ADMINISTRASI PERKANTORAN
“PROSEDUR PERKANTORAN”
Disusun oleh :
1. Dwi Rachmawati (104674220) 2. Choir (124674030) 3. Fitri Nurhidayati (124674049) 4. Nusrinda Putri (124674053) 5. Hendri Rindra (124674055) 6. Shinta Ayu N (124674227) 7. Faridatul Muslimah (124674235) 8. Ramadhan Cahyandika (124674236) 9. Puji Ratna Dewi (124674239) 10. Rohmatin Nur Faini (124674243)
S1 ILMU ADMINISTRASI NEGARA 2012 B
JURUSAN PMP-KN
FAKULTAS ILMU SOSIAL UNESA
Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberi rahmat serta hidayah sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tentang Prosedur Perkantoran ini
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa untuk menyelesaikan makalah ini tidaklah mudah. Namun, berkat dorongan serta upaya dan tanggung jawab, penulis mampu menyelesaikan makalah ini sebagai salah satu tugas dari mata kuliah Sistem Sosial Indonesia.
Dengan segala keterbatasan yang ada pada diri penulis, maka dalam penulisan makalah ini pun tidak terlepas dari kesalahan dan khilaf. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis kan menerima dan memperhatikan segala bentuk kritik dan saran yang bersifat membangun.
Dan pada akhirnya, betapapun kecilnya sumbangan pemikiran yang dapat penulis kemukakan dalam laporan ini. Dan diharapkan laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar Daftar Isi
Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang 1.2 Rumusan Masalah 1.3 Tujuan
Bab 2 Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Prosedur Perkantoran 2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran 2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan
2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran
2.5 Buku Pedoman Kantor (atau buku pedoman prosedur) 2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor
2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor
2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran 2.9 Bagan Pekerjaan
2.10 Tujuan Bagan Bab 3 Pembahasan
3.1 Alur Pengorderan Material 3.2 Alur Koordinasi
3.3 Solusi Permasalahan 3.4 Target Perusahaan 3.5 Reward dan Punishment Bab 4
4.1 Simpulan 4.2 Saran Daftar Pustaka
BAB I
1.1 Latar Belakang
Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi sebuah perusahaan. Dengan adanya prosedur perkantoran suatu perusahaan dapat menambah efektivitas pekerjaannya dengan tujuan mengurangi biaya pekerjaan kantor. Prosedur perkantoran ialah serangkaian langkah pekerjaan tulis menulis yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan satu kegiatan penting. Jadi setiap perusahaan pasti memiliki prosedur dalam setiap bidang pekerjaan yang akan dijalankan, sehingga pekerjaan yang ada dalam sebuah kantor dapat berjalan dengan lancar. Selain itu pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan (khususnya tentang siapa dan apa yang dilakukan) lebih mudah dilakukan. Dan apabila ada kemacetan dalam pekerjaan dapat diuraikan dari mana kesalahan tersebut bisa terjadi. Dengan adanya prosedur perkantoran juga dapat mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektivitas pekerjaan disamping membantu manajemen mencapai tujuannya. Koordinasi antar bagian karyawan yang berlainan pun menjadi lebih mudah sekaligus memudahkan proses pelatihan terhadap pegawai baru.
Seperti halnya dengan CV. Hitana Abadi juga memiliki prosedur perkantoran yang ditetapkan dalam melaksanakan pekerjaan. Dalam hal ini prosedur yang kami bahas ialah prosedur pemesanan. CV ini bergerak di bidang kontraktor, yakni di dalamnya melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu bangunan seperti, rumah, sekolah, laboratorium, dsb.
Kami tertarik untuk mengangkat CV Hitana sebagai objek pembahasan karena CV ini merupakan CV yang tidak memiliki cukup SDM untuk menduduki setiap bagiannya sehingga terdapat beberapa orang yang mempunyai lebih dari satu jabatan. Selain itu, adanya reward bagi karyawan yang telah bekerja selama 5 tahun di CV tersebut akan mendapatkan fasilitas umroh gratis dari pemiliknya. Kami melakukan wawancara langsung terhadap narasumber yang menduduki jabatan sebagai administrasi umum dan juga sebagai adminisrasi divisi almini.
CV ini masih baru tapi memiliki target yang besar, yaitu 1 milyar rupiah per bulannya. Ini menunjukkan bahwa CV ini memiliki kemampuan yang tinggi dalam pencapaian target pasar. Dalam hal ini prosedur perkantoran sangat diperlukan karena dapat memudahkan jalannya prosedur pemesanan yang akan dilakukan. Prosedur perkantoran merupakan metode - metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang. Aktivitas tersebut terkait dengan tujuan yang akan dicapai dalam suatu perusahaan sehingga prosedur perkantoran digunakan sebagai pedoman untuk bertindak agar tidak salah arah dalam proses pencapaian tujuan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana prosedur perkantoran ( prosedur pemesanan ) di CV Hitana Abadi ?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui prosedur perkantoran ( prosesur pemesanan ) di CV Hitana Abadi
BAB II
Kajian Pustaka
Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-palaksanaan pekerjaan), dimana didalam pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
(Moekijat : 1989, 52)
2.2 Pentingnya Sistem Perkantoran
Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem perkantoran yang baik:
a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan. e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai baru.
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.
(Moekijat : 1989, 52)
2.3 Fungsi Prosedur Pekerjaan
a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama, bagi pegawai baru. b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja
c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat. d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.
e. Alat untuk menghindarkan pekerjaan yang menumpuk.
f. Alat untuk perencaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari. g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.
h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.
i. Alat untuk mempersiapkan mekanisasi prosedur.
2.4 Prinsip-Prinsip Sistem Perkantoran
Prinsip-prinsip sistem perkantoran adalah:
a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan.
b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
e. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir).
f. Hendaknya ada pengecualian yang seminimun-minimumnya terhadap peraturan. g. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.
j. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus-menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
k. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
l. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.
m. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
n. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum-minimumnya. o. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.
(Moekijat : 1989, 52-53)
2.5 Buku Pedoman Kantor (buku pedoman prosedur)
Buku pedoman kantor berupa sebuah buku kecil (biasanya lembaran lepas) yang memuat:
a. Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama). b. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
c. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
d. Tanggal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman tersebut diterbitkan.
e. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
(Moekijat : 1989, 53)
2.6 Keuntungan Buku Pedoman Kantor
Keuntungan buku pedoman kantor ( buku pedoman prosedur) adalah: a. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem. b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
c. Buku pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah) pengawasan. d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
(Moekijat : 1989, 54)
2.7 Kerugian Buku Pedoman Kantor
Kerugian buku pedoman kantor adalah:
a. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur tersebut ditulis (dicatat).
b. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering menjadi tidak berlaku lagi (out of date).
d. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai.
e. Banyak kantor berjalan lancar tanpa adanya buku prosedur tertulis.
(Moekijat : 1989, 54)
2.8 Teknik Membuat dan Memperbaiki Sistem Perkantoran
Teknik membuat dan memperbaiki sistem perkantoran adalah sebagai berikut:
a. Pelajari dan analisis secara terinci pekerjaan yang akan dilakukan (menggunakan bahan-bahan yang sesuai).
b. Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan mengingat tujuan kantor.
d. Pertimbangkan semua metode alternatif untuk pekerjaan lainnya.
e. Pilihlah metode yang terbaik untuk tiap pekerjaan dengan memperhatikan pengawasan, biaya, dan penyusunan tenaga kerja.
f. Tentukan standar pekerjaan yang adil bagi tiap pekerjaan untuk tujuan pengawasan dan penyusunan tenaga kerja.
g. Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan pekerjaan yang tepat untuk memberikan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
h. Rencanakan tata ruang kantor dengan memberikan arus pekerjaan. i. Latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru.
(Moekijat : 1989, 54-55)
2.9 Bagan Pekerjaan
Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan (menggambarkan) suatu sistem atau arus pekerjaan dan sebagainya dalam suatu cara yang sederhana, sehingga hal ini dapat dengan mudah dimengerti. Selanjutnya studi bagan pekerjaan menunjukkan dimana subjek memerlukan perbaikan.
a. Tujuan bagan analisis prosedur adalah untuk membuat ikhtisar tentang pelaksanaan yang berlainan, menganalisis macam pelaksanaan pekerjaan, memberikan urutan dan waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan dan tempat yang dilalui oleh dokumen. Bagan analisis prosedur merupakan bagan yang terpenting yang dipergunakan dalam analisis sistem dan menggunakan simbol studi pekerjaan yang berlainan.
b. Tujuan bagan arus prosedur adalah untuk menunjukkan bagaimana formulir-formulir perkantoran dan salinan-salinannya berpindah dari suatu bagian ke bagian yang lain.
c. Tujuan bagan distribusi pekerjaan adalah untuk nenunjukkan bagaimana bermacam-macam pekerjaan yang berlainan dibagikan diantara anggota-anggota tenaga kerja yang berlainan.
d. Tujuan bagan studi produksi adalah untuk menunjukkan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin tersebut.
e. Tujuan diagram gerakan adalah untuk menunjukkan bagaimana dokumen-dokumen berpindah atau bergerah dari sebuah meja ke sebuah meja yang lain pada rencana lantai kantor.
(Moekijat : 1989, 56)
BAB III
Pembahasan
CV. Hitana Abadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor, yakni di dalamnya melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu bangunan seperti perumahan Menteng Regency, Pakuwon Indah, Taman Pondok Jati, Pakuwon City, Delta Bromelia, dsb. Perusahaan ini terlelak di Jl. Klampis Semolo Timur No. 12 B – Surabaya. Untuk memenuhi permintaan tersebut, CV Hitana Abadi mempunyai prosedur pemesan yang harus dipenuhi. Apabila pemesanan tidak sesuai prosedur, barang yang sudah dipesan akan diambil kembali oleh pabrik. Perusahaan tidak bertanggung jawab atas resikonya karena hal tersebut merupakan tanggung jawab pihak pabrik.
Awalnya, prosedur pemesanan di perusahaan ini tidak tertulis. Namun, setelah adanya administrator baru dan perkembangan yang meningkat, CV Hitana lebih memperhatikan efektivitasnya. Salah satunya dengan menuliskan prosedur pemesanan. Prosedur pemesanan ini mempermudah koordinasi antar divisi untuk memenuhi pesanan meskipun beberapa karyawan merangkap 2 jabatan sekaligus. Selain itu, hal ini juga dapat mempermudah proses pemback-upan pesanan. Prosedur ini juga membantu dalam pembagian pekerjaan, mempermudah dalam pengawasan dan membantu proses latihan bagi pegawai baru.
3.1 ALUR PENGORDERAN MATERIAL
Keterangan
1. Konsumen memesan barang dan jasa ke CV Hitana Abadi
2. Perusahaan ini merencanakan design dan merk barang yang digunakan 3. Barang yang telah dipesan, dihitung secara keseluruhan
4. Setelah itu, barang dipesan dari toko dan pabrik 5. Setelah barang datang, proyek mulai dikerjakan.
6. Barang dihitung -> Saat barang dari pabrik dikirim ke proyek itu harus sesuai dengan hitungan perencanaannya. Tidak boleh ada yang kurang.
7. Diamankan -> barang proyek ditempatkan di tempat yang aman, karena sering kali barang proyek hilang. Hal ini disebabkan karena dalam 1 perumahan itu terdapat banyak kontraktor.
8. Surat jalan sebagai rincian barang apa saja yang dikirim ke proyek. Jika barang sudah diterima, surat jalan yang asli harus dikembalikan ke kantor untuk direkap barang apa saja yang sudah dikirim ke proyek.
9. Pembayaran : 25% saat barang di kirim. 50% saat kerangka jadi. 25% saat proyek selesai.
Kendala : Saat pengiriman material dari pabrik sering kali tidak ada yang menerima barang di proyek. Biasanya itu terjadi jika saat pengiriman material, pabrik tidak menghubungi pihak kantor sebelumnya dan bagian pengawas proyek sedang melakukan pengecekan proyek lain. Sehingga sering kali penerima barang adalah tukang, bukan pengawas.
3.2 ALUR KOORDINASI
Teknis / Pelaksanaan Survey Cek Lokasi dan Gambar
1. Kesalahan Gambar : Bagian perencanaan harus segera dipenuhi Paling lambat minggu I bulan Oktober
2. Perubahan Job desk
Penagihan :Mustakim dan wiwid
Proyek : Achmad( Stand by kantor jam 08.00 untuk bantu cek kebutuhan material)
3. LakukanCek lapangan Sebelum Kirim material
4. Penulisan Board untuk proyek dilakukan oleh Admin proyek mulai difungsikan pada bulan Oktober jika bagian perencanaan belum terisi 5. Jika tidak ada Helper maka digantikan sementara oleh :
Pak Sigit Pak Takim Pak Wiwid
6. Mobil pengiriman material harus siap muat pada jam 08.15 dan maksimal keberangkatan pada jam 09.00
7. Jika ada perubahan dalam proses kerja, maka pengiriman material sesuai perhitungan yang lama (jika urgent)
3.4 TARGET PERUSAHAAN
Atap dan Plafon : 1 Milyar per bulan Toko Material : 500 Juta per bulan
3.5 REWARD DAN PUNISHMENT
Reward : Jasa Produksi atau Bonus, berlaku secara team jika target perusahaan terpenuhi.
Punishment : Penalty atau hukuman atas kesalahan berlaku untuk setiap Kesalahan yang dilakukan perorangan, bukan secara team.
BAB 4
4.1 SIMPULAN
Prosedur perkantoran merupakan salah satu hal yang vital bagi perusahaan, karena prosedur perkantoran dapat mengurangi biaya pekerjaan kantor tanpa merugikan efektifitas pekerjaan serta dapat membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.
Seperti halnya dengan CV. Hitana Abadi yang bergerak di bidang kontraktor, yang melayani permintaan konsumen untuk mendesain dan membangun suatu bangunan seperti rumah, sekolah, laboratorium, dll. CV ini juga memiliki prosedur perkantoran dalam pelaksanaan pekerjaannya. Salah satu prosedur perkantoran pada CV. Hitana Abadi adalah prosedur pemesanan.
Pada awalnya, prosedur pemesanan di CV. Hitana Abadi ini tidak tertulis. Namun, setelah adanya administrator baru dan perkembangan yang meningkat, CV. Hitana Abadi lebih memperhatikan efektifitasnya. Salah satunya dengan menuliskan prosedur pemesanan. Karena CV. Hitana Abadi ini bergerak di bidang kontraktor maka prosedur pemesanan dianggap penting untuk kelancaran dalam proses pengorderan hingga pengiriman.
Beberapa alur prosedur pemesanan di CV. Hitana Abadi:
1. ALUR PENGORDERAN MATERIAL
4. TARGET PERUSAHAAN 5. REWARD dan PUNISHMENT Dengan adanya alur pada prosedur pemesanan ini dapat memudahkan dalam pembagian pekerjaan setiap divisi dan arus pekerjaan pada CV. Hitana Abadi menjadi lebih lancar.
Setelah CV. Hitana Abadi menuliskan prosedur pemesanan sebagai bagian dari prosedur perkantorannnya, koordinasi antar divisi untuk memenuhi pesanan menjadi lebih mudah. Selain itu, juga dapat mempermudah proses pemback-upan pesanan. Dan juga dengan adanya penulisan prosedur pemesanan ini dapat mempermudah dalam pengawasan dan membantu proses latihan bagi pegawai baru.
4.2 SARAN
Menurut kelompok kami, prosedur pemesanan sebagai bagian dari prosedur perkantoran CV. Hitana Abadi sudah baik, karena CV. Hitana Abadi sudah sangat memperhatikan keefektifitasan perusahaan. Hal itu terlihat pada alur prosedur pemesanan yang baik, mulai dari alur pengorderan material, alur koordinasi, solusi permasalahan, target perusahaan, reward dan punishment. Bagan alur prosedur pemesanan CV. Hitana Abadi juga ditulis dengan jelas agar dapat memudahkan karyawan atau pegawai baru dalam melaksanakan pekerjaannya. Prosedur pemesanan yang sudah baik ini perlu dipertahankan atau bila perlu dilakukan inovasi agar prosedur pemesanan dapat lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Moekijat. 1989. Administrasi Perkantoran. Bandung : Mandar Maju
