A. Piutang usaha
1. Pengertian Piutang usaha
Piutang usaha (Account Receivable) timbul akibat adanya penjualan kredit dikarenakan perusahaan member kemudahan kepada customer. Adapun beberapa pengertian piutang yang lain yaitu sebagai berikut:
“Piutang adalah klaim terhadap pelanggan atau pihak-pihak lainnya
atas uang, barang atau jasa” (Kieso, dkk.2011:318)
“Piutang (receivable) meliputi semua klaim dalam bentuk uang kepada pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”(Warren, dkk.2010:404)
“Piutang merupakan klaim atas uang, barang dan jasa yang diharapkan akan selesai dengan diterimanya uang tunai (Kas)” (Skousen, dkk. 2010:513)
“Piutang adalah penagihan yang timbul karena penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan” (Ikatan Akuntan Indonesia (IAI)2011:19).
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa piutang merupakan hak atau klaim kepada pihak lain atas uang, barang atau jasa dalam satu siklus kegiatan normal perusahaan.
Menurut Mulyadi (2011:87) “Piutang merupakan klaim kepada pihak lain atas uang, barang, atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan“. Piutang pada umumnya disajikan dineraca dalam dua kelompok, piutang usaha dan piutang non usaha. Menurut Skousen (2010:479) “secara umum, istilah piutang dapat diterapkan ke semua klaim atas uang, barang, dan jasa, akan tetapi untuk tujuan akuntansi istilah tersebut secara umum digunakan dalam lingkup yang lebih sempit untuk menggambarkan klaim yang diharapkan akan selesai dengan diterimanya uang tunai atau kas”.
Piutang usaha pada umumnya adalah kategori yang paling signifikan dari piutang, dan merupakan hasil dari aktivitas normal perusahaan atau entitas, yaitu penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan. Piutang usaha dapat diperkuat dengan janji pembayaran tertulis secara formal dan diklasifikasikan sebagai wesel tagih (notes receivable). Piutang usaha umumnya merupakan jumlah yang material di neraca bila dibandingkan dengan piutang non usaha.
Piutang non usaha timbul dari transaksi selain penjualan barang dan jasa kepada pihak ke tiga, misalnya, piutang kepada piutang usaha kepada karyawan, piutang penjualan saham, piutang klaim asuransi, piutang pengembalian pajak, piutang dividen dan bunga. Piutang non usaha biasanya disajikan dineraca secara terpisah, jika piutang non usaha tersebut diharapkan akan tertagih dalam jangka waktu satu tahun, maka piutang ini diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari satu
tahun, maka piutang ini di klasifikasikan sebagai aktiva tidak lancar. Penyajian piutang di neraca menurut mulyadi (2010 :88)
1. Piutang usaha harus disajikan di neraca sebesar jumlah yang di perkirakan dapat di tagih dari debitur pada tanggal neraca. Piutang usaha di sajikan di dalam neraca dalam jumlah bruto di kurangi dengan taksiran kerugian tidak tertagihnya piutang.
2. Jika perusahaan tidak membentuk cadangan kerugian piutang usaha, harus dicantumkan pengungkapannya di neraca bahwa saldo piutang usaha tersebut adalah jumlah bersih (netto).
3. Jika piutang usaha bersaldo material pada tanggal neraca,harus disajikan rinciannya dineraca.
4. Piutang usaha yang bersaldo kredit (terdapat di dalam kartu piutang) pada tanggal neraca harus disajikan dalam kelompok utang lancar.
5. Jika jumlahnya material, piutang non usaha harus disajikan terpisah dari piutang usaha.
2. Akuntansi Piutang Usaha
Transaksi yang mempengaruhi piutang usaha merupakan bagian dari siklus pendapatan. Siklus pendapatan tersebut adalah transaksi penjualan kredit barang dan jasa kepada pelanggan, transaksi retur penjualan, transaksi penerimaan kas dari debitur, dan transaksi penghapusan piutang. Transaksi-transaksi tersebut dicatat kedalam jurnal sebagai berikut.
1. Transaksi penjualan kredit barang dan jasa kepadap elanggan. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah:
Piutang usaha xxx
Penjualan/pendapatan jasa xxx
2. Transaksi retur penjualan. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah: Retur penjualan xxx
Piutang usaha xxx
3. Transaksi penerimaan kas dari debitur. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah“
Kas xxx
Piutang usaha xxx
4. Transaksi penghapusan piutang. Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah:
Cadangan piutang usaha xxx
Piutang usaha xxx
3. Jenis- Jenis Piutang
Banyak perusahaan melakukan penjualan secara kredit agar dapat menjual produk atau jasa, transaksi ini dapat diklasifikasikan sebagai piutang usaha atau wesel tagih.
Dalam prakteknya dikenal dua jenis piutang yaitu piutang dagang dan piutang wesel. Menurut Haryono Jusuf dalam bukunya “Dasar- dasar Akuntansi” menyebutkan bahwa:
a. Piutang Dagang
Umumnya berjangka kurang dari satu tahun, oleh karena itu piutang dagang dalam neraca dilaporkan sebagai aktiva lancar. Selain itu jumlah rupiah yang dimasukkan sebagai piutang dagang harus dapat ditagih dalam waktu normal yang tercermin dalam termin penjualan 2/30, n/30, maka piutang yang timbul diharapkan akan dapat diterima dalam jangka waktu paling lama 30 hari sejak transaksi penjualan terjadi
b. Piutang Wesel
Lebih formal bila dibandingkan dengan piutang dagang, debitur (pihak yang membayar) dalam piutang wesel membuat suatu janji tertulis kepada kreditur untuk membayar sejumlah uang yang dalam surat perjanjian tersebut pada waktu tertentu dimasa yang akan datang. Jangka waktu wesel bisa bermacam macam tetapi pada umumnya paling sedikit 60 hari. Piutang wesel yang berjangka waktu satu tahun atau kurang dilaporkan dalam neraca sebagai aktiva lancar, tetapi bila jangka waktunya melebihi 1 tahun maka diperlakukan sebagai piutang jangka panjang.
c. Piutang lain-lain
Terdiri atas macam-macam tagihan yang tidak termasuk ke dalam piutang dagang maupun piutang wesel. Dalam kategori ini termasuk didalamnya piutang terhadap karyawan perusahaan dan piutang kepada cabang-cabang perusahaan. Pada umumnya piutang semacam ini termasuk piutang jangka panjang.
4. Penilaian piutang Usaha
Secara teori, semua piutang dinilai dalam jumlah yang mewakili nilai sekarang dari perkiraan penerimaan kas di masa mendatang. Oleh karena piutang usaha berjangka pendek, biasanya ditagih dalam30 hingga 90 hari, bunganya akan relatif lebih kecil dari jumlah piutangnya. Sebagai ganti dari penilaian piutang usaha pada nilai sekarang yang di diskontokan, piutang dilaporkan sebagai nilai realisasi bersih (net realizable value), yaitu nilai kas yang diharapkan. Hal ini berarti piutang usaha harus di catat sebagai jumlah bersih dari estimasi piutang tak tertagih dan potongan dagang. Tujuannya adalah untuk melaporkan piutang sejumlah klaim dari pelanggan yang benar- benar diperkirakan dapat diterima secara tunai. Menurut reeves (2012 :327)
Terdapat dua metode akuntansi untuk mencatat piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih. Metode penyisihan (allowance method) membuat beban piutang tak tertagih dimuka sebelum piutang tersebut dihapus. Prosedur lain yang dinamakan dengan metode penghapusan langsung (direct write of method), mengakui beban hanya pada saat piutang dianggap benar-benar tidak dapat ditagih lagi.
5. Pengakuan Piutang Usaha
Untuk menjelaskan persepsi dari seorang pelanggan tentang piutang yang mana melibatkan harga potongan atau diskon diperlukan adanya realitas atau kenyataan dari harga pertukaran (dari jumlah tertentu dari debitur) yang dibuktikan dengan penyertaan beberapa dokumen.
Menurut kieso dalam bukunya “Intermediate Accounting”yang diterjemahkan oleh Thompson Learning sebagai berikut :
a. Dalam sebagian besar transaksi piutang, jumlah yang harus diakui adalah harga pertukaran diantara kedua belah pihak. Harga pertukaran ( The Exchance Price) adalah jumlah yang terhutang dari debitur dan umumnya dibuktikan dengan beberapa jenis dokumen bisnis, biasanya berupa faktur (Invoice). Dua faktor yang bisa memperumit pengukuran harga pertukaran adalah (1) ketersediaan diskon dan (2) lamanya waktu antara tanggal penjualan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
b. Diskon dagang, biasanya dikutip sebagai harga persentase, praktek umumnya adalah mengurangi diskon dagang dari daftar harga dan kemudian menagih harga bersihnya. Sedangkan diskon tunai diberikan sebagai perangsang agar pembeli melakukan pembayaran secepatnya, dan biasanya dinyatakan dalam bentuk istilah 2/10, n/30 (diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari dalam sebulan)
6. Piutang Tak Tertagih
Di samping memperoleh manfaat dari penjualan yangd ilakukan secara kredit seperti meningkatnya pendapatan penjualan dan laba, perusahaan juga biasanya menanggung beban operasi atas adanya piutang tak tertagih. Hal ini biasa timbul dari kegagalan perusahaan memperoleh pembayaran dari para pelanggan.
Adapun tiga variabel penting dalam proses collection (penagihan) yang harus diperhatikan oleh manajemen perusahaan,yaitu:
1. Kemampuan membayar piutang 2. Itikad baik untuk membayar piutang 3. Kondisi perekonomian
Dalam menentukan kapan piutang usaha menjadi tak tertagih,tidak ada satu pun ketentuan umum yang dapat digunakan. Karena pada kenyataannya seorang customer gagal untuk mambayar piutang sesuai kontrak atau perjanjian tidak berartiutang-utang tersebut tidak tidak akan dapat tertagih. Bangkrutnya customer adalah salah satu petunjuk yang paling signifikan mengenai tidak tertagihnya sebagian /seluruh piutang. Petunjuk lainnya meliputi penutupan bisnis customer atau gagalnya upaya penagihan setelah dilakukan beberapa kali usaha.
Adapun metode akuntansi untuk mencatat dan melaporkan beban piutang tak tertagih menurut Kieso &Weydgant adalah sebagai berikut:
1. Metode Penyisihan (Allowance Method)
Metode ini disebut juga metode tidak langsung. Dalam metode ini perusahaan. Metode ini akan menggunakan akun Penyisihan Piutang Tak Tertagih yang memiliki saldo normal di kredit. Akun ini merupakan contra account asset yang memperlihatkan kemungkinan klaim piutang tak tertagih di masa depan. Jurnal untuk penyisihan piutang tak tertagih ini adalah:
Bad Debt Expense xxx
Ada 2 cara untuk mengestimasi jumlah penyisihan untuk piutang tak tertagih, yaitu:
1. Persentase Penjualan
Pendekatan ini bertujuan untuk melaporkan piutang usaha di neraca pada nilai bersih yang dapat direalisasikan, pendekatan inijuga disebut dengan pendekatan Laba / Rugi. Melalui pendekatan ini debitur telah menentukan perkiraan (melakukan estimasi )berapa persen dari penjualan yang tidak dapat ditagih (Uncollectible Receivables). Pendekatan ini tepat digunakan jika customer memiliki sejarah yang baik mengenai kredit macet dengan penjualan kredit tahun sebelumnya. Jurnal untuk pendekatan penjualan adalah:
Bad Debt Expense xxx
Allowance For Doubful Accounts xxx 2. Persentase Piutang
Pendekatan ini melihat menggunakan Analisis Umur Piutang (Aging Schedule) Salah satu cara perusahaan dalam mengontrol piutangnya dengan menggunakan aging schedule, yaitu daftar piutang usaha yang di dalammnya berisi saldo piutang usaha, nama pelanggan beserta umur piutang usaha. Dengan menggunakan cara ini, perusahaan dapat menganalisis piutangnya dan mengelompokkannya menurut lamanya piutang tersebut beredar. Semakin lama piutang tersebut beredar semakin kecil kemungkinan piutang tersebut tertagih, perusahaan dapat menentukan umur piutangnya berdasarkan tanggal
jatuh temponya. Estimasi persentase untuk piutang yang tidak dapat ditagih dapat berbeda-beda sesuai dengan kategori umur piutang berdasarkan pengalaman masa lalu. Biasanya umur piutang usaha di kelompokkan menurut jumlah hari dibawah 60 hari, 60 – 90 hari, 91– 120 hari, diatas 120 hari. Jurnal untuk pendekatan piutang adalah: Bad Debt Expense xxx
Allowance For Doubful Accounts xxx 2. Metode Langsung (Direct Write off Method)
Perusahaan akan menerapkan metode langsung jika piutangnya sudah pasti tidak akan tertagih. Hal ini dilakukan oleh perusahaan dengan mendebet akun beban piutang tak tertagih (uncollectible account expense) dan mengkredit akun piutang usaha (account receivable).
Bad Debt Expense xxx
Account Receivable xxx Metode ini digunakan apabila:
- Perusahaan kesulitan dalam mengestimasi jumlah piutang tak tertagih secara wajar.
- Jumlah customer yang dimiliki perusahaan relative kecil 7. Penghapusan Piutang
Metode Direct Write-off dan allowance merupakan metode yang digunakan dalam menentukan besarnya penyisihan piutang tak tertagih. Persentase atas nilai tersebut merupakan estimasi manajemen perusahaan atas kemungkinan kerugian akibat tidak terbayarnya piutang perusahaan. Bila
debitur bangkrut atau dinyatakan pailit,sudah pasti piutang perusahaan tidak dapat ditagih. Untuk menangani hak tersebut, perusahaan harus menghapuskan piutang dan menghilangkan akun penyisihan piutang tak tertagih atas piutang yang jelas-jelas tidak dapat ditagih.
Jurnal penghapusan piutang adalah:
Allowance For Doubful Accounts xxx
Account Receivables xxx
Bila suatu ketika perusahaan menerima pembayaran atas piutang yang telah dihapuskan, hal itu merupakan suatu keuntungan bagi perusahaan. Perusahaan harus memunculkan kembali piutang yang sebelumnya dihapuskan dan kemudian menghapus piutangt ersebut karena telah dibayar. Jurnal atas piutang yang sebelumnya dihapuskan dan saat ini dibayar adalah:
Piutang Usaha xxx
Penyisihan Piutang Tak Tertagih xxx Kas / Bank xxx
Piutang Usaha xxx
8. Pengendalian Internal atas Piutang Usaha
Masalah untuk meminimalkan piutang usaha tanpa harus kehilangan bisnis yang diinginkan adalah hal yang penting. Piutang seringkali tidak menghasilkan pendapatan bunga, dan biaya yang timbul dari piutang tersebut harus ditutupi oleh margin laba. Berdasarkan buku yang ditulis oleh Stice, Stice, dan Skousen (2011) dikatakan bahwa semakin lama suatu piutang dimiliki tanpa adanya bunga yang dihasilkan, semakin kecil persentase
pengembalian yang direalisasi atas modal yang diinvestasikan (p.487).
Dari hal di atas, maka perlu ada pengendalian internal atas piutang.Beberapa aspek dari pengendalian internal yang baik atas piutang menurut Firdaus A. Dunia (2011) adalah sebagai berikut:
1) Mencocokkan fungsi pegawai atau bagian yang menangani transaksi penjualan (operasi) dari ”fungsi akuntansi untuk piutang”. Dengan demikian pegawai yang menangani akuntansi untuk piutang usaha dan wesel tagih tidak boleh dilibatkan dengan aspek operasi seperti menyetujui kredit.
2) Pegawai yang menangani akuntansi piutang harus dipisahkan dari fungsi penerimaan hasil tagihan piutang.
3) Semua transaksi pemberian kredit, pemberian potongan, dan penghapusan piutang harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
Piutang harus dicatat dalam buku-buku tambahan piutang (account receivables subsidiary ledger). Total dari saldo-saldo buku tambahan ini harus dicocokkan dengan buku besar yang bersangkutan, paling tidak sebulan sekali. Di samping itu,pada akhir bulan para pelanggan (debitur) harus dikirimkan surat pernyataan piutang bulanan (monthly statement of account).
4) Perusahaan harus membuat daftar piutang berdasarkan umumnya (aging schedule).
Dalam Pernyataan Standar Akntansi Keuangan No.23 ruang lingkup pendapatan di bagi menjadi:
1. Penjualan Barang
Barang meliputi barang yang di produksi oleh entitas untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali.
2. Penjualan Jasa
Menyangkut pelaksanaan tugas yang telah disepakati secara kontraktual untuk dilaksanakan selama suatu periode waktu.
3. Penggunaan aset entitas oleh pihak lain yang menghasilkan pendapatan: a. Bunga yaitu pembebanan untuk menggunakan kas atau setara dengan
kas atau jumlah terutang oleh entitas.
b. Royalty yaitu menggunakan asset jangka panjang entitas, misalnya paten, merek dagang, hak cipta, dan piramti lunak komputer.
c. Deviden yaitu distribusi laba kepada pemegang investasi ekuitas dengan proporsi kepemilikan mereka atas kelompok modal tertentu. Aktivitas PT. Kin Elektrikal Panel adalah perusahaan bergerak di bidang Elektrikal yang menyebabkan jumlah piutang usaha yang tinggi. Piutang usaha tersebut harus berjalan lancar, dalam hal ini dapat di tagih sesuai dengan jangka waktunya, maka piutang usaha ini harus di kelola dengan baik. Kerangka penelitian diatas menggambarkan bahwa penelolaan piutang usaha dilakukan melalui pengelolaan atas piutang usaha, sehingga di harapkan dengan adanya pengelolaan piutang usaha akan meningkatkan kinerja aktivitas perusahaan.
Pengelolaan Piutang Usaha yang efektif adalah pengaturan piutang usaha menyeimbangkan antara:
a. Usaha- usaha untuk mencegah piutang tak tertagih dan piutang lewat jatuh tempo guna memenuhi kecukupan kan di satu sisinya;
b. Usaha- usaha untuk meningkatkan penjualan, dengan memberikan pengalaman yang nyaman bagi costumer dan menyediakan termin pembayaran yang kompetitif dilingkungan bisnis secara luas di sisi lainnya. ( JAK (Jurnal Akuntansi Keuangan)).
B. Pembayaran Suplier
Pembayaran pada supplier ( hutang dagang ) dalam pemberlakuan nya pada perusahaan kami 1 (satu) bulan setelah invoice diterima dan ada juga pembayaran dilakukan mengikuti pembayaran dari customer kerperusahaan kami PT. KIN ELEKTRIKAL PANEL tergantung persetujuan awal yang dilakukan. Biasa nya pembayaran mengikuti penjualan yang setelah kami terima dalam penjualan bersifat project atau tender jadi pengenaan nya sama. Jika ada dari pihak supplier kami menyalahi kontrak awal maka konsekuensi nya supplier kami tidak diikut sertakan pada project berikut nya. Banyak kebijakan yang mempengaruhi ini dikarenakan keputusan manajemen sering berubah ubah.
1.1. Prosedur Rencana Pembayaran Hutang Dagang
1. Membuat data-data hutang dagang per supplier berdasarkan tanggal tukar faktur dan jatuh tempo pembayaran.
3. Mamasukkan data-data hutang kedalam rencana pembayaran berdasarkan :
a. Term of payment/jatuh tempo pembayaran hutang per supplier.
b. Jumlah hutang yang akan dibayar.
c. Memperhatikan skala prioritas karena kontrak, keperluan mendesak dan lainnya.
d. Mempertimbangkan jumlah dana yang tersedia.( atau dana yang akan masuk)
1.2 Prosedur Pembuatan Kredit Nota Dari Retur Beli Oleh Pemasok
Atas barang yang dibeli, dilakukan pengembalian barang karena tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui, misalnya karena mutu, ukuran, expired date dan lain sebagainya, maka atas retur beli tersebut dibuatkan dokumen credit note oleh pemasok dengan prosedure sebagai berikut :
1. Bagian penagihan menerima bukti-bukti pengembalian barang atau jasa dilengkapi :
a. Purchases order, Kontrak, atau SPK ke pemasok
b. Surat pengembalian barang barang, jasa dari warehouse. 2. Bagian tukar faktur penagihan menerima kredit nota dengan
perincian:
a. Nota retur pebelian dengan diberi nomor b. Bukti pengembalian barang atau jasa
c. Copy tagihan dari suplier dinota returkan
d. Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)
3. Data nota retur tersebut diverifikasi oleh petugas verifikasi hutang 4. Dibuatkan tanda terima atas penyerahan credit nota atas retur
pembelian tersebut
5. Membukukan dalam buku retur pembelian dan diarsip.
1.3 Prosedur Pembuatan Debit Nota Atau Kredit Nota Dari Transaksi Koreksi :
Tagihan yang diterima dari pemasok dilakukan koreksi karena ada kesalahan baik kesalahan atas penagihan dari suplier atau karena koreksi oleh bagian verifikasi perusahaan. Dokumen yang dipergunakan oleh pemasok adalah dengan debit nota untuk kekurangan dalam penagihan dan sebaliknya credit nota bila yang ditagihkan lebih besar dari yang sesungguhnya, koreksi ini dapat dari harga, kuantiti atau harga & kuantiti dan kesalahan lainnya. Prosedure pembuatan kredit nota atau debit nota adalah sebagai berikut:
1. Bagian Penerima tagihan menerima bukti-bukti kesalahan dari penagihan dan dilengkapi:
a. PO, Kontrak, atau SPK ke pemasok
b. Tagihan atau Faktur/kwitansi /DO yang harus dikoreksi
2. Bagian tukar faktur menerima debit nota atau kredit nota dengan perincian :
a. Debit nota atau credit nota dengan bernomor
b. Nota perhitungan jumlah kekurangan atau kelebihan yang harus dikoreksi
c. Faktur pembelian/tagihan yang harus dibebit atau kredit nota kan
d. Dokumen pendukung lainnya bila diperlukan (nota perhitungan dan lainnya)
3. Data Debit nota atau kredit nota tersebut diverifikasi oleh bagian Tukar faktur dan diberi tanda terima
4. Membukukan dalam buku, kartu hutang dan diarsip.
1.4 Prosedur Pembayaran Hutang Dagang
Prosedur pembayaran hutang dagang adalah sebagai berikut :
1. Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran.
2. Memeriksa pembayaran sesuai rencana pembayaran hutang yang telah dibuat.
3. Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash, (diambil/transfer), NPS SCB atau cara pembayaran lainnya.
4. Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang ( persetujuan bilyet giro, cek, tunai , transfer dengan NPS SCB atau cara lainnya) 5. Cek saldo untuk memastikan dana tersdia.
6. Melakukan pelaksanaan pembayaran. 7. Posting dalam buku kas atau buku bank
8. Memasukkan ke kartu hutang 9. Arsip dokumen pembayaran.
1.5 Pembayaran Hutang Dagang Non Budget
1. Pembayaran hutang dagang dilakukan sesuai budget/ anggaran yang telah dibuat dan disetujui, namun senantiasa hutang yang tidak dianggarkan dapat dilakukan dengan mendapatkan persetujuan dari direksi atau owner atau yang ditunjuk dengan prosedur sebagai berikut :
2. Menerima dokumen untuk pembayaran hutang yang telah diverifikasi dan mempersiapkan voucher pembayaran.
3. Memeriksa pembayaran sesuai persetujuan pembayaran hutang non bubget ke direksi atau owner atau yang ditunjuk, karena tidak dinggarkan dalam anggaran perusahaan.
4. Memasukkan ke system pembayaran yaitu : bilyet giro, cek, Cash, (diambil/transfer), atau cara pembayaran lainnya.
5. Meminta persetujuan pembayaran ke yang berwenang (persetujuan bilyet giro, cek, tunai , transfer atau cara lainnya)
6. Cek saldo untuk memastikan dana tersdia. 7. Melakukan pelaksanaan pembayaran. 8. Posting dalam buku kas atau buku bank
9. Memasukkan ke kartu hutang atau langsung ke pembelian bila sebelumnya tidak dibukukan ke pos Hutang Dagang
1.6 Prosedur Bon Sementara
1. User mengajukan permohonan Form Bon Sementara kepada atasannya langsung untuk mendapatkan persetujuan. Form Bon Sementara mencakup seperti: nama user, tanggal Form Bon Sementara, jumlah yang diajukan, tujuan penggunaan bon sementara.
2. User menyerahkan Form Bon Sementara yang telah disetujui dan ditandatangani tersebut kepada AP Staff.
3. AP Staff membuat voucher pembayaran berdasarkan Form Bon Sementara tersebut dan menyerahkan kepada Finance Controller dan Finance Director untuk disetujui dan ditandatangani.
4. AP Staff melakukan proses pembayaran kepada user berdasarkan voucher pembayaran atas bon sementara yang telah disetujui dan ditandangani tersebut.
5. Untuk perjalanan dinas, user mengajukan Form Bon Sementara disertai dengan Surat Tugas, Form Perjalanan Dinas, tiket,dll. 6. Accounting Team melakukan monitoring dan membuat laporan
jika ada bon sementara yang telah lewat dari 30 (tiga puluh) hari dan mengirimkan laporannya kepada HoD masing-masing user setiap bulannya.
1.7 Prosedur Pembayaran Hutang Dagang :
1. AP Staff membuat perencanaan pembayaran hutang supplier/vendor setiap bulannya untuk digunakan dalam pembuatan perkiraan Cash flow mingguan.
2. Berdasarkan perencanaan pembayaran tersebut, AP Staff mengajukan proposal pembayaran hutang supplier/vendor untuk direview oleh Finance Controller dan disetujui oleh Finance Director setiap minggu. Isi dari proposal pembayaran hutang supplier/vendor mencakup nama supplier/vendor, tanggal tanda terima faktur, jatuh tempo pembayaran, umur hutang, no. Invoice supplier/vendor, dan jumlah hutang.
3. Didalam pengajuan proposal pembayaran hutang supplier/vendor tersebut, AP Staff telah membuat pemilihan dan prioritas hutang supplier/vendor yang akan dibayarkan.
4. Berdasarkan proposal pembayaran hutang yang telah disetujui oleh FC dan FD, AP Staff melakukan proses pembayaran hutang supplier/vendor.
5. Proposal pembayaran hutang disertai dengan dokumen-dokumen pendukung, seperti : invoice, copy faktur pajak, RR, Surat Jalan, PO (untuk transaksi dengan PO – 3 way matching). Untuk pembayaran kepada vendor telah disertai dengan dokumen pendukung seperti: invoice, faktur pajak dan PO.
6. Berdasarkan proposal pembayaran yang telah disetujui tersebut, AP Staff menyiapkan pembayaran hutang supplier (voucher pembayaran bank, menulis jumlah hutang yang akan dibayar pada giro, nama penerima giro, tanggal giro, tanggal pencairan giro atau transfer).
7. AP Staff mengajukan giro-giro yang akan dibayar untuk hutang supplier dan voucher pembayaran bank beserta dokumen pendukungnya (Proposal Pembayaran Hutang Supplier/Vendor) untuk direview dan ditandatangani oleh Finance Controller, Finance Director (sesuai dengan otoritas untuk pembayaran antara Perusahaan dengan Bank yang bersangkutan).
8. AP Staff melakukan entry pelunasan hutang supplier/vendor didalam sistem atas giro-giro/ transfer yang telah ditandatangani tersebut dan setelah giro-giro tersebut diserahkan kepada supplier/vendor. Pelunasan hutang supplier diakui pada saat giro pembayaran telah diterima oleh supplier.
1.8 Penanganan Hutang Dagang Bermasalah :
Tidak hanya piutang yang bermasalah, tetapi hutang dagang bisa bermasalah, dan sebagaian besar terjadi karena kurang memperhatikan syarat-syarat jual beli dan mengesampingkan administrasi, dan apabila tidak dimanage dengan baik dikemudian hari baru timbul masalah . Contoh-contoh masalah dari hutang dagang yaitu antara lain :
1. Pemenuhan barang atau jasa tidak sesuai order atau melebihi order, atau order pemesanan via telepon tanpa dokumentasi, timbul masalah waktu penagihan..
2. Penagihan untuk harga, quantity atau specification atau tanggal pengiriman tidak sesuai PO, atau PO tidak dikirim ke Supplier . 3. Perbedaan persepsi dalam perjanjian seperti pinalti dan lain-lain
Untuk hutang-hutang bermasalah difile tersendiri dan dibuatkan kronologisnya mengapa hutang ini dapat bermasalah, layak untuk dibayar atau tidak, dan seberapa jauh pengaruhnya terhadap komitmen dan nama baik perusahaan.
1.9 Penanganan Hutang Bermasalah Dengan Prosedur sebagai berikut:
1. Bagian verifikasi hutang dagang yang mengetahui bahwasanya hutang dagang tersebut bermasalah segera menyampaikan ke manager keuangan untuk mengambil langkah penyelesaian.
2. Apabila hutang dagang tersebut tidak layak bayar segera dikembalikan ke pemasok atau menfilenya dalam dokumen hutang dagang bermasalah, hal ini untuk menjaga penyalahgunaan dokumen tersebut.
3. Sesuai prinsip konservative, maka membukukan dalam kewajiban lain-lain atau ke pos hutang dagang.
4. Apabila Hutang dagang tersebut masih layak untuk dibayar segera minta ke bagian yang terkait untuk dilengkapi dokumen pendukungnya terdiri dari :
a. Tagihan/kwitansi bermaterai. b. Surat Jalan asli
c. Faktur pajak asli & copy asli ( putih, kuning) d. Purchases Order asli atau yang dilegalisir. e. Receiving report asli
f. Faktur pembelian intern asli
1.10 Pelaporan Hutang Dagang :
Pengelolaan hutang dagang harus ditangani secara profesional, intinya bahwa hutang dagang harus ditangani secara serius, seluruh bentuk hutang dagang harus dicatat secara tertib, up to date baik yang telah menjadi hutang dagang atau yang belum menjadi hutang dagang karena tagihan dari pemasok belum diterima, walaupun barang atau jasa telah diserahkan.
Untuk itu akan dibuatkan laporan agar penerima laporan atau manajemen dapat membaca, menganalisa, dan mengambil langkah-langkah untuk keputusan yang tepat, itulah pentingnya dibuat laporan secara tertulis, terperinci, tepat waktu dan akurat.
1.11 Laporan-Laporan Dalam Mengelola Hutang Dagang antara lain :
1. Laporan aktivitas Hutang dagang terdiri dari :
a. Judul laporan terdiri dari : Nama perusahaan , judul laporan, lokasi, dan periode laporan
b. Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama supplier/pemasok, golongan, saldo awal, mutasi (Pembelian dikurangi pembayaran) Koreksi debet & kredit dan saldo akhir, Keterangan.
c. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.
2. Laporan umur Hutang dagang (aging account payable) terdiri dari : a. Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan, judul laporan,
lokasi, dan periode laporan
b. Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier,30 hari, 60 hari, 90 hari, diatas 90 hari dan total vertikal , total horizontal c. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan ,
diperiksa oleh dan disetujui oleh.
3. Laporan piutang dagang lewat jatuh tempo terdiri dari
a. Judul laporan terdiri dari :Nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
b. Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no tetepon, invoice (no tagihan / Receiving report, tanggal dan nilai), term of payment, umur hutang.
c. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan , diperiksa oleh dan disetujui oleh.
4. Laporan Hutang dagang bermasalah
a. Judul laporan terdiri dari: Nama perusahaan, judul laporan, lokasi, dan periode laporan
b. Isi laporan terdiri dari: No urut, Nama Supplier, alamat dan no tetepon, Tagihan (no tagihan, tanggal dan nilai), term of payment, umur hutang, Keterangan dari laporan kronologis sampai menjadi hutang bermasalah.
c. Penutup terdiri dari : dibuat oleh & tanggal pembuatan, diperiksa oleh dan disetujui oleh.
Untuk formulir laporan dapat disuaikan sesuai kebutuhan manajemen perusahaan.
1.12 Prosedur AP Period End Closing
1. AP Staff melakukan rekonsiliasi hutang antara buku besar hutang supplier/vendor dan buku besar pembantu hutang supplier/vendor yang tercatat di sistem.
2. AP Staff segera membuat penyesuaian atau koreksi jika ditemukan item yang belum direkonsiliasi pada saat dilakukannya rekonsiliasi dan menyerahkannya kepada Finance Controller untuk direview dan disetujui sebelum dilakukan posting ke general ledger.
3. AP Staff menyerahkan laporan rekonsiliasi hutang supplier/vendor kepada Finance Controller untuk direview dan disetujui.
1.13 Surat-menyurat yang berhubungan dengan hutang dagang
1. Surat undangan tender.
2. Surat permintaan penawaran harga 3. Surat penawaran harga
4. Surat konfirmasi hutang.
5. Surat permohonan penundaan pembayaran hutang 6. Surat Promes/Aksep/Sanggup.
7. Lain-lain.
1.14 Formulir-Formulir
Formulir-formulir yang diperlukan untuk keperluan administrasi Hutang Dagang antara lain :
1. Isian data pemasok 2. Form Price list
3. Perbandingan harga dari pemasok (Canvass Sheet) 4. Tanda Terima (Tukar Faktur)
5. Purchases Order. 6. Faktur pembelian 7. Kartu hutang
8. Form laporan : Laporan aktivitas hutang, Laporan umur hutang, Laporan hutang yang lewat jatuh tempo, dan laporan hutang bermasalah.
C. Penjualan
Penjualan merupakan sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mengharapkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan.
1.1 Pengertian Penjualan
Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dari pengertian penjualan itu sendiri adalah sebagai berikut:
Pengertian penjualan menurut Hendri Simamora dalam buku “Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis” menyatakan bahwa:
“Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggana tas barang dan jasa” (Hendri Simamora, 2011 :24)
Pengertian penjualan menurut Chairul Marom dalam buku “Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang” menyatakan bahwa: “Penjualan artinya penjualan barang dagangan sesuai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur”(Chairul Marom, 2011,28).
Berdasarkan pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah persetujuan kedua belah pihak antara penjual dan pembeli, dimana penjual menawarkan suatu produk dengan harapan pembeli dapat menyerahkan sejumlah uang sebagai alat ukur produk tersebut sebesar harga jual yang telah disepakati.
1.2 Klasifikasi Transaksi Penjualan
Ada beberapa macam transaksi penjualan menurut La Midjan dalam bukunya “Sistem Informasi Akuntansi I” dapat diklasifikasikan sebagai berikut: “1. Penjualan Tunai 2. Penjualan Kredit 3. Penjualan Tender 4. Penjualan Ekspor 5. Penjualan Konsinyasi 6. Penjualan Grosir” (La Midjan, 2001 : 170)
Menurut pengetian diatas dapat diuraikan sebagai berikut: a. Penjualan Tunai
Penjualan Tunai adalah penjualan yag bersifat cash and carry pada umumnya terjadi secara kontan dan dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan dianggap kontan.
b. Penjualan Kredit
Penjualan Kredit adalah penjualan yang tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan.
c. Penjualan Tender
Penjualan Tender adalah penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memegangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur.
d. Penjualan Ekspor
Penjualan Ekspor adalah penjualan yang dilaksanakan oleh pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut.
e. Penjualan Konsinyasi
Penjualan Konsinyasi adalah penjualan yang dilakukan secara titipan kepada pembeli
f. Penjualan Grosir
g. Penjualan grosir adalah penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang grosir atau eceran.
Dari uraian diatas penjualan memiliki bermacam-macam transaksi penjualan yang terdiri dari : penjualan tunai, penjualan kredi, penjualan tender, penjualan konsinyasi, penjualan ekspor, serta penjualan grosir.
1.3 Dokumen-Dokumen Penjualan
Dokumen-dokumen menurut La Midjan dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi I” antara lain sebagai berikut:
1. Order Penjualan Barang (Sales Order) 2. Nota Penjualan Barang
3. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order) 4. Faktur Penjualan(Invoice)
5. Surat Pengiriman Barang (Shipping Ship) 6. Jurnal Penjualan (Sales Journal)”
(La Midjan, 2012 ; 183)
Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut; 1. Order Penjualan Barang (Sales Order)
Merupakan penghubung antara beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses langganan dengan menyiapkan peranan penjualan.
2. Nota Penjualan Barang
Merupakan catatan atau bukti transaksi penjualan yang telah dilakukan oleh pihak perusahaan dan sebagai dokemen bagi pelanggan.
3. Perintah Penyerahan Barang (Delivery Order)
Merupakan suatu bukti dalam pengiriman barang untuk diserahkan kepada pelanggan setelah adanya pencocokkan rangkap slip.
4. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang menunjukkan informasi kuantitas, harga dan jumlah tagihannya.
5. Surat Pengiriman Barang (Shipping Slip) 6. Jurnal Penjualan (Sales Journal)
Dapat disimpulkan bahwa dokumen-dokumen penjualan terdiri dari: Order Penjualan Barang, Nota Penjualan Barang, Perintah Penyerahan Barang, Faktur Penjualan, Surat Pengiriman Barang dan Jurnal Penjualan.
1.4 Bagian-Bagian Penjualan
Menurut Krismiaji dalam bukunya “Sistem Informasi Akntansi” menyatakan bahwa bagian-bagian penjualan dibagi menjadi beberapa bagian,yaitu:
”1. Bagian Penjualan 2. Bagian Kredit 3. Bagian Gudang 4. Bagian Pengiriman
5. Bagian Penagihan” (Krismiaji, 2012 :275)
Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Bagian Penjualan
Adalah bagian penjualan menerima surat pesanan dari pihak pembeli dan membuat surat order penjualan atas dasar surat pesanan tersebut.
2. BagianKredit
Adalah atas dasar surat pesanan dari pembeli yang diterima dibagian penjualan, bagian ini memeriksa data kredit pelanggan
yang selanjutnya memberikan persetujuan terhadap surat pesanan tersebut dan memeriksannya ke bagian gudang.
3. Bagian Gudang
Adalah bagian gudang yang bertugas untuk menyimpan persediaan baran dagangan serta mempersiapkan barang dagangan yang akan dikirim kepada pembeli.
4. Bagian Pengiriman
Adalah bagian ini mengeluarkan surat order penjualan dan kemudian membuat nota pengiriman atas barang yang dipesan. 5. Bagian Penagihan
Adalah bagian ini bertugas untuk membuat faktur penjualan dan kemudian didistribusikan kepada:
a. Rangkap pertama (asli) diberikan kepada pelanggan b. Rangkap kedua diberikan kepada bagian piutang
c. Rangkap ketiga diarsipkan berdasarkan nomor urut bersamaan dengan surat order penjualan.
Dapat disimpulkan bahwa bagian-bagian penjualan terdiri dari: Bagian Penjualan, Bagian Kredit, Bagian Gudang, Bagian Pengiriman, dan Bagian Penagihan.
1.5 Tujuan Penjualan
Dalam suatu perusahaan kegiatan penjualan adalah kegiatan yang penting, karena dengan adanya kegiatan penjualan tersebut maka akan terbentuk laba yang dapat menjamin kelangsungan hidup
perusahaan.
Tujuan umum penjualan yang dimiliki oleh perusahaan menuru Basu Swastha dalam bukunya “Manajemen Penjualan”,yaitu:
“1. Mencapai volume penjualan tertentu. 2. Mendapat laba tertentu.
3. Menunjang pertumbuhan perusahaan”. (Basu Swastha, 2010;404) Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan umum perusahaan dalam kegiatan penjualan adalah untuk mencapai volume penjualan, mendapat laba yang maksimal dengan modal sekecil-kecilnya, dan menunjang pertumbuhan suatu perusahaan.
1.6 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penjualan
Aktivitas penjualan banyak dipengaruhi oleh faktor tertentu yang dapat meningkatkan aktivitas perusahaan, oleh karena itu manajer penjualan perlu memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan. Faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan menurut Basu Swastha dalam buku “Manajemen Penjualan” antara lain sebagai berikut:
“1. Kondisi dan Kemampuan Penjual 2. Kondisi pasar
3. Modal
4. Kondisi Organisasi Perusahaan
Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Kondisi dan Kemampuan Penjual
Kondisi dan kemampuan terdiri dari pemahaman atas beberapa masalah penting yang berkaitan dengan produk yang dijual, jumlah dan sifat dari tenaga penjuala dalah:
a. Jenis dan karakteristik barang atau jasa yang ditawarkan b. Harga produk atau jasa
c. Syarat penjualan, seperti: pembayaran, pengiriman 2. Kondisi Pasar
Pasar sebagai kelompok penbelian atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan dan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya.
3. Modal
Modal atau dana sangat diperlukan dalam rangka untuk mengangkut barang dagangan ditempatkan atau untuk membesar usahanya.
4. Kondisi Organisasi Perusahaan
Pada perusahan yang besar, biasanya masalah penjual ini ditangani oleh bagian tersendiri, yaitu bagian penjualan yang dipegang oleh orang-orang yang ahli dibidang penjualan.
5. Faktor-faktor lain
Faktor-faktor lain seperti periklanan, peragaan, kampanye, dan pemberian hadiah sering mempengaruhi penjualan karena
diharapkan dengan adanya faktor-faktor tersebut pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa ada beberapa faktor yang mempengaruhi kegiatan penjualan, yaitu: kondisi dan kemampuan penjualan, kondisi pasar, modal, kondisi organisasi perusahaan, dan faktor-faktor lain.
1.7 Proses Penjualan
Menurut Basu Swastha dalam buku “Manajemen Penjualan” menyebutkan beberapa tahapan penjualan,yaitu:
“1. Persiapan Sebelum Penjualan
2. Penentuan Lokasi Pembeli Potensial 3. Pendekatan Pendahuluan
4. Melakukan Penjualan
5. Pelayanan Sesudah Penjualan”. (Basu Swastha,2010;410) Menurut pengertian diatas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Persiapan Sebelum Penjualan
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah mempersiapkan tenaga penjual dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang di tuju, dan teknik-teknik penjualan yang harus dilakukan.
2. Penentuan Lokasi Pembeli Potensial
Dari lokasi ini dapatlah dibuat sebuah daftar tentang orang-orang atau perusahaan yang secara logis merupakan pembeli potensial
dari produk yang ditawarkan. 3. Pendekatan Pendahuluan
Berbagai macam informasi perlu dikumpulkan untuk mendukung penawaran produknya kepada pembeli, misalnya tentang kebiasaan pembeli, kesukaan, dan sebagainya. Semua kegiatan ini dilakukan sebagai pendekatan pendahuluan terhadap pasarnya. 4. Melakukan Penjualan
Penjualan dilakukan bermula dari suatu usaha untuk memikat perhatian calon pembeli, kemudian diusahakan untuk menarik daya tarik mereka. Dan akhirnya penjual melakukan penjualan produknya kepada pembeli.
5. Pelayanan Sesudah Penjualan
Dalam tahap akhir ini penjual harus berusaha mengatasi berbagai macam keluhan atau tanggapan yang kurang baik dari pembeli. Pelayanan penjualan ini dimaksudkan untuk memberikan jaminan kepada pembeli bahwa keputusan yang diambilnya tepat dan barang yang dibelinya betul-betul bermanfaat.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tahapan proses penjualan bermula dari persiapan sebelum penjualan, penentuan lokasi pembeli potensial, pendekatan pendahuluan, melakukan penjualan, dan berakhir pada pelayanan sesudah penjualan.
