BAB 5 Kesimpulan dan Saran

(1)

93

Kesimpulan dan Saran

5.1. Kesimpulan

Dari hasil identifikasi risiko yang dilakukan pada sistem informasi dan siklus pendapatan di PT. Prima Manunggal Inti Internusa, Penulis dapat memberi kesimpulan sebagai berikut:

1. Terdapat 4 pembagian risiko pada sistem informasi dan siklus pendapatan di PT. Prima Manunggal Inti Intenusa, adapun 4 pembagian risiko berdasarkan penyebab risiko ialah sebagai berikut:

a. People, risiko ini disebabkan oleh kelalaian karyawan dalam mengerjakan tugasnya

b. Kebijakan dan prosedur, risiko ini dapat mempengaruhi efektifitas proses bisnis serta kinerja karyawan dalam mengerjakan tugas dan menyebabkan kerugian baik secara financial maupun non-financial c. Software, risiko ini dapat mempengaruhi efektifitas proses bisnis dan

kinerja karyawan dalam mengerjakan tugas

d. Hardware dan Jaringan Komunikasi, risiko dapat mempengaruhi efektifitas proses bisnis serta kinerja karyawan dalam mengerjakan tugas dan menyebabkan keterlambatan penyediaan data yang terkait dengan siklus pendapatan di perusahaan

2. Dari hasil Identifikasi, penulis menemukan 21 risiko, yaitu:

a. 9 risiko yang disebabkan oleh people

b. 2 risiko yang disebabkan oleh tidak adanya kebijakan dan prosedur c. 6 risiko yang disebabkan oleh software

d. 4 risiko yang disebabkan oleh hardware dan jaringan komunikasi

3. Dari hasil analisa tingkat risiko berdasarkan identifikasi dan wawancara dengan pihak terkait di perusahaan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa PT. Prima Manunggal Inti Internusa memiliki tingkat risiko sebagai berikut:

(2)

b. 6 risiko memiliki tingkat frekuensi yang rendah dengan dampak yang sedang

c. 5 risiko memiliki tingkat frekuensi yang sedang dengan dampak yang rendah

d. 3 risiko memiliki tingkat frekuensi yang sedang dengan dampak yang sedang

e. 2 risiko memiliki tingkat frekuensi yang tinggi dengan dampak yang rendah

f. Tidak ada risiko yang memiliki tingkat frekuensi rendah dengan dampak yang tinggi

g. Tidak ada risiko yang memiliki tingkat frekuensi sedang dengan dampak yang tinggi

h. Tidak ada risiko yang memiliki tingkat frekuensi tinggi dengan dampak yang sedang maupun tinggi

4. Dari hasil analisa tingkat risiko menggunakan metode CIA, maka penulis dapat menemukan bahwa PT. Prima Manunggal Inti Internusa memiliki risiko CIA sebabagai berikut:

a. Tidak ada risiko yang berkaitan dengan Confidentiality (Kerahasiaan) b. 10 risiko memiliki risiko yang berkaitan dengan Integrity (Integritas) c. 19 risiko memiliki risiko yang berkaitan dengan Availability

(Ketersediaan)

5. Kontrol pada risiko pada PT. Prima Manunggal Inti Internusa kurang memadai. Hasil pernyataan tersebut di dapat dari evaluasi kontrol risiko pada PT. Prima Manunggal Inti Internusa, penulis menemukan 3 risiko sudah memiliki kontrol yang cukup baik dan menemukan 18 risiko tidak memiliki kontrol, sehingga penulis perlu membuat saran pengendalian terhadap risiko, agar dapat meminimalisir tejadinya risiko.

(3)

5.2. Saran

Setelah mengemukakan kesimpulan, penulis memberikan saran-saran kontrol terkait risiko yang ada, yang dapat digunakan atau menjadi bahan pertimbangan bagi PT. Prima Manunggal Inti Internusa untuk mengurangi dampak yang merugikan PT. Prima Manunggal Inti Internusa secara financial maupun non financial apabila risiko tersebut terjadi. Adapun saran yang diberikan ialah sebagai berikut:

Tabel 5. 1 Tabel Saran Pengendalian PT. Manunggal Inti Internusa Sumber : Pitroda (2011:18)

No Risiko Kontrol saat ini Kontrol yang disarankan Responsibility Accountability People

1. Pesanan Pelanggan di sistem Starling tidak sesuai dengan informasi Pesanan Pelanggan yang disampaikan oleh

Pelanggan -

Membuat kebijakan berupa peraturan, bahwa data pesanan pelanggan dalam sistem, harus sesuai dengan pesanan Pelanggan yang disampaikan oleh Pelanggan

Admin Sales Supervisor harus melakukan konfirmasi ulang secara lisan maupun tulisan terhadap pesanan Pelanggan, sebelum data pesanan Pelanggan diinput kedalam

Admin Sales Supervisor

Manager Marketing

(4)

sistem

2. Alamat pengiriman barang pesanan Pelanggan tidak sesuai dengan informasi alamat pengiriman yang

disampaikan oleh Pelanggan

-

Membuat kebijakan yang berupa peraturan, bahwa data alamat pengiriman barang harus sesuai dengan alamat pengiriman yang disampaikan oleh Pelanggan

Admin Sales Supervisor harus melakukan konfirmasi ulang kepada Pelanggan secara lisan maupun tulisan terhadap alamat pengiriman barang Pelanggan, sebelum data alamat pengiriman barang

Pelanggan diinput kedalam sistem

Admin Sales Supervisor harus melakukan konfirmasi ulang secara lisan maupun tulisan terhadap

(5)

alamat pengiriman barang Pelanggan, sebelum barang siap dikirim ke alamat pengiriman barang. Minimal 1 hari sebelum barang dikirim

3. Alamat pengiriman barang pesanan Pelanggan tidak sesuai dengan informasi alamat pengiriman yang - disampaikan oleh Admin Sales Supervisor

-

Membuat kebijakan yang berupa peraturan, bahwa data alamat pengiriman barang harus sesuai dengan alamat pengiriman yang disampaikan oleh Pelanggan

Bagian Ekspedisi harus melakukan konfirmasi ulang kepada Admin Sales Supervisor secara lisan maupun tulisan terhadap alamat pengiriman barang Pelanggan, sebelum barang siap dikirim ke alamat pengiriman barang. Minimal 1 hari sebelum barang dikirim

Bagian Ekspedisi

Manager Purchasing

(6)

4. Informasi harga genteng yang Admin Sales Supervisor sampaikan ke Pelanggan, tidak sesuai dengan harga genteng yang sebenarnya

Ketika ada perubahan harga, perusahaan selalu mengupdate informasi perubahan harga baik secara langsung ketika sedang annual meeting maupun via email ke masing-masing Admin Sales Supervisor

Membuat kebijakan yang berupa peraturan, bahwa informasi harga barang yang disampaikan untuk Pelanggan, harus sesuai dengan harga barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan

Menyediakan kertas yang berisikan harga barang pada meja Admin Sales Supervisor

Membuat kebijakan, untuk pemesanan berikutnya, Pelanggan harus membayar barang pesanannya sesuai dengan harga yang telah ditetapkan perusahaan

Membuat kebijakan, bahwa jika terjadi kekurangan terhadap pembayaran yang disebabkan oleh

(7)

kesalahan Admin Sales Supervisor dalam memberikan informasi harga barang ke Pelanggan. maka, Admin Sales Supervisor tersebutlah yang menanggung kekurangan

pembayaran tersebut **

5. Admin Sales Supervisor lupa menaruh kertas yang berisikan data pesanan Pelanggan

-

Membuat kebijakan yang berupa peraturan bahwa pesanan Pelanggan harus diinput maksimal 1 hari dari tanggal pesanan

Menyediakan batch atau laci sebagai tempat penyimpanan data pesanan Pelanggan yang belum diinput

6. Bagian Piutang tidak dapat membuat Invoice

-

Membuat kebijakan yang berupa peraturan, bahwa Admin Pabrik harus memberikan Surat Jalan ke Bagian Surat Jalan, maksimal 2 hari dari tanggal Surat Jalan yang telah di

Admin Pabrik Finance and Accounting Manager

(8)

tandatangani oleh Pelanggan

Membuat kebijakan bahwa jika waktu dan tempat tidak

memungkinkan untuk Admin Pabrik memberikan Surat Jalan ke Bagian Surat Jalan dalam waktu maksimal 2 hari, maka Admin Pabrik harus mengirimkan gambar baik berupa foto atau scan picture Surat Jalan dan kirim ke Bagian Surat Jalan terlebih dahulu

7. Pembayaran pelunasan barang pesanan

Pelanggan, menjadi

tidak tepat waktu -

Membuat kebijakan yang berupa peraturan, bahwa Pelanggan harus membayar pelunasan atas angsuran barang pesanannya sesuai dengan tanggal perjanjian yang telah ditetapkan

Bagian Piutang Finance and Accounting Manager

(9)

Membuat kebijakan yang berupa peraturan, bahwa Bagian Piutang tidak berhak untuk mengizinkan Pelanggan untuk memperpanjang waktu pembayaran angsurannya, melainkan harus dengan alasan yang layak mengapa Pelanggan tersebut menunda waktu Pembayaran dan merundingkannya kepada atasan (Bagian Accounting)

Membuat kebijakan atas surat angsuran, yakni berisikan perjanjian tanggal pembayaran angsuran dan Pelanggan wajib tandatangan diatas materai pada surat angsuran tersebut 8. Pelanggan terlambat

dalam memberikan bukti transfer

-

Membuat kebijakan yang berupa peraturan bahwa Bagian Piutang harus selalu mengecek catatan kas

Bagian Piutang Finance and Accounting Manager

(10)

pembayaran barang pesanan Pelanggan ke Bagian Piutang

bank setiap harinya dan menagih bukti transfer dari Pelanggan maksimal 2 hari setelah tanggal pembayaran

Membuat kemudahan bagi Pelanggan dalam melakukan pengiriman bukti transfer

Bukti transfer dapat diberikan oleh Pelanggan ke Bagian Piutang dengan foto dan kirim bukti transfer tersebut via email, BBM, dan aplikasi chat lainnya yang dapat mengirimkan gambar bukti transfer Pelanggan ke Bagian Piutang 9. Kehilangan data laporan

penjualan bulanan -

Membuat kebijakan yang berupa peraturan bahwa data laporan penjualan harus diarsip / disimpan di

(11)

media penyimpanan lainnya Contoh : Hard disk

Kebijakan dan Prosedur 10. Admin Sales Supervisor

kehilangan uang (secara paksa) pembayaran barang pesanan Pelanggan, ketika melakukan penagihan ke alamat Pelanggan

-

Melakukan perubahan cara

pembayaran, yaitu via debit, kredit dan transfer saja

Menyediakan mesin EDC untuk pembayaran debit dan kredit

Admin Sales Supervisor Bagian Kasir Bagian Piutang

Director

11. Pelanggan membatalkan pesanannya secara tiba- tiba

-

Membuat kebijakan yang berupa peraturan, yaitu adanya minimal pembayaran uang muka minimal 15% dari harga barang pesanan

Membuat peraturan bahwa Admin Sales Supervisor tidak mengirimkan Delivery Note ke Admin Pabrik sebelum Pelanggan melakukan

(12)

pembayaran sebesar 15% dari harga barang pesanan

Membuat peraturan bahwa apabila setelah Admin Pabrik sudah menyediakan dan menyiapkan barang untuk siap dikirim, lalu Pelanggan membatalkan

pesanannya, maka uang muka 15%

yang dibayar oleh Pelanggan tidak dapat dikembalikan

Pengembalian uang muka 15%

hanya dapat dikembalikan jika Delivery Note belum dikirim ke Admin Pabrik dan Admin Pabrik belum menyediakan atau

menyediakan barang untuk dikirim ke Pelanggan

(13)

Segala peraturan diatas harus dipatuhi oleh Admin Sales

Supervisor dan di informasikan ke Pelanggan

Software 12 Admin Sales Supervisor

harus menghubungi Admin Pabrik terlebih dahulu untuk

mengetahui jumlah barang yang tersedia di Pabrik

-

Melakukan perbaikan pada sistem, contoh: membuat sistem yang terintegrasi, yaitu menyediakan sistem Starling yang dapat mengupdate informasi persediaan barang pabrik ke Admin Sales Supervisor.

Sehingga, sistem Starling yang digunakan oleh Admin Sales Supervisor menyediakan informasi jumlah persediaan barang di Pabrik secara otomatis dan autoupdate

Bagian IT Finance and Accounting Manager

13. Salah catat penomoran Surat Jalan pada sistem Starling

-

Menyediakan sistem untuk pembuatan Surat Jalan di Pabrik yang terintegrasi dengan sistem yang

(14)

ada diperusahaan

14. Terdapat 2 atau lebih ID Pelanggan, pada 1 Pelanggan yang

memiliki alamat berbeda

-

Menyediakan field tambah alamat Pelanggan pada sistem Starling untuk 1 ID Pelanggan yang sama

Menyediakan fitur button yang dapat diklik oleh Admin Sales Supervisor, untuk mendeskripsikan status aktif/tidak aktif nya alamat Pelanggan tersebut

15. Bagian Piutang tidak ingat untuk melakukan penagihan angsuran kepada Pelanggan yang akan jatuh tempo

Bagian Piutang membuat catatan penagihan angsuran di excel secara manual

Menambahkan fitur pop-up yang secara otomatis tampil pada sistem Starling Bagian Piutang, yang menyediakan informasi tanggal jatuh tempo pembayaran angsuran Pelanggan, 3 hari sebelum tanggal jatuh tempo

(15)

16. Kinerja komputer tidak optimal

Terdapat anti-virus Menyediakan antivirus yang autoscan dan autoupdate

17. Kehilangan input data

yang belum disimpan -

Mengaktifkan menu autosave pada ms.office yang dimiliki komputer pengguna

Hardware dan Jaringan Komunikasi 18. Printer tidak bekerja

secara optimal

-

Membuat kebijakan menggunakan printer secara baik dan benar.

Contoh: Kertas yang digunakan tidak terlipat

Finance and Accounting Manager

Director

19. Tidak dapat mengirim atau menerima pesan fax

-

Membuat kebijakan meggunakan mesin fax secara baik dan benar untuk para pengguna (misalnya:

membaca petunjuk penggunaan mesin fax)

Menyediakan petunjuk penggunaan

Director

(16)

mesin fax pada meja fax (misalnya: sebelum mengirim dokumen yang akan di fax,

pengguna memeriksa terlebih dahulu apakah masih ada sisa staples atau cairan koreksi print yang masih basah, jika ada lepasakan staples dan keringkan cairan koreksi/tipex bila masih basah. Selalu

menggunakan karbon film yang memang direkomendasikan oleh pabrik agar hasil cetakan berkualitas dan mesin fax tetap awet⁾

20. Tidak dapat fotocopy data yang ingin di fotocopy

Tulisan/gambar buram

-

Membuat kebijakan meggunakan mesin fotocopy secara baik dan benar untuk para pengguna (misalnya: membaca petunjuk penggunaan mesin fotocopy) Menyediakan petunjuk penggunaan mesin fotocopy pada meja fotocopy (misalnya: sebelum memasukan kertas yang ingin di fotocopy ke

Director

(17)

mesin fotocopy, pengguna

memeriksa terlebih dahulu apakah masih ada sisa staples atau cairan koreksi print yang masih basah, jika ada lepasakan staples dan keringkan cairan koreksi/tipex bila masih basah. Mengecek apakah kertas yang digunakan terlipat/tidak)

21. Koneksi internet tidak bekerja secara optimal

-

Menyediakan management bandwidth pada jaringan internet.

Berikut ini adalah beberapa fitur dari mekanisme bandwidth:

Membatasi tingkat data untuk alamat-alamat IP tertentu Memprioritaskan beberapa arus paket penggunaan internet Berbagi lalu lintas yang tersedia diantara para pengguna secara adil, atau tergantung pada muatan saluran.

(18)