TUGAS AKHIR
PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA
BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
RINI WAYANI SITUMEANG 102103021
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : RINI WAYANI SITUMEANG
NIM : 102103021
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN DALAM
MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal: Juli 2013 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(
NIP. 19741012 200003 2 003
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM)
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : RINI WAYANI SITUMEANG
NIM : 102103021
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN
AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2013
Menyetujui Dosen Pembimbing
NIP.19741012 200003 2 003
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
banyak memberi rahmat dan Kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir yang berjudul “ PERANAN ADMINISTRASI
PERKANTORAN DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR
PADA BAGIAN AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA ” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat
dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma-III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak mendapatkan
bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh
sebab itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih
kepada:
1. Bapak Prof.Dr.dr.Syahril Pasaribu,D.T.M.&H.,M.Sc(C.T.M),&Sp.A.(K)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Sumatera Utara.
3. Ibu Dr.Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara dan juga
sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku sekretaris
program studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
5. Buat Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama
perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Teristimewa buat Ayahanda tercinta Patar Situmeang dan Ibunda tercinta
Resnia Hutapea yang telah memberikan kasih sayang tiada hentinya,
berkat iringan doa , semangat, motivasi, serta dukungan moril dan materil
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
7. Buat Kakak Aprilyanti Situmeang, S.Pd dan adik-adik penulis tersayang
Naomi Situmeang, Norma Ranita Situmeang, dan Delima Mey Angelika
Situmeang yang telah memberikan dukungan, motivasi dan bantuan untuk
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Buat semua teman-teman D-III Kesekretariatan Stambuk 2010 dan
terkhusus untuk sahabat-sahabat penulis tersayang Elyshabhet Lyn Sagala,
Kathrina M.O Bakara, Eva Maria Perangin-angin, Stephanie Virginia,
Deby Vivi Yanti Tambunan, dan Grace Christin Hutauruk yang
memberikan semangat dan dukungan sehingga lebih termotivasi dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Buat teman-teman magang di Grup 19 Nurul Rifki M (Keuangan), M.
10.Terima kasih juga penulis ucapkan buat teman-teman “Kesekretariatan”
Susanti Berliana Siagian, Irma Yulika Sinaga, Dessy F Samosir, Dwi
Sekar Murdiatami, Syahfitri Maha, May Elisa Putry dan teman-teman
lainnya.
11.Untuk semua keluarga yang mendoakan Penulis dalam kelancaran Tugas
Akhir ini dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Terima kasih untuk
doa dan dukungannya kepada Penulis.
Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih
memiliki kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran
yang bersifat membangun dari para pembaca. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat
bagi pembaca.
Medan, Juli 2013
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Jadwal Kegiatan... 6
F. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI ... 9
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 9
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 12
C. Jenis Usaha / Kegiatan ... 13
D. Struktur Organisasi ... 13
E. Job Description ... 18
F. Kinerja Usaha Terkini ... 21
G. Rencana Kegiatan ... 22
BAB III PEMBAHASAN ... 24
A. Pengertian Administrasi Perkantoran ... 24
B. Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran ... 25
2. Tujuan Administrasi Perkantoran ... 26
C. Sistem Perkantoran ... 27
1. Karateristik Sistem ... 28
2. Unsur Sistem ... 29
3. Jenis Sistem ... 30
D. Kontrol Perkantoran ... 31
1. Sistem dan Sasaran Kontrol ... 31
2. Perancangan dan Pengendalian Formulir ... 35
E. Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran ... 37
F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor ... 39
G. Pengertian Kelancaran Pekerjaan ... 44
H. Pelaksanaan Administrasi Pada Bagian Akademik ... 45
1. Percetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) ... 46
2. Melegalisir Berkas-berkas Nilai ... 46
3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni ... 47
4. Penyajian Info Di Bidang Akademik ... 48
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 49
A. Kesimpulan ... 49
B. Saran ... 50
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan...………6
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ... 15
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian akademik Fakultas Ekonomi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pada umumnya semua organisasi baik swasta maupun pemerintah tidak
terlepas dari berbagai pekerjaan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Agar tujuan tersebut tercapai dengan baik maka diperlukan administrasi
perkantoran yang baik. Administrasi perkantoran sebagai rangkaian tugas dari
keseluruhan pekerjaan kantor dan tindakan yang secara sadar dilakukan kearah
tercapainya tujuan yang ditetapkan. Administrasi perkantoran memegang peranan
penting dalam menentukan berhasilnya suatu organisasi melalui proses
penyelenggaraan setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu.
Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi, mengendalikan (melakukan kontrol), sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Dalam melaksanakan pekerjaan
administrasi pada setiap organisasi harus diperhatikan proses kerja dan
administrasi perkantoran. Dengan melakukan administrasi setiap keterangan
penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata usaha, kepegawaian, dan
kearsipan.
Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan
keputusan yang menyangkut kepentingan dan tujuan organisasi. Selain itu juga
administrasi perkantoran merupakan pusat komunikasi yang sangat penting untuk
seluruh unit yang ada didalam organisasi.
Adapun fungsi administrasi perkantoran menurut H. Mac Donald (office
management) adalah:
1. Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
2. Biaya perkantoran (office costs)
3. Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
4. Kepegawaian perkantoran (office personel)
5. Metode perkantoran (office methods)
6. Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Administrasi perkantoran yang ada pada suatu organisasi harus dapat
berperan dengan baik dan lancar, sehingga diharapkan dapat menjamin efisiensi
kegiatan organisasi, membantu kelancaran perkembangan organisasi serta dapat
menyediakan keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh kantor.
Peranan administrasi perkantoran sangat penting pada suatu kantor yang
berfungsi sebagai alat mencapai tujuan organisasi. Administrasi perkantoran
merupakan sarana bagi organisasi untuk dapat berkembang dengan baik, sebab
segala sesuatu yang dilakukan didalam organisasi atau perusahaan harus
berhubungan dengan administrasi. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan
tertulis, Pelayanan tamu, Pelayanan telepon, Pelayanan keuangan, Pelayanan
umum, Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Unsur-unsur manajemen administrasi perkantoran menurut G.R. Terry
dengan istilah The six M’S in management (6M didalam manajemen) yaitu:
1. Manusia (pelaksana yang handal dan terampil)
2. Money (ketersediaan dana)
3. Mesin (perlengkapan mesin-mesin sebagai alat bekerja, apabila
diperlukan)
4. Metode (cara)
5. Material (sarana dan prasarana)
6. Market (pemasaran, pemasyarakatan dan pembudayaan)
Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat diketahui bahwa administrasi
perkantoran mempunyai fungsi yang sangat penting dan utama dalam suatu
organisasi, dimana keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi sangat
ditentukan oleh administrasi yang baik. Administrasi perkantoran yang baik
memegang peranan penting dalam menentukan arah maupun ukuran untuk
menilai sampai seberapa jauh usaha yang sudah dilakukan maupun yang sudah
berhasil. Jadi, tanpa dukungan administrasi yang baik, aktivitas suatu organisasi
akan terganggu.
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
peranan perkantoran juga sangat diperlukan demi kelancaran pekerjaan kantor.
Untuk itu penulis melakukan penelitian tentang peranan administrasi perkantoran
saja yang merupakan pelaksanaan administrasi perkantoran selama ini di bagian
akademik yang menunjang kelancaran pekerjaan kantor itu sendiri. Apabila ada
salah satu kegiatan administrasi yang tertunda pelaksanaannya tentu akan
mengganggu ataupun menghambat kelancaran pekerjaan kantor lainnya.
Dari uraian di atas bahwa administrasi perkantoran mempunyai peranan
penting dalam menentukan keberhasilan yang ditetapkan, oleh sebab itu
administrasi perkantoran harus dikelola dengan baik agar pekerjaan kantor dapat
berjalan dengan baik.
Sehubungan dengan hal di atas penulis tertarik melakukan observasi
dengan memilih judul “PERANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DALAM MEMPERLANCAR PEKERJAAN KANTOR PADA BAGIAN
AKADEMIK FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”
B.Perumusan Masalahan
Adapun permasalahan yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini adalah:
“Bagaimana Peranan Administrasi Perkantoran Dalam Memperlancar Pekerjaan
Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui bagaimana peranan administrasi perkantoran dalam
memperlancar pekerjaan kantor.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik
secara teoritis maupun aplikasi.
b. Agar penulis lebih memahami peranan administrasi perkantoran
dalam memperlancar pekerjaan kantor Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bagi Instansi
a. Bagi instansi dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat
perencanaan dan kebijaksanaan yang tepat untuk masa yang akan
datang.
b. Sebagai bahan pertimbangan dan informasi baik bagi perusahaan
maupun pihak-pihak yang berkepentingan dalam melakukan
penelitian ini.
3. Bagi Peneliti yang Akan Datang
a. Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.
Sebagai bahan pertimbangan terhadap perkembangan peranan
Sumatera Utara.
E.Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T.M Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan. Untuk lebih
jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO Kegiatan
Mei 2013 Juni 2013
II III IV I II
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
6
Bimbingan dan
Penyempurnaan Tugas Akhir
7 Penyelesaian Tugas Akhir
F. Sistematika Penulisan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat
bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap
penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar
penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya
adalah sebagai berikut :
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang Latar Belakang Masalahan, Rumusan
Masalah, Tujuan Penelitilan dan Manfaat Penelitian, serta memaparkan Rencana
Penulisan yang terdiri dari Jadwal kegiatan / penelitian dan Sistematika
Penulisan.
BAB II: PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini penulis menguraikan tentang Sejarah Singkat Instansi,
Struktur Organisasi dan Personalia, Job Discription, Kinerja Usaha/ Rencana
Kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai pengertian Administrasi
Perkantoran, Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran, Sistem Perkantoran,
Kontrol Perkantoran, Sasaran Administrasi Perkantoran, Jenis Pekerjaan Kantor,
Pengertian Kelancaran Pekerjaan, serta Pelaksanaan Administrasi Perkantoran
BAB VI: KESIMPULAN DAN SARAN
Membahas mengenai Kesimpulan dan Saran tentang Administrasi Perkantoran
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
A.Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk yayasan Universitas Sumatera
Utara (USU) dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai
fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum. Pertanian, dan Teknik.
Sementara Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan
oleh yayasan Universitas Sumatera Utara (USU) berlokasi di Kutaraja ( Sekarang
Kota Banda Aceh ) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala, pada
tahun 1961, Universitas Sumatera Utara (USU) membuka kembali Fakultas
Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri
Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat
terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut , tanggal
24 November diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan
ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Program
Pendidikan Diploma Tiga (D-III) meliputi :
2. Program Studi Akuntansi
3. Program Studi Kesekretariatan
Setelah keluar Peraturan Pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11
November 2003 Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara
(BHMN) di mana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu
dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas
Sumatera Utara menjadi PT BHMN, Setelah menjadi PT BHMN, dengan
dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007
Universitas Sumatera Utara memiliki 12 fakultas.
Dasar
Dalam penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah, Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara berpedoman kepada surat keputusan
Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang
Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan
Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang–undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu
pendidikan yang bermutu, penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta
nilai keimanan dan ketaqwaan, etika dan kepribadian, meningkatkan kualitas
jasmani menuju bangsa yang modern.
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan
fakultas.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain yang terkait bertaraf
nasional dan internasional.
B. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan
ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi
maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan
bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada
masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai
dengan bidangnya.
C. Jenis Usaha / Kegiatan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi
yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan
laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan
menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas. Melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi:
1. Penyelenggaraan Pendidikan
2. Pengabdian Penelitian, dan
3. Pengabdian kepada Masyarakat
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
D. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan
akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan
sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan
tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan
tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
---
Sumber : Buku Pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi Universitas (2013) Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/Studio/ Bengkel
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M. Acc
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Drs. Ami Dilham, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Drs.M.Lian Dalimunthe, M.Ec
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Anggota : Fahmi Natigor Nasution, S.E., M. Acc
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec
Prof. Dr. Ritha F Dalimunthe, M.Si
Prof. Dr. Paham Ginting, M.S.
P Prof. Dr. Ramli, M.S.
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M,Ec
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, S.E.
Prof. Erlina, SE, M,Si, Ph.D
Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS
Irsad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D
Drs. Firman Syarif, M.Si
Dr. Murni Daulay, M.Si
Departemen Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo , SE , M.Ec
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Ketua program studi : Irsyad Lubis , SE,M.Soc.Sc, Phd
Sekretaris : Paidi Hidayat ,SE, M.Si
Departemen Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia , SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
Ketua program studi : Dr. Endang Sulystia Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si
Departemen Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak
Ketua program studi : Drs. Firman Syarif,M.Si, Ak
Sekretaris Program Studi : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
Program Diploma
Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
Sekretaris : Magdalena L L Sibarani, SE, M.Si
Bagian Tata Usaha
Kep.Bag Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE, MSi
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, MSi
Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
Bagian Perpustakaan
Kepala Perpustakaan : Mylita, SE
E. Job Description
Salah satu fungsi dari Fakultas adalah melaksanakan urusan Akademik
dan Administrasi Akademik. Berikut ini adalah Job Description dari bagian
Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
8. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013) Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Staf Akademik
Bagian Sekretaris : Hairil Anwar, SE
Bag. Persiapan Wisuda : T. Sugondo, SE, M.Si
Bag. Nilai Akademik Manajemen : Rostati, SE
Bag. Nilai Akademik E. Pembangunan : Sumanto
Bag. Nilai Akademik Akuntansi : Dameria U Berutu, SE
Bag. Nilai Akademik D3 Keuangan : Syafarida, SE
Bag. Nilai Akedemik D3 Akuntansi : Sorta Ida S, SE
Bag. Nilai Akedemik D3 Kesekretariatan : Jumain PUDEK I
F. Kinerja Usaha Terkini
Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus
dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu
semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud.
Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras
yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan fakultas
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat.
Serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Natal, Paskah. Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj Dan lain lain ) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai
dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa
G. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara Adalah :
a. Menyusun jadwal perkuliahan.
b. Merancang kegiatan Ujian Akhir Semester (UAS).
c. Penyusunan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS)
semester ganjil/genap.
d. Pelaksanaan Wisuda Mahasiswa.
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi data base Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru
diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti, Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Loka karya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membutuhkan proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
10.Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12.Meningkatkan kegiatan Seminar, Loka karya, Kuliah umum yang diadakan
Pimpinan Fakultas.
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan
magang / praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas.
14.Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan
BAB III PEMBAHASAN
A.Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi berasal dari bahasa latin, yaitu dari kata Ad+ ministrare. Ad
dalam bahasa inggris sama dengan ke atau kepada, sedangkan kata ministrare
artinya to serve adalah melayani atau membantu. Istilah administrasi sering
diartikan sebagi tata usaha (office work) yang intinya adalah tugas pelayanan.
Pada dasarnya administrasi mempunyai dua pengertian, yakni dalam arti
luas dan sempit. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan-kegiatan kelompok
melalui tahapan-tahapan yang teratur yang dipimpin secara efektif dan efisien
dalam menggunakan segala sarana yang dibuktikan agar tercapainya tujuan yang
diinginkan. Administrasi dalam arti sempit (office work) tata usaha adalah
keseluruhan kegiatan atau pekerjaan surat-menyurat seperti: mengetik,
mengagendakan, juga mengurus dan mengatur warkat dalam kearsipan dan
menjaga keharmonisan sistem kerja (Moekijat, 2000:2).
Administrasi perkantoran adalah kegiatan menerima, mengelola dan
menyimpan informasi agar tujuan kantor yang telah direncanakan dapat tercapai.
Dalam melaksanakan pekerjaan administrasi pada setiap organisasi harus
diperhatikan proses kerja dan administrasi perkantoran. Dengan melakukan
administrasi setiap keterangan penting dicatat supaya dapat diolah oleh bagian tata
Informasi sangat penting bagi pimpinan untuk mengambil keputusan yang
baik. Untuk lebih jelasnya mengenai pengertian administrasi perkantoran, penulis
menguraikan beberapa pendapat para ahli antara lain : administrasi adalah proses
penyelenggaraan yang menunjang proses pengertian pekerjaan yang langsung
mengerjakan tercapainya usaha kerjasama (Gie, 2009:10).
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan usaha bersama yang
dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang
ditentukan sebelumnya (Siagian, 2002:2).
Dari kedua pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
administrasi perkantoran adalah tugas penataan dari pimpinan organisasi untuk
merencanakan, mengawasi dan mengorganisasikan segenap pekerjaan kantor
tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi perkantoran
adalah meliputi pengertian manajemen karena merupakan salah satu unsur
administrasi yaitu unsur yang telah menggerakkan karyawan dan mengarahkan
segenap tujuan organisasi yang bersangkutan benar-benar tercapai (Gie, 2002:61).
Berdasarkan defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi
merupakan suatu proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tersebut.
B.Peranan dan Tujuan Administrasi Perkantoran 1. Peranan Administrasi Perkantoran
Pekerjaan kantor meliputi pengumpulan data dan pencatatan. Pengolahan
diluar organisasi. Peranan administrasi yang malaksanakan pekerjaan kantor (Gie,
2004:31) adalah:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan dari suatu organisasi.
Administrasi melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dengan
menyediakan berbagai keterangan-keterangan yang diperlukan. Keterangan ini
memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan
penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi agar
dapat membuat keterangan yang tepat.
Selanjutnya administrasi membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam
membuat keputusan dan melaksanakan tindakan yang tepat. Peranan administrasi
disini adalah menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan.
3. Berperan menyelenggarakan kelancaran perkembangan organisasi dan
sumber informasi.
Sedangkan pengertian yang ketiga adalah administrasi mempunyai peran
dalam melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam
keseluruhannya.
2. Tujuan Administrasi Perkantoran
Suatu lembaga atau badan usaha yang menyelenggarakan administrasi,
dalam rangka mencapai tujuan. Kegiatan tersebut menyangkut membagi-bagi
pekerjaan, mengatur keuangan, dan perlengkapan. Uraian tersebut secara tidak
langsung mengutarakan tujuan administrasi.
C.Sistem Perkantoran
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. Pada saat diperlukan untuk melengkapi beberapa
proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis
yang akan menjelaskannya. Jadi bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur
maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan.
Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem Quible dalam Sukoco
(2007:31) adalah:
a. Mengoptimalkan hasil dan penggunaan sumber daya yang efisien,
b. Salah satu alat pengendali biaya,
c. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor,
d. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi,
e. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut:
a. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak
berfungsi secara optimal,
b. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau
prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur
c. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau
sistem baru yang akan diterapkan perusahaan,
d. Kemungkinan terdapat retensi dari anggota organisasi.
1. Karateristik Sistem
Menurut Mcleod dan Shell dalam Sukoco (2007:32), sebuah sistem yang
baik memiliki karateristik sebagai berikut:
a. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang
terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup
fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
berubah.
b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang
lama maupun mengganggu fungsi utamanya.
c. Sistematis. Agar fungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada
bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan
mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada.
d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
e. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga
f. Pemanfaaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang
dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang
dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
2. Unsur Sistem
Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur sebagai berikut:
a. Input. Aliran sistem dimulai dari input dari beberapa jenis sumber
daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah
data, informasi dan material yang diperoleh baik dari dalam
maupun luar organisasi.
b. Processing. Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan
dilakukan pada saat pemprosesan yang melibatkan metode dan
prosedur dalam sistem.
c. Output. Setelah melalui pemprosesan, input akan menjadi output,
berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan
secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian
atau pegawai yang membutuhkan.
d. Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah
sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk
mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi
lebih baik lagi.
e. Pengawasan. Seperti halnya element sistem yang lain pengawasan
tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang
harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan
pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem
begitu juga etika, dan pertimbangan moral.
3. Jenis Sistem
Menurut Martin, dkk dalam Sukoco (2007:35) pada organisasi idealnya
harus terdapat 4 (empat) jenis sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan
organisasi yang berbeda. Sistem tersebut antara lain:
a. Sistem pada tingkatan operasional, yaitu: informasi yang
memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor dan diharapkan
dapat menjawab pertanyaan rutin.
b. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran), yaitu: sistem informasi
yang mendukung pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai teknis
maupun pegawai administrasi.
c. Sistem pada tingkatan manajemen, yaitu: sistem informasi yang
mendukung aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,
pengawasan dan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
atasan atau manajer tingkat menengah.
d. Sistem pada tingkatan strategis, yaitu: sistem informasi yang
mendukung aktivitas jangka panjang (strategis) yang dilakukan
yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi
dan solusi yang tidak normal.
D.Kontrol Perkantoran
1. Sistem dan Sasaran Kontrol
Dalam pelaksanaan setiap bidang pekerjaan apapun yang sebaik-baiknya
tentu perlu dilakukan perencanaan pengontrolan. Perencanaan dan pengontrolan
merupakan 2 (dua) bagian dari sesuatu proses penyelenggaraan untuk mencapai
tujuan tertentu. Perencanaan menjadi taraf permulaan dari proses kontrol
perkantoran dan mengandung aktivitas-aktivitas melihat ke depan, memikirkan
jauh sebelumnya, dan menggambarkan lebih dulu sebagai landasan untuk
pelaksanaan kegiatan-kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan
pengontrolan dan tindakan-tindakan pembetulannya adalah tahap akhir dari proses
penyelenggaraan.
Pengontrolan adalah keseluruhan aktivitas mengawasi, memeriksa,
mencocokkan, dan mengendalikan segenap kegiatan agar berlangsung sesuai
dengan rencana yang ditetapkan dan hasil yang dikehendaki. Pengontrolan
tidaklah semata-mata dimaksudkan untuk menemukan dan membetulkan
kesalahan-kesalahan, melainkan justru untuk mencegah terjadinya
kekeliruan-kekeliruan atau penyimpangan-penyimpangan yang sebetulnya dapat dihindari
sebelum terlambat.
Menurut Brech (Gie, 2007:154) kontrol adalah kegiatan mencocokkan
sebelumnya dalam rencana-rencana dengan maksud untuk menjamin tercapainya
kemajuan yang cukup dan pelaksanaan tugas yang memuaskan, juga “mencatat”
pengalaman yang diperoleh dari pelaksanaan rencana-rencana yang telah
ditetapkan sebagai suatu petunjuk bagi tindakan-tindakan di waktu mendatang.
Langkah-langkah yang sering berlangsung dalam pengontrolan adalah
sebagai berikut:
1. Penentuan standart atau ukuran yang baku yang akan menjadi
patokan.
2. Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang
senyatannya dijalankan (hasil kegiatan-kegiatan tersebut)
3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau
hasil-hasilnya dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui
penyimpangan atau perbedaan yang terjadi.
4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi
agar semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan yang telah
ditentukan.
Bahan-bahan dan metode-metode untuk menjalankan pengontrolan antara
lain adalah:
a. Laporan dari pelaksanaan kegiatan yang diberikan secara lisan atau
tulisan dan secara berkala atau sewaktu-waktu atas permintaan.
b. Penelaahan terhadap buku catatan tugas atau hasil kerja, jadwal
c. Survey atau inspeksi setempat dimana kegiatan-kegiatan
dijalankan.
d. Wawancara dengan pelaksana-pelaksana tugas yang bersangkutan.
Dalam segi pelaksanaan pekerjaan yang paling umum dapat dijadikan
sasaran pengontrolan adalah:
a. Jumlah hasil kerja (segi kuantitas).
b. Mutu hasil kerja (segi kualitas).
c. Pegawai (kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan kerjanya).
d. Uang (pemakaiannya secara sah dan efisien).
e. Barang perbekalan (pembelian, penggunaan dan pemeliharaan
yang betul).
f. Ruang kerja (penataan dan pemakaiannya yang baik).
g. Waktu (penggunaannya untuk kepentingan organisasi yang
bersangkutan).
h. Metode kerja.
Dalam tata usaha sebagai suatu bidang kerja perlu dilakukan pengontrolan.
Pengontrolan harus dijalankan dalam setiap organisasi, karena apabila tidak
dilakukan pengontrolan dapat mengakibatkan kerugian-kerugian yang cukup
parah.
Untuk menjalankan agar tata usaha terlaksana secara baik dan hemat,
setiap organisasi harus mempunyai manajer kantor yang benar-benar cakap.
Pemimpin kantor mempunyai kewajiban untuk mengontrol segenap aktivitas tata
Menurut Leffingwell dalam Gie (2007:156), idealnya 12 (dua belas)
tindakan kontrol yang hendak dijalankan oleh para manajer kantor, yaitu:
1. Merencanakan dan menentukan jadwal bagi pekerjaan setiap hari
secara tertulis.
2. Mengusahakan agar pekerjaan dimulai pada waktu yang telah
ditentukan.
3. Menghitung banyaknya pekerjaan yang tidak terselesaikan.
4. Menghitung banyaknya pekerjaan yang harus dilaksanakan.
5. Mengatur jumlah tenaga pekerja yang dibutuhkan sesuai dengan
pekerjaan.
6. Memeriksa jumlah hasil tenaga pekerjaan setiap hari.
7. Mendesak agar tercapai hasil dari pekerjaan sehari penuh.
8. Memeriksa petunjuk-petunjuk baku yang telah ditetapkan bagi
pelaksanaan sesuatu pekerjaan.
9. Merencanakan tugas pengawasan sehari-hari untuk jangka waktu
seminggu.
10.Menetapkan pemeriksaan menyeluruh setiap hari terhadap
pemeliharaan alat-alat kantor.
11.Menetapkan pemeriksaan menyeluruh terhadap penyimpanan
warkat dan arsip.
2. Perancangan dan Pengendalian Formulir
Aktivitas-aktivitas ketatausahaan menghimpun, mencatat, mengirim, atau
menyimpan berbagai informasi dalam kantor untuk sebagian besar
mempergunakan formulir (form). Formulir ialah lembaran kertas atau kertas lepas
berukuran tertentu yang telah dipersiapkan terlebih dahulu setelah dicetak dengan
uraian-uraian, kolom-kolom, garis-garis, atau ruang-ruang untuk menghimpun,
mencatat, atau menyampaikan informasi yang diperlukan.
Menurut ahli perancang formulir Kronval (2007:162), formulir adalah
selembar kertas atau kartu yang dipotong menurut suatu ukuran tertentu dimana
akan dibuat pencatatan-pencatatan dan biasanya dicetak dengan garis-garis,
tulisan, tanda-tanda, dan hal lain yang umum atau sering berulang kembali dalam
peristiwa-peristiwa yang berlain-lainan yang memerlukannya, sedangkan apa
yang bersangkutan dengan peristiwa dinyatakan dengan jalan mengisi, mencoret,
dan menandai.
Menurut Littlefield dkk (2007:163), adapun kegunaan yang diberikan oleh
formulir adalah sebagai berikut:
1. Formulir-formulir membuat jelas keterangan apa yang harus
dihimpun dan disampaikan.
2. Formulir-formulir menyediakan suatu letak tertentu bagi setiap
butir keterangan yang diperlukan, dengan demikian memudahkan
pencatatan, pengolahan, dan penunjukan data.
3. Formulir-formulir menghapuskan perlunya menyalin kembali
4. Formulir-formulir memudahkan pemakaian lembaran-lembaran
ganda, karena secara luas dapat menyederhanakan
prosedur-prosedur.
5. Formulir-formulir memberi tanda pengenal kepada warkat-warkat
dan memudahkan penyimpanan serta penunjukan dikemudian hari.
Sesuatu formulir biasanya diadakan untuk maksud atau keperluan tertentu.
Menurut Myers (Gie, 2007:164), formulir-formulir pada umumnya dapat
diciptakan dan dipergunakan untuk 18 (delapan belas) macam keperluan sebagai
berikut:
1. Mengakui (to acknowledge)
2. Menyetujui (to agree)
3. Melamar (to apply)
4. Menguasakan (to authorize)
5. Membatalkan (to cancel)
6. Menerangkan (to certify)
7. Menuntut (to claim)
8. Menaksir (to estimate)
9. Melanjutkan (to follow-up)
10.Mengenali (to identify)
11.Memberi petunjuk (to instruct)
12.Memberitahu (to notify)
15.Melaporkan (to report)
16.Memohon (to request)
17.Mengedarkan (to route)
18.Menjadwal (to schedule)
E.Sasaran Kegiatan Administrasi Perkantoran
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah
pekerjaan perkantoran (Office Work) walaupun demikian, sasaran kegiatan
Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang
disusun oleh Libbey adalah sebagai berikut:
1. Ruang perkantoran (Office Space); Ruang perkantoran meliputi Perkiraan
kebutuhan ruangan, Pemanasan dan peredaran udara, Pendinginan udara,
Pantulan suara, Lukisan, Fasilitas kebersihan, Ruang pertemuan, Faktor
keselamatan, Pemindahan kantor, Perubahan-perubahan, Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication); Komunikasi meliputi Pengiriman surat,
Pelayanan pesuruh, Telepon, Susunan kabel, Sistem laporan antar kantor,
Papan pengumuman, Pelayanan menerima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel); Kepegawaian Perkantoran
meliputi Pemilihan, Perkenalan, Latihan, Pengujian, Kenaikan pangkat,
Pergantian, Sistem saran, Keterlambatan, Wawancara pemberhentian,
Fasilitas ruang, Semangat kerja dan Disiplin.
4. Perabot dan Perlengkapan (Furniture and Equipment); Perabot dan
Ruang dan peti besi, Perabotan fungsional, Perabotan gudang,
Pemeliharaan dan perbaikan, Lemari perbekalan dan penempatan rak dan
Perabot perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines); Peralatan dan Mesin
meliputi Mesin tik, Mesin hitung, Perlengkapan kirim surat, Perlengkapan
kebersihan, Pemeliharaan dan perbaikan, Penilaian peralatan dan mesin
baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary); Perbekalan dan
keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis, Kertas surat,
Formulir, Perbekalan kebersihan, Perbekalan penggandaan, Penilaian
perbekalan baru.
7. Metode (Methods); Metode meliputi Pengolahan bahan keterangan,
Penyelidikan perkantoran, Pengukuran hasil kerja tulis, Penjadwalan
prosedur rutin.
8. Warkat (Records); Warkat meliputi Pengkoordinasian formulir,
Perancangan formulir, Pelayanan surat-menyurat, Pola surat, Peninjauan
surat-menyurat, Pusat pengetikan, Metode pelaporan (Typing Rools),
Jadwal penyimpanan, Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksanaan (Exclusive Controls); Kontrol pimpinan
pelaksanaan meliputi Perencanaan organisasi, Pemusatan dan pemencaran
pelayaanan, Perencanaan anggaran, Perkiraan (Forecasting), Pedoman
F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Bila kita perhatikan dari segi kata, maka perkataan tata usaha merupakan
kata majemuk yang terdiri dari 2 (dua) kata yaitu : tata dan usaha.
Tata adalah suatu aturan atau peraturan yang harus di taati. Sedangkan usaha
adalah kegiatan dengan menggunakan tenaga, pikiran atau badan untuk mencapai
suatu maksud. Jadi menurut arti katanya, tata usaha berarti suatu aturan atau
peraturan yang terdapat dalam surat untuk proses penyelenggaraan kerja.
Ditinjau dari aktivitas pokoknya, tata usaha adalah kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keterangan itu dapat dipergunakan secara langsung sebagai bahan
informasi bagi pimpinan orang yang bersangkutan atau diperoleh oleh pihak siapa
saja yang membutuhkannya.
Dalam kegiatan administrasi secara luas, tata usaha merupakan kegiatan
penunjang yang merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara
menyeluruh. Pengertian tata usaha menurut Gie (2000:16) adalah : segenap
rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim,
dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
kerjasama.
Sedangkan menurut Wursanto (2004:15) mengatakan bahwa tata usaha
adalah kegiatan mengadakan pencatatan, penyusunan, keterangan-keterangan
yang digunakan secara langsung, sebagai bahan informasi bagi pimpinan orang
yang bersangkutan dan dapat dipergunakan oleh siapa saja yang
Jadi tata usaha mempunyai fungsi pelayanan yang berwujud 6 (enam) pola
pembuatan (Gie, 2000:16), yaitu:
1. Menghimpun .
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan terjadinya segala
keterangan yang tadinya belum ada sehingga siap untuk dipergunakan bila
diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca,
dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang
termasuk pula dengan alat-alat perekaman suara sehingga dapat didengar,
misalnya “pencatatan” pada pita rekam.
3. Mengolah
Bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
5. Mengirim
Kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepada pihak lain.
Sedangkan menurut Terry (2003:20), kegiatan pokok tata usaha dapat
diperinci dalam 7 (tujuh) jenis kegiatan sesuai dengan perbandingan persentase
[image:51.595.114.511.242.532.2]antara lain :
Tabel 3.1
Kegiatan Pokok Usaha
Bahan Pekerjaan Waktu yang Diperlukan Typing (mengetik)
Calculating (menghitung)
Checking (memeriksa)
Filling (menyimpan)
Telephoning (menelepon)
Duplicating (menggandakan)
Mailing (mengirim)
Other (lain-lain)
24,6%
19,5%
12,3%
10.2%
8,8%
6,4%
5,5%
12,7%
Jumlah 100%
Sumber : Moekijat (2003:22)
Adapun pekerjaan tentang surat-menyurat sebagai salah satu pekerjaan
kantor adalah sebagai berikut:
1. Penanganan Surat
Kegiatan yang dimulai dari penerimaan dan pencatatan surat masuk dan
2. Penyimpanan Surat
Surat dapat disimpan apabila selesai diolah dan dikembalikan ke bagian
komersil. Surat disimpan menurut pedoman atau aturan tertentu yang telah
ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa, sehingga setiap surat bila
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
3. Membuat Laporan
Merupakan suatu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam
perencanaaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
4. Korespondensi
Kegiatan mulai penyusunan konsep surat sampai dengan surat siap
dikirim.
5. Penggandaan
Kegiatan untuk memperbanyak dokumen-dokumen baik dikirim maupun
disimpan sebagai arsip.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat siap diketik, dibaca kembali, diperiksa dan kemudian
disampaikan terhadap bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani dan
dibubuhi stempel.
Sedangkan menurut Well dan Robinson (2000:89) pekerjaan kantor dapat
diperinci dalam pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkan dengan
3. Surat menyurat, mendikte, dan mengetik.
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang
belum diselesaikan.
6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat ke pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan
pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyelesaikan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
10.Membuat warkat-warkat dan mencatat data yang tidak diinginkan.
Ciri-ciri dari pada pekerjaan kantor meliputi:
1. Suatu pekerjaan yang bersifat memudahkan atau yang bersifat
meringankan.
2. Suatu pekerjaan yang memberi pelayanan.
3. Volume ditentukan oleh pihak luar.
4. Sumbangan secara tidak langsung bagi keuntungan.
5. Isi mencakup seluruh kegiatan beserta waktu yang digunakan.
6. Pemencaran (Moekijat, 2001:26).
Menurut Robin (2003:4) kerja adalah proses pencapaian tujuan personal
maupun tujuan operasional. Kerja merupakan proses penciptaan atau
pembentukan nilai baru tambahan pada satu unit. Untuk itu administrasi sebagai
suatu kegiatan, juga merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan dengan baik oleh setiap pegawai. Dimana usaha untuk mencapai
suatu tujuan yang diharapkan oleh suatu organisasi.
Sedangkan kelancaran menurut Field (2001:89) adalah merupakan
kebutuhan yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu.
Dari defenisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian
kelancaran kerja adalah suatu proses penciptaan, pembentukan nilai pada unit
sumber daya untuk mencapai tujuan organisasioanal sehingga akan mendapat
informasi yang memadai, akurat dan informasi yang tepat waktu. Kelancaran
kerja sangat dibutuhkan dalam proses pelaksanaan suatu organisasi, khususnya
dalam bidang administrasi. Kelancaran kerja disuatu organisasi hendaknya
direncanakan, dikendalikan, disempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya,
jika hal ini tidak dilakukan akan menyebabkan kesimpangsiuran dalam
menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan. Dalam meningkatkan
kelancaran atau memperlancar tugas-tugas itu karena administrasi merupakan
H.Pelaksanaan Administrasi pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Administrasi Perkantoran bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah suatu sistem yang menangani kegiatan yang berhubungan
dengan akademik mahasiswa. Adapun rincian tugas secara umum pada bagian
Akademik antara lain:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian akademik.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan,
penelitian, pengabdian/ pelayanan kepada masyarakat.
3. Melakukan administrasi akademik.
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target
kurikulum.
6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan
fakultas.
7. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/ pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
Kegiatan administrasi perkantoran pada bagian Akademik dilakukan oleh
Akademik. Kasubag dikepalai oleh Pembantu Dekan I (PD-I) yang bertanggung
jawab pada bidang Akademik.
Secara spesifik kegiatan administrasi perkantoran yang dilakukan pada
Bagian Akademik mencakup:
1. Percetakan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS).
Salah satu Bagian Akademik adalah proses percetakan KRS dan KHS
mahasiswa. Prosedur percetakan KRS dan KHS yaitu dimulai dengan pengolahan
nilai mahasiswa yang kemudian disesuaikan dengan mata kuliah yang ditawarkan.
Setelah proses pengolahan nilai salesai KRS dan KHS dicetak. Hasil KRS dan
KHS diberi rangkap 3 (tiga), yaitu untuk pertinggal di bagian Akademik,
pertinggal untuk jurusan mahasiswa yang bersangkutan dan diberikan juga bagi
mahasiswa itu sendiri. KRS dan KHS bertujuan untuk sebagai bukti mahasiswa
tersebut membawakan mata kuliahnya dan sebagai bukti hasil prestasi perkuliahan
mahasiswa. Apabila proses pengolahan nilai terlambat sesuai dengan yang telah
dijadwalkan maka akan mengganggu proses percetakan dan pembagiannya bagi
mahasiswa. Tentunya hal ini akan mengganggu pekerjaan kantor lainnya.
Idealnya proses percetakan KRS dan KHS dilakukan pada minggu kedua
perkuliahan aktif.
2. Melegalisir Berkas - berkas Nilai
Melegalisir berkas-berkas nilai tertentu sebagai bukti keabsahan berkas tersebut
dengan aslinya. Berkas yang dilegalisir tentunya sesuai dengan kebutuhan
mahasiswa yang bersangkutan. Untuk melegalisir ijazah, transkrip nilai dan SKTL
dikenakan biaya administrasi. Sebelum berkas-berkas dilegalisir terlebih dahulu
diperiksa kebenarannya sesuai dengan pertinggal berkas tersebut di bagian
Akademik. Untuk itu setiap melegalisir berkas-berkas nilai harus dilampirkan
dengan berkas aslinya. Bila tidak dilengkapi dengan berkas asli maka proses
melegalisirnya akan lebih lama.
3. Penyimpanan Dokumen dan Surat Alumni
Bagian Akademik tentunya juga bertugas untuk melakukan penyimpanan
atas data-data dan dokumen-dokumen mahasiswa dan alumni dari mulai stambuk
tahun pertama didirikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sampai
saat ini, seiring berjalannya waktu pada Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara banyak mengalami pergantian pegawai sehingga
prosedur kerjanya juga berbeda. Saat dibutuhkan data-data alumni dari stambuk
pertama maka pegawai yang saat ini bertugas di bagian Akademik sering kali
mengalami kesulitan untuk menemukan data-data lama tersebut dikarenakan
penyimpanan yang dilakukan kurang rapi, data yang disimpan di dalam komputer
juga banyak yang hilang. Hal ini bisa terjadi karena ketidakpedulian pegawai
terhadap hal tersebut, padahal jika penyimpanan dilakukan dengan baik, maka
data-data tersebut dapat ditemukan dengan mudah.
Bagian Akademik bertugas menyajikan informasi-informasi seputar
Akademik, misalnya : Pengumuman mahasiswa yang dievaluasi, pengumuman
tentang informasi wisuda, pengumuman tentang pengisian KRS, pengumuman
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah melakukan survei pada Bagian Akademik, maka dapat ditarik
beberapa kesimpulan antara lain:
1. Pelaksanaan administrasi perkantoran pada bagian akademik kurang
optimal. Hal ini terjadi karena proses percetakan KRS dan KHS
dilakukan pada minggu kedua perkuliahan aktif padahal idealnya proses
percetakan KRS dan KHS dilakukan sebelum perkuliahan aktif.
2. Proses melegalisir berkas-berkas nilai dilakukan dengan baik karena
sebelum dilegalisir berkas diperiksa kembali dengan berkas aslinya.
3. Penyimpanan dokumen-dokumen lama seperti data alumni angkatan
pertama kurang diperiksa dengan baik, sehingga menyulitkan pencarian
jika suatu saat diperlukan.
4. Penyajian informasi seputar akademik berjalan dengan baik, sehingga
mahasiswa tidak kesulitan dalam memperoleh informasi seperti
informasi tentang wisuda, nama-nama mahasiswa yang terkena evaluasi
B. Saran
Adapun saran-saran yang dikemukakan adalah:
1. Agar pekerjaan administrasi tidak mengalami hambatan sebaiknya
pegawai melakukan pekerjaan kantornya sesegera mungkin.
2. Dalam proses melegalisir berkas-berkas nilai sebaiknya para pegawai
melakukan pekerjaan kantornya sesegera mungkin, agar mahasiswa yang
membutuhkan berkas-berkas nilai dapat memperolehnya dengan cepat.
3. Sebaiknya seluruh data atau dokumen alumni diarsipkan dengan rapi dan
baik atau dengan bantuan komputerisasi sehingga tidak kesulitan untuk
mencari data jika suatu saat dibutuhkan.
4. Dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa, diharapkan pegawai
dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada mahasiswa maupun
DAFTAR PUSTAKA
Moekijat, 2002. Manajemen Kearsipan. Bandung : Rineka Cipta.
Siagian, Sondang P. 2001. Kerangaka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : Rineka Cipta
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya : Gelora Aksara Pratama
The Liang Gie, 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Cetakan kesembilan Yogyakarta : Liberty Yogyakarta
http://dennia-dara.blogspot.com/.../peranan-administrasi-perkantoran.html
-perkantoran1.pdf
-%20Administrasi%20Perkantoran.pdf
