KAJIAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Sebelumnya
Penelitian terdahulu digunakan sebagai pedoman dasar pertimbangan maupun perbandingan bagi penulis dalam upaya memperoleh arah dan kerangka berpikir. Berikut ini adalah penelitian sebelumnya yang dapat dijadikan acuan dalam penelitian ini :
1. Jurnal pertama yang menjadi acuan peneliti berjudul “The Nature and Scope of Festival Studies” yang dibuat oleh Donald Getz pada tahun 2010. Dimana isi dari jurnal tersebut adalah kerangka untuk memahami dan menciptakan pengetahuan tentang peristiwa bahwa tempat-tempat yang direncanakan pengalaman festival dan makna sebagai fenomena inti studi festival . Unsur-unsur lain dalam kerangka ini adalah pendahulu untuk menghadiri festival , perencanaan dan manajemen , hasil , penciptaan pengetahuan , kebijakan , dan pola dan proses temporal dan spasial .
Meskipun terbatas pada festival , proses ini juga akan membantu mengembangkan studi event umum , karena banyak konsep dan tema penelitian bersama. Festival merupakan sub - bidang yang penting dalam studi acara, dan kepentingan tertentu untuk ulama dalam berbagai disiplin ilmu karena universalitas pesta dan popularitas pengalaman festival . Manajemen acara telah muncul sebagai quasi - profesi dan bidang yang berkembang pesat studi di universitas di seluruh dunia.
2. Jurnal kedua berjudul “Special Event Management and Event Marketing: A case study of TKBL All Star 2011 in Turkey” dibuat oleh Huseyin Kose, Mehpare Tokay, dan Metin Argan pada tahun 2011. Didalam jurnal tersebut berisi Acara adalah kegiatan rekreasi dan kemungkinan kerja untuk orang-orang. Acara membawa orang bersama-sama dan membuat mereka memiliki waktu yang baik. Mereka meningkatkan kualitas hidup orang; mereka dapat memberikan manfaat ekonomi yang signifikan dan juga dapat memberikan pendapatan proyek khusus. Terlepas dari ukuran, peristiwa memerlukan tingkat tinggi
perencanaan, berbagai keterampilan dan banyak energi (Hillary komisi untuk olahraga, 1997). Menurut Andersson dan Wesslau (2000), ketika menggunakan peristiwa, perusahaan mendapatkan kemungkinan untuk memiliki sendiri-hak konsumen selama durasi acara. Ini berarti bahwa jika perusahaan mengelola untuk mendapatkan konsumen untuk menghadiri acara, distorsi dari pesaing akan pergi atau setidaknya diperkecil selama durasi acara. Juga, peristiwa mengandung unsur-unsur yang nyata, seperti makanan, minuman dan produk lainnya dijual atau diberikan, tetapi adalah pada dasarnya layanan dalam bahwa mereka terdiri dari tidak berwujud pengalaman terbatas durasi dalam suasana sementara.
3. Peneliti melakukan perbandingan dengan jurnal nasional sebagai acuan dari penelitian, jurnal ketiga berjudul “Peranan Event Marketing Universitas Terhadap Harapan Kualitas Jasa Calon Mahasiswa Binus University (Studi Kasus Pada Event Open House Binus University) yang dibuat pada tahun 2013 oleh Ibu Lidia Wati Evelina, Mia Angeline, dan Bapak Damianus Cosmas Bambang. Perencanaan marketing yang strategis semakin diperlukan oleh universitas agar dapat bersaing dan menjaring calon mahasiswa baru seiring dengan meningkatnya biaya perkuliahan. Salah satu tools utama yang digunakan oleh universitas untuk menjaring calon mahasiswa baru adalah melalui event marketing, yaitu menggunakan acara/event untuk mencapai tujuan marketing atau menjual universitas agar diminati oleh calon mahasiswa dan orang tua (Washburn & Petroshius, 2004, hal. 35).
Tujuan utama dalam setiap event marketing adalah untuk melibatkan potential customer kedalam suatu acara yang diselenggarakan oleh perusahaan. Event marketing ini harus mempunyai kesan mendalam agar potential customer dapat mengingat pengalaman menyenangkan ketika mereka terlibat dalam acara tersebut. Jika perusahaan yang dimaksud disini adalah universitas maka salah satu event marketing yang dapat melibatkan calon mahasiswa (potential customer) adalah melalui open house.
Istilah “open house” atau “open day” mengacu pada acara yang digelar oleh institusi, biasanya sekolah atau universitas, dimana mereka membuka pintu bagi publik untuk datang dan melihat fasilitas institusi agar mendapat informasi sebanyak mungkin mengenai institusi tersebut. Tujuan utama dari acara open house ini adalah untuk menarik calon murid dan mahasiswa yang prospektif, mengenalkan calon mahasiswa dan orang tua mereka pada fasilitas dan kehidupan kampus, ajang sosialisasi antar mahasiswa baru, atau sebagai media komunikasi antara staff universitas dengan mahasiswa dan para orang tua (LoCicero, 2008, hal. 226).
4. Jurnal keempat yang menjadi acuan peneliti melakukan penelitian adalah jurnal yang berjudul “Analisis Proses Produksi Off Air International Classic Car Show 2011 Oleh Otoblitz PT. Wahana Adireksa Wiraswasta” yang dibuat oleh Andra Ariawan tahun 2011. Jurnal tersebut berbicara tentang Bagaimana memproduksi event berskala internasional, dimana dalam penelitian tersebut komunikasi dan berkordinasi menjadi hal terpenting dalam berinteraksi. Dalam tahap mengelola sebuah acara baik dari tahap pra hingga pasca acara diperlukan suatu interaksi komunikasi yag baik karena hal itu mempengaruhi terhadap kemaksimalan sebuah acara.
5. Jurnal kelima berjudul “The Importance of Photography As an Information Support in Event Management (Case Event of Anugerah Bambu Indonesia” dibuat oleh Anwar Basalamah dan Maria Pia Adiati tahun 2013. Pertumbuhan dalam industri event menunjukkan bahwa orang telah berhasil secara konsisten membuat acara yang lebih besar dan lebih baik. Saat ini, konsep acara mencakup berbagai macam kegiatan sosial / siklus hidup, pendidikan dan karir acara, acara olahraga, acara hiburan, peristiwa politik, acara perusahaan dan acara keagamaan (Goldbaltt, 2000). Hal ini telah menjadi mode untuk menggunakan kata 'event' untuk segala sesuatu yang terjadi.
Dengan tren saat ini dan tantangan yang timbul dalam industri event ada permintaan yang tinggi bagi manajer kreatif yang menambah nilai peristiwa sembari menyamakan ide-ide klien dengan orang-orang dari organisasi (Bilton & Laery, 2002). Dengan globalisasi dan kemudahan
perjalanan saat ini, dikombinasikan dengan perkembangan teknologi, hal ini menjadi lebih penting untuk terus mendidik siswa dan manajer acara.
Tujuan Metode Perbedaan Hasil
Penelitian I
Untuk Memahami dan menciptakan pengetahuan tentang peristiwa bahwa tempat-tempat yang direncanakan pengalaman festival dan makna sebagai fenomena inti studi festival. Secara sistematis dan menyeluruh dalam mengumpulkan dan menganalisa daftar pustaka, dengan penjelasan, semua artikel-festival terkait diterbitkan dalam jurnal penelitian berbahasa Inggris
Analisis Pustaka Jenis acara yang dilakukan berbeda, sebuah acara festival berbeda dengan konsep acara yang penulis lakukan yaitu event launching produk.
Unsur-unsur dalam penelitian ini adalah pendahulu untuk menghadiri festival , perencanaan dan manajemen , hasil , penciptaan pengetahuan , kebijakan , dan pola dan proses temporal dan spasial.
Meskipun terbatas pada festival , proses ini juga akan
membantu mengembangkan studi event umum , karena banyak konsep dan tema penelitian bersama. Festival merupakan sub - bidang yang penting dalam studi acara, dan
kepentingan tertentu untuk ulama dalam berbagai disiplin ilmu karena universalitas pesta dan popularitas pengalaman festival .
Manajemen acara telah muncul sebagai quasi - profesi dan bidang yang berkembang pesat studi di universitas di seluruh dunia. Penelitian II untuk menunjukkan dimensi diterapkan sambil mengelola dan memasarkan acara olahraga khusus yang sukses dan akan membuat beberapa kontribusi untuk manajer acara
olahraga dan manajer olahraga pemasaran tentang bagaimana menggunakan dimensi manajemen acara efektif dan strategi bentuk berdasarkan ini perspektif.
Studi kasus yang digunakan untuk menganalisis acara olahraga berdasarkan manajemen acara dan pemasaran event perspektif.
Perbedaan terletak pada objek yang menjadi target yang ingin dicapai oleh masing-masing acara. Berfokus pada dimensi manajemen acara bernama ticketing, transportasi, sumber daya manusia (relawan dan staf terlatih), penganggaran, pemasaran dan PR dan manajemen risiko. Penelitian III untuk mengetahui peranan kegiatan eve nt marketing open house yang dilakukan Binus University terhadap harapan kualitas jasa calon mahasiswa dan mengetahui kegiatan metode kuantitatif dengan menggunakan kuesioner dan metode kualitatif sebagai data pendukung
Dalam penelitian ini lebih melihat kepada sudut pandang marketing terhadap sebuah event
Peranan kegiatan E vent marketing Open House terhadap harapan kualitas jasa calon mahasiswa Binus University kurang signifikan, serta hambatan yang dialami masih
serta hambatan yang dialami dalam pelaksanaan open house tersebut. dengan menggunakan wawancara kepada divisi marketing Binus University. bersifat teknis. Penelitian IV mempelajari bagaimana kita memproduksi suatu event berskala international. metode penelitian kualitatif. Dalam penelitian ini juga menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara, observasi atau pengamatan dan penelaahan dokumentasi. Didalam tahap
penemuan ide, tahap awal sebuah persiapan memiliki perbedaan, dimulai dari jenis acara, konsep acara dan tema acara
komunikasi dan koordinasi
merupakan hal yang sangat penting dalam berinteraksi, dengan kata lain adalah komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari komunikator (pengirim) kepada komunikan (penerima pesan). Tahapan proses produksi terdapat 3 tahap yaitu proses pra produksi, produksi dan pasca produksi, dimana ketiga tahapan tersebut memiliki benang merah satu sama lain dan saling berkesinambungan. Dan apabila salah satunya tidak berhasil maka akan
mempengaruhi hasil dari keseluruhan acara dan nama dan eksistensi lembaga menjadi taruhannya. Penelitian V untuk menyelidiki potensi media fotografi sebagai sarana pendukung dalam penyelenggaraan acara, menganalisis fotografi sebagai sumber data dalam mengidentifikasi penyelenggaraan acara, mengeksplorasi fotografi sebagai dokumentasi yang membantu dalam pelaksanaan acara, memeriksa fotografi sebagai bahasa visual yang mendukung manajemen acara. Etnografi yang dianjurkan sebagai pendekatan penelitian yang sesuai dengan bidang acara.
Objek dari penelitian ini
adalah fotografi fotografi yang memiliki nilai tambah sebagai sumber data, dokumentasi, dan bahasa visual. Studi ini membuktikan bahwa teori EMBOK yang dikemukakan oleh Silvers, yang mengategorikan fotografi sebagai manajemen informasi untuk manajemen acara, merupakan sebuah teori yang dapat dipertanggungjawab kan.
2.2 Landasan Konseptual
Pada bab ini penulis akan menjelaskan teori yang diidentifikasi pada bab 1 latar belakang yang berjudul “Proses Produksi Event LIVE, WORK, PLAY, AND FLY (The Sales Launching of Airport City) di Event Organizer Extra Ordinary PT 3X PODIMAN” dimana penulis akan memaparkan proses yang terjadi dalam event tersebut.
2.2.1 Teori Komunikasi
Menurut Miller Komunikasi berarti bahwa informasi disampaikan dari suatu tempat ke tempat lain (Ardianto, 2007: 18). Terminologi komunikasi berasal dari bahasa Latin yakni Communico yang artinya membagi, dan Communis yang berarti membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih (Cangara, 2010:13).
Menurut William Al Big (dalam Soemanagara, 2009:2) mendefinisikan komunikasi sebagai “the process of transmitting meaningful symbols between individuals”. Definisi itu mengimplikasikan bahwa komunikasi adalah suatu proses sosial yang terjadi antara sedikitnya dua orang, di mana salah seorang mengirimkan sejumlah simbol tertentu kepada orang lain.
Seperti teori komunikasi yang dikemukakan oleh Harold Laswell (Keith Butterick, 2012:20), Ia mengajukan empat pertanyaan: Siapa mengatakan apa? Lewat saluran mana? Kepada siapa? Apa efeknya. Dengan kata lain pesan merupakan sesuatu yang diungkapkan oleh komunikator melalui saluran (media) diterima oleh komunikan dan menimbulkan efek (feedback). Semua media bisa menyampakan pesan dan menimbulkan efek atau feedback. Setiap orang yang berkomunikasi selalu memiliki makna dalam setiap pesannya, dengan demikian pemaknaan setiap percakapan dikatakan berhasil apabila kedua orang yang berkomunikasi saling mengerti makna pesan yang disampaikan. Hal itu juga disebut sebagai percakapan yang komunikatif.
Bila dijabarkan menjadi lima komponen akan menjadi sebagai berikut: a) Komunikator (communicator, source, sender)
Komunikator adalah sumber yang memulai suatu komunikasi, dan memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi. Pihak inilah yang membuat suatu informasi untuk disampaikan ke pihak lain dengan harapan umpan balik. Dengan kata lain, komunikator adalah pembuat dan pengirim pesan (sender).
Dalam prakteknya saat ini, baik sebagai individu maupun kelompok dapat dianggap sebagai komunikator apabila menyampaikan sebuah informasi meskipun hanya berkomunikasi satu arah, contohnya seperti pembawa acara televisi.
b) Pesan (message)
Informasi yang dibuat atau dikirim oleh komunikator dinamakan pesan (message). Pesan memiliki makna tersendiri dan bahkan mendalam. Pesan dapat berbetntuk suara, teks, gambar, video, dan lain sebagainya. Makna yang dihasilkan oleh pesan dapat saja memiliki bobot yang kuat ataupun tidak. Pesan yang tidak jelas maknanya atau belum terbukti kebenarannya biasa disebut isu. Isu akan berkembang menjadi berita besar bila terus menerus disebut isu. Isu akan berkembang menjadi berita besar bila terus menerus dibicarakan oleh masyarakat. Pesan membutuhkan alat media agar tersampaikan kepada penerima pesan. Bagaimanapun bentuk medianya, pesan akan tersampaikan namun maknanya dapat saja berubah oleh karena adanya gangguan (effect). c) Media (channel, media)
Pesan dapat tersampaikan kepada penerima pesan harus membutuhkan media. Pada perkembangannya, media kini sudah beraneka ragam bentuk dan kegunaannya. Tentunya setiap media memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Tentunya setiap media memiliki kelenihan dan kekurangannya masing-masing. Seperti media radio memberikan pesan audio, media cetak seperti majalah memberikan pesan secara visual (gambar) dan teks, media televisi memberikan pesan dalam bentuk video dan audio, namun belum sepenuhnya bersifat mobile, sehingga sulit diakses.
Media dibutuhkan agar setiap pesan yang disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan dan menghasilkan umpan balik. Media yang baik
tidak hanya menyampaikan pesan, tetapi juga menyampaikan makna pesan tersebut agar tidak berubah artinya.
d) Komunikan (communicant, communicate, reciever, recipient)
Pesan yang disampaikan oleh komunikator akan diterima oleh komunikan melalui media. Pada tahap ini komunikan atau penerima pesan akan memberikan umpan balik sesuai dengan makna yang diberikan oleh komunikator. Umpan balik biasanya disebut feedback dan merupakan makna yang diharapkan timbul dari pesan awal. Makna yang dihasilkan dapat saja berubah oleh karena gangguan pada saat proses penyampaian pesan.
Suatu pesan dikatakan bermakna dan berhasil dikomunikasikan bila makna yang diterima komunikan dan yang diberikan oleh komunikator memiliki keselarasan. Makna tersebutlah yang menjadi kunci sebuah komunikasi.
d) Efek (effect, impact, influence)
Komunikan yang sudah mendapatkan pesan dan mengerti makna yang disampaikan akan memberikan efek baik berupa umpan balik pesan ataupun efek perilaku.
Dalam komunikasi dua arah, efek yang diberikan berupa pesan tanggapan terhadap pesan yang diberikan oleh komunikator. Namun pada komunikasi satu arah, efek yang ditimbulkan dapat saja perilaku. Akan tetapi, efek yang timbul itu tidaklah selalu positif.
Dari pengertian komunikasi yang telah dikemukakan, jelas bahwa komunikasi hanya dapat terjadi apabila ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain dengan tujuan tertentu, dan didukung dengan adanya pesan, media, penerima dan efek. Unsur-unsur ini dapat disebut sebagai elemen komunikasi.
Dari definisi menurut para ahli, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dalam mengirim dan menerima informasi antarpribadi agar sesuai dengan kepentingan yang ditujukan dari individu yang satu dengan individu lainnya agar pemahaman yang si
pengirim pesan maksud dapat diterima dengan baik oleh si penerima pesan.
Menurut Wilbur Schramm (Richard West,2009:13) ada hubungan antara seorang pengirim pesan dengan si penerima pesan. Model Komunikasi Interaksional menekankan pada proses komunikasi dua arah para komunikator, pandangan interaksional mengilustrasikan bahwa seseorang dapat menjadi pengirim ataupun penerima dalam sebuah interaksi komunikasi tetapi tidak dapat menjadi keduanya.
Elemen terpenting dalam model komunikasi ini adalah adanya sebuah feedback terhadap suatu pesan. Umpan balik bisa berupa verbal atau nonverbal, sengaja atau tidak disengaja untuk mengetahui apakah pesan dapat tersampaikan dengan baik dan bagaimana pencapaian pesan tersebut.
Elemen terakhir dari model komunikasi ini adalah bidang pengalaman seseorang mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dan mempengaruhi bagaimana pesan tersebut dapat tersampaikan dan diterima dengan baik. Melalui pengalaman- pengalaman akan berdampak pada bagaimana cara dua orang yang sedang berinteraki tetap mempertahankan hubungan komunikasi mereka.
Konteks komunikasi intrapersonal adalah komunikasi yang terjadi dengan diri sendiri, menurut Joan Aitken dan Leonard Shedletsky (Richard West,2009:34) menyatakan bahwa komunikasi intrapersonal melibatkan banyak penilaian akan perilaku orang lain. Konteks komunikasi ini selai bisa menilai perilaku orang lain juga bisa menilai dan mengevaluasikan diri sendiri bagi si komunikator.
Konteks komunikasi interpesonal adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang, konteks komunikasi tersebut merujuk pada hubungan pembicaraan dimulai, mempertahankan dan keretakan dalam hubungan komunikasi. Berinteraksi atau berelasi memberikan kesempatan pada si pembicara atau pengirim pesan untuk memaksimalkan fungsi berbagai macam saluran (pendengaran, penglihatan, sentuhan, dan penciuman).
Didalam kedua konteks komunikasi ini adanya pembentukan kesan dan pengambilan keputusan, simbol dan makna, observasi dan penilaian, keterlibatan ego dan persuasi. Peneliti menyimpulkan bahwa kedua
konteks tersebut sangat mempengaruhi proses produksi, karena dalam setiap pengambilan keputusan diperlukan adanya penilaian untuk orang lain dan diri sendiri, memahami maksud tujuan dari keinginan klien, dan melakukannya tanpa menimbulkan suatu keretakan dalam berhubungan.
Gambar 2.1 Model Komunikasi Interaksional
Sumber: diadaptasi dari Richard West 2009
Tugas dalam mengelola informasi dalam jumlah yang sangat besar adalah tantangan bagi sebuah organisasi. Pilihan-pilihan saluran komunikasi meningkat, jumlah pesan yang diterima dan dikirim banyak akan meningkat pula kecepatan dalam pengiriman informasi. Organisasi dihadapkan dengan mengartikan pesan yang diterima dan menentukan siapa yang menerima pesan demi tercapai tujuan dari organisasi tersebut.
PESAN PENGIRIM SALURAN PENERIMA GANGGUAN GANGGUAN GANGGUAN GANGGUAN UMPAN BALIK UMPAN BALIK PENGALAMAN
Beberapa teoritikus komunikasi organisasi menggunakan perumpamaan mengenai sistem hidup untuk menggambarkan sebuah organisasi. Sebagaimana sebuah sistem yang hidup terlibat dalam sebuah proses aktivitas untuk mempertahankan fungsi dan keberadaannya, organisasi harus mempunyai prosedur untuk menghadapi semua informasi yang harus dikirim dan diterima dalam mencapai tujuannya. Organisasi terdiri atas orang dan tim yang saling terhubung, bergantung satu sama lain untuk memenuhi tujuannya.
Karl Weick mengembangkan sebuah pendekatan untuk menggambarkan proses dimana organisasi mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan informasi yang mereka terima. Weick menekankan pada proses pengorganisasian dan fokus utamanya adalah pertukaran informasi yang terjadi dalam organisasi dan bagaimana anggota mengambil langkah yang tepat. Anggota organisasi adalah penting dalam penciptaan dan pemeliharaan makna pesan oleh Karl Weick (Richard West,2009:335)
Teori Informasi Organisasi adalah cara untuk menjelaskan bagaimana organisasi membuat informasi yang membingungkan atau ambigu menjadi masuk akal. Teori ini berfokus pada proses pengorganisasian anggota organisasi untuk mengelola informasi daripada berfokus pada struktur organisasi itu sendiri.
Lingkungan informasi adalah ketersediaan semua rangsangan dalam sebuah organisasi. Organisasi mempunyai dua tugas utama yang harus dilakukan untuk mengelola dengan sukses sebuah komunikasi : pertama, rganisasi harus mengiinterpretasikan informasi eksternal yang ada dalam lingkungan informasi organisasi. Kedua, organisasi harus mengordinasikan informasi untuk membuatnya bermakna bagi anggota organisasi dan tujuan organisasi.
Aturan adalah panduan dalam organisasi untuk menilai respon-respon terhadap informasi yang tidak jelas, yang termasuk didalam aturan diantaranya adalah durasi, personel, keberhasilan, usaha (effort).
Siklus adalah serangkaian perilaku komunikasi yang berfungsi untuk mengurangi ketidakjelasan. Ada tiga tahapan dari siklus perilaku komunikasi. Pertama, tindakan merujuk pada pernyataan dan perilaku
komunikasi yang digunakan untuk mengindikasikan ambiguitas seseorang. Kedua, respon sebagai reaksi terhadap tindakan, respon mencari klarifikasi dalam pesan yang tidak muncul sebagai hasil dari tindakan. Ketiga, penyesuaian adalah respon organisasi terhadap ketidakjelasan. Penyesuaian merupakan hasil dari yang telah dilakukan terhadap informasi yang mulanya diterima.
Keterkaitan dengan pembahasan ini adalah komunikasi menjadi sebuah elemen penting dalam pengelolaan event karena sukses atau tidaknya sebuah event bergantung dari bagaimana pengelola bisa mengkomunikasikan proses atau tahap-tahap event kepada klien, crew- crew yang bertugas pada saat acara dan peserta acara. Komunikasi sangat erat kaitannya dengan proses produksi, karena dalam proses kegiatan pra produksi, produksi, dan pasca produksi, jika terjadi hambatan didalam pengolahan acara tersebut maka komunikasi lah yang menjadi sarana paling tepat untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut. Oleh karena itu diperlukan kekompakan dari semua orang-orang yang terlibat dalam acara, mengerti alur acara yang sudah ditetapkan dan memberikan komunikasi secara efektif agar pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh semua tim yang terlibat dalam acara.
2.2.2 Konsep Event
Event didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup manusia baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu tertentu.(Noor, 2009:7)
Event merupakan sebagian dari fungsi pemasaran dan diselenggarakan untuk mencapai tujuan perusahaan. (O’Tool dan Mikolaitis, 2007:10)
Event adalah tipe promosi yang sering digunakan perusahaan atau menghubungkan sebuah merek pada suatu acara atau sebuah pesta yang
tematik yang mana dikembangkan dengan tujuan untuk menciptakan suatu pengalaman bagi konsumen dan mempromosikan suatu produk atau jasa tersebut. Para pemasar sering melakukan event marketing untuk mengasosiasikan produk mereka dengan aktivitas yang populer seperti acara olahraga, konser, bazar, atau festival. Namun biar bagaimanapun juga para marketer tetap menyelenggarakan event mereka sendiri dengan tujuan promosi.
2.2.2.1 Pendekatan dan Karakteristik Event
Terdapat tiga pendekatan yang harus diperhatikan dalam menyelenggarakan sebuah event, yang di kenal dengan “3 E” yaitu:
a. Entertainment
Kunci keberhasilan pemasaran event adalah mampu menyediakan hiburan yang menarik audiens untuk keluar dari rumahnya dan mencoba sesuatu yang tidak bisa mereka peroleh dirumah.
b. Excitement
Hal ini adalah kunci agar event yang di selenggarakan selalu dikenang. Mengesankan dapat diciptakan dengan memberi penghormatan (award) sebagai perusahaan terbaik, pengenalan logo baru, atau perayaan ulang tahun perusahaan. Setiap event harus dirancang untuk memberi kesan mendalam, dan harus menjadi bagian dalam pemasaran. Jadi event apapun yang dipasarkan, buatlah agar “mengesankan”.
c. Enterprise
Enterprise diartikan sebagai kesiapan untuk menanggung resiko atau mencoba sesuatu yang belum pernah dicoba. Event yang menuntut pengembangan akal, berlayar tanpa diberi petunjuk arah, mengubah cara-cara yang biasa menjadi cara-cara yang lebih imajinatif. Inilah kreativitas dan inovasi yang harus selalu ada dalam event.
Menurut Any Noor (2009:13) event memiliki beberapa karakteristik karena setiap penyelenggaraan event harus memiliki ciri tersendiri. Bagaimanapun karakteristik event hampir sama dengan pelayanan yang diberikan oleh industri pelayanan lainnya. Berikut adalah karakteristik yang mendasari dari evaluasi event:
a. Keunikan
Kunci utama suksesnya sebuah event adalah pengembangan ide, maka event yang diselenggarakan akan memiliki keunikannya tersendiri.
b. Perishability
Setiap event yang diselenggarakan tidak pernah sama, apabila event yang sama diselenggarakan lagi, akan tetapi event yang dihasilkan tidak akan sama persis seperti event sebelumnya.
c. Intangibility
Setelah menghadiri event, yang tertinggal di benak pengunjung adalah pengalaman yang telah di dapatkan dari penyelenggaraan event. Hal tersebut merupakan proses perubahan dari tangible menjadi intangible.
d. Suasana dan Pelayanan
Suasana dan pelayanan merupakan karakteristik yang penting pada saat keberlangsungan event. Event yang di laksanakan dengan suasana dan pelayanan yang tepat akan menciptakan event yang sukses.
e. Interaksi personal
Interaksi personal dari pengunjung merupakan kunci sukses penyelenggaraan event, karena pengunjung akan merasa menjadi bagian dalam event tersebut.
Menurut peneliti, pendekatan dan karakteristik event ketika diterapkan pada sebuah event haruslah berbeda dari yang lain. Jika sebuah perusahaan mengadakan sebuah event, maka event tersebut harus
dikemas dengan menarik sehingga dapat memberikan kepuasan bagi pengunjung. Event yang menarik tentu saja tidak akan mudah dilupakan oleh pengunjungnya.
Dari teori tersebut penulis menyimpulkan bahwa event adalah suatu kegiatan untuk memperingati peristiwa-peristiwa penting dalam kehidupan manusia yang berhubungan dengan adat, budaya, tradisi, agama, yang di selenggarakan untuk tujuan tertentu yang dipisahkan oleh aktivitas normal kehidupan sehari-hari. Melalui event, sebuah tujuan acara akan lebih tercapai dengan mudah dan dapat diterima oleh audiens
2.2.3 Konsep Produksi
Dalam tahap produksi suatu event setara dengan tahap produksi suatu program acara televisi, karena dalam proses produksi akan melibatkan banyak sekali sumber daya manusia, memerlukan banyak peralatan, memakan waktu yang tidak sedikit, dan membutuhkan biaya yang besar di pengelolaan suatu event agar tahap pelaksanaan event menjadi lebih efektif dan efisien. Setiap tahap harus memberikan kemajuan dari tahap-tahap sebelumnya.
Tahapan produksi terdiri dari tiga bagian yang disebut sebagai standar operation system (SOP) (Wibowo,2009:38) :
a. Pra-produksi (ide, perencanaan, dan persiapan) b. Produksi ( Pelaksanaan )
c. Pasca-produksi (penyelesaian)
Pra-produksi
Tahap ini adalah bagian yang sangat penting dalam sebuah penyusunan acara, tahap ini menjadi awal proses bagaimana acara tersebut dapat dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Yang termasuk didalamnya adalah mengenai penyusunan konsep acara, tema acara, menentukan jenis acara, menentukan sumber daya manusia, melakukan meeting dengan pihak yang terkait.
- Perencanaan
Dalam tahap ini dilakukan pembuatan time schedule, melakukan pembuatan proposal, dan membuat anggaran estimasi biaya yang dibutuhkan untuk kebutuhkan acara.
- Persiapan
Tahap ini meliputi pemberesan kontrak, perijinan, dan surat menyurat pihak-pihak yang terkait dalam acara.
Tahap pra-produksi yang sudah dipaparkan oleh penulis akan memakan banyak waktu untuk prosesnya sebelum acara berlangsung. Kunci keberhasilan suatu produksi sangat ditentukan dari kesiapan dan pemberesan tahap perencanaan ini.
Produksi
Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien maupun audience).
Keberhasilan event ini bisa saja diukur dari : - Kesiapan semua talent dan pengisi acara
- Kesiapan perlengkapan dan property penunjang - Kesiapan pengamanan dan keamanan
- Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.
- Running event digelar sesuai rundown
- Respon audience dan atau impact yang didapat
- Sesuaikan dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan
Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita. Penilaian baik tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event atau dalam tahap eksekusi. Ketika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk mendapatkan proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya.
Pasca-produksi
Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara tertulis. Pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada klien/pemberi kerja atau pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan dilengkapi dokumentasi, apapun dan bagaimanapun sebuah event itu berjalan. Aktivitas dalam fase ini meliputi :
- Evaluasi event
Membahas kegiatan yang dilakukan dari tahap pra-produksi sampai dengan produksi, membahas kendala-kendala yang dihadapi.
- Penyusunan Laporan
Berkaitan dengan hasil yang akan diberikan dari pihak EO kepada klien untuk menjadi pertimbangan kerjasama kembali.
2.2.4 Analisis SWOT
SWOT adalah mengenai kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan sejumah ancaman yang teridentifikasi, analisis SWOT dapat diterapkan pada banyak situasi dan keadaan yang berbeda (Keith Butterick,2012:152). SWOT biasa digunakan untuk menganalisis suatu kondisi dimana akan dibuat sebuah rencana untuk melakukan sesuatu, sebagai contoh adalah program kerja.
Strength atau Kekuatan
Ini adalah hal internal yang dimiliki oleh organisasi tersebut, dimana organisasi mempunyai kelebihan dan organisasi bisa memanfaatkan kelebihan tersebut menjadi suatu keuntungan.
Weakness atau Kelemahan
Setiap organisasi harus mengetahui apa yang menjadi kelemahannya, agar kelemahan tersebut dapat ditutupi oleh kelebihan yang terdapat dalam organisasi. Dari mengetahui kelemahan, organisasi akan menemukan hal-hal apa saja yang bisa ditingkatkan dan hal-hal yang harus dihindari.
Opportunity atau Kesempatan
Setiap organisasi pasti mempunyai kesempatan untuk
mengembangkan organisasinya, setiap kesempatan yang ada tidak akan datang untuk kedua kalinya, maka harus diambil dengan resiko-resiko yang akan didapat. Organisasi pula harus mencari kecenderungan yang menarik dari sebuah kesempatan tersebut.
Threat atau Ancaman
Ancaman pasti terjadi baik dari luar maupun dalam, organisasi harus mampu mengetahui hambatan apa saja yang akan dihadapi, bagaimana persaingan yang terjadi, apakah perubahan teknologi mengancam sebuah posisi, apakah ada problem cashflow dari organisasi.
SWOT sangat berguna untuk mengurangi ancaman dan gangguan yang berpotensi merusak organisasi dan berguna untuk menggali potensi yang dimiliki organisasi. Dengan kemampuan tim yang mengetahui setiap kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang terjadi pada acara yang dikelola, maka semua crew yang terlibat dapat melakukan perannya dengan sebaik-baiknya agar terjadi kesuksesan dalam acara tersebut. SWOT merupakan dasar dari penerapan strategi organisasi yang akan melebarkan sayap terutama organisasi yang mengelola event dengan baik dan merupakan jalan keluar bagi setiap organisasi ketika akan melaksanakan program kerja sesuai dengan S.O.P. (Wibowo, 2009:21)
2.3 Kerangka Konsep
Table 2.3 Kerangka Konsep
PT. SARANA BAKTI ANGKASA Extra Ordinary Event Organizer Follow Up Kerjasama Kesepakatan Kerjasama Melakukan Perencanaan Acara Persiapan – Persiapan Teknis Acara
Produksi Acara Evaluasi (Review Kegiatan
Dari Awal)
