PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PERUSAHAAN DENGAN METODE PERFORMANCE PRISM

A-195

PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PERUSAHAAN DENGAN METODE

PERFORMANCE PRISM

Winarni1), Paulo2), Titin Isna Oesman3) 1,2,3)

Jurusan Teknik Industri, Institut Sains & Teknologi AKPRIND Yogyakarta Jl. Kalisahak No. 28 Kompleks Balapan Yogyakarta

E-mail: winarni@akprind.ac.id

ABSTRAK

PT Mondrian adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur. Studi pendahuluan dilakukan di PT Mondrian akan dilaksanakan perancangan sistem pengukuran kinerja keseluruhan departmen, key performance indicator perusahaan tersebut karena belum memiliki key performance indicator yang menggambarkan keseluruhan kinerja stakeholder yang menyebabkan penurunan kinerja perusahaan tersebut. Performance prism digunakan untuk identifikasi kebutuhan dan kontribusi stakeholder secara keseluruhan sehingga didapat indikator kinerja dari kriteria strategi, proses dan kapabilitas yang dijadikan tolok ukur perbaikan kinerja, metode ini dikerjakan dalam dua arah yaitu dengan mempertimbangkan apa kebutuhan dan keinginan (needs and wants) dari semua stakeholder yang akan dijadikan dasar untuk menyusun KPI untuk kemudian dibobotkan dengan AHP guna mengetahui struktur hierarki dan selanjutnya dilakukan scoring system dengan OMAX untuk mengetahui skor aktual dari perusahaan. Nilai performansi kinerja dapat diketahui dari perkalian antara bobot dan skor tersebut, hasil rancangan menunjukkan bahwa stakeholder perusahaan meliputi: investor, pelanggan, karyawan, pemasok, serta pemerintah dan masyarakat sekitar lingkungan perusahan. Sistem pengukuran kinerja memuat 39 KPI yang meliputi 6 KPI investor, 6 KPI untuk pelanggan, 7 KPI karyawan,8 KPI pemasok, 6 KPI pemerintah dan 6 KPI untuk masyarakat. Dari hasil implementasi sistem pengukuran kinerja dengan proses scoring system menggunakan metode OMAX menunjukkan nilai current performance indicator yang telah dicapai oleh perusahaan adalah sebesar 7,528. Hasil pengukuran menjadi landasan pihak manajemen mengevaluasi dan menentukan rencana kerja perbaikan sehingga harapan dari semua stakeholder dapat terpenuhi.

Kata kunci: Performance prism, KPI, Pengukuran Kinerja, Stakeholder.

PENDAHULUAN

Pada era globalisasi sekarang ini, dapat dilihat bahwa terdapat persaingan yang semakin ketat

maka perusahaan harus mempunyai kinerja yang baik. Sistem pengukuran kinerja diperlukan agar

dapat membantu dalam menginformasikan tingkat pencapaian mencapai visi dan misi, serta

perkembangan perusahaan tersebut. Pengukuran kinerja lebih menitikberatkan pada keuangan. Hal ini

disebabkan karena keuangan dapat dilakukan dengan mudah, sedangkan kinerja-kinerja nonkeuangan

diabaikan karena dianggap sebagai sesuatu yang sulit pengukurannya.

Manajer atau pemilik perusahaan hanya berorientasi pada keuntungan jangka pendek, serta

cenderung mengabaikan kelangsungan hidup perusahaan dalam jangka panjang. PT Mondrian adalah

perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur. Studi pendahuluan yang dilakukan pada PT

Mondrian akan dilaksanakan perancangan sistem pengukuran kinerja keseluruhan departemen,

perusahaan tersebut belum memiliki key performance indicator yang menggambarkan keseluruhan

kinerja stakeholder yang menyebabkan penurunan kinerja perusahaan.

Saat ini perusahaan harus mempersiapkan diri untuk memberikan pelayanan yang lebih baik.

Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah bahwa perusahaan harus mempunyai

sistem pengukuran kinerja yang tepat yang dapat membantu perusahaan dalam menginformasikan

sejauh mana tingkat perusahaan dalam mencapai misi dan visinya serta melihat sejauh mana

perkembangan dari perusahaan itu sendiri.

Penelitian sebelumnya yang pernah dilakukan adalah Iwan Vanany, Dian Tanukhidah (2002),

menunjukkan bahwa pengukuran kinerja yang baik dimulai dengan pendekatan pengukuran kinerja

dari stakeholder, bukan dari strategi, terfokus pada kepuasan dan kontribusi para stakeholder.

penelitian lainnya Cahyo Purnomo (2009), penelitiaan ini tertuju pada requirement stakeholders serta

subjek yang menempati level bisnis dan proses bisnis dengan hasil pencapaian kinerja perusahaan

secara keseluruhan mengalami peningkatan sebersar 5, 2%.

Dari uraian pada latar belakang diatas maka dirumuskan masalah sebagai berikut: (1)

Bagaimana merancang sistem pengukuran kinerja yang terfokus pada strategi proses dan kapabilitas

dari perusahaan tersebut, dan juga memperhatikan kepuasan dan kontribusi stakeholder? (2)

Bagaimanakah penerapan sistem pengukuran kinerja dengan pendekatan metode Performance Prism

pada PT Mondrian? (3) Penetapan kriteria-kriteria pada hierarki melibatkan pihak manajemen dan

karyawan sebagai preferensi.

Tujuan dilakukan penelitian ini adalah: (1) Mengidentifikasi kepuasan dan kontribusi para

stakeholder untuk menentukan indikator kinerja dari kriteria strategi, proses dan kapabilitas

perusahaan; (2) Rancang sistem Key Performance Indicator (KPI); (3) Mengidentifikasi tujuan-tujuan

strategis dari stakeholder yang ada di PT Mondrian berdasarkan prioritas yang telah dihitung dengan

Analitycal Hierarchy Process (AHP).

METODE

Objek yang dijadikan untuk melakukan penelitian yaitu di PT Modrian yang memproduksi jenis

pakaian jadi yang dihasilkan PT. Mondrian antara lain shirt (kemeja pria), long dress (gaun panjang

wanita), short dress (gaun pendek wanita), sport shirt (pakaian olahraga), pakaian anak, dan pakaian

muslim dengan merek.

Pengumpulan data sangat dipengaruhi oleh alat bantu pengambilan data dan metode

pengambilan data, baik untuk data primer maupun data sekunder antara lain data primer (daftar

stakeholder, penyebab kepuasan melalui wawancar, kontribusi masing-masing stakeholder, strategi

proses dan kapabilitas yang dibutuhkan ) dan data sekunder (jenis pelayanan yang disediakan dan oleh

perusahaan dan peraturan peraturan daerah tentang usaha perusahaan). Metode pengumpulan data

dengan cara (1) Observasi (pengambilan data secara langsung dengan cara mengamati dan mencatat

objek penelitian di perusahaan, (2) Wawancara (pengumpulan data dengan cara melakukan

pengamatan secara langsung dan mengadakan tanya jawab dengan pihak perusahaan), (3)

Dokumentasi(dengan mengumpulkan data mengenai data-data masa lalu perusahaan, (4) Ku

e

sioner

(m

engumpulkan data dengan cara menyebarkan angket yang berisi daftar pertanyaan untuk

mendukung data yang lainnya, kuesioner yang disebar adalah kuesioner pembobotan dengan

perbandinga n berpasangan yang bentuknya sedikit dirubah dari bentuk asalnya dengan pertimbangan

untuk kemudahan pemahaman bagi responden dan kuesioner pengukuran kinerja aktual.

Langkah-langkah penelitian yang dilakukan (1) perancangan sistem pengukuran kinerja

dengan metode Performance Prism langkah-alangkahnya sebagai berikut, (1) Identifikasi kebutuhan

dan keinginan stakeholder, dilakukan dengan metode wawancara, stakeholder tersebut meliputi

konsumen, karyawan, pemilik modal, pemasok, pemerintah dan masyarakat sekitar; (b)

I

dentifikasi

kontribusi stakeholder, dilakukan dengan metode wawancara menentukan strategi, proses dan

kapabilitas yang dibutuhkan; (2) Identifikasi KPI meliputi KPI strategi, KPI proses, dan KPI

kapabilitas perusahaan, (3) Tahap pembobotan KPI meliputi perbandingan berpasangan antar KPI,

menghitung rasio inkonsisten dan pembobotan pada setiap KPI; (3) Tahapan scoring meliputi

menentukan target dan nilai terendah setiap KPI, melakukan perhitungan kelas pencapaian masing

masing KPI, melakukan scoring system dengan OMAX, menentukan skor aktual dan nilai

preformansi serta menghitung indikator pencapaian total. Selanjutnya dilakukan tahap analisis dan

pembahasan yang meliputi pencapaian kinerja perusahaan serta rencana tindakan untuk melakukan

program peningkatan kinerja berdasarkan KPI yang perlu segera diperbaiki

PEMBAHASAN

Karakteristik Karyawan terdiri dari karyawan tetap berjumlah 74 orang, karyawan harian

berjumlah 102 orang dan karyawan borongan berjumlah 90 orang sehingga total karyawan berjumlah

266 orang.

Proses produksi yang di PT Mondrian terputus-putus (Intermitten Process). Proses produksi

terputus-putus adalah suatu proses kegiatan mesin untuk membentuk barang jadi atau barang setengah

jadi secara terputus-putus atau sering terjadi pengantian pekerjaan dalam waktu yang pendek. Proses

produksi merupakan cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu

A-197

produk dengan mengoptimalkan sumber daya produksi (tenaga kerja,mesin bahan baku dana) yang

ada. Alat-alat yang dipergunakan dalam proses produksi di PT Mondrian dan fungsinya adalah

sebagai berikut : (1) Mesin jahit; (2) Mesin obras (3) Mesin pelubang dan pemasang kancing; (4)

Gunting; (5) Mistar gulung; (6) Alat sablon; (7) Mesin potong; (8) Alat press; (9) Setrika listrik

Pengumpulan data dilakukan dengan cara identifikasi, requirement, dan kontribusi

stakeholder (pemilik/penanam modal, pelanggan, karyawan, pemasok, pemerintah dan masyarakat

serta identifikasi strategi, proses dan kapabilitas yang dimiliki perusahaan.

Pengolahan data dilakukan dengan identifikasi GAP (Kesenjangan),

Identifikasi Objective,

identifikasi KPI. Dari hasil pembobotan diatas diperoleh struktur hierarki bobot KPI PT. Mondrian

Gambar 1. Struktur Hierarki Bobot Key Performance Indicators (KPI)

PT. Mondrian

Perhitungan produktivitas dengan OMAX, untuk melakukan implementasi pengukuran

kinerja perusahaan, metode scoring system yang digunakan untuk mengukur kinerja

perusahaan adalah dengan menggunakan metode OMAX sendiri adalah suatu sistem

PT. Mondrian Strategi (0.212) Proses (0.276) Kapabilitas (0.062) Investor 0,160 Pelanggan 0,318 Karyawan 0,178 Pemasok 0,238 Pemerintah 0,091 Masyarakat 0,016 Si1 (0,250) Si2(0,750) SP1 (0,875) SP2 (0,125) SK1(0,218) SK2(0,691) SK3(0,091) SPk1(0,250) SPk2(0,750) SPh1 (0,125) SPh2(0,875) SM1(0,667) SM2(0,333) Investor 0,160 Pelanggan 0,318 Karyawan 0,178 Pemasok 0,238 Pemerintah 0,091 Masyarakat 0,016 Pi1(0,125) Pi2(0,875) PP1(0,167) PP2(0,833) PK1(0,800) PK2(0,200) PPh1(0,833) PPh2(0,167) PM1(0,250) PM2(0,750) PPk1(0,588) PPk2(0,089) PPk3(0,323) Investor 0,160 Pelanggan 0,318 Karyawan 0,178 Pemasok 0,238 Pemerintah 0,091 Masyarakat 0,016 Ci1(0,889) Ci2(0,111) CP1(0,857) CP2(0,143) CK1(0,143) CK2(0,857) CPh1(0,667) CPh2(0,333) CM1(0,750) CM2(0,250) CPk1(0,220) CPk2(0,087) CPk3(0,693)

pengukuran produktivitas parsial yang dikembangkan untuk memantau tingkat produktivitas

disetiap bagian perusahaan dengan kriteria produktivitas yang sesuai dengan keberadaan

bagian tersebut (objektif). Implementasi sistem pengukuran kinerja dengan menggunakan

metode Performance Prism di PT. Mondrian adalah berdasarkan rancangan yang disusun,

yaitu berupa pengukuran kinerja yang akan dilakukan pada KPI yang teridentifikasi dalam

periode tertentu. Tujuan diterapkannya Scoring System ini adalah untuk mengetahui nilai

pencapaian masing masing KPI untuk perancangan sistem kinerja perusahaan

Hasil Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja, pada tahap ini perhitungan dan analisi

data yang digunakan didasarkan pada kusioner, yaitu kusioner untuk mengukur sejauh mana

kinerja aktual pelayanan di PT Mondrian Klaten. Pengumpulan data dilakukan dengan

penyebaran kusioner kepada karyawan PT Mondrian, kusioner disusun dengan menggunakan

likert, yaitu skala yang berisi lima tingkat jawaban, yang merupakan skala jenis ordinal. Dati

total 40 kusioner yang disebarkan, semuanya dapat kembali dan diolah.

Pada tahap ini penyebaran kusioner dilakukan pada 40 orang karyawan yang

merupakan total jumlah karyawan petugas kebersihan lingkungan. Jumlah tersebut diambil

dengan pertimbangan bahwa PT Mondrian ini tergolong kedalam kelas perusahaan yang

dimana aktifitas operasionalnya sering melibatkan semua karyawannya sehingga semua

responden tersebut dianggap berkompoten dalam mengisi kusioner. Target pencapaian untuk

semua KPI adalah skala lima, sedangkan batas bawahnya adalah nol.

Tabel 1. Rekapitulasi Performansi KPI

No Performansi KPI Nilai No Performansi KPI Nilai

1

(Si1)

1,75

20

(PPk1)

2,584

2

(Si2)

5,25

21

(PPk2)

4,704

3

(SP1)

7.00

22

(PPk3)

0,623

4

(SP2)

1.00

23

(PPh1)

5,831

5

(SK1)

1,744

24

(PPh2)

1,120

6

(SK2)

4,146

25

(PM1)

2,00

7

(SK3)

0,637

26

(PM2)

6,00

8

(SPK1)

2.00

27

(Ci1)

7,112

9

(SPK2)

5,25

28

(Ci2)

0,888

10

(SPh1)

0,875

29

(CP1)

6,856

11

SPh2)

6,125

30

(CP2)

1,001

12

(SM1)

4,669

31

(CK1)

1,287

13

(SM2)

2,331

32

(CK2)

5,999

14

(Pi1)

1.00

33

(CPk1)

1,76

15

(Pi2)

6,125

34

(CPk2)

0,609

16

(PP1)

7.00

35

(CPk3)

4,851

17

(PP2)

1.00

36

(CPh1)

3,335

18

(PK1)

6,400

37

(CPh2)

2,664

19

(PK2)

1,400

37

(CM1)

6,00

39

(CM2)

2,25

Sumber Data : Pengolahan Data

Nilai performansi stakeholders satisfaction jika ditinjau dari rata-rata KPI

penyusunnya adalah sebesar 3,697, sedangkan nilai performansi stakeholders contribution

jika ditinjau dari rata-rata KPI penyusunanya adalah 2,998. Dengan demikian dapat diartikan

A-199

bahwa kepuasan stakeholders saat ini seimbang dengan kontribusi yang diberikan dari

stakeholder tersebut.

Dari hasil pembobotan diatas dapat diketahui tingkat prioritas dari masing-masing

kriteria KPI tiap stakeholders mulia dari pelanggan (0,318), pemasok (0,238), karyawan

(0,178), investor (0,160), pemerintah (0,091) dan masyarakat (0,016) namun, walaupun

kriteria tersebut berada ditingkat bawah bukan berarti perusahaan begitu saja

mengesampingkan kinerja tersebut, karena tiap kriteria memiliki perannya sendiri dalam

mempengaruhi kinerja perusahaan.

Tabel 2. Rekapitulasi Performansi KPI Stakeholders Satisfaction

dan KPI Stakeholders Contribution

KPI Stakeholders

Satisfaction

Nilai Performansi KPI Stakeholders Contribution Nilai Performansi Si1 1,75 Si2 5,25 SP1 7.00 SP2 1.00 SK1 1,744 SK3 0,637 SK2 4,146 SPK2 5,25 SPK1 2.00 SPh2 6,125 SPh1 0,875 SM2 2,331 SM1 4,669 Pi2 6,125 Pi1 1.00 PP2 1.00 PP1 7.00 PK2 1,400 PK1 6,400 PPk2 4,704 PPk1 2,584 PPk3 0,623 PPh1 5,831 PPh2 1,120 PM1 2,00 PM2 6,00 Ci1 7,112 Ci2 0,888 CP1 6,856 CP2 1,001 CK1 1,287 CK2 5,999 CPk1 1,76 CPk3 4,851 CPk2 0,609 CPh2 2,664 CPh1 3,335 CM2 2,25 CM1 6,00 Total 73,968 56,968 Rata-rata 3,697 2,998

Sumber Data : Pengolahan Data

Adapun untuk tingkat kepentingan dari KPI dari tiap stakeholders dapat dilihat pada

Tabel 3a, 3b, 3c berikut:

Table 3a Pembobotan Kriteria KPI (Pelanggan)

Kriteria KPI Strategi 1. SP1 (0,875) 2. SP2 (0,125) Proses Pelanggan (0,318) 3. PP1 (0,167) 4. PP2 (0,833) Kapabilitas 5. CP1 (0,857 ) 6. CP2 (0,857 ) Sumber : Pengolahan Data

Table 3.b Pembobotan Kriteria KPI, (Pemasok,karyawan dan investor)

Kriteria

KPI

Strategi

1. SPK1 (0,250 )

2. SPK2 (0,750)

Proses

3. PPk1 (0,323)

Pemasok (0,238)

4. PPk2 (0,588)

5. PPk3 (0,089)

Kapabilitas

6. CPk1 (0,220)

7. CPk2 (0,087)

8. CPk3 (0,693)

Strategi

9. SK1 (0,218)

10. SK2 (0,691)

11. SK3 (0,091)

Proses

Karyawan (0,178)

12. PK1 (0,800)

13. PK2 (0,200)

kapabilitas

14. CK1(0,143)

15. CK2(0,857)

16. Si1 (0,250)

17. Si2 (0,750)

18. Pi1 (0,125)

Investor (0,160)

19. Pi2 (0,875)

20. Ci1 (0,889)

21. Ci2 (0,111)

22. CPh2 (0,333)

Sumber : Pengolahan Data

Table 3.c Pembobotan Kriteria KPI (Pemerintah dan Masyarakat)

Kriteria

KPI

Strategi

1. SPh1 (0,125)

2. SPh2 (0,875)

Proses

Pemerintah (0,091)

3. PPh1 (0,833)

4. PPh2 (0,167)

kapabilitas

5. Cph1 (0,667)

6. CPh2 (0,333)

Strategi

7. SM1 (0,667)

8. SM2 (0,333)

Masyarakat (0,016)

Proses

9. PM1 (0,250)

10. PM2 (0,750)

kapabilitas

11. CM1 (0,750)

Sumber : Pengolahan Data

A-201

Hasil Scoring System, berdasarkan hasil pengukuran kinerja yanga dilakukan dengan

metode OMAX untuk keadaan perusahaan pada periode sekarang (April – Agustus 2010)

didapat hasil sebagai berikut:

1) Nilai performansi setiap kriteria KPI strategi =

Jumlah performansi skateholders x Bobot

= (7 x 0,160) + (8 x 0,318) + (6,257 x 0,178) + (7,25 x 0,238) + (7 x 0,091) + (7 x

0,016) = 7,25

2) Nilai performansi setiap kriteria KPI Proses = Jumlah performansi skateholders x Bobot

= 7,6144

3). Nilai performansi setiap kriteria KPI Kapabilitas = Jumlah performansi skateholders x

Bobot = 7,469

Dari ketiga nilai diatas dapat dihasilkan performansi perusahaan sebesar = 7,528

Hasil pengukuran ini menujukan skala yang baik dan menjadi landasan pihak

manajeme untuk melakukan evaluasi dan menentukan rencana kerja perbaikan, sehingga

semua persyaratan stakeholders dapat terpenuhi.

KESIMPULAN

Dari penelitian yang dilakukan , dapat disimpulkan :

1. Penerapan metode Performance Prism diidentifikasi 39 key performance indicators yang

dapat menggambarkan kondisi kinerja di PT. Mondrian secara terintegrasi. Pencapaian dari

masing-masing kriteria kinerja dengan menggunakan scoring system di PT Mondrian

selama periode April – Agustus 2010, hasilnya adalah kriteria investor 6 KPI, kriteria

pelanggan 6 KPI, kriteria karyawan 7 KPI, kiteria pemasok 8 KPI, kriteria pemerintah 6

KPI, kriteria masyarakat 6 KPI.

2. Berdasarkan hasil pembobotan dengan menggunakan AHP dapat ditarik kesimpulan bahwa

pengaruh paling besar terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan adalah stakeholder

pelanggan sebesar 0,318.

3. Nilai performansi sebesar 7,528 menjadi landasan untuk melakukan evaluasi dan

menentukan rencana kerja perbaikan, sehingga semua persyaratan stakeholder dapat

terpenuhi.

Berdasarkan pengukuran kinerja perusahaan di PT Mondrian, saran yang dapat

diberikan oleh penulis sebagai berikut:

1) Pengukuran kinerja perusahaan perlu dilakukan secara berkala agar dapat mendeteksi

apabila ada penurunan performansi perusahaan sehingga dapat dilakukan perbaikan

secepatnya

2) Pihak perusahaan sebaiknya membentuk suatu tim pengukuran kinerja sendiri yang

bertugas melakukan pengukuran kinerja dan mengevaluasi serta mensosialisasikannya

kepada seluruh karyawan perusahaan.

3) Melakukan evaluasi terhadap tiap indikator kinerja dengan performance lingkungan bisnis

DAFTAR PUSTAKA

Cahyo Purnomo, 2009, Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja Dengan Mengunakan

Metode Integrated Performance Management System (IPMS), Skripsi Teknik Industri

Furtwengler, Dale, 2002.(Ahli Bahasa: Tjiptono, Fandy) Penuntun Sepuluh Menit Penilaian

Kinerja: Menguasai Keahlihan yang Anda Perlukan dalam Sepuluh Menit. Andi.

Jogjakarta

Kadarsyah, Suryadi dan Ramdhani, M Ali, 1998. Sistem Pendukung Keputusan: Suatu

Wacana Struktural Idealisasi Dan Implementasi Konsep Pengambilan Keputusan, PT.

RemajaRosdakarya, Bandung.

Mulyadi dan setyawan, 1999. Sistem Perancangan dan Pengendalian Manajemen: System

Pelipat Ganda Kinerja Perusahaan . Salemba Empat Jakarta

Neely, A.D., and Adams, C.A, 2000. The Performance Prism Can Boost M & A Success,

Centre for Business Performance, Cranfield School of Management,UK.

Saaty, Tomas L, 1988, (Ahli Bahasa: Hiana Setiono) Pengambilan Keputusan Bagi Para

Pemimpin. PT Pustaka Binaman Presindo, Jakarta

Vanany, Iwan dan Dian Tanukhidah, 2004, Perancangan Dan Implementasi Sistem

Pengukuran Kinerja dengan Metode Performance Prism, Jurnal Teknik Industri vol.