KANTOR PUSAT
Jl. Industri No. 5 P.O. Box 14 Cilegon, Banten 42435 Telepon : (+62 254) 392159, 392003 (Hunting)
SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN SMKS
(SPDS)
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA
2
TAHAPAN :
1. Login melalui web sso.krakatausteel.com pada browser anda (Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer versi 11)
2. Ketik Akun Krakatau Steel dan Kata Sandi anda untuk masuk ke Single Sign On/SSO Khusus karyawan dan karyawati di lingkungan PT Krakatau Steel
CARA AKSES APLIKASI SPD SMKS (1)
CARA AKSES APLIKASI SPD SMKS (2)
3. Pilih Aplikasi “Sistem Pengelolaan Dokumen SMKS”
4. Tampilan Otorisasi akses pengguna aplikasi Sistem Pengelolaan Dokumen SMKS, terdiri dari : - User
Pilih Aplikasi ini
4
Berikut Tampilan aplikasi “Sistem Pengelolaan Dokumen SMKS” otorisasi sebagai Agen SMKS
CARA AKSES APLIKASI SPD SMKS (4)
SPD SMKS
1. DAPAT INPUT DOKUMEN SMKS (BARU/REVISI/HAPUS)
DI APLIKASI
2. DAPAT
MENGAJUKAN DILUAR AKSES DISTRIBUSI DOK
3. DAPAT MELIHAT HASIL REVIEW DOKUMEN SMKS UNIT 5. DAPAT MELIHAT
STANDAR EKSTERNAL
PENJELASAN TEKNIS APLIKASI SPD SMKS UNTUK AGEN SMKS
OTORITAS AKSES PERAN
USER Dapat akses seluruh dokumen SMKS, Sertifikat, Standar Eksternal serta bertindak sebagai Penyusun, Pemeriksa Berwenang dan Pengesah.
AGEN Dapat melakukan proses dokumentasi di Sistem Aplikasi baik dokumen SMKS (Pembuatan/Revisi Dok/Penghapusan), Menentukan penyusun, pemeriksa dan pengesah sesuai dengan draft dari user yang sebagai Penyusun.
PEMERIKSA AWAL Dapat melakukan pemeriksaan pertama kali setelah dokumen SMKS di kirimkan oleh Agen pada sistem. Pemeriksaan terkait kesesuaian dengan standar format maupun aturan yang berlaku.
Pihak DOCON-Div BIM, GRUP PROCEDURE DEVELOPMENT-Div ODHCP, Sr.
AUDITOR LAB 17025-Div QCP PEMERIKSA BERWENANG
& PENGESAH DOK/PERSETUJUAN
PIMPINAN
Dapat melakukan pemeriksaan terhadap dokumen SMKS, setelah adanya persetujuan dari “Pemeriksa Awal”. Pemeriksaan terkait konten atau isi dokumen.
RELEASE Dapat menayangkan dokumen SMKS pada sistem, setelah dokumen mendapatkan persetujuan dari “Pemeriksa Berwenang & Pimpinan Unit kerja”. Dokumen dapat dinyatakan sah dan tidak dapat diganggu gugat.
Tim Release yaitu Manager BE, IT/IS & Mgt System
ADMIN Dapat memberikan penambahan akses dokumen di sistem, pencetakan dokumen, memperbaharui distribusi dokumen, mengelola dokumen standar eksternal dan sertifikat.
8
DAFTAR STANDAR EKSTERNAL
STANDAR EKSTERNAL MILIK PTKS
User dapat melihat Daftar Standar Eksternal yang dimiliki oleh PT Krakatau Steel (Persero), Tbk yang menunjang dan sesuai kebutuhan proses bisnis.
•Contoh tampilan seperti dibawah ini :
Tahapan Pencarian Standard External :
1. Arahkan kursor pada field “Search” untuk pencarian standard yang diinginkan.
2. Lalu tekan “Enter”
3. Sistem akan menampilkan Data Standar Eksternal tersebut.
4. Selesai
Tahapan :
1. Pilih “External Standard”
2. Sistem akan menampilkan Daftar External Standard secara keseluruhan.
3. Selesai
DAFTAR SERTIFIKAT
SERTIFIKAT PATEN, PRODUK & Mgt System
User dapat melihat Daftar Sertifikat yang dimiliki oleh PT Krakatau Steel (Persero), Tbk.
•Contoh tampilan seperti dibawah ini :
Tahapan :
1. Arahkan kursor pada field “Search” untuk pencarian Sertifikat yang diinginkan
2. Lalu tekan “Enter”
3.Sistem akan menampilkan Data Sertifikat tersebut.
4. Selesai
10
1. Penyusun 2. Agen Unit kerja
3. Pemeriksa Awal
(Docon/ODHCP/
QCP)
4. Pemeriksa Berwenang &
Pengesah dok/pimpinan 5. Release
6. Distribusi sesuai dokumen
MEKANISME PROSES DOKUMENTASI DI SISTEM SPD SMKS
1. Kirim draft dok
(email) dari penyusun ke agen SMKS tiap unit kerja
- Akses ke aplikasi SPD SMKS - Input Dok
baru/revisi/hapus - Upload dok versi doc
2
3. Meriksa dok SMKS sesuai standar dan ketentuan berlaku.
12
DOKUMENTASI SMKS TERDIRI DARI PROSES ? Proses Pembuatan Dok Baru
Sistem Distribusi Dok di Aplikasi
Proses Pembuatan Dok Revisi
Proses Penghapusan Dokumen
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN BARU
DI APLIKASI SPD SMKS
14
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (1)
1. Pilih “Edit Document”, untuk membuat dok SMKS baru.
Hanya Agen SMKS Unit kerja
1. Pilih “Edit Dokumen” pada Menu Transaction aplikasi. Hanya dapat di akses oleh Agen SMKS Unit kerja.
2. Agen melakukan input data sesuai dokumen yang telah diinformasikan oleh Penyusun. Langkahnya, antara lain :
a.) Pilih “New” , untuk memulai setiap transaksi dokumen.
b.) Pilih “Level” , dilanjutkan tentukan “Tipe Dokumen”.
Contoh : 3133 (SOP) atau 3132 (TSE) atau WI
c. ) Isikan “Judul dan Ruang Lingkup” sesuai draft dokumen baru tersebut.
d.) Lalu tentukan “Referensi Dokumen SMKS”, umumnya dipilih satu Level di atas dari dokumen yang sedang dibuat ataupun selevel dok.
Contoh : Manual SMKS, Prosedur BNC-03, WI PRO/3/BE/001
* Contoh tampilan seperti dibawah ini :
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (2)
b.) Pilih Level Dok yang akan di input. Lalu pilih Tipe dok tsb.
Contoh : 3133 (SOP)
a.) Pilih New, untuk memulai input dok baru
d.) Pilih Referensi Dok terkait dokumen SMKS yang
dibuat.
a
d b
Melihat komentar
Download File lama versi Doc
Cancel dokumen,jika dok yang sudah terlanjur dikirimkan, tidak jadi di lanjutkan
c
c
b
Otomatis menyesuaikan posisi organisasi agen unit kerja ketika di
klik “New”.
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (3)
3. Setelah terisi semua atribut data dokumen, Agen dapat memilih tombol “Save atau simpan”.
Kegunaan tombol Save atau simpan antara lain :
a.) Dapat menyimpan data terakhir kita input pada sistem dokumentasi SMKS.
Data yang telah tersimpan dapat di panggil kembali dengan mencari nomor dokumen yang dimaksud pada “Dokumen Dalam Proses”.
b.) Mendapatkan No Dokumen baru (secara otomatis), disesuaikan dengan no urut dokumen yang sudah digunakan pada unit kerjanya.
c.) Status dokumen akan berubah menjadi “Prepare”
* Contoh tampilan seperti dibawah ini :
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (4)
18
Simpan Data untuk mendapatkan nomor dok
a
b c
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (5)
4. Menentukan atribut legalisasi atau pengesahan dokumen baru/revisi/close. Penentuan legalisasi dokumen ini yaitu ketik nama penyusun, pemeriksa berwenang dan pengesah dari unit kerja sesuai dengan dokumen tersebut.
* Contoh tampilan seperti dibawah ini :
2. Menentukan penyusun, pemeriksa berwenang dan pengesah berwenang
sesuai dokumen
1
1. Pilih add record dulu, sebelum menentukan karyawan
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (6)
20
1. Pimpinan Unit Kerja : Dokumen yang hanya didistribusikan kepada pimpinan unit kerja saja.
2. Pimpinan dan satu tingkat dibawahnya : Dokumen didistribusikan kepada pimpinan dan unit kerja satu tingkat dibawahnya.
3. Anggota unit kerja : Dokumen didistribusikan kepada pimpinan dan seluruh anggota unit kerja dibawahnya.
4. Seluruh Manager : Dokumen didistribusikan kepada seluruh Manager yang ada di Perusahaan PT Krakatau Steel.
5. Seluruh GM : Dokumen didistribusikan kepada seluruh General Manager yang ada di Perusahaan PT Krakatau Steel.
5. Menentukan daftar distribusi dokumen yaitu dengan 5 hak akses yang dapat
didistribusikan berdasarkan organisasi dan posisi jabatan sesuai dengan peruntukan dari dokumen tersebut, antara lain :
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (7)
1. Klik “Add Record”, sebelum menentukan unit kerja yang akan di
distribusikan
3 2
1
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (8)
Contoh Tampilan Tahapan Sistem Distribusi Dokumen SMKS
22
6. UPLOAD FILE DOK VERSI DOC 7. RELEASE DOK
Pilih file dan Upload dokumen versi doc
Release/kirimkan file dan data yang telah di input pada sistem
7
6. “Upload” file data dokumen versi doc, yang telah dikirimkan oleh penyusun.
7. Lalu klik “Release” , untuk mengirimkan data dokumen yang telah dibuat di sistem kepada personil admin sebagai pemeriksa awal.
INGAT : Jangan lupa “Save” kembali untuk menjaga tersimpannya data yang telah di tambahkan ataupun di edit pada sistem SPDS.
8. Monitor dokumen yang telah direlease pada Menu “History”.
* Contoh tampilan :
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (9)
Pilih Menu “History” : Untuk menelusuri keberadaan dan status dok yang sudah di release/dikirimkan oleh Agen.
8. MONITOR DOKUMEN PADA TAMPILAN HISTORY
TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DOK BARU
UNTUK AGEN SMKS UNIT KERJA (10)
24
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN REVISI
DI APLIKASI SPD SMKS
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN REVISI (1)
1. Pilih “Propose CCN”, untuk membuat dok SMKS revisi dan
penghapusan.
1. Pilih “Propose CCN” pada Menu Transaction aplikasi. Hanya dapat di akses oleh Agen SMKS Unit kerja.
26
2. Pilih New, untuk memulai input CCN dok
3. Pilih salah satu dari “CCN Aksi” : a. Close (Penghapusan)
b. Revisi (Perubahan Dok)
3 2
2. Pilih “New CCN” pada Menu Transaction aplikasi. Hanya dapat di akses oleh Agen SMKS Unit kerja.
3. Pilih “CCN Aksi” , menentukan ingin melakukan aksi revisi atau penghapusan. Contoh : Revisi
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN REVISI (2)
4. Input proses pengajuan CCN, dengan memilih “Edit” (Gambar ), lalu tentukan nomor dokumen apa yang ingin di revisi atau dirubah sesuai kondisi saat ini.
5. Isikan “alasan “, mengenai perubahan dok SMKS tersebut.
6. Lalu pilih “Save atau Simpan”, Kegunaan tombol Save antara lain :
a.) Mendapatkan nomor CCN secara otomatis dari pengajuan revisi dokumen SMKS tersebut b.) Mendapatkan Tanggal pengajuan CCN revisi dokumen SMKS tersebut.
c.) Status CCN akan berubah menjadi “Prepare”.
d.) Dapat menyimpan data CCN yang terakhir kita input pada sistem dokumentasi SMKS. Data CCN yang telah tersimpan dapat di panggil kembali pada “Dokumen Dalam Proses”.
7. Pilih “Release CCN”, untuk mengirimkan data CCN, sehingga Nomor dok yang ingin direvisi akan muncul pada “Revisi Dokumen” di tampilan “Update Dokumen Revisi” .
* Contoh tampilan seperti dibawah ini :
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN REVISI (3)
28
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN REVISI (4)
Klik Simpan Data untuk mendapatkan no CCN dok dan tanggal CCN otomatis
6. SIMPAN DATA CCN REVISI DOKUMEN
7. Pilih “Release”, jika sudah sesuai/lengkap.
7
Klik “Refresh” terlebih dahulu, untuk menyegarkan tampilan data yang sudah di save.
30
8. Geser tab ke “Update Dokumen Revisi”, untuk melanjutkan ke proses input revisian dokumen.
9. Pilih “Revisi Dokumen”, dan temukan no dokumen yang sudah kita ajukan revisi. Lalu klik nomor dokumen tersebut.
- Contoh : Klik Nomor 3133 0032-02 di bagian “Revisi Dokumen”, maka data dokumen yang sebelumnya yaitu data issue 01 akan mengisi pada kotak yang kosong.
Untuk selanjutnya, dilakukan pembaharuan bagian apa yang perlu direvisi atau perubahan sesuai dengan draft dokumen penyusun.
10. Ketika proses input revisi ini, pengisiannya sama seperti Proses membuat dokumen baru di
“Edit Dokumen”.
11. Tentukan atribut Legalisasis seperti Penyusun, Pemeriksa Berwenang, dan Pengesah Dokumen Revisi 12. Menentukan Sistem distribusi dokumen revisi tersebut
13. Save data update revisi dokumen, tujuannya untuk mendapatkan tambahan no issue secara otomatis yang berada di no dokumen serta status prepare.
14. Agen upload file dokumen yang telah diserahkan dari penyusun, file versi doc.
15. Klik “Release”, maka dokumen akan terkirimkan secara digital dan status dokumen akan menjadi ‘Pre- Draft’. Proses dok dilanjutkan ke tahapan pemeriksaan awal oleh Docon/ODHCP/QCP sesuai lingkup dokumen yang di ajukan.
16. Selesai, untuk tahapan proses pembuatan dokumen revisi oleh Agen di sistem SPDS.
Dilanjutkan proses pemeriksaan oleh admin sesuai otoritas lingkup dokumen yang dibuat.
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN REVISI (5)
13. Save Data untuk menambahkan no issue pada no dok dan status prepare
secara otomatis 15. Pilih “Release”, Status dok
menjadi “Pre-Draft”
PROSES PEMBUATAN DOKUMEN REVISI (6)
* Contoh Tampilan Update Dokumen Revisi seperti dibawah ini :
8
13
9
32
PROSES PENGAJUAN
PENGHAPUSAN DOKUMEN SMKS
DI APLIKASI SPD SMKS
1. Pilih New, untuk memulai input CCN dok
2 1
1. Pilih “New CCN” pada Menu Transaction aplikasi. Hanya dapat di akses oleh Agen SMKS Unit kerja.
2. Pilih “CCN Aksi” , menentukan ingin melakukan aksi revisi atau penghapusan. Contoh : Hapus
PROSES PENGAJUAN PENGHAPUSAN DOKUMEN SMKS (1)
Pilih “Propose CCN” terlebih dahulu, untuk memulai pengajuan CCN penghapusan.
34
PROSES PENGAJUAN PENGHAPUSAN DOKUMEN SMKS (2)
3. Input proses pengajuan CCN, dengan memilih “Edit” (Gambar ), lalu tentukan nomor dokumen apa yang ingin di hapus dari sistem sesuai kondisi saat ini.
4. Isikan “alasan “, mengenai penghapusan dok SMKS tersebut.
5. Pilih “CCN Approve”, untuk menentukan karyawan sebagai penyusun, pemeriksa berwenang dan pengesah. Masing-masing posisi otoritas maksimal 1 orang perwakilan saja.
6. Lalu pilih “Save”, Kegunaan tombol Save antara lain :
a.) Mendapatkan nomor CCN secara otomatis dari pengajuan penghapusan dokumen SMKS tersebut
b.) Mendapatkan Tanggal pengajuan CCN hapus dokumen SMKS tersebut.
c.) Status CCN akan berubah menjadi “Prepare”.
7. Setelah lengkap, Pilih “Release” , maka dokumen akan terkirimkan secara digital dan status dokumen akan menjadi ‘Pre-Draft’. Proses dokumen dilanjutkan ke tahapan pemeriksaan awal oleh Docon/ODHCP/QCP.
8. Selesai, untuk tahapan proses pengajuan penghapusan dokumen SMKS oleh Agen di sistem SPDS.
Dilanjutkan proses pemeriksaan oleh admin sesuai otoritas lingkup dokumen yang dibuat.
* Contoh tampilan seperti dibawah ini :
PROSES PENGAJUAN PENGHAPUSAN DOKUMEN SMKS (3)
6. Pilih “Save” : Untuk mendapatkan no CCN
7. Pilih “Release”
5
5. Pilih “CCN Approve” : Untuk menentukan atribut legalisasi/pengesahan penghapusan dokumen Tidak digunakan untuk penghapusan dokumen
36
5. Tentukan max 3 karyawan persetujuan, mewakili:
a. Penyusun (1 karyawan) b. Pemeriksa (1 karyawan) c. Pengesah (1 karyawan) 5
PROSES PENGAJUAN PENGHAPUSAN DOKUMEN SMKS (4)
* Contoh Tampilan Detil Pengesahan Data CCN Penghapusan seperti dibawah ini :
8. Selesai, untuk tahapan proses pengajuan penghapusan dokumen SMKS oleh Agen di sistem SPDS.
Dilanjutkan proses pemeriksaan oleh admin sesuai otoritas lingkup dokumen yang dibuat.
PROPOSE DOCUMENT ACCESS
DI APLIKASI SPD SMKS
38
PENGAJUAN USER DI LUAR AKSES DISTRIBUSI DOKUMEN
User dapat mengajukan secara digital bila membutuhkan akses terhadap dokumen diluar distribusi semestinya dan mendapatkan persetujuan dari Pimpinan unit kerjanya terlebih dahulu.
Tahapan :
1. Pilih “Propose Document Access” pada Menu Transaction
2. Berikan alasan pengajuan akses dokumen tersebut pada kolom “Alasan yang tersedia”
3. Lalu pilih “Tambah dokumen” (tanda +) , untuk mencantumkan no dokumen apa saja yang ingin di ajukan akses, agar dapat melihat pdfnya
4. Lalu Klik “Save” , untuk mendapatkan no pengajuan secara otomatis
5. Klik “Release”, untuk mengirimkan pengajuan akses dokumen tersebut ke Pimpinan unit kerja bersangkutan.
6. Jika sudah mendapat persetujuan dari Pimpinan unit kerja bersangkutan, akan dilanjutkan proses pemeriksaan oleh admin.
7. Admin memberikan persetujuan atau tidak atas pengajuan tersebut, akan ada notifikasi email ke user bersangkutan, dan bila di setujui dok yang di ajukan dapat di lihat di aplikasi SPDS bagian “Special Viewer” yang berbatas waktu.
8. Selesai, untuk tahapan proses pengajuan user di luar akses distribusi dokumen pada sistem SPDS.
TAHAPAN PENGISIAN PENGAJUAN USER DI LUAR AKSES/DISTRIBUSI DOK
No Pengajuan dan Status pengajuan akan muncul secara otomatis, ketika di klik “SAVE”
2
5
41
RATING DOCUMENT
DI APLIKASI SPD SMKS
TAHAPAN RATING DOCUMENT DI SPD SMKS
Aplikasi SPD SMKS ini dapat menampilkan Rating Document. Data yang dapat ditampilkan berupa :
a. Peringkat Document : Peringkat dokumen yang paling banyak diakses dan dibaca oleh karyawan dan karyawati PT Krakatau Steel (Persero), Tbk di aplikasi SPD SMKS.
b. Peringkat User : Peringkat user yang paling banyak akses dan membaca dokumen SMKS.
c. Dapat melakukan pencarian karyawan, yang digunakan sebagai bahan evaluasi terhadap dokumen SMKS yang ditujukan pada posisi karyawan.
Tahapan :
1. Pilih “Rating Document” pada menu Transaction
2. Klik tombol “Refresh” terlebih dahulu, tujuannya untuk menyegarkan tampilan menu.
3. Lalu sistem akan menampilkan pie chart dari peringkat dokumen dan peringkat user. Data menampilkan 10 besar data tersebut.
4. Klik gambar orang, untuk menemukan dan mencari nama karyawan yang digunakan sebagai bahan
43
CONTOH TAMPILAN RATING DOCUMENT DI SPD SMKS
Pilih “Rating Document” terlebih dahulu. Untuk melihat tampilan pie chart dari peringkat dokumen yang sering di akses
serta user yang sering mengakses (10 besar)
Klik “Refresh”, untuk menyegarkan tampilan menu
1
2
4
Pilih gambar orang, untuk mencari dan menemukan nama karyawan, ketika ingin melakukan evaluasi terhadap karyawan yang sudah membaca atau belum dokumen yang
berada di posisi karyawan tersebut.
REVIEW DOCUMENT
DI APLIKASI SPD SMKS
45
Tahapan Pencarian dokumen :
1. Arahkan kursor pada field “Search” untuk pencarian dokumen yang diinginkan
2. Lalu tekan “Enter”
3.Sistem akan menampilkan Data Dokumen SMKS tersebut.
4. Selesai Pilih “Review Document”.
Sistem akan menampilkan Daftar Dokumen SMKS yang perlu direview dari Unit kerjanya.
Aplikasi dapat menampilkan data Review Document SMKS dari unit kerjanya. Review dokumen SMKS umumnya berlangsung 3 tahun.
User yang dapat melihat Menu “Review Document” yaitu Agen SMKS, Admin, Karyawan posisi jabatan Level GM, Manager dan Superintendent baik struktural dan fungsional.
*Contoh tampilan seperti dibawah ini :
REVIEW DOCUMENT
DI SPD SMKS
DOCUMENT VIEWER
DI APLIKASI SPD SMKS
47
DOKUMEN SUDAH TAYANG & TERDISTRIBUSI (1)
Klik tombol view untuk melihat dok yang sudah ditayangkan dan terdistribusi.
Jika dokumen sudah mendapatkan persetujuan dari pemeriksa berwenang hingga pengesah, maka dokumen yang didistribusikan sesuai dengan daftar distribusi dapat diliat pada “Document Viewer”.
* Contoh tampilan :
Pilih “Document Viewer”.
Sistem akan menampilkan Daftar Dokumen SMKS yang sesuai distribusi dokumen untuk posisi karyawan di Unit kerja tersebut.
DOKUMEN SUDAH TAYANG & TERDISTRIBUSI (2)
Tampilan PDF dokumen, dapat di atur sesuai kebutuhan dan kenyamanan pembaca. Dapat menampilkan PDF dengan : a.) Single Page b.) Two Pages
* Contoh tampilan Hasil Pdf Dokumen yang sudah tayang dan terdistribusi :
b a
49
SPECIAL VIEWER
DI APLIKASI SPD SMKS
Dokumen yang ditampilkan di menu ini merupakan daftar dokumen yang diluar akses distribusi dokumen. User dapat melihat hasil dokumen yang sudah diajukan sebelumnya melalui Propose Document Access sesuai dengan kebutuhan dan keperluan user. Daftar dokumen ini bersifat hanya sementara karena berbatas waktu sesuai dengan keperluan user yang mengajukan.
*Contoh tampilan seperti dibawah ini :
Tahapan :
1. Pilih “Special Viewer”
SPECIAL VIEWER
DI SPD SMKS
51
LIST DOCUMENT
DI APLIKASI SPD SMKS
LIST DOCUMENT DI SPD SMKS
User dapat melihat Daftar Dokumen SMKS secara keseluruhan yang dimiliki oleh PT Krakatau Steel pada menu “List Document”. Data yang ditampilkan hanya berupa daftar dan tanpa menampilkan file pdf. Jika user membutuhkan file pdf diluar distribusi untuk suatu keperluan, dapat mengajukan secara digital pada menu “Propose Document Access”.
*Contoh tampilan seperti dibawah ini :
Tahapan :
1. Arahkan kursor pada field “Search” untuk pencarian dokumen yang diinginkan
2. Lalu tekan “Enter”
3. Sistem akan menampilkan Daftar/data dokumen SMKS tersebut tetapi tanpa tampilan PDF.
4. Selesai
Tahapan :
1. Pilih “List Document”
53
HISTORY DOCUMENT
DI APLIKASI SPD SMKS
Dokumen yang sudah di ajukan oleh agen SMKS unit kerja melalui Sistem aplikasi SPD SMKS ini, dapat di cek dan pantau keberadaannya oleh User, agen dan admin pada menu “History Document”.
Tahapan :
1. Pilih “History Document” pada menu Transaction 2. Arahkan kursor pada field search dan tekan enter
3. Sistem akan menampilkan daftar pengajuan dokumen yang sudah diajukan oleh agen SMKS unit kerja.
4. Untuk melihat rincian dari pengajuan tersebut, dapat di klik nomor dokumen yang ingin dipantau keberadaannya dalam daftar pengajuan tersebut.
5. Sistem akan menampilkan rincian dokumen pada kolom bawah.
6. User, agen dan admin dapat mengecek dan memantau keberadaan dokumen dengan melihat dari alur perjalanan dokumen yang diperjelas dalam activity/kegiatannya serta dapat mengetahui aktor siapa saja yang terlibat dalam proses dokumentasi begitu juga
HISTORY DOCUMENT
DI SPD SMKS
55
CONTOH TAMPILAN HISTORY DOCUMENT DI SPD SMKS
Pilih Menu “History” : Untuk menelusuri keberadaan dan status dok yang sudah di release/diajukan oleh Agen SMKS Unit kerja.
1
2
3
6 5
CARA AKSES KELUAR DARI APLIKASI SPD SMKS
Jangan lupa untuk sign out aplikasi, jika sudah tidak diperlukan!
Jika sudah tidak menggunakan aplikasi SPDS, maka dapat klik
tanda tersebut.
57
