49
BAB III
ANALISIS SISTEM
Berisikan tentang semua informasi yang dibutuhkan dalam merancang Aplikasi Registrasi Pelayanan Check Up dan Konsultasi Praktek Dokter Bersama Klinik Muara Kasih Dengan Metode Multichannel Single Phase Queue dan SMS Gateway yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang di bahas.
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan- kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Dalam analisis sistem, ada beberapa langkah yang dilakukan. Langkah pertama dimulai dari timbulnya kebutuhan akan sistem baru. Ada dua penyebab utama sehingga timbul kebutuhan untuk pengembangan sistem yaitu :
1. Menyadari bahwa ada masalah yang terjadi dan dapat ditanggulangi dengan memperbaiki sistem yang ada atau dengan membuat sistem yang baru.
2. Diminta oleh user, kadang-kadang user sendiri yang meminta pengembangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Walaupun user yang meminta tentu ada alasan dibalik itu dan alasan itu merupakan suatu masalah yang perlu diketahui.
50
Keberhasilan analisis tergantung pada seberapa masalah yang diidentifikasikan. Bedakan antara masalah dan gejala. Kadang-kadang apa yang dilihat itu hanyalah gejala dari suatu masalah dan bukan pusat persoalannya.
Sebab jika bukan pusat persoalan yang diidentifikasikan, analisis sistem tidak akan berhasil.
Mempelajari sistem yang sedang digunakan untuk mengetahui dimana letak masalahnya atau kelemahan yang membtuhkan perbaikan dan merupakan dasar untuk membuat sistem baru yang tentu lebih baik dari sistem sekarang dalam arti dapat menanggulangi permasalahannya.
Didalam analisis sistem ini dilakukan dengan cara bertahap karena analisis sistem merupakan tugas yang amat penting, adapun sebagian tugas- tugas dalam analisis adalah sebagai berikut :
1. Kegiatan-kegiatan pokok dalam menganalisis sistem adalah:
a) Mengidenfikasikan dan mendefenisikan masalah atau kebutuhan- kebutuhan yang timbul.
b) Pengumpulan dan analisis data.
c) Pembuatan rekomendasi untuk membuat desain sistem.
2. Alat yang digunakan untuk analisis sistem
Dalam menganalisis sistem, menggunakan bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem sangat membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat komplesitasnya. Diagram arus data (DAD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah
51
ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut disimpan. Diagram arus data merupakan alat yang digunakan pada meteologi pengembangan sistem yang terstruktur. Lebih lanjut, diagram arus data juga merupakan media pendokumentasian dari sistem yang baik.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem planning) dan sebelum tahap desain sistem (sistem design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya.
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem
Dalam aplikasi registrasi metode antrian dan sms, diperlukan beberapa komponen pekerjaan, yaitu :
1. Sistem dapat melakukan proses pembacaan data melalui sistem pesan singkat (sms).
2. Sistem dapat memberikan informasi kepada pasien tentang dokter, jadwal dan merespon permintaan registrasi menggunakan pesan singkat.
3. Sistem dapat membuat laporan harian jumlah pasien yang melakukan medical check up dan konsultasi kepada dokter.
52 3.3 Analisis Proses Yang Sedang Berjalan
Praktek Dokter Bersama Klinik Muara Kasih merupakan pelayanan jasa dibidang kesehatan masyarakat. Mekanisme kerja yang dilakukan saat ini masih bersifat manual seperti melakukan registrasi secara manual dan belum memiliki sistem pelaporan.
Berikut Flowchart proses pendaftaran di Klinik Muara Kasih :
Start
Permintaan Pendaftaran
Membuatkan Kartu Berobat
Mencatat Di Buku List Data Pasien
End
Gambar 3.1 Flowchart Proses Pendaftaran
Berikut gambaran proses pendaftaran di Klinik Muara Kasih : 1. Proses Registrasi Kartu Berobat
Berikut adalah proses registrasi kartu berobat yang sedang berjalan : a. Pasien datang langsung ke klinik dan mengisi formulir registrasi.
53
b. Petugas Klinik membuatkan kartu berobat.
c. Petugas mencatat data pasien di buku khusus registrasi data pasien.
d. Petugas memberikan kartu pendaftaran atau kartu berobat.
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada flowmap dibawah ini :
Petugas Pasien
Form Pendaftaran
Form Pendaftaran
Membuatkan Kartu Brobat
Mencatat di Buku List
Pasien
Kartu pendaftaran Kartu
pendaftaran
Flowmap Berjalan Proses Pendaftaran Pasien
Buku List Data Pasien
Gambar 3.2 Proses Registrasi Kartu Berobat
54
2. Proses Registrasi Antrian sampai dengan selesai
Berikut adalah flowchart proses registrasi antrian yang sedang berjalan :
Start
Permintaan Registrasi
Membuatkan Form Periksa
Memberikan Nomor Antrian
Memanggil Antrian
Giliran Pasien?
Menyerahkan Form Periksa Ke
Dokter
Waiting Time
End
Gambar 3.3 Flowchart Proses Registrasi Antrian
55
Berikut adalah proses registrasi antrian yang sedang berjalan : a. Pasien datang langsung ke klinik dan menunjukkan kartu berobat.
b. Petugas membuatkan form periksa untuk diserahkan ke dokter.
c. Petugas menginformasikan nomor antrian.
d. Pasien menunggu giliran.
e. Setelah tiba giliran pasien, petugas memberikan form periksa kepada dokter.
f. Setiap hari petugas membuat 2 laporan pasien dari masing-masing poliklinik yang telah melakukan registrasi, masing-masing diberikan kepada dokter dan pimpinan.
56
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada flowmap dibawah ini :
Kartu Berobat Kartu Berobat
Membuat Form Periksa
Menginformasikan Nomor Antrian Mendapat
Informasi Nomor Antrian
Memanggil Antrian dan menyerahkan
form Periksa ke dokter
Form Periksa
Petugas
Klinik Dokter
Pasien
Flowmap Berjalan Proses Registrasi
Pimpinan
Laporan Jumlah Pasien Harian Laporan Jumlah Pasien Harian
Laporan Jumlah Pasien Harian
Laporan Jumlah Pasien Harian Waiting
Time
Gambar 3.4 Proses Registrasi Antrian sampai dengan Selesai
57 3.4 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Dari hasil survey yang telah dilakukan pada Praktek Dokter Bersama Klinik Muara Kasih, maka akan dilakukan evaluasi pada sistem yang sedang berjalan. Pada proses registrasi, jika dilakukan melalui proses sms, maka pasien tidak perlu datang ke klinik dan menunggu lama hingga giliran nomor antriannya.
Dari proses rekam data medis, akan dibuatkan secara komputerisasi agar memudahkan bagi siapa saja untuk melakukan proses pengecekan kembali data-data pasien. Dan perlu dibuatkan proses pelaporan untuk dokter dan pemilik klinik agar dokter dan pemilik klinik mengetahui jumlah pasien yang dilayani oleh masing-masing dokter setiap harinya.
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 6 aspek itu meliputi :
1. Analisis Kinerja (perfomance)
Masalah kinerja pada bagian pendaftaran untuk Praktek Dokter Bersama Klinik Muara Kasih boleh dikatakan belum stabil, pada saat tertentu sering terjadi kurang optimalnya hasil kerja yang bisa dikarenakan kurang pengertian, kurang komunikasi, kesalahan individu dan beberapa faktor lainnya. Hal demikian biasanya menyebabkan proses kinerja terganggu. Karena proses pendataan yang masih belum terkontrol dengan
58
baik maka tingkat kinerja yang ada masih kurang efektif dan kurang efisien.
2. Analisis Informasi (information)
Melihat dokumen yang selama ini digunakan dan proses pengendalian kerja yang ada, kemungkinan terjadinya hasil data yang kurang relevan menjadi tinggi, data tidak akurat, tidak tepat waktu, dan sulit diketahui untuk laporan.
3. Analisis Ekonomi (economy)
Urusan ekonomis terkait dengan masalah biaya. Salah satu yang menjadi kendala adalah adanya kelemahan dalam pemborosan waktu dan alat sehingga pembengkakan biaya operasional tidak dapat dihindari.
Sebagai contoh yaitu dalam penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang berlebihan karena tingkat kesalahan dalam proses cukup besar. Dengan adanya sistem baru yang diusulkan maka diharapkan tingkat efektifitas dan efisiensi biaya untuk masa yang akan datang akan lebih baik.
4. Analisis Kendali (control)
Kontrol terhadap informasi jumlah pasien yang melakukan kunjungan dan yang telah mendaftar namun tidak jadi bertemu dengan dokter setiap harinya masih kurang karena belum terlaksananya kontrol secara periodik, informasi jumlah pasien hanya digunakan untuk sistem penggajian
59
masing-masing dokter bukan untuk review peningkatan mutu dan kualitas pelayanan Klinik.
5. Analisis Efisiensi (efficiency)
Hal ini berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang sangat minimal. Apabila ditinjau dari beberapa aspek analisis di atas maka bisa dikatakan sistem yang saat ini sedang berjalan saat ini belum efisien karena di masing-masing dokter mengharuskan memiliki 1 tenaga yang mengurusi bagian pendaftaran.
6. Analisis Pelayanan (service)
Bagian pendaftaran di Klinik Muara Kasih berhubungna langsung dengan pasien dan calon pasien. Karena di sinilah tempat pelayanan dalam proses pendaftaran dan menunggu giliran bertemu dengan dokter. Dimulai dari proses pendaftaran, sampai proses pemanggilan nomor antrian pasien.
Pelayanan disini bisa dikatakan cukup baik, hanya saja ada beberapa kekurangan atau kendala masalah tempat menunggu antrian ketika jumlah pasien sangat banyak.
