EVALUASI PENGENDALIAN INTERN ATAS
PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT.
SETIAJAYA MOBILINDO CIBUBUR
Joey Octaviano Xander
No. Telepon : 089601230390 email : joey_octaviano@yahoo.com
Dosen Pembimbing : Komar Darya, Drs., Ak., MM
ABSTRACT
The research objective is to evaluate, knowing the weaknesses, and provide suggestions evaluation of internal control for spare parts inventory PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur with prevailing theories. The research methods and objects which used are collection methods such as interviews, observation, documentation, and also the collection of information through a internal questionnaire in order to analyze the internal management of spare parts inventory. The result obtained shows that PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur have done the internal control management with well. The system application with SQL based is used for optimize the spare parts inventory and minimize the human error and fraud. The conclusions of the evaluation in this study shows that where the separation between the activities and authorization functions related to the management of spare parts inventories and is supported by a computerized system to determine the recommended inventory levels for companies already work well.
Keywords : Internal Control, Inventory, Evaluation
ABSTRAK
Tujuan penelitian adalah mengevaluasi, mengetahui kelemahan-kelemahan, dan memberikan saran evaluasi pengendalian intern pada persediaan suku cadang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur dengan teori yang berlaku. Metode dan objek penelitian yang digunakan adalah antara lain metode pengumpulan data berupa wawancara, observasi, dokumentasi, dan juga pengumpulan informasi melalui internal questionnaire guna untuk menganalisis pengelolaan persediaan suku cadang. Hasil yang dicapai menunjukkan bahwa PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur telah melakukan pengendalian intern dengan baik dimana penggunaan sebuah sistem aplikasi berbasis SQL untuk mengoptimalkan tingkat persediaan suku cadang dan meminimalisasikan kesalahan (human error) dan kecurangan (fraud). Simpulan dari hasil evaluasi dalam penelitian ini menunjukkan bahwa dimana adanya pemisahan aktivitas dan otorisasi antara fungsi-fungsi terkait pengelolaan persediaan suku cadang dan didukung oleh sistem yang terkomputerisasi untuk menentukan tingkat persediaan yang disarankan untuk perusahaan sudah berjalan dengan baik.
Pendahuluan
Suatu perusahaan yang memiliki pengendalian intern yang kuat juga dapat meminimalkan kesalahan dan juga fraud yang mungkin terjadi dalam perusahaan. Dalam pembahasan ini, secara singkat menjelaskan bahwa persediaan merupakan aktiva lancar yang paling sensitif pengaruhnya terhadap besarnya laba yang akan diterima oleh perusahan dari hasil operasi. Perusahaan harus memiliki persediaan dalam jumlah yang optimal sehingga dapat menghindari terjadinya kekurangan stok atau kelebihan stok, yang dapat memperbesar biaya yang dikeluarkan perusahaan dan pada akhirnya akan mengurangi pendapatan yang diterima perusahaan. Jumlah persediaan yang optimal dengan biaya seminimal mungkin akan diperoleh dari kondisi yang berasal dari internal dan eksternal perusahaan. Oleh sebab itu sangat diperlukan hubungan antara sistem pengendalian intern atas sistem informasi akuntansi terhadap persediaan barang yang optimal agar dapat mengantisipasi permasalahan. Selain itu, informasi yang disajikan juga harus mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat mengenai tingkat persediaan minimum, kuantitas barang yang harus dipesan, kapan harus dilakukan pemesanan kembali, dan frekuensi pemesanan barang sehingga mencapai persediaan yang optimum. Dalam penelitian terdahulu yaitu “Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Untuk Persediaan Barang Dagangan pada PT. Laris Manis Utama Cabang Manado” sudah berjalan dengan baik. Evaluasi sistem, pengendalian intern atas persediaan sudah efektif, dimana adanya pemisahan tugas antara fungsi–fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagangan juga dilakukan secara rutin setiap sebulan sekali oleh bagian gudang melalui kegiatan stock opname, Tamodia (2013). Penelitian kedua yaitu “Evaluasi Pengendalian Intern Persediaan Pipa Distribusi dan
Accessories dalam mengamankan Assset perusahaan pada PDAM Tirta Pakuan”. Hasil penelitian ini
menunjukkan bahwa PDAM Tirta Pakuan Bogor telah melakukan pengendalian intern dengan baik untuk mengamankan asset. Dan itu dilakukan karena masing-masing pasokan saham memiliki fungsi masing-masing dan persediaan yang ada digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya, sehingga stok yang ada akan cukup dan tidak ada saham atas. Hasil evaluasi dalam penelitian ini menunjukkan bahwa persediaan di gudang sesuai dengan kebutuhan dan penyimpanan dilakukan oleh jenis memisahkan, kualitas, dan ukuran, sehingga jika harus memeriksa persediaan kapan saja, dapat dilakukan dengan mudah. Dengan demikian, persediaan yang ada dapat dipertahankan properely dan dilindungi dari kerugian, Hasibuan dan Setiawan (2012). Melihat dari penelitian terdahulu, penulis membandingkan penelitiannya “Evaluasi Pengendalian Intern Atas Persediaan Suku Cadang Pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur” dalam rumusan masalah pada penerapan pengendalian intern yang sesuai dengan teori dan pengaruhnya pada persediaan suku cadang adalah untuk mengevaluasi, mengetahui kelemahan-kelemahan, dan memberikan saran atas evaluasi agar meningkatkan kinerja perusahaan, meminimalisasikan kesalahan dan kecurangan juga mengoptimalisasikan tingkat persediaan suku cadang.
Metodologi Penelitian
Di dalam kegiatan penelitian dan cara untuk memperoleh data maupun keterangan yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini, Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data yang relevan adalah sebagai berikut :
1. Penelitian Literatur (Literature Research)
Di dalam penelitian ini penulis memperoleh data dengan cara membaca, mencari, mempelajari informasi dari berbagai media seperti artikel, buku, dan media elektronik seperti internet untuk mendapatkan referensi yang berkaitan dengan topik bahasan yaitu pengendalian intern atas persediaan suku cadang sebagai landasan teori.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan yang dilakukan adalah dengan mengunjungi perusahaan yang bersangkutan yang bertempat di Jl. Raya Alternatif Cibubur, Taman Laguna-Bekasi. Penulis berusaha untuk memperoleh data-data yang berhubungan dengan objek penelitian. Pada metode ini dilakukan dengan berbagai cara yaitu meliputi :
a. Wawancara klien (Inquires of the client)
Melakukan wawancara dengan karyawan yang bertanggung jawab atas fungsi pengelolaan persediaan, dan Service Manager. Dalam wawancara tersebut telah disiapkan
sejumlah pertanyaan oleh penulis yang akan diajukan guna memperoleh informasi yang mendalam mengenai masalah yang akan diteliti.
b. Pengamatan (Observation)
Melakukan pengamatan langsung sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan pada bagian pengelolaan persediaan yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
c. Dokumentasi (Documentation)
Mengumpulkan data dengan cara menggunakan catatan-catatan dan dokumen tertulis perusahaan yang berhubungan dengan aktivitas pengelolaan persediaan.
d. Kuisioner (Questionnaires)
Membuat kuisioner mengenai pengendalian intern atas prosedur-prosedur pengelolaan persediaan, sehingga dapat memperoleh informasi mengenai kegiatan operasional perusahaan.
Hasil dan bahasan
Evaluasi Lingkungan Pengendalian (Control Enviroment)
Penulis akan melakukan evaluasi terhadap komponen pertama dari pengendalian intern yaitu Lingkungan Pengendalian, dengan menguraikannya menjadi 7 subkomponen yang membentuk pengendalian dalam suatu entitas yaitu:
1) Integritas dan Nilai Etika
Dari hasil observasi dan wawancara dengan Service Manager, penulis menemukan beberapa hal positif pengendalian intern yang sudah diterapkan oleh perusahaan berhubungan integritas dan nilai etika, yaitu:
a) Didalam apel pagi tersebut perusahaan biasanya membahas hasil kerja dihari sebelumnya dan mencoba memberikan problem solving bagi permasalahan yg dihadapi perusahaan. b) Pada hari sabtu di luar jam kerja operasional, beberapa manager seperti Service Manager
tetap masuk untuk menyelesaikan tugasnya di lapangan dikarenakan adanya volume pekerjaan yang meningkat diluar planning karena keterbatasan sumber daya manusia dan waktu membuat adanya jam kerja lembur.
c) Karyawan atau staf juga menggunakan waktu istirahat secara bertanggungjawab dan kembali bekerja tidak melebihi jam makan yang telah ditetapkan.
Disamping kebaikan tersebut, penulis juga menemukan beberapa kelemahannya, yaitu:
a) Masih ada beberapa karyawan atau staf yang datang tidak tepat waktu sesuai jam apel pagi yang ditentukan oleh perusahaan. Saran penulis untuk hal ini adalah Manager memberikan surat peringatan yang biasanya diberikan peringatan ke 1 sampai dengan ke 3. Tujuannya agar karyawan yang sering terlambat menyadari kesalahan mereka.
2) Komitmen Terhadap Kompetensi
Menurut Boynton, Johnson, (2006), “Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut.” Dari hasil observasi dan wawancara dengan Service Manager, penulis menemukan kebaikan-kebaikan dari faktor komitmen terhadap kompetensi
a) Kompetensi karyawan yang meliputi mekanik atau teknisi sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur. Tenaga kerja yang direkrut oleh PT. Setijaya Mobilindo Cibubur ini lebih banyak menggunakan tenaga fisik, oleh sebab itu kebanyakan karyawan mekanik atau teknisi adalah lulusan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dibidang otomotif.
b) Seluruh karyawan atau staf yang ada di perusahaan PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini melakukan pelatihan kerja atau disebut Basic Service Training (BST). Jika ada karyawan baru akan dilakukan BST secepatnya namun jika karyawan telah lama yang ada diperusahaan maka setiap 3 bulan sekali dilakukan refresh BST tersebut.
Disamping itu penulis juga menemukan kelemahan-kelemahan yang dapat diidentifikasikan seperti berikut:
a) Belum ada follow up terhadap training atau BST yang telah dilakukan. Hal ini merupakan kinerja perusahaan yang kurang maksimal dalam menindak lanjuti pengembangan atas kompetensi tersebut. Saran penulis adalah melakukan tindak lanjut dengan memilih staf yang berpengalaman dalam bidangnya dan sebelumnya memperoleh reward atas hasil kinerjanya yang baik untuk menjadi mentoring internal yang ada didalam perusahaan.
3) Dewan Direksi dan Komite Audit
Dewan Direksi memiliki fungsi mendelegasikan tanggung jawab untuk pengendalian internal kepada manajemen kepada Dewan Komisaris. Dewan Komisaris yang memberikan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan. PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur tidak memiliki Komite Audit. Hal ini dikarenakan Dewan Komisaris merasa perusahaan ini adalah milik keluarga dan ruang lingkup dalam struktur organisasi masih kecil dan dapat diawasi oleh Dewan Komisaris, maka tidak memerlukan bantuan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dalam memegang tanggung jawab sehingga Dewan Komisaris memberikan kepercayaan tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
4) Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen
PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur telah mempunyai filosofi dan gaya operasi manajemen yaitu:
a) Memberikan reward dalam bentuk hadiah piagam penghargaan terhadap karyawan atau staf
yang kinerjanya paling baik dalam periode tertentu.
b) Para Manager sudah memiliki jiwa kepemimpinan dalam menjalankan tugasnya serta turut
langsung ke lapangan dalam proses monitoring. Hal ini ditunjukkan dengan seorang Service
Manager memantau karyawannya pada saat penerimaan barang dari supplier dan
penyimpanan barang di gudang. 5) Struktur Organisasi
Penulis menemukan satu hal positif dalam struktur organsasi PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur yaitu telah memiliki struktur organisasi secara tertulis lengkap dan jelas. Dimana fungsi struktur organisasi tersebut menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan sesuai dengan job description yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
6) Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Dalam hasil observasi, penulis menemukan beberapa hal positif yang terdapat dalam penetetapan wewenang dan tanggung jawab yaitu:
a) Terdapat job description secara tertulis terhadap seluruh karyawan. Job descripstion itu penting untuk menjadi gambaran sistematis yang berisikan tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan serta wewenang yang diberikan kepada orang yang memegang jabatan tersebut.
Adapun kelemahan dalam penetapan wewenang dan tanggung jawab
a) Dalam observasi yang diteliti penulis adalah petugas Foreman yang memiliki job
description menganalisa work order dari Service Advisor atas keluhan pelanggan untuk
mendistribusikan job kepada mekanik, tetapi tidak menganalisa terlebih dahulu melainkan langsung memberikan job kepada mekanik tersebut.
Saran penulis dalam kelemahan yang terjadi adalah Service Manager seharusnya melakukan pengawasan terhadap kinerja bawahannya yang terjadi dilapangan agar bawahannya dapat bekerja dengan efektif sesuai dengan job description yang diterapkan oleh perusahaan tersebut.
7) Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Dalam hasil wawancara dan observasi dengan Service Manager, penulis mengidentifikasikan beberapa kebaikan dalam kebijakan dan praktik sumber daya manusia yaitu:
a) Pemberian reward kepada karyawan atau staf yang memiliki performance tinggi dalam tugas dan tanggung jawabnya. Sangat penting dalam pemberian reward ini karena dapat memotivasi karyawan atau staf, jika tidak mendapatkan reward dalam jangka waktu yang disesuaikan makan tidak ada kenaikan jabatan atau kenaikan gaji yang diberikan oleh perusahaan.
b) Pemberlakuan sanksi secara tegas bagi karyawan yang melakukan pelanggaran seperti halnya pencurian barang ataupun melakukan tindakan kekerasan didalam perusahaan. c) Perusahaan memberikan kompensasi yang baik kepada karyawan atau stafnya dimana selain
memberikan gaji tetap setiap bulan juga memberikan bonus tahunan setiap tahunnya. Jika ada karyawan atau staf yang lembur diluar jam kerja shift yang ditetapkan perusahaan, maka perusahaan juga memberikan uang lembur.
Adapun kelemahan yang ada dalam kebijakan dan praktik sumber daya manusia yaitu:
a) Adanya karyawan atau staf yang melakukan cuti tanpa mengikuti prosedur atau aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sebelumnya. Saran penulis untuk kelemahan yang terjadi adalah memberikan tindakan tegas berupa surat peringatan dari yang ke 1 sampai ke 3 ataupun pemotongan gaji karyawan.
Evaluasi Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Berikut merupakan resiko-resiko yang telah diketahui Service Manager dan pengantisipasiannya yaitu:
a) Resiko tidak tercapainya permintaan part yang dibutuhkan pelanggan.
PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur harus memiliki pencegahan resiko bagaimana jika terjadi permasalahan secara mendadak tentang permintaan part yang tidak terpenuhi tersebut. Solusi pencegahan resiko yaitu dengan cara menjalin hubungan dengan bengkel resmi yang ada disekitar Cibubur dan part shop yang menjual sparepart resmi toyota sehingga dimaksimalkan semua kebutuhan mengenai part terpenuhi ketika stok tidak ada di gudang.
b) Resiko adanya kecurangan karyawan.
PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur menyadari bahwa adanya tindakan kecurangan karyawan. Tindakan kecurangan tersebut dapat berupa pencurian suku cadang yang berukuran kecil seperti busi mobil. Tindakan pencegahan yaitu sering dilakukan sidak inspeksi mendadak terhadap
item-item part suku cadang khususnya suku cadang yang berukuran kecil yang ada di gudang.
c) Resiko human error/kesalahan karyawan yang tidak disengaja.
Dalam resiko human error ini biasanya meliputi aktivitas kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh karyawan tanpa unsur kesengajaan seperti halnya dengan kesalahan penghitungan dokumen dan kesalahan dalam jumlah part yang dikeluarkan dari gudang dengan bukti pencatatannya. Berkaitan dengan hal ini, manajemen akan melakukan pencegahannya dengan cara memberlakukan sistem gate to gate.
d) Resiko adanya potensi deadstock yang terjadi di dalam gudang.
Hasil dari observasi dan wawancara dengan Service Manager, penulis mengidentifikasikan bahwa terdapat tiga hal dalam resiko adanya deadstock yaitu:
1. Terjadinya pemesanan sparepart tanpa menggunakan data kendaraan yang lengkap baik nomer rangka kode model maupun tahun kendaraan sehingga hal ini dapat mengakibatkan kesalahan pemesanan part. Manajemen melakukan berbagai pencegahan akan resiko ini dengan cara selalu mencatat data-data yang dibutuhkan dan harus disesuaikan dengan masing-masing data part yang dibutuhkan pelanggan.
2. Karena tidak adanya kebijakan yang membatasi mengenai pelanggan yang melakukan pemesanan melalui part counter, akan menimbulkan potensi deadstock yang disebabkan oleh tidak diambilnya part pesanan oleh pelanggan yang memesan melalui part counter. Pihak manajemen akan mencegah resiko ini dengan cara selalu memberikan konfirmasi atas ketersediaan part yang telah dipesan oleh pelanggan.
e) Resiko adanya overstock yang terjadi di dalam gudang.
Manajemen telah menerapkan suatu solusi dalam keterkaitannya dengan masalah kelebihan stok ini dengan maksimal, akan tetapi seperti terjadinya yang disebabkan akibat salah estimasti pemesanan yang dilakukan oleh partman untuk mengcover pada hari-hari besar tertentu. Pihak manajemen sendiri sudah memaksimalkan usahanya untuk tidak terjadinya overstock kembali dengan melihat perkembangan penjualan part-part dalam rata-rata per bulannya dan selalu memberikan masukan kepada partman yang mengelola jumlah stok persediaan gudang yang disarankan atau pentingnya sistem MIP tersebut.
f) Adanya kecelakan yang tidak diprediksi
Pihak manajemen telah mengantisipasi resiko dalam uji coba kendaraan dengan mengizinkan teknisi yang memiliki surat izin mengemudi saat melakukan test drive mobil milik pelanggan.
Adapun penilaian resiko yang masih dimiliki oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur dimana manajemen masih belum mengantisipasi beberapa resiko tersebut yang dapat menimbulkan ketidakefektifan dan ketidakefesienian dalam kegiatan operasionalnya yaitu :
1. Petugas bagian pergudangan belum konsisten menerapkan sistem RPP ketika adanya kesalahan pemesanan part pelanggan secara konsisten, dan tidak mengkonfirmasikan laporan kepada part
counter sehingga ketika ada part yang berpotensi deadstock tidak dikembalikan ke supplier.
Dalam hal seperti ini bagian manager seperti Service Manager harus lebih memerhatikan dan mengawasi kinerja bawahannya dengan lebih tepat dan tegas karena tanpa adanya pengawasan tersebut.
2. Tidak ada prosedur RPP secara tertulis yang tertera di gudang mengenai kebijakan terhadap pelanggan yang batal atau cancel order dalam special order part. Prosedur tersebut sangat jelas dibutuhkan untuk meminimalkan resikonya deadstock yang ada di gudang. Rekomendasi penulis adalah manajemen seharusnya menempatkan prosedur RPP tersebut secara tertulis mengenai waktu yang ditetapkan yaitu tidak melewati 8 hari setelah barang diterima oleh bagian pergudangan dapat dikembalikan ke supplier.
3. Petugas bagian pergudangan belum konsisten untuk melakukan update sistem MIP dan SOQ. Dimana sistem MIP ini sangat berguna untuk jumlah persediaan yang harus distok dalam gudang sehingga akan meminimalisasikan adanya resiko overstock dan sistem SOQ berguna untuk proses pemesanan yang disarankan atas stok persediaan di gudang. Rekomendasi penulis adalah manajemen harus lebih memperhatikan kinerja karyawannya dan terlebih dalam proses
peng-update-an MIP dan penggunaan sistem SOQ tersebut agar stok persediaan suku cadang yang ada
di gudang dapat berjalan dengan efektif.
Evaluasi Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
1) Informasi dan komunikasi menggunakan sistem aplikasi berbasis Structured Query Language (SQL).
Informasi dan komunikasi yang menggunakan sistem aplikasi berbasis SQL sudah berjalan dengan baik. Masing-masing user akan diberikan id dan password tersendiri. Dalam sistem aplikasi ini, khususnya partman dapat mengolah atau mengakses stok persediaan dengan mengupdate database secara rutin sesuai dengan penerimaan dan pengeluaran stok persediaan suku cadang. Adapun kekurangan yang dapat diindetifikasikan penulis yaitu dapat terjadinya error saat melakukan pengolahan data sehingga data yang dibutuhkan akan menjadi lama untuk diproses atau bahkan hilang. Saran penulis terkait dengan kelemahan yang terjadi adalah dengan melakukan
maintenance untuk software dan hardware secara rutin, sehingga jika terdapat masalah dalam
sistem aplikasi tersebut akan segera ditemukan sumber permasalahannya.
2) Informasi dan komunikasi menggunakan sistem Toyota Parts Online System (TPOS).
PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur menggunakan sistem Toyota Parts Online System
https://portal.oasis.toyota.astra.co.id/Login/Login. Sistem teknologi informasi ini merupakan
sistem TI berbasis portal website dengan yang memungkinkan pelayanan permintaan dan supply suku cadang dari supplier PT. TAM SPLD. Dalam TPOS ini perusahaan terutama Partman dapat mengakses untuk mengorder atau memesan stok suku cadang yang telah dipesan pelanggan atau untuk mensupply stok persediaan suku cadang di gudang. Berikut ini adalah gambar portal dari TPOS tersebut:
Setelah Partman melakukan proses login pada TPOS (TAM Security Center Online Portal) tersebut, lalu partman melakukan proses login kembali dalam Online Part System. Setelah melakukan proses login kembali, partman melakukan proses permintaan atas suku cadang yang diperlukan gudang atau sesuai pesanan pelanggan.
Gambar 2 PrintScreen Online Parts System
Akan tetapi sistem TI berbasis portal website ini memiliki kelemahan yaitu sistem TI ini tidak dapat diakses ketika hari libur atau tidak bisa diakses di luar jam kerja yang telah disesuaikan. Dikarenakan pada hari libur digunakan untuk peng-udpate-an database dari sistem TI tersebut.
Evaluasi Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Dalam artikel ilmiah yang terdapat dalam website Journal of Accountancy (2011) terkait penjelasan bahwa “Control activities are established to help ensure management’s directives to mitigate risks get
carried out. Control activities are performed at all levels and at various stages within the business process and over technology.”
Dalam pengembangan aktivitas pengendalian yang berhubungan dengan kebijakan dan prosedur akan dibahas dengan spesifik yang meliputi lima jenis pengendalian yaitu:
1. Pemisahan kewajiban yang memadai
Hal ini di dapat dilihat dari pembagian kerja antara 4 orang bagian gudang yang meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pengelolaan, pengeluaran stok persediaan suku cadang yang bertugas khusus dalam proses pergudangan persediaan. Aktivitasnya yang dilakukan seperti memesan stok, menerima dan memeriksa stok suku cadang dari supplier, menyimpan dan meng-update sistem database persediaan suku cadang, serta aktivitas proses pengeluaran barang dari gudang.
2. Otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan service manager, penulis dapat menemukan bahwa otoritas yang sesuai dengan transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik. Diantaranya adalah:
a. Dimana dalam pemesanan stok persediaan suku cadang, bagian pergudangan atau
partman telah melakukan prosedurnya dengan baik yang sebelumnya harus disesuaikan
atas otorisasi dalam sistem yang diterapkan oleh perusahaan yaitu sistem MIP dan sistem SOQ (Suggested Ordering Quantity). Dimana sistem-sistem ini menunjukkan bahwa partman dan bagian gudang diharuskan memesan barang stok persediaan suku cadang sesuai jumlah MIP yang tertera dikartu persediaan barang dan menghitung kembali dengan SOQ. Sistem MIP ini menunjukkan bahwa berapa jumlah stok yang disarankan untuk disimpan dalam gudang sedangkan SOQ menunjukkan bahwa tingkat jumlah pesanan yang disarankan. Bila jumlah stok yang tertera di kartu persediaan barang jumlahnya dibawah MIP dan setelah perhitungan SOQ, maka partman berhak melakukan pemesanan stok persediaan suku cadang tersebut.
Penerapan sistem MIP pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur adalah Maxsimum Inventory Position (MIP)
Dimana MIP dipengaruhi oleh: Contoh:
Part 15600-0A010 rata-rata diminta oleh konsumen Toyota sebanyak 50 buah per bulan.PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur mengorder ke Depo TAM setiap hari dan diterima hari berikutnya.
Keterlambatan pengiriman paling lama terjadi 1 minggu dan permintaan konsumen PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur sangat berfluktuasi. Sehingga stok pengamanan untuk hal ini ditentukan sebanyak 1/4 bulan. Maka stok maksimum yang diperbolehkan untuk part ini adalah?
MAD = 50buah/bulan
L/T = 1 hari = 0.05
O/C = 0.05
S/S = 0.25 + 0.25 = 0.5 bulan
MIP = 50 X (0.05 + 0.05 + 0.5) = 30 buah.
Suggested Ordered Quantity (SOQ)
Contoh :
Part 23304-17810 yang ada di gudang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur sebanyak 20 buah, dan yang sedang diorderkan ke Depo TAM sebanyak 15 buah.
Di dalam pengorderannya menggunakan parameter order sebagai berikut : 1. Lead time = 1 hari
2. Order Cycle = 0.05 bulan 3. Safety Stock = 0.50 bulan
Permintaan bulanan untuk part diatas sebesar 100 buah/bulan. Maka pada saat itu, jumlah yang disarankan untuk diorderkan adalah :
MIP = 100 X (0.05 + 0.05 + 0.50) = 60 buah SOQ = 60 – (20 + 15) = 25 buah
b. Dalam melakukan pemesanan stok persediaan suku cadang melalui PO (purchase order) yang telah dibuat, partman akan meminta persetujuan atas proses pemesanan stok persediaan suku cadang tersebut kepada Service Manager. Dari proses persetujuan tersebut
Service Manager akan memeriksa kembali PO tersebut sesuai dengan stok persediaan yang
disarankan
3. Dokumen dan catatan yang memadai
Menurut Arens A, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley (2012) “Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diringkaskan. Banyak dari dokumen dan catatan ini dipelihara dalam bentuk arsip komputer hingga mereka dicetak untuk tujuan yang spesifik. Dokumen dari entri dan catatan asi dimana transaksi dimasukkan adalah sama pentingnya, tetapi dokumen yang tidak memadai biasanya menyebabkan masalah pengawasan yang lebih besar.” Penulis menemukan beberapa temuan terkait dengan dokumen dan catatan yang memadai. Dibawah ini penulis mengidentifikasikan bahwa dokumen dan catatan yang memadai yaitu:
a. Perusahaan telah menggunakan atau mencetak dokumen pre-numbered form. Penting dalam pencetakan dokumen yang dicetak dan diarsipkan pre-numbered atau bernomor urut. Dokumen yang meliputi dokumen rangkap surat jalan, purchase order, proforma invoice,
1. MAD : Monthly Average Demand 2. O/C : Order Cycle
3. L/T : Lead Time
4. S/Sdem : Safety stock untuk fluktuasi demand 5. S/SL/T : Safety stock untuk fluktuasi leadtime
Order Cycle :
Monthly : 1 X / bulan = 1.00 Weekly : 4 X / bulan = 0.25 Daily : 20 hari kerja / bulan = 0.05
SOQ = MIP – (O/H + O/O) + B/O
Dimana :
O/H : On Hand / Jumlah stok yang ada di gudang O/O : On Order / Jumlah yang sedang diorder
supply slip, work order, dan nota kontan. Atas penomoran urut dokumen tersebut akan
membuat pengendalian intern yang baik khususnya dalam pengelolaan stok persediaan. b. Terdapatnya otorisasi yang jelas di setiap dokumen. Setiap dokumen tersebut memiliki
kolom tanda tangan yang jelas, sehingga otorisasi atas dokumen tersebut dapat diketahui dengan mudah. Seperti dalam dokumen supply slip yang dicetak oleh karyawan yang tertera nama dan tanda tangannya.
4. Pengendalian fisik atas aset dan catatan
Dari hasil observasi, penilaian resiko, kuesioner dan wawancara dengan Service Manager, penulis mengidentifikasikan beberpa pengendalian fisik atas aset dan cacatan tersebut diantaranya adalah:
a. Setiap sudut didalam ruang gudang stok persediaan suku cadang terdapat CCTV yang memantau rutin kegiatan proses pengelolaan persediaan dari penerimaan, penyimpanan dan pengelolaan, dan pengeluaran stok suku cadang. Pemasangan CCTV tersebut akan menghindari resiko pencurian stok barang atau tugas yang dilakukan secara tidak bertanggungjawab.
b. Metode persediaan yang digunakan untuk mengelola persediaan suku cadang ini yaitu metode FIFO (First In First Out) yang mendefinisikan bahwa barang yang masuk di gudang terlebih dahulu akan keluar terlebih dahulu, sehingga persediaan yang dibeli diperiode akhir akan disimpan untuk stok persediaan berikutnya. Hal ini menjadi pengendalian terhadap persediaan suku cadang berdasarkan tanggal produksi persediaan, dimana barang dengan tanggal produksi sudah lama akan keluar dari gudang lebih dulu. c. Terdapat pemisahan rak atau lokasi persediaan stok suku cadang yang terpisah antara stok
persediaan di gudang dengan pesanan pelanggan (special order parts). Hal ini akan memudahkan pengambilan barang suku cadang yang telah dipesan oleh pelanggan sebelumnya, sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.
d. Pengendalian aplikasi yang terkomputerisasi yang diterapkan oleh perusahan yang sudah berjalan dengan baik. Dalam pengelolaan persediaan stok suku cadang, diterapkan sebuah sistem aplikasi yang terkomputerisasi dari proses permintaan barang kepada supplier,
peng-update-an database stok persediaan, pengeluaran stok persediaan. Penggunaan sistem
aplikasi yang terkomputerisasi ini hanya digunakan oleh beberapa user khusus dalam pengelolaan persediaan yaitu partman
e. Dalam proses penerimaan barang dari supplier, jika terjadi kerusakan atau kurangnya kuantitas pada barang yang diterima berdasarkan PO dan proforma invoice akan dilakukan pencatatan khusus atas kejadian tersebut dan barang yang rusak segera dikembalikan kepada supplier pada saat penerimaan barang terjadi.
f. Stock opname (pemeriksaan fisik) dilakukan secara rutin oleh staf karyawan bagian gudang
penyimpanan minimal 1 (satu) tahun sekali. Stock opname dilakukan untuk mengetahui perbedaan antara catatan gudang dengan inventory akuntansi yang memiliki perbedaan fungsi antara pembelian sampai penyimpanan barang di gudang.
Adapun penulis mengidentifikasikan kekurangan yang terdapat atas pengendalian fisik yaitu: a. Masih terdapatnya stok yang kelebihan atau kekurangan stok dalam persediaan suku
cadang. Hal ini terkadang disebabkan oleh kinerja Partman yang kurang efektif ditandai dengan ketidaktepatan perhitungan stok persediaan yang disarankan dalam mengikuti sistem MIP yang telah diterapkan oleh perusahaan yang mengakibatkan kelebihan atau kekurangan stok persediaan suku cadang. Rekomendasi penulis yaitu manajemen atau
manager sebaiknya lebih memerhatikan dan mengawasi kinerja bawahannya.
5) Pemeriksaan independen atau verifikasi internal
Pemeriksaan independen mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau penilaian semestinya terhadap jumlah yang dicatat. Dalam pemeriksaan independen yang dilakukan oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini adalah:
a. Petugas karyawan bagian gudang seperti Partman memeriksa kesesuaian Purchase Order dengan permintaan barang berdasarkan sistem MIP pada stok persediaan suku cadang di gudang atau memeriksa kembali suku cadang pesanan pelanggan.
b. Bagian gudang penerima atau Partman melakukan pengecekan terhadap penerimaan barang yang telah ditempatkan di area transit dari supplier berdasarkan PO dan mencocokkan ulang jumlah barang yang diterima antara surat jalan dengan proforma invoice.
Evaluasi Pemantauan (Monitoring)
Berdasarkan pengamatan dan wawancara kepada Service Manager yang dilakukan oleh penulis pada perusahaan, penulis menemukan hal yang terkait dengan penerapan pemantauan (monitoring) yang telah dilakukan dengan baik oleh manajemen pada pengelolaan stok persediaan suku cadang yaitu:
1) Pemeriksaan kembali atas kelengkapan dan keabsahan dokumen
Dalam proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran stok persediaan suku cadang,
Partman selalu melakukan pengecekan kembali atas kelengkapan dan keabsahan
dokumen-dokumen tersebut seperti mencocokkan antara suku cadang yang diterima dengan proforma
invoice dan mencocokkan antara suku cadang yang dikeluarkan dengan supply slip yang dibuat.
2) Pemantauan yang dilakukan oleh manajemen atas kinerja karyawan
Service Manager sering melakukan proses pemantauan terhadap persediaan suku cadang
didalam gudang, seperti halnya mengecek kembali kinerja karyawan partman apakah stok persediaan suku cadang telah memenuhi sistem MIP yang diterapkan perusahaan dan kondisi pergudangan atas penyimpanan di gudang.
3) Perusahaan telah menetapkan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan terhadap karyawan yang memiliki fungsi bagian CRC.
Adapun peringatan atau sanksi yang diberikan kepada karyawan atas kesalahannya seperti Teguran atau peringatan lisan kepada karyawan biasanya bersifat kepada pelanggaran yang ringan atau umum yang masih dapat diperbaiki oleh karyawan tersebut. Kedua peringatan tertulis atau surat peringatan yang terdiri dari 1 sampai dengan 3 jenis diberikan oleh atasan atau manager yang berwewenang dalam menilai pelanggaran yang dilakukan karyawan tersebut.
Simpulan
Dari hasil pembahasan dan evaluasi pengendalian intern atas persediaan suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur terkait dengan lima komponen menurut COSO yaitu lingkungan pengendalian, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemantauan, penulis menyimpulkan bahwa pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur secara keseluruhan telah memadai dan berpengaruh untuk meningkatkan kinerja dan pencapaian tujuan perusahaan dalam meminimalisasikan kesalahan juga mengoptimalisasikan tingkat persediaan suku cadang. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pembagian aktivitas pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran pada persediaan suku cadang di gudang. Didukung dengan adanya dokumen dan cacatan yang memadai serta proses pemantauan kerja pada sistem MIP dan SOQ untuk mengoptimalkan tingkat persediaan barang.
Saran
Disarankan pihak manajemen agar lebih kualitas dan kinerja karyawannya dalam menjalankan aktivitasnya masing-masing. Sedangkan untuk sistem yang digunakan yaitu software dan hardware, disarankan agar lebih rutin dalam proses maintenance sehingga dapat meminimalisasikan akan terjadinya
eror dalam database perusahaan. Untuk kebijakan dan prosedur manajemen terapkan, sebaiknya
manajemen melakukan proses monitoring untuk aktivitas-aktivitas karyawannya sehingga memiliki karyawan yang berkualitas dalam bekerja.
Referensi
Arens, A.A., Randal J. Elder, dan Mark S. Beasley. (2012). Auditing and Assurance Services: An
Integrated Approach. 14th Edition. New Jersey: Prentice Hall.
Boynton, W.C., Johnson, R. N., (2006). Modern Auditing : Assurance Services and the Integrity of
Hasibuan, D & Hendra S. (2012). Evaluasi Pengendalian Intern Persediaan Pipa Distribusi dan Accessories dalam mengamankan Asset perusahaan pada PT PDAM Tirta Pakuan. Jurnal
Ilmiah Ranggagading (JIR), Volume 12, No.1, Diakses 5 Mei 2013 dari
http://jurnal.stiekesatuan.ac.id/index.php/jir/article/view/252
Journal of Accountancy. (2011). COSO Releases Draft of Updated Internal Control Framework. Diakses 12 Maret 2013 dari http://www.journalofaccountancy.com
Tamodia, T. (2013). Evaluasi Penerapan Sistem Pengendalian Intern untuk Persediaan Barang Dagangan pada PT. Laris Manis Utama cabang Manado. Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen,
Bisnis dan Akuntansi, Volume I, No.3, Diakses 5 Mei 2013 dari http://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/emba/article/view/1366
Daftar Riwayat Hidup
Nama : Joey Octaviano Xander
NIM : 1301009590
Email : joey_octaviano@yahoo.com
Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta / 3 Oktober 1990
Status : Belum kawin
Jenis kelamin : Pria
Alamat : Jl. Margonda Raya no. 39 RT 01 - RW 011 PANCORAN MAS DEPOK 16431
Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Khatolik
Pendidikan Formal
2009 – Sekarang : Universitas Bina Nusantara Jakarta
2006 - 2009 : SMA Mardi Yuana Depok
2003 - 2006 : SMP Mardi Yuana Depok
