UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA
UTARA
TUGAS AKHIR
Diajukan oleh
GRACE N GULTOM 082103086
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan
Pendidikan Pada Programi Diploma III
Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : GRACE N GULTOM
NIM : 082103086
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIANTAN
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : Maret 2010 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
NIP. 19741012 2000032 003 (DR.Beby Karina Fawzeea,SE.MM.)
Tanggal : Maret 2010 DEKAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : GRACE N GULTOM
NIM : 082103086
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIANTAN
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Maret 2011
Menyetujui
Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir ini dengan baik.Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi
salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan pada Jurusan Kesekretariatan
Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul dari Tugas Akhir yang penulis pilih adalah “Peranan
Administrasi Perkantoran dalam Memperlancar Pekerjaan Kantor pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.”
Tanpa melupakan pihak-pihak yang telah mendukung dan membantu
penulis selama proses pembuatan tugas akhir ini, penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga, Mec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea,SE,MM selaku Ketua Departemen
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra.Ulfah,M.Si selaku dosen pembimbing mata kuliah tugas akhir.
4. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
5. Orangtuaku tercinta Ayahanda Drs.Fratis Francis Gultom,SE,M.Si dan
6. Abang dan Kakak iparku (B’Justin dan K’erna) yang membantu dalam
proses penyelesaian Tugas Akhir ini.
7. Roy Indra Sembiring yang selalu memberikan dukungan, motivasi, saran
dan perhatiannya selama proses penyelesaian tugas akhir ini.
8. Teman-teman seperjuangan di kelompok 4 magang (Chairul Rizki, Imran
Karo-karo, Indah P.S Nasution, Dwischa Febrina, Shinta Ramadhani, dan
Syafina Sartika Lubis) yang selalu memberikan dukungannya.
9. Bung dan Sarinah GmnI Komisariat Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
10.Teman-temanku Febby Ruth Damaita Sitepu, Putri Scere Sinaga, Indah
Septami Nainggolan, Shella DS, dan semua teman-teman ku yang lainnya
yang selalu memberikan saran,kritikan dan motivasinya kepada penulis
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan
untuk itu penulis menerima saran dan kritikan yang bersifat membangun guna
perbaikan kearah yang lebih baiknya. Akhir kata penulis mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan tugas akhir ini.
Semoga ini bermanfaat bagi semua pihak yang membaca.
Medan, Maret 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang ... 1
2. Permasalahan ….. ... 3
3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
4. Jadwal Kegiatan ... 5
5. Sistematika Penulisan……….. 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI 1. Sejarah Singkat FE USU ... 7
2. Struktur Organisasi ... 10
3. Uraian Tugas ... 15
4. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 20
5. Kinerja Usaha Terkini ... 21
BAB III PEMBAHASAN
1. Pengertian Administrasi Perkantoran ……… 23
2. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran ……….. 25
3. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ………. 26
4. Prosedur Penyelesaian Surat Masuk dan Surat Keluar……… 32
5. Pengertian Kelancaran Pekerjaan………. 35
6. Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Akademik FE USU……. 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 40
2. Saran ... 41
DAFTAR TABEL
Tabel Hal
Tabel 1.1 Tabel Jadwal Kegiatan ... 5
Tabel 4.1 Tabel Surat Masuk FE USU ………... ... 34
DAFTAR GAMBAR
Gambar Hal
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak
terlepas dari berbagai pkerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi
perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran sebagai rangkain tugas dari
keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah
tercapainya tujuan yang ditetapkan. Administrasi perkantoran memegang
peranan penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses
penyelenggaraan setiap uasaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu.
Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola dan
menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat tercapai.
Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus
diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan
administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata
usaha, kepegawaian, dan kearsipan.
Berbagai macam pekerjaan kantor seperti menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan secara tertulis.
Juga terdapat unsure-unsur administrasi diantaranya : pengorganisasian,
Semua pekerjaan kantor tersebut saling berkaitan, apabila salah satu dari
pekerjaan tersebut diabaikan maka pekerjaan administrasi perkantoran akan
terganggu.
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
perananan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor.
Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran
bagian akademik fakultas ekonomi universitas sumatera utara. Mengenai apa saja
yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian
akademik yang menu jang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada
salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksaannya tentu akan
mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.
Dari uraian di atas bahwa administrasi perkantoran mempunyai peranan
penting dalam menentukan keberhasilan yang ditetapkan, oleh sebab itu
administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik agar pekerjaan kantor dapat
berjalan dengan baik.
Sehubungan dengan hal di atas penulis tertarik memilih judul “PERANAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR
PEKERJAAN PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI
2. Permasalahan
Mengingat betapa luasnya pengertian administrasi perkantoran penulis
memberikan batasan pengertian dan maksud dari administrasi dalam pekerjaan
kantor mengenai proses penyelesaian surat masuk dan surat keluar, maka penulis
merumuskan masalah sebagai berikut: “Bagaimana peranan administrasi
perkantoran dalam memperlancar pekerjaan pada bagian akademik fakultas
ekonomi universitas sumatera utara”
3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 3.1Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan administrasi
perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam
memperlancar pekerjaan kantor.
3.2Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik
secara teoritis maupun aplikasi.
b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran
dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi Instansi
a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat
perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan
datang.
b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan
maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan
penelitian ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
b. Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan
administrasi Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
4. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara Jl. T.M Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal
kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 di bawah ini:
Tabel 1.1
agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis
dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir in dalam empat
(4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mngemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adpun uraiannya
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencanan yang terdiri dari jadwal survey/
observasi dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sjarah singkat instansi, strutur
organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian
administrasi perkantoran, jenis pekerjaan kantor, prosedur penyelesaian surat
masuk dan surat keluar, pengertian kelancaran pekerjaan, serta pelaksanaan
adminstrasi perkantoran Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau
di luar Provinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959
di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai
Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar. Yayasan Universitas Sumatera
Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi
yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji
Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik
operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian
administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara
(istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan
di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera
Utara dan bergabung dengan Universitas Syahkuala, maka Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri
dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No.
64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh
Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 01
Oktober 1961. Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI
No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983,
Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No.
25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program
Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan
Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
1. departemen ekonomi pembangunan,
2. departemen manajemen,
3. departemen akuntansi.
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
1. jurusan kesekretariatan,
2. jurusan keuangan,
3. jurusan akuntansi.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
1. menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi
dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang
berorientasi pasar,
2. meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan
pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
3. mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian
dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan
sumber pendanaan Fakultas dalam status PT. BHMN,
4. senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa
selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya,
5. meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
a. menghasilkan lulusan yang berkualtas dan mampu bersaing dan
b. menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan /
perubahan.
2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan
sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam
instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan
dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan
melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal,
melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M.&H, Msc.(C.T.M.),
Sp. A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D.
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng.
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS
Dekan : Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, Ak, MAcc
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota :
1. Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
3. Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec.Acc
4. Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP.
5. Prof. Dr. Ramli, MS
6. Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec
7. Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
8. Ami Dilham, SE, M.Si
9. Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
10. Drs. Bongsu Hutagalung, M.Si
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Sekretaris
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris
Akuntansi
Ketua
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua
Sekretaris
Kesekretariatan
Ketua :
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Kasnawati, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE
Kasub Akademik : Fepty Aniar, SE
3. Uraian Tugas
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari bagian tata usaha,
sub bagian akademik, sub bagian umum dan keuangan, sub bagian kepegawaian,
sub bagian kemahasiswaan dan alumni, serta sub bagian perlengkapan.
3.1Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,
b. menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan,
c. mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan,
d. melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan,
e. melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
f. melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /
pelayanan kepada masyarakat,
g. melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas,
h. melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,
i. melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,
j. melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas,
k. menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
3.2Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,
c. melakukan administrasi akademik,
d. melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik,
e. menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum,
g. melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas,
h. menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan laporan bagian.
3.3Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengelola data ketatausahaan dan kerumahtanggaan,
c. melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,
d. melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas,
e. mengumpulkan dan mengolah data keuangan,
f. melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan
pertanggungjawaban keuangan,
g. melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya,
i. melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,
j. menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian
3.4Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian,
c. melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,
d. melaksanakan urusan mutasi pegawai,
e. memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,
f. memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar
tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti,
g. melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,
h. memproses SK jabatan struktural dan fungsional,
i. memproses pelanggaran disiplin pegawai,
j. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
3.5Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas Sub bagian Kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b. mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni,
c. melakukan administrasi kemahasiswaan,
d. melakukan urusan pemberian izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan,
e. mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi,
f. mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas,
g. melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan
kesejahteraan mahasiswa,
h. melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan,
i. mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,
j. melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni,
k. menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
2.3.6 Sub Bagian Perlengkapan
Tugas Sub bagian Perlengkapan adalah
menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,
melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan,
melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan,
melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,
menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
4. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit
(tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi
pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
5. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
yang tinggi, disiplin, cekatan dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak
dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat
menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar berkualitas.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma
keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang
Maha Esa. Fakultas juga mengadakan kegiatan-kegiatan sosial berupa
penggalangan dana untuk korban bencana alam dan masyarakat kurang mampu
guna menumbuhkan rasa solidaritas dan empati dalam diri mahasiswa
6. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap / ganjil,
2. Perkuliahan semester genap / ganjil,
3. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi
(KHS) semester genap / ganjil.
4. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
PEMBAHASAN
1. Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+
ministrare. Ad dalam bahasa inggris sama dengan ke atau kepada, sedangkan kata
ministrare artinya to serve adalah melayani atau membantu. Istilah administrasi
sering diartikan sebagai tata usaha(office work) yang intinya adalah tugas
pelayanan.
Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni
dalam arti luas dan sempit. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan-kegiatan
kelompok melalui tahapan-tahapan yang teratur yang dipimpin secara efektif dan
efisien dalam menggunakan segala sarana yang dibuktikan agar tercapainya tujuan
yang diinginkan. Administrasi dalam arti sempit (office work) tata usaha adalah
keseluruhan kegiatan atau pekerjaan surat-menyurat seperti: mengetik,
mengagendakan, juga mengurus dan mengatur warkat dalam kearsipan dan
menjaga keharmonisan sistem kerja. (Moekijat,2000:2).
Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola
dan menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat
tercapai. Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus
diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan
administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata
Informasi sangat penting bagi pimpinan untuk mengambil
keputusan yang baik. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian adminstrasi
perkantoran, penulis menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain:
administrasi adalah proses penyelenggaraan yang menunjang proses pengertian
pekerjaan yang langsung mengerjakan tercapainya usahakerjasama(The Liang
Gie,2001:10).
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha yang bersama yang
dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang
ditentukan sebelumnya (Sondang P. Siagian,2002).
Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan
bahwa adminstrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi
untuk merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kntor
tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Administrasi perkantoran
adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur
adminstrasi yaitu unsur yang telah menggerakan karyawan dan mengarahkan
segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai (The Liang
Gie,2002:61).
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa adminstrasi
merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama
2. Peranan dan Tujuan Adminstrasi perkantoran 2.1 Peranan Adminstrasi Perkantoran
Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data, pencatatan.
Pengolahan informasi dan pencatatannya untuk kepentingan organisasi baik
didalam maupun diluar organisasi. Menurut The Liang Gie (2004:31) peranan
adminstrasi yang melaksanakan pekerjaan kantor adalah:
1.
Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
dengan meneyediakan berbagai keterangan-keteranagan yang diperlukan.
Keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau
memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih
baik.
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
dari suatu organisasi
2.
Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu
organisasi dalam membuat keputusan dan melaksanakn tindakan yang tepat.
Peranan administrasi disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang
diperlukan.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar dapat
3.
Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisai
dan sumber informasi.
Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan
sumber informasi
Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai
peran dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam
keseluruhannya.
2.2 Tujuan Administrasi Perkantoran
Suatu lembaga atau badan uasaha yang menyelenggarakan adminsitrasi, banyak aktivitas yang dilaksanakan aktivitas tersebut menyangkut
segenap kegiatan penataan atau pengaturan untuk menjamin kerja sama
sekelompok orang dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut
membagi-bagi pekerjaan, mengatur keuangan, perlengkapan. Uraian tersebut
secara tidak langsung mengutarakan tujuan administrasi.
3. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha
merupakan kata majemuk yang terdiri dari 2 kata yaitu: tata dan usaha. Tata
adalah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaaati. Sedangkan usaha adalah
kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai suatu
Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.
Ditinjau dari aktivitas pokoknya,tata usaha adalah kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keteranagan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan
informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan atau diperoleh oleh siapa saja
yang membutuhkannya.
Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan
kegiatan penunjang yang merupakan peranan yang sangat penting, dimana
administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh.
Pengertian tata usaha menurut The Liang Gie (2000:16) adalah : segenap
rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja
sama.
Sedangkan menurut I.g.Wursanto (2004:15) mengatakan bahwa tata
usaha adalah kegiatan menggandakan pencatatan, penyusunan,
keterangan-keterangan yang digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi
pimpinan orang yang bersangkutan dan dapat dipergunakan siapa saja yang
membutuhkannya.
Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayan yang berwujud 6 (enam) pola
Kegiatan-kegiatan mencari dan megusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang di perlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang
termasuk pula dengan alat-alat perekam suara sehingga dapa didengar,
misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
3. Mengola
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keteranagn-keteranagn dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.
6. Menyimpan
Sedangkan menurut George Terry, 2003:20 kegiatan pokok tata usaha
dapat diperinci dalam 7 (tujuh) jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan
persentase antara lain:
Bahan pekerjaan Waktu yang diperlukan
Typing (mengetik)
Sumber : Moekijat, 2003:22
Adapun pekerjaan tentang syrat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan
kantor adalah sebagai berikut:
1. Penanganan surat
Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat
masuk dan surat keluar sampai dengan pengiriman dan
penyimpanan.
Surat dapat disimpan apabila selesai dioalh dan dikembalikan ke
bagian komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan
tertentu yang telah di tentukan terlebih dahulu sedemikian rupa.
Sehingga setiap surat bila diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan cepat dan tepat.
3. Membuat laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan
keputusan.
4. Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat
siap dikirim.
5. Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim
maupun disimpan sebagai arsip.
6. Penandatanganan surat
Setelah surat diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian
disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk
Sedangkan menurut Leffing Well dan Robinson (2000;89) pekerjaan kantor dapat
diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan
dengan kapal.
2. Membuat rekening.
3. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat.
5. Menyampaikan hutang dan dan mengumpulkan
perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan.
6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam peakerjaan seperti menelepon, menerima tamu,
pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
Cirri-ciri dari pada pekerjaan kantor meliputi:
1. Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat
meringankan.
2. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan.
3. Volume ditentukan oleh pihak luar.
4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan.
5. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu kerja yang digunakan.
6. Pemencaran (Moekijat, 2001:26)
4. Prosedur penyelesaian surat masuk dan surat keluar
Adapun prosedur proses penyelesaian surat masuk dan surat keluar
dapat dilihat sebagai berikut:
1. Penyelesaian surat masuk
a. Semua surat masuk yang datang melaui kurir, kantor pos, jasa
titipan kilat, diterima oleh bagian komersil. Kemudian bagian
tersebut menyortirnya sesuai dengan jenis dan kepentingannya.
b. Kemudian surat yang masuk tersebutndicatat didalam buku
agenda surat masuk dan bagian komersil melampirkan formulir
c. Setelah surat masuk selesai dicatat ke dalam buku agenda dan
mengisi lembar disposisi, maka surat dibagi menurut
bagiannya. Penerusan ini dilakukan dengan menggunakan buku
ekspedisi oleh petugas bagian komersil.
d. Surat masuk yang telah dipelajari oleh pimpinan diteruskan
kepada staf lain untuk pemberian tanda cek (√) pada disposisi
atau formulir tindakan apa yang seharusnya dilakukan
selanjutnya.
e. Penggandaan surat masuk dilakukan bila di anggap perlu saja
dan dilakukan dengan menggunakan mesin foto copy dan
petugas harus mengisi buku pengendalian penggandaan.
f. Surat masuk tersebut perlu disimpan apabila telah selesai
diolah dan dikembalikan kebagian komersil. Surat disimpan
menurut pedoman tertentu sehingga bila diperlukan dapat
ditemukan kembali secara cepat dan tepat.
Berikut jumlah surat masuk Bagian Akademik FE USU selama
Tabel 4.1
Jumlah surat masuk selama 4Januari-8Maret 2011
Bulan Januari Februari Maret
Jumlah surat masuk 54 74 5
2. Penyelesaian surat keluar
a. Membuat konsep surat keluar pada lembar konsep yang telah
tersedia pada bagian yang mempunyai wewenang untuk
menyelesaikan masalah dalam surat.
b. Kemudian konsep surat keluar diteliti lalu dibawa pada
koordinator untuk memeriksa apakah konsep tersebut salah
atau benar.
c. Rancangan konsep keluar yang sudah sah mendapat
persetujuan selanjutnya diketik. Setelah surat tersebut diketik
kemudian diserahkan kembali kepada bagian komersil.
d. Surat yang telah selesai diketik, kemudian disahkan dengan
cara ditandatangani selanjutnya digunakan sebanyak yang
diperlukan.
e. Surat yang telah mendapat tanda tangan selanjutnya di gunakan
f. Sebelum dikirim, terlebih dahulu harus dicatat ke dalam buku
agenda surat keluar dan dibubuhi stempel atau cap dinas.
g. Surat yang telah mendapat tanda tangan dan di stempel lalu
dimasukkan ke dalam amplop untuk segera dikirim ke alamat
yang dituju.
Berikut jumlah surat keluar Bagian Akademik FE USU selama
3Januari-8Maret 2011 pada daftar tabel 4.2 adalah :
Tabel 4.2
Jumlah surat keluar selama 3Januari-8Maret 2011
Bulan Januari Februari Maret
Jumlah keluar masuk 47 51 7
5. Pengertian kelancaran pekerjaan
Menurut Robin (2003:4) kerja adalah Proses pencapaian tujuan
personal maupun tujuan operasional. Kerja merupakan proses penciptaan atau
pembentukan nilai baru tambahan pada satu unit. Untuk itu administrasi sebagai
suatu kegiatan juga merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang harus
Sedangkan kelancaran menurut Little Field (2001:89) adalah
merupakan kebutuhan yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu.
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian
kelancaran kerja adalah suatu proses penciptaan, pembentukan nilai pada unit
sumber daya untuk mencapai tujuan operasional dan tujuan organisasional
sehingga akan mendapatkan informasi yang memadai, akurat dan informasi yang
tepat waktu. Kelancaran kerja sangat dibutuhkan dalam proses pelaksanaan suatu
organisasi, khususnya dalam bidang administrasi. Kelancaran kerja di suatu
organisasi hendaknya direncanakan, dikendalikan, disempurnakan dan ditata
dengan sebaik-baiknya, jika hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan
kesimpangsiuran dalam maenyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.
Dalam meningkatkan kelancaran atau memperlancar tugas-tugas itu karena
administrasi merupakan penentuan tujuan yang diharapkan sampai tujuan tercapai.
Adapun kelncaran kerja menurut Sondang P. Siagian (2000:151)
yaitu kelancaran kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang
telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak
sangat tergantung pada bilamana tugas itu dapat diselesaikan.
6. Pelaksanaan Adminstrasi pada Bagian Akademik FE USU
Administrasi Perkantoran bagian Akademik Fakultas Ekonomi
berhubungan dengan akademik mahasiswa. Adapun rincian tugas secara umum
pada bagian Akademik antara lain:
1. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian akademik.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
Kegiatan administrasi perkantoran pada bagian akademik
dilakukan oleh Kepala Sub Bagian (Kasubag), Sekretaris Sub Bagian serta
pegawai bagian akademik. Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan I (PD-I) yang
bertanggung jawab pada bidang akademik.
Secara spesifik, kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan
pada Bagian Akademik mencakup:
Salah satu tugas Bagian Akademik adalah proses pencetakan KRS dan
KHS mahasiswa. Prosedur pencetakan KRS dan KHS yaitu dimulai dengan
pengolahan nilai mahasiswa yang kemudian disesuaikan dengan mata kuliah yang
dibawakan. Setelah proses pengolahan nilai selesai KRS dan KHS dicetak. Hasil
cetakan KRS dan KHS diberi rangkap 3, yaitu untuk pertinggal di bagian
akademik, pertinggal untuk jurusan mahasiswa bersangkutan dan diberikan bagi
mahasiswa sendiri. KRS dan KHS bertujuan untuk sebagai bukti mahasiswa
tersebut membawakan mata kuliahnya dan sebagai bukti hasil prestasi perkuliahan
mahasiswa. Apabila proses pengolahan nilai terlambat sesuai dengan yang telah di
jadwalkan maka akan mengganggu proses pencetakan dan pembagiannya bagi
mahasiswa. Tentunya hal ini akan menggangu pekerjaan kantor lainnya. Idealnya
proses pencetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif.
2. Melegalisir Berkas-Berkas Nilai
Berkas-berkas Nilai meliputi KRS, KHS, kartu evaluasi mahasiswa, ijasah,
transkrip nilai, Surat Keterangan Telah Lulus (SKTL).
Melegalisir berkas-berkas nilai tentunya sebagai bukti keabsahan berkas tersebut
dengan aslinya. Berkas yang dilegalisr tentunya sesuai dengan kebutuhan
mahasiswa yang bersangkutan. Untuk melegalisir ijasah, transkrip nilai dan SKTL
dikenakan biaya administrasi. Sebelum berkas-berkas dilegalisir terlebih dahulu di
periksa kebenarannya sesuai dengan pertinggal berkas tersebut di bagian
dengan berkas aslinya. Bila tidak dilengkapi dengan berkas asli maka proses
melegalisirnya akan lebih lama.
3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni
Bagian Akademik tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan
atas data-data dan dokumen-dokumen mahasiswa dan alumni dari mulai stambuk
tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi USU sampai saat ini, seiring
berjalannnya waktu Bagian Akademik FE USU banyak mengalami pergantian
pegawai sehingga prosedur kerjanya juga berbeda. Saat dibutuhkan data-data
alumni dari stambuk pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di bagian
akademik sering kali mengalami kesulitan untuk menemukan data-data lama
tersebut dikarenakan penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang
disimpan di dalam komputer juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena
ketidakpedulian pegawai terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan
dilakukan dengan baik, maka data-data tersebut dapat ditemukan dengan mudah.
Untuk itu Kasubag ataupun Pembantu Dekan I (PD-I) selaku penanggungjawab
harus lebih tanggap dan peduli terhadap hal-hal kecil tetapi dapat menghambat
penyelesaian pekerjaan kantor.
4. Penyajian Info di Bidang Akademik
Bagian Akademik bertugas menyajikan informasi-informasi seputar
pengumuman tentang informasi wisuda, pengumuman tentang pengisian KRS,
pengguman tentang Ujian Tengah Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS).
Dalam hal penyajian informasi ini pegawai harus memberikan informasi secara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kseimpulan
Setelah melakukan survei pada Bagian Akademik, maka dapat
ditarik beberapa kesimpulan antara lain :
1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada Bagian akademik kurang
optimal. Hal itu terjadi karena ada beberapa hal kelalaian dari
pegawai. Kelalaian terlambatnya pengolahan nilai membuat proses
pencetakan KRS dan KHS mengalami keterlambatan.
2. Proses melegalisir berkas-berkas nilai dilakukan dengan baik karena
sebelum dilegalisir di periksa kembali dengan berkas aslinya.
3. Penyimpanan dokumen-dokumen lama seperti data-data alumni
stambuk pertama kurang lengkap dan kurang rapi, sehingga
menyulitkan pencarian jika suatu saat dibutuhkan.
4. Penyajian informasi seputar akademik berjalan dengan baik,
sehingga mahasiswa tidak kesulitan dalam memperoleh informasi
seperti informasi tentang wisuda, nama-nama mahasiswa yang
2. Saran
Adapun saran-saran yang penulis kemukakan adalah :
1. Agar pekerjaan adminstrasi tidak mengalami hambatan sebaiknya
pegawai melakukan pekerjaan kantornya dan tidak menundanya.
2. Sebaiknya seluruh data-data dan surat alumni di arsipkan dengan rapi
dan baik sehingga tidak kesulitan untuk di cari dan tidak ada
data-data yang hilang.
3. Dalam memberikan pelayanan kepada Mahasiswa, diharapkan
DAFTAR PUSTAKA
Admosudrijo, Prajudi S. 2002, Administrasi dan Manajemen Umum, Jakarta:
Ghalia Indonesia.
George Terry, 2003, Tata Cara Penulisan Surat-Menyurat, Jakarta: Ghalia
Indonesia.
Moekijat, 2002, Manajemen Kearsipan, Bandung: PT. Rineka Cipta.
Robin, 2003, Administrasi Umum, Surabaya: PT. Salemba Agung.
Siagian, Sondang P, 1998, Filsafat Administrasi, Jakarta: PT. Gunung Agung.
