SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN LAMONGAN BERBASIS WEB
Ervina Yuniati Rokhmah1, Rizky Yuniar Hakkun, S.Kom 2, Kholid Fatoni, S.Kom 2
Mahasiswa Jurusan Teknik Informatika1 , Dosen Pembimbing 2
Politeknik Elektronika Negeri Surabaya Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus PENS-ITS Keputih Sukolilo Surabaya 60111 Telp (+62)31-5947280, 5946114, Fax. (+62)31-5946114
Email : phienuth@student.eepis-its.edu
Makalah Proyek Akhir
ABSTRAK
Pesatnya perkembangan teknologi informasi dalam dekade terakhir ini sangat berpengaruh terhadap berbagai aspek kehidupan di dunia pada umumnya dan Indonesia pada khususnya. Terutama kantor-kantor yang memiliki akses pengolahan data yang besar ,karena pengolahan data sudah tidak mungkin lagi menggunakan cara manual karena kurang efektif dan efisien. Begitu juga dengan dinas pendidikan kabupaten lamongan yang masih menggunakan aplikasi sederhana seperti excel yang di rasa kurang cepat. Untuk itu di buatlah sebuah sistem informasi kepegawaian yang bisa memudahkan kinerja dinas pendidikan Kabupaten Lamongan. Dengan penggunaan sistem informasi, dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian khususnya di dinas pendidikan kabupaten lamongan. Maka dihasilkan sebuah sistem informasi yang mudah, menarik, interaktif, cepat, memudahkan pekerjaan dan bermanfaat.
Kata Kunci : Sistem Informasi, kepegawaian
ABSTRACT
The rapid development of information technology in the last decade great influence on various aspects of life in the world in general and Indonesia in particular. Particularly the offices that have access to large data processing, because data processing is no longer possible to use the manual method because of less effective and efficient. Likewise with Lamongan district education offices that still use simple applications like excel faster which in a sense less. To make it in a personnel information system that can facilitate the performance of the education Lamongan. With the use of information systems, made possible the automation of work and service functions to achieve good service as required, including the automation in the handling of civil service system, especially in Lamongan district education offices. Then produced an information system that is easy, exciting, interactive, fast, easy and rewarding job.
I. PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Dewasa ini penerapan sistem informasi
pada suatu instansi pemerintah maupun swasta
sangat dibutuhkan karena perkembangan
teknologi yang sangat pesat menuntut suatu
instansi untuk memperoleh informasi yang
lebih cepat dan akurat. Sistem informasi yang
mendukung membuat kinerja suatu instansi
akan terlaksana dengan baik dan dapat
menangani berbagai pengolahan data dengan
menggunakan teknologi informasi.
Sistem Informasi dibuat untuk
mempermudah dalam pengelolaan dan
penyimpanan data maka dapat menghasilkan
suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya
sistem informasi yang tepat dan akurat dapat
mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak
diinginkan sehingga dapat meningkatkan
kinerja yang lebih efisien dan kecepatan
operasional instansi.
Dinas Pendidikan Kabupaten Lamongan
dibentuk dalam rangka meningkatkan
penyelenggaraan tugas dan fungsi pendidikan.
Dinas Pendidikan Kabupaten Lamongan
memiliki banyak data yang salah satunya yaitu
data kepegawaian yang perlu untuk disimpan
dan diolah. Apalagi di era pemerintahan
dengan konsep Good Governance ini
diperlukan adanya sistem yang mampu
mengakomodir kebutuhan akan pelayanan
yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit.
Dengan penggunaan sistem informasi,
dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan
dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan
pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan,
termasuk otomatisasi dalam penanganan
sistem kepegawaian Untuk itulah dibuat
system informasi kepegawaian ini sehingga
menghasilkan informasi yang berguna bagi
masyarakat
1.2 TUJUAN
Tujuan dari penulisan proyek akhir ini
adalah :
1. Meningkatkan kemampuan pengelolaan
data di bidang kepegawaian dinas
pendidikan kabupaten lamongan
sehingga dapat memudahkan kinerja
pegawai dinas pendidikan.
2. Membuat aplikasi kepegawaian yang
mudah di pahami dan
3. digunakan oleh pegawai dinas pendidikan
kabupaten lamongan.
1.3 PERMASALAHAN
Berdasarkan uraian pada latar belakang di
atas, maka didapatkan rumusan masalah, yaitu:
1. Bagaimana merancang dan membuat
sistem informasi kepegawaian berbasis
web yang sistematis, terstruktur dan
terarah sehingga dapat meningkatkan
kinerja yang lebih efisien dan kecepatan
operasional di dinas pendidikan
lamongan.
2. Bagaimana membuat sistem yang dapat
memberikan informasi data kepegawaian
secara cepat dan akurat
3. Bagaimana membuat sistem penggajian
yang cepat, detail, dan akurat.
1.4 BATASAN MASALAH
Sistem ini permasalahannya di batasi agar
kita terfokus dapat memberikan pelayanan
informasi dengan benar dan tepat sasaran.
Ruang lingkup permasalahan ini adalah
1. Mengolah informasi tentang data
pegawai PNS dan Non PNS.
2. Mengolah Informasi Tentang
Penggajian Pegawai.
3. Mengolah Informasi Tentang Mutasi,
Cuti dan Pensiun Pegawai
4. Mengolah informasi kepegawaian
sehingga dapat meningkatkan efisiensi
kerja bagian kepegawaian dan
kemudahan pelayanan informasi bagi
semua pihak yang berkepentingan.
1.5 METODE PENELITIAN
Metodologi yang digunakan dalam
penyelesaian proyek akhir ini meliput:
1. Studi Literatur
Mencari dan mempelajari berbagai
macam literatur ataupun sumber
informasi baik dari buku, artikel, jurnal,
majalah maupun dari situs internet yang
berhubungan dengan sistem yang akan
dibangun. Selain itu juga mengadakan
survei lapangan di Dinas Pendidikan
terkait sistem kepegawaian yang ada.
2. Perancangan Sistem
Merancang dan menyusun sistem
yang akan dibuat sesuai dengan
literatur-literatur yang telah dipelajari serta data
survey lapangan yang telah diperoleh.
3. Pembuatan dan Implementasi Sistem
Membuat atau
mengimplementasikan sistem yang telah
selesai dirancang.
4. Pengujian dan Analisa
Setelah selesai membuat dan
implementasi sistem selanjutnya
melakukan pengujian dan analisa proyek
akhir.
5. Penyusunan Laporan
Tahap terakhir dari proyek akhir ini
adalah menyusun laporan selama
mengerjakan proyek akhir tersebut sesuai
dengan tahap-tahap diatas
II. PERANCANGAN SISTEM
2.1 PENGUMPULAN DATA
Dalam pengumpulan data, Informasi
umum mengenai kepegawaian diperoleh
dari institusi terkait yaitu Dinas Pendidikan
Kabupaten Lamongan. Data-data yang
dibutuhkan meliputi :
1. Data Pegawai
2. Data Keluarga Pegawai
3. Data Anak Pegawai
4. Data Riwayat Pendidikan Pegawai
5. Data Riwayat Pekerjaan Pegawai
6. Data Riwayat Pelatihan Pegawai
7. Data Riwayat Seminar Pegawai
8. Data Riwayat Kepangkatan Pegawai
9. Data Riwayat Jabatan Pegawai
10. Data Gaji Pegawai
11. Data Mutasi Pegawai
12. Data Pensiun Pegawai
13. Data Cuti Pegawai
14. Form Pengajuan Cuti
15. Form Pengajuan Pensiun
16. Form Slip Gaji
2.2 PERANCANGAN PROSES
Perancangan proses akan
menjelaskan bagaimana sistem bekerja
untuk mengolah data input menjadi data
output dengan fungsi-fungsi yang telah
direncanakan.
2.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram merupakan aliran
dari sistem SIM Kepegawaian yang
dibuat. Dimana proses dimulai dari yang
bersifat global sampai ke aliran
Flow Diagram (DFD)adalah suatu grafik
yang menjelaskan sebuah sistem dengan
menggunakan bentuk-bentuk atau simbol
untuk menggambarkan aliran data dari
proses-proses yang saling berhubungan.
DFD menggambarkan input, process, dan
output yang terjadi dalam suatu sistem.
DFD juga menggambarkan aliran data
dalam sebuah sistem.
DFD mempunyai level-level mulai
dari yang terkecil, yaitu level 0 atau
sering disebut dengan Context Diagram.
Pada DFD level 0 ini
menggambarkan sistem secara
keseleruhan dan hanya mempunyai satu
proses saja untuk menggambarkan sistem
secara global. Untuk desain DFD level 0
dari sistem ini adalah sebagai berikut
Laporan Cuti Data Mutasi
Laporan Mutasi
Laporan Data Pegaw ai Rekap Gaji Laporan Cuti Laporan Pensiun Laporan Mutasi Cuti Data Pensiun
Laporan Gaji Pegaw ai Data Gaji Pegaw ai Informasi Data Pegaw ai Berkas Data Pegaw ai
0 SIM Kepegaw aian
Dispendik+
Pegaw ai Bendahara
Gaji
Bag Kepegaw aian
Kepala Dinas
2.2.2 Penyusunan Database
Basis Data merupakan suatu media
penyimpanan yang digunakan untuk
menyimpan data-data penunjang sebagai
inputan sistem dan kemudian diolah menjadi
data output sistem. Basis Data yang dibuat
pada proyek akhir ini menggunakan MySQL.
Di bawah ini adalah tahap-tahap penyusunan
basis data yang digunakan:
2.2.2.1 Pembuatan Tabel.
Tabel – table nya adalah sebagaii berikut:
1. Tabel Pegawai
2. Tabel Jabatan
3. Tabel Pangkat
4. Tabel Anak
5. Tabel Keluarga
6. Tabel Riwayat Pendidikan
7. Tabel Riwayat Pekerjaan
8. Tabel Riwayat Pelatihan
9. Tabel Riwayat Seminar
10. Tabel Riwayat Pangkat
11. Tabel Riwayat Jabatan
12. Tabel Cuti
13. Tabel Mutasi
14. Tabel Pensiun
15. Tabel Mutasi
16. Tabel Master Gaji
17. Tabel Gaji
2.2.2.2 Relasi Antar Tabel
Setelah tabel dibuat, maka tabel-tabel
tersebut akan direlasikan.
KD_JABATAN = KD_JABATAN NIP = NIP NIP = NIP NIP = NIP
NIP = NIP NIP = NIP
KD_MASTER = KD_MASTER KD_PANGKAT = KD_PANGKAT KD_PANGKAT = KD_PANGKAT NIP = NIP
KD_PANGKAT = KD_PANGKAT
KD_JABATAN = KD_JABATAN NIP = NIP NIP = NIP
NIP = NIP
NIP = NIP
NIP = NIP
NIP = NIP PEGA WA I
NIP integer NAMA varchar(30) KELA MIN varchar(15) STA TUS varchar(15) GOL_DA RA H varchar(5) GELA R_DEPAN varchar(10) GELA R_BELAKA NG varchar(10) A GA MA varchar(15) TMP_LA HIR varchar(15) TGL_LA HIR varchar(15) KTP varchar(15) TASPEN varchar(15) STA TUS_PEGA WA I varchar(10) A LA MA T varchar(50) TELP_RMH varchar(15) HP varchar(15) NOREK varchar(20) NAMA_BANK varchar(20) FOTO long binary TGL_PENGISIAN varchar(15) KD_JABATA N integer
RIWA YA T_KERJA NIP integer INSTANSI varchar(20) TAHUN_MA SUK varchar(10) TAHUN_KELUA R varchar(10) PEKERJA AN varchar(20) MASIH_A KTIF varchar(10) DATA_A NA K
NIP integer NAMA_A NA K varchar(30) TMPLHR_ANAK varchar(20) TGLLHR_ANAK varchar(20) STA TUS_A NAK varchar(20) A NA K_KE varchar(20) KD_A NA K integer
JNS_KELAMIN varchar(20) RIWA YA T_PENDIDIKAN NIP integer TNGKT_PENDIDIKAN varchar(10) TMPT_PENDIDIKA N varchar(35) JURUSA N varchar(30) TGL_IJA ZA H varchar(20) TAHUN_MA SUK varchar(10) TAHUN_LULUS varchar(10) GAJI NIP integer KD_MASTER integer TUNJ_KELUA RGA numeric(15) TUNJ_A NAK numeric(15) TUNJ_FUNGSIONAL numeric(15) TUNJ_BERA S numeric(15) PPH21 numeric(15) POT_BERAS numeric(15) POT_PPH numeric(15) POT_IWP numeric(15) IURA N_DHA RWA numeric(15) IURA N_DANSOS numeric(15) IURA N_KORPRI numeric(15) IURA N_KOPERA SI numeric(15) GAJI_BERSIH numeric(15) BULA N varchar(20) TAHUN varchar(20) TUNJ_UMUM numeric(15) POT_PERUM numeric(15)
PANGKA T KD_PANGKA T integer NAMA_PANGKA T varchar(20) GOLONGAN varchar(20)
JABA TA N KD_JABATA N integer NAMA_JABA TA N varchar(20) DATA_KELUARGA
NIP integer NAMA_A YA H varchar(20) NAMA_IBU varchar(20) NAMA_SUA MI_ISTRI varchar(20) PEKERJA AN_SUATRI varchar(20) KD_KELUARGA integer
RIWA YA T_KEPA NGKA TAN NIP integer KD_PANGKA T integer TGL_MULA IPNGKT varchar(15) TMT_PA NGKAT varchar(15) PEJA BA T_BERWENANG varchar(25) NO_SK varchar(20) TGL_SK varchar(15)
RIWA YA T_JABA TA N NIP integer KD_JABATA N integer KD_PANGKA T integer TMT_JA BATAN varchar(20) TGL_AKHIRJBA TAN varchar(15) PJBT_BERWENA NG varchar(20) NOSK_JABA TA N varchar(20) TGLSK_JABATA N varchar(15)
MASTER_GA JI KD_MASTER integer KD_PANGKA T integer GAJI_POKOK numeric(15) MASA_KERJA varchar(10) RIWA YA T_PELA TIHAN
KD_PELA TIHAN integer NIP integer NAMA_PELA TIHAN varchar(25) TGL_MULA I date TGL_AKHIR date NO_SERTIFIKAT char(15) TEMPAT varchar(20) KETERA NGA N varchar(25)
RIWA YA T_SEMINA R KD_SEMINA R integer NIP integer NAMA_SEMINA R varchar(50) PERA NA N varchar(30) TGL_SEMINA R date PENY ELENGGA RA varchar(20) TEMPAT varchar(20) KETERA NGA N varchar(25)
MUTASI NO_MUTASI integer NIP integer UNKER_LAMA varchar(50) UNKER_BA RU varchar(50) JABA TA N_BARU varchar(20) KET varchar(40) TMT_MUTA SI varchar(30)
PENSIUN NO_PENSIUN integer NIP integer KET varchar(40) TMT_PENSIUN varchar(50) CUTI NO_CUTI integer NIP integer JENIS_CUTI varchar(20) KETERA NGA N varchar(25) TGL_MULA I date TGL_SELESAI date LAMA varchar(20) STA TUS_CUTI varchar(20)
III UJI COBA DAN ANALISA
3.1 Hasil Pengujian
Untuk mulai menjalankan aplikasi sistem
informasi kepegawaian ini, ketikkan alamat
URL di web browser Mozilla atau opera atau
bisa juga dengan internet expoler sebagai
Jika setelah mengakses halaman tersebut
didapatkan tampilan halaman utama, maka kita
dapat memulai pengujian baik sistem user atau
[image:5.595.89.282.138.349.2]sistem admin yang kita inginkan:
Gambar 3.1 Halaman Utama Sistem Informasi
Kepegawaian Dispendikla
Pilih menu kepegawaian, setelah itu akan
[image:5.595.91.283.407.542.2]tampil halaman login.
Gambar 3.2 Halaman Login
Ketikan username “admin” n password
“admin” untuk masuk ke menu utama halaman
admin.
Gambar 3.3 Menu Utama Admin
3.2 Hasil Analisa
Dari hasil pengujian terhadap sistem
aplikasi yang telah penulis bangun mengenai
software simpeg diatas dapat diketahui dan
dianalisa bahwa simpeg memiliki beberapa
fungsi diantaranya :
1. Memberikan informasi data kepegawaian
bagi pengguna internal. Pengguna
internal disini adalah Pegawai Dinas
Pendidikan dan Staf Administrasi
kepegawaian Dinas Pendidikan
Kabupaten Lamongan.
2. Memberikan kemudahan kepada semua
pihak di Dinas Pendidikan Kabupaten
Lamongan untuk mencari data
kepegawaian atau pelatihan – pelatihan
dan seminar - seminar yang pernah
diikuti secara terstruktur dan
terklasifikasi sesuai kebutuhan yang
diinginkan.
3. Sistem ini memberikan fasilitas khusus
kepada semua pegawai untuk melihat
profil pendidikan, keluarga, pelatihan,
detail jabatan agar dapat diakses oleh
pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten
Lamongan.
4. Sistem ini memberikan fasilitas khusus
kepada semua pegawai untuk
mengajukan cuti dan mencetak form
pengajuan cuti serta form pengajuan
pensiun.
5. Administrator memiliki fungsi untuk
memasukkan semua data master ataupun
data pendukung dan memanajemen data
tersebut dari simpeg untuk kemudian
disimpan ke database.
6. Bendahara mempunyai kewenangan
untuk menginputkan gaji pegawai.
7. Tiap pegawai memiliki user dan
[image:5.595.89.281.621.745.2]dan profil pendidikan, pekerjaan, anak,
keluarga, pelatihan, detail jabatan dan
lain – lain serta dapat melihat gaji tanpa
bisa melihat gaji pegawai yang lain
IV KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dengan dibangunnya Sistem Informasi
kepegawaian dapat menangani masalah bagi
instansi terkait dalam hal ini Dinas Pendidikan
Kabupaten Lamongan.
Adapun penanganan masalahnya adalah
sebagai berikut :
a. Dari hasil quesioner untuk pengukuran
tingkat kemudahan vote tertinggi
mencapai 60%, Dari persentase tersebut
dapatdisimpulkan bahwa aplikasi ini
mudah di gunakan.
b. Dari hasil questioner untuk pengukuran
tingkat kemenarikan tampilan vote
tertinggi mencapai 88% , Dari
persentase tersebut dapat di simpulkan
bahwa aplikasi ini memiliki tampilan
cukup .
c. Dari hasil quesioner untuk pengukuran
tingkat interaktifitas vote tertinggi
mencapai 72%, Dari persentase tersebut
dapat di simpulkan bahwa aplikasi ini
memiliki interaktifitas yang cukup.
d. Dari hasil quesioner untuk pengukuran
tingkat kecepatan vote tertinggi
mencapai 80% , Dari persentase
tersebut dapat di simpulkan bahwa
aplikasi ini memiliki kecepatan yang
cukup.
e. Aplikasi ini bermanfaat dan dapat
memudahkan kinerja sebanyak 44%.
5.2 Saran
Setiap hasil karya tentunya masih jauh
dari sempurna dan masih ada hal-hal yang
perlu dikembangkan. Berdasarkan pengamatan
lebih lanjut, terdapat beberapa yang masih
terbuka untuk dapat diteliti antara lain dalam
sistem informasi kepegawaian ini masih sangat
terbatas pada data pegawai, pengajuan cuti dan
gaji saja, untuk itu penulis berharap di masa
yang akan datang ada yang menyempurnakan
sistem informasi kepegawaian ini, sehingga
menjadi sebuah sistem informasi kepegawaian
yang terintegrasi dan benar-benar dapat
diimplementasi-kan di Dinas Pendidikan
Kabupaten Lamongan.
V. DAFTAR PUSTAKA
Bakken, Stig Seather, PHP Manual, PHP
Documentation Group, 2003
Didik Dwi Prasetyo, Belajar sendiri tanpa
guru PHP dan MySQL, Yogyakarta, Elex
Media Komputindo.
Sutarman, Pemrograman Web PHP dan
MySQL, Yogyakarta, Graha Ilmu.
Prasetyo, Eko, Pemrograman Web PHP &
MySQL untuk Sistem Informasi Perpustakaan,
Yogyakarta, Graha Ilmu, 2008
Andi, Membuat Aplikasi Database Karyawan
Online Berbasis WEB dengan PHP dan
MySQL, Madiun, 2005
