Lampiran 1 :Jadwal Quality Management System

(1)

Lampiran 1 :Jadwal Quality Management System

(2)

Lampiran 2 Dokumentasi level I : Quality Manual

PT. X

Quality Manual

No. Distribusi (Jabatan atau Lokasi)

1. Direktur Utama 8. PGA

2. Direktur Operasional/Marketing 9. Finance 3. Management Representative 10. Gudang 4. Proyek (Man. Div. C/C) 9. AMI

5. DAE C/C 12.

6. DAE M/E 13.

7. Pembelian 14.

Disusun oleh Disetujui oleh Revisi Tanggal No.

UPD

00 01-08-06 -

QMR Top Management

(3)

Lampiran 2 Dokumentasi level I : Quality Manual (sambungan) LINGKUP

1.1 Umum

Quality Manual ini disusun dengan tujuan untuk menciptakan dan menjelaskan Sistem Manajemen Mutu, di mana organisasi dapat:

a. Menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memberikan pelayanan yang memenuhi kebutuhan pelanggan, kebutuhan para pengguna Sistem Manajemen Mutu, serta memenuhi ketentuan dan peraturan yang ada.

b. Memenuhi kebutuhan pelanggan melalui efektivitas tindakan di dalam Sistem Manajemen Mutu, termasuk proses untuk perbaikan yang berkesinambungan serta pencegahan atas ketidaksesuaian dengan Sistem Manajemen Mutu.

1.2 Penerapan

Quality Manual ini diterapkan di PT X berdasarkan semua pasal yang dipersyaratkan ISO 9001:2000, kecuali Transportasi, Workshop dan 7.5.2 Validasi Penyediaan Proses Produksi dan Pelayanan, namun pengecualian tersebut tidak akan berpengaruh pada pemenuhan persyaratan dari pelanggan.

1.3 Profil Organisasi

PT X berdiri pada tahun 1998 dan secara sah berdiri sebagai perusahaan resmi dengan Akte Notaris dan pengesahan Departemen Hukum dan Perundang- undangan Repulik Indonesia pada tahun 1999. Perusahan ini bergerak didalam bidang Engineering, Procurement dan Construction (EPC) pada pekerjaan Mekanikal Elektrikal dan Konstruksi Sipil.

Lingkup pekerjaan meliputi : Tanki Timbun, Silo, Pemipaan, Peralatan Transfer Energi, Pekerjaan Fabrikasi Mekanikal Elektrikal, Pekerjaan Konstruksi Sipil, Instrumentasi, Unit Pengolah Limbah, dan transportasi curah bahan kimia.

Lampiran 2 Dokumentasi level I : Quality Manual (sambungan)

(4)

Pada umumnya lingkup pekerjaan yang ditangani adalah Pekerjaan–pekerjaan kualifikasi khusus dengan persyaratan yang ketat, mutu tinggi yang hanya dapat dilaksanakan perusahaan tertentu saja.

2. Referensi Normatif

Standar Mutu yang diterapkan adalah ISO 9001:2000.

3. Istilah dan Definisi

Istilah dan definisi yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu yang digunakan di dalam Quality Manual ini, sesuai dengan istilah dan definisi yang digunakan di dalam ISO 9001:2000.

4. Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Umum

Sistem Manajemen Mutu mencakup dokumentasi, penerapan, pemeliharaan dan perbaikan yang berkesinambungan atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktivitas PT X.

4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum

Persyaratan untuk dokumentasi, termasuk yang dipersyaratkan oleh Standar Mutu Internasional ini dan juga yang dipersyaratkan oleh organisasi, didokumentasikan ke dalam Quality Manual dan Prosedur, yang secara efektif diterapkan oleh semua bagian yang terkait. Saat ini dokumen hanya mencakup dokumen yang berbentuk hardcopy namun tidak menutup kemungkinan apabila sudah mencapai pengembangan sistem komputerisasi akan mencakup dokumen file komputer.

Hirarki dokumen adalah :

1. Quality Manual (Peringkat 1)

2. Prosedur (Peringkat 2)

(5)

3. Dokumen Pendukung (Peringkat 3), seperti : 3.1. Instruksi Kerja (IK)

3.2. Model Proses 3.3. Job Description 3.4. Statemen

4. Catatan Mutu (Peringkat 4)

4.2.2 Quality Manual

Quality Management Representative (QMR) menyusun dan memelihara Quality Manual, yang akan ditinjau ulang secara periodik oleh Komite Sistem Mutu dan disetujui oleh Top Management. Quality Manual tersebut berisi :

a. Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk detail dan kekecualian penerapan.

b. Referensi prosedur yang dibuat untuk menunjang Sistem Manajemen Mutu (Lihat Bagian 10. Matriks Prosedur vs. ISO 9001:2000).

c. Penjelasan interaksi antara proses dari Sistem Manajemen Mutu.

Semua penerima dokumen menjaga agar dokumen tidak diperbanyak tanpa seijin DC, dokumen tersedia pada tempat di mana dokumen tersebut dibutuhkan dan dokumen yang lama ditarik dari peredaran untuk diserahkan pada DC.

Masing-masing Kepala Bagian mencatat dokumen yang berasal dari luar organisasi seperti keluhan pelanggan dan spesifikasi pelanggan. Kepala Bagian secara periodik memeriksa status dokumen untuk memastikan pengguna dokumen menggunakan versi yang terakhir. Apabila menerima dokumen baru yang relevan atau perubahan dari dokumen yang lama, maka Kepala Bagian menginformasikan kepada pihak terkait di bagian masing-masing atau bagian lain yang memerlukan.

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Prosedur Pengendalian Dokumen dibuat untuk mengendalikan dokumen internal dan eksternal (seperti dokumen milik pelanggan, dokumen dari organisasi lain, dll).

(6)

Dokumen baru dan revisi disetujui oleh yang berwenang sebelum diterbitkan, perubahan yang terjadi diidentifikasi dengan jelas. Setelah mendapatkan persetujuan, QMR mendistribusikan dokumen yang baru dan menarik dokumen yang lama untuk dimusnahkan. Dokumen yang kadaluarsa yang masih disimpan untuk dipergunakan untuk tujuan lain diberi tanda yang jelas, berupa pernyataan

“Expired”.

Semua penerima dokumen menjaga agar dokumen tidak diperbanyak tanpa seijin DC, dokumen tersedia pada tempat di mana dokumen tersebut dibutuhkan dan dokumen yang lama ditarik dari peredaran untuk diserahkan pada DC.

Masing-masing Kepala Bagian mencatat dokumen yang berasal dari luar organisasi seperti keluhan pelanggan dan spesifikasi pelanggan. Kepala Bagian secara periodik memeriksa status dokumen untuk memastikan pengguna dokumen menggunakan versi yang terakhir. Apabila menerima dokumen baru yang relevan atau perubahan dari dokumen yang lama, maka Kepala Bagian menginformasikan kepada pihak terkait di bagian masing-masing atau bagian lain yang memerlukan.

4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu

Setiap Kepala Bagian bertanggungjawab untuk mengumpulkan catatan mutu, memisahkannya berdasarkan indeks dan menyimpannya sedemikian rupa sehingga mudah diambil bila diperlukan. Waktu kadaluarsa untuk setiap catatan mutu ditetapkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing catatan mutu. Catatan mutu disimpan di dalam almari / rak sehingga terhindar dari kerusakan dan kehilangan, namun tetap rapi dan mudah dicari bila diperlukan. Cara penyimpanan catatan mutu dapat dilihat pada Daftar Induk Catatan Mutu.

5. Tanggung jawab Manajemen 5.1 Komitmen Manajemen

Top Management mempunyai komitmen untuk membangun dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu dan secara berkesinambungan meningkatkan efektivitasnya yang dibuktikan dengan:

(7)

a. Mengkomunikasikan kepada seluruh bagian mengenai pentingnya pemenuhan kebutuhan pelanggan, ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspek-aspek hukum (Lihat Bagian 9. Tabel Komunikasi Internal).

b. Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.

c. Memimpin Tinjauan Manajemen.

d. Menyediakan sumber daya yang diperlukan

5.2 Fokus terhadap Pelanggan

Seluruh kebutuhan dan harapan pelanggan didefinisikan dan diubah ke dalam persyaratan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan pelanggan, termasuk ketaatan pada ketentuan dan peraturan, serta memenuhi aspek-aspek hukum. Hal ini dipenuhi dengan melakukan Survey Pelanggan sesuai kebutuhan organisasi dengan mempertimbangkan beberapa aspek

5.3 Kebijakan Mutu

Top Management bertanggungjawab menetapkan Kebijakan Mutu dan meninjaunya kembali jika diperlukan.

Kebijakan Mutu :

Kami berjuang untuk mengimplementasikan budaya global dengan visi, misi, dan strategi yang tepat sebagai produsen dan jasa enjinering.

Kami berkomitmen untuk selalu meningkatkan kualitas dengan produk dan pelayanan prima yang dinamis, inovatif, serta pembelajaran SDM yang cepat

dan tepat secara terus menerus.

Top Management bertanggungjawab atas komunikasi dan pemahaman Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu dipahami pada semua tingkatan di dalam organisasi.

(8)

5.4 Perencanaan 5.4.1 Sasaran Mutu

Untuk memastikan bahwa Kebijakan Mutu telah dipahami, Kepala Bagian menetapkan Sasaran Mutu untuk periode minimal 6 (enam) bulanan berdasarkan Kebijakan Mutu. Sasaran Mutu dibuat terukur dan konsisten dengan Kebijakan Mutu, termasuk komitmen untuk perbaikan secara berkesinambungan. Setiap Sasaran Mutu dipahami pada setiap fungsi dan tingkatan bagian masing-masing.

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (Lihat Bagian 9. Model Proses PT. X).

Rencana Mutu ini harus disusun untuk setiap produk yang dikerjakan sesuai dengan permintaan pelanggan. Rencana Mutu harus didukung oleh Prosedur, IK dan proses checker terkait yang menjelaskan rencana mutu untuk setiap jenis produk tertentu.

Pihak manajemen berkeyakinan bahwa perencanaan sistem manajeman mutu atau yang dikenal dengan control plan harus dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan sesuai dengan sasaran mutu.

5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang

Tanggungjawab, wewenang dan hubungan antar bagian dibuat melalui Struktur Organisasi Sistem Manajemen Mutu. Rincian tanggungjawab dan wewenang yang berhubungan dengan karyawan yang terlibat di dalam penerapan, pengendalian dan verifikasi kegiatan operasional yang mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu dapat dilihat pada job description.

(9)

5.5.2 Quality Management Representative

Top Management menetapkan wakil manajemen untuk Sistem Manajemen Mutu (selanjutnya disebut sebagai Quality Management Representative/QMR) dan memiliki wewenang serta tanggungjawab untuk tugas sebagai berikut:

a. Menyusun, menerapkan dan memelihara proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu.

b. Melaporkan ke Top Management atas unjuk kerja Sistem Manajemen Mutu dan kebutuhan untuk peningkatan.

c. Mensosialisasikan kebutuhan pelanggan kepada seluruh jajaran di organisasi.

d. Menjadi penghubung dengan pihak luar organisasi yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.

5.5.3 Komunikasi Internal

Untuk mengurangi kesenjangan komunikasi antar bagian, maka dibuat ketentuan komunikasi berdasarkan proses kegiatan yang dilakukan dan mempromosikan mutu melalui berbagai media yang ada. Kepala Bagian bekerjasama dengan QMR memastikan berjalannya komunikasi dan promosi pada setiap fungsi dan tingkatan yang terkait dengan proses Sistem Manajemen Mutu serta efektivitasnya (Lihat Bagian 9. Tabel Komunikasi Internal).

5.6 Tinjauan Manajemen 5.6.1 Umum

Kepala Bagian memberikan laporan kepada Top Management melalui rapat Tinjauan Manajemen yang diadakan sedikitnya setiap enam bulan sekali. Rapat Tinjauan Manajemen bertujuan untuk memastikan kesinambungan, kecukupan dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu. Tinjauan Manajemen juga mengevaluasi perlu atau tidaknya perubahan pada Sistem Manajemen Mutu organisasi, termasuk

(10)

di dalamnya Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.

Komite Sistem Mutu diadakan dan dipimpin oleh QMR dan menyelenggarakan pertemuan minimal setiap tiga bulan sekali. Ketua Komite menunjuk anggotanya dan baru efektif apabila 2/3 anggota hadir di dalam setiap pertemuan.

5.6.2 Masukan Tinjauan

Masukan Tinjauan Manajemen meliputi unjuk kerja saat ini dan kemungkinan pengembangan yang berhubungan dengan :

a. Hasil audit mutu eksternal dan internal.

b. Survey Pelanggan.

c. Unjuk kerja proses dan kesesuaian produk.

d. Status tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.

e. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.

f. Perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap Sistem Manajemen Mutu.

g. Rekomendasi untuk peningkatan.

h. Tingkat pengembangan dari Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.

i. Laporan Komite Sistem Mutu.

j. Keluhan pelanggan dan evaluasi.

5.6.3 Keluaran Tinjauan

Keluaran Tinjauan Manajemen meliputi keputusan dan tindakan untuk : a. Peningkatan Sistem Manajemen Mutu dan proses yang berkaitan.

b. Peningkatan produk sesuai dengan keinginan pelanggan.

c. Kebutuhan sumber daya.

QMR bertanggungjawab untuk menyimpan hasil Tinjauan Manajemen.

(11)

6. Manajemen Sumber Daya 6.1 Penyediaan Sumber Daya

Organisasi menempatkan sumber daya yang sesuai dengan kriteria untuk menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan peningkatan efektivitas secara berkesinambungan dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

6.2 Sumber Daya Manusia 6.2.1 Umum

Karyawan yang diberi tanggungjawab dalam Sistem Manajemen Mutu memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan yang sesuai, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sudah ditetapkan.

6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan Kepala Bagian PGA bertanggungjawab untuk :

a. Menentukan kebutuhan kompetensi karyawan yang mendukung aktivitas kerja yang mempengaruhi mutu dan hal ini dituangkan dalam Job spesifikasi

b. Menyelenggarakan pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

c. Mengevaluasi efektivitas pelatihan yang telah dilakukan.

d. Memastikan bahwa seluruh karyawan peduli dan menyadari keterkaitan dan pentingnya peran serta mereka, serta bagaimana mereka memberikan kontribusi pada pencapaian sasaran mutu.

e. Memelihara berkas Kualifikasi Karyawan untuk menyimpan catatan riwayat pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan kualifikasi karyawan.

Setiap karyawan berhak mendapatkan pelatihan internal yang dilaksanakan oleh organisasi melalui Bagian PGA. Pelatihan eksternal dapat dilakukan, jika pelatihan internal tidak memungkinkan. Evaluasi pelatihan dilakukan melalui form Evaluasi Pelatihan untuk diisi oleh atasan peserta pelatihan bekerjasama Lampiran 2 Dokumentasi level I : Quality Manual (sambungan)

(12)

dengan Bagian PGA. Semua data pelaksanaan pelatihan disimpan dan didokumentasikan.

6.3 Prasarana

Organisasi menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk, termasuk di dalamnya :

a. Bangunan, ruang kerja dan sarana pendukungnya.

b. Peralatan, perangkat keras, dan perangkat lunak.

c. Sarana pendukung lainnya.

d. Untuk proyek disediakan tempat/bangunan kerja berupa Direksi Kit.

6.4 Lingkungan Kerja

Organisasi memelihara lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian produk, seperti suhu ruangan dan penerangan di ruang kerja.

7. Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Catatan : berkaitan dengan proses realisasi desain pesanan pelanggan, merujuk ke pasal 7.3 (sesuai persyaratan yang relevan).

7.2 Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Penentuan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Persyaratan yang dibutuhkan oleh pelanggan dituangkan oleh Bagian Marketing ke dalam Konfirmasi Order (berupa Perintah Kerja) yang menjadi acuan bagi internal organisasi untuk beroperasi.

(13)

7.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Berkaitan dengan Produk

Seluruh persyaratan pelanggan ditinjau bersama oleh Bagian Marketing, DAE, ManDiv, dan Bagian Proyek untuk memenuhi hal-hal sebagai berikut:

a. Persyaratan terhadap produk terdefinisi dengan jelas dan perbedaan yang sempat timbul dapat diselesaikan.

b. Tertulis atau lisan pernyataan bahwa organisasi mampu memenuhi persyaratan pelanggan.

c. Bila ada tambahan atau perubahan persyaratan, perubahan atau tambahan tersebut diinformasikan ke seluruh bagian yang meninjau melalui revisi Konfirmasi Order.

Catatan : persyaratan pelanggan yang tertuang dalam Konfirmasi Order (Perintah Kerja) disimpan sesuai dengan persyaratan 4.2.4.Informasi mengenai produk dapat diperoleh melalui contoh hasil produk yang dikirim atau ditunjukkan ke pelanggan atau penjelasan secara lisan baik dengan atau tanpa contoh fisik.

Dengan adanya sarana e-mail pelanggan juga bisa mendapatkan informasi produk secara tertulis dengan lampiran gambar.

Pelanggan dapat mengetahui perkembangan produk yang sedang dipesan melalui berbagai media komunikasi dengan Bagian Marketing. Informasi dari pelanggan (termasuk keluhan) mengenai keberadaan produk yang diterima merupakan bentuk lain dari komunikasi.

7.3. Perancangan dan Pengembangan

7.3.1. Perencanaan Perancangan dan Pengembangan

Organisasi merencanakan desain dan pengembangan produk dengan menentukan:

a. Tahapan desain dan pengembangan

b. Melakukan tinjauan, verifikasi dan validasi tahapan desain dan pengembangan yang sesuai

c. Tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan desain dan pengembangan

(14)

7.3.2. Masukan Perancangan dan Pengembangan

Masukan persyaratan desain dan pengembangan produk ditentukan oleh Perusahan dan harus ditulis dalam Permintaan Perubahan Design, meliputi:

a. Persyaratan fungsi dan penampilan

b. Persyaratan peraturan dan perundang-undangan c. Informasi dari produk sejenis (jika dibutuhkan)

d. Persyaratan lain sesuai dengan desain atau pengembangan produk

Masukan ini harus lengkap dan ditinjau serta tidak ada konflik dengan persyaratan yang lain.

7.3.3. Keluaran Perancangan dan Pengembangan Keluaran desain dan pengembangan harus :

a. Sesuai dengan masukan desain dan pengembangan

b. Menyediakan informasi yang sesuai untuk proses produksi dan operasi c. Memiliki referensi kriteria produk yang dapat diterima

d. Spesifikasi karakteristik produk untuk keselamatan dalam penggunaannya

7.3.4. Tinjauan Perancangan dan Pengembangan

Hasil dari desain dan pengembangan harus ditinjau untuk mengevaluasi kemampuan dari desain dan pengembangan dalam memenuhi persyaratan dan mengidentifikasi masalah dan tindakan yang diperlukan dalam melakukan desain dan pengembangan, dan hasil tinjauan harus dipelihara.

7.3.5. Verifikasi Perancangan dan Pengembangan

Verifikasi harus dilakukan untuk meyakinkan bahwa keluaran desain sesuai dengan masukan desain. Hasil verifikasi harus ditulis dan dipelihara.

(15)

7.3.6. Validasi Perancangan dan Pengembangan

Validasi harus dilakukan untuk meyakinkan bahwa hasil produk sesuai dengan persyaratan dan aplikasinya.Dalam melakukan validasi organisasi melakukan uji coba di lingkungan organisasi atau di tempat pelanggan atau dapat pula dilakukan di tempat lain dengan memperhatikan kesesuaian kondisi dan lingkungan di tempat pelanggan jika diperlukan untuk membuktikan bahwa produk sesuai dengan persyaratan yang diminta pelanggan, hasil dari validasi dibuatkan semacam laporan uji coba serta disimpan dan dipelihara.

7.3.7. Pengendalian Perubahan Perancangan dan Pengembangan

Perubahan desain dan pengembangan harus diidentifikasi, didokumentasi, diverifikasi, divalidasi dan disetujui sebelum implementasi, dan hasil tinjauan harus ditulis, termasuk evaluasi efek dari perubahan tersebut.

Perubahan desain harus dapat dipantau oleh Project Manager, DAE dan ManDiv untuk memastikan seluruh perubahan dan modifikasi telah teridentifikasi, terdokumentasi, terverifikasi, tervalidasi dan disetujui sebelum Produk dinyatakan siap dan memenuhi standar organisasi untuk dikirim ke pelanggan.

7.4 Pembelian

7.4.1 Proses Pembelian

Produk dan Jasa yang dibeli oleh organisasi berdasarkan Daftar Pemasok Terpilih (DPT) dan Daftar Subkon Terpilih (DST) sehingga produk dan jasa yang dibeli terjamin ketersediaannya baik dari segi fisik maupun mutu. Bila pemasok yang ada dalam DPT karena suatu hal tidak dapat memasok produk, maka Bagian Pembelian menseleksi pemasok baru yang terbaik dari beberapa pemasok yang ada. Pemasok baru yang mampu menunjukkan kemampuan dapat masuk ke DPT, dan pemasok yang ada dalam DPT dievaluasi kemampuannya setiap tiga bulan sekali untuk menyediakan produk yang dipesan organisasi.

(16)

7.4.2 Informasi Pembelian

Informasi produk yang dibeli dituangkan dalam OP (Order Pembelian), informasi tersebut berupa spesifikasi teknis. Jika diperlukan juga mencantumkan garansi dan kemampuan pemasok untuk memenuhi persyaratan Sistem Manajemen Mutu.

Informasi ini berguna untuk menyeleksi dan mengevaluasi kemampuan pemasok.

7.4.3 Verifikasi terhadap Produk yang Dibeli

Untuk setiap produk yang dibeli khususnya bahan baku utama, setelah melalui pemeriksaan administratif seperti jenis, ukuran dan jumlah, lalu diperiksa dari segi mutu oleh Petugas Gudang (Fungsi QC) melalui incoming inspection. Bila telah memenuhi syarat, maka produk dapat diterima dan dipergunakan untuk proses pelaksanaan proyek.

7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa

ManDiv dan Project Manager menyusun jadual pelaksanaan berdasarkan tanggal yang telah disetujui pelanggan melalui Kepala Bagian Marketing. Ketentuan mengenai spesifikasi produk yang dipesan dituangkan dalam Dokumen Kontrak dan Perintah Kerja yang sudah dikonfirmasi oleh internal organisasi.

Organisasi merencanakan dan melaksanakan proses pelaksanaan secara terkendali. Kondisi terkendali dipenuhi dengan adanya:

a. Informasi lengkap mengenai produk yang dibuat melalui Dokumen Kontrak, referensi desain, dan informasi teknik lain yang diperlukan.

b. Instruksi Kerja yang dibuat sehingga menjadi pegangan untuk bekerja bagi operator dan pekerja dengan ketrampilan khusus.

c. Mesin produksi dan pendukungnya yang terpelihara.

d. Ketersediaan dan penggunaan alat pemantauan dan pengukuran yang memadai.

e. Penggunaan form sebagai pendukung administratif pemantauan dan pengukuran.

(17)

f. Penerapan langkah pemeriksaan dan pengujian sesuai dengan tahapan proyek.

7.5.2 Validasi Proses untuk Produksi dan Penyediaan Jasa Tidak diterapkan.

7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur

Identitas status pekerjaan berdasarkan pemantauan yang dilakukan dapat diketahui untuk setiap tahapan proses pekerjaan melalui penggunaan instruksi kerja dan berbagai form yang ada di Bagian Proyek. Untuk setiap produk jadi, identitas statusnya diketahui dan diberikan setelah tahap terakhir proses. Untuk kemampuan telusur produk jadi dilakukan test masing-masing perangkat dan komisioning keseluruhan lingkup pekerjaan seperti yang diperjanjikan kepada pelanggan. Catatan mutu disimpan sesuai dengan ketentuan (Lihat Bagian 4.2.4).

7.5.4 Kepemilikan Pelanggan

Organisasi menjaga milik pelanggan yang disediakan untuk digunakan atau disatukan dalam produk selama berada di bawah kendali organisasi atau ketika digunakan oleh organisasi dengan cara mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi serta melaporkan pada pelanggan bila terjadi kehilangan, rusak atau ditemukan tidak layak dipakai serta memelihara catatannya. Persetujuan pelanggan atas penggunaan material didokumentasikan. Serah terima produk milik pelanggan (lokasi milik owner) dokumennya digabung dengan Berita Acara Serah Terima.

7.5.5 Pemeliharaan Produk

Untuk menjaga agar kesesuaian produk tetap terjaga selama proses pelaksanaan dan penyimpanan di area fit-up & assembly (Fungsi Gudang), maka penanganan, pengemasan dan penyimpanan mengikuti ketentuan dan peralatan yang berlaku.

(18)

Fisik produk dan identifikasi produk selalu dipelihara dan dilindungi dari kondisi lingkungan yang dapat merusaknya.

7.6 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran

Untuk menunjukkan kesesuaian produk dengan persyaratan yang ditentukan, maka organisasi menentukan proses kritis yang perlu dilakukan pemantauan dan pengukuran secara seksama. Terhadap alat pengukuran yang dipergunakan, Kepala Gudang atau Project Manager melakukan hal-hal berikut:

a. Mengkalibrasi untuk setiap interval waktu yang tertentu kepada alat ukur standar yang tertelusur ke standar nasional.

b. Memberikan identitas yang jelas termasuk status kalibrasi.

c. Memberikan perlindungan dari penyetelan yang tidak perlu yang menyebabkan hasil kalibrasi terganggu.

d. Memberikan perlindungan fisik terhadap alat ukur selama penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan dari kondisi yang dapat merusak alat.

e. Menyimpan catatan mutu hasil kalibrasi.

Bila ditemukan alat ukur yang selama ini dipergunakan rusak atau tidak layak kalibrasi atau akurasi menyimpang dari standar, maka Kepala Gudang atau Project Manager bertanggungjawab untuk mengambil tindakan apabila diperlukan sesuai dengan dampak yang ditimbulkan.

8. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan 8.1 Umum

Construsion Manager di proyek dan Supervisor Produksi di workshop bersama dengan pihak III merencanakan dan menerapkan aktivitas pemantauan, pengukuran, analisa dan peningkatan proses yang dibutuhkan untuk memastikan kesesuaian produk. Hal ini meliputi penetapan instruksi kerja yang diperlukan dan dipergunakan, termasuk penggunaan standar dari referensi teknik yang digunakan.

(19)

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Kepala Bagian Marketing memantau informasi mengenai kepuasan pelanggan sebagai salah satu pengukuran prestasi dari Sistem Manajemen Mutu. Cara untuk memperoleh dan menggunakan informasi ini didapat melalui pengiriman kuesioner dan atau mengunjungi pelanggan secara periodik melalui Survey Pelanggan. Survey pelanggan dengan menggunakan kuesioner/ kunjungan dilakukan minimal 1 (satu) tahun sekali.

8.2.2 Audit Internal

Untuk memastikan bahwa aktivitas mutu diterapkan dan dipelihara sebagaimana telah direncanakan dan bahwa Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan persyaratan Standar ISO 9001:2000 secara efektif, maka dilaksanakan audit mutu internal paling sedikit 6 (enam) bulan sekali. Audit dilakukan berdasarkan kepentingan dan status dari aktivitas mutu. Koordinator Audit Mutu Internal (Ko AMI) menyusun rencana audit mutu internal.

Ko AMI menentukan koordinator pelaksana audit mutu internal serta personal pelaksana audit mutu internal (auditor) dari personal internal organisasi yang mempunyai kemampuan dan mandiri dari tanggungjawab bagian yang diaudit.

Auditor Mutu Internal membuat Laporan Audit terhadap ketidaksesuaian yang diidentifikasi pada saat audit dan meminta tindakan perbaikan setelah mendapat persetujuan Ko AMI dan Kepala Bagian terkait. Sejauh diperlukan, auditor membuat rekomendasi untuk perbaikan atas ketidaksesuaian yang teridentifikasi.

Kepala Bagian menjelaskan secara rinci tindakan perbaikan dan tanggal penyelesaian pada Laporan Audit.

Sesuai dengan instruksi Ko AMI, auditor melaksanakan audit tindak lanjut dan memverifikasi status dan efektivitas tindakan perbaikan yang dilakukan oleh bagian terkait dalam Laporan Audit. Ko AMI membuat Laporan Audit Mutu Internal sesuai dengan keadaan sebenarnya dan diberikan kepada Top

(20)

Management yang selanjutnya dimanfaatkan sebagai bahan tinjauan sistem manajemen mutu.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Proses-proses yang berhubungan dengan realisasi produk dipantau untuk memastikan proses-proses tersebut dapat menghasilkan produk-produk yang sesuai dengan persyaratan, yang juga dapat dijadikan acuan untuk memantau proses adalah: pemantauan pencapaian sasaran mutu, audit internal.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Kepala Gudang menjalankan fungsi QC bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap bahan baku yang diterima. Supervisor dan Construction Manager di proyek bertanggungjawab pada saat proses produksi sedang berjalan.

Bukti kesesuaian dengan kriteria penerimaan dipelihara termasuk personal yang meloloskan produk. Seluruh produk diperiksa dan dibuatkan laporan Final Inspection sebelum siap dikirim ke pelanggan.

8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Supervisor dan Construction Manager di proyek bertanggungjawab untuk memberi tanda pada produk yang tidak lolos pemeriksaan dan pengujian, dan selanjutnya menindaklanjutinya sesuai dengan sifat ketidaksesuaian yang terjadi, dengan membuat Laporan Ketidaksesuaian atas produk yang tidak lolos pemeriksaan dan pengujian. Berdasarkan Laporan Ketidaksesuaian tersebut Project Manager, Construction Manager dan Site Engineer bersama-sama menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan baik dari segi sistem, peralatan maupun pekerja.

(21)

8.4 Analisa Data

Seluruh data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran, dianalisa untuk memberikan berbagai informasi mengenai/dan digunakan untuk mengetahui:

a. Kepuasan pelanggan.

a. Kesesuaian dengan persyaratan produk.

b. Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk kemungkinan untuk tindakan pencegahan.

c. Kemampuan pemasok.

Analisa data dilakukan oleh masing-masing Kepala Bagian terkait secara periodik sesuai dengan sifat dari laporan tersebut.

8.5 Peningkatan

8.5.1 Peningkatan Berkesinambungan

Kepala Bagian bekerjasama dengan Ko AMI merencanakan dan mengatur proses yang perlu untuk peningkatan berkesinambungan terhadap Sistem Manajemen Mutu melalui Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Hasil-hasil Audit, Analisa Data, Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, serta Tinjauan Manajemen.

8.5.2 Tindakan Perbaikan

Tindakan perbaikan diambil untuk mengurangi ketidaksesuaian agar tidak

terulang kembali. Tindakan perbaikan yang diambil tidak berpotensi menimbulkan masalah baru. Tindakan perbaikan juga meliputi :

a. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan.

b. Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.

c. Mengevaluasi kebutuhan untuk suatu tindakan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang.

d. Menetapkan dan menerapkan tindakan perbaikan yang dibutuhkan.

e. Mencatat hasil tindakan yang dilakukan.

f. Meninjau tindakan perbaikan yang dilaksanakan.

(22)

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Tindakan pencegahan ditetapkan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian yang potensial untuk mencegah agar ketidaksesuaian tidak terjadi. Tindakan pencegahan yang diambil tidak berpotensi menimbulkan masalah baru. Tindakan pencegahan juga meliputi :

a. Menetapkan ketidaksesuaian yang potensial dan penyebabnya.

b. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.

c. Menetapkan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan.

d. Mencatat hasil tindakan yang dilakukan.

e. Meninjau tindakan pencegahan yang dilakukan.

(23)

9. Tabel Komunikasi Internal

No Jenis Informasi Frekuensi PIC Sasaran

Penerima Media

QMR Team

Project

Meeting Tinjauan Manajemen Kepala

Bagian

Supervisor Meeting bagian 1. Kebijakan Mutu 6 bulanan

Spv bagian &

Kepala Bagian Personalia

Karyawan Meeting &

pengumuma n di papan

Kepala Bagian

Direksi Laporan bulanan Kepala

Bagian

Kasie / Supervisor

Meeting bagian 2. Sasaran Mutu Bulanan

Supervisor Karyawan Meeting bagian 3.a Dokumen

(Quality Manual)

Tahunan QMR Top

Managemen t & Team Project

Meeting Tinjauan Managemen t

3.b Dokumen (Prosedur)

Insidentil QMR Antar bagian

Distribusi dokumen 3.c Dokumen (IK

dan Form)

Insidentil Team Project

QMR &

departmet terkait

Distribusi dokumen

(24)

No Jenis Informasi Frekuensi PIC Sasaran Penerima

Media

4. Pencapaian Sasaran Mutu

Bulanan Kepala bagian

Top

managemen t

& QMR

Rapat koordinasi

& laporan bulanan 5. Hasil Audit Berkala Ko AMI Masing-

masing dept, Direksi, QMR

Laporan &

meeting audit

6. Hasil Survey Pelanggan

6 bulanan Kepala Bagian Marketing

Direksi, QMR

Laporan hasil survey

7. Hasil Continuous Improvement

6 bulanan QMR Direksi &

team

managemen t

Tinjauan Manajemen

8. Hasil Tinjauan Manajemen

6 bulanan QMR Direksi &

Team Project

Meeting &

Laporan Tinjauan Manajemen

(25)

Lampiran 3 : Standard Operasional Prosedur

TINDAKAN PENCEGAHAN Ruang Lingkup : Mulai dari identifikasi proses sampai verifikasi tindakan pencegahan .

DOK ./CAT. MUTU KETERANGAN AKTIVITAS

PROSEDUR

Halaman

01/01

Dibuat : Disetujui : Diketahui :

Tindakan Pencegahan

(FM-MR- 002)

Proses rawan kesalahan yang perlu dibuatkan Tindakan Pencegahan adalah masalah yang mempengaruhi mutu produk atau keefektifitan sistem mutu .

Tindakan Pencegahan

(FM-MR- 002)

Tindakan Pencegahan

(FM-MR- 002)

Tindakan Pencegahan

(FM-MR- 002)

3X MULAI

Penggagas Tentukan penyebab &

akibat potensial timbulnya masalah dan beri tingkat

kritis

Kabag terkait Tentukan & lakukan tindakan pencegahan

MR Verifikasi tindakan

pencegahan

OK ?

SELESAI

Tindakan Pencegahan

(FM-MR- 002) MR

Menerima TP dari Penggagas

MR Menyerahkan ke

kabag terkait Setuju ?

Ya

MR Kembalikan ke

Penggagas Tdk

SELESAI

MR Menerima hasil tindakan pencegahan

Tindakan Pencegahan

(FM-MR- 002)

Verifikasi dilakukan pada tanggal penyelesaian, dan dapat diulangi dalam jangka waktu maksimal 2 bulan dari tanggal penyelesaian untuk menilai konsistensi .

Distribusi : 1. Penggagas 2. Kabag terkait/penerima 3. MR

Tindakan Pencegahan

(FM-MR- 002)

Ya

Tdk

Tgl Efektif No. Dokumen No. Revisi

(26)

Lampiran 3 : Standard Operasional Prosedur (sambungan)

TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN

Ruang Lingkup : Mulai dari identifikasi masalah sampai MR menerima hasil tindakan koreksi & pencegahan . DOK./CAT. MUTU KETERANGAN AKTIVITAS

PROSEDUR

Halaman

01/01

MULAI

Penggagas

Identifikasi masalah

Kabag terkait Analisa masalah dan

tentukan tindakan koreksi & pencegahan

TKP (FM-MR-001 )

Masalah yang perlu dibuatkan tindakan koreksi

& pencegahan adalah masalah yang dapat mempengaruhi mutu produk atau keefektifan sistem mutu.

TKP = Tindakan Koreksi dan Pencegahan

P I C Lakukan tindakan koreksi & pencegahan

MR Verifikasi tindakan koreksi & pencegahan

OK ?

MR Menerima hasil tindakan koreksi &

pencegahan

SELESAI Ya

TKP (FM-MR-001 )

PIC = Person In Charge Kabag dapat mendelegasikan pelaksanaan tindakan koreksi kepada PIC, tetapi kabag tetap bertanggung jawab sepenuhnya.

MR menandatangani kolom verifikasi pada form TKP, dan status form TKP akan menjadi agenda pembahasan dalam Tinjauan Manajemen.

Distribusi : 1. Penggagas 2. Kabag terkait /penerima 3. MR

Verifikasi dilakukan pada tanggal penyelesaian , dan dapat diulangi dalam jangka waktu maksimal 2 bulan dari tanggal penyelesaian untuk menilai konsistensi .

3x MR

Menerima TKP dari Penggagas

MR Menyerahkan ke

kabag terkait Setuju?

Ya

MR Mengembalikan ke

Penggagas Tdk

SELESAI

Tdk

(27)

TINJAUAN MANAJEMEN

Ruang Lingkup : Dari persiapan Tinjauan Manajemen sampai melaporkan hasil verifikasi kepada Top Management .

DOK./CAT. MUTU KETERANGAN AKTIVITAS

PROSEDUR

Halaman

01/02

MR MULAI

Siapkan agenda Tinjauan Manajemen

MR Informasikan agenda

kepada pihak yang terkait

Tinjauan Manajemen membahas hal-hal sebagai berikut : - Keefektifan sistem mutu secara keseluruhan - Kebijakan Mutu - Sasaran Mutu - Hasil audit mutu internal secara keseluruhan - Keefektifan tindakan koreksi dan pencegahan - Keluhan pelanggan - Saran-saran untuk perbaikan - Tindak lanjut Tinjauan Manajemen yang lalu - Lain -lain yang dianggap penting

Pihak yang terkait adalah:

- Kebijakan Mutu = MR - Sasaran Mutu = Penanggung jawab target yang ditetapkan - Audit Mutu Internal = Koordinator AMI - Tindakan koreksi dan Pencegahan = MR & kabag - Keluhan pelanggan = MR & kabag

Pihak Terkait

Siapkan data *)

*) Sasaran Mutu : - Data realisasi terhadap target

- Penyebab tidak tercapainya target (bila ada)

- Usulan perbaikan kinerja (bila diperlukan )

*) AMI :

- Temuan audit termasuk jenis penemuan yang berulang, serta bagian/

fungsi yang paling banyak mengalami kesulitan

*) Lain-lain : - Program audit periode berikutnya

- Tindakan koreksi dan pencegahan/keluhan pelanggan : jumlah,jenis masalah, usulan perbaikan

- Kebijakan mutu : usulan perubahan (apabila diperlukan) A 2

Agenda Tinjauan Manajemen (ATM)

( ST- MR-002 )

ATM ( ST- MR-002 )

Undangan (F M-MR-016)

Sasaran Mutu Laporan AMI

(F M-AMI-005 ) TKP (F M-MR-001)

(28)

TINJAUAN MANAJEMEN

PROSEDUR

Halaman

02/02

SELESAI

Tindakan koreksi dan pencegahan dibuat berdasarkan analisa terhadap : - Keluhan pelanggan - Audit mutu internal - Sasaran mutu - Masalah mutu lainnya yang dibahas dalam Tinjauan Manajemen.

A1

Risalah Rapat (F M-MR-018 )

TKP (F M-MR-001 )

Tindakan Koreksi &

Pencegahan SOP -20

Ruang Lingkup : Dari persiapan Tinjauan Manajemen sampai melaporkan hasil verifikasi kepada Top Management.

MR Laporkan hasil verifikasi kepada Top

Management Manajemen Tentukan tindakan koreksi & pencegahan

(bila ada) MR Melaksanakan Tinjauan Manajemen

: : :

(29)

PENGENDALIAN DOKUMEN

Ruang Lingkup : Dari usulan perubahan dokumen sampai bagian terkait musnahkan dokumen kadaluarsa . DOK./CAT. MUTU KETERANGAN AKTIVITAS

PROSEDUR Tgl Efektif : No. Dokumen :

No. Revisi :

Halaman

01/02

MULAI

Setuju ?

A1

Usulan harus disampaikan secara tertulis dengan mengisi Formulir Usulan Perubahan Dokumen dan menyertakan draft dokumen yang diubah. Usulan dapat mencakup perubahan, penambahan atau pembatalan dokumen.

MR mengevaluasi apakah usulan perubahan dokumen tersebut perlu dilakukan atau tidak. Evaluasi usulan / permintaan perubahan bisa dilakukan bersama dengan pihak-pihak yang terkait . 1

Setuju ? 1

Usulan Perubahan Dokumen (FM -DC-003 )

Tdk Tdk

Daftar Induk Dokumen perlu diganti setiap kali ada revisi / edisi baru atau jika ada penambahan dokumen.

Daftar Induk Dokumen (FM -DC-001 ) Kabag terkait

Usulkan dokumen ke MR

MR Evaluasi usulan / permintaan perubahan

MR Informasikan dan

kembalikan ke pemohon

MR + Bag. Terkait Koordinasi perubahan

dokumen

SELESAI Ya

MR

Periksa dokumen

Ya

Kabag terkait Perbaiki daftar induk

dokumen dan minta persetujuan MR

Document Controller Tentukan jumlah dokumen yang perlu

didistribusikan

Usulan Perubahan Dokumen (FM -DC-003 )

MR berkoordinasi dengan bagian terkait untuk membuat dokumen yang akan direvisi.

Setelah dokumen direvisi , MR memeriksa kesesuaian dari dokumen baru tersebut. Apabila MR dan bagian terkait setuju maka dokumen baru tersebut didokumentasikan . Apabila tidak disetujui , usulan perubahan dokumen tersebut dievaluasi kembali .

(30)

PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR Tgl Efektif : No. Dokumen : No. Revisi :

Halaman

02/02

Ada dokumen lama ?

Semua revisi lama harus dimusnahkan kecuali yang asli. Revisi lama yang disimpan tersebut harus di cap “Expired”.

A1

SELESAI

Tdk

Untuk dokumen yang di control harus dicap “Control Copy - Do not copy” dan diberi kode bagian/

department yang bersangkutan.

DD - DC (FM-DC-007 )

Ya

Bagian terkait Musnahkan dokumen

lama Document Controller Distribusikan dokumen

& minta paraf penerima

Ruang Lingkup : Dari usulan perubahan dokumen sampai bagian terkait musnahkan dokumen kadaluarsa .

DD - DC:

Daftar Distribusi - Document Control

(31)

PENGENDALIAN CATATAN

Ruang Lingkup : Mulai dari identifikasi catatan mutu sampai informasikan kepada semua yang terkait . DOK./CAT. MUTU KETERANGAN AKTIVITAS

PROSEDUR

Halaman

01/01

MULAI

Kepala Bagian Identifikasi catatan

mutu

Kepala Bagian Tentukan lokasi, masa & metode penyimpanan

Daftar Induk Catatan Mutu (FM -DC-002 )

Dalam menentukan lokasi, masa dan metode penyimpanan perlu diperhatikan hal-hal berikut : - Masa kontrak dengan

pelanggan - Akses ke tempat

penyimpanan - Lokasi penyimpanan

untuk catatan mutu yang masih sering

digunakan

Kepala Bagian Isi/revisi Daftar Induk

Catatan Mutu

Kepala Bagian Informasikan kepada

pihak terkait

SELESAI

Daftar Induk Catatan Mutu (FM -DC-002 )

Daftar Induk Catatan Mutu perlu dibuat untuk masing-masing departemen.

Tgl Efektif No. Dokumen

No. Revisi

(32)

PROSEDUR Tgl. Efektif : No. Dokumen : No. Revisi :

Halaman

01/02

Ruang Lingkup : Dari membuat program audit sampai pelaporan hasil verifikasi . AUDIT MUTU INTERNAL

MULAI

Program AMI (FM-AMI-001 )

Program Audit dibuat sesuai dengan status dan pentingnya bagian yang akan diaudit.

Jadwal AMI (FM-AMI-002 )

Jadwal audit

diinformasikan dahulu ke auditor dan auditan.

Auditor yang bertugas harus sudah mendapatkan pelatihan dan tidak boleh dari departemen yang akan diaudit.

Jadwal AMI (FM -AMI-002)

Distribusi : 1. Tim Audit

2. Dept yang akan diaudit

Checklist AMI (FM -AMI-003)

Auditor harus meminta copy SOP dari Document Controller sesuai bagian yang diaudit. Setelah audit, SOP harus dikembalikan . Checklist audit dibuat sebelum proses audit dan ditinjau kembali setiap audit.

Risalah Rapat (FM -AMI-009)

Semua hal yang dibahas dan diputuskan dalam rapat dicatat di Risalah Rapat.

Checklist AMI (F M-AMI-003 )

Tujuan audit adalah untuk memeriksa keefektifan dan implementasi dari sistem mutu yang ada. Untuk setiap temuan yang ada dibuatkan form Non Conformity Report (NCR).

NCR (F M-AMI-004 )

A2

AMI : Audit Mutu Internal

NCR :

Non Conformity Report Koordinator AMI

Membuat/merevisi Program Audit

Koordinator AMI Membuat jadual

Audit

Koordinator AMI Mendistribusikan

Jadual Audit

Tim Audit Membuat checklist

Audit

Koordinator AMI Mengkoordinir rapat pembukaan

audit

Tim Audit Melaksanakan

audit

(33)

Lampiran 3 : Standard Operasional Prosedur ( sambungan )

Halaman

02/02

PROSEDUR Tgl. Efektif : No. Dokumen : No. Revisi :

Ruang Lingkup : Dari membuat program audit sampai pelaporan hasil verifikasi . AUDIT MUTU INTERNAL

SELESAI A1

Tindakan efektif ?

NCR (FM-AMI-004) Tindakan koreksi harus dapat menghilangkan akar masalah dan dilengkapi dengan penanggung jawab dan batas waktu.

Tindakan koreksi dituliskan di kolom “Tindakan Perbaikan dan Pencegahan” pada Form NCR, atau pada Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan jika diperlukan.

TKP (FM-M R-001)

Verifikasi dilakukan sesuai dengan batas waktu tindakan koreksi.

Untuk menganalisa masalah bila diperlukan bisa berkoordinasi dengan top/wakil manajemen.

Rangkuman hasil audit (Laporan Audit dan Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan) harus disampaikan pada Tinjauan Manajemen oleh Koordinator AMI.

Laporan AMI (FM-AMI-005 )

NCR (FM-AMI-004 )

NCR (FM-AMI-004) Verifikasi NCR

(F M-AMI-006 )

Ya

Auditor & Auditan Menganalisa

masalah

Koordinator AMI Membuat Laporan

Hasil Audit Tim Audit Verifikasi Form Non Conformity

Report Penanggungjawab

Melakukan tindakan koreksi Auditor & Auditan

Identifikasi tindakan koreksi Koordinator AMI Mengkoordinasi rapat penutup

Tdk

TKP:

Tindakan Koreksi &

Pencegahan

(34)

Lampiran 4 : Statement Tinjauan Managemen

TINJAUAN MANAGEMEN

Tgl. Efektif : No. Dokumen : No. Revisi :

I. Klausal ISO 9001:2000 mengenai Tinjauan Manajemen

5.6.1 Manajemen puncak harus meninjau ulang sistem manajemen mutu organisasi, pada selang waktu yang direncanakan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan keefektifan yang berkesinambungan. Tinjauan ini HARUS mencakup penilaian peluang untuk perbaikan dan kebutuhan akan perubahan sistem manajemen mutu, mencakup Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.

Hasil Tinjauan Manajemen harus dipelihara.

II. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen

Dilaksanakan dalam jangka waktu 6 (enam) bulan sekali sesuai ketentuan pada Quality Manual Bab 12. Tabel Komunikasi Internal.

III. Peserta Tinjauan Manajemen Peserta tinjauan adalah :

a. Top dan Middle Management (kabag,supervisor) sebagai perwakilan manajemen organisasi.

b. Management Representative dan Core Team sebagai perwakilan Quality Management System.

Halaman:

1/4

Dibuat: Disetujui: Diketahui:

(35)

Lampiran 4 : Statement Tinjauan Managemen (sambungan)

IV. Agenda Tinjauan Manajemen

Urutan agenda yang akan dibicarakan dalam Tinjauan Manajemen adalah sebagai berikut :

1. Kebijakan Mutu

Menilai apakah Kebijakan Mutu masih relevan dan efektif untuk perbaikan berkesinambungan yang dibutuhkan organisasi.

PIC : Management Representative.

2. Sasaran Mutu

Sasaran Mutu dipertanggungjawabkan oleh Kepala Bagian dan personel yang ditunjuk, untuk melihat apakah target-target dalam sasaran mutu telah tercapai atau tidak, dan alasan jika tidak tercapai.

PIC : Kabag dan penanggung jawab yang ditunjuk 3. Hasil Audit Mutu Internal

Hasil Audit Mutu Internal yang telah dilakukan dalam jangka waktu 6 (enam) bulan sebelumnya harus dilaporkan oleh Koordinator AMI kepada forum yaitu temuan-temuan yang didapati, baik temuan conformity (kesesuaian), non conformity (ketidaksesuaian major & minor), dan observasi.

PIC : Koordinator AMI Halaman:

2/4

(36)

4. Tindakan Koreksi dan Pencegahan

Management Representative melaporkan semua tindakan koreksi dan pencegahan yang terjadi dalam selang waktu 6 (enam) bulan tersebut melalui Form Tindakan Koreksi dan Pencegahan (FTKP), dan bagaimana status dari tindakan tersebut pada saat itu.

PIC : Management Representative 5. Keluhan Pelanggan

Semua keluhan pelanggan yang masuk harus dilaporkan oleh Kepala Bagian Marketing. Keluhan Pelanggan yang serius sehingga ditulis dalam FTKP dilaporkan dan status dari keluhan tersebut , termasuk pula hasil Survey Kepuasan Pelanggan yang telah dilaksanakan harus dilaporkan.

PIC : Kepala Bagian Marketing dan Management Representative 6. Saran-saran untuk perbaikan

Apabila ada saran-saran untuk perbaikan, dapat disampaikan pada bagian ini dan harus dicatat di notulen.

PIC : Pemberi Usulan

Halaman:

3/4

(37)

7. Tindak lanjut Tinjauan Manajemen sebelumnya

Apabila sebelumnya sudah melaksanakan Tinjauan Manajemen, maka hasil dan tindak lanjutnya harus dibicarakan pada tahap ini.

PIC : Penanggung jawab setiap keputusan 8. Lain-lain yang dianggap perlu

Referensi lebih lanjut lihat klausul 5.6.2 Masukan Tinjauan.

V. Hasil atau keluaran Tinjauan Manajemen Sesuai klausul 5.6.3 Keluaran Tinjauan

Keluaran dari Tinjauan Manajemen HARUS mencakup keputusan dan tindakan apapun yang berkaitan dengan :

a. Perbaikan keefektifan system mutu dan prosesnya

b. Perbaikan produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan, dan

c. Sumber data yang diperlukan

Seluruh hasil Tinjauan harus didokumentasikan, dikendalikan dan dipelihara sesuai klausul 4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu.

Halaman:

4/4

(38)

Lampiran 5: Rekaman Mutu / Form

Personal General Affair (PGA)

PERMINTAAN MUTASI

No. Form : No. :

(39)

Tgl.

:

Pemohon Nama / NIK

Bag./Dept.

Jabatan Rev./Tgl

:

Diajukan untuk :

Nama : _________________________

Bagian : _________________________

Jabatan : _________________________

(40)

Dimutasikan ke :

Bagian : __________________________

Jabatan : _________________________

Alasan Mutasi : ______________________________________

______________________________________

Mutasi sejak : ______________________________________

______________________________________

Halaman:

1/1

Lampiran 5: Rekaman Mutu / Form ( sambungan )

Document Control ( DC )

PERNYATAAN KEHILANGAN

DOKUMEN

No. Form : No. :

(41)

Tgl. :_____________________

Rev/ Tgl :_____________________

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : _____________________________

Bagian : _____________________________

Menyatakan telah melakukan tindakan kelalaian menghilangkan dokumen yang telah diserahkan kepada saya :

Tgl terima dokumen : ________________________

Nama dokumen : ________________________

No dokumen : ________________________

Saya menyadari sepenuhnya bahwa kelalaian yang saya perbuat telah merugikan perusahaan. Saya bertanggung jawab atas segala tindakan penyalahgunaan dokumen yang hilang dan bersedia menerima segala bentuk sangsi/peringatan atau tindakan bimbingan jika diperlukan.

Halaman:

1/1

(42)

Lampiran 6: Rekaman Hasil Initial Assessment

No Departemen Ketidaksesuaian Ref Kat

A DAE

1 Daftar induk catatan mutu tidak ada sehingga penyimpanan file tidak dapat dilakukan dengan baik. 4.2.4 Mayor

2 Tidak adanya prosuder yang mengatur tentang pembuatan desain sehingga dapat mengakibatkan

terjadinya ketidakkonsistenan kinerja dari departemen 4.2 Mayor

3 Tidak adanya pendokumentasian mengenai persyaratan - persyaratan yang yang diminta oleh pelanggan 7.3.2 Mayor

4 Tidak adanya form permintaan untuk spesifikasi harga sehingga persyaratan dari pelanggan tidak dapat

diketahui secara pasti. 7.3.2 Mayor

5 Form hasil estimasi harga tidak memiliki format dan pengendalian identitas yang memadai. 4.2.4 Mayor

6 Form hasil estimasi tidak memiliki keterangan siapa yang membuat dan siapa yang akan check dan

recheck 4.2.4 Mayor

7 Standard untuk format penawaran tidak memiliki standard yang baku 4.2.4 Mayor

8 Tidak ada form untuk mengendalikan tentang permintaan pembuatan desain 7.3.2 Mayor

9 Bagian DAE tidak menerima atau menyimpan spesifikasi dari pelanggan 7.3.3 Mayor

Lampiran 6: Rekaman Hasil Initial Assessment (sambungan)

(43)

A DAE

10 Tittle Block yang ada pada desain (Outline Drawing,Shop Drawing, Asbuilt Drawing ) tidak pernah

diisi sehinga tidak ada pengendalian terhadap desain 7.3.3 Mayor

11 Validasi eksternal dalam desain tidak pernah dilakukan. 7.3.5 Mayor

12 Tidak ada form yang mengendalikan mengenai permintaan perubahan desain sehingga perubahan

terhadap gambar desain tidak dapat direncanakan dengan baik. 7.3.7 Mayor

13 Pengendalian nomor revisi/ urutan revisi yang ada pada gambar desain tidak ada 4.2.4 Mayor

14 DAE tidak menyimpan hasil BOM dari hasil desain yang dibuat 7.3.3 Mayor

15 Tidak adanya daftar distribusi yang mengendalikan penyaluran file 4.2.4 Mayor

16 Tidak adanya sasaran mutu di bagian DAE sehingga kinerja dari bagian ini tidak dapat diukur dengan

baik. 5.4.1 Mayor

17 Gambar desain yang dibuat oleh DAE tidak ada keterangan bahwa telah dilakukan verifikasi. 7.3.4 Mayor

(44)

No Departemen Ketidaksesuaian Ref Kat B Proyek

1

Tidak ada prosedur yang mengatur mengenai pelaksanaan proyek. Hal ini menyebabkan

ketidakkonsistenan dalam menjalankan pekerjaan proyek. 4.2 Mayor

2 Form time schedule tidak memiliki standard form yang memadai (kepala dan kaki tidak ada) 4.2.4 Minor

3 Man Div proyek tidak menyimpan time schedule yang telah dibuat dan disetujui oleh pelanggan 4.2.4 Mayor

4 Struktur organisasi proyek yang telah ditanda tangani oleh proyek juga tidak disimpan oleh man div 4.2.4 Mayor

5 Form RAP tidak memiliki standar form yang memadai (kepala dan kaki tidak ada) 4.2.4 Mayor

6

Laporan harian dan laporan mingguan tidak memiliki standar form yang memadai (kepala dan kaki

tidak ada) 4.2.4 Mayor

7 Laporan harian dan laporan mingguan lebih bagus jika disimpan oleh kepala proyek. 4.2.4 obs

8 In Process Inspection tidak pernah dicatat dan didokumentasikan oleh bagian proyek 5.5.1 Mayor

9 In Final Inspection tidak pernah dicatat dan didokumentasikan oleh bagian proyek. 5.5.1 Mayor Lampiran 6: Rekaman Hasil Initial Assessment (sambungan)

(45)

B Proyek

10 Hasil uji lab yang dilakukan di bagian proyek tidak disimpan dan didokumentasikan oleh bagian proyek 5.5.1 Mayor

11 Tidak ada daftar distribusi yang mengendalikan penyaluran form dan dokumen 4.2.4 Mayor

12 Tidak ada sasaran mutu di bagian proyek sehingga kinerja bagian ini tidak dapat diukur dengan baik 5.4.1 Mayor

13 Tidak ada instruksi kerja yang mengatur tentang suatu aktifitas pekerjaan di proyek. 5.4.1 Mayor