ISSN : 1693 – 1173 Perancangan Alur Sistem Komputerisasi Pada Sistem Penjaminan
Mutu Dan Evaluasi Diri Perguruan Tinggi Swasta Didik Nugroho 3)
Abstract
Global challenges such as universities in Indonesia competitiveness, unemployment, and akuntabilitas of society. Facing the above problems, Universities and colleges should menerpak quality assurance system. With the quality assurance system it is expected that universities can improve their quality gradually. To improve the performance of quality assurance is necessary to utilize information technology as a means of quality assurance managemen.
Keywords : quality assurance system, self-evaluation I. Pendahuluan
Saat ini perguruan tinggi menghadapi tantangan global diantaranya daya saing, penganguran, dan akuntabilitas dari masyarakat. Menghadapi persoalan diatas, Dikti telah menerapkan paradigma baru penataan sistem pendidikan tinggi saat ini, yaitu pada paradigma
1) otonomi 2) akuntabilitas 3) akreditasi 4) evaluasi diri
5) peningkatan kualitas berkelanjutan
Berdasarkan paradigma tersebut maka Perguruan tinggi perlu menata dirinya untuk dapat meningkatkan mutu dan daya saing dengan menerapkan paradigma tersebut 1di atas secara terintegrasi. Langkah yang harus diambil oleh suatu perguruan tinggi menyusun rencana strategis (renstra) jangka panjang untuk merealisasikan misi dan visi perguruan tinggi tersebut yang tentunya sejalan dengan misi dan visi pemerintah Indonesia dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia Indonesia serta mengembangkan unit jaminan mutu yang terus memantau mutu yang ingin dicapai.
Dari rencana strategis yang telah ditetapkan kemudian diturunkan menjadi rencana operasional (renop) yang diimplementasikan setiap tahun. Dengan adanya rencana tersebut, maka keterkaitan antara program dengan target pencapaian dapat diketahui dan ini yang merupakan salah satu indikator kinerja perguruan tinggi, yang untuk sementara dapat dinyatakan dalam:
1) kuantitas dan kualitas serta relevansi lulusan
2) kuantitas dan kualitas serta relevansi hasil penelitian dan pengembangan
3) kuantitas dan kualitas dan relevansi kegiatan pengabdian pada masyarakat
Dalam rangka pencapaian rencanan yang telah ditetapan serta memantau pelaksanaan kegiatan maka Dikti mensyaratkan setiap perguruan tinggi menerapkan sistem Penjaminan mutu internal. Dengan sistem penjaminan mutu diharapkan perguruan tinggi akan terus mampu meningkatan kualitasnya dan akuntabilitasnya di mata masyarakat. III. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Mencari proses-proses serta urutannya yang harus dibuat pada pembuatan Sistem Komputerisasi sistem penjaminan mutu di Pergutuan tinggi..
IV. Tujuan
Diperoleh proses-proses serta urutannya yang harus dibuat pada pembuatan Sistem Komputerisasi sistem penjaminan mutu di Pergutuan tinggi.
V. Metode
Penelitian ini merupakan penelitian diskriptif, proses dilakukan dengan mencari referensi tentang proses pelaksanaan jaminan mutu di Perguruan tinggi. Dari proses pelaksanaan penjaminan mutu tersebut tiap proses akan dijadikan proses komputerisasinya sehingga akan tergambarkan selurus proses sistem yang terkomputerisasi..
VI. Landasan Teori
6.1. Ruang Lingkup Jaminan Mutu Pendidikan Tinngi
Standart jaminan mutu pendidikan tinggi mengaju standart yang ditetapkan. Misalnya standart BAN PT telah ditetapkan oleh pemerintah dalam bentuk Akreditasi . Standart mutunya telah ditetapkan melalui BAN PT, terdiri atas 7 standart yaitu
1. Visi,misi, tujuan dan sasaran serta strategi pencapaian
2.Tatapamong,kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu. 3, Mahasiswa dan lulusan
4. Sumber daya manusia
5. Kurikulum, pembelajaran dan suasana Akademik
6. Pembiayaan, sarana dan prasarana serta sistem informasi 7. Penelitian, pengabdian masyarakat serta kerjasama
Masing-masing standart tersebut dijabarkan dalam item-item untuk penilaian. Masing –masing item memiliki ruang lingkup
a. Standar akademik : kesesuaian tingkat mutu kuliah dengan tujuannya, keterbaruan kurikulum, serta sejauhmana pencapaian tujuan kurikulum.
b. Mutu pembelajaran : mutu dan motivasi dosen, attractiveness dan relevansi mata kuliah, keefektifan metode pembelajaran, manajemen perkuliahan, tanggapan mahasiswa serta kemampuan mata kuliah
mengembangkan pengetahuan mahasiswa, pemahaman atau
kompetensi yang diperlukan untuk tingkatan yang dibutuhkan.
c. Mutu dukungan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen : dilaksanakan oleh unit layanan akademik dan oleh prasarana administrasi.
d. Tingkat pencapaian mahasiswa : hasil penilaian formal, tingkat kepuasan mahasiswa terhadap kemajuan studi, dan tingkat pencapaian lulusan (alumni) dalam memperoleh pekerjaan beserta penghargaannya.
e. Mutu penelitian, konsultansi dan kegiatan akademik lain beserta relevansinya terhadap mata kuliah - mata kuliah yang ditawarkan.
f. Tingkat kepuasan pelanggan (stakeholders).
Pencapaian Standar Mutu Pendidikan diukur melalui Indikator Kinerja dikelompokkan ke dalam Input ,Process ,Output Outcome dan Impact.
Selain standart BAN PT perguruan tinggi juga dapat menerapkan standart ISO, dll.
VII. Pembahasan
7.1 Analisis sistem Jaminan mutu dan evaluasi diri
Mengaju pada proses penjaminan mutu Ban PT , serta hasil kajian pustaka pada sistem jaminan mutu di UGM dan Universitas Brawijaya , serta pelatihan dan pelaksanaan ISO 2008 di STMIK Sinar nusantara yang dilakukan oleh penulis, maka dapat digambarkan proses-proses pada sistem kompouterisasi penjaminan mutu di perguruan tinggi digambarkan dalam gambar 1, serta dijelaskan sebagai berikut :
1. Setelah perguruan tinggi menetapkan visi dan misi , selanjutnya harus dibuat program kerja . Program kerja , indikatornya serta sasaran yang ingin di capai dimasukkan kedalam computer (proses 1).
2. Selain visi, misi perguruan tinggi juga harus menetapkan standart mutu . Bisa menggunakan stadart dari lembaga penjaminan mutu di Indonesia atau Internasional. Sasaran dari program kerja juga dimasukkan sebagai standart mutu ( proses 4).
3. Setiap perguruan tinggi memiliki unit, departemen atau lembaga. Unit2 tersebut kemudian juga dimasukkan kedalam computer (proses 2).
4..Setiap Unit / lembaga mempunyai prosedure untuk pelaksanaan suatu kegiatan. Maka prosedure dan daftar dokumen untuk proses audit dimasukkan kedalam computer.
5.Setiap standart mutu akan mempunyai butir mutu dan metode penilaian maka butir dan metode penilain untuk proses audit perlu dimasukkan dalam sistem computer ( proses 5,6,7).
6.Proses audit sistem dan proses audit kepatuhan dimasukkan lewat proses 8, 9. Audit kepatuhan merupakan proses mendapatkan nilai dari pelaksanaan suatu standart mutu. Hasil proses audit berupa draft boring akreditasi jika standart mutu yang ditetapkan menggunakan borang BAN PT. Selain itu juga dihasilkan laporan Audit.
7.Hasil suatu audit akan menjadi bahan dalam rapat manajemen. Hasil pelaksanaan rapat manajemen dapat dimasukkan kesistem sehingga dalam proses audit selanjutnya dapat dilihat perkembangannya. 8.Hasil audit merupakan factor kekuatan dan factor kelemahan dalam
proses evaluasi diri.
9.Fakor-faktor eksternal dari pemerintah , lingkungan yang digunakan dalam evaluasi diri dimasukkan serta factor eksternalnya untuk dilakukan evaluasi diri.
10. Hasil proses evaluasi diri berupa laporan evaluasi diri.
Desain Sistem tersebut diatas dapat dilihat pada gambar 1 , yang menggambarkan hubungan antar proses kegiatan dalam sistem komputerisasi. Faktor pendorong dan hambatan Prosedure dan dokumen dan bukti pelaksanaan Program & indikator indikator Data unit 3.memasukk daftar )prosedure &
dokumen 5)Proses Porses Isi item standart mutu
6)Proses Isi Item detail dari standart mutu
7) Proses Isi nilai Item detail dari standart mutu
8). Proses Audit kepatuhan
10) P.Isi factor external 2)isi .unit 11 ) Evaluasi diri Laporan
-draft Barang akreditasi - hasil audit
Laporan evaluasi diri 4)Proses Standart mutu
9) Proses Audit sistem
12 ) proses pemasukkan tindak lanjut temuan
Tindakan temuan Hasil audit Tindaka temuan
1). program, dan indicator serta target yang ditetapkan
Hasil audit Faktor eksternal Factor kekuatan kelemahan Prosedure dan bukti pelaksanaan
Dari gambar alur proses komputerisasi diatas jika dibuatkan desain diagram konteksnya adalah sebagai berikut :
Gambar.2 Diagaram Konteks komputerisasi sistem penjaminan mutu dan Ealuasi diri
Dari desain diagram kontek diatas maka dapat dibuat desain sistem secara menyeluruh seperti pada gambar 3. Dibawah :
Bukti pelaksanaan kegiatan Hasil audit Evaluasi diri Sistem komputerisasi penjaminan mutu A.Unit / Badan / lembaga di PT e. pimpinan c. Badan standart mutu
Standart mutu, butir mutu, nilai butir mutu Prosedure Program, indikator d. eksternal Factor pendorong dan hambatan b. Auditor Penilaian/ audit Datan/ Bukti pelaksanaan kegiatan
Gambar .3. Desain data flow diagram Proses transaksi Sistem Data unit Data kegiatan standart Data Prosedur e dan dokumen Program kebijakan 2.2 Pelaksanaan prosedure E .pimpinan 1.1.1 Program dan indikator progaram C Badan Standart mutu 1.3..2 Isi item Standart mutu 1.3.3 Nilai item Standart mutu standart item Nilai_item 1.2. 1 Unit / lembaga internal PT proses 1.2.2 Dokumen dan prosedure 1.2.1 Program dan indikator unitnya 1.2.3 Pelaksanaan prosedure 2.1 Pelaksanaan prosedure 1.2.1 Evaluasi diri Audit Proc 2.2 data Audit kepatuhan E .pimpinan 1.1.1 Program program indikator C Badan Standart mutu 1.3.1 Standart mutu 1..3..2 Isi item Standart mutu 1.3.3 Nilai item Standart mutu standart item Nilai_item b Auditor 1.2. 1 Unit / lembaga internal PT Dok_pro 1.2.2 Dokumen dan prosedure 1.2.1 indikator 1.2.3 Pelaksanaan prosedure pelaksanaan 2.1 data Audit prosedure Audit Proc Audit_pa t 1.2.1 eksternal external 2.3 Evaluasi diri A .Unit / lembaga lain d EKSETER NAL Indikator Data eksternal Nilai item standart item standart Hasil audit kepatuhan Hasil audit administrasi Hasil evaluasi diri item standart Hasil audit
Referensi
Patton Adri , Self-evaluation dalam kontek perencanaan Strategis, universitas Mulawarman, Samarinda, 2010
Bahan Pelatihan SPMI Dan AIM universitas Brawijaya Malang, 2010. Standart SPMI Universitas Gajah Mada
Standart SPMI IPB
Standart Akreditasi BAN PT , 2009
Instrumen Evaluasi Diri Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi, 2009
