BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak
terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi
perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran sebagai rangkaian tugas dari
keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah
tercapainya tujuan yang ditetapkan. Administrasi perkantoran memegang peranan
penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses
penyelenggaraan setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu.
Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi, mengendalikan (melakukan kontrol), sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dalam melaksanakan pekerjaan
administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan
administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan
penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan
kearsipan.
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga
administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk
seluruh unit yang ada didalam organisasi.
Adapun fungsi administrasi perkantoran menurut H. Mac Donald (office
management) adalah:
1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat
berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi
kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat
menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.
Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang
berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran
merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab
segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus
berhubungan dengan administrasi. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan
mengurus dan melaksanakan administrasi perkantoran yaitu: Menghimpun,
tertulis, Pelayanan tamu, Pelayanan telepon, Pelayanan keuangan, Pelayanan
umum, Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Unsur-unsur manajemen administrasi perkantoran menurut G.R. Terry
dengan istilah The six M’S in management (6M didalam manajemen) yaitu:
1. Manusia (pelaksana yang handal dan terampil)
2. Money (ketersediaan dana)
3. Mesin (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja, apabila
diperlukan)
4. Metode (cara)
5. Material (sarana dan prasarana)
6. Market (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan)
Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat diketahui bahwa administrasi
perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu
organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat
ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik
memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk
menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah
berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi
akan terganggu.
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor.
Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran
saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian
akademik yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada
salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksanaannya tentu akan
mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.
Dari uraian di atas bahwa administrasi perkantoran mempunyai peranan
penting dalam menentukan keberhasilan yang ditetapkan, oleh sebab itu
administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik agar pekerjaan kantor dapat
berjalan dengan baik.
Sehubungan dengan hal di atas penulis tertarik melakukan observasi
dengan memilih judul “PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN
AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
B.Perumusan Masalahan
Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:
“Bagaimana Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana proses kegiatan administrasi
Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam
memperlancar pekerjaan kantor.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik
secara teoritis maupun aplikasi.
b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran
dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi Instansi
a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat
perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan
datang.
b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan
maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan
penelitian ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan
Sumatera Utara.
E.Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO Kegiatan
Mei 2013 Juni 2013
II III IV I II
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
6
Bimbingan dan
Penyempurnaan Tugas Akhir
7 Penyelesaian Tugas Akhir
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang Masalahan, Rumusan
Masalah, Tujuan Penelitilan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana
Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan / penelitian dan Sistematika
Penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Instansi,
Struktur Organisasi dan Personalia, Job Discription, Kinerja Usaha/ Rencana
Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai pengertian Administrasi
Perkantoran, Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran, Sistem Perkantoran,
Kontrol Perkantoran, Sasaran Administrasi Perkantoran, Jenis Pekerjaan Kantor,
Pengertian Kelancaran Pekerjaan, serta Pelaksanaan Administrasi Perkantoran
BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas mengenai Kesimpulan dan Saran tentang Administrasi Perkantoran
