7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian
Jogiyanto (2005) mengemukakan Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi, untuk dapat memahami sistem informasi akan lebih baik jika memahami konsep dari sistem itu terlebih dahulu, sedangkan menurut Nash dalam Susanto (2004) :
Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atau interaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai internal dan eksternal dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat.
Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai, Hall (dalam Kadir, 2002).
Dari tiga pengertian sistem informasi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem kombinasi antara manusia, teknologi, serta media yang bertujuan sebagai penghasil informasi yang dikelompokkan dimana melalui sebuah prosedur guna mengendalikan komunikasi dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.1.2 Jenis Sistem Informasi
Menurut Kadir (2002) jenis sistem informasi dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :
2.1.2.1 Sistem Informasi Fungsional
Sistem informasi fungsional adalah sistem informasi yang ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.
Menurut Kardi (2002) yang termasuk dalam sistem informasi fungsional adalah :
2.1.2.1.1 Sistem informasi akuntansi; adalah sistem yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi, sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat berdiri sendiri ataupun terintergrasi dengan sistem informasi yang lainnya. Jika terintegrasi, maka data keuangan di sistem informasi akuntansi dapat dimanfaatkan sehingga dapat dimanfaatkan oleh sistem informasi lain yang sudah terintegrasi. Sistem informasi akuntansi terdiri dari penganggaran, jurnal, penggajian,
laporan-laporan, neraca, dan pemrosesan pesanan.
2.1.2.1.2 Sistem informasi keuangan; adalah sistem informasi yang digunakan untuk mendukung manajer keuangan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan keungan perusahaan dan pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. Sistem ini tidak hanya berdasarkan data internal, namun juga dari data eksternal. Tujuh macam output yang dihasilkan oleh sistem informasi keuangan adalah (1) informasi tentang forecast keuangan, (2) informasi tentang modal kerja, (3) informasi tentang investasi, (4) informasi tentang pendanaan, (5) informasi tentang kinerja keuangan, (5) informasi tentang anggaran modal, (6) informasi tentang kinerja keuangan dan (7) informasi anggaran keuangan.
2.1.2.1.3 Sistem informasi manufaktur; adalah sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan
terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa.
Sistem informasi manufaktur menghasilkan informasi produksi berupa, (1) informasi tentang proses produksi, (2) informasi tentang persediaan baha baku atau material, (3) informasi tentang kualitas produk dan (4) informasi tentang biaya produksi.
2.1.2.1.4 Sistem informasi sumber daya manusia;
adalah sistem informasi yang mendukung kegiatan-kegiatan manajerial di fungsi sumber daya manusia. Sistem informasi sumber daya manusia memiliki enam kelompok output yang dihasilkan, yaitu (1) informasi perencanaan tenaga kerja, (2) informasi pengadaan tenaga kerja atau rekruitmen, (3) informasi pengelolaan tenaga kerja, (4) informasi kompensasi, (5) informasi tentang benefit dan (6) informasi tentang lingkungan kerja.
2.1.2.2 Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan yang Tersedia
Menurut Kadir (2002) yang masuk dalam sistem informasi berdasarkan dukungan yang tersedia adalah : 2.1.2.2.1 Sistem pemrosesan transaksi; merupakan jenis
sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan, yang berfokus pada data transaksi. Sistem informasi pemrosesan transaksi digunakan untuk menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi.
Perkembangan sarana komunikasi melahirkan sistem yang disebut OnLine Transaction Processing (OLTP) yang merupakan sistem dengan menggunakan aplikasi Web.
2.1.2.2.2 Sistem informasi manajemen; adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah operasi organisasi.
sistem informasi manajemen memiliki karakteristik (1) beroperasi pada tugas-tugas
yang terstruktur, (2) meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya, dan (3) menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung.
2.1.2.2.3 Sistem otomisasi perkantoran; adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Sistem otomisasi perkantoran sering dikatakan sebagai pendukung kantor tanpa kertas (paperless office), artinya semua dokumen kertas dapat dihilangkan dan digantikan dengan dokumen elektronik.
2.1.2.2.4 Sistem pendukung keputusan; sering disebut Decision Support Systems (DSS) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semi terstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tidak seorangpun tahu bagaimana keputusan harus dibuat.
2.1.2.2.5 Teknik informasi eksekutif; sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang.
2.2 Efektivitas
2.2.1 Pengertian
Pengertian efektivitas banyak dikemukakan oleh para ahli, diantaranya ialah seperti yang dikemukakan oleh Subagyo (2000) yang mendifinisikan efektivitas sebagai :
“Efektivitas adalah kesesuaian antara output dengan tujuan yang diterapkan”.
Supriyanto (2000) menyatakan efektivitas adalah jika suatu unit dapat berjalan dengan baik sehingga dapat mencapai hasil atau tujuan yang diharapkan. Sepaham dengan definisi sebelumnya, Mardiasmo (dalam Hadi, 2015) berpendapat jika efektivitas merupakan ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuan.
2.2.2 Efektivitas Sistem Informasi
Menurut Mariana (2006) sistem yang efektif dapat dianalisis berdasarkan beberapa kriteria seperti: dapat meningkatkan efektivitas
bisnis, dapat memperluas bisnis atau pelayanan, dan dapat meningkatkan keunggulan bersaing.
Raymond Mcleod (2011) berpendapat bahwa efektivitas sistem informasi tidak hanya membutuhkan informasi yang sifatnya terprogram, namun juga informasi yang sifatnya informal, sehingga prosesnya tidak hanya mengendaki proses pembuatan keputusan yang normatif namun juga proses keputusan yang sifatnya behavioral.
Menurut Hadi (2015) setelah suatu sistem dioperasikan selama beberapa waktu, perlu dilakukan penelaahan pasca implementasi, yang antara lain bertujuan untuk mengetahui sejauh mana sistem tersebut mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan apakah sistem tidak dapat dipakai lagi atau dapat dilanjutkan, dan apabila akan dilanjutkan, apakah perlu dilakukan modifikasi agar dapat mencapai sasaran yang ditetapkan dengan lebih baik. Sistem dapat dievaluasi dan dianalisis perfomansinya (kinerja) bedasarkan dua pengukuran utama, yaitu efektivitas dan efisiensi. Berdasarkan perspektif efisiensi, evaluasi berhubungan dengan penggunaan sumber-sumber daya yang diberikan (sumber daya mesin, material, dan uang) untuk menyediakan sistem informasi bagi pemakainya, sedangkan dari perspektif efektivias pemakai atau unit organisasi pemakai, evaluasi berhubungan dengan penggunaan sistem informasi dalam menyempurnakan misi organisasi.
2.2.3 Kesuksesan Sistem Informasi
DeLone dan McLean (2003) menemukan bahwa kesuksesan sebuah sistem informasi dapat direpresentasikan oleh karakteristik kualitatif dari sistem informasi itu sendiri (information quality), kualitas dari output sistem informasi (information quality), konsumsi terhadap output (use), respon pengguna terhadap sistem informasi (user satisfaction), pengaruh sistem informasi terhadap kebiasaan pengguna (individual impact), dan pengaruhnya terhadap kinerja organisasi (organizational impact).
Menurut Shannon dan Weaver (dalam Delone dan McLean, 2003), asumsi dasar model multidimensional kesuksesan sistem informasi dapat dijelaskan dalam tiga level yang berbeda yaitu tingkat teknikal, semantik, dan keefektivan sistem. Tingkat teknikal dari komunikasi sebagai keakuratan dan keefisienan sistem komunikasi yang menghasilkan suatu informasi. Tingkat semantik merupakan kesuseksan informasi dalam menyampaikan maksud atau arti yang diharapkan. Tingkat keefektivan merupakan efek informasi pada penerima.
Livari (2005) mengasumsikan kualitas sistem dan kualitas informasi, secara individual dan bersama-sama, mempengaruhi kepuasan pengguna dan penggunaanya. Kualitas sistem informasi dan kualitas informasi dalam penelitian ini dilihat dari susdut pandang persepsi pengguna (user). Penggunaan dan kepuasan pengguna
menjadi timbal balik saling terkait, dan dianggap langsung memiliki dampak individu, yang kemudian dampak individu ini mempengaruhi organisasi. Dengan kata lain, sistem informasi yang berkualitas yang memenuhi keandalan akan dapat memuaskan pengguna sistem informasi dan mengoptimalkan kinerja pengguna dan organisasi sehingga perilaku pengguna akan mendukung tekonologi tersebut.
Kualitas sistem dapat diartikan bahwa karakteristik kualitas yang diinginkan pengguna dari sistem informasi itu sendiri. Kualitas sistem ini juga berarti kombinasi hardware dan software dalam sistem informasi (DeLone and McLean, 2003). Bailey-Pearson (dalam Livari, 2005) mengemukakan :
Instrument kualitas sistem dapat berasal dari kemudahan akses, fleksibilitas dari sistem, integrasi sistem dan waktu respon. Semakin tinggi kualitas sistem yang dianggap oleh pengguna, semakin puas mereka dengan sistem tersebut. Jika pengguna puas akan sistem tersebut maka akan menyebabkan pemakaian kembali. Pemakaian kembali yang dilakukan secara berulang-ulang akan meningkatkan intensitas penggunaan sistem tersebut.
Dalam model kesuseksan DeLone dan McLean (2003), kualitas informasi dapat mempengaruhi pengguanaan dan kepuasan pengguna sistem. Jika output dari sistem informasi perpustakaan berkualitas maka akan meningkatkan kepuasan dan kinerja individu yang berdampak pada kepuasan dan kinerja organisasi. Kegunaan output sistem yang baik akan meningkatkan intensitas penggunaan sistem oleh pengguna. Intensitas penggunaan sistem yang tinggi dapat
System Quality
Individual Impact Use
Organization Impact
User Satisfaction Information
Quality
diartikan bahwa pemakaian sistem tersebut sangat bermanfaat bagi pengguna dan pengguna merasa puas atas sistem tersebut.
Kepuasan pengguna seringkali digunakan sebagai ukuran pengganti dari efektivitas sistem informasi (DeLone, 2003). Jika pengguna sistem informasi percaya bahwa kualitas sistem dan kualitas informasi yang dihasilkan dari sistem yang digunakan adalah baik, mereka akan puas menggunakan sistem tersebut. Kepuasan pengguna sistem ini juga dapat berpengaruh terhadap individual impact.
2.2.4 Pengukuran Efektivitas Sistem Informasi
Gambar 1. Model Kesuksesan Sistem Informasi DeLone & McLean
Model kesuksesan sistem informasi ini dikemukakan oleh DeLone dan McLean (2003) atau dikenal dengan D&M IS Success Model. Berikut merupakan enam variable efektibitas sistem informasi :
2.2.4.1 Sistem Quality (Kualitas Sistem)
Kualitas sistem biasanya berfokus pada karakteristik kinerja sistem. Menurut DeLone dan McLean (2003) kualitas sistem informasi merupakan ciri karakteristik kualitas yang diinginkan dari sistem informasi itu sendiri, dan kualitas informasi yang diinginkan informasi karakteristik produk. Kualitas sistem ini juga berarti kombinasi hardware dan software dalam sistem informaasi.
Kualitas sistem memerlukan indikator untuk dapat mengukur seberapa besar kualitas dari sistem informasi yang digunakan dapat terwujud. Kualitas sistem informasi dapat diukur melalui beberapa indicator sebagai berikut :
2.2.4.1.1 Ease of use (Kemudahan Penggunaan) Suatu sistem informasi dikatakan berkualitas jika sistem tersebut dirancang untuk memenuhi kepuasan pengguna melalui kemudahan dalam menggunakan sistem informasi tersebut.
Pengguna sistem informasi memepercayai bahwa sistem informasi yang lebih fleksibel mudah dipahami dan
mudan pengoperasiannya sebagai karakteristik kemudahan pengguna.
2.2.4.1.2 Response Time (Kecepatan Akses) Kecepatan akses merupakan salah satu indikator kualitas sistem informasi.
Apabila akses sistem informasi memiliki kecepatan yang optimal maka layak dikatakan sistem informasi yang diterapkan memiliki kualitas yang baik.
Kecepatan akses akan meningkatkan kepuasan pengguna dalam menggunakan sistem informasi.
2.2.4.1.3 Reliability (Keandalan Sistem)
Sistem informasi yang berkualitas adalah sistem informasi yang dapat diandalkan.
Sistem informasi dikatakan layak untuk digunakan berarti sistem informasi tersebut dapat diandalkan. Keandalam sistem informasi yang dimaksud adalah ketahanan sistem informasi dari kerusakan dan kesalahan. Keandalan sistem informasi juga dapat dilihat dari sistem informasi yang melayani
kebutuhan pengguna tanpa adanya masalah yang dapat mengganggu kenyamanan pengguna dalam menggunakan sistem informasi.
2.2.4.1.4 Flexibility (Fleksibelitas)
Fleksibelitas sistem informasi menunjukkan bahwa sistem yang diterapkan tersebut memiliki kualitas yang baik. Fleksibilitas yang dimaksud adalah kemampuan sistem informasi dalam melakukan perubahan-perubahan kaitannya dengan memenuhi kebutuhan pengguna. Pengguna akan merasa lebih puas menggunakan suatu sistem insformasi jika sistem tersebut fleksibel dalam memenuhi kebutuhan pengguna.
2.2.4.1.5 Security (Keamanan)
Suatu sistem informasi dapat dikatakan baik jika keamanan sistem tersebut dapat diandalkan. Keamanan sistem ini dapat dilihat melalui data pengguna yang aman disimpan oleh suatu sistem informasi.
Data pengguna ini harus terjaga
kerahasiaanya dengan cara data disimpan oleh sistem informasi sehingga pihak lain tidak dapat mengakses data pengguna secara bebas, (Mariana, 2010).
Jika data pengguna dapat disimpan secara aman maka akan memperkecil kesempatan pihak lain untuk menyalahgunakan data pengguna sistem informasi.
2.2.4.2 Information Quality (Kualitas Informasi)
Menrut DeLone dan McLean (2003) kualitas informasi berfokus pada informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi. Kriteria yang dapat digunakan untuk menilai kualitas informasi antara lain adalah kelengkapan, keakuratan, ketepatan waktu, ketersediaan, relevansi, konsistensi, dan data entry. Kualitas informasi menentukan kesuksesan desain dari suatu website atau aplikasi. Hal ini berarti bahwa suatu desain dari sebuah website mudah dipahami oleh pengguna maka sistem informasi tersebut dapat dikatakan sukses.
Terdapat beberapa indikator untuk mengukur kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.
Berikut adalah beberapa indicator pengukuran kualitas informasi :
2.2.4.2.1 Completeness (Kelengkapan)
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat dikatakan berkjualitas jika informasi yang dihasilkan lengkap.
Informasi yang lengkap dibutuhkan pengguna dalam pengambilan keputusan. Informasi yang lengkap akan memuaskan pengguna, sehingga pengguna akan menggunakan sistem informasi tersebut secara berkala setelah merasa puas terhadap sistem informasi yang tersedia.
2.2.4.2.2 Relevamce (Relevan)
Kualitas informasi dikatakan baik jika relevan terhadap kebutuhan pengguna atau dengan kata lain informasi tersebut memiliki manfaat untuk penggunanya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap pengguna berbeda, karena sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan.
2.2.4.2.3 Accurate (Akurat)
Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi harus akurat karena informasi berperan bagi pengambilan keputusan penggunanya (DeLone dan McLean, 2003). Informasi akurat harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi yang jelas mencerminkan maksud informasi yang disediakan oleh sistem informasi sampai ke penerima yang kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi.
2.2.4.2.4 Timeliness (Ketepatan waktu)
Informasi yang disampaikan tidak oleh terlambat, informasi yang sudah tidak cepat sampai ke penerima akan menjadikan informasi tidak mempunyai nilai, oleh karena itu informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Jika pengambilan keputusan terlambat, maka
dapat berakibat fatal untuk organisasi sebagai pengguna suatu sistem informasi tersebut. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa kualitas informasi yang dihasilkan sistem informasi baik jika informasi yang dihasilkan tepat waktu.
2.2.4.2.5 Format
DeLone dan McLean (2003) mengemukakan format sistem informasi yang memudahkan pengguna untuk memahami informasi yang disediakan oleh sistem informasi mencerminkn kualitas informasi yang baik. Jika informasi disajikan dalam bentuk yang tepat maka informasi yang dihasilkan dianggap berkualitas sehingga memudahkan pengguna untuk memahami informasi yang yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi.
2.2.4.3 Use (Penggunaan)
DeLone dan McLean (2003) mengatakan penggunaan sistem dapat diukur dari website yang
dikunjungi oleh pengguna sistem informasi. Penggunaan sistem harus mendahului kepuasan pengguna dalam hal proses, tetapi pengalaman positif dengan penggunaan sistem akan mendorong kepuasan pengguna yang lebih besar dalam hal kausal. Penggunaan sistem berhubungan degan siapa yang menggunakan, tingkakat penggunaan, sikap menerima dan menolak suatu sistem inforormasi yang telah tersedia.
2.2.4.4 User Satisfaction (Kepuasan Pengguna)
DeLone dan McLean (2003) mengatakan bahwa kualitas sistem mengukur kesuksesan teknikal, kualitas informasi mengukur kesuksesan semantik, dan penggunaan sistem, kepuasan pengguna, dampak individual dan dampak untuk organisasi mengukur kesuksesan keefektivan sebuah sistem informasi.
2.2.4.5 Individual Impact (Dampak Individual)
Individual impact merupakan pengaruh dari keberadaan dan pemakaian sistem informasi terhadap kinerja, pengambilan keputusan, dan derajat pembelajaran individu dalam organisasi, (DeLone dan McLean ,2003).
Dalam model IS D&M mengartikan dampak individu
sebagai suatu indikasi bahwa sistem informasi telah memberikan pengguna lebih memahami konteks keputusan, telah meningkatkan produktivitas pembuatan keputusan, telah menghasilkan perubahan dalam aktivitas pengguna, atau telah mengubah persepsi pembuat keputusan mengenai pentingnya atau keguanaan dari sistem informasi.
2.2.4.6 Organization Impact (Dampak Organisasi)
DeLone dan McLean (2003) berpendapat Organization impact merupakan pengaruh keberadaan dan pemakaian sistem informasi terhadap kualitas kinerja pengguna secara organisasi. Hal ini kaitannya dengan institusi yang menggunakan istem informasi, termasuk di dalamnua produktivitas, efisiensi, dan efektivitas kinerja dari organisasi. Organization impact dipengaruhi oleh individual impact.
