TUGAS AKHIR
PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN
KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
MONICA OLIVIA HUTAPEA 092103043
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : MONICA OLIVIA HUTAPEA NIM : 092103043
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Oktober 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea S, SE, MM) NIP. 1974102 200003 2 003
Tanggal : Oktober 2013 DEKAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MONICA OLIVIA HUTAPEA NIM : 092103043
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Oktober 2013 Menyetujui
Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang telah
banyak memberikan berkat dan sukacita sehingga Penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Dalam proses Penulisan hingga penyelesaian tugas akhir ini, Penulis
menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak akan dapat terselesaikan tanpa bimbingan,
dukungan semangat serta kasih sayang dari berbagai pihak yang bersifat moril dan
materil. Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati Penulis ingin
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara.
3. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena.L .L Sibarani, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang
dengan sabar memberikan waktu, tenaga, arahan dan bimbingan kepada
5. Bapak Maslan, SE selaku Kepala Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara yang telah menjadi supervisi dalam Penulisan
Tugas Akhir ini beserta staff pegawainya Bapak Djumono,Ibu Sri
Nilawati, Tugino dan Kakak Safia Dhany.
6. Buat Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik Penulis selama
perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
7. Teristimewa untuk kedua orangtua ku tersayang, Papaku yang selalu luar
biasa mendukungku Parulian Hutapea,SH dan Mama cantik tercinta Frida
Hasibuan yang tak henti berjuang mengasuh, membesarkan dan
memberikan banyak dukungan motivasi serta kasih sayang sehingga
Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik. Penulis juga
tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada adik-adikku tersayang Yosie
Maria Verisa Hutapea dan Yohannes Gilbert Hutapea, kiranya Tuhan
Yesus memberkati keluarga kita di dalam kasih. Terima kasih pula kepada
seluruh keluarga besar dan dua saudaraku adik Enzelia Nelly Fransisca
Simamora dan adik Kevin Valencia Simamora yang selalu memberikan
banyak dukungan motivasi, bantuan serta kasih sayang.
8. Sahabat-sahabat terbaik yang selalu menemani Penulis, Maria
Manurung,S.K.M dan Kartika Bellina,A.Mkeb. Semoga masa depan dan
persahabatan kita selalu diberkati oleh Tuhan. Penulis juga mengucapkan
terima kasih kepada Jonalsal Sipayung yang selalu dengan sabar dan tulus
lupa juga kepada Sarly ‘Ciebhy’ Monica Siregar yang sudah menjadi
sosok kakak yang baik, dewasa dan memberikan banyak keceriaan dalam
hari-hari Penulis.
9. Terima kasih juga Penulis ucapkan buat semua teman-teman dari D-III
Kesekretariatan yang telah banyak membantu Penulis selama masa
perkuliahan dan penulisan Tugas Akhir ini, terkhusus untuk Susanti
Berliana Siagian,A.Md yang sudah setia membantu dan memberi
dukungan semangat yang luar biasa selama Penulisan Tugas Akhir ini
kepada Penulis.
10.Buat seluruh rekan kerja para karyawan di PT. Matahari Departemen
Store, Bapak Toni Patikawa selaku supervisor youth world, Bang Masdin
Gultom selaku koordinator senior youth world yang sudah dengan sabar
memberikan banyak ilmu, arahan rohani dan izin cabut kerja untuk kuliah
kepada Penulis (Tuhan memberkati ya bang…semoga Tuhan cepat
menjawab doa dan kerinduan abang atas sosok anak di dalam keluarga…),
kepada rekan kerja seperjuangan Melysa Angelina, Frentika Maria dan
teman-teman lainnya.
11.Buat adik-adik dari GT’C dan teman-teman yang meramaikan rumah
mawar : Aristha Herdanik Panjaitan, Lindsay Rumapea, Maristha Gebitha
dan Nancy Kurniati “si kembar” yang telah menjadi saudara baru bagi
Penulis, Jeanne Caroline Tambunan dan Friska Elisabeth Ginting yang
menjadi sobat terbaik bagi Penulis dari SMA hingga saat ini. Penulis
12.Buat teman-teman dalam wadah pelayanan GMKI di komisariat
FEDITA-USU, terkhusus kepada kakanda Afdunan Gultom,A.Md yang telah
banyak mengajarkan Penulis tentang kasih dan dengan sabar mendoakan
Penulis selama masa perkuliahan (Tuhan berkati kehidupanmu
selamanya,bang..) , buat Daniel Robert Sinaga,A.Md, adik Novelin
Sinulingga dan teman-teman lainnya yang telah menemani Penulis selama
pelayanan.
13.Untuk semua keluarga dan orang-orang yang selalu mendoakan, memberi
bimbingan dan dukungan kepada Penulis yang tidak bisa disebutkan satu
persatu.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan
masih terdapat kekurangan-kekurangan akibat keterbatasan yang Penulis miliki.
Dengan segala kerendahan hati Penulis menerima masukan berupa kritikan dan
saran yang bersifat konstruktif. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembaca.
Medan, Oktober 2013
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ……… i
DAFTAR ISI ……….... v
DAFTAR TABEL………..……… viii
DAFTAR GAMBAR………... ix
BAB I PENDAHULUAN……… 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Permasalahan ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Jadwal Kegiatan... 4
F. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 7
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7
B. Jenis Usaha / Kegiatan ... 10
C. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 10
D. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ………..…………. 15
F. Kinerja Usaha Terkini ... 17
G. Rencana Kegiatan ... 18
BAB III PEMBAHASAN ... 21
A. Pengertian Administrasi Perkantoran ... 21
B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran ... 23
1. Peranan Administrasi Perkantoran ... 23
2. Tujuan Administrasi Perkantoran ... 24
C. Sistem Perkantoran ... 25
1. Karateristik Sistem ... 25
2. Unsur Sistem ... 26
3. Jenis Sistem ... 27
D. Kontrol Perkantoran ... 28
1. Sistem dan Sasaran Kontrol ... 28
2. Perancangan dan Pengendalian Formulir ... 31
E. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor ... 32
F. Pengertian Kelancaran Pekerjaan ... 36
G. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Kepegawaian ... 37
1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar serta Pencatatan pada Buku Agenda ... 38
2. Absensi Pegawai ... 39
3. Penyimpanan Dokumen Data Diri Pegawai dan Dosen ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 41
A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan...………5
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ... 12
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta tidak terlepas
dari berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Oleh sebab
itu, agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi
perkantoran yang baik.
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
penanganan informasi yang diperlukan oleh pimpinan dalam proses pengambilan
keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga
administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk
seluruh unit yang ada didalam organisasi. Menurut Dra. Suparjati, administrasi
perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan
kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan penting dicatat
supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan kearsipan.
21.56 wib.
Dengan demikian, pada pokoknya administrasi perkantoran mencakup
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi,
sesuatu hal di dalam organisasi. (The Liang Gie, 2009:4)
Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang
berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran
merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab
segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus
berhubungan dengan administrasi. Aktivitas administrasi perkantoran meliputi
kegiatan seperti : menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
menyimpan keterangan secara tertulis, pelayanan tamu, pelayanan telepon,
pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Berdasarkan defenisi tersebut maka dapat diketahui bahwa administrasi
perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu organisasi,
dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh
administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan
penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa
jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa
dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu
Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor.
Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran
pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Materi
penelitian yaitu mengenai pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di
bagian kepegawaian yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri.
pelaksanaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran
pekerjaan kantor lainnya.
Sehubungan dengan hal di atas maka penulis memilih judul “PERANAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR
PEKERJAAN PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
B.Permasalahan
Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah:
“Bagaimanakah Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar
Pekerjaan Pada bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara?”
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan administrasi perkantoran
bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam
memperlancar pekerjaan kantor.
D.Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara
teoritis maupun aplikasi.
b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran dalam
memperlancar pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi Instansi
a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan
dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang.
b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan maupun
pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini.
3. Bagi Peneliti yang akan datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan
administrasi bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
E.Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Sumber : Penulis (2013)
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang : latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, serta memaparkan rencana
penulisan yang terdiri dari jadwal kegiatan / penelitian dan Sistematika Penulisan. N
O
KEGIATAN September
Minggu ke 1
Minggu ke 2
Minggu ke 3
Minggu ke 4 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
BAB II: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi dan personalia, Job Description, kinerja usaha terkini dan
rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai : pengertian administrasi
perkantoran, peranan dan tujuan administrasi perkantoran, sistem perkantoran,
kontrol perkantoran, jenis pekerjaan kantor, pengertian kelancaran pekerjaan, serta
pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas mengenai kesimpulan dan saran tentang Administrasi Perkantoran
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera
Utara (USU) dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai
fakultas pertama. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali
didirikan oleh Yayasan Universitas Sumatera Utara (USU) berlokasi di Kutaraja (
Sekarang Kota Banda Aceh ) pada tahun 1959.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala. Namun pada tahun
1961 Universitas Sumatera Utara (USU) membuka kembali Fakultas Ekonomi di
Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi
RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku terhitung mulai 1
Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut , maka tanggal 24 November
diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11
November 2003. Universitas Sumatera Utara menjadi Badan Hukum Milik
Negara (BHMN) dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat
USU menjadi PT BHMN. Sejak saat itu terjadilah perubahan nama jurusan yang
ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen. Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengabdian Penelitian, dan
3. Pengabdian kepada Masyarakat
Dengan demikian, diharapkan para lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi dan Personalia Fakultas Ekonomi Universita Sumatera Utara
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan
tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai
mengetahui tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut
dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik.
Agar hal tersebut tercapai hendaknya pegawai ditempatkan pada bagian yang
sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
---
[image:24.595.64.564.134.498.2]
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas(2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Dewan Pertimbangan Fakultas Dekan dan Pembantu Dekan Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris
Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel Ketua Program Studi Intra Departemen Ketua Program Studi Inter Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Fakultas Kepala Sub Bagian
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Anggota : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec
Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, M.S.
Prof. Dr. Ramli, M.S.
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E.
Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D
Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS
Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
Drs. Firman Syarif, M.Si
Dr. Murni Daulay, M.Si
PROGRAM STRATA-1 Departemen Manajemen
Ketua : Dr.Isfenti Sadalia , SE ,ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.si
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE,Ak,MAFIS,CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM,Ak
PROGRAM DIPLOMA III Program Studi Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si
Program Studi Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Program Studi Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si,Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si,AK
BAGIAN TATA USAHA
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh,SH,CN
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, MSi
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE,MSi
Kasub. Perlengkapan : Sodali,SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
BAGIAN PERPUSTAKAAN
Kepala Perpustakaan : Mylita, SE
D. Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU ini
terdiri dari Kasubag Kepegawaian yang dijabat oleh Bapak Maslan, SE dan
pegawainya yang terdiri dari Djumono, Sri Nilawati, Tugino dan Safia Dhany.
Struktur organisasi dari Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas(2013) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara DEKAN
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec.Ac,Ak
NIP. 19560407 198002 1 001
PUDEK III
Ami Dilham, SE, MSi
NIP. 19670607 199303 1 002 PUDEK II
Drs.Arifin Lubis,MM,Ak
NIP. 19560101 198203 1 005 PUDEK I
Fahmi N Nasution SE,M.Acc,Ak
NIP. 19750408 200212 1 002
KEPALA BAGIAN
TATA USAHA
Ridwan Saleh SH CH
E. Job Description Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi USU
Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan di bidang
SDM dan segala administrasi yang berkaitan dengan SDM tersebut. Berikut ini
adalah Job Description di Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan dan dibutuhkan waktu untuk mencapai itu semua.
Begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus
mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang
tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja.
Untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan
tepat. Jadi, kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas adalah :
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa,
melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang
ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
serta kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga
terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan
sumber daya manusia yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari besar keagamaan ( misalnya: natal, paskah. idul fitri, isr’a mi’raj,
dan lain lain ) sehingga para civitas akademik selalu memiliki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan.
c. Penyusunan kartu rencana studi (KRS) dan kartu hasil studi (KHS) semester
ganjil/genap.
d. Pelaksanaan wisuda mahasiswa.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil
studi, jadwal kuliah, jadwal ujian tengah semester, dan jadwal ujian semester
yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa dan dosen, departemen dan ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach,
workshop, seminar, dan loka karya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
10.Memberi dorongan kepada dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di luar negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan
pimpinan fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14.Departemen menyiapkan laporan evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+ ministrare. Ad
yang memiliki arti intensif, sedangkan kata ministrare artinya to serve adalah
melayani atau membantu. Istilah administrasi sering diartikan sebagai tata usaha
(office work) yang intinya adalah tugas pelayanan. Sebagian besar literatur
menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran untuk
menyebut administrasi.
2013 pukul 22.13 wib.
Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni dalam arti
luas dan sempit. Menurut The Liang Gie “Administrasi secara luas adalah
serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”. Maka dapat disimpulkan bahwa
administrasi secara luas pada dasarnya mengandung unsur pokok yang sama yaitu
adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Soewarno Handayaningrat
mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa
Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan”. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti
surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang
dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh
informasi kembali jika dibutuhkan. Sondang P. Siagian mengemukakan
“Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya”. Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil
kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui
kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan
untuk mencapai tujuan. Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan
dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi
pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama.
Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian administrasi perkantoran,
penulis menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain :
a. Evans (The Liang Gie, 2009:2) berpendapat, kita dapat mendefenisikan
Administrasi Perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen
dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai
pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.
b. Terry (Sukoco, 2007:3), Administrasi Perkantoran adalah perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang
Dengan demikian, dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil
kesimpulan bahwa administrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan
organisasi untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap
pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Administrasi perkantoran meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah
satu unsur yang telah menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap tujuan
organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai (The Liang Gie, 2002:61).
B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran 1. Peranan Administrasi Perkantoran
Pekerjaan kantor meliputi kegiatan pengumpulan data dan pencatatan.
Berikut adalah peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan, yaitu :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna membantu pelaksanaan
pekerjaan pokok untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operasional
dengan menyediakan berbagai informasi yang dibutuhkan pimpinan.
Keterangan ini memudahkan tercapainya tujuan yang di inginkan, atau
memungkinkan penyelesaian pekerjaan operasional yang bersangkutan
secara lebih baik.
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk mengambil
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi
Peranan administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan
yang diperlukan.
3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai
suatu keseluruhan.
Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai peran
dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam
keseluruhannya. (The Liang Gie, 2009:20)
2. Tujuan Administrasi Perkantoran
Tujuan dari proses manajemen perkantoran menurut GR.Terry seperti
yang dikutip dari
pakai dengan ciri : lengkap, relevan dengan kegunaannya, tidak terlambat (up to
date), akurat, serta dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Lebih jelasnya,
tujuan administrasi perkantoran bagi organisasi adalah :
1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan biaya yang
terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi
pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja.
C. Sistem Perkantoran
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi
beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau
teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa organisasi
sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem
(metode atau prosedur maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem
organisasi yang digunakan. (Sukoco, 2007:31)
Seorang ahli Inggris bernama Denyer dalam The Liang Gie (2009:26)
memberikan defenisi sistem perkantoran sebagai berikut : “Dapatlah dikatakan
bahwa suatu sistem perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam suatu
kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur penjualan, dan
sebagainya) yang berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan
(metode) maupun dengan di mana dan bilamana dilaksanakan.”
1. Karateristik Sistem
McLeod dan Shell memaparkan dalam Sukoco (2007:32), bahwa sebuah
sistem perkantoran yang baik memiliki karateristik sebagai berikut :
a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih
mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama
c. Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada
bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan
mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada.
d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
e. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih
mudah dipahami dan dilaksanakan.
f. Pemanfaaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan
baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi
dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
2. Unsur Sistem
Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut:
a. Input. Aliran sistem dimulai dari input dari beberapa jenis sumber daya. Di
dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi
dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi.
b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan
dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur
dalam sistem.
c. Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara
elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai
d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem,
karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan
memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.
e. Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga
memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah
kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi
eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang
berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan pertimbangan
moral.
3. Jenis Sistem
Menurut Martin, dkk dalam Sukoco (2007:35) pada organisasi idealnya
harus terdapat 4 (empat) jenis sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan
organisasi yang berbeda. Sistem tersebut antara lain:
a. Sistem pada tingkatan operasional, yaitu: informasi yang memonitor tiap
aktivitas administrasi di kantor dan diharapkan dapat menjawab
pertanyaan rutin.
b. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran), yaitu: sistem informasi yang
mendukung pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai teknis maupun
pegawai administrasi.
c. Sistem pada tingkatan manajemen, yaitu: sistem informasi yang
mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengawasan dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh atasan atau
d. Sistem pada tingkatan strategis, yaitu: sistem informasi yang mendukung
aktivitas jangka panjang (strategis) yang dilakukan manajer senior. Sistem
ini ditujukan untuk menangani masalah yang tidak rutin terjadi dan
membutuhkan pertimbangan, evaluasi dan solusi yang tidak normal.
D. Kontrol Perkantoran
1. Sistem dan Sasaran Kontrol
Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apapun yang sebaik-baiknya
tentu perlu dilakukan perencanaan pengontrolan. Perencanaan dan pengontrolan
merupakan 2 bagian dari sesuatu proses penyelenggaraan untuk mencapai tujuan
tertentu. Perencanaan menjadi taraf permulaan dari proses kontrol perkantoran
dan mengandung aktivitas-aktivitas melihat ke depan, memikirkan jauh
sebelumnya, dan menggambarkan lebih dulu sebagai landasan untuk pelaksanaan
kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan pengontrolan dan
tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses penyelenggaraan.
Menurut Brech dalam The Liang Gie (2009:154), kontrol adalah kegiatan
mencocokkan pelaksanaan tugas yang baru berjalan terhadap ukuran baku yang
telah ditetapkan sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk
menjamin tercapainya kemajuan yang cukup dan pelaksanaan tugas yang
memuaskan, juga “mencatat” pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan
rencana-rencana yang telah ditetapkan sebagai suatu petunjuk bagi
Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa,
mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai
dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan
tidaklah semata-mata dimaksudkan untuk menemukan dan membetulkan
kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinya
kekeliruan-kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindari
sebelum terlambat (The Liang Gie, 2009:153).
Langkah-langkah yang sering berlangsung dalam pengontrolan adalah
sebagai berikut:
1. Penentuan standar atau ukuran yang baku yang akan menjadi patokan.
2. Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatanya
dijalankan (hasil kegiatan-kegiatan tersebut)
3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil-hasilnya
dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan
atau perbedaan yang terjadi.
4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi agar
semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan yang telah ditentukan. (The
Liang Gie, 2009:154)
Brech juga mengemukakan bahan-bahan dan metode-metode untuk
menjalankan pengontrolan antara lain adalah:
a. Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau tulisan
b. Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja, jadwal kegiatan
bahan kemajuan pekerjaan, ataupun grafik lainnya.
c. Survey atau inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan dijalankan.
d. Wawancara dengan pelaksana-pelaksana tugas yang bersangkutan. (The
Liang Gie, 2009:153)
Dalam tatausaha sebagai suatu bidang kerja perlu dilakukan pengontrolan.
Pengontrolan harus dijalankan dalam setiap organisasi, karena apabila tidak
dilakukan pengontrolan dapat mengakibatkan kerugian-kerugian yang cukup
parah. (The Liang Gie, 2009:155)
Untuk menjalankan tatausaha agar terlaksana secara baik dan hemat, setiap
organisasi harus mempunyai manajer kantor yang benar-benar cakap. Pemimpin
kantor mempunyai kewajiban untuk mengontrol segenap aktivitas tatausaha.
Menurut William Henry Leffingwell terdapat 12 tindakan kontrol yang
idealnya dijalankan oleh para manajer kantor, yaitu:
1. Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerjaan setiap hari secara
tertulis.
2. Mengusahakan agar pekerjaan dimulai pada waktu yang telah ditentukan.
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan.
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan.
5. Mengatur jumlah tenaga pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan
pekerjaan.
6. Memeriksa jumlah hasil tenaga pekerjaan setiap hari.
8. Memeriksa petunjuk-petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi
pelaksanaan sesuatu pekerjaan.
9. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu
seminggu.
10. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap pemeliharaan
alat-alat kantor.
11. Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan warkat dan
arsip.
12. Berusaha mengenal bawahannya.
Dengan menjalankan 12 (dua belas) tindakan kontrol tersebut, seorang
pimpinan kantor dapat menjuruskan kerja ketatausahaan dalam organisasinya ke
arah tujuan yang telah direncanakannya (The Liang Gie, 2009:156).
2. Perancangan dan Pengendalian Formulir
Aktivitas-aktivitas ketatausahaan menghimpun, mencatat, mengirim, atau
menyimpan berbagai informasi dalam kantor untuk sebagian besar
mempergunakan formulir (form). Menurut ahli perancang formulir B. Kronval,
formulir adalah selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut suatu ukuran
tertentu dimana akan dibuat pencatatan-pencatatan dan biasanya dicetak dengan
garis-garis, tulisan, tanda-tanda, dan hal lain yang umum atau sering berulang
kembali dalam peristiwa-peristiwa yang berlain-lainan yang memerlukannya,
sedangkan apa yang bersangkutan dengan peristiwa dinyatakan dengan jalan
Menurut Littlefield dkk dalam The Liang Gie (2009:163), adapun
kegunaan yang diberikan oleh formulir adalah sebagai berikut:
1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus dihimpun dan
disampaikan.
2. Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap butir
keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan pencatatan,
pengolahan, dan penunjukan data.
3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali informasi
yang bersifat pengulangan atau baku.
4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran ganda,
karena secara luas dapat menyederhanakan prosedur-prosedur.
5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat dan
memudahkan penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari.
E. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan
penunjang yang merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara
menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut The Liang Gie (2009:16) adalah :
segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan,
mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap
usaha kerjasama.
Jadi tatausaha mempunyai fungsi pelayanan yang berwujud 6 (enam) pola
1. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala
keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang
termasuk pula dengan alat-alat perekaman suara sehingga dapat didengar,
misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
3. Mengolah
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Menurut George Terry , kegiatan pokok tata usaha dapat diperinci dalam 7
[image:46.595.110.511.220.447.2](tujuh) jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase antara lain :
Tabel 3.1
Kegiatan Pokok Usaha
Bahan Pekerjaan Waktu yang Diperlukan Typing (mengetik)
Calculating (menghitung) Checking (memeriksa)
Filling (menyimpan) Telephoning (menelepon) Duplicating (menggandakan)
Mailing (mengirim) Others (lain-lain)
24,6% 19,5% 12,3% 10.2% 8,8% 6,4% 5,5% 12,7%
Jumlah 100%
Sumber : G. Terry dalam The Liang Gie (2009:15)
Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan
kantor adalah sebagai berikut:
1. Penanganan Surat
Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan
surat keluar sampai dengan pengiriman dan penyimpanan.
2. Penyimpanan Surat
Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian
komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah
ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa. Sehingga setiap surat bila
3. Membuat Laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam
perencanaaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
4. Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap
dikirim.
5. Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun
disimpan sebagai arsip.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat siap diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian
disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan
dibubuhi stempel
2013 pukul 22.32 wib.
Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson (2000:89) pekerjaan
kantor dapat diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan
kapal.
2. Membuat rekening.
3. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang
6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan
pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.
wib.
F. Pengertian Kelancaran Pekerjaan
Menurut Robin (2003:4), kerja adalah proses pencapaian tujuan personal
maupun tujuan operasional. Kerja merupakan proses penciptaan atau
pembentukan nilai baru tambahan pada satu unit. Untuk itu administrasi sebagai
suatu kegiatan, juga merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan dengan baik oleh setiap pegawai. Dimana usaha untuk mencapai
suatu tujuan yang diharapkan oleh suatu organisasi.
Adapun kelancaran kerja menurut Sondang P. Siagian, yaitu kelancaran
kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan.
Artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung
pada bilamana tugas itu dapat diselesaikan.Sedangkan kelancaran menurut
tepat waktu.
22.32 wib.
Dari defenisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian
kelancaran kerja adalah suatu proses penciptaan, pembentukan nilai pada unit
sumber daya untuk mencapai tujuan organisasional sehingga akan mendapat
informasi yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu. Kelancaran
kerja sangat dibutuhkan dalam proses pelaksanaan suatu organisasi, khususnya
dalam bidang administrasi. Kelancaran kerja disuatu organisasi hendaknya
direncanakan, dikendalikan, disempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya,
jika hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan kesimpangsiuran dalam
menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.
G. Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Administrasi Perkantoran bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah suatu sistem yang memiliki spesialisasi kerja
untuk melayani Pegawai dan Dosen Fakultas Ekonomi dalam hal Kepegawaian
seperti halnya absensi pegawai, berkas data diri pegawai dan dosen. Adapun
rincian tugas secara umum pada bagian Kepegawaian antara lain:
j. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
k. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
m. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
n. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
o. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
p. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
q. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
r. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
Kegiatan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian dilakukan
oleh Kepala Sub Bagian (Kasubag), serta staff pada bagian Kepegawaian.
Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan II (PD-II) yang bertanggung jawab pada
bidang Kepegawaian.
Kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan pada Bagian
Kepegawaian mencakup :
1. Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar serta Pencatatan pada Buku Agenda.
Salah satu kegiatan administrasi pada Bagian Kepegawaian adalah
pencatatan setiap surat masuk yang diterima oleh pimpinan serta surat keluar yang
dikeluarkan oleh pimpinan. Setiap surat yang diterima maupun yang akan
dikeluarkan harus dicatat pada buku agenda. Agar memudahkan pimpinan di
kemudian hari untuk melakukan pemeriksaan dan menghindari adanya duplikasi
tanggal, asal surat dan nilai prioritas surat itu sendiri yang artinya apakah surat
tersebut bersifat mendesak dan memerlukan peninjauan lebih lanjut atau surat
tersebut bersifat satu arah saja, seperti surat izin, cuti dan lain sebagainya .
2. Absensi Pegawai
Bagian kepegawaian bertanggung jawab penuh terhadap kehadiran
pegawai dan dosen Fakultas Ekonomi. Pengetikan daftar kehadiran pegawai setiap
bulan dan melakukan rekapitulasi terhadap data kehadiran pegawai diperlukan
untuk tetap menjaga kedisiplinan kerja dari para pegawai. Setelah dilakukan
rekapitulasi pada data kehadiran pegawai dan dosen maka, bagian Kepegawaian
akan mengeluarkan surat evaluasi bagi para pegawai yang memiliki tingkat
kedisiplinan kerja yang cenderung rendah. Surat evaluasi tersebut kemudian
dimuat ke dalam agenda. Setelah dicatat dalam buku agenda lalu diserahkan
kepada pegawai yang bersangkutan. Bahkan untuk pegawai yang melakukan
pelanggaran kerja, bagian Kepegawaian bertanggung jawab penuh untuk
memproses dan memberikan sanksi sesuai dengan kesalahan kerja yang dilakukan
pegawai tersebut.
3. Penyimpanan Dokumen Data Diri Pegawai dan Dosen
Bagian Kepegawaian tentunya juga bertugas untuk melakukan
penyimpanan atas data-data dan dokumen-dokumen dosen dan pegawai yang
masiih aktif bekerja di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Seluruh
vitae para dosen dan pegawai hingga surat izin, cuti dan lain sebagainya
diarsipkan dengan teratur dan berurutan sesuai dengan departemen dosen tersebut
ditempatkan dan disusun berdasarkan golongan/pangkat untuk para pegawai.
4. Penyajian Info Di Bidang Kepegawaian
Bagian Kepegawaian berkewajiban menyajikan informasi-informasi
seputar Kepegawaian, misalnya : pengumuman cuti bersama, pengumuman
mengenai pengadaan dan pengangkatan pegawai, penyediaan data gaji berkala
setiap bulan untuk para dosen dan pegawai, pengurusan pensiun bagi dosen dan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian Kepegawaian Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah berjalan dengan optimal.
Segala urusan surat-menyurat dikelola dengan baik dan teratur serta
pengarsipan data dosen dan pegawai sangatlah baik dan jelas. Hal ini juga
dapat dilihat dari kegiatan penyediaan informasi kepada pimpinan yang
berjalan dengan baik. Saat pimpinan membutuhkan informasi, staff yang
bertugas dapat dengan mudah memperoleh berkas yang dimaksud dan
memberikan kepada pimpinan.
2. Penyimpanan dokumen data diri dosen dan pegawai dilakukan dengan rapi
dan teratur serta tersimpan dengan aman di dalam lemari arsip. Hal ini
memudahkan para staff jika mencari berkas dosen dan pegawai serta
menjaga agar berkas tersebut tetap ada.
3. Penyajian informasi berjalan dengan baik, informasi dengan mudah dapat
diperoleh baik oleh dosen, pegawai bahkan juga mahasiswa yang memiliki
kepentingan. Setiap kegiatan yang akan dilakukan juga dapat berjalan
sesuai dengan agenda yang ada karena koordinasi dan informasi yang
B.Saran
Adapun saran-saran yang ingin penulis kemukakan adalah:
1. Agar para staff pada bagian Kepegawaian tetap mempertahankan prosedur
yang ada sehingga tidak sulit jika ingin memperoleh informasi.
2. Agar dilakukan perawatan bahkan penambahan sarana dan prasarana pada
bagian Kepegawaian untuk dapat lebih memperlancar dan pekerjaan yang
dapat diselesaikan semakin banyak dan efisien.
3. Agar penyajian informasi yang berhubungan dengan kepegawaian
dilakukan secara praktis dan up to date sehingga jika ada penyelenggaraan
kegiatan yang penting untuk para pegawai dapat dilakukan dengan tepat
waktu tanpa ada keterlambatan informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Robin. 2003. Administrasi Umum. Surabaya : PT.Salemba Agung
Sukoco, Badri Munir, 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya : Gelora Aksara Pertama
The Liang Gie, 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan kesembilan
Yogyakarta : Liberty Yogyakarta
