1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dunia bisnis mengalami perkembangan yang semakin kompleks, peningkatan dunia bisnis bergerak sebanding dengan dunia teknologi informasi yang terus berkembang pesat setiap harinya. Sebagaimana diketahui teknologi informasi digunakan oleh banyak orang untuk mendukung perkembangan suatu bisnis maka dapat diperhatikan bahwa interaksi manusia dengan dunia internet tidak dapat dihindari lagi, contohnya: em ail, world wide web, chat room s, e-forum s dan lain sebagainya yang merupakan fasilitas yang terdapat di dalamnya (Kennedy, 2006).
Beberapa tahun iniseiringperkem banganteknologiinformasi yang disebutkandiatas, banyak perusahaan yang menyadari akan pentingnya bagaimana mengidentifikasi, menggali serta menyebarkan pengetahuan yang berada dalam perusahaan kepada setiap karyawan yang biasa disebut knowledge m anagem ent. Salah satu perusahaan yang menyadari hal tersebut adalah PT. PP LONDON SUM ATRA INDONESIA, TBK (yang akan disebut dengan Lonsum pada pembahasan selanjutnya). Lonsummerupakan perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan, dan saat ini Lonsum berkantor pusat di Prudential Tower – 15th& 18thfloor Jl. Jenderal Sudirman Kav. 79 Jakarta 12910, Indonesia. Lonsummemiliki visi yait u menjadi pemimpin yang diakui dunia dalam perkembangan dan kelangsungan industri minyak sawit dan perkebunan karet. Pada dasarnya
Lonsummemiliki banyak pakar di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, keragaman pengetahuan dan kepakaran tersebut dapat menjadi aset yang sangat berharga dalam upaya meningkatkan keunggulan dan kualitas kinerja para karyawan Lonsum. Ilmu pengetahuan yang dimiliki oleh tiap individu di Lonsum belum dapat disinergikan dengan maksimal sat u dengan yang lainnya selama ini. Budaya saling berbagi pengetahuan dan informasi juga belum terbentuk dengan baik, sehingga kompetensi masing-masing individu tidak berkembang dengan baik bahkan cenderung statis.
Sehubungan dengan visi-nya tersebut maka Lonsum tengah berupaya meningkatkan kinerja karyawan melalui eksplorasi aset pengetahuan sebagai intangible asset melalui pengelolaan pengetahuan (Knowledge Managem ent) dengan memanfaatkan teknologi informasi. Intranet merupakan salah sat u elemen yang sangat penting dalam mengembangkan knowledge m anagem ent system , dengan intranet setiap karyawan dalam perusahaan dapat terhubung dan dapat saling berbagi informasi melalui aplikasi maupun browser. Contoh aplikasi berbasis web yang memanfaatkan teknologi intranet adalah halaman portal dimana sem ua informasi yang diperlukan perusahaan dikelola dalam satu halaman portal. Jadi di halaman tersebut terdapat sem ua saluran yang berkaitan dengan aktivitas dan informasi yang berhubungan dengan dperusahaan.Dengan menggunakan halaman portal, para pekerja pengetahuan (knowledge worker) di perusahaan dapat berkolaborasi sat u sama lain dan juga memungkinkan adanya partisipasi pihak luar/eksternal dengan memberikan hak akses kepada mereka untuk masuk kedalam sistem perusahaan guna mengetahui progress dari pekerjaan mereka.
Salah satu aplikasi yang dapat digunakan unt uk membant u perusahaan dalam menjalankan proses knowledge m anagem ent berbasis web adalah Microsoft Sharepoint,sebuah landasansistem manajemen dokumen berbasis web yang diciptakan olehMicrosoftCorporation. SharePoint dapat digunakan unt uk menjalankan sit us-sit us web yang terdiri atas ruangan kerja (shared workspace) dan dokumen yang digunakan secara bersama-sama (shared docum ents), selain tentunya aplikasi khusus seperti wiki dan blog.
Berdasarkan uraian hal yang melatarbelakagi kebutuhan Lonsum akan pembangunan aplikasi knowledge m anagem ent system berbasis web diatas, maka kami berupaya membangun suatu aplikasi knowledge m anagem ent system pada situs portal yang diharapkan mampu menjawab tuntutan kebutuhan karyawan perusahaan dan yang tentunya sejalan dengan visi dan misi Lonsum.
1.2 Ruang Lingkup
Proyek pembangunan aplikasi Knowledge Managem ent System berbasis web ini adalahpenam bahanknowledge m anagem entpadasit us portal perusahaan Lonsum. Untukmengkajiposisiknowledgeperusahaandalambidangperkebunansaatini,sangatperl uuntukmendokumentasikanasset knowledgeperkebunan yang ada. Ruang lingkupnya lebih diarahkan membangun sebuah sistem yang dapat dijadikan sebagai repositori dari dokumentasi asset knowledge dan pengelolaannya.
Batasankerangkanyaada 3 hal, yait u :
a. Pembahasan visi dan misi perusahaan Lonsum, proses bisnis, visi dan misi Knowledge Managem ent, dan tahap analisis penciptaan knowledge dalam perusahaan.
b. Perancangan dan penam bahan menu Knowledge Managem ent pada situs portal perusahaan Lonsum.
c. Pengujiansistem (testing) dan penerapan (implementasi) Knowledge m anagem ent system pada situs portal Lonsum, serta pengukuran keberhasilan penerapan KM S.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Adapun t ujuan dari pembangunan aplikasiknowledge m anagem ent system berbasis web pada situs portal perusahaan Lonsum ini adalah : membangun sebuah sistem pengelolaan pengetahuan (knowledge m anagem ent system ), yang dilengkapi dengan fit ur dan komponen pendukung KM S seperti SOP&Policy, discussion board (FAQ), knowledge sharing, announcem ent, dan beberapa fit ur tambahan lainnya.
Dan manfaat yang diperoleh adalahsebagaiberikut :
1. Mempermudah perusahaan dalam mengoptimalkan penyampaian pengelolaanpengetahuan dan kebijaksanaan yang ada didalam perusahaan Lonsum.
2. Adanya fasilitas bagi karyawan untuk menerapkan knowledge sharing culture, seperti bert ukar informasi, pengetahuan dan berkom unikasi.
3. Denganadanyainformasi yang jelas, makadiharapkanpara karyawan Lonsum dapatmenemukan solusi alternatif ataspermasalahan yang sedangterjadi.
1.4 Metodologi
Metodologi yang digunakan meliputi tiga bagian pokok yaitu Metodologi Pengumpulan Data, Metodologi Analisis, Metodologi Perancangan, dan Metodologi Strategi Implementasi.
A. Metode Pengumpulan Data
1. Pencarian dan pengumpulan data mengenai visi, misi, dan inti proses bisnis perusahaan Lonsum yang akan diolah, melalui metode wawancara pada saat diadakan pertemuan terhadap user (Head Manager of MIS-IT, IT-Supervisor, dan karyawan).
2. Observasi terhadap sit us portal yang dimiliki perusahaan, kemudian mengamati pola komunikasi karyawan dalam portal tersebut.
3. Melakukan observasi lingkungan kerja dalam perusahaan.
B. Metode Analisis
Pada tahap analisisyang dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu :
1. Melakukan analisis terhadap data yang diperoleh, mengolahnya menjadi sebuah informasi dan functional specification.
Setelah memperoleh informasi dan functional specification maka dibuatlah analisis berdasarkan fram ework sebagai berikut :
i. Phases of knowledge developm ent a. Knowledge sourcing b. Knowledge abstraction c. Knowledge conversion
d. Knowledge diffusion
e. Knowledge developm ent and refinem ent
C. Metode Perancangan
Pada tahap perancangan knowledge m anagem ent system digunakan perancangan arsitektur web, perancangan sistem, perancangan fit ur dalam aplikasi dan rancangan tampilan layar. Tahapan yang dilakukan melalui kerangka sebagai berikut :
i. Design Knowledge Repository for needed user interface analysis and web-based index
a. Content Structure • Knowledge map • Source description • Source identification • User interface analysis b. Content Quality Control
• Content evaluation and verification • Content maintenance
• Content archives
ii. Design the system using UML Diagram a. Activity Diagram
b. Use Case Diagram & Description c. Class Diagram
d. Sequence Diagram e. Comm unication Diagram
f. User Interface and Navigation Diagram g. Deploym ent and software architecture
D. Metode Strategi Implementasi
Pada tahap penerapan knowledge m anagem ent system pada web portal perusahaan Lonsum dapat dilakukan melalui pilot study testing yang memungkinkan pemantauan terhadap kemampuan dari sistem, interaksi sistem dan identifikasi kebutuhan dari user training. Pengukuran strategi implementasi mencakup empat area yait u :
• Content • Culture • Process, dan • Infrastucture
1.5 Sistematika Penulisan
PenulisanIS Major Project (skripsi) yang berjudul “Aplikasi Knowledge Managem entberbasis web padasitus portal PT.PP London Sumatra Indonesia Tbk” diuraikankedalam lima bab, yang isinya sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisikan tentang latar belakang penelitian, pem batasan ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bab ini memberikan penjelasan tentang teori-teori umum, teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas, yaitu teori-teori knowledge m anagem ent modul knowledge m anagem ent, metode implementasi e-knowledge m anagem ent padaperusahaan, serta teori-teori
lainnya yang dipakaisebagai kriteria danbahanreferensidalammelakukanpenulisanIS Major Project (skripsi) ini.
BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PERUSAHAAN
Bab ini menguraikan tentang sejarah umum perusahaan, logo perusahaan, visidanmisi perusahaan, proses bisnis perusahaan, strukt ur organisasiperusahaan, tugasdantanggungjawab, dan analisis pembentukan knowledge dalam perusahaan.
BAB 4 RANCANGANKNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM& PENERAPAN Pada bab ini membahas perancangan layar, perancangan database, perancangan sistem berdasarkan hasil dari tahap metode perancangan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya dan saran-saran untuk perusahaan ke depannya.
