1
A. Latar Belakang
Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi perkantoran yang baik. Berbicara mengenai administrasi perkantoran, pikiran orang biasanya segera tertuju pada bangunan fisik tempat di mana berbagai kegiatan terselenggara. Akan tetapi yang lebih penting mendapat perhatian daripada bangunan fisik tersebut adalah beraneka ragam kegiatan yang terselenggara dalam suatu kantor.
Semua perusahaan mempunyai administrasi perkantoran, tetapi setiap perusahaan pasti mempunyai tata cara administrasi yang berbeda. Tentu saja setiap perusahaan mempunyai alasan yang berbeda dalam menyikapi perbedaan prosedur dan tata cara administrasi. Administrasi perkantoran merupakan suatu hal yang sangat vital bagi perusahaan karena untuk mengukur baik atau tidaknya suatu perusahaan salah satunya dapat dilihat melalui administrasi perkantoran.
memperlambat proses pemberian informasi yang diperlukan. Dengan adanya pelaksanaan administrasi perkantoran yang benar maka akan menguntungkan perusahaan itu sendiri. Sebab membantu tercapainya aktivitas dari rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Kegiatan perkantoran atau kegiatan tata usaha merupakan bagian dari kegiatan administrasi yang dipimpin oleh administrator. Dalam hubungan ini administrator merupakan pucuk pimpinan organisasi administrasi. Administrator berkewajiban membuat organisasinya hidup, tumbuh, berkembang dan bergerak, yaitu dengan menjalankan administrasi.
Administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dalam suatu perkantoran organisasi lainnya, karena tugas-tugas yang dilakukan didalamnya sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan kantor tersebut. Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan data dan informasi yang dibutuhkan oleh kantor tersebut serta terdapat unsur-unsur administrasi diantaranya : pengorganisasian manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha. Semua pekerjaan kantor tersebut saling berkaitan, apabila salah satu dari pekerjaan tersebut diabaikan maka pekerjaan administrasi perkantoran akan terganggu. ( Siagian, 2001: 3)
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa administrasi perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu organisasi di mana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilaksanakan maupun yang sudah berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi akan terganggu.
pengurusan mahasiswa peserta magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Mengenai apa saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian akademik yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksaannya tentu akan mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.
Sehubungan dengan hal di atas penulis terdorong untuk mengetahui kinerja serta pelaksanaan administrasi perkantoran, sehingga penulis melakukan observasi yang berjudul “Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam tugas akhir ini adalah: “Bagaimana Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi serta lebih memahami peranan administrasi perkantoran dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi Instansi
Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan datang dan sebagai bahan pertimbangan serta informasi baik bagi perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan penelitian ini.
3. Bagi Peneliti yang akan Datang
E. Sistematika Penelitian
Untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
1. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan pada bagian Akademik Fakultas Ekonmi Universitas Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Prof. T. M. Hanafiah Kampus USU. Penelitian berlangsung selama empat minggu, yaitu dari tanggal 27 Mei 2013 sampai dengan 22 Juni 2013. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini.
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
Sumber: Penulis (2013)
2. Sumber Data
Data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian :
a. Data Primer
Data primer merupakan jenis data yang diperoleh langsung dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dapat diperoleh dengan
NO KEGIATAN Mei
melakukan wawancara dengan pegawai di bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan jenis data yang dikumpulkan dari buku literatur seperti buku-buku bacaan, dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil yang berhubungan dengan topik yang dibahas. (Arikunto, 2006:129) Seperti :
1) Sejarah Perusahaan atau Lembaga 2) Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Observasi
Menurut Arikunto (2006:156), observasi disebut dengan pengamatan. Dalam hal ini penulis langsung melakukan pengamatan ke objek penelitian untuk melihat pelaksanaan peranan komunikasi dan informasi yang diterapkan perusahaan.
b. Studi Dokumentasi
Studi Dokumentasi dilakukan untuk memperoleh berbagai teori-teori yang berkaitan dengan topik penelitian. (Arikunto,2006:158)
4. Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini : a. Metode Deskriptif
tersebut sehingga diperoleh gambar yang jelas sehingga menapatkan kesimpulan.
b. Metode Deduktif
Yaitu bagaimana proses penarikan kesimpulan yang logis berdasarkan teori-teri yang ada sebagai kebenaran umum. (Arikunto, 2006:239)
5. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mngemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adpun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan/penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Memaparkan secara ringkas mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Job Description, Jenis Usaha/Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perusahaan.
BAB III : PEMBAHASAN
Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran, Pengertian Kelancaran Pekerjaan, Efisiensi Perkantoran serta Pelaksanaan Adminstrasi Perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
