BAB III METODE PENELITIAN

(1)

35

BAB III

METODE PENELITIAN

Bab ini dimaksudkan untuk memecahkan suatu masalah yang berisi mengenai langkah-langkah pembahasan yang harus ditempuh sebagai pedoman, bagaimana dan apa yang harus dikerjakan sehingga pemecahan masalah menjadi lebih mudah dan terarah. Dalam penelitian ini, penulis melakukan beberapa metode untuk mengumpulkan data & fakta untuk mendukung proses penelitian. Dimulai dari analisa proses bisnis yang dijalankan, kemudian menganalisa proses kerja penjamin kualitas sampai langkah-langkah kongkrit untuk mendapatkan data yang dibutuhkan.

3.1 Lokasi, Objek, Dan Waktu Penelitian

Dalam penelitian ini, lokasi penelitian adalah di kantor pusat PT. Astra Otoparts Tbk yang berada di Jakarta Utara. Objek penelitian dalam penelitian ini adalah kegiatan penanganan masalah barang reject yang selalu muncul setiap harinya dari kedatangan pengiriman barang dari Supplier di gudang PT. Astra Otoparts Tbk yang lokasinya berada didaerah Cibitung, kabupaten Bekasi-Jawa Barat. Rentang waktu penelitian ini adalah dari tahun 2012 sampai tahun 2014.

(2)

3.2 Tahapan Penelitian

Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini digambarkan dalam diagram alur pada gambar dibawah ini :

(3)

3.2.1 Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan dua cara :

a. Penelitian Lapangan

Penelitian lapangan merupakan teknik untuk mengumpulkan data primer, dimana data primer ini adalah data yang langsung di dapatkan dari perusahaan atau dari peninjauan secara langsung, dengan cara:

 Observasi

Metode pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung pada objek datanya. Observasi dilakukan pada saat teknisi melaksanakan pekerjaannya. Pada observasi akan diamati mengenai tempat aktivitas, alat-alat penunjang aktivitas, orang yang mengerjakan, tindakan-tindakan yang dilakukan, durasi pelaksanaan aktivitas, dan urutan aktivitas.

 Wawancara

Pengumpulan data yang dilakukan dengan melakukan tanya jawab dengan secara langsung dengan pihak – pihak yang terkait untuk mendapatkan data yang relevan yang menunjang analisis dalam penelitian.

b. Pengumpulan data:

Pengumpulan data dilakukan pada sebuah system software computer yaitu SAP. Pada system SAP ini data klaim yang disajikan sudah cukup lengkap

(4)

dari Supplier yang bermasalah, barang yang reject beserta kuantitasnya, harga barang yang reject, sampai dengan status klaim barang reject tersebut sudah diganti atau belum

3.3 Analisa Bisnis Spareparts Otomotif

Sebelum menganalisa bagaimana penelitian ini dalam mengumpulkan data, terlebih dahulu memahami bisnis sparepart yang dijalankan PT. Astra Otoparts Tbk (PT. AOP). Bisnis yang dijalankan oleh PT. AOP adalah bisnis trading sparepart aftermarket otomotif roda 2 & roda 4 dengan merk dagang ASPIRA & FEDERAL PARTS. Dalam memproduksi sparepart, PT. AOP tidak membuat sendiri, namun bekerja sama dengan pabrik-pabrik manufaktur otomotif yang ada di Indonesia & luar negeri. Umumnya pabrik yang bekerja sama adalah pabrik yang membuat sparepart genuine OEM (original equipment manufacturing). Karena pabrik yang memproduksi sparepart genuine memiliki sistem kualitas yang baik, sehingga saat bekerja sama tidak akan sulit untuk membuat produk dengan spesifikasi yang ditentukan oleh PT. AOP. Namun PT. AOP juga bekerja sama dengan pabrik yang memproduksi sparepart aftermarket atau non genuine. Walaupun sistem kualitas tidak sebaik pabrik sparepart genuine, pabrik sparepart aftermarket masih bisa memproduksi sparepart sesuai spesifikasi PT. AOP karena berada di segment yang sama.

Sesungguhnya kualitas produk sparepart aftermarket tidak kalah jauh dengan kualitas sparepart genuine. Jika sparepart genuine dianggap kualitasnya 100%, maka sparepart aftermarket kualitasnya adalah 90%. Hal tersebut dilakukan

(5)

agar memiliki harga jual yang lebih murah dibanding sparepart genuine dan calon pelanggan lebih terjangkau membelinya. Untuk mendapatkan kualitas 90% tersebut, sparepart aftermarket mengurangi beberapa spesifikasi produk yang tidak mempengaruhi fungsi seperti spesifikasi visual, bahan packing, dan lain-lain.

Produk sparepart aftermarket bukanlah pesaing dari sparepart genuine, karena sparepare aftermarket adalah pilihan alternatif bukan pilihan utama. Segment yang diprioritaskan adalah untuk pelanggan yang ingin mencari pilihan lain dari produk genuine, memiliki harga yang lebih murah & memiliki kualitas yang tidak kalah baiknya.

3.4 Sistem Penjamin Kualitas

Sistem penjamin kualitas yang dijalankan oleh PT. AOP tidaklah sama seperti di perusahaan manufaktur yang menjaga kualitas produk setiap prosesnya sampai barang jadi atau finish good. Karena PT. AOP menerima produk yang sudah finish good, maka PT. AOP melalui departemen penjamin kualitas atau Quality Assurance (QA) memiliki tugas untuk menjaga kualitas barang yang dikirimkan oleh Supplier sampai ke tangan pelanggan terjaga dengan baik & sesuai dengan spesifikasi.

Dalam menjalankan tugasnya, tim QA memiliki 2 sub departemen, yaitu Quality Control (QC) & Claim Handling (CH) yang sudah dijelaskan fungsi kerjanya pada latar belakang diatas. Berikut penjelasan secara detail untuk kedua sub departemen tersebut :

(6)

3.4.1 Quality Control

Quality Control (QC) tugasnya adalah menjamin spesifikasi barang yang dikirimkan dari Supplier sesuai dengan standar yang telah ditentukan PT. AOP. secara teknis tim QC dalam melaksanakan tugasnya melakukan pengecekan dengan 3 tingkatan yang berbeda yaitu Longgar, Normal, & Ketat. Tipe pengecekan ini yang membedakan adalah jumlah barang yang dicek, semakin ketat pengecekan yang dilakukan, maka semakin banyak jumlah barang yang dicek. Untuk pekerjaan pengecekan barang ini, lebih jelas akan diterangkan lewat tabel dibawah ini :

Tabel 5. Tabel Pengecekan Barang yang digunakan oleh tim QC

Apabila barang dari Supplier dinyatakan oke atau layak dijual, maka barang tersebut langsung masuk ke area penyimpanan gudang. Namun apabila pengiriman barang dari Supplier dinyatakan NG (Not Good) dari hasil sampling

PT ASTRA OTOPARTS Quality Assurance Dept.

TABEL ACCEPTANCE QUALITY LEVEL SAMPLING CHECK : VISUAL

(Ac) Diterima (Re) Ditolak (Ac) Diterima (Re) Ditolak (Ac) Diterima (Re) Ditolak

5-100 5 0 2 13 1 2 20 1 2 101-1000 13 1 4 32 3 4 50 3 4 1001-5000 32 3 6 80 7 8 125 8 9 5001-10000 80 7 10 200 14 15 315 18 19 10001-20000 125 10 13 315 21 22 500 18 19 20001-OVER 200 10 13 500 21 22 800 18 19

SAMPLING CHECK : DIMENSI

(Ac) Diterima (Re) Ditolak (Ac) Diterima (Re) Ditolak (Ac) Diterima (Re) Ditolak

5-100 3 0 1 3 0 1 5 0 1 101-1000 3 0 1 5 0 1 8 0 1 1001-5000 5 0 2 5 0 1 13 0 1 5001-10000 5 0 2 8 0 1 20 1 2 10001-20000 5 0 2 8 0 1 20 1 2 20001-OVER 8 1 3 13 1 2 32 2 3 KETAT (TIGHTENED)

LOT SIZE SAMPLE LONGGAR (REDUCED) SAMPLE NORMAL SAMPLE

LONGGAR (REDUCED) NORMAL KETAT (TIGHTENED)

SAMPLE

(7)

atau tidak layak dijual, maka barang tersebut akan dikembalikan ke Supplier & datanya direkapitulasi untuk kebutuhan catatan temuan barang reject.

Pengecekan secara dimensi, tim QC menggunakan Check sheet. Check sheet ini berfungsi untuk sebagai pedoman dalam melakukan pengecekan secara dimensi. Didalam check sheet ini dituliskan point apa saja yang diperlukan dalam pengecekan dimensi & visual, karena point tersebut yang menentukan apakah barang tersebut layak untuk dijual atau tidak.

Gambar 8. Check sheet

PAGE SUPPLIER : PART NO. : PART NAM E : APPLICATION : QTY. LOT :

QTY. SAM PLE :

ILLUST RAT ION :

ASPIRA 1 2 3 1 +0.0 -0.50 2 +0.0 -0.50 3 +0.5 -0 4 5 +0.30 -0.0 6 +0.10 -0.10 7 +0.20 -0.20 8 +0.10 -0.10

Hardness Hardness tester Mch 70 ~ 90 HRB

Marking 35, 2T, Logo ASPIRA

No rusty, no damage Fitting chain Note : DATE QA/FO/002-10 REV.0 23/08/14 Visual Visual

DATE SIGN/NAM E REVISION SIGN/ NAM E RESULT

0.40 MADE BY OK NG APPROVED V. Caliper V. Caliper Out side dial

Visual Appearance Flatness 52.00 Dimension Thickness of theshold 0.40 70.0 Thickness

Center hole dia

6,80 – 7,40 Width of threshold

Mounting hole dia V. Caliper 8.20

V. Caliper Caliper diameter Tip diameter STANDARD TOLERANCE 146.80 133.45 NAME

NO. INSPECTION ITEM INSP. METHOD / JUDGEMENT

EQUIPMENT

V. Caliper

QUALITY CHECK SHEET QUALITY ASSURANCE

DEPARTMENT

INSPECT ED CHECKED APPROVED

S2-64511-SHO-U700 DAT E Sprocket Drive SIGN SHOGUN V. Caliper V. Caliper V. Caliper 68.00 1 2 3 4 5 6

(8)

Pengecekan dari Check sheet ini menghasilkan keputusan OK atau NG. jika keputusan OK, maka barang akan disimpan kedalam gudang untuk dijual nantinya. Sedangkan jika NG, maka barang akan dikembalikan ke Supplier (retur).

Sedangkan pengecekan secara visual, tim Quality Control menggunakan form Appearance Standard atau standard penampilan/visual. Standar ini merupakan pengembangan dari Check Sheet dalam point pengecekan visual, yang mana standar ini menjelaskan bagian dari komponen yang mana saja yang menjadi standar secara visual atau secara kasat mata & Appearance Standard ini bisa menghasilkan keputusan OK atau NG secara visual.

(9)

Secara detail dalam standar ini menjelaskan apa saja yang harus diperhatikan secara visual. Seperti : pembacaan marking & posisinya, visual cat yang cacat, perubahan bentuk akibat benturan, permukaan yang berjamur & berkarat, terdapat material yang berbeda bentuk dan lain sebagainya. Dijelaskan pula untuk kondisi part yang OK seperti apa wujudnya, begitu juga untuk kondisi barang atau part yang NG. sehingga tim Quality Control bisa dengan mudah & jelas untuk membedakan yang mana part OK & NG secara visual.

3.4.2 Claim Handling

Claim Handling (CH) memiliki tugas menerima klaim barang dari customer melalui Main Dealer untuk memastikan apakah klaim tersebut diterima atau ditolak. Ada cara khusus dalam pengecekan, karena setiap barang yang diklaim harus dicek & menghasilkan keputusan. Didalam pekerjaannya tersebut tim CH menggunakan alat bantu untuk menghasilkan keputusan. Contohnya seperti jangka sorong, micrometer, multi tester, alat bantu cek komponen elektronik seperti CDI, Rectifier, Relay, dan alat bantu lainnya.

Pedoman untuk melakukan pengecekan, tim Claim Handling

menggunakan format yang tersendiri yaitu Standar Check Part Claim. Standar ini adalah pengembangan dari Check Sheet sama seperti Appereance Standard. Hanya saja bedanya pada standar ini point pengecekan yang dicantumkan adalah ukuran atau dimensi yang kritikal saja dari sebuah standar kualitas produk. Jadi tidak semua point pengecekan dari Check Sheet dicantumkan dalam Standar Check Part Claim.

(10)

Gambar 10. Standar Check Part Claim

Standar Check Part Claim ini menjadi sebuah acuan tim Claim Handling dalam menangani barang-barang klaim. Setiap barang klaim yang diterima, dianalisa untuk menghasilkan keputusan diterima atau ditolak. Standar ini membantu dalam membuat keputusan tersebut. Dalam standar ini dijelaskan apa saja masalah yang sering timbul pada barang tersebut, lalu hal apa yang perlu diperhatikan untuk menentukan keputusan klaim, dan item apa saja yang perlu diukur dimensinya. Untuk item dimensi yang diukur, diambil ukuran standarnya dari drawing. Sehingga ukuran yang diberikan sudah valid & bisa dipertanggung jawabkan. Tidak semua item pengukuran pada drawing dituliskan disini, namun diambil beberapa saja yang dianggap penting & berhubungan langsung dengan klaim yang dikeluhkan. Tidak semua standar yang tertulis harus dilakukan pengecekan, tergantung keluhan dari customer seperti apa. Apabila customer

(11)

mengeluhkan tentang penampilan atau visual produk, maka pengecekan yang dilakukan adalah secara visual saja. Sedangkan apabila yang dikeluhkan oleh customer berhubungan dengan fungsi produk, maka pengecekan yang dilakukan adalah pengukuran bagian yang berhubungan langsung dengan keluhan customer.

Contohnya customer mengeluhkan Brake shoe tidak masuk ke tromol saat melakukan pemasangan, maka pengecekan yang dilakukan adalah pengukuran diameter luar Brake shoe.

3.5 Pengendalian Barang Reject

3.5.1 Membentuk Tim Quality Support

Setiap bulannya PT. AOP menerima barang-barang reject dari masing-masing supplier pada setiap pengirimannya & dari customer seperti yang dijelaskan pada latar belakang diatas. Barang-barang reject ini tidak bisa dihindari & dihilangkan, maka dari itu departemen Quality Assurance sebagai tim penjamin kualitas harus bisa mengendalikan barang-barang tersebut. Data-data & bukti sudah tersedia, tinggal bagaimana caranya meramu data & bukti barang reject supaya bisa dikendalikan & ditanggulangi setiap masalahnya. Atas dasar inilah Departemen Quality Assurance membentuk sebuah tim baru untuk mengendalikan barang reject, yaitu Quality Support (QS). Faktor-faktor yang dipertimbangkan sebagai dasar pemikiran dalam membentuk tim Quality Support akan dijelaskan pada diagram Fisbone dibawah ini :

(12)

Gambar 11. Diagram Fisbone untuk membentuk tim Quality Support P e mb e n tu kan Ti m Q u al ity S u p p o rt M an u si a M e to d e Lin gku n gan M ater ial De p t. Q A h an ya b is a me laku kan c ek b aran g yan g d atan g ke g u d an g Bel u m ad a ti m u n tu k c e k b aran g se b e lu m d iki ri m ke g u d an g d i S u p p lie r Bel u m ad a p ers o n il u n tu k m en an gan i kl aim b aran g re je ct Bel u m d is ed iaka n p ers o n il kh u su s De p t. Q A h an ya in fo b aran g r eje ct yan g d ite mu ka n ke S u p p lie r se cara g en eral Data b aran g r eje ct ti d ak d ip etaka n d ah u lu man a ya n g s eri n g t erjad i Pen go lah an d ata b aran g re je ct b elu m te rk en d ali T id ak ad a to o ls u n tu k m en go lah d ata Ba ran g re je ct s elalu a d a se ti ap p en giri ma n d ari Su p p lie r Ba ran g re je ct b elu m b is a d ike n d ali ka n o le h Su p p lie r Mas alah p ad a b aran g re je ct yan g s eri n g te rjad i ad alah vis u al & d ime n si A kar masal ah b elu m d ite mu ka n

(13)

Setelah didikusikan bersama, departemen Quality Assurance menentukkan faktor utama dalam membentuk tim Quality Support adalah (dilingkari warna merah) : Belum ada personil untuk menangani klaim barang reject & Pengolahan data barang reject belum terkendali.

Kedua faktor tersebut dipilih karena hal tersebut merupakan permasalah utama dalam penanganan barang reject di PT. Astra Otoparts Tbk & diharapkan dengan pembentukan tim baru ini, penanganan barang reject bisa diselesaikan dengan baik & sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

Quality Support secara umum tugasnya adalah membantu atau mendukung proses kerja Quality Assurance dalam menjamin kualitas. Keypoint dalam menjamin kualitas, tim Quality Support ini melakukan pengendalian barang reject.

Dalam melaksanakan tugasnya tersebut, tim Quality Support mempelajari setiap proses produksi barang-barang yang dikirim ke gudang AOP. Dari setiap proses dipelajari bagaimana sebuah produk dibuat. Pada setiap proses produksi juga dipelajari apa saja penyimpangan yang terjadi apabila proses tersebut terdapat kesalahankerja. Penyimpangan ini dipahami supaya tim Quality Support atau pun pihak supplier tahu apa langkah perbaikan dari kesalahan tersebut. Sehingga kedepannya bisa ditangani & tidak timbul kembali. Setelah proses produksi sudah dipahami, berikutnya adalah mempelajari setiap barang-barang reject & klaim yang diterima PT. AOP. Barang reject & klaim tersebut dipahami apa saja kesalahannya supaya bisa mengetahui apa langkah perbaikan yang harus dilakukan. Supaya kesalahan tersebut tidak timbul kembali & tidak berkembang

(14)

di masyarakat ke depannya. Dengan pembentukan tim Quality Support ini, Departemen Quality Assurance memiliki struktur organisasi yang baru, yang digambarkan sebagai berikut :

Gambar 12. Struktur organisasi Departemen Quality Assurance setelah pembentukan tim Quality Support

3.5.2 Uraian Job Description Tim Quality Support

Dari penjabaran tugas Quality Support diatas, Departemen QA memutuskan untuk menyusun beberapa Job Description untuk dijalankan agar tujuan dari Quality Support ini tercapai. Berikut penjelasannya :

1. Gemba ke supplier untuk mempelajari proses produksi

Tim Quality Support wajib melakukan kunjungan ke setiap Supplier yang memproduksi produk PT. AOP. Kunjungan ini bertujuan untuk mempelajari & menganalisa proses produksi setiap Supplier. Setiap proses produksi yang berjalan, dipelajari dengan jelas untuk bisa mengetahui penyimpangan yang bisa terjadi setiap prosesnya. Dengan begitu, tim Quality Support bisa mengetahui apabila ditemukan barang reject dimana sumber kesalahannya. Dengan

Departemen Quality Assurance

(15)

mengetahui sumber kesalahannya, diharapkan setiap rejection yang ada tidak sampai ke PT. AOP & hanya terjadi di Supplier. Sehingga kalaupun ada klaim, itu hanya ada di Supplier bukan di PT. AOP. Jika hal ini dilakukan dengan konsisten, maka nilai reject yang terjadi PT. AOP bisa dikurangi.

Contohnya : sebuah komponen Brake Shoe mengalami lepas dibagian lining/kampas. Jika dilihat dari proses produksinya, maka sumber permasalahan ada di proses Bonding atau pengeleman yang kemungkinan besar ada penyimpangan. Penyimpangan yang bisa terjadi adalah :

1. Temperature pemanasan lem yang kurang standar, 2. Waktu pemanasan yang terlalu cepat,

3. Penyemprotan lem yang tidak merata, dll.

Kemungkinan-kemungkinan diatas tidak akan bisa diketahui jika proses produksi belum dipelajari sebelumnya.

Gambar 13. Tim Quality Support melakukan gemba ke Supplier

2. Memperjelas alur proses penerimaan barang bermasalah

Setiap part atau barang yang bermasalah itu dikumpulkan & direkapitulasi oleh tim Quality Support baik part yang bermasalah dari pengiriman supplier &

(16)

Main Dealer ke PT. AOP maupun dari pelanggan yang diterima oleh internal PT. AOP. Setiap data klaim yang diterima, dianalisa untuk memperoleh hasil kerusakan yang terjadi itu dikarenakan oleh pemakaian pelanggan atau kesalahan produksi oleh supplier. tim QS ini dibentuk salah satu tugasnya adalah memperjelas alur penerimaan barang bermasalah yang sebelumnya belum jelas seperti apa alurnya.

Untuk menentukan keputusan kerusakan barang, tim Quality Support menganalisa berdasarkan dokumen-dokumen yang mendukung seperti Drawing produk, Check sheet, data internal dari Claim Handling dan Quality Control ataupun catatan lainnya dengan tujuan untuk menjaga kualitas & spesifikasi produk sesuai dengan standar yang telah ditentukan. Berikut ini gambaran secara umum bagaimana Quality Support bekerja dalam penanganan barang klaim :

Sebelum :

(17)

Sebelum dibentuknya tim Quality Support, pengembalian barang klaim beserta datanya melalui tempat yang sama yaitu melalui Quality Control & Claim Handling. Sehingga dengan begini barang klaim yang dikembalikan beserta datanya hanya terkesan “lempar balik” barang klaim tanpa memikirkan bagaimana cara klaim ini tidak terjadi kembali dikemudian hari.

Sesudah :

Gambar 15. Flow proses aliran barang setelah terbentuk Quality Support

Setelah terbentuknya tim Quality Support, penanganan klaim lebih diperjelas. Untuk pengembalian barang tetap melalui Quality Control & Claim Handling, namun untuk data klaim akan dikirim oleh Quality Support ke Supplier. Karena data klaim ini oleh Quality Support diolah terlebih terdahulu agar penyelesaian masalah bisa diselesaikan secara teratur & jelas penyelesaian masalahnya. Karena data klaim ini juga di presentasikan secara langsung oleh Quality Support di depan Supplier, klaim mana yang ingin diselesaikan terlebih

(18)

dahulu dan bagaimana penyelesaian klaim tersebut. Umumnya klaim yang diselesaikan terlebih dahulu adalah klaim yang sering terjadi atau klaim yang memiliki nilai urgent yang tinggi (berhubungan dengan safety atau pemasangan).

Keterangan :

: Area PT. Astra Otoparts Tbk.

: Jalur distribusi atau pengiriman barang ke Customer/Pelanggan melalui Dealer

: Jalur klaim barang menuju Supplier

: Jalur komunikasi tim Quality Support ke Supplier (dilengkapi data atau record klaim)

: Jalur pengumpulan data atau record klaim

QC : Quality Control

QS : Quality Support

CH : Claim Handling

Untuk alur distribusi atau pengiriman barang ke Customer dari Supplier dan bagaimana proses pengecekan kualitas barang akan dijelaskan secara umum di bawah ini :

(19)

Alur distribusi atau pengiriman barang ke Customer :

PT. AOP menerima pengiriman barang dari Supplier diterima oleh tim Receiving gudang AOP. Di area Receiving, tim QC melakukan pengecekan barang secara sampling & cek 100%. Setelah dinyatakan oke dari tim QC, berikutnya barang disimpan didalam gudang untuk menunggu giliran pengiriman barang ke Customer. Ketika barang siap untuk dikirim, di packing lalu kemudian dikirimkan ke Dealer. Dari Dealer ini nanti akan mendistribusikan barang kepada Pelanggan yang sudah memesan sebelumnya.

Alur klaim barang dari Quality Control :

Tim Quality Control melakukan pengecekan barang pengiriman dari supplier. Apabila ditemukan barang yang bermasalah baik secara visual atau dimensi, maka tim Quality Control akan melakukan pengembalian barang ke supplier dengan menyertakan surat jalan & PO return (Nomor registrasi klaim di SAP).

Alur klaim barang dari Claim Handling :

Tim Claim Handling menerima barang klaim dari seluruh Main Dealer PT. AOP setiap harinya. Main Dealer menerima barang klaim yang dikirimkan oleh pelanggan. Barang-barang klaim tersebut dianalisa kesalahannya. Tim Claim Handling akan memutuskan barang klaim tersebut rusak karena pemakaian atau karena factory fault (kesalahan pabrik). Apabila ada kerusakan yang memerlukan pengujian ataupun alat khusus untuk menganalisa klaim, maka barang tersebut tetap dikirimkan ke Supplier. Karena memiliki kapasitas untuk menganalisa klaim lebih detail. Jadi kesimpulannya, jika klaim ditolak maka akan dikembalikan ke

(20)

Main Dealer atau di scrap/dimusnahkan (dilakukan apabila barang klaim tidak dikirim ke Main Dealer). Sedangkan jika klaim diterima maka barang klaim tersebut akan dikirimkan ke Supplier untuk meminta penggantian disertai surat jalan & PO return.

3. Melakukan evaluasi & rekap data produk trading part yang bermasalah

Kegiatan ini dilakukan secara berkala baik berasal dari internal maupun supplier, agar kualitas dan spesifikasi produk sesuai dengan standar. Tim Claim Handling & Quality Control memiliki cacatan-catatan kualitas atas barang yang dicek. Dari tim Claim Handling memiliki cacatan part apa saja yang sering dikomplain ke PT. AOP dari pelanggan seluruh Indonesia. Begitu juga dari Quality Control, tim ini juga memiliki catatan-catatan kualitas setiap barang yang masuk ke gudang dari bermacam-macam supplier yang bekerja sama dengan PT. AOP. Dari catatan-catatan dari kedua tim tersebut, dikumpulkan kemudian dievaluasi.

Part yang memiliki catatan kualitas paling sering atau paling banyak bermasalah, maka tim Quality Support akan mengaudit supplier yang memproduksi part tersebut. Diskusi bersama dengan pihak supplier membahas penyimpangan kualitas yang terjadi. Tim Quality Support & supplier bersama-sama melakukan tinjauan proses produksi untuk menginvestigasi dimana letak kesalahan terjadi. Data klaim yang digunakan adalah data yang berasal dari system SAP. Dari system ini, data klaim yang ada diolah sedemikian rupa untuk

(21)

mendapatkan data klaim setiap Supplier & juga apa saja masalah yang sering terjadi.

Tabel 6. Data klaim dari system SAP

4. Melakukan tes dan atau pengujian atas produk yang diinvestigasi

Hal ini dilakukan untuk menganalisa permasalahan yang memerlukan tes atau pengujian. Setiap produk yang diinvestigasi diperlukan evaluasi menyeluruh untuk mencari akar masalah dari produk tersebut. Ada beberapa part yang memerlukan pengetesan atau pengujian lebih lanjut untuk membuktikan kesalahan. Mengapa tidak semua part yang diinvetigasi memerlukan pengujian ? karena hanya part yang memiliki fungsi kritikal yang harus melalui langkah pengujian. Contohnya adalah part-part yang berhubungan dengan kerja mesin DATA KLAIM PT. ASKI PERIODE JANUARI 2014-APRIL 2014

Supplying plant Purch.Doc. Item Doc. Date Material Short Text Quantity OUn Analisa Claim

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003654 10 05.02.2014 12-BM01-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 24- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003654 20 05.02.2014 12-BM01-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 24 SET SALAH ISI 12-BM02-M10BYR

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003743 10 05.03.2014 12-BM01-M10CRU MIRROR SET (CHR) 36- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003743 20 05.03.2014 12-BM01-M10CRU MIRROR SET (CHR) 36 SET SALAH ISI 12-BM01-M10R

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003780 10 12.03.2014 12-BM2T-M10HBWU MIRROR,2T (WHT) 408- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003780 20 12.03.2014 12-BM2T-M10HBWU MIRROR,2T (WHT) 408 SET KACA PECAH,TANGKAI LEPAS,SALAH YBW DAN FRAME MELELEH 16 set

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003816 20 20.03.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 32- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003816 30 20.03.2014 12-BM02-M10BHRU MIRROR,BACK (SET) 24- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003816 50 20.03.2014 12-BM01-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 30 SET TIDAK SET,DRAT NG & CACAT

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003816 60 20.03.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 32 SET TIDAK SET,DRAT NG & CACAT

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003816 70 20.03.2014 12-BM02-M10BHRU MIRROR,BACK (SET) 24 SET TIDAK SET,DRAT NG & CACAT

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003816 80 20.03.2014 12-BM02-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 20 SET TIDAK SET,DRAT NG & CACAT

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003842 10 01.04.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 3,456- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003842 20 01.04.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 3456 SET PECAH,GOMPAL,JAMUR & R/G TRHDP KACA

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003849 10 03.04.2014 12-BM2T-M10HBBU MIRROR,2T (BLK) 2- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003849 20 03.04.2014 12-BM2T-M10HBBU MIRROR,2T (BLK) 2 SET KACA JAMUR DAN FRAME RETAK

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003906 30 19.04.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 120 SET KACA RENGGANG TERHADAP FRAME (16 SET)

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003906 40 19.04.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 576 SET KACA RENGGANG TERHADAP FRAME (16 SET)

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003907 30 19.04.2014 12-BM01-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 96 SET KACA RENGGANG TERHADAP FRAME,GUMPAL (17 SET)

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003907 40 19.04.2014 12-BM01-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 576 SET KACA RENGGANG TERHADAP FRAME,GUMPAL (17 SET)

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003908 10 19.04.2014 12-BM2T-M10HBYU MIRROR,2T (YLW) 13- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003908 20 19.04.2014 12-BM2T-M10HBYU MIRROR,2T (YLW) 13 SET KACA RENGGANG TERHADAP FRAME DAN JAMUR (13 SET)

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003909 10 19.04.2014 12-BM2T-M10HBWU MIRROR,2T (WHT) 120- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003909 20 19.04.2014 12-BM2T-M10HBWU MIRROR,2T (WHT) 120 SET FRAME LELEH,GUMPAL DAN KACA BARET (6 SET)

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003939 10 25.04.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 4,752- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003939 20 25.04.2014 12-BM01-M10RU MIRROR,BACK (SET) 4752 SET KACA R/G >< FRAME ,GUMPAL

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003940 10 25.04.2014 12-BM01-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 1,968- SET

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003940 20 25.04.2014 12-BM01-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 1968 SET KACA R/G >< FRAME DAN BARY,GOMPAL

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003941 20 25.04.2014 12-BM02-M10BYRU MIRROR,BACK (SET) 12 SET KACA R/A >< FRAME,GUMPAL

PT. ASTRA KOMPONEN INDONESIA 4050003943 10 26.04.2014 12-BM01-M10CRU MIRROR SET (CHR) 24- SET

(22)

seperti : Piston, Connecting Rod, Cam Chain, dll. Contoh lainnya adalah part yang berhubungan dengan safety seperti Kampas rem cakram & tromol (komponen pengereman) dan beberapa komponen lainnya. Jika hasil dari pengujian nanti didapat ada point yang tidak standar akan digunakan sebagai bahan evaluasi perbaikan supplier.

Gambar 16. Tim Quality Support melakukan pengujian produk

5. Memberi rekomendasi proses improvement

Rekomendasi yang diberikan memiliki tujuan untuk mengurangi kegagalan produk. Produk yang bermasalah pasti ada proses yang tidak sesuai standar. Rekomendasi diberikan untuk produk yang bermasalah karena factory

(23)

fault di supplier & kesalahan penggunaan yang dilakukan oleh customer. Untuk factory fault di Supplier, kesalahan bisa terjadi pada salah satu bagian (atau beberapa bagian) proses produksi yang telah dianalisa oleh tim Quality dari supplier sebagai proses yang bermasalah. Tim Quality Support bisa memberikan masukan ataupun perbaikan yang bisa dilakukan agar proses tersebut kembali sesuai dengan standar.

Kebanyakan supplier belum bisa menemukan apa perbaikan yang bisa dilakukan, karena faktor kebiasaan apa yang mereka lakukan setiap harinya. Jadi sebagai orang awam (bukan bagian dari supplier), tim Quality Support harus bisa memberikan rekomendasi perbaikan karena memiliki sudut pandang yang lain. Kemudian langkah berikutnya adalah melakukan konfirmasi dan follow up atas proses improvement yang dilakukan supplier agar kualitas produk sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

(24)

Setelah melakukan diskusi & penyampaian langkah perbaikan kepada pihak supplier ataupun internal, tim Quality Support melakukan follow up untuk meninjau sejauh mana proses perbaikan dilakukan. Hal ini dilakukan supaya tim Quality Support bisa memperkirakan kapan perbaikan selesai dilaksanakan. Pada saat melakukan pertemuan dengan pihak supplier atau internal, harus ada keputusan tanggal kapan (due date) proses perbaikan bisa diselesaikan. Hal ini bertujuan untuk memberikan jaminan kepada customer (disampaikan nantinya oleh tim Marketing) bahwa produk Aspira & Federal telah selesai melakukan perbaikan tepat pada waktunya.