xiv ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Studi Kasus pada PT. X
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2008
Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan dan permasalahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, dan (2) untuk memberi masukan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X. Latar belakang penelitian ini adalah pentingnya sistem akuntansi penjualan ekspor sebagai salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektivitas kegiatan penjualan.
Jenis penelitian adalah studi kasus. Data diperoleh dengan wawancara, kuesioner, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah: (1) analisa deskriptif dan menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjualan ekspor, dan (2) memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor. Dari hasil penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa: (1) sistem akuntansi
xv ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGNING OF EXPORT SALES ACCOUNTING SYSTEM
A Case Study at PT. X
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2008
The aims of the study were: (1) to know the implemetation and problems occurred in accounting system of export sales at PT. X, and (2) to give suggestions on the design of export sales accounting system, which was appropriate to be applied at PT. X. The background of the study was the importance of export sales accounting system as one of the medium to support and monitor the effectiveness of sales activities.
The study was a case study. The data were gathered through interview, questionnaire, and documentation. The data analysis techniques used were: (1) conducting descriptive analysis and analyzing the strenghts and weaknesses of the existing system, and then compared the export sales accounting system at PT. X with the theory on export sales accounting system, and (2) giving solutions of the existing problems through export sales accounting system design.
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Studi Kasus pada PT. X
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Studi Kasus pada PT. X
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA
iv
“I a membu at segala sesu at u ind ah
pad a wakt u nya………”
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:
a. Dr. Ir. P. Wiryono. P., S. J. yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.
b. Drs. Alex Kahu Lantum, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi
c. Ir. Drs. Hansiadi Yuli Hartanto, M.Si., Akt. selaku Kaprodi Akuntansi dan Pembimbing II yang sangat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. d. M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. selaku Pembimbing I yang sangat
membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
e. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
f. PT. X yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian.
g. Papa, Mama, dan Ratih, atas doa, dorongan, semangat, bantuan, dan semua yang telah diberikan.
h. Keluarga besar simbah Soma Utama dan engkong Njoo Tjiang Han
i. Maria Novita Wahyu Juwitari dan Rosalia Krisnina Duanti yang benar-benar menjadi sahabat dalam senang dan sedihku. Dari kalian aku belajar banyak hal berharga…Jaga terus persahabatan kita untuk selamanya…
j. Ari, Woko, Mas Budi, dan Mas Ahmad, teman-teman baruku…
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... v
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI... ix
DAFTAR TABEL... xii
HALAMAN DAFTAR GAMBAR... xiii
ABSTRAK ... xiv
ABSTRACT... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Rumusan Masalah... 3
C. Batasan Masalah... 3
D. Tujuan Penelitian... 4
E. Manfaat Penelitian... 4
F. Sistematika Penulisan... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7
F. Pengembangan Sistem... 22
x
H. Desain/ Perancangan Sistem ... 23
I. Review Penelitian Terdahulu ... 24
BAB III METODA PENELITIAN ... 26
A. Jenis Penelitian... 26
B. Tempat dan Waktu Penelitian... 26
C. Subyek dan Obyek Penelitian ... 26
D. Data yang Diperlukan... 26
E. Teknik Pengumpulan Data... 27
F. Teknik Analisis Data ... 27
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 29
BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN... 35
A. Bagian Organisasi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor ... 36
B. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Ekspor ... 37
C. Catatan Akuntansi yang Digunakan... 40
D. Jaringan Prosedur dan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor ... 41
BAB VI RANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR ... 45
A. Rancangan Struktur Organisasi... 46
B. Rancangan Deskripsi Tugas... 48
C. Rancangan Flowchart ... 52
D. Rancangan Data Flow Diagram... 56
E. Rancangan Output... 65
BAB VII PENUTUP ... 73
A. Kesimpulan... 73
B. Keterbatasan Penelitian... 74
C. Saran... 75
xi
LAMPIRAN ... 77
A. Daftar Pertanyaan... 77
B. Simbol Flowchart... 81
xii
DAFTAR TABEL
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar I : Struktur Organisasi PT. X... 31
Gambar II : Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X ... 43
Gambar III : Rancangan Struktur Organisasi PT. X... 47
Gambar IV : Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X... 53
Gambar V : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X. ... 57
Gambar VI : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 58
Gambar VII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 59
Gambar VIII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 60
Gambar IX : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 61
Gambar X : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 62
Gambar XI : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 62
Gambar XII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 63
Gambar XIII : Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (Lanjutan) PT. X. ... 64
Gambar XIV : Rancangan Jurnal Penjualan ... 67
Gambar XV : Rancangan Jurnal Penerimaan Kas ... 69
Gambar XVI : Rancangan Bukti Kas Masuk ... 71
xiv ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Studi Kasus pada PT. X
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2008
Tujuan penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan dan permasalahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, dan (2) untuk memberi masukan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X. Latar belakang penelitian ini adalah pentingnya sistem akuntansi penjualan ekspor sebagai salah satu sarana untuk mendukung dan memantau efektivitas kegiatan penjualan.
Jenis penelitian adalah studi kasus. Data diperoleh dengan wawancara, kuesioner, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah: (1) analisa deskriptif dan menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjualan ekspor, dan (2) memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor. Dari hasil penelitian, dapat ditarik kesimpulan bahwa: (1) sistem akuntansi
xv ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGNING OF EXPORT SALES ACCOUNTING SYSTEM
A Case Study at PT. X
Maya Dewi Indriyanti NIM: 032114002 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2008
The aims of the study were: (1) to know the implemetation and problems occurred in accounting system of export sales at PT. X, and (2) to give suggestions on the design of export sales accounting system, which was appropriate to be applied at PT. X. The background of the study was the importance of export sales accounting system as one of the medium to support and monitor the effectiveness of sales activities.
The study was a case study. The data were gathered through interview, questionnaire, and documentation. The data analysis techniques used were: (1) conducting descriptive analysis and analyzing the strenghts and weaknesses of the existing system, and then compared the export sales accounting system at PT. X with the theory on export sales accounting system, and (2) giving solutions of the existing problems through export sales accounting system design.
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kemajuan teknologi di bidang komunikasi dan transportasi telah membawa dampak yang besar terhadap hubungan antar bangsa-bangsa di dunia, terutama dalam hubungan ekonomi. Salah satu manfaat dari kemajuan tekno logi komunikasi dan transportasi adalah pergaulan antar bangsa menjadi sangat terbuka. Arus informasi telah memungkinkan setiap bangsa lebih mengenal dan memahami bangsa lain. Dalam bidang ekonomi, setiap bangsa akan lebih mudah mengetahui dari mana barang-barang dapat diperoleh untuk memenuhi berbagai kebutuhannya dan sebaliknya kema na sebaiknya memasarkan produk-produk unggulannya.
Sekarang ini, sulit kita temukan suatu negara yang benar-benar mandiri. Ekspor ada karena tidak ada negara yang benar-benar mandiri untuk memenuhi kebutuhannya dari hasil produksi negaranya sendiri. Oleh karena itu peranan perdagangan internasional di masa sekarang maupun masa datang sangat penting bagi kepentingan ekonomi nasional kita. Pengaruh dari perdagangan ekspor ini adalah saling memberikan keuntungan bagi negara- negara yang melakukan transaksi ekspor.
didapat mulai dari data direkam, diproses, dan disajikan dalam laporan. Informasi penjualan ekspor tersebut diperlukan manajemen atau pemakai lain sebagai dasar pengambilan keputusan. Sistem akuntansi penjualan ekspor yang ada dalam perusahaan selalu memerlukan pengembangan. Pengembangan sistem akuntansi tersebut disebabkan karena adanya permasalahan-permasalahan, pertumbuhan organisasi, untuk meraih kesempatan-kesempatan, serta adanya instruksi dari pimpinan yang bertujuan untuk memperbaiki sistem yang sudah ada dalam perusahaan. Selain itu, pengembangan sistem akuntansi penjualan ekspor juga bertujuan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan informasi pada saat ini dan masa yang akan datang. Dengan adanya pengembangan tersebut, kebutuhan akan informasi penjualan ekspor perusahaan dapat diperoleh secara tepat dan akurat.
3
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana sistem akuntansi penjualan ekspor dan permasalahan yang terdapat di PT. X?
2. Bagaimana rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X.
C. Batasan Masalah
Dalam penelitian ini, penulis hanya akan membahas masalah:
1. Sistem akuntansi penjualan ekspor yang berupa struktur organisasi, prosedur, dan catatan akuntansi yang hanya berkaitan dengan penjualan ekspor. Pengertian ekspor adalah prosedur perdagangan antarnegara dimana negara yang satu mengirimkan barang kepada negara lainnya dengan menggunakan sarana laut, darat, maupun udara. (Ruddy Tri Santoso, 1994).
2. Letter of Credit sebagai cara pembayaran untuk transaksi penjualan ekspor.
Letter of Credit adalah suatu surat kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa
D. Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penjualan ekspor dan permasalahan yang terdapat di PT. X.
2. Untuk memberi masukan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang sesuai diterapkan pada PT. X.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna sebagai masukan mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor dan sumbangan pemikiran tentang pengembangan sistemnya.
2. Bagi Universitas Sanata Dharma
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah perbendaharaan bacaan dan wawasan serta memberi masukan dalam bidang akuntansi khususnya mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor.
3. Bagi Penulis
5
F. Sistematika Penulisan
BAB I Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Pustaka
Bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar dalam mendeskripsikan, menganalisis, dan merancang sistem akuntansi penjualan ekspor.
BAB III Metoda Penelitian
Bab ini menjelaskan mengenai jenis penelitian, subjek dan objek penelitian, tempat dan waktu penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, serta teknik analisis data.
BAB IV Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan secara terbatas.
BAB V Hasil Temuan Lapangan dan Pembahasan
Bab ini membahas deskripsi sistem, analisis data, perbandingan sistem akuntansi penjualan ekspor dengan teori yang ada.
BAB VI Rancangan Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor
Bab ini berisi usulan rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor yang terdiri dari rancangan struktur organisasi, bagan alir (flowchart),
BAB VII Penutup
7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Sebelum membahas tentang pengertian analisis dan perancangan sistem akuntansi penjualan ekspor, maka penting untuk mengetahui terlebih dahulu pengertian sistem secara umum.
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2001), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Joseph W. Wilkinson (1993), sistem merupakan kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan- masukan menjadi keluaran.
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (1999:3-5), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai:
a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk kesatuan.
b. Batas Sistem
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung Sistem
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
e. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. f. Keluaran Sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai sua tu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran Sistem
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
9
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sedangkan menurut Narko (1994), sistem akuntansi adalah jaringan yang terdiri dari formulir- formulir, catatan-catatan, proses-proses, alat-alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan. 2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001:3-5), unsur- unsur sistem akuntansi adalah: a. Formulir
Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
b. Jurnal
Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.
C. Penjualan Ekspor
Ekspor adalah prosedur perdagangan antarnegara dimana negara yang satu mengirimkan barang kepada negara lainnya dengan menggunakan sarana laut, darat, maupun udara, Ruddy Tri Santoso (1994).
1. Syarat-syarat Eksportir
Menurut Keputusan Menteri Perdagangan No. 331/KP/XII/87 tanggal 23 Desember 1987 yang dikutip oleh Ruddy Tri Santoso (1994), eksportir adalah pengusaha yang dapat melakukan ekspor yang telah memiliki SIUP atau Ijin Usaha dari Departemen Teknis/ Lembaga Pemerintah Non-departemen berdasarkan ketentuan yang berlaku.
11
Selain kedua persyaratan seperti ditetapkan oleh Menteri Perdagangan tersebut di atas, syarat-syarat lain dari eksportir adalah sebagai berikut: a. mempunyai Surat Ijin Ekspor (SIUP) dari Departemen Perdagangan atau
instansi yang berwenang.
b. mempunyai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) perusahaan beserta surat kuasa perusahaan kepada pejabat yang ditunjuk untuk menanda-tangani dokumen-dokumen atau surat-surat berharga lainnya.
c. mempunyai NPWP dan TDP dari perusahaan tersebut.
d. mengikuti syarat dan ketentuan tentang ekspor barang dari departemen-departemen terkait (perdagangan, keuangan, dan lain- lain, termasuk di dalamnya menaati ketentuan tentang ekspor ke negara-negara terlarang (Afrika Selatan, Israel, dan Portugis).
2. Penggolongan Barang yang diekspor
Penggolongan barang yang diekspor adalah: a. Barang yang diatur tata niaga ekspornya
Adalah pengelompokan barang yang ekspornya hanya dapat dilakukan oleh perusahaan yang telah memperoleh pengakuan sebagai eksportir terdaftar dari menteri Perindustrian dan Perdagangan.
b. Barang yang diawasi ekspornya
ditunjuk dengan mempertimbangkan usulan dari instansi pembina teknis.
c. Barang yang dilarang ekspornya
Adalah barang yang tidak boleh diekspor. d. Barang yang bebas ekspornya
Adalah barang yang tidak termasuk kelompok barang yang diatur, diawasi, dan dilarang ekspornya.
3. Metode Pembayaran Transaksi Perdagangan Luar Negeri
Menurut Baldric Siregar dan M. Fakhri Husein (2005), ada empat metode pembayaran yang umum digunakan untuk transaksi perdagangan luar negeri, yaitu:
a. Advance Payment
Advance payment adalah metode pembayaran transaksi perdagangan
internasional yang mengharuskan importir membayar kepada eksportir sebelum barang dikirim.
b. Open Account
Open account adalah metode pembayaran yang mengharuskan eksportir
untuk menerima pembayaran setelah importir menerima barang dari eksportir.
c. Collection Draft
Colection draft adalah metode pembayaran transaksi perdagangan
13
dalam melakukan penagihan kepada importir atas permintaan eksportir yang bersangkutan.
d. Letter of Credit (L/C)
Letter of Credit merupakan perjanjian dengan nama dan rumusan apapun
yang menuntut suatu bank bertindak atas permintaan dan instruksi seorang nasabah untuk: (1) melakukan pembayaran kepada pihak ketiga atau mengaksep draft yang ditarik oleh pihak ketiga tersebut, atau (2) memberikan kuasa kepada bank lain untuk melakukan pembayaran, mengaksep, atau menegosiasi draft atas penyerahan dokumen-dokumen yang ditentukan sesuai dengan persyaratan kredit.
4. Jenis-jenis L/C
Menurut Baldric Siregar dan M. Fakhri Husein (2005), ada sembilan jenis L/C, yaitu:
a. Revocable LC
Revocable LC adalah LC yang dapat diubah atau dibatalkan oleh issuing
bank sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak
lain.
b. Irrecovable LC
Irrecovable LC adalah LC yang tidak dapat diubah atau dibatalkan oleh
issuing bank secara sepihak tanpa persetujuan dari importir dan
c. Red Clause LC
Red clause LC adalah LC yang mengandung suatu klausul yang
menyatakan bahwa beneficiary dapat memperoleh pembayaran sebagian atau seluruh jumlah uang yang tertera dalam LC sebelum barang dikirim.
d. Back to Back LC
Back to back LC adalah LC yang diaplikasi oleh seorang eksportir untuk eksportir lain dengan menggunakan LC yang diterima dari importir sebagai jaminan karena eksportir tidak mampu memenuhi pengiriman barang yang diminta atau apabila ia bukanlah eksportir yang sesungguhnya.
e. Transferable LC
Transferable LC adalah LC yang memberikan wewenang kepada
eksportir untuk menyerahkan pengiriman barang kepada pihak ketiga tanpa melepaskan haknya sebagai beneficiaryLC yang bersangkutan.
f. Revolving LC
Revolving LC adalah LC yang dapat berlaku secara berulang-ulang tanpa
harus mengubah persyaratan kredit suatu kontrak jual beli yang penyerahannya lebih dari sekali.
g. Sight LC
Sight LC adalah LC yang hari pembayarannya dilakukan pada saat
15
h. Usance LC
Usance LC adalah LC yang hari pembayarannya dilakukan beberapa
waktu kemudian setelah menyerahkan dokumen kepada bank.
i. Standby LC
Standby LC adalah LC yang merupakan jaminan bagi beneficiary untuk
memperoleh pembayaran apabila applicant gagal memenuhi kewajibannya sesuai perjanjian.
5. Dokumen dalam Perdagangan Internasional
Menurut Amir. M.S. (1986), dokumen-dokumen dalam perdagangan internasional dapat dikelompokkan sebagai berikut:
a. Kelompok Dokumen Ind uk
Yang dimaksud dengan dokumen induk adalah dokumen inti yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan Internasional, yang fungsinya sebagai alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang termasuk jenis ini adalah:
1) Faktur Perdagangan
Yang dimaksud dengan Faktur Perdagangan adalah suatu nota perhitungan yang dibuat oleh eksportir untuk importir, yang terutama berisi jumlah barang, harga satuan, harga total, dan perhitungan pembayaran.
2) Letter of Credit (L/C)
memberi hak kepada eksportir menarik wesel atas importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat kredit itu.
3) Bill of Lading
Yang dimaksud dengan B/L adalah suatu tanda terima penyerahan barang yang dikeluarkan oleh Perusahaan Pelayaran sebagai tanda bukti pemilikan atas barang yang telah dimuat di atas kapal laut oleh eksportir untuk diserahkan kepada importir.
4) Polis Asuransi
Yang dimaksud dengan polis asuransi adalah surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan Maskapai Asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi.
b. Kelompok Dokumen Penunjang
Yang dimaksud dengan dokumen penunjang adalah dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur perdagangan. Yang termasuk jenis ini adalah:
1) Packing List
17
keseluruhannya sama dengan jenis dan jumlah yang tercantum dalam Faktur Perdagangan.
2) Weight-Note
Yang dimaksud dengan Weight note atau nota timbangan adalah suatu pernyataan (catatan) yang berisi perincian berat dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang total keseluruhannya sama dengan total berat kotor dan total berat bersih yang tercantum dalam Faktur Perdagangan.
3) Measurement-List
Yang dimaksud dengan Measurement-list atau daftar kubikasi adalah daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan.
4) Inspection Certificate atau Surveyor Report
Yang dimaksud dengan Inspection Certificate atau Clean Report of
Finding adalah suatu pernyataan yang berisi keterangan menge nai
mutu barang, jenis, jumlah, harga dan lain keterangan yang dibutuhkan, yang dikeluarkan oleh suatu badan usaha jasa yang independen atas permintaan eksportir, ataupun instansi lain yang membutuhkan.
5) Chemical-Analysis
perusahaan sendiri, atau dari Badan Penelitian yang independen yang berisiskan komposisi kimiawi dari suatu barang.
6) Test Certificate
Yang dimaksud dengan Test-Certificate adalah pernyataan yang dibuat oleh laboratorium perusahaan atau Balai penelitian yang independen yang menyatakan hasil ujicoba atas suatu barang ataupun peralatan mengenai kekuatan, daya tahan, kapasitas dan konstruksinya.
7) Manufacturer’s Certificate
Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Certificate adalah surat pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakan bahwa barang tersebut adalah hasil produksinya yang membawa merk dagangnya.
8) Certificate of Origin
Yang dimaksud dengan Certificate of Origin atau surat keterangan negara asal adalah surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, biasanya Kamar Dagang, yang menyebutkan negara asal suatu barang.
c. Kelompok Dokumen Pembantu
Yang dimaksud dengan dokumen pembantu adalah dokumen yang diperlukan untuk membantu para pelaksana dalam menjalankan tugas
19
1) Instruction-Manual
Yang dimaksud dengan Instruction-Manual adalah keterangan terinci mengenai tata cara dan tata kerja suatu alat, termasuk uaraian mengenai Manufacturing Process dari suatu komoditi.
2) Layout-Scheme
Yang dimaksud dengan Layout-Scheme adalah gambar denah tata letak mesin dalam pabrik yang susunannya disesuaikan dengan urutan proses produksi dan bertujuan untuk memperoleh efisiensi dan produktivitas yang optimal pada saat berproduksi.
3) Brochure atau Leaflet
Yang dimaksud brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi keterangan singkat mengenai suatu produk yang bertujuan memberikan informasi kepada konsumen tentang produk termaksud. 6. Proses Transaksi Ekspor
Menurut Amir. M.S. (1999), terjadinya transaksi ekspor melalui lima tahapan, yaitu:
a. Tahap Promosi
b. Tahap Inquiry
Bila sudah ada calon pembeli yang berminat maka mereka akan menghubungi penjual dengan mengirimkan surat yang lazim dikenal dengan istilah “an inquiry for a quotation” atau surat permintaan harga. Jadi yang dimaksud dengan letter of inquiry for a quotation adalah surat pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir itu.
c. Tahap Offersheet
Yang dimaksud dengan offersheet (surat penawaran harga) adalah pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual.
d. Tahap Ordersheet
Yang dimaksud dengan ordersheet adalah surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum.
e. Export Sale’s Contract
21
D. Bagan Alir (Flowchart)
Menurut Jogiyanto (1999:795), bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Pedoman dalam menggambar bagan alir adalah sebagai berikut:
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya.
4. Masing- masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing- masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
E. Bagan Alir Data (Data Flow Diagram)
Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir Data (Jogiyanto, 1999:700) adalah sebagai berikut:
1. Kesatuan Luar 2. Arus Data 3. Proses
4. Simpanan data
F. Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 1999:35).
Tujuan pengembangan sistem menurut Jogiyanto (1999:38) adalah:
1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.
2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang
disajikan.
3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat- manfaat atau
keuntungan- keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
23
6. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
G. Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1999:129-130), pengertian analisis sistem adalah penguraian dari suatu sitem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Langkah- langkah analisis sistem adalah sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
H. Desain / Perancangan Sistem
Menurut Jogiyanto (1999:197), tujuan desain sistem adalah: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
I. Review Penelitian Terdahulu
Penelitian yang dilakukan oleh Pwee Leng dan Febry Widyanti Hudiono (2001) pada PT. Berlian Eka Sakti Tangguh menemukan bahwa dalam PT. Berlian Eka Sakti Tangguh belum ada dasar pencatatan akuntansi sehingga perusahaan harus menerapkan dasar akuntans inya, perlunya pembenahan struktur organisasi dan job description, perlunya pendisiplinan dan pengawasan kerja, keluar masuknya kas perlu diadministrasi dengan baik, penanganan persediaan baik penyimpanan secara fisik maupun administratif perlu mendapat perhatian yang serius, serta pembenahan sistem akuntansi akan berpengaruh pada dokumen yang digunakan sehingga perlu dirancang dokumen yang baru.
Nurhayati (1997) melakukan penelitian pada PT. Bitratex. Dari hasil penelitian diperoleh kesimpulan bahwa di dalam PT. Bitratex elemen struktur organisasi, elemen sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, elemen praktik yang sehat, serta elemen karyawan yang kompeten SPI dalam sistem akuntansi penjualan ekspor yang diterapkan di perusahaan sudah tepat. SPI dalam sistem akuntansi penjualan ekspor yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah efektif. Hal ini terbukti setelah dilakukan analisis terhadap data yang berupa sales contract
25
26 BAB III
METODA PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis adalah studi kasus, yaitu penelitian dalam perusahaan secara langsung dengan objek tertentu sehingga kesimpulan yang diambil dari penelitian ini terbatas pada objek yang diteliti.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat penelitian : PT. X
2. Waktu penelitian : bulan April-September 2007
C. Subyek dan Obyek Penelitian
1. Subyek Penelitian
Subyek dalam penelitian ini adalah wakil pimpinan PT. X. 2. Obyek Penelitian
Obyek dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi penjualan ekspor yang berupa prosedur, dokumen, dan catatan.
D. Data yang Diperlukan
1. Gambaran umum perusahaan
27
4. Dokumen, formulir, dan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan ekspor.
E. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung atau melakukan tanya jawab secara lisan kepada sub yek penelitian.
2. Kuesioner
Merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan daftar pertanyaan secara tertulis. Kuesioner dibuat dengan disertai tempat untuk menjawab pertanyaan tersebut.
3. Dokumentasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakuk an dengan cara melihat berkas, catatan, dan dokumen yang berkaitan dengan obyek penelitian serta mendokumentasikan hasil wawancara dalam bentuk rekaman.
F. Teknik Analisis Data
akuntansi penjualan ekspor yang ada dalam PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjualan ekspor.
2. Teknik yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang ke dua adalah dengan memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor, yang berupa:
a. Rancangan struktur organisasi dan deskripsi tugas yang sesuai diterapkan di perusahaan.
b. Rancangan proses dari sistem akuntansi penjualan ekspor, yaitu merancang prosedur dengan membuat bagan alir (flow chart) dan data flow diagram (dfd).
29 BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum perusahaan secara terbatas sesuai dengan keinginan pihak perusahaan.
PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan dan manufaktur mebel. Perusahaan ini resmi berdiri pada tahun 1996. Tujuan berdirinya PT. X adalah untuk mencari laba dan membuka lapangan pekerjaan bagi masyarakat.
PT. X dibangun di atas tanah seluas kira-kira 5000 m2. Alasan pemilihan lokasi karena dekat dengan jalan raya utama sehingga dapat dengan mudah menerima barang dari supplier, serta lingkungan yang aman dan mudah memperoleh fasilitas yang diperlukan perusahaan.
PT. X memasarkan produknya dengan menggunakan sistem tidak langsung, yaitu produk yang dihasilkan oleh PT. X dibeli oleh pemesan yang bertindak sebagai penjual di luar negeri.
31
Gambar I: Struktur Organisasi PT. X
Wakil pimpinan
Manajer operasional Manajer
personalia
Administrasi Supervisor
produksi
Supervisor finishing
Supervisor packing
Pimpinan
Manajer keuangan
Sub. Bag keuangan
1. Pimpinan:
a. Bertanggung jawab menentukan kebijakan pokok yang menyangkut manajemen perusahaan
b. Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan
c. Meminta pertanggungjawaban dari bawahan atas kerja yang diberikan 2. Wakil pimpinan:
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan atas pelaksanaan tuga s sehari- hari b. Melaksanakan koordinasi dengan para manajer agar kegiatan perusahaan
dapat berjalan dengan baik 3. Manajer Keuangan:
a. Mengatur dan mengarahkan tugas pekerjaan ke bawahan
b. Bertanggungjawab atas kejadian yang berkaitan dengan keuangan perusahaan
c. Bertanggungjawab memproses transaksi penjualan
d. Bertanggungjawab melakukan negosiasi harga jual kepada konsumen 4. Sub. Bag Keuangan:
a. Bertanggungjawab mengeluarkan uang berdasar bukti yang sah b. Bertanggungjawab melakukan penyimpanan sejumlah kas
c. Bertanggung jawab membantu manajer keuangan dalam memproses transaksi penjualan
33
5. Administrasi:
a. Bertanggungjawab mengarsipkan dokumen-dokumen
b. Bertanggungjawab menyelenggarakan pencatatan transaksi dan pembukuan dokumen
6. Manajer Operasional:
a. Bertanggungjawab atas pelaksanaan pekerjaan bagian produksi, finishing
dan packing
b. Bertanggungjawab atas kegiatan pengiriman barang c. Bertanggung jawab menerima barang dari supplier
7. Manajer Personalia:
a. Bertanggungjawab menentukan besarnya upah karyawan
b. Bertanggungjawab menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan c. Bertanggungjawab menyediakan tunjangan kesehatan kepada karyawan 8. Manajer Pemasaran
a. Bertanggungjawab menerima order penjualan
b. Bertanggungjawab memasarkan produk kepada konsumen 9. Supervisor Produksi:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan produksi b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas setengah jadi 10. Supervisor Finishing:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan finishing
11. Supervisor Packing:
35 BAB V
HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN PEMBAHASAN
Pada BAB III mengenai teknik analisis data, telah disebutkan bahwa teknik analisis data untuk menjawab rumusan masalah yang pertama adalah dengan menggambarkan keadaan yang sebenarnya, dalam hal ini sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X, serta menganalisis kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Setelah masalah dianalisis, kemudian dilakukan pembandingan antara sistem akuntansi penjualan yang ada dalam PT. X dengan teori tentang sistem akuntansi penjuala n ekspor.
Kemudian teknik analisis data untuk menjawab rumusan masalah yang ke dua yang akan dibahas pada BAB VI yaitu dengan memberikan solusi dari permasalahan yang ada dalam bentuk rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor, yang berupa:
a. Rancangan struktur organisasi dan deskripsi tugas yang sesuai diterapkan di perusahaan.
b. Rancangan proses dari sistem akuntansi penjualan ekspor, yaitu merancang prosedur dengan membuat bagan alir (flow chart) dan data flow diagram (dfd).
A. Bagian Organisasi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan
Ekspor
Bagian-bagian yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan ekspor meliputi: 1. Bagian Pemasaran
Bagian pemasaran bertanggungjawab memasarkan produk yang dihasilkan oleh perusahaan serta menerima order dari importir.
2. Bagian Administrasi
Bagian administrasi bertanggungj awab mengarsipkan, mencatat dan memelihara semua dokumen penjualan ekspor.
3. Bagian Keuangan
Bagian keuangan bertanggungjawab memproses transaksi penjualan ekspor, memesan barang ke supplier, dan menyiapkan seluruh dokumen ekspor 4. Bagian Operasional
Bagian operasional bertanggungjawab menyediakan barang yang dipesan serta mengurusi pengiriman barang tersebut
37
B. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Transaksi Penjualan Ekspor
(sumber: PT. X dan Amir. M.S. )
Dokumen-dokumen di bawah ini digunakan dalam transaksi penjualan ekspor, namun dokumen yang digunakan pada setiap transaksi penjualan ekspor berbeda tergantung pada apa yang tercantum dalam Letter of Credit (L/C). a. Faktur Perdagangan
Yang dimaksud dengan Faktur Perdagangan adalah suatu nota perhitungan yang dibuat oleh eksportir untuk importir, yang terutama berisi jumlah barang, harga satuan, harga total, dan perhitungan pembayaran.
b. Letter of Credit (L/C)
Yang dimaksud dengan L/C adalah suatu surat kredit yang dikeluarkan oleh Bank Devisa atas permintaan importir, yang memberi hak kepada eksportir menarik wesel atas importir bersangkutan untuk sejumlah uang yang disebut dalam surat kredit itu.
c. Bill of Lading
Yang dimaksud dengan B/L adalah suatu tanda terima penyerahan barang yang dikeluarkan oleh Perusahaan Pelayaran sebagai tanda bukti pemilikan atas barang ya ng telah dimuat di atas kapal laut oleh eksportir untuk diserahkan kepada importir.
d. Polis Asuransi
importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim dari aneka bencana dan kerusakan, dengan membayar premi.
e. Packing List
Yang dimaksud dengan packing list atau daftar pengepakan adalah daftar yang berisi perincian lengkap mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total keseluruhannya sama dengan jenis dan jumlah yang tercantum dalam Faktur Perdagangan.
f. Weight-Note
Yang dimaksud dengan Weight note atau nota timbangan adalah suatu pernyataan (catatan) yang berisi perincian berat dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih dari tiap kemasan itu dan dihimpun menjadi satu daftar yang total keseluruhannya sama dengan total berat kotor dan total berat bersih yang tercantum dalam Faktur Perdagangan.
g. Measurement-List
Yang dimaksud dengan Measurement-list atau daftar kubikasi adalah daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan volume atau kubikasi dari tiap kemasan.
h. Inspection Certificate atau Surveyor Report
Yang dimaksud dengan Inspection Certificate atau Clean Report of Finding
39
oleh suatu badan usaha jasa yang independen atas permintaan eksportir, ataupun instansi lain yang membutuhkan.
i. Test Certificate
Yang dimaksud dengan Test-Certificate adalah pernyataan yang dibuat oleh laboratorium perusahaan atau Balai penelitian yang independen yang menyatakan hasil ujicoba atas suatu barang ataupun peralatan mengenai kekuatan, daya tahan, kapasitas dan konstruksinya.
j. Manufacturer’s Certificate
Yang dimaksud dengan Manufacturer’s Certificate adalah surat pernyataan yang dibuat oleh produsen yang menyatakn bahwa barang tersebut adalah hasil produksinya yang membawa merk dagangnya.
k. Certificate of Origin
Yang dimaksud dengan Certificate of Origin atau surat keterangan negara asal adalah surat pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, biasanya Kamar Dagang, yang menyebutkan negara asal suatu barang.
l. Instruction-Manual
Yang dimaksud dengan Instruction-Manual adalah keterangan terinci mengenai tata cara dan tata kerja suatu alat, termasuk uaraian mengenai
Manufacturing Process dari suatu komoditi.
m. Layout-Scheme
produksi dan bertujuan untuk memperoleh efisiensi dan produktivitas yang optimal pada saat berproduksi.
n. Brochure atau Leaflet
Yang dimaksud brochure atau leaflet adalah buku kecil yang berisi keterangan singkat mengenai suatu produk yang bertujuan memberikan informasi kepada konsumen tentang produk termaksud.
o. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Merupakan dokumen pabean yang digunakan untuk pemberitahuan ekspor barang.
p. Sales Contract (S/C)
Merupakan kesepakatan antara eksportir dan importir untuk melakukan perdagangan barang sesuai dengan persyaratan yang disepakati bersama dan masing- masing diri untuk melaksanakan semua kewajiban yang ditimbulkannya.
C. Catatan Akuntansi yang Digunakan
41
D. Jaringan Prosedur dan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor (sumber: PT. X dan Pwee Leng & Febry Widyanti Hudiono )
1. Manajer pemasaran menerima order dari importir
2. Manajer pemasaran meminta manajer keuangan membuat sales contract
3. Manajer keuangan membuat sales contract
4. Manajer keuangan meminta kesepakatan importir atas sales contract yang dibuat
5. Sales contract lembar pertama untuk importir, lembar ke dua diarsipkan
secara permanen menurut nomor
6. Manajer keuangan menerima L/C dari bank
7. L/C lembar 1 diarsipkan secara permanen menurut nomor, L/C lembar 2 digunakan untuk negosiasi dokumen di bank
8. Manajer keuangan membuat faktur dan mengisi PEB
9. PEB digunakan untuk pembelian barang, faktur digunakan untuk negosiasi dokumen di bank
10. Sub. Bag keuangan membuat SOP, SOP dikirim ke supplier, PEB digunakan untuk proses pengiriman
11. Manajer operasional menerima faktur pembelian dan barang 12. Manajer operasional menyiapkan barang
13. Manajer operasional mengisi kartu gudang
14. Kartu gudang diarsip secara permanen menurut nomor 15. Manajer operasional menghubungi EMKL
17. EMKL menyerahkan PEB dan polis asuransi setelah proses pengiriman 18. PEB, polis asuransi, faktur, dan L/C digunakan sub.bag keuangan untuk
negosiasi dokumen di bank
19. Sub.bag keuangan menerima nota negosiasi dari bank
Mulai L/C: Letter of Credit
PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang SOP: Surat Order Pembelian
Gambar II: Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X
Dari hasil temuan lapangan di atas, dapat disimpulkan bahwa sruktur organisasi perusahaan kurang tepat, sehingga terdapat unit organisasi seperti bagian keuangan yang menjalankan fungsi keuangan, penjualan ekspor, dan pembelian barang sehingga mengerjakan pekerjaan tidak sesuai bidangnya, juga mengerjakan banyak pekerjaan yang berdampak pada ketidakmaksimalan hasil pekerjaan.
BAB VI
RANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN EKSPOR
Berdasarkan hasil temuan lapangan pada bab V, berikut ini akan digambarkan mengenai permasalahan yang ada serta solusi yang dapat digunakan unt uk mengatasi kelemahan yang ada. Tabel permasalahan dan solusi dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1: Permasalahan dan Solusi
No. Permasalahan Solusi
1. Struktur organisasi yang kurang tepat, sehingga terdapat unit organisasi yang mengerjakan pekerjaan tidak sesuai
bidangnya juga mengerjakan banyak pekerjaan yang berdampak pada
ketidakmaksimalan hasil pekerjaan.
Perancangan struktur organisasi, deskripsi tugas, flowchart, dan dfd
agar setiap unit organisasi dapat bekerja dengan maksimal serta dengan prosedur yang tepat dan seragam.
2. Pencatatan yang kurang tepat, seperti belum adanya jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan.
A. Rancangan Struktur Organisasi
Struktur organisasi dirancang agar semua kegiatan dalam perusahaan dapat terkoordinasi dan terorganisasi dengan baik. Struktur organisasi juga dirancang agar pengendalian intern dalam perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik. Perancangan ini juga termasuk deskripsi wewenang dan tugas yang harus dilaksanakan oleh tiap-tiap bagian.
47
Gambar III: Rancangan Struktur Organisasi PT. X
Wakil pimpinan
Akuntansi Supervisor
B. Rancangan Deskripsi Tugas
Rancangan wewenang dan tanggungjawab pada masing- masing bagian struktur organisasi PT. X adalah sebagai berikut:
1. Pimpinan:
a. Berwenang menentukan dan mengawasi kebijakan pokok dalam perencanaan, penyusunan, penggunaan, pengarahan, pengendalian, dan pengembangan terhadap sumber daya perusahaan, seperti: karyawan, mesin, persediaan bahan baku, dll.
b. Berwenang menandatangani segala macam perjanjian
c. Berwenang mengkoordinasi dalam pendelegasian tugas dan wewenang kepada wakil pimpinan
2. Wakil Pimpinan:
a. Bertanggung jawab melaporkan kepada pimpinan atas pelaksanaan tugas semua bagian
b. Bertanggungjawab melaksanakan koordinasi dengan para manajer agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik
c. Bertanggungjawab melaksanakan tugas harian yang telah didelegasikan oleh pimpinan
3. Manajer Pembelian
a. Berwenang mengotorisasi transaksi pembelian barang
49
d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan pembelian kepada wakil pimpinan
4. Manajer Pemasaran
a. Bertanggungjawab memasarkan dan menjual produk kepada konsumen b. Bertanggungjawab membina hubungan baik dengan pihak konsumen c. Bertanggungjawab menerima order dari pembeli
d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan pemasaran kepada wakil pimpinan
5. Manajer Keuangan dan Akuntansi
a. Bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan di bidang akuntansi dan keuangan
b. Bertanggungjawab mengawasi pelaksanaan tugas bagian akuntans i dan keuangan
c. Bertanggungjawab memeriksa dan mengotorisasi laporan yang dibuat oleh bagia n akuntans i dan keuangan
d. Bertanggungjawab menyetorkan uang ke bank
e. Bertanggungjawab melaporkan keuangan kepada wakil pimpinan 6. Manajer Produksi
a. Bertanggungjawab mengawasi proses produksi, finishing, dan packing
b. Bertanggungjawab merencanakan, mengawasi, dan mengkoreksi jalannya proses produksi agar dapat mencapai efisiensi
d. Bertanggungjawab mengawasi dan mengontrol pemakaian bahan-bahan dan penggunaan mesin dan alat
e. Bertanggungjawab melaporkan seluruh kegiatan produksi kepada wakil pimpinan
7. Manajer Personalia:
a. Bertanggungjawab menentukan besarnya upah karyawan dengan meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan
b. Bertanggungjawab menentukan jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan
c. Bertanggungjawab menyediakan tunjangan kesehatan kepada karyawan dengan meminta pertimbangan wakil pimpinan dan pimpinan
d. Bertanggungjawab mengembangkan potensi dan kemampuan karyawan melalui pelatihan
e. Bertanggungjawab melaporkan perkembangan karyawan kepada wakil pimpinan
8. Staff Pembelian
Bertanggung jawab menangani pembelian bahan baku dan kebutuhan lain yang digunakan dalam proses produksi
9. Ekspor
51
d. Bertanggungjawab melakukan negosiasi harga jual kepada konsumen dengan meminta pertimbangan dan persetujuan wakil pimpinan dan pimpinan mengenai rencana penjualan barang.
e. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan penjualan ekspor kepada manajer pemasaran
10. Penjualan Lokal
a. Bertanggungjawab menyiapkan dan meneliti dokumen penjualan lokal b. Bertanggungjawab mengotorisasi transaksi penjualan lokal
c. Bertanggungjawab mengurusi kegiatan pengiriman barang
d. Bertanggungjawab melaporkan kegiatan penjualan lokal kepada manajer pemasaran
11. Akuntansi
Bertanggungjawab melakukan pencatatan transaksi dan pembukuan dokumen, penghitungan pajak, serta membuat laporan keuangan .
12. Kasir
a. Berwenang menerima dan mengeluarkan uang yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan berdasar bukti-bukti yang sah
13. Supervisor Produksi
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan produksi
b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas barang setengah jadi c. Bertanggung jawab menerima barang dari supplier
14. Supervisor Finishing:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan finishing
b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas barang jadi 15. Supervisor Packing:
a. Bertanggungjawab mengawasi kegiatan pengemasan barang b. Bertanggungjawab memeriksa kualitas kemasan
C. Rancangan Flowchart (sumber: penulis dan Pwee Leng & Febry Widyanti Hudiono )
Mulai
menerima order Manajer pemasaran
meminta bagian ekspor membuat S/C
1 L/C: Letter of Credit
PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk SOP: Surat Order Pembelian
Gambar IV: Rancangan Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X
Supervisor Produksi
Keterangan: S/C: Sales Contract L/C: Letter of Credit
PEB:Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk SOP: Surat Order Pembelian
55
Adapun uraian dari rancangan flowchart di atas adalah sebagai berikut: 1. Manajer pemasaran menerima order dari importir
2. Manajer pemasaran meminta bagian ekspor membuat sales contract
3. Bagian ekspor membuat sales contract
4. Bagian ekspor meminta kesepakatan importir atas sales contract yang dibuat
5. Sales contract lembar pertama untuk importir, lembar ke dua diarsipkan secara
permanen menurut nomor
6. Bagian ekspor menerima L/C dari bank
7. L/C lembar 1 diarsipkan secara permanen menurut nomor, L/C lembar 2 digunakan untuk negosiasi dokumen di bank
8. Bagian ekspor membuat faktur dan mengisi PEB
9. PEB digunakan untuk pembelian barang, faktur digunakan untuk negosiasi dokumen di bank
10. Bagian pembelian membuat SOP, SOP dikirim ke supplier, PEB digunakan untuk proses pengiriman
11. Supervisor produksi menerima faktur pembelian dan barang
12. Supervisor produksi menyiapkan barang berdasar faktur pembelian
13. Supervisor produksi mengisi kartu gudang
14 Kartu gudang diarsipkan secara permanen menurut nomor 15. Berdasar PEB, bagian ekspor menghubungi EMKL 16. PEB diserahkan ke EMKL untuk proses pengiriman
18. PEB, polis asuransi, faktur, dan L/C digunakan bagian ekspor untuk negosiasi dokumen di bank
19. Bagian ekspor menerima nota negosiasi dari bank
20. PEB digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal penjualan dan kartu persediaan 21. PEB diarsipkan secara permanen menurut nomor
22 Nota negosiasi digunakan sebagai dasar pembuatan BKM 23 BKM lembar 2 diarsipkan secara permanen menurut nomor
24 Nota negosiasi dan BKM digunakan sebagai dasar pembuatan jurnal penerimaan kas
25 Nota negosiasi dan BKM diarsipkan secara permanen menurut nomor
D. Rancangan Data Flow Diagram
Rancangan diagran arus data dalam sistem akuntansi penjua lan ekspor di PT. X dapat dilihat pada:
Gambar V yang berupa context diagram Gambar VI yang berupa diagram berjenjang
Context diagram
Keterangan :
L/C : Letter of Credit
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang.
Gambar V: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X
Importir
Order
0
Penjualan ekspor
EMKL PEB
Bank
L/C dok. ekspor
Diagram Berjenjang
Keterangan :
S/C : Sales Contract
L/C : Letter of Credit
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang
Gambar VI: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Keterangan :
L/C : Le
S/C : Sales Contract
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang EMKL : Ekspedisi Muatan Kapal Laut BKM : Bukti Kas Masuk SOP : Surat Order Pembelian
Gambar VII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Importir Order
1
BKM, jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, kartu persediaan Manajer
Keterangan :
L/C : Letter of Credit
S/C : Sales Contract
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang
Gambar VIII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Importir Order
Gambar IX: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Keterangan:
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang SOP : Surat Order Pembelian
Gambar X: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
3
Menyiapkan barang
Kartu gudang PEB
3
PEB
61
2
pembelian barang PEB
2
PEB
1 2
3
Keterangan :
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang
Gambar XI: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
4
Pengiriman 4
PEB
4 PEB
Gambar XII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
dokumen ekspor
5.1
Negosiasi dokumen
5.2 Menerima
nota negosiasi 5
5
4
PEB dan nota negosiasi dokumen ekspor
Keterangan :
PEB : Pemberitahuan Ekspor Barang BKM: Bukti Kas Masuk
Gambar XIII: Rancangan Data Flow Diagram Sistem Akuntansi Penjualan Ekspor PT. X (lanjutan)
Pencatatan
PEB, BKM, dan nota negosiasi PEB dan nota
Negosiasi
6
BKM, Jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, kartu persediaan
5 Manajemen
65
E. Rancangan Output (sumber: penulis dan Mulyadi)
Rancangan output yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X adalah jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, dan kartu persediaan.
Rancangan output ini dimaksudkan untuk memperbaiki pencatatan akuntansi dalam perusahaan. Dalam pencatatan akuntansi, perusahaan dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
1. Isilah jurnal penjualan
Berdasarkan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) yang diterima, isilah “tanggal” menurut tanggal invoice yang tercantum dalam PEB. Kemudian isilah “keterangan” dengan nama importir yang tertera dalam PEB. Kolom “penjualan” diisi dengan nominal yang ada dalam PEB. Dan yang terakhir tulislah hasil penjualan untuk tanggal tersebut.
2. Isilah kartu persediaan
Berdasarkan PEB, isilah kolom “pemakaian” sesuai jumlah barang dalam PEB. Dan lanjutkan dengan menghitung sisa barang sesuai dengan jumlah barang yang diterima dikurangi jumlah barang yang dipakai.
3. Isilah Bukti Kas Masuk
Berdasarkan nota negosia si, isilah Bukti Kas Masuk sesuai dengan nominal yang tertera.
4. Isilah jurnal penerimaan kas
Kemudian isilah “keterangan” dengan nama importir. Kolom “kas” diisi dengan jumlah kas yang diterima. Dan yang terakhir isilah kolom “penjualan” dengan nominal sesuai yang tertera dalam Bukti Kas Masuk.
67
a. Jurnal Penjualan
Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal ini, manajemen akan dapat memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologis. Jurnal penjualan dapat dilihat pada Gambar XIV.
Gambar XIV: Rancangan Jurnal Penjualan
Halaman:
JURNAL PENJUALAN
Lain- lain Debit Tanggal Keterangan No.
Bukti
Tanggal: diisi dengan tanggal faktur. Keterangan: diisi dengan nama konsumen
No. Bukti: diisi dengan nomor bukti yang menyertai pencatatan dalam jurnal penjualan.
Piutang Dagang: diisi dengan jumlah piutang pelanggan Penjualan: diisi dengan jumlah penjualan
Lain- lain, Jumlah: diisi dengan jumlah nominal sesuai dengan yang terjadi dalam transaksi
69
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Jurnal penerimaan kas yang termasuk dalam golongan jurnal khusus ini digunakan karena frekuensi transaksi sudah cukup banyak, sehingga jurnal penerimaan kas ini tidak perlu digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas. Jurnal penerimaan kas dapat dilihat pada Gambar XIV.
Gambar XV: Rancangan Jurnal Penerimaan Kas
Halaman:
JURNAL PENERIMAAN KAS
Lain- lain Kredit Tanggal Keterangan No.
Bukti
Tanggal: diisi dengan tanggal pengisian jurnal penerimaan kas. Keterangan: diisi dengan keterangan transaksi yang akan dicatat
dalam jurnal penerimaan kas.
Kas: diisi dengan jumlah nominal kas yang diterima Piutang Dagang : diisi dengan jumlah piutang pelanggan
Penjualan: diisi dengan jumlah nominal sesuai dengan yang terjadi dalam transaksi
Lain- lain, No. Rek: diisi dengan no rekening sesuai transaksi yang terjadi Lain- lain, Jml: diisi dengan jumlah nominal sesuai dengan yang
71
c. Bukti Kas Masuk
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
Gambar XVI: Rancangan Bukti Kas Masuk PT. X
Jln. xxxxx Yogyakarta
BUKTI KAS MASUK
Diterima dari: No. BKM: Jumlah dalam angka: No. Cek: Jumlah dalam huruf: Tanggal:
Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah
Penjelasan
Dicatat oleh:
d. Rancangan Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. Rancangan kartu persediaan dapat dilihat pada Gambar XVI.
KARTU PERSEDIAAN
Bulan xx
Kode Barang : Nama Barang :
Pembelian Penerimaan Pemakaian Saldo
Tgl No.
73 BAB VII
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setelah melakukan analisis data dan pembahasan pada PT. X, dapat diketahui beberapa hal yaitu:
1. Sistem akuntansi penjualan ekspor yang ada saat ini masih meme rlukan pengembanga n dalam hal struktur organisasi dan pencatatan untuk meningkatkan kegiatan operasional di perusahaan. Beberapa permasalahan sistem akuntansi penjualan ekspor perusahaan diantaranya:
a. Struktur organisasi yang hanya terdiri dari manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer operasional, dan manajer personalia, sehingga terdapat unit organisasi seperti bagian keuangan yang mengerjakan banyak pekerjaan yang berdampak pada ketidakmaksimalan hasil pekerjaan. Diperlukan penambahan unit organisasi seperti manajer pembelian beserta staff, manajer pemasaran beserta bagian ekspor dan bagian penjualan lokal, manajer keuangan dan akuntansi beserta bagian akuntansi dan kasir agar setiap pekerjaan dapat dijalankan dengan maksimal.
2. Rancangan sistem akuntansi penjualan ekspor PT. X ini dibuat berdasarkan beberapa kelemahan ataupun permasalahan yang teridentifikasi pada sistem yang saat ini digunakan perusahaan. Perancangan sistem akuntansi penjualan ekspor diusulkan dengan harapan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada. Perancangan sistem akuntansi penjualan ekspor dilakukan dengan membuat rancangan struktur organisasi, rancangan deskripsi tugas, rancangan flowchart, rancangan data flow diagram, rancangan jurnal penjualan, rancangan jurnal penerimaan kas, Bukti Kas Masuk, serta rancangan kartu persediaan.
B. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini adalah:
1. Penulis tidak dapat melakukan observasi secara langsung terhadap kegiatan penjualan ekspor, sehingga tidak dapat mengambil kesimpulan adanya penyelewengan.
2. Penulis memperoleh data dan informasi mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor dari wakil pimpinan, sehingga dalam menarik kesimpulan terbatas pada data yang diperoleh.
75
C. Saran
Adapun saran yang diberikan oleh penulis setelah melakukan penelitian mengenai sistem akuntansi penjualan ekspor adalah sebagai berikut:
1. Diperlukan adanya perbaikan pelaksanaan prosedur ekspor oleh orang-orang yang tepat agar kegiatan ekspor dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing bagian yang menangani serta dapat bekerja dengan maksimal dengan prosedur yang tepat dan seragam.
