LAPORAN PELAKSANAAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

PERANCANGAN KERANGKA KERJA SISTEM ELEKTRONIK (

UNTUK PENINGKATAN KUALITAS PENATAAN RUANG DAN PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN PEMBERIAN PERSETUJUAN SUBSTANSI

DALAM RANGKA MEMBERIKAN PARIPURNA (

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER

DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL

PERANCANGAN KERANGKA KERJA SISTEM ELEKTRONIK (E-SYSTEM WORKING FRAMEWORK UNTUK PENINGKATAN KUALITAS PENATAAN RUANG

DAN PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN PEMBERIAN PERSETUJUAN SUBSTANSI

DALAM RANGKA MEMBERIKAN PELAYANAN PARIPURNA (EXCELLENT SERVICE

ERA INDUSTRI 4.0

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER

DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL

2019

PERANCANGAN KERANGKA KERJA SISTEM SYSTEM WORKING FRAMEWORK) UNTUK PENINGKATAN KUALITAS PENATAAN RUANG

DAN PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN PEMBERIAN PERSETUJUAN SUBSTANSI

PELAYANAN EXCELLENT SERVICE) DI

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER

DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN

TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

PERANCANGAN KERANGKA KERJA SISTEM ELEKTRONIK (E-SYSTEM WORKING FRAMEWORK) UNTUK

PENINGKATAN KUALITAS PENATAAN RUANG DAN PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN PEMBERIAN PERSETUJUAN SUBSTANSI DALAM RANGKA MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA (EXCELLENT SERVICE)

DI ERA INDUSTRI 4.0

OLEH :

NAMA : FAHMI, S.T, M.Eng, Ph.D NIP : 198108252003121005 NOMOR ABSEN : 13

JABATAN : Kasi Bina Kota dan Perkotaan, Subdit Wilayah 1

UNIT KERJA : Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang & Pemanfaatan Ruang Daerah, Direktorat Jenderal Tata Ruang

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN TINGKAT IV

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/BADAN

PERTANAHAN NASIONAL

TAHUN 2019

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

PERANCANGAN KERANGKA KERJA SISTEM ELEKTRONIK (E-SYSTEM WORKING FRAMEWORK) UNTUK

PENINGKATAN KUALITAS PENATAAN RUANG DAN PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN PEMBERIAN PERSETUJUAN SUBSTANSI DALAM RANGKA MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA (EXCELLENT SERVICE)

DI ERA INDUSTRI 4.0

DISAHKAN DI :

PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA (PPSDM) CIKEAS

Pembimbing (Coach),

Eldi, S.H, M.H 1962022011989101001

Pemiminpin Proyek Perubahan (Project Leader)

Fahmi, S.T, M.Eng, Ph.D

198108252003121005

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah saya Ucapkan sebagai syukur atas ridha Allah SWT yang masih memberikan nikmat umur, kesempatan dan waktu untuk menyelesaikan seluruh pentahapan kegiatan proyek perubahan ini dengan Tema : Perancangan Kerangka Kerja Elektronik (“E-System Working Framework”) Untuk Meningkatkan Kualitas Rencana Tata Ruang & Meningkatkan Efektifitas Dan Efisiensi Pelayanan Persetujuan Substansi Dalam Rangka Memberikan Pelayanan Paripurna (Service Of Excellent) Di Era Industri 4.0.

Tema ini dipilih dengan niat tulus untuk memberikan kontribusi positif terkait dengan rencana transformasi Kementerian ATR/BPN untuk mengaplikasikan sistem kerja berbasis elektronik (electronic-based) dengan tujuan untuk memberikan tingkat layanan yang lebih efektif dan efisien. Melalui proyek perubahan ini diharapkan proses layanan Persub di Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah akan menjadi lebih efektif dan efisien dari sisi waktu dan biaya yang akan memudahkan Pemerintah Daerah dalam mengajukan Proses Persetujuan Substansi di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/BPN.

Bagaimanapun, tentu harus dicatat bahwa Rancangan Kerja yang dibangun dalam proyek perubahan ini belum sempurna karena keterbatasan waktu dan biaya yang akan menjadi catatan utama untuk terus menyempurnakan Aplikasi yang telah dibangun ini dan laporan akhir pelaksanaan proyek perubahan ini. Terkait dengan hal tersebut, saran dan masukan sangat diharapkan untuk meningkatkan kualitas aplikasi dan laporan akhir proyek perubahan ini.

Secara khusus, saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada pihak yang terlibat membantu dalam proses pembangunan Aplikasi dan penyusunan laporan akhir ini, Khususnya kepada :

1) Direktur Jenderal Tata Ruang yang telah memberikan dukungan penuh untuk pelaksanaan Implementasi Proyek Perubahan ini.

2) Direktur Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang daerah yang telah memberikan arahan dan masukan selama masa pelaksanaan implementasi proyek perubahan ini.

3) Kasubdit Wilayah I selaku mentor dalam proyek perubahan ini yang telah meluangkan waktu untuk selalu memberikan saran dan masukan, sharing

pengalaman/ilmu dalam rangka peningkatan kualitas layanan di subdit wilayah I.

4) Bapak Coach Eldi, S.H, M.H. yang telah memberikan bimbingan dan semangat kepada penulis untuk mengeksplorasi konsep/ide dalam rangka untuk meningkatkan kualitas layanan di Direktorat BINDA melalui Implementasi Proyek Perubahan ini.

5) Para Kasubdit Wilayah II, III, IV dan Kasubdit Perencanaan dan Kemitraan yang telah mendukung dan memberikan semangat supaya implementasi aplikasi proses PERSUB secara online dapat segera diimplementasikan di Direktorat BINDA.

6) Seluruh Kasi di Direktorat BINDA yang telah member saran/masukan untuk meningkatkan layanan kualitas PERSUB dan dukungan penuh selama masa pelaksanaan implementasi proyek perubahan ini.

7) Ketua dan anggota Tim Datin Ditjen Tata Ruang yang telah mendukung proses pelaksanaan implementasi proyek perubahan ini.

8) Koordinator Loket PERSUB (Kasubbag Hukum Sekretariat Ditjen Tata Ruang) yang telah memberikan dukungan moril selama masa pelaksanaan implementasi proyek perubahan ini.

9) Seluruh staff di subdit Bina Wilayah I yang telah terlibat secara aktif dan berkontribusi secara positif atas saran/masukan melalui pelaksanaan implementasi proyek perubahan ini dalam rangka meningkatkan layanan kualitas PERSUB di Subdit Wilayah I secara khusus, dan utk DIrektorat BINDA secara umum.

10) Seluruh anggota Tim Efektif yang terlibat dalam pelaksanaan Proyek Perubahan ini.

Akhirul Kalam semoga Proyek Perubahan ini dapat memberikan Kontribusi Positif untuk meningkatkan kualitas Layanan di Direktorat BINDA dan mendorong Direktorat ini untuk terus berinovasi dalam rangka mencapai visi memberikan pelayanan berkelas dunia

RINGKASAN EKSEKUTIF (EXECUTIVE SUMMARY)

Tujuan dari Proyek Perubahan ini adalah untuk meningkatkan tingkat kualitas rencana tata ruang (level of quality) & pelayanan (level of service) dalam proses pemberian persetujuan substansi (PERSUB) di Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang Dan Pemanfaatan Ruang Daerah (BINDA), khususnya subdit wilayah 1 dengan cara yang lebih efektif (lebih cepat dan terukur) dan efisien menuju pelayanan paripurna (service of excellent) di era industri 4.0.

Rancangan Kerangka Kerja yang dibangun untuk sistem tersebut diimplementasikan dengan dengan melibatkan pihak pengguna internal (e.g.

Subdit Wilayah 1) dan eksternal (Pemerintah Daerah) sehingga akan lebih mudah untuk digunakan dan dijalankan (friendly user). Pentahapan seluruh kegiatan dalam kegiatan proyek perubahan ini dilaksanakan dari tanggal 24 Maret s.d. 19 Mei 2019 atau lebih kurang 2 bulan.

Dengan tersedianya Sistem Kerangka Kerja berbasis Elektronik (E-Working System) ini dalam proses pemberian persetujuan substansi (persub) maka diharapkan layanan proses pemberian persub dapat dilakukan dengan cara yang lebih optimal dalam rangka menghadirkan layanan prima PERSUB sesuai dengan visi Kementerian ATR/BPN 2020-2024.

Lebih Jauh juga diharapkan, Kerangka Kerja Aplikasi E-Persub yang telah

dibangun dapat menginisiasi proses Transformasi pelayanan Direktorat

Binda secara keseluruhan menuju ke era digital di era Revolusi Industri 4.0

ini yang sejalan dengan rencana proses transformasi Kementerian

ATR/BPN untuk mengaplikasikan system kerja elektronik (electronic-based

system) di tahun 2022.

Contents

Chapter 1 PENDAHULUAN ... 10

1.1 Latar Belakang ... 10

1.1.1 Pengenalan Tugas dan Fungsi ... 10

1.1.2 Refleksi Kegiatan Benchmarking Diklat PIM IV 2019 ... 11

1.1.3 Identifikasi dan Perumusan Masalah ... 13

1.1.4 Kondisi Eksisting Vs Hasil Benchmarking ... 19

1.2 Area Proyek Perubahan ... 20

1.2.1 Bisnis Proses Kegiatan Pengajuan PERSUB di Direktorat BINDA ... 20

1.3 Tujuan dan Sasaran (Goals and Objectives) ... 23

1.3.1 Sasaran (Objectives) ... 23

1.4 Manfaat ... 24

1.4.1 Manfaat untuk Pihak Internal Dirjen Tata Ruang ... 25

1.4.2 Manfaat Untuk Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (BPN) ... 25

1.4.3 Manfaat untuk Pihak Eksternal Kementerian dan Lembaga ... 26

1.4.4 Manfaat untuk Pihak Eksternal Pemerintah Daerah ... 26

1.5 Batasan Proyek Perubahan dan Ruang Lingkup Kegiatan ... 26

Chapter 2 DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN ... 28

2.1 Road Map (Milestones) ... 28

2.2 Keluaran Kunci (Key Outputs) ... 28

2.2.1 Keluaran Jangka Pendek (Key Ouputs for Short-Term) ... 28

2.2.2 Keluaran Jangka Menengah (Key Outputs for Medium Term) ... 29

2.2.3 Keluaran Jangka Panjang (Key Outputs for Long-Term) ... 30

2.3 Pentahapan ... 30

2.3.1 Pentahapan Jangka Pendek dan Jadual Kegiatan ... 31

Adapun pentahapan dalam jangka pendek, keluaran (ouputs) dan jadual kegiatan dapat dilihat pada table dibawah ini : ... 31

2.3.2 Pentahapan Jangka Pendek dan Biaya ... 33

2.3.3 Rencana Pentahapan Untuk Fase Menengah Dan Jangka Panjang ... 36

2.4 Pemangku Kepentingan Proyek Perubahan (Stakeholders) ... 37

2.5 Identifikasi Pihak Yang Terlibat (Stakeholders) ... 39

2.6 Identifikasi Potensi Masalah ... 41

2.7 Risiko ... 43

2.8 Kriteria Keberhasilan ... 43

2.9 Faktor Pendukung Keberhasilan ... 45

Chapter 3 PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN ... 46

3.1 Tahapan Persiapan ... 46

3.1.1 Kegiatan Membangun Tim Efektif ... 46

3.1.2 Sosialisasi Kerangka Kerja (E-Framework) ... 46

3.2 Tahapan Pelaksanaan (Perancangan Kerangka Kerja) ... 47

3.2.1 Tahap Implementasi Awal (Perancangan Kerangka Kerja E- System Framework) ... 47

3.2.2 TAHAP IMPLEMENTASI RANCANGAN KERANGKA KERJA DALAM SISTEM ELEKTRONIK ... 48

3.3 Tahapan Evaluasi ... 49

3.3.1 Tahap Uji Coba Prototype ... 49

3.4 Konsultasi ... 49

3.5 Hambatan Proyek Perubahan ... 50

3.6 Teknis Penyelesaian Hambatan ... 50

Chapter 4 RENCANA DAN TINDAK LANJUT PROYEK PERUBAHAN ... 51

4.1 Jangka Menengah (Medium-Term) (Waktu & Biaya Anggaran) ... 51

4.2 Jangka Panjang (Long-term) (Waktu dan Biaya Anggaran) ... 52

Chapter 5 PENUTUP ... 53

5.1 Kesimpulan ... 53

5.2 Rekomendasi ... 53

LIST OF TABLES

Table 1 : Jabatan dan Jumlah Responden ... 14

Table 2 : Jumlah Nilai Yang diberikan Responden dalam Google Survey ... 15

Table 3 : Penentuan Skala dan Bobot Penilaian ... 15

Table 4 : Jumlah Bobot Penilaian ... 16

Table 5 : bobot % Kegiatan untuk menunjang Pencapaian IKU ... 16

Table 6 : Tingkat Prioritas Kegiatan berdasarkan Tugas dan Fungsi untuk Mencapai Indikator Kinerja Utama (IKU) mengacu kepada hasil Figure 2 ... 17

Table 7 : Pentahapan Kegiatan Utama dalam Ruang Lingkup Proyek Perubahan ... 27

Table 7 : Pentahapan Kegiatan Jangka Pendek, Keluaran (Outputs) dan Jadual ... 33

Table 8 : Pentahapan Kegiatan Jangka Pendek dan Biaya (Cost) ... 35

Table 9 : Rencana Pentahapan Jangka Menengah dan Jangka Panjang ... 36

Table 10 : Tim Efektif Proyek Perubahan ... 38

Table 11 : Pemetaan Potensi Masala Internal dan Perumusan Strategi Untuk Mengatas Masalah dari aspek internal ... 42

Table 12 : Pemetaan Potensi Masala Internal dan Perumusan Strategi Untuk Mengatas Masalah dari aspek internal ... 42

Table 9 : Rencana Pentahapan Jangka Menengah... 51

Table 15 : Rencana Pentahapan Jangka Panjang ... 52

LIST OF FIGURES

Figure 1 : Rencana aksi Reformasi Birokrasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional ... 14 Figure 2 :Penilain Tugas dan Fungsi Binda untuk mendukung IKU ... 16 Figure 4 : Fish Bone Diagram list Pemetaan Masalah sesuai Tugas

dan Fungsi Mengacu Pada Figure 3 ... 18 Figure 3 : Hasil Uji Tingkat Prioritas Kegiatan yang Paling

berkontribusi untuk Meningkatkan IKU di Subdit Wilayah 1 ... 18 Figure 5 : Bisnis Proses Kegiatan Pengajuan PERSUB sesuai

PERMEN ATR/BPN NO.8 TAHUN 2017 TENTANG Pedoman Pemberian Persetujuan Substansi Dalam Rangka Penetapan Peraturan Daerah Tentang Rencana Tata Ruang Provinsi Dan Rencana Tata Ruang Kabupaten/Kota ... 21 Figure 6 : Formulasi Sasaran Yang Direncanakan dalam Proyek

Perubahan (Road Map to “World Class Service” ... 24 Figure 7 : Skema TIM EFEKTIF Proyek Perubahan ... 38 Figure 8 : Net-Map Identifikasi Stakeholders ... 39 Figure 9 : Posisi Stakeholders yang Berpengaruh Terhadap

Proyek Perubahan ... 40

LIST LAMPIRAN

1) SURAT UNDANGAN KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN 2) LEMBAR KENDALI KEGIATAN PROYEK PERUBAHAN

3) LEMBAR KEDALI KEGIATAN DETAIL PROYEK PERUBAHAN 4) LAPORAN KEMAJUAN PROYEK PERUBAHAN

5) BERITA ACARA/SURAT DUKUNGAN STAKEHOLDERS PROYEK PERUBAHAN

6) PEDOMAN PENGGUNAAN APLIKASI E-PERSUB

7) LAMPIRAN GOOGLE SURVEY (PEMETAAN MASALAH)

Chapter 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.1.1 Pengenalan Tugas dan Fungsi

Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah (BINDA) adalah salah satu direktorat dibawah direktorat Jenderal Tata Ruang, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Direktorat ini memiliki tugas dan fungsi utama terkait dengan penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan dan standardisasi teknis di bidang pembinaan perencanaan tata ruang dan pemanfaatan ruang daerah, termasuk pelaksanaan penyusunan petunjuk teknis, kriteria, dan pelaksanaan program kemitraan dengan dunia usaha, lembaga pendidikan, dan organisasi nonpemerintah serta pemberdayaan masyarakat dalam penataan dan pembinaan perencanaan tata ruang dan pemanfaatan ruang daerah (Pasal 191 hal. 41, Permen ATR/BPN N0. 8 Tahun 2015).

Di Direktorat BINDA, Ada 4 Subdirektorat yang memiliki tugas dan

fungsi yang sama, namun memiliki wilayah kerja yang berbeda, yaitu :

1) Subdit Wilayah I,II,III dan IV. Tugas utama Subdirektorat

Pembinaan Wilayah I adalah melaksanakan penyiapan bahan

kebijakan pelaksanaan pembinaan perencanaan tata ruang dan

pemanfaatan ruang kepada pemerintah provinsi, pemerintah

kabupaten, dan pemerintah kota, termasuk pemenuhan standar

pelayanan minimum bidang penataan ruang di wilayah Pulau

Sumatera (Pasal 198 hal 43). Tugas utama ini kemudian

diterjemahkan secara lebih operasional melalui seksi Bina

Provinsi/Kabupaten dan Bina Kota dan Perkotaan dengan klasifikasi

kegiatan sebagai berikut : 1) Pemberian Persetujuan Substansi

(Persub), 2) Pelaksanaan Bimbingan Teknis, 3) Pelaksanaan Bantuan

Teknis, 4) Pemenuhan Standar Pelayanan Minimum dan 5)

Pengembangan Kapasitas Aparatur Sipil Negara (ASN) di bidang Tata Ruang (Pasal 199, Permen ATR/BPN No. 8 Tahun 2015).

Terkait dengan tugas dan fungsi yang telah dijelaskan sebelumnya, kegiatan yang menjadi ruh dari direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah adalah pelaksanaan evaluasi dalam rangka persetujuan substansi (PERSUB) rancangan peraturan daerah tentang rencana tata ruang wilayah provinsi, rencana tata ruang wilayah kabupaten, dan rencana tata ruang wilayah kota. Hasil dari kegiatan ini kemudian direpresentasikan oleh Surat Persetujuan Substansi yang menjadi tolok ukur dari tingkat kualitas Rencana Tata Ruang atau Rencana Detail Tata Ruang sebelum diperdakan. Mekanisme proses pemberian PERSUB ini diatur dalam Permen Menteri ATR/BPN No 8 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pemberian Persetujuan Substansi Dalam Rangka Penetapan Peraturan Daerah Tentang Rencana Tata Ruang Provinsi Dan Rencana Tata Ruang Kabupaten/Kota. Proses PERSUB ini kemudian menjadi salah satu Indikator Kinerja Utama (IKU) Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dalam konteks mengukur tingkat kinerja di akhir tahun.

Namun demikian sangat penting untuk dicatat bahwa keempat kegiatan lainnya, yaitu : 1) Pelaksanaan Bimbingan Teknis, 2) Pelaksanaan Bantuan Teknis, 3) Pemenuhan Standar Pelayanan Minimum dan 4) Pengembangan Kapasitas Aparatur Sipil Negara (ASN) di bidang Tata Ruang memiliki kontribusi yang signifikan untuk mendukung proses pemberian PERSUB dalam rangka mengejar target pemenuhan Rencana Tata Ruang/Rencana Rinci Tata Ruang yang berkualitas.

1.1.2 Refleksi Kegiatan Benchmarking Diklat PIM IV 2019

Dalam kegiatan Benchmarking dipilih tiga institusi/lembaga di 3 lokasi

berbeda, yaitu 1) Mall Pelayanan Publik PTSP Pemda DKI Jakarta, 2)

Jakarta Smart City Pemda DKI, dan 3) Kantor Pertanahan Kota

Bandung. Ketiga lembaga/instansi yang dikunjungi tersebut telah

mendapatkan penghargaan sebagai lembaga yang telah berhasil

memberikan tingkat pelayanan yang sangat berkualitas. Dalam Diklat PIM IV ini, ketiga kegiatan tersebut menjadi tolok ukur sebagai aplikasi dan implementasi ideal (best practices) dalam proses pelaksanaan tata penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dalam rangka menghadirkan sistem birokrasi berkelas dunia (World Class Bureaucracy) sesuai dengan amanah UU No.5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara.

Dari Pengamatan yang dilakukan dalam kegiatan Benchmarking tersebut, disimpulkan bahwa proses peningkatan pelayanan dilakukan di berbagai lini organisasi/lembaga tersebut, baik itu dari sisi “proses”,

“perumusan program” dan “strategi”, “target tingkat kinerja”

(performance), “standar ukuran yang digunakan” (measurements standard), yang secara umum difokuskan di aspek : 1) peningkatan kualitas (quality), waktu (time), biaya (cost).

Langkah awal yang dilakukan Pemerintah DKI dimulai sejak tahun

2012 dengan strategi pemberian tunjangan kinerja daerah. Dalam

konteks aplikasi perumusan strategi yang baik, stratehi yang sama

juga telah dilakukan oleh Ignasius Jonan (sebelumnya Managing

Director Citibank) ketika membenahi PT KAI dan Sri Mulyani

(sebelumnya Managing Director Of The World Bank) dalam

membenahi kementerian keuangan (e.g 60 satuan kerja di kemenkeu

mendapatkan predikat Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah

Birokrat Bersih Melayani (WBBM_2018). Mereka berusaha

menghadirkan kultur kerja berkelas dunia untuk diaplikasikan dan

diimplementasikan di lingkungan kerja masing-masing dan terbukti,

proses tersebut berhasil meningkatkan tingkat pelayanan menjadi

pelayanan prima di lingkunan kerja masing-masing.

1.1.3 Identifikasi dan Perumusan Masalah

Secara umum, nilai rata-rata indeks reformasi birokrasi untuk tingkat tingkat kementerian/lembaga (K/L) di Indonesia mengalami proses peningkatan. Di tingkat K/L meningkat dari 65,78 pada tahun 2015 menjadi 71,91 pada tahun 2017. Hasil tersebut salah satunya berhasil mendongkrak berbagai indeks kebangsaan Indonesia di mata dunia, seperti World Economic Forum yang mencatat indeks daya saing nasional naik 5 peringkat dari ranking 41 (2016) ke ranking 36 (2017).

Sementara Bank Dunia mencatat indeks kemudahan berusaha naik 19 peringkat dari ranking 91 (2016) ke ranking 72 (2017). Bank Dunia juga mencatat indeks efektivitas pemerintahan tahun 2016 naik 17 peringkat dibandingkan tahun 2015. Sementara Transparency International mencatat indeks persepsi korupsi tetap stabil pada skor 37.

(https://www.menpan.go.id/site/berita-terkini/sejumlah-capaian- reformasi-birokrasi-2014-2018).

Namun demikian, posisi Kementerian ATR/BPN masih berada di kisaran dibawah 70 (Mendapat Nilai B) yang masih diperlukan pembenahan yang signifikan dalam rangka menghadirkan pelayanan prima. (http://keuda.kemendagri.go.id/berita/detail/3291-ini-hasil-

evaluasi-kementerian-lembaga-siapa-dapat-rapor-merah)

Terkait dengan data dan informasi yang terbatas dalam melihat tingkat kinerja Direktorat Binda, khususnya subdit wilayah 1, maka dilakukan identifikasi dan pemetaan masalah dengan mengacu kepada benchmarking yang telah dilakukan dalam proses pelaksanaan kegiatan DIKLAT PIM IV. Pemetaan Masalah berdasarkan kondisi eksisting di subdit Wilayah 1 dibandingkan dengan institusi dalam kegiatan Benchmarking ditambah dengan beberapa best practices di luar Negara.

https://www.cityofsydney.nsw.gov.au/development/planning-controls

(https://urbanrisklab.org/).

Dengan memperhatikan posisi Kementerian ATR/BPN yang masih berada dibawah nilai < 70, maka informasi tersebut dijaddikan pijakan awal untuk melihat tingkat kinerja subdit wilayah 1. Secara lebih detail, PERTAMA dilakukan pemetaan permasalahan yang dihadapi di subdit wilayah 1 terkait dengan Tingkat Pelayanan dari sisi efektifitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan di subdit wilayah 1 dengan melibatkan seluruh ASN/Staf/Personil yang bertugas di Subdit wilayah 1. Kuisioner sederhana menggunakan Google Forms for Survey yang berisi beberapa list pertanyaan dibuat (lihat lampiran kuisioner) untuk memahami dan memetakan permasalahan yang dihadapi di subdit ini.

JABATAN JUMLAH

KASUBDIT WILAYAH 1 1

KASI BINA KABUPATEN & PROVINSI 1

KASI BINA KOTA DAN PERKOTAAN 1

ASN JABATAN

FUNGSIONAL/ANALISIS/PELAKSANA 3

ASN PEGAWAI PEMERINTAH DENGAN

PERJANJIAN KERJA 1

TENAGA AHLI (KONSULTAN INDIVIDUAL) 6 KASUBID PROV LAMPUNG (sedang

PERSUB) 1

TOTAL RESPONDENT 14

Table 1 : Jabatan dan Jumlah Responden

Figure 1 : Rencana aksi Reformasi Birokrasi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional

KEMENTERIAN ATR/BPN NILAI B < 70

KEMENTERIAN KEUANGAN NILAI A

JAKARTA SMART CITY, MALL PELAYANAN PUBLIK PEMDA DKI

Dari hasil kuisioner secara umum dapat dilihat bahwa hampir 80%

responden menyatakan bahwa tingkat pelayanan di Binda masih belum optimal, baik dari sisi efektifitas (e.g. waktu) dan efisiensi pelaksanaan (e.g.

biaya). Lebih jauh, jika respondent diberikan pilihan “ya” atau “Tidak” maka 100% responden menyatakan bahwa kinerja dan pelayanan di subdit Wilayah 1 belum berjalan secara optimal dari sisi efektifitas dan efisiensi pelaksanaan. Ketika responden ditanyakan saran dan masukan terkait dengan bagaimana cara meningkatkan tingkat kinerja dan pelayanan, maka seluruh responden setuju bahwa penggunaan teknologi informasi akan sangat membantu untuk memberikan tingkat kinerja dan pelayanan yang lebih berkualitas.

KEDUA dilakukan pemetaan terhadap urutan prioritas Tugas dan Fungsi (Tusi) di subdit wilayah 1 dalam rangka untuk memetakan Tusi yang paling berkontribusi untuk mencapai indikator kinerja Utama Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah (e.g. IKU Dit Binda : Tingkat Pemenuhan RTR/RRTR dan Peningkatan Kapasitas ASN Tata Ruang di daerah).

No

JENIS KEGIATAN

^{NILAI NILAI NILAI NILAI NILAI TOTAL}

1 PERSUB 6 8 14

2 BIMTEK 6 8 14

3 BANTEK 3 9 1 13

4 SPM 2 4 7 13

5 CAPACITY BUILDING 4 6 4 14

Table 2 : Jumlah Nilai Yang diberikan Responden dalam Google Survey Dengan Menggunakan Skala dan Bobot Penilain Sebagai berikut :

SKALA PENILAIAN 1 2 3 4 5

BOBOT PENILAIAN 0 1 2 3 4

Table 3 : Penentuan Skala dan Bobot Penilaian Dengan Keterangan :

1 = Sangat Tidak Penting 2 = Tidak Penting

3 = Biasa Saja 4 = Penting

5 = Sangat Penting

No

JENIS KEGIATAN

^{NILAI NILAI NILAI NILAI NILAI TOTAL}

1 PERSUB 0 0 0 18 32 50

2 BIMTEK 0 0 0 18 32 50

3 BANTEK 0 0 6 27 4 37

4 SPM 0 0 8 21 0 29

5 CAPACITY

BUILDING 0 0 8 18 16 42

Table 4 : Jumlah Bobot Penilaian

Setelah masing-masing kegiatan dihitung total bobot penilaiannya, maka kontribusi masing-masing kegiatan yang berkontribusi untuk mendorong tercapainya kinerja utama adalah sebagai berikut yang dapat dilihat pada gambar :

NO JENIS KEGIATAN Bobot (%)

1 Persetujuan Substansi 24%

2 Bimbingan Teknis 24%

3 Bantuan Teknis 18%

4 Standard Pelayanan Minimal 14%

5 Peningkatan Kapasitas 20%

Table 5 : bobot % Kegiatan untuk menunjang Pencapaian IKU

Hasil bobot % kegiatan yang diarahkan untuk menunjang pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU) ini kemudian selanjutnya di analisis kembali

Figure 2 :Penilain Tugas dan Fungsi Binda untuk mendukung IKU 24%

24%

18%

14%

20%

1 PERSUB 2 BIMTEK 3 BANTEK 4 SPM 5 CAPACITY BUILDING

menggunakan pendekatan metode pendekatan Urgency, Serioussness dan Growth yang akan dijelaskan di halaman selanjutnya.

Identifikasi potensi masalah yang dilakukan dengan pendekatan USG (Urgency, Seriousness, and Growth) (e.g. Sejauh mana potensi masalah akan muncul terkait dengan 5 kegiatan tersebut jika tidak dilakukan) yang dipetakan berdasarkan masing-masing tugas dan fungsi seperti yang telah diuraikan dalam uraian tugas dan fungsi Subdirektorat Pembinaan Wilayah I yang kemudian secara lebih khusus dengan tugas dan fungsi Seksi Bina Kota dan Perkotaan Subdit Wilayah 1 seperti yang dapat dilihat pada table 1 dibawah ini.

No JENIS KEGIATAN % U S G

^TOTAL

%

1 PERSUB 24% 5 5 5 15 28%

2 BIMTEK 24% 5 4 5 14 26%

3 BANTEK 18% 4 4 3 11 15%

4 SPM 14% 4 3 3 10 11%

5 CAPACITY BUILDING 20% 4 5 4 13 20%

Table 6 : Tingkat Prioritas Kegiatan berdasarkan Tugas dan Fungsi untuk Mencapai Indikator Kinerja Utama (IKU) mengacu kepada hasil Figure 2

Catatan dan Asumsi yang digunakan terkait dengan Indikator Kinerja : U : Urgency = Kegiatan tersebut Sangat Mendesak untuk

dilaksanakan

S : Seriousness = Kegiatan tersebut memiliki dampak yang serius jika tidak dilaksanakan

G : Growth = Kegiatan tersebut akan memiliki akumulasi dampak yang signifikan jika tidak dilaksanakan

Pembobotan dilakukan berdasarkan pertimbangan kontribusi masing-

masing kegiatan untuk mencapai indikator utama

dari kinerja subdit wilayah 1 (Disepakati dalam FGD

bersama seluruh personil di subdit Wilayah 1).

Berdasarkan Figure 3, maka dapat dilihat dan disimpulkan bahwa urutan kegiatan prioritas yang paling berkontribusi untuk meningkatkan nilai IKU adalah : 1) Evaluasi Persub, 2) Bimbingan Teknis (Bimtek), 3) Peningkatan Kapasitas (Capacity Building), 4) Bantuan Teknis (Bantek) dan terakhir 5) Standar Pelayanan Minimum (SPM).

Setelah dilakukan identifikasi potensi masalah dari masing-masing kegiatan sesuai dengan tugas dan fungsi di subdit wilayah 1, maka kemudian potensi permasalahan yang timbul dari masing-masing kegiatan tersebut di atas didetailkan menggunakan pendekatan “Fish Bone” diagram untuk melihat penyebab (cause) ada akibat (effect) dari masalah yang telah dipetakan mengacu kepada target subdit wilayah 1 yang belum optimal.

Figure 4 : Fish Bone Diagram list Pemetaan Masalah sesuai Tugas dan Fungsi Mengacu Pada Figure 3

Figure 3 : Hasil Uji Tingkat Prioritas Kegiatan yang Paling berkontribusi untuk Meningkatkan IKU di Subdit Wilayah 1

1) PERSUB 2) BIMTEK

3) CAPACITY BUILDING 4) BANTEK

5) SPM

1.1.4 Kondisi Eksisting Vs Hasil Benchmarking

Dari hasil pemetaan permasalahan yang telah dilakukan dipilih 6(enam masalah utama) yang dipertimbangkan paling dominan mengemuka, yaitu : 1) Sistem kerja yang tidak efektif dan efisien dari sisi biaya dan waktu

(Dokumentasi data belum tertata dengan baik dan terintegrasi).

2) Kebijakan yang dirumuskan tidak berbasis data dan fakta

3) Masih belum optimal penggunaan teknologi informasi di era industri 4.0 (Mempertimbangkan aspek efektifitas dan efisiensi)

4) Sistem alur proses birokrasi yang belum optimal.

Dengan membandingkan hasil observasi terhadap hasil Kegiatan Benchmarking maka dapat disimpulkan bahwa tata kelola penyelenggaraan di subdit wilayah 1, masih dibawah kinerja organisasi/lembaga seperti Jakarta Smart City atau Mall Pelayanan Publik Pemda DKI, baik itu dinilai dari sisi “proses”, “perumusan program” dan “strategi”, “target tingkat kinerja”

(performance), “standar ukuran yang digunakan” (measurements standard), terkait dengan indikator seperti 1) kualitas pelayanan (quality), waktu (time), biaya (cost).

Terkait dengan hal itu, perlu dilakukan terobosan inovatif dalam rangka untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang lebih efektif dan efisien di- lingkungan kerja subdit wilayah 1, Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah, Kementerian ATR/BPN.

Berdasarkan Hasil identifikasi dan Pemetaan Masalah yang telah dilakukan, maka untuk meningkatkan Tingkat kinerja subdit Wilayah 1 sesuai dengan tugas dan fungsinya maka perlu dilakukan terobosan inovatif dengan mempertimbangkan visi dan misi besar dari Kementerian Agraria dan Tata Ruang/BPN yang mengacu kepada :

A. Target Area Perubahan Mengacu Kepada Pokok Arahan Presiden Republik Indonesia dalam Rumusan Hasil Rakernas Kementerian ATR/BPN 2019.

B. Target Arahan Menteri Agraria dan Tata Ruang/BPNRumusan Hasil Rakernas Kementerian ATR/BPN 2019.

C. Rencana Strategi Kementerian ATR/BPN 2020-2024.

1.2 Area Proyek Perubahan

Dengan memperhatikan penjelasan pada section 1.1 sebelumnya dan arahan point (A), (B) dan (C) di atas sub section (1.1.4), maka area proyek perubahan diarahkan untuk dikaitkan dengan dengan pembenahan kinerja di subdit wilayah 1 yang terutama fokus di proses optimasi pelayanan proses pemberian pemberian persetujuan substansi menjadi lebih efektif (lebih cepat) dan efisien (lebih ekonomis dan praktis) dan terdokumentasi secara digital sebagai bagian dari usaha untuk melakukan transformasi Budaya Kerja secara menyeluruh melalui penggunaan teknologi informasi di Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah (BINDA).

Berdasarkan Penjelasan di atas maka tema utama yang dipilih dari Proyek Perubahan ini adalah : “Perancangan Kerangka Kerja Elektronik (“E-System Working Framework”) Untuk Meningkatkan Kualitas Rencana Tata Ruang &

Meningkatkan Efektifitas Dan Efisiensi Pelayanan Persetujuan Substansi Dalam Rangka Memberikan Pelayanan Paripurna (Excellent Service) Di Era Industri 4.0”.

1.2.1 Bisnis Proses Kegiatan Pengajuan PERSUB di Direktorat BINDA

Seperti yang telah disampaikan dalam sub section 1.2 bahwa tugas utama di Direktorat BINDA adalah memberikan layanan proses pemberian persetujuan (PERSUB) substansi kepada Pemerintah Daerah, baik Pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota dalam proses penyusunan Peraturan Daerah Baik Rencana Umum Tata Ruang atau Rencana Rinci Tata Ruang.

Proses pengajuan PERSUB tersebut dapat dilakukan oleh Pemerintah

Daerah setelah mereka dapat memenuhi beberapa persyaratan di antaranya

: (1) Mendapatkan Rekomendasi Peta Dasar dari BIG (Badan Informasi

Geospasial), (2) Mendapatkan Validasi KLHS terhadap dokumen KLHS

yang telah disusun, (3) Mendapatkan Rekomendasi Gubernur terhadap

Dokumen Rencana Umum Tata Ruang yang dalam Proses

Revisi/Penyusunan Rencana Detai Tata Ruang. Setelah semua persyaratan

tersebut dipenuhi, maka kemudian Pihak Pemerintah Daerah dapat mengajukan usulan untuk mendapatkan persetujuan substansi dari Kementerian ATR/BPN, melalui Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah.

Figure 5 dibawah ini memperlihat bisnis proses kegiatan Pengajuan Persetujuan Substansi di Direktorat Binda tersebut :

Dari Figure 5 dapat dilihat bahwa total hari yang diperlukan dalam proses pengajuan Persetujuan Substansi adalah 65 hari. Namun demikian, proses ini masih bisa bertambah panjang (+20 hari) jika dalam proses evaluasi dan klarifikasi materi dengan daerah disimpulkan masih harus dilakukan perbaikan secara signifikan sehingga dokumen yang telah dievaluasi akan dikirimkan kembali ke daerah untuk dilakukan perbaikan seseuai dengan catatan perbaikan yang telah diberikan.

Seluruh catatan perbaikan yang diberikan oleh tim supervisi di Subdit Wilayah I termasuk hasil perbaikan yang dilakukan Pemerintah Daerah akan didokumentasikan sebagai dasar dan acuan untuk melihat kronologis

Figure 5 : Bisnis Proses Kegiatan Pengajuan PERSUB sesuai PERMEN ATR/BPN NO.8 TAHUN 2017 TENTANG Pedoman Pemberian Persetujuan Substansi Dalam Rangka Penetapan Peraturan Daerah Tentang Rencana Tata Ruang Provinsi Dan Rencana Tata Ruang Kabupaten/Kota

TOTAL WAKTU :

65 HARI

perbaikan per-tahapan kegiatan yang telah dilakukan sesuai alur proses administrasi bisnis proses kegiatan PERSUB.

Terkait dengan proses evaluasi dan klarifikasi dalam kegiatan pengajuan PERSUB, maka proses tersebut dilakukan melalui metode tatap muka antara pihak subdit wilayah I dan pihak Pemerintah Daerah. Proses Pemeriksaaan (e.g. Kesesuaian dengan Kebijakan Strategis Nasional, Kawasan Hutan, Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan (LP2B), aspek mitigasi Bencana, dan Ketersediaan Ruang Terbuka hijau) masih dilakukan dengan pendekatan pembahasan secara langsung antara Tim Supervisi dan Tim Pemerintah Daerah.

Untuk mempercepat dan membantu proses pemeriksaan kesesuaian Rencana Tata Ruang (e.g. Neraca Perubahan Pola dan Struktur Ruang) masih dilakukan melaui proses pembahasan bersama antara Tim Supervisi bersama dengan Pemerintahan Daerah. Tidak tertutup kemungkinan, dalam skenario tahapan jangka panjang dimungkinan untuk mengembangkan sebuah instrument yang dapat membantu mempercepat proses evaluasi dan klarifikasi yang dilakukan menggunakan software khusus dalam rangka membantu proses percepatan penyelesaian proses pemeriksaan hasil evaluasi dan klarifikasi dalam proses pengajuan Persub.

Namun demikian perlu dicatat, dengan mengingat waktu penyelesaian

proyek Perubahan ini yang hanya 2 bulan, maka hal tersebut dapat

diusulkan sebagai bagian dari pengembangan kegiatan di tahapan jangka

panjang. Dengan mempertimbangkan batasan waktu dalam proses

implementasi proyek perubahan ini maka aplikasi yang dibangun hanya

sampai kepada tahapan “Prototype E-PERSUB System Berbasis Web” yang

ditempatkan dalam slot server Ditjen Tata Ruang, Kementerian Agraria dan

Tata Ruang/BPN. Lanjutan dari pengembangan aplikasi dari kerangka kerja

yang telah dibangun akan dijelasakan lebih lanjut dalam pentahapan jangka

menengah (medium-term) dan panjang (long-term).

1.3 Tujuan dan Sasaran (Goals and Objectives)

Tujuan dari Proyek Perubahan ini adalah untuk meningkatkan tingkat kualitas rencana tata ruang (level of quality) & pelayanan (level of service) dalam proses pemberian persetujuan substansi (persub) di Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang Dan Pemanfaatan Ruang Daerah (BINDA) yang lebih efektif dan efisien menuju pelayanan paripurna (service of excellent) di era industri 4.0.

Secara lebih spesifik dan terukur tujuan dari proyek perubahan ini diterjemahkan ke dalam beberapa sasaran yang direncanakan untuk dicapai dalam kurun jangka waktu tertentu, yang diklasifikasikan ke dalam (1) rencana jangka pendek (short-term), (2) rencana jangka menengah (medium-term) dan (3) rencana jangka panjang (long-term).

1.3.1 Sasaran (Objectives)

1) Tersedianya Sistem Kerangka Kerja berbasis Elektronik (E-Working System) dalam proses pemberian persetujuan substansi (E-Persub_

Prototype E-System Berbasis Web) dalam rangka untuk meningkatkan indikator kinerja utama Direktorat Binda (short term_2 bulan pelaksanaan) (renstra 2020-2024 ATR/BPN_peningkatan kualitas_2020).

2) Teraplikasikannya kerangka kerja (refer to point 1) yang telah dibuat dengan menggunakan sistem elektronik (e-system_partial system) untuk meningkatkan kualitas rencana tata ruang dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja subdit wilayah 1 (medium term) sehingga mekanisme kerja dapat dilakukan lebih efektif (cepat) dan efisien (ekonomis) (medium term_Beta Version) (renstra 2020-2024 ATR/BPN peningkatan kualitas_2019-2020).

3) Tersedianya E-Working System (Full Version) yang komprehensive (refer to point 2) dalam rangka peningkatan kualitas layanan pemberian persub yang lebih efektif & efisien (renstra 2020-2024 ATR/BPN _2021- 2022)

4) Terimplementasikanya formulasi integrasi rencana tata ruang &

pertanahan secara holistic dalam Rencana Detail Tata Ruang (RDTR)

menuju konsep stelsel positif ((renstra 202-2024 ATR/BPN_2023) (Long Term Phase 1).

5) Terwujudnya alternatif strategi “working from home” (refer to point 3) sebagai salah satu wujud untuk mendukung visi sustainbale development goals (long term) sebagai bagian untuk menyikapi industri 4.0 (renstra kementerian ATR/BPN) (Long Term Phase 2).

6) Terwujudnya kualitas rencana tata ruang berbasis bukti dan fakta (evidence-based spatial planning) dan tingkat kinerja & layanan berkelas dunia (world class service) (improving from “not sastisfied” to

“excellent”)(Long-term phase 2).

Secara lebih detail, perumusan sasaran dalam jadual pelaksanaan dalam proyek perubahan ini dapat dilihat pada Figure 6 dibawah ini.

1.4 Manfaat

Adapun manfaat utama dari Proyek Perubahan ini adalah menghadirkan Tingkat Pelayanan prima dalam Proses Pemberian Persetujuan Substansi Kepada Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota dengan cara yag lebih cepat, praktis dan responsif.

Figure 6 : Formulasi Sasaran Yang Direncanakan dalam Proyek

Perubahan (Road Map to “World Class Service”

1.4.1 Manfaat untuk Pihak Internal Dirjen Tata Ruang

Beberapa manfaat dari Proyek Perubahan ini untuk pihak internal subdit adalah sebagai berikut :

 Proses supervisi yang dilakukan Penanggung Jawab Daerah (PJD_staf Binda)untuk Prov/Kab/Kota yang sudah siap untuk didorong untuk masuk proses Persub akan menjadi lebih mudah dan terdokumentasi dengan baik dengan lembar kendali berbasis digital. Rekam Jejak proses supervisi akan terdokumentasi dengan baik.

 Melalui E-mail (next-step : SMS Gateway) untuk mengirimkan informasi secara langsung kepada para pimpinan (e.g. Menteri ATR/BPN, Dirjen Tata Ruang, Direktur Binda, dan Para Pimpinan Daerah) dapat segera mendapatkan informasi bahwa berkas dokumen Persub RTRW/RDTR telah masuk Loket Persub sesuai SOP yang dituangkan dalam Permen Menteri ATR/BPN No 8 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pemberian Persetujuan Substansi Dalam Rangka Penetapan Peraturan Daerah Tentang Rencana Tata Ruang Provinsi Dan Rencana Tata Ruang Kabupaten/Kota.

1.4.2 Manfaat Untuk Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (BPN)

 Tercapainya sasaran dari Proyek Perubahan ini terkait dengan perubahan tata kinerja dan tingkat pelayanan (level of service) di subdit wilayah 1 dan Direktorat Binda secara umum akan berkontribusi secara positif untuk meningkatkan nilai (grade) pelayanan Kementerian ATR/BPN secara keseluruhan.

 Sasaran (objectives) yang dirumuskan dalam proyek perubahan ini, baik

dalam fase jangka pendek (short-term), jangka menengah (medium-term)

dan jangka panjang (long- term) telah sesuai (in-line) dengan Rencana

Strategis Kementerian ATR/BPN 2020-2024, maka hal ini dapat

bermanfaat untuk mendukung tercapainya sasaran strategis (strategic

objectives) dan rencana implementasi kegiatan strategis dalam kerangka

jalur untuk menghadirkan tingkat pelayanan public berstandar dunia di

tahun 2024.

1.4.3 Manfaat untuk Pihak Eksternal Kementerian dan Lembaga

 Kementerian/Lembaga dapat menggunakan Sistem yang dibangun tersebut dalam kepentingan untuk mendapatkan materi terkait pelaksanaan rapat lintas sektor.

 Hasil perbaikan dari Kementerian/Lembaga dapat disampaikan melalui Sistem Elektronik Tersebut sehingga akan memudahkan jika ada isu penting yang luput disampaikan dalam proses rapat koordinasi lintas sektor.

1.4.4 Manfaat untuk Pihak Eksternal Pemerintah Daerah

 Perkembangan Proses Persub dapat dilihat dan dipantau secara online sehingga akan sangat memudahkan semua stakeholders terkait, terutama stakeholders yang berada di daerah dengan hanya menggunakan smartphone.

 Pihak Pemerintah Daerah akan menjadi lebih giat dan disiplin dalam menjaga waktu penyelesaian hasil koreksi PERSUB karena system akan menginformasikan secara berkala progress yang telah dilakukan dan batas deadline waktu sesuai SOP Persub.

1.5 Batasan Proyek Perubahan dan Ruang Lingkup Kegiatan

Sasaran yang ingin dicapai dalam Proyek Perubahan ini dibatasi hanya untuk mencapai sasaran pertama yang dijelaskan dalam sub section 1.3.1 sebelumnya dengan mempertimbangkan bahwa kegiatan pelaksanaan proyek perubahan ini dibatasi dari tanggal 24 Maret 2019 s.d 22 Mei 2019 (±2 Bulan).

Hal tersebut di atas berimplikasi kepada ruang lingkup dari kegiatan proyek

ini yang akan dibatasi dengan kegiatan yang hanya terkait untuk mendukung

pencapaian sasaran pertama (rencana jangka pendek) dari Proyek

Perubahan ini, yaitu untuk merancang kerangka kerja sistem elektronik

untuk proses Persub di Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah.

Terkait dengan batasan waktu yang diberikan dalam proses penyelesaian proyek perubahan ini maka seluruh pentahapan kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai keluaran jangka pendek (short terms) dari proyek perubahan ini dapat dilihat sebagai berikut :

NO KEGIATAN (ACTIVITES)

JADWAL PELAKSANAAN

KEGIATAN

A Tahap Persiapan Maret 2019

B Tahap Implementasi Awal (Perancangan

Kerangka Kerja_E System Framework) April 2019 C Tahap Implementasi Rancangan Kerangka Kerja

Dalam Sistem Elektronik April 2019

D Tahap Uji Coba

(Prototype E-Persub System Berbasis Web) Mei 2019

E Tahap Finalisasi Mei 2019

F Penyusunan Dokumen Laporan Akhir Proyek

Perubahan Mei 2019

G Pembimbingan Menggunakan Video Conference 23-24 Mei 2019

H Revisi Laporan 25-26 Mei 2019

I Seminar Laboratorium Kepemimpinan 27 Mei 2019 Table 7 : Pentahapan Kegiatan Utama dalam Ruang Lingkup Proyek

Perubahan

Chapter 2 DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

2.1 Road Map (Milestones)

2.2 Keluaran Kunci (Key Outputs)

Keluaran kunci (Outputs) yang dihasilkan dari Proyek Perubahan ini diklasifikan sesuai dengan tahapan sasaran (objectives) yang direncanakan untuk dicapai, yaitu Keluaran jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Adapun keluaran Kunci (Outputs) dari Proyek Perubahan ini adalah sebagai berikut.

2.2.1 Keluaran Jangka Pendek (Key Ouputs for Short-Term) Keluaran Kunci dalam fase jangka pendek dari Proyek Perubahan ini adalah :

1) Tersedianya rancangan kerangka kerja (Framework) yang menjadi acuan kerangka kerja untuk membangun Sistem Kerangka Kerja Elektronik (E-System Working) dalam lingkungan subdit wilayah 1, Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah.

2) Adanya Berita Acara Kesepakatan/Surat Dukungan untuk diaplikasikannya Rancangan Kerja yang telah dirancang untuk dimplementasikan dalam Sistem Informasi https://tata ruang.atrbpn.go.id.binda.

3) Adanya Berita Acara Kesepakatan/Surat Dukungan dalam internal subdit wilayah 1 Sumatera untuk melakukan peralihan mekanismen kerja dari sistem lama untuk kemudian bertransformasi menggunakan Sistem Kerja Elektronik yang akan dimulai untuk layanan Persetujuan Substansi (PERSUB).

4) Adanya Berita Acara Kesepakatan/Surat Dukungan Dalam internal

Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan

Ruang Daerah, khususnya subdit Wilayah II, III dan IV melakukan

peralihan mekanismen kerja dari sistem lama untuk kemudian bertransformasi menggunakan Sistem Kerja Elektronik yang akan dimulai untuk layanan Persetujuan Substansi (PERSUB).

5) Adanya Surat dukungan komitmen transformasi mekanisme kerja menggunakan teknologi informasi dari Direktur Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah dalam rangka untuk untuk meningkatkan tingkat pelayanan (level of service) proses Pemberian PERSUB sesuai dengan Rencana Strategis Kementerian ATR/BPN 2020-2024 (e.g. Menjadikan proses pemantauan progress PERSUB di tiap wilayah kerja menjadi lebih efektif dan efisien melalui E-Working System).

6) Adanya Surat dukungan komitmen transformasi mekanisme kerja menggunakan teknologi informasi dari Direktur Jenderal Tata Ruang dalam rangka untuk untuk meningkatkan tingkat pelayanan (level of service) proses Pemberian PERSUB untuk mendukung Indikator Kinerja Utama (IKU) Dit. Binda (e.g. Menjadikan proses pemantauan progress PERSUB di tiap wilayah kerja menjadi lebih efektif dan efisien melalui E-Working System).

2.2.2 Keluaran Jangka Menengah (Key Outputs for Medium Term) Adapun yang menjadi Keluaran Kunci dalam fase jangka menengah dari Proyek Perubahan ini adalah :

1) Tersedianya aplikasi Sistem Kerja Berbasis Elektronik yang siap untuk dikembangkan ke jenis kegiatan lain sesuai tugas dan fungsi di Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah, yaitu 1) Bimbingan Teknis, 2) Pengembangan Kapasitas, 3) Bantuan Teknis, dan 4) Layanan Standard Pelayanan Minimal di bidang Tata Ruang.

2) Adanya peningkatan pelayanan PERSUB yang lebih Efektif dan

Efisien dengan standard yang lebih terukur, efektif dan efisien dan

terinformasi dengan baik setiap tahapan yang dilewati dalam

proses loket kepada seluruh stakeholders sehingga Tingkat

Kualitas Rencana Tata Ruang/Rencana Detail Tata Ruang akan menjadi lebih baik sesuai Rencana Strategis Kementerian ATR/BPN 2020-2024.

3) Tercapainya target percepatan penyelesaian Peninjauan Kembali dan Revisi RTRW Prov/Kab/Kota atau Rencana Detail Tata Ruang melalui dukungan layanan PERSUB melalui sistem yang lebih efektif dan efisien.

4) Terwujudnya kualitas Rencana Tata Ruang/Rencanan Detail Tata Ruang yang lebih baik berbasis Evidence-based sehingga dapat membantu mempercepat tingakat investasi yang lebih cepat dalam koridor pembangunan berkelanjutan (sustainable development).

2.2.3 Keluaran Jangka Panjang (Key Outputs for Long-Term) Adapun yang menjadi Keluaran Kunci dalam fase jangka panjang dari Proyek Perubahan ini adalah :

1) Terintegrasinya Sistem Kerja Berbasis Elektronik ini di Kementerian ATR/BPN dan mulai diintegrasikan dengan seluruh Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Pusat, Pemerintah Kabupaten dan Pemerintah Kota di seluruh Indonesia.

2) Terwujudnya Sistem Kerja Elektronik Menggunakan Teknologi Informasi Dengan Mekanisme Kerja Efektif Dan Efisien Dalam Rangka Peningkatan Kualitas Rencana Tata Ruang/Rencana Rinci Tata Ruang (RTR/RRTR) Berkelas Dunia (World Class Standard) di Direktorat Pembinaan Perencanaan Tata Ruang dan Pemanfaatan Ruang Daerah.

2.3 Pentahapan

Pentahapan dari Proyek Perubahan ini terbagi menjadi 2 tahapan

utama, yaitu pentahapan awal dan pentahapan lanjutan. Pentahapan

Awal adalah pentahapan yang akan dilaksanakan dalam masa 2

bulan durasi pelaksanaan DIKLAT PIM IV (23 Maret s.d 19 Mei 2019)

sedangkan pentahapan lanjutan adalah rencana kegiatan yang akan

dituangkan dalam fase jangka menengah (medium-term) dan jangka panjang (long-term) yang mengacu kepada keluaran (outputs) yang telah dijelaskan pada sub section 2.1.

2.3.1 Pentahapan Jangka Pendek dan Jadual Kegiatan

Adapun pentahapan dalam jangka pendek, keluaran (ouputs) dan jadual kegiatan dapat dilihat pada table dibawah ini :

NO KEGIATAN (ACTIVITES) KELUARAN (OUTPUT)

RENCANA JADUAL KEGIATAN (PROPOSAL)

REALISASI KEGIATAN

A

A. TAHAP PERSIAPAN

MEMBANGUN TIM EFEKTIF

1. RAPAT KOORDINASI &

KONSULTASI DENGAN MENTOR & ADVISER TERKAIT IMPLEMENTASI PROPER

LEMBAR KENDALI

KEGIATAN (LKT) MINGGU IV

MARET 25 MARET 2019

2. MELAKSANAKAN RAPAT INTERNAL UNTUK

PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

DRAFT DOKUMEN SK

TIM EFEKTIF

MINGGU IV

MARET 26 MARET 2019 -PEMBENTUKAN TIM

MELALUI PENETAPAN SK

TIM EFEKTIF SK TIM MINGGU IV

MARET 26 MARET 2019

-PEMAPARAN KONSEP KERANGKA KERJA AWAL KEPADA TIM EFEKTIF

DRAFT KERANGKA KERJA/PAPARAN

E-FRAMEWORK SYSTEM

MINGGU IV

MARET 01 APRIL 2019

-PENYAMPAIAN LIST RENCANA DAN JADUAL KERJA KEPADA TIM

DOKUMEN LIST KEGIATAN &

JADUAL

MINGGU IV

MARET 01 APRIL 2019 -PEMBANGIAN TUGAS

SESUAI RENCANA KERJA SK TIM EFEKTIF MINGGU IV

MARET 01 APRIL 2019

3. PEMAPARAN KONSEP KERANGKA KERJA (EMBRIO) KEPADA TIM INTERNAL SUBDIT WILAYAH I

LEMBAR KENDALI

KEGIATAN MINGGU I

APRIL 02 APRIL 2019

4. PEMAPARAN KONSEP KERANGKA KERJA (EMBRIO) KEPADA TIM INTERNAL DIREKTORAT

LEMBAR KENDALI

KEGIATAN MINGGU I

APRIL 1-2 APRIL 2019

5. PEMAPARAN KONSEP KERANGKA KERJA (EMBRIO) KEPADA TIM EKSTERNAL DI DAERAH

LEMBAR KENDALI

&BERITA ACARA KEGIATAN

MINGGU I

APRIL 4-5 APRIL 2019

B

B. TAHAP IMPLEMENTASI AWAL (PERANCANGAN KERANGKA KERJA_E SYSTEM FRAMEWORK)

6. PENGUMPULAN DATA &

INFORMASI LEMBAR KENDALI

KEGIATAN MINGGU II

APRIL 1-4 APRIL 2019 7. PEMUTAKHIRAN DATA &

INFORMASI LEMBAR KENDALI

KEGIATAN MINGGU II

APRIL 5-7 APRIL 2019 8. PERANCANGAN

KERANGKA KERJA SISTEM E-ELEKTRONIK SESUAI TUSI BINDA

DRAFT KERANGKA

KERJA (E- SYSTEM)

MINGGU II s.d

III APRIL 8-9 APRIL 2019 9. EVALUASI SISTEM E-

ELEKTRONIK UNTUK MEKANISME KERJA DIREKTORAT BINDA

LEMBAR KENDALI

KEGIATAN MINGGU III

APRIL 10 APRIL 2019 10. PERANCANGAN

KERANGKA KERJA SISTEM E-ELEKTRONIK UNTUK PROSES PERSUB

DRAFT KERANGKA

KERJA (E- SYSTEM)

11-12 APRIL 2019

11. EVALUASI SISTEM E- ELEKTRONIK UNTUK PROSES PERSUB

LEMBAR KENDALI KEGIATAN &

BERITA ACARA RAPAT

15-16 APRIL 2019

C

C. TAHAP IMPLEMENTASI RANCANGAN KERANGKA KERJA DALAM SISTEM ELEKTRONIK

12. PEMBANGUNAN E- SISTEM SESUAI

RANCANGAN KERJA YANG TELAH DIBUAT KE DALAM WEB-SERVER BASED

E-SYSTEM

BERBASIS WEB MINGGU I s.d IV APRIL

17 s.d 21 APRIL 2019

13. EVALUASI E-SISTEM LAYANAN PERSUB

DENGAN TIM INTERNAL &

TIM IT DJTR

LEMBAR KENDALI

KEGIATAN 22 & 23 APRIL 2019 14. EVALUASI E-SISTEM

LAYANAN E-PERSUB YANG TELAH DIBUAT DENGAN TIM EKSTERNAL PEMERINTAH DAERAH

LEMBAR KENDALI KEGIATAN &

BERITA ACARA RAPAT

MINGGU IV

APRIL 25-26 APRIL 2019

15. FINALISASI KERANGKA KERJA DALAM SISTEM E- ELEKTRONIK UNTUK LAYANAN PROSES PERSUB

PROTOTYPE E- PERSUB SYSTEM

BERBASIS WEB

MINGGU IV

APRIL 28-30 APRIL 2019

D

D. TAHAP UJI COBA

16. UJI COBA DI INTERNAL

SUBDIT & DIREKTORAT LEMBAR KENDALI

KEGIATAN MINGGU II

MEI 13 MEI 2019

17. UJI COBA DI

EKSTERNAL BERSAMA PEMERINTAH DAERAH UNTUK LAYANAN PROSES E-PERSUB

LEMBAR KENDALI KEGIATAN &

BERITA ACARA RAPAT

MINGGU II

MEI 16-17 MEI 2019

E

E. TAHAP FINALISASI

18.PENYUSUNAN DOKUMEN LAPORAN AKHIR PROYEK PERUBAHAN

DOKUMEN LAPORAN AKHIR

& PAPARAN PROYEK PERUBAHAN

MINGGU I s.d

III MEI 01-22 MEI 2019

19.PEMBIMBINGAN MENGGUNAKAN VIDEO CONFERENCE

LEMBAR KENDALI KEGIATAN

MINGGU IV

MEI 23-24 MEI 2019 20. REVISI LAPORAN REVISI LAPORAN

AKHIR MINGGU IV

MEI 25-26 MEI 2019 21.SEMINAR

LABORATORIUM KEPEMIMPINAN

LAPORAN AKHIR MINGGU IV

MEI 27 MEI 2019

Table 8 : Pentahapan Kegiatan Jangka Pendek, Keluaran (Outputs) dan Jadual

2.3.2 Pentahapan Jangka Pendek dan Biaya

Adapun pentahapan dalam jangka pendek, keluaran (ouputs) dan rencana biaya kegiatan dapat dilihat pada table dibawah ini :

NO KEGIATAN (ACTIVITES) REALISASI

KEGIATAN

BIAYA KEGIATAN

A

A. TAHAP PERSIAPAN

MEMBANGUN TIM EFEKTIF

1. RAPAT KOORDINASI & KONSULTASI DENGAN MENTOR & ADVISER TERKAIT IMPLEMENTASI PROPER

25 MARET 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR 2. MELAKSANAKAN RAPAT INTERNAL

UNTUK PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF 26 MARET 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR -PEMBENTUKAN TIM MELALUI

PENETAPAN SK TIM EFEKTIF 26 MARET 2019 -PEMAPARAN KONSEP KERANGKA

KERJA AWAL KEPADA TIM EFEKTIF 01 APRIL 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR -PENYAMPAIAN LIST RENCANA DAN

JADUAL KERJA KEPADA TIM 01 APRIL 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR -PEMBANGIAN TUGAS SESUAI RENCANA

KERJA 01 APRIL 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR

3. PEMAPARAN KONSEP KERANGKA KERJA (EMBRIO) KEPADA TIM INTERNAL SUBDIT WILAYAH I

02 APRIL 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR 4. PEMAPARAN KONSEP KERANGKA

KERJA (EMBRIO) KEPADA TIM INTERNAL DIREKTORAT

1-2 APRIL 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR 5. PEMAPARAN KONSEP KERANGKA

KERJA (EMBRIO) KEPADA TIM EKSTERNAL DI DAERAH

4-5 APRIL 2019

KEGIATAN KLINIK BIMIBINGAN TEKNIS RTRW

B

B. TAHAP IMPLEMENTASI AWAL

(PERANCANGAN KERANGKA KERJA_E

SYSTEM FRAMEWORK)

6. PENGUMPULAN DATA & INFORMASI 1-4 APRIL 2019 - 7. PEMUTAKHIRAN DATA & INFORMASI 5-7 APRIL 2019 - 8. PERANCANGAN KERANGKA KERJA

SISTEM E-ELEKTRONIK SESUAI TUSI BINDA

8-9 APRIL 2019 -

9. EVALUASI SISTEM E-ELEKTRONIK UNTUK MEKANISME KERJA DIREKTORAT BINDA

10 APRIL 2019

BIAYA RAPAT DALAM KANTOR 10. PERANCANGAN KERANGKA KERJA

SISTEM E-ELEKTRONIK UNTUK PROSES PERSUB

11-12 APRIL 2019 -

11. EVALUASI SISTEM E-ELEKTRONIK

UNTUK PROSES PERSUB 15-16 APRIL 2019

KEGIATAN FASLEG PERSUB

& LEGISLASI RTRW

C

C. TAHAP IMPLEMENTASI RANCANGAN KERANGKA KERJA DALAM SISTEM

ELEKTRONIK

12. PEMBANGUNAN E-SISTEM SESUAI RANCANGAN KERJA YANG TELAH DIBUAT KE DALAM WEB-SERVER BASED

17 s.d 21 APRIL 2019

13. EVALUASI E-SISTEM LAYANAN

PERSUB DENGAN TIM INTERNAL & TIM IT DJTR

22 & 23 APRIL 2019

14. EVALUASI E-SISTEM LAYANAN E- PERSUB YANG TELAH DIBUAT DENGAN TIM EKSTERNAL PEMERINTAH DAERAH

25-26 APRIL 2019

KEGIATAN BIMBINGAN

TEKNIS PK RTRW WILAYA

1

15. FINALISASI KERANGKA KERJA DALAM SISTEM E-ELEKTRONIK UNTUK LAYANAN PROSES PERSUB

28-30 APRIL 2019 -

D

D. TAHAP UJI COBA

16. UJI COBA DI INTERNAL SUBDIT &

DIREKTORAT 13 MEI 2019

17. UJI COBA DI EKSTERNAL BERSAMA PEMERINTAH DAERAH UNTUK LAYANAN PROSES E-PERSUB

16-17 MEI 2019

KEGIATAN BIMBINGAN

TEKNIS PK RTRW WILAYAH I

E

E. TAHAP FINALISASI

18.PENYUSUNAN DOKUMEN LAPORAN

AKHIR PROYEK PERUBAHAN 01-22 MEI 2019 - 19.PEMBIMBINGAN MENGGUNAKAN

VIDEO CONFERENCE 23-24 MEI 2019 -

20. REVISI LAPORAN 25-26 MEI 2019 -

21.SEMINAR LABORATORIUM

KEPEMIMPINAN 27 MEI 2019 -

Table 9 : Pentahapan Kegiatan Jangka Pendek dan Biaya (Cost)

2.3.3 Rencana Pentahapan Untuk Fase Menengah Dan Jangka Panjang

Rencana pentahapan jangka menengah dan jangka panjang direncanakan sesuai dengan rencana strategis Kementerian ATR/BPN 2020- 2024. Rencana pentahapan jangka menengah dan jangka panjang dapat dilihat pada table dibawah ini :

NO KEGIATAN RENCANA

BIAYA SATUAN

BIAYA KEGIATAN

MEDIUM TERM

1 Mensosialisasikan E-System Working yang telah dibangun di wilayah Kerja

Subdit Wilayah 1 Estimasi Kegiatan Sosialisasi, Klinik dan Workshop Dit Binda

2

Memsosialisasikan E -System Working yang telah dibangun di wilayah Kerja Subdit Lainnya di DIREKTORAT BINDA

Estimasi Kegiatan Sosialisasi, Klinik dan Workshop Dit Binda

LONG TERM

1 Membangun Beta Sistem Kerja (Partial System) untuk Aplikasi E- Working System di Direktorat Binda

Estimasi 2,100,000,000

2 Membuat E-Working System (Full Version) yang terintegrasi dalam

Sistem Kerja di Ditjen Tata Ruang Estimasi 1,400,000,000 Catatan : Asumsi Pembuatan Startup

$50.000 s.d $300.000 (Dari berbagai sumber)

Estimasi

3

Usulan PNBP untuk Layanan

PERSUB (Pp Tentang Jenis Dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak Yang Berlaku Pada

Kementerian Agraria Dan Tata Ruang) Ruang/Badan Pertanahan Nasional)

Estimasi CATATAN :Diusulkan kepada Pimpinan

TOTAL BIAYA 3,500,000,000

Table 10 : Rencana Pentahapan Jangka Menengah dan Jangka Panjang