Aplikasi dibuat untuk:
Memonitor absensi karyawan secara
sentralisasi
Mengefisienkan penghitungan absen untuk
Alamat Present Online:
◦
Intranet = 10.39.1.23/absen
Report
Absen
Jam Kerja
Fingerprint
/Absen Web
Report
Payroll
Hari Libur
User dan
Password
Nama User
Menu
Klik Bagikan
Perangkat Terpilih
•Klik “Masuk”
untuk absen
masuk
•Klik “Pulang”
untuk absen
pulang
Muncul pop up OK
saat klik absen
masuk maupun
pulang
Redirect ke
halaman jika
berhasil absen
masuk
Redirect ke
halaman jika
berhasil absen
pulang
Muncul pop up saat
Harap setelah berhasil absen cek
kembali data absen anda pada
menu Report
Yang menjadi perhitungan untuk
payroll adalah jumlah hari kerja,
maka pastikan pada report
kalender terisi semua.
Login sebagai viewer hanya dapat mengakses
menu report
Menu Kalender
Menu kalender berisi informasi
kehadiran user beserta
keterangannya
Menu Report Absen
Klik Report -> Report Absen
Data absen anda akan tampil, klik icon excel pada sudut kiri bawah jika ingin mendownload report absen anda.
Login sebagai admin dapat mengakses 2 menu
Menu report untuk reporting
Menu report kalender pada user admin HR sama
seperti viewer. User dapat melihat data absennya
sendiri.
Menu report absen pada user admin HR dapat
melihat semua data karyawan yang telah di
flagging.
Menu report payroll berisi data report bulanan
untuk penggajian karyawan yang telah di
flagging.
Menu data kalender admin dapat melihat data
absen karyawan yang telah di flagging dalam
bentuk kalender.
Menu tiket absen untuk menginput data absen
sakit, ijin, cuti ,PD, pengganti hari libur dan
penugasan di luar.
Menu list tiket absen untuk melihat status tiket
Menu Report Absen
Klik Report -> Report Absen
> Unit, Witel dan Regional akan terisi secara default > Isikan range tanggal absen yang akan ditampilkan > Klik Submit Filter
>Data absen akan tampil. >Klik ikon excel jika ingin mendownload nya.
Menu Report Payroll
Klik Report -> Report Payroll
> Isikan range tanggal absen yang akan ditampilkan > Klik Submit Filter
>Data absen akan tampil. >Klik ikon excel jika ingin mendownload nya.
Arahkan kursor pada header untuk melihat keterangannya
JHK (Jumlah Hari Kerja ) Perhitungan jumlah hari dari range tanggal yang diinputkan tanpa
menghitung hari sabtu dan minggu
M (Masuk)
Perhitungan jumlah hari karyawan tsb masuk tanpa menghitung absen hari sabtu dan minggu. Jika ada hari libur
nasional dihitung masuk TM (Tidak Masuk)
Perhitungan jumlah hari karyawan tsb tidak
masuk. Pada absen kalender kosong atau pada report absen tdk ada reportnya.
HK (Hari Kerja)
Perhitungan jumlah hari untuk payroll dengan rumus 22 – TM.
22 adalah jumlah hari baku yg ditetapkan dari HR untuk perhitungan payroll tiap periode.
Menu Absen Kalender
Klik Data -> Absen Kalender
Pilih NIK pegawai
Menu Tiket Absen
Klik Data-> Tiket Absen
>Pilih Witel
>Pilih NIK karyawan
>Inputkan detail berupa tanggal dan keterangan
>Jika satu hari isikan dengan tanggal yang sama
>Klik Tambah untuk menambah detail
> Klik Hapus untuk menghapus detail
>Attach lampiran
> Klik simpan untuk menyimpan data
Akan muncul alert jika lampiran tidak di attach
Dalam sekali input dapat menginput lebih dari satu
keterangan, misal cuti dan sppd > Jika menginputkan dengan keterangan lebih dari satu harap menggabungkan attachment dalan satu file berupa .pdf atau .jpg
> Dalam lampiran harus ada tanda tangan dari atasan yang berwenang.
>Lampiran harus berupa .pdf atau .jpg
>Untuk range hari dapat diinput sekaligus, jika terdapat tanggal hari libur tidak akan ikut
terinput.
>Jika dalam range hari tsb ada absennya maka tidak akan dihitung juga. Range tanggal hanya akan menyimpan tanggal dimana ada absen yang kosong
Menu List Tiket Absen
Klik Data-> List Tiket Absen
Akan muncul list dari tiket yang sudah pernah diinputkan. Ada 4 status yaitu belum approve, approve , ditolak dan cencel.
Admin dapat melihat tiket yang sudah diinputkan dan mengeditnya jika status tiket tersebut belum approve atau ditolak.
Edit Tiket
> Pada list tiket klik tombol edit pada tiket yang ingin diedit
>Akan muncul data dari tiket tersebut. >Edit data tiket tersebut
>Lampirkan kembali tiket jika ingin mengganti lampiran
>Klik “Update” jika ingin mengupdate tiket tersebut
>Klik “Cancel Tiket” jika ingin membatalkan tiket
Login sebagai admin regional sama dengan login admin yaitu dapat
mengakses 2 menu (report dan data)
Yang membedakan dengan menu admin adalah, admin regional dapat
melihat data – data karyawan yang ada pada regionalnya. Baik untuk data absen dan data payroll
Admin regional tidak datpat membuat tiket absen. Admin regional hanya
dapat melihat status tiket yang telah diinputkan oleh para admin di regionalnya
Login sebagai manager dapat mengakses 2 menu Menu report untuk reporting
Menu Approval untuk approve absen
Menu report pada login manager sama seperti report pada login admin
Menu List Approval
Klik approval -> List Approval
>Data approval akan muncul.
>Klik proses untuk memproses tiket absen tersebut
>Data tiket absen akan muncul >Klik tombol approve untuk
menyimpan data tiket absen tersebut >Klik tombol tolak jika tiket tidak sesuai
>Data approval tersebut berdasarkan inputan dari admin HR pada menu tiket absen. >Jika admin HR tersebut admin HO maka akan muncul di list Manager HO.
Karyawan / melalui admin mengajukan cuti
Absen cuti terinput
Approve Atasan
Approve
HR
1. Login di aplikasi absen
dengan user password
SSO
2. Klik menu cuti
kemudian pilih
Pengajuan cuti
3. Akan muncul informasi
tentang approval
4. Jika belum termapping
atasannya maka akan
muncul alert dan tidak
dapat masuk ke menu.
4. Pilih jenis cuti, lalu
akan muncul jatah
cuti.
5. Masukkan range
tanggal cuti.
6. Inputkan alamat
selama cuti, nomor
telfon dan alsan cuti
7. Jika melebihi jatah
akan muncul alert
9. Untuk Cuti
keagamaan dan cuti
menikah harus
attach lampiran.
8. Klik submit untu
submit pengajuan
cuti
Ketentuan cuti tahunan adalah karyawan PT Telkom Akses yang telah
melewati masa bakti selama 12 bulan terus menerus tanpa terputus.
Hak cuti tahunan berjumlah 12 hari untuk 1 (satu) tahun berjalan.
Adapun jenis cuti lainnya yang tidak memotong jumlah cuti tahunan
adalah :
No Jenis Cuti Jumlah Hari Keterangan
1. Cuti Alasan Penting (CAP) -Menikahkan Anak
-Mengkhitankan / Membaptis Anak -Istri melahirkan / keguguran kandungan
-Suami / Istri, anak, orangtua / mertua meninggal
-Anggota keluarga yang lain dalam satu rumah meninggal (1hari)
Maks 2 hari
2. Cuti Melahirkan 3 bulan 1,5 bln sblm dan 1,5 bln sesudah melahirkan
3. Cuti Menikah Maks 3 hari Untuk pernikahan pertama
4. Cuti Keagamaan Tidak dibatasi Harus ada lampirannya
1. Klik menu cuti
kemudian pilih
List Pengajuan
Cuti
2. Akan muncul list
dari cuti yang
telah di ajukan
(user)
Akan muncul list
cuti yang akan di
approve
(Manager dan
HR)
1. Klik menu cuti
kemudian pilih List
Pengajuan Cuti
2. Akan muncul list dari
cuti yang telah di
ajukan
3. Jika belum di approve
user dapat edit jika
terdapat kesalahan
penginputan.
4. Klik tombol edit.
5. Edit pengajuan cuti
6. Klik Update untuk
menyimpan
7. Klik Cancel jika ingin
meng-cancel pengajuan
cuti
1. Manager atau HR login lalu masuk ke menu list
pengajuan cuti
2. Akan muncul list karyawan yang harus di approve
dengan keterangan tombol proses.
3. Jika HR belum ada tombol proses berarti belum di approve oleh Manager 4. Klik proses untuk melihat. 5. Muncul detail dari
pengajuan cuti
6. Isi komentar lalu tekan tombol approve jika di approve atau tombol tolak jika di tolak
• User dapat memantau pengajuan cutinya di list pengajuan cuti dengan meng klik tombol lihat (jika sudah di approve atau di reject) akan muncul detail keterangannya.
• Jika pengajuan tiket sudah di approve HR maka akan menginput absen dengan keterangan cuti
Q = Naker dengan nik “xxx” tidak ada dalam list admin?
Data naker tidak sesuai?
A = Hubungi HR untuk masalah data naker, aplikasi hanya
menapilkan dari data yg ada
Q = Libur tidak selalu hari sabtu / minggu bagaimana ?
Apakah tidak terhitung absen ?
A = Jika naker masuk pada hari sabtu / minggu berhak
mengganti liburnya di hari lain dengan jangka waktu
seminggu. Jika naker tsb libur pada weekday maka admin
harus menginputkan tiket pengganti dengan keterangan
pengganti hari libur dengan melampirkan keterangan yg
menunjukkan bahwa naker tsb masuk pada hari sabtu /
minggu. Jika sudah di approve maka akan dihitung masuk
Q = Bagaimana dengan naker yang kerja shift?
A = Untuk naker yg menggunakan absen web, dapat ter record jika
absen pulang pada hari berikutnya. Contoh : absen masuk pada 10-09-2015 pada 15:00 absen pulang pada 11-09-10-09-2015 pada 03:00. naker tsb dapat absen masuk lagi pada tanggal 11-09-2015 misalnya pada pukul 10:00.
Q=Bagaimana kalau lupa absen? Atau tidak sengaja absen pulang?
A=untuk absen fingerprint jika lupa absen atau lupa mengganti keterangan pulang saat absen pulang maka akan default jam 5. Untuk absen web jika lupa absen keluar maka tetap kosong di jam pulang, tetapi tetap dihitung di payroll. Jika tidak sengaja klik absen pulang, bukan tanggung jawab IT karena hal tsb adalah kesalahan user.
Q= Bagaimana dengan absen yang tidak ter record di aplikasi, padahal
sudah absen.
A= untuk absen fingerprint data di load satu hari setelahnya, dan di load secara manual sehingga masih ada keterlambatan. Jika data sudah di load tetapi belum masuk dapat dilaporkan ke pihak IT.
Untuk absen web harap di cek report setelah absen masuk. Kami tidak menerima komplain absen tidak masuk jika sudah melewati hari dan tidak ada efiden.
