
f. Penandatanganan Berita Acara Konsensus PMPRB tanggal 28 April 2015 dilakukan oleh Kepala Badan POM, Pejabat Eselon I, Sekretaris Utama, Pejabat Struktural Lapis Kedua, Ketiga, Keempat, Tim Asesor PMPRB, dan Tim Pelaksana RB.
5. Rapat Kerja Nasional tahun 2015 di Jakarta dan penyampaian paparan oleh Kepala Badan POM dan Eselon I serta dihadiri oleh Kepala Unit Kerja Badan POM (Pusat) dan Kepala Balai Besar/Balai POM seluruh Indonesia sebagai bukti bahwa seluruh jajaran pimpinan tertinggi Badan POM terlibat secara aktif dan berkelanjutan dalam pelaksanaan Reformasi Birokrasi di Badan POM.
6. Pada tahun 2015 Badan POM melaksanakan launching program dan inovasi Badan POM yang dihadiri pemangku kepentingan termasuk perwakilan
7
Kementerian PAN dan RB, antara lain: launchingaplikasi “IONI versi mobile”, aplikasi “Ayo Cek Gizi Pangan Jajanan Anak Sekolah (PJAS) versi desktop dan android”, serta aplikasi “E-SiAPIk (Sistem Aplikasi Persetujuan Iklan)” yang dilakukan pada acara ulang tahun Badan POM.
7. Pemuatan narasi dan berita di website Badan POM pada subsite RB Tahun 2015 Rencana Tindak Lanjut :
a. Penyusunan Roadmap RB Badan POM Tahun 2015-2019
b. Surat Edaran Sestama untuk meminta setiap unit melakukan internalisasi road map RB tahun 2015-2019, dan menyampaikan data dukungnya (berupa undangan, daftar hadir, presentasi) ke Sekretariat Tim Pelaksana RB
c. Perlu dilakukan update tentang Reformasi Birokrasi pada subsite Reformasi Birokrasi di website BPOM
B. Penataan Peraturan Perundang-undangan
Pada tahun 2015, kegiatan yang telah dilaksanakan Tim Penataan Perundang-Undangan melalui identifikasi, analisis, dan pemetaan, revisi terhadap peraturan perundang-undangan melalui rapat-rapat koordinasi pembahasan peraturan yang tumpang tindih dengan instansi lain dan pengendalian penyusunan peraturan perundang-undangan.
Rencana Tindak Lanjut :
a. Melakukan identifikasi dan analisis kembali untuk pemutakhiran pemetaan terhadap seluruh peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis/sinkron setiap tahun secara berkelanjutan sesuai dengan perubahan lingkungan strategis terkait pengawasan di bidang obat dan makanan.
b. Menyusun rencana tahunan revisi peraturan perundang-undangan yang tidak harmonis/tidak sinkron berdasarkan hasil identifikasi, analisis dan pemetaan terkini, dengan memperhatikan tata cara pembentukan peraturan perundang-undangan terutama pada aspek transparansi dengan pelaksanaan konsultasi publik dan/atau apabila diperlukan notifikasi ke WTO.
c. Menyusun draft Road Map RB tahun 2015-2019 bidang penataan peraturan perundang-undangan berdasarkan hasil identifikasi, analisis dan pemetaan tumpang tindih dan disharmonis peraturan perundang-undangan terkait
8
pengawasan Obat dan Makanan yang terkini serta berdasarkan pemetaan kebutuhan regulasi/kerangka regulasi Badan POM.
d. Melakukan evaluasi atas pelaksanaan sistem pengendalian penyusunan peraturan perundang-undangan yang mensyaratkan adanya Rapat Koordinasi, Naskah Akademis/kajian/policy paper, dan Paraf Koordinasi (routing slip/verbal) baik di masing-masing anggota POKJA, maupun dalam pelaksanaan Tahubja POKJA 2 sesuai dokumen POM 01.
e. Melaksanakan sistem pengendalian penyusunan peraturan perundang –undangan melalui rapat-rapat koordinasi, penyusunan naskah akademis/kajian/policy paper, dan paraf koordinasi (verbal) berdasarkan hasil evaluasi.
C. Penataan dan Penguatan Organisasi
Pada tahun 2015, kegiatan yang telah dilaksanakan Tim Pelaksana Penguatan Organisasi adalah Finalisasi hasil evaluasi kelembagaan Badan POM dengan penyusunan restrukturisasi organisasi Badan POM. Beberapa pertemuan yang telah dilaksanakan antara lain :
1. Rapat Penataan Organisasi dengan agenda Perkuatan Organisasi Badan POM termasuk restrukturisasi dan lain-lain tanggal 13 Januari 2015 dipimpin oleh Sekretaris Utama.
2. Rapat Koordinasi Pimpinan Terbatas dalam rangka penataan organisasi Badan POM, tanggal 16 Januari 2015 yang dipimpin oleh Sekretaris Utama.
3. Rapat Koordinasi Pimpinan Terbatas – Perkuatan Organisasi dalam rangka penataan kelembagaan Badan POM, tanggal 9 Februari 2015 dipimpin oleh Sekretaris Utama.
4. Rapat Koordinasi Pimpinan terkait penataan kelembagaan Badan POM, tanggal 23 Februari 2015, dipimpin oleh Kepala Badan POM.
5. Rapat Penataan Organisasi tanggal 9 Maret 2015 dipimpin oleh Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan.
6. Rapat penataan dan penguatn organisasi Balai Besar/Balai POM dalam rangka penataan kelembagaan Badan POM tanggal 3 Juli 2015.
Rencana Tindak Lanjut :
a. Perlu dibahas dengan pimpinan hasil pertemuan kriteria klasifikasi UPT Balai Besar/Balai POM
9
b. Perlu dibahas lebih lanjut dengan pimpinan finalisasi usulan restrukturisasi organisasi BPOM.
D. Penataan Tatalaksana
Pada tahun 2015, kegiatan yang telah dilaksanakan Tim Pelaksana Penguatan Tata Laksana melalui penguatan bisnis proses dan prosedur adalah sebagai berikut :
1. Dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan QMS telah dilakukan audit internal QMS ISO 9001:2008 BPOM pada bulan Juni-Juli 2015 dan hasil temuan audit internal telah ditindaklanjuti oleh unit kerja.
2. Pada tahun 2015 telah dilakukan revisi dokumen level II Standar Operasional Prosedur (SOP) antara lain:
- POM-02.SOP.01 Pra Registrasi Obat dan Produk Biologi; Nomor Revisi 03 - POM-02.SOP.03 Evaluasi Registrasi Produk Terapetik Penggunaan Khusus,
Nomor Revisi 03
- POM-02.SOP.06 Pendaftaran Notifikasi Kosmetik, Pendaftaran Notifikasi Perubahan (Variasi), dan Pembatalan Notifikasi Kosmetik; Nomor Revisi 02 - POM-03.SOP.10 Pengawasan Pelaksanaan Farmakovigilans di Industri
Farmasi; Nomor Revisi 01
- POM-03.SOP.11 Pengawasan Bahan Berbahaya; Nomor Revisi 02
- POM-03.SOP.18 Tindak Lanjut Pengujian Kemasan Pangan; Nomor Revisi 02 - POM-03.SOP.19 Surveilan Keamanan Produk Terapetik; Nomor Revisi 02 - POM-03.SOP.20 Surveilan Keamanan Obat Tradisional, Suplemen Makanan,
dan Kosmetik; Nomor Revisi 02
- POM-10.SOP.01 Manajemen Strategi; Nomor Revisi 02 - POM-10.SOP.03 Pencairan Anggaran; Nomor Revisi 01
- POM-13.SOP.01 Pengadaan Barang dan Jasa; Nomor Revisi 01 - POM-15.SOP.03 Audit Mutu Internal; Nomor Revisi 03
3. Telah dilakukan pemilihan auditor pada Audit resertifikasi ISO 9001 2008 melalui seleksi umum.
4. Selain memberikan layanan informasi atas dasar permintaan, Badan POM juga secara proaktif dan rutin menyediakan informasi publik terkini melalui situs resmi Badan POMwww.pom.go.id subsite PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan
10
Dokumentasi), yaitu berupa informasi yang wajib disediakan secara berkala, serta merta, dan setiap saat.
5. Untuk memberikan pelayanan prima kepada publik terkait permintaan informasi dan pengaduan, maka telah dilaksanakan rapat koordinasi secara rutin termasuk monitoring dan evaluasi contact center HaloBPOM 1500533.
Rencana Tindak Lanjut:
a. Pelaksanaan audit resertifikasi QMS ISO 9001 2008 direncanakan dari bulan September - November 2015.
b. Pembuatan Sistem Informasi manajemen mutu direncanakan bulan September- Oktober 2015.
c. Akan dilakukan review bisnis proses serta penyusunan Cross Functional Map (CFM) dan SOP pada bulan September-November 2015.
d. CAPA Audit resertifikasi direncanakan bulan November 2015.
e. Pada Bulan November 2015 akan dilakukan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) BPOM yang bersamaan dengan Rapat Evaluasi Nasional. Sebelum pelaksanaan RTM BPOM terlebih dahulu dilakukan RTM Unit kerja.
E. Penataan sistem manajemen sumber daya manusia aparatur
Pada tahun 2015, kegiatan yang telah dilaksanakan Tim Penataan Sistem Manajemen SDM melalui pengembangan kompetensi dan penerapan penetapan kinerja individu adalah sebagai berikut:
1. Dilaksanakan pekan ilmiah dan sharing knowledge dengan narasumber dari dalam dan luar. Tahun 2015 melalui Surat No. KP.03.01.243.01.15.0193 tanggal 20 Januari 2015 dan KP.03.01.243.02.15.00960 tanggal 9 Februari 2015 tentang
Pelaksanaan Pekan Ilmiah Badan POM 2. Diklat Kepemimpinan untuk peningkatan kompetensi jabatan (laporan kegiatan
diklat kepemimpinan)
3. Surat Edaran Sekretaris Utama No. HK.05.2.21.01.15.0213 tanggal 20 Januari 2015 tentang Pengembangan Kompetensi Pegawai ASN Badan POM yang dilengkapi dengan pedoman penyusunan analisis pengembangan kompetensi.
11
4. Evaluasi Pelaksanaan Tugas Belajar (Surat No. KP.03.01.2.243.12.14.08183 tanggal 10 Desember 2014 dan Nomor KP.03.01.243.04.15.02698 dan 02699 tanggal 24 April 2015)
5. Proposal inovasi peserta tugas belajar dan ijin belajar (Rekap Proposal Inovasi) Penyusunan dan pelaksanaan proyek perubahan peserta diklat kepemimpinan (Surat No. KP.03.1.2.24.03.15.02017 tanggal 23 Maret 2015);
6. Kegiatan Inovasi dan Pelaksanaan Proyek Perubahan (Surat No. KP.03.01.243.04.15.02701 tanggal 24 April 2015).
7. Penerapan penetapan kinerja individu telah dilakukan terhadap seluruh pegawai yang dituangkan dalam:
a. SK Kepala Badan POM No.15 Tahun 2015 tentang Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Badan POM.
b. Surat Kepala Biro Umum Nomor KP.11.242.01.15.00621 tanggal 16 Januari 2015 perihal Pedoman Penilaian Prestasi Kerja PNS di Lingkungan Badan POM.
c. Surat Sekretaris Utama Nomor HK.05.01.2.24.02.15.0265 tanggal 23 Februari 2015 perihal Penilaian Prestasi Kerja Pejabat Struktural.
d. Surat Sekretaris Utama Nomor HK.05.01.2.24.02.15.0894 tanggal 27 Februari 2015 perihal Penilaian Prestasi Kerja Pejabat Struktural Eselon I.
e. Surat Kepala Biro Umum Nomor KP.11.242.03.15.01375 tanggal 11 Maret 2015 perihal Tim Penilai Prestasi Kerja Badan POM Pusat.
f. Surat Kepala Biro Umum Nomor KP.11.242.03.15.01774 tanggal 26 Maret 2015 perihal Pemberlakuan Pedoman Penilaian Prestasi Kerja PNS di Lingkungan Badan POM.
g. Surat Kepala Biro Umum Nomor KP.11.242.04.15.01991 tanggal 1 April 2015 perihal Undangan Rapat Tim Penilai Prestasi Kerja Badan POM Pusat I. h. Surat Kepala Biro Umum Nomor KP.06.03.242.04.15.02194 tanggal 9 April
2015 perihal Permintaan Narasumber BadanKepegawaian Negara mengenai Penilaian Prestasi Kerja PNS.
8. Pegawai telah memiliki ukuran kinerja individu yang sesuai dengan indikator kinerja individu diatasnya yang dituangkan dalam:
12
a. Surat Kepala Biro Umum Nomor KP.11.242.04.15.01991 tanggal 1 April 2015 perihal Undangan Rapat Tim Penilai Prestasi Kerja Badan POM Pusat I. b. Hasil Evaluasi oleh Tim Penilai Prestasi Kerja Badan POM.
c. Surat Kepala Biro Umum Nomor KP.11.242.04.15.02614 tanggal 23 April 2015 perihal Hasil Evaluasi Penilaian Prestasi Kerja Pegawai di Lingkungan Badan POM.
Rencana Tindak Lanjut :
a. Pada tahun 2015 dan 2016 akan dilakukan assessment kompetensi pada masing-masing 2000 pegawai ASN Badan POM
b. Implementasi SKP secara elektronik akan dilakukan pada tahun 2015.
F. Penguatan Akuntabilitas Kinerja
Tim RB bidang penguatan akuntabilitas telah melakukan beberapa kegiatan dalam rangka meningkatkan kualitas penerapan sistem akuntabilitas keuangan dan kinerja yang terintegrasi, antara lain :
1. Penyusunan, pengesahan, dan peningkatan kualitas dokumen perencanaan(Renstradan Perjanjian Kinerja) di semua unit Eselon I, II dan III, antara lain :
- Paparan Rakorpim tentang Target Kinerja dan Kerangka Pendanaan Renstra BPOM tanggal 5 Januari 2015.
- Laporan Pertemuan Pembahasan Kerangka Regulasi tanggal 12 Januari 2015. - Laporan Rapat Pembahasan Indikator Kinerja Balai, Target, dan Definisi
Operasional tanggal 20 Januari 2015.
- Laporan Workshop Penetapan Indikator Kinerja BB/BPOM tanggal 21-23 Januari 2015.
- Laporan Rapat Pembahasan Definisi Operasional Indikator RPJMN dan Resntra Badan POM Tahun 2015-2019.
- Notulen Rapat Pembahasan Indikator Kinerja,Target, dan Definisi Operasional tanggal 10 dan 11 Februari 2015.
- Laporan Hasil Penelaahan Rancangan Renstra BPOM 2015-2019 tanggal 13 Februari 2015.
13
- Laporan FGD Finalisasi Renstra BPOM 2015-2019 tanggal 18 dan 20 Februari 2015.
- Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.04.1.21.04.15.1803 tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan dan Reviu Rencana Strategis Tahun 2015 – 2019 di Lingkungan Badan POM.
- Melakukan pendampinganpenyusunan Renstraunit kerja tanggal 3 – 5 Maret 2015.
- Paparan Kepala Badan dan Eselon I lainnya dalam Rapat Kerja Nasional BPOM Tahun 2015 tanggal 16-19 Maret 2015.
- Melakukan evaluasi kesesuaian Renstra unit kerja denganRenstra Badan POM 2. Pemanfaatan dokumen perencanaan (Renstra) dalam penyusunan
dokumenanggaran (DIPA dan POK).
3. Menyusun Rencana Aksi atas Kinerja dan memonitor pencapaian targetnyasecara periodik (triwulan).
4. Pemanfaatan teknologi informasi dalam mekanisme pengumpulan datakinerja 5. Badan POM membangun sistem manajemen kinerja berbasis web padasemua
level organisasi, (e-performance). Pada tanggal 17 April 2015 telah dilaksanakan pertemuan dengan Kemen PAN-RB untuk membahas rencana penyusunan
e-performance SAKIP Badan POM. Pertemuan ini melibatkan perwakilan dari
seluruh unit kerja eselon II pusat
6. Pendampinganpenyusunan laporankeuangan Satker Rencana tindak lanjut:
a. Meningkatkan kapasitas SDM dalam bidang akuntabilitas dan manajemenkinerja di seluruh jajaran Badan POM untuk mempercepat terwujudnyapemerintahan yang berkinerja dan akuntabel.
b. Merevisi Keputusan Kepala Badan POM tentang Pedoman Evaluasi AkuntabilitasKinerja di Lingkungan BPOM.
c. Melaksanakan sosialisasi dan bimtek SAKIP d. Melakukan evaluasi AKIP Badan POM
14
G. Penguatan Pengawasan
Pada tahun 2015, terdapat kegiatan yang telah dilaksanakan Tim Pelaksana Penguatan Pengawasandalam rangka peningkatan peran APIP sebagai quality assurance,
consulting dan pencegahan tindakan korupsi, yaitu :
1. Dalam rangka memperoleh dan mempertahankan opini WTP antara lain:
- Monitoring dan evaluasi dalam rangka penyelesaian temuan BPK, antara lain ke BPOM di Palu, BBPOM di Bandung, BBPOM di Semarang, BBPOM di Surabaya, BBPOM di Makassar, BPOM Pangkal Pinang, BBPOM di Palembang dan BBPOM di Jakarta.
- Pendampingan audit BPK pada Unit Kerja Pusat dan BBPOM di Jakarta. - Bimbingan teknis atas pengelolaan anggaran dan keuangan pada Balai
Besar/Balai POM yang sebagian besar dilaksanakan bersamaan dengan audit operasional.
- Reviu atas Laporan Keuangan Badan POM TA 2014 dan reviu RKAKL Badan POM TA 2016
2. Dalam rangka meningkatkan kapasitas APIP, Inspektorat Badan POM telah mengajukan peningkatan level kapasitas APIP kepada BPKP.
- Tahapan dimulai dengan persiapan dokumen pendukung yang harus dipenuhi untuk level 2 pada bulan Maret hingga Mei 2015.
Dokumen yang dipersiapkan antara lain :
a. Membuat Internal Audit Charter (IAC) yang ditandatangani oleh Kepala Badan POM pada tanggal 12 Mei 2015.
b. Membuat Audit Universe/Peta Auditan
c. Membuat dokumen PKPT bebasis prioritas manajemen berdasarkan SOP Penyusunan PKPT.
d. Menyiapkan SOP dan/atau IK terkait pengawasan internal.
e. Menyiapkan dokumen pendukung terkait pengelolaan SDM di bidang pengawasan, seperti Peta Kompetensi, perencanaan dan evaluasi diklat. - Diklat Peningkatan Kapabilitas APIP di Ciawi, 3 – 6 Juni 2015.
15
- Validasi data peningkatan kapabilitas APIP Inspektorat Badan POM oleh tim evaluator BPKP sesuai Surat Tugas Direktur PLP Bidang Kesejahteraan Rakyat Nomor: ST-91/D203/1/2015 tanggal 6 Juli 2015.
3. Dalam rangka meningkatkan penerapan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN, Inspektorat Badan POM telah melakukan kegiatan antara lain :
Implementasi Whistleblowing System
- Sosialisasi Peraturan Kepala Badan POMRI Nomor HK.03.1.23.12.11.10050 Tahun 2011 tentang Tata Cara Pengelolaan dan Tindak Lanjut Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing) di Lingkungan Badan POM dan Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.04.1.6.08.14.5206 Tahun 2014 tentang
Whistleblowing System Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di
Lingkungan Badan POMmelalui JDIH Badan POM dan pembagian banner terkait WBS ke seluruh Unit Kerja di Badan POM.
Penanganan Pengaduan Masyarakat
- Pengesahan Intruksi Kerja Penanganan Pengaduan Masyarakat (POM-06.SOP.04.IK.01.(06) pada 22 Mei 2015.
- Penyelesaian pengaduan masyarakat. Pengendalian Gratifikasi
- Penetapan Peraturan Kepala Badan POM RI Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengendalian Gratifikasi di Lingkungan Badan POM tanggal 21 April 2015 dan sosialisasinya melalui JDIH Badan POM dan pembagian buku peraturan. - Penetapan Keputusan Kepala Badan POM No. HK.04.1.6.04.15.2063 Tahun
2015 tentang Pembentukan Tim Pengendalian Gratifikasi di Lingkungan Badan POM.
- Pembuatan bahan untuk Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE) Pengendalian Gratifikasi berupa kalender tahun 2015 untuk seluruh pegawai. - Telah dilakukan evaluasi atas kebijakan penanganan gratifikasi yang
dituangkan dalam:
a. Surat Edaran Sekretaris Utama Badan POM No. HK.05.02.2.6.06.15.3025 tentang Larangan Menerima Gratifikasi tanggal 30 Juni 2015.
16
c. Laporan hasil evaluasi atas kebijakan penanganan gratifikasi.
Penanganan Benturan Kepentingan
- Sosialisasi Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.04.1.6.01.13.653 Tahun 2013 tentang Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di lingkungan Badan POM.
- Implementasi penanganan benturan kepentingan yang dituangkandalam: (1) Pakta integritas seluruh pegawai.
(2) Pakta integritas pejabat struktural.
(3) Pakta integritas Pejabat Pembuat Komitmen dengan PenyediaBarang/Jasa. (4) Pakta integritas untuk pengawas seleksi CPNS.
(5) Identifikasi potensi benturan kepentingan
4. Kegiatan terkait penguatan Sistem Pengawasan Intern Pemerintah (SPIP) di lingkungan Badan POM adalah penyusunan draft Keputusan Kepala Badan POM Tahun 2015 tentangPetunjuk Penyelenggaraan SPIP di lingkungan Badan POM. Rencana Tindak Lanjut :
a. Pembahasan lebih lanjut draft Keputusan Kepala Badan POM Tahun 2015 tentang Petunjuk Penyelenggaraan SPIP di lingkungan Badan POM.
b. Pelaporan evaluasi SPIP satuan kerja/unit mandiri secara online.
c. Pembahasan penyusunan draft peraturan kepala Badan POM tentang penanganan pengaduan masyarakat terkait penyalahgunaan wewenang.
d. Pembangunan zona integritas di lingkungan Badan POM melalui pengusulan unit kerja menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK).
e. Evaluasi atas implementasi Whistleblowing system, Pengendalian Gratifikasi; dan Penanganan Benturan Kepentingan.
H. Pelayanan Publik
Pada tahun 2015, kegiatan yang telah dilaksanakan Tim Peningkatan Pelayanan Publik melalui perbaikan dan peningkatan kualitas pelayanan adalah sebagai berikut : 1. BPOM telah melakukan reviu dan perbaikan atas standar pelayanan secara berkala dan dilakukan dengan melibatkan stakeholders, untuk tahun 2015 melalui FGD
17
Pelayanan Registrasi Obat dengan melibatkan GP Farmasi dan International Pharmaceutical Manufacturing Group yang dilaksanakan pada tanggal 6 Juni 2014 dan 4 Maret 2015.
2. Badan POM telah melakukan review dan perbaikan atas Peraturan Kepala Badan POM Nomor 27 Tahun 2013 tentang Pengawasan Pemasukan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia dan Peraturan Kepala Badan POM Nomor 28 Tahun 2013 tentang Pengawasan Pemasukan Bahan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia yang dilaksanakan tanggal 17 dan 22 Juni 2015, serta melibatkan stakeholder melalui Acara Sounding Regulasi di Bidang Importasi Obat dan Makanan pada tanggal 26 Juni 2015.
3. Melakukan pelatihan layanan Contact Center Halo BPOM 1500 533 melalui layanan media sosial (Facebook dan Twitter) yang diikuti oleh petugas/agent contact center BPOM dan perwakilan dari unit PIOM dan Biro Hukmas, dilaksanakan di Badan POM tanggal 25-26 dan 29 September 2015, dengan Narasumber PT. 168 Solution.
4. Melakukan tindak lanjut atas seluruh pengaduan pelayanan untuk perbaikan kualitas pelayanan, untuk tahun 2015 data Inspektorat : dari 1 pengaduan yang masuk, telah ditindaklanjuti 1 pengaduan tersebut dengan status closed (100%). Rencana Tindak Lanjut :
a. Direktorat Penilaian Keamanan Pangan akan mengadakan training pelayanan publik, motivasi dan pengembangan diri pada tahun 2015.
b. Pengurangan biaya pendaftaran 50% bagi UMKM Pangan c. Pendaftaran pangan olahan berbasis tingkat risiko penilaian.
d. Mekanisme notifikasi untuk pendaftaran pangan olahan dengan risiko sangat rendah.
e. Finalisasi Revisi Peraturan Kepala Badan POM Nomor 27 Tahun 2013 tentang Pengawasan Pemasukan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia dan Peraturan Kepala Badan POM Nomor 28 Tahun 2013 tentang Pengawasan Pemasukan Bahan Obat dan Makanan ke Dalam Wilayah Indonesia, sampai kepada sosialisasi dan implementasi.
18 BAB IV
SIMPULAN, HAMBATAN DAN SARAN A. SIMPULAN
Adapun perkembangan dan pelaksanaan reformasi birokrasi Badan POM pada tiap area perubahan dapat dijabarkan sebagai berikut :
Perbandingan
Hasil PMPRB oleh Asesor dan Hasil Evaluasi oleh Kementerian PAN & RB
No. Komponen Penilaian Nilai Maksimal Penilaian Oleh Asesor 2014 Hasil Evaluasi KemenPANRB 2014 Penilaian Oleh Asesor 2015 Nilai % Nilai % Nilai % A Pengungkit/Proses
1 Manajemen Perubahan 5 4,2 84,06 3,43 68,6 4,91 98,11 2 Penataan Peraturan
Perundang-undangan 5 5 100 2,71 54,2 4,38 87,50
3 Penataan dan Penguatan
Organisasi 6 3,99 66,5 2,82 47 5,01 83,50 4 Penataan Tatalaksana 5 5 100 3,34 66,8 5 100 5 Penataan Sistem Manajemen SDM 15 13,12 87,45 7,5 50 14,03 93,51 6 Penguatan Akuntabilitas 6 5,74 95,6 2,65 44,17 5,74 95,60 7 Penguatan Pengawasan 12 7,33 61,08 4,63 38,58 10,67 88,93 8 Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik 6 5,06 84,33 3,56 59,33 5,97 96,50 Sub Total Komponen Pengungkit/Proses 60 49.44 82,39 30,64 51,07 55,51 93 B Hasil
1 Kapasitas dan Akuntabilitas
Kinerja Organisasi 20 12,99 64,94 13,51 67,55 13,34 66,70 2 Pemerintah yang Bersih
dan Bebas KKN 10 7,38 73,83 6,13 61,3 7,34 73
3 Kualitas Pelayanan Publik 10 9,1 91 7,29 72,9 9,40 94
Sub Total Komponen Hasil 40 29,47 98,24 26,93 67,33 30,08 75,19 Indeks Reformasi Birokrasi
Badan POM 100 78,91 78,91 57,57 57,57 85,59 85,59
B. HAMBATAN
Pelaksanaan kegiatanmonitoring dan evaluasi Semester Itahun 2015, Tim Monitoring dan Evaluasi masih memiliki beberapa hambatan antara lain:
1. Badan POM masih dalam tahap proses penyusunan Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019.
19
Dokumen road map reformasi birokrasi Badan POM belum selesai disusun sehingga kesulitan dalam mencari data pembanding kemajuan dan dampak strategis yang telah dicapai berdasarkan target-target nasional berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi. 2. Pendokumentasian Pelaksanaan Kegiatan
Tidak terdokumentasinya pelaksanaan kegiatan dengan baik. Sebagai contoh pendokumentasian sebuah kegiatan sosialisasi harusnya mampu menyediakan data-data seperti laporan pelaksanaan sosialisasi, daftar hadir peserta, notulen/risalah dan perlu dilengkapi dengan foto-foto pelaksanaan kegiatan tersebut.
3. Ketersediaan arsip / dokumen digital
Dalam pelaksanaan Evaluasi Refomasi Birokrasi sangat bergantung pada tingkat kemudahan dalam mengakses data pendukung. Data pendukung tersebut diolah menjadi sebuah datasoft (dokumen digital) yang akan diinput atau diupload kedalam PMPRB (Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi).
C. SARAN
1. Perlu ditingkatkannya penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen pemerintahan.
2. Perlu ditingkatkan kesadaran dari setiap aparatur bahwa “reformasi birokrasi” akan mengubah birokrasi pemerintah menjadi birokrasi yang mampu mendukung dan mempercepat keberhasilan pembangunan diberbagai bidang serta mampu memberikan fasilitasi dan pelayanan publik.
3. Perlu kiranya segera diambil langkah-langkah yang bersifat mendasar, komprehensif dan sistematik, sehingga tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Reformasi di sini merupakan proses pembaharuan yang dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan, sehingga tidak termasuk upaya dan/atau tindakan yang bersifat radikal dan revolusioner.
Demikian Laporan Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Reformasi Birokrasi Badan POM Semester I Tahun 2015 ini disusun. Semoga laporan ini dapat bermanfaat dalam penyelenggaraan Reformasi Birokrasi di lingkungan Badan POM RI.
