DESIGN PROSES BISNIS TO-BE

(1)

DESIGN

PROSES BISNIS TO-BE

8 Juni 2018

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)

Bridging Possibilities

(2)

LATAR BELAKANG

Transformasi Pelindo III dalam rangka mewujudkan Visi 2019 untuk Menjadi Pemimpin Bisnis di Pelabuhan serta mendorong Perusahaan untuk melakukan diversifikasi bisnis sehingga menjadi Beyond Port of Indonesia membutuhkan beberapa langkah perubahan didalam tubuh organisasi, salah satu langkah yang dilakukan organisasi adalah melakukan perubahan struktur organisasi yang mengadopsi konsep Kantor Pusat, Regional, dan Terminal, untuk mendukung fokus Kantor Pusat kepada fungsi strategis, Regional kepada fungsi taktis, dan Terminal kepada fungsi pengelolaan operasional pelabuhan.

Perubahan struktur organisasi berimplikasi pada proses bisnis yang saat ini berjalan di Pelindo III, baik dalam bentuk perubahan pola interaksi proses bisnis antara Kantor Pusat, Regional, dan Terminal; perubahan kebutuhan pelaporan; dan juga perubahan kewenangan serta approval. Berdasarkan diskusi yang telah dilakukan pada tanggal 21 Mei 2018 s/d 25 Mei 2018 untuk membahas implikasi pada proses bisnis akibat restrukturisasi organisasi ini, telah disusun Draft Design Proses Bisnis To-Be Pelindo III untuk setiap proses bisnis yang terimplikasi.

TUJUAN

Dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be ini disampaikan kepada sub-direktorat terkait, dengan tujuan untuk:

1. Mendokumentasikan hasil diskusi design proses bisnis to-be yang telah dilakukan bersama pejabat di sub-direktorat terkait, mengenai:

a. Populasi proses bisnis yang berjalan pada sub-direktorat terkait

b. Identifikasi proses bisnis yang terdampak dari restrukturisasi organisasi yang dilakukan

c. Identifikasi perubahan kewenangan dan proses approval untuk tiap proses bisnis yang ada

d. Flowchart design proses bisnis to-be yang mengadopsi konsep Kantor Pusat, Regional, dan Terminal

2. Melakukan konfirmasi usulan design proses bisnis to-be yang disusun kepada pejabat di sub-direktorat terkait, yang telah didokumentasikan dalam bentuk:

a. Matrix Approval untuk tiap proses bisnis yang terdampak restrukturisasi b. Flowchart Design Proses Bisnis To-Be

(3)

PENJELASAN SISTEMATIKA DOKUMEN

Dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be ini akan disajikan dengan susunan sebagai berikut:

1. Latar Belakang

Menjelaskan latar belakang adanya kebutuhan penyesuaian proses bisnis didalam tubuh Pelindo III, dan juga latar belakang penyusunan dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be ini.

2. Tujuan

Menjelaskan maksud dan tujuan yang ingin dicapai dari penyampaian dokumen ini kepada para stakeholder / pejabat di sub-direktorat terkait.

3. Penjelasan Sistematika Dokumen

Menjelaskan bagaimana dokumen ini disusun untuk memudahkan para pembaca mengerti isi dari bagian-bagian dokumen ini.

4. Usulan Design Proses Bisnis To-Be

Bagian ini adalah bagian utama dari dokumen ini yang mendokumentasikan usulan design proses bisnis to-be yang telah disusun, setiap dokumen Draft Design Proses Bisnis To-Be disusun berdasarkan pengelompokan pada tingkat Sub- Direktorat dan Divisi.

Bagian ini akan terdiri dari 2 bagian, yaitu:

a. Matrix Approval

Bagian ini akan mendokumentasikan perubahan kewenangan dan tingkatan jenjang approval untuk proses bisnis yang terjadi pada divisi terkait, beberapa point yang dibahas pada bagian ini adalah:

Point Penjelasan

BPO (Business Process Owner)

Sub-Direktorat / Divisi pemilik proses bisnis, BPO bukan merupakan aktor didalam sebuah proses bisnis, melainkan stakeholder yang bertanggung jawab langsung terhadap keseluruhan proses bisnis yang berjalan

Proses Proses Bisnis yang mendapatkan implikasi terhadap kewenangan dan tingkat jenjang approval yang dibahas

Referensi Nomor Proses

Didalam sebuah keseluruhan alur proses bisnis, kami mengidentifikasi secara rinci, pada kotak proses mana implikasi perubahan kewenangan atau tingkat jenjang approval dibutuhkan.

(4)

Point Penjelasan Referensi Peraturan

Direksi As-Is

Referensi peraturan direksi yang memuat informasi kewenangan atau tingkat jenjang approval terdampak Kewenangan As-Is Pola kewenangan dan tingkat jenjang approval yang saat ini

terjadi, sebelum adanya restrukturisasi organisasi

Usulan Kewenangan To- Be

Usulan perubahan kewenangan dan tingkat jenjang approval setelah mengadopsi konsep Kantor Pusat, Reginoal, dan Terminal

b. Flowchart Proses Bisnis To-Be

Design Proses Bisnis yang diusulkan setelah mengadopsi konsep Kantor Pusat, Regional, dan Terminal. Proses bisnis yang dilampirkan adalah proses bisnis yang berhubungan dengan kewenangan / tingkat jenjang approval yang disajikan sebelumnya.

Beberapa notasi yang digunakan dalam Flowchart yang dikembangkan adalah sebagai berikut:

Notasi Penjelasan

Notasi ini menunjukkan awal mula proses bisnis dimulai / akhir dari sebuah proses bisnis

Proses yang digambarkan dengan bentuk persegi panjang menunjukkan proses yang dilakukan menggunakan sistem

Proses yang digambarkan dengan bentuk trapesium menunjukkan proses yang dilakukan secara manual / tidak menggunakan system.

Notasi ini menunjukkan output dari sebuah proses, output dapat berupa laporan / dokumen / nota / report pada system

Notasi ini menunjukkan “decision”, digunakan untuk menggambarkan proses yang bercabang akibat kondisi proses bisnis yang berbeda

Mulai

Proses

Output

(5)

KONTROL PERUBAHAN DOKUMEN

Versi Tanggal Reviewer Ringkasan Perubahan

1.0 8 Juni 2018 Altha Consulting Versi Awal Dokumen

(6)

LEMBAR PENGESAHAN

Pada dokumen ini mendokumentasikan proses bisnis

Kode Proses Nama Proses Versi

CORPORATE STRATEGIC PLANNING

SP-01-01 Proses Penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan

Versi 1.0 SP-01-02 Proses Perencanaan Pengembangan Investasi

Bisnis Baru

Versi 1.0

CORPORATE STRATEGIC PERFORMANCE & RESEARCH

Approved by

Prasetyo

SVP Strategic Planning &

Corporate Performance

(7)

(8)

DAFTAR ISI

Latar belakang ... 1

Tujuan ... 1

Penjelasan Sistematika Dokumen ... 2

Kontrol perubahan dokumen ... 4

Lembar Pengesahan ... 5

Daftar Isi ... 7

CORPORATE STRATEGIC PLANNING ... 8

SP-01-01 Proses Penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan ... 8

SP-01-02 Proses Perencanaan Pengembangan Investasi Bisnis Baru ... 18

CORPORATE STRATEGIC PERFORMANCE & RESEARCH ... 23

(9)

CORPORATE STRATEGIC PLANNING

Corporate Strategic Planning ini secara umum akan mengelola 3 proses pengelolaan yaitu, penyusunan RJPP, Penyusunan RIP dan Monitoring RKM. Untuk proses penyusunan RIP dan monitoring RKM akan berjalan sama seperti proses yang ada saat ini. Terkait denga RJPP, ini akan bersinggungan dengan Subdit Business Development. Pada usulan business process alignment ini maka pembagian program strategis yang dilanjutkan perencanaannya oleh Corporate Strategic Planning adalah program strategis yang merupakan pengembangan bisnis baru dan memerlukan pengurusan RIP baru, pengembangan bisnis baru pada lokasi baru serta memerlukan pengurusan izin-izin pengembangan bisnis.

SP-01-01 Proses Penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan

Penyusunan RJPP ini secara garis besar akan tetap sama dengan proses yang berjalan saat ini, hanya saja terkait dengan program strategis yang ada untuk program strategis yang merupakan pengembangan dari bisnis yang sudah ada saat ini, maka akan masuk dalam cakupan Subdit Business Development. Penyusunan alur proses penyusunan RJPP ini merujuk pada Petunjuk Teknik RJPP yang disusun oleh Strategic Planning & Corporate Performance.

(10)

SP-01-01 Penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan

KP - Business Development/

Service Development Terminal

KP - Corporate Strategic Planning Unit Fungsional Lainnya Direksi Komisaris Kementerian BUMN Regional

Mulai

SP-01-01-04 Menganalisis kondisi internal perusahaan

SP-01-01-03 Menganalisis kondisi eksternal perusahaan

SP-01-01-02 Menyusun usulan visi dan misi perusahaan

SP-01-01-01 Menganalisis kebutuhan

stakeholders

SP-01-01-05 Menganalisis SWOT dan

core competency

D

(11)

SP-01-01-06 Menyusun tujuan dan

sasaran strategis

SP-01-01-08 Mengusulkan KPI

Korporat SP-01-01-07 Mengusulkan program

strategis perusahaan

SP-01-01-09 Melakukan analisis risiko dan blind spot

SP-01-01-10 Menyusun roadmap

RJPP

SP-01-01-11 Memeriksa draft RJPP

B

C D

(12)

SP-01-01-14 Memeriksa draft RJPP Perlu revisi

Tidak

A Ya

A SP-01-01-12

Melakukan revisi draft RJPP

B

Perlu revisi Ya A

SP-01-01-04 Business Development

Intelligence

Tidak

Perlu revisi Ya A

SP-01-01-19 Menurunkan KPI dan

program strategis hingga unit terkecil

Tidak

Selesai

SP-01-01-13 Mengesahkan draft RJPP

SP-01-01-17 Mengesahkan draft RJPP SP-01-01-18

Mempublikasikan Dokumen RJPP

Apakah perlu RIP baru

SP-01-02 Perencanaan Pengembangan Investasi Bisnis

Baru

C

(13)

Deskripsi Proses SP-01-01 Proses Penyusunan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP)

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor Laporan yang

Dihasilkan

Aplikasi yang Digunakan

Apakah Aplikasi Terdampak dari Perubahan STO?

SP-01-01-01 Menganalisis kebutuhan stakeholders

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menganalisis kebutuhan stakeholders.

Kebutuhan stakeholders ini bias didapatkan dari unit fungsional lain yang memang berhubungan langsung dengan stakeholder masing-masing

Kantor Pusat – Corporate Strategic Planning

- - -

SP-01-01-02 Menyusun usulan visi dan misi perusahaan

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menyusun usulan visi dan misis perusahaan sesuai dengan arahan perusahaan dan arahan dari Direksi

- - -

SP-01-01-03 Menganalisis kondisi eksternal perusahaan

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menganalisis kondisi eksternal perusahaan seperti kondisi market,

kompetitor dan factor eksternal lainnya

- - -

SP-01-01-04 Menganalisis kondisi internal perusahaan

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menganalisis kondisi internal perusahaan seperti tingkat kinerja, sumber daya perusahaan dan faktor internal lainnya

- - -

(14)

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor Laporan yang Dihasilkan

SP-01-01-05 Menganalisis SWOT dan Core Competency

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menganalisis SWOT dan Core Competency dari PT Pelabuhan Indonesia III (Persero).

Analisis ini yang akan menjadi dasar untuk menyusun strategi pengembangan perusahaan

- - -

SP-01-01-06 Menyusun tujuan dan sasaran strategis

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menyusun tujuan dan sasaran strategis

perusahaan. Tujuan dan sasaran strategis ini yang menjadi acuan seluruh bagian perusahaan dalam menjalankan proses bisnis di seluruh lingkungan PT

Pelabuhan Indonesia III (Persero)

- - -

SP-01-01-07 Mengusulkan program strategis perusahaan

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat mengusulkan program strategis perusahaan.

Program strategis ini yang akan dijalankan oleh unit fungsional yang ada di perusahaan

- - -

SP-01-01-08 Mengusulkan KPI Korporat

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat mengusulkan KPI Korporat. KPI Korporat ini disusun sejalan dengan tujuan dan sasaran strategis

- - -

(15)

perusahaan. KPI Korporat inilah yang nantinya akan diturunkan untuk menyusun KPI seluruh perusahaan hingga ke KPI Individu

SP-01-01-09 Melakukan analisis risiko dan blind spot

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat melakukan analisis risiko dan blind spot untuk

mengetahui beberapa risiko yang mungkin dihadapi oleh

perusahaan sehingga strategi maupun program strategis yang disusun dapat dilengkapi dengan kontrol yang dapat

meminimalisir risiko yang ada.

- - -

SP-01-01-10 Menyusun roadmap RJPP

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menyusun roadmap RJPP untuk seluruh rencana strategis yang telah disusun. Roadmap ini akan menunjukkan waktu pelaksanaan dari rencana strategis dan

menunjukkan prioritas rencana strategis yang akan dilaksanakan

- - -

SP-01-01-11 Memeriksan draft RJPP

Direksi memeriksa draft RJPP yang telah disusun. Pemeriksaan draft RJPP ini dilaksanakan

Kantor Pusat – Direksi

- - -

(16)

melalui pembahasan RJPP secara bersama-sama dengan seluruh unit fungsional di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) SP-01-01-12 Melakukan revisi

draft RJPP

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat melakukan revisi draft RJPP apabila saat

pembahasan draft RJPP terdapat masukan dari direksi maupun unit fungsional lainnya

- - -

Direksi mengesahkan RJPP apabila draft RJPP telah selesai dilakukan pembahasan dan seluruh direksi dan unit

fungsional menyetujui draft RJPP

- - -

Komisaris memeriksan RJPP yang telah disetujui oleh Direksi

melalui pembahasan secara Bersama-sama. Pada tahapan ini, komisaris dapat memberikan masukan terkait dengan konten maupun redaksional dari RJPP yang telah dibuat

Komisaris - - -

Komisaris mengesahkan draft RJPP yang telah selesai dilakukan pembahasan dan revisi telah

Komisaris - - -

(17)

dilakukan apabila terdapat masukan dari komisaris SP-01-01-16 Memeriksa draft

RJPP

Kementerian BUMN memeriksan RJPP yang telah disetujui oleh Direksi melalui pembahasan secara bersama-sama. Pada tahapan ini, kementerian BUMN dapat memberikan masukan terkait dengan konten maupun redaksional dari RJPP yang telah dibuat

Kementerian BUMN

- - -

Kementerian BUMN

mengesahkan draft RJPP yang telah selesai dilakukan

pembahasan dan revisi telah dilakukan apabila terdapat masukan dari kementerian BUMN

Kementerian BUMN

Rencana Jangka Panjang Perusahaan

- -

SP-01-01-18 Mempublikasikan Dokumen RJPP

Setelah RJPP disetujui oleh Kementerian BUMN, maka selanjutnya Corporate Strategic Planning dapat mempublikasikan dokumen RJPP untuk dapat diketuhui seluruh elemen di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dan menjadi acuan untuk

- - -

(18)

melaksanakan seluruh program dan proses bisnis di perusahaan SP-01-01-19 Menurunkan KPI

dan program strategis hingga unit terkecil

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menurunkan KPI Korporat yang telah dibuat sebelumnya ke KPI Direktorat hingga ke KPI Individu di seluruh lingkungan PT Pelabuhan

Indonesia III (Persero)

- - -

(19)

SP-01-02 Proses Perencanaan Pengembangan Investasi Bisnis Baru

Pada perencanaan pengembangan bisnis baru yang memerlukan penyusunan rencana induk pelabuhan maupun diperlukan perizinan, maka masuk dalam cakupan Strategic Planning & Corporate Performance. Dalam proses perencanaan ini, Corporate Strategic Planning akan menyusun desain investasi bisnis baru, kebutuhan RIP dan juga perizinan lainnya yang diperlukan.

(20)

SP-01-02 Perencanaan Pengembangan Investasi Bisnis Baru

Terminal

KP - Corporate Strategic Planning Regional

Direksi KP - SVP Strategic Planning Unit Fungsional Lainnya

& Corporate Performance

Mulai

SP-01-02-02 Melakukan analisis kondisi internal dan eksternal terkait rencana bisnis baru

SP-01-01 Penyusunan RJPP

SP-01-02-05 Menyusun desain investasi bisnis baru

SP-01-02-06 Menyusun FS investasi

SP-01-02-07 Menyusun kebutuhan

perijinan yang diperlukan SP-01-02-04 Melakukan analisis kebutuhan investasi

SP-01-02-03 Memberikan masukan terkait pendapat/data

SP-01-02-08 Menyetujui rencana

investasi SP-01-02-09

Menyetujui rencana investasi

Selesai Mengerjakan investasi

bisnis baru

(21)

Deskripsi Proses SP-01-02 Proses Perencanaan Investasi Bisnis Baru

Kode Proses Nama Proses Deskripsi Proses Aktor Laporan yang

Dihasilkan

SP-01-02-01 Melakukan analisis kondisi internal dan eksternal terkait rencana bisnis baru

Corporate Strategic Planning melakukan analisis kondisi internal dan eksternal yang akan mempengaruhi rencana bisnis baru yang sedang dalam proses analisis. Analisis kondisi internal dan eksternal ini yang akan menjadi bahan untuk menyusun perencanaan bisnis baru baik secara desain maupun realisasi pelaksanaan bisnis baru

Kantor Pusat - Corporate Strategic Planning

- - -

SP-01-02-02 Melakukan analisis kebutuhan investasi

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat melakukan analisis kebutuhan apa saja yang akan diperlukan untuk memulai perencanaan kebutuhan investasi

- - -

SP-01-02-03 Memberikan pendapat/data terkait investasi baru

Unit Fungsional dapat

memberikan/diminta pendapat dan data yang berkaitan dengan investasi baru yang sedang dalam analisis

Kantor Pusat - Unit Fungsional

- - -

SP-01-02-04 Menyusun desain investasi bisnis baru

Corporate Strategic Planning kantor pusat menyusun desain bisnis yang direncanakan. Desain bisnis baru ini yang akan menjadi

- - -

(22)

acuan untuk melaksanakan investasi bisnis baru

SP-01-02-05 Menyusun FS investasi

Corporate Strategic Planning kantor pusat menyusun FS untuk investasi yang akan berjalan. FS inilah yang akan dievaluasi atas kelayakan investasi baru yang akan berjalan. Evaluasi ini berupa desain dan kemungkinan

keberhasilan dan keuntungan dari investasi yang akan dijalankan

- - -

SP-01-02-06 Menyusun kebutuhan perijinan yang diperlukan

Corporate Strategic Planning Kantor Pusat menyusun kebutuhan perijinan yang diperlukan. Seluruh perijinan baik perijinan ke pemerintah daerah maupun pihak terkait lainnya.

- - -

SP-01-02-07 Menyetujui rencana investasi

SVP Strategic Planning &

Corporate Performance menyetujui rencana investasi yang telah di susun. SVP Strategic Planning & Corporate

Performance dapat memberikan masukan lain untuk rencana investasi yang akan dilakukan

Kantor Pusat - SVP Strategic Planning &

Corporate Performance

- - -

(23)

SP-01-02-08 Menyetujui rencana investasi

Direksi menyetujui rencana investasi yang telah di susun.

Direksi dapat memberikan masukan lain untuk rencana investasi yang akan dilakukan

- - -

SP-01-02-09 Melaksanakan rencana investasi bisnis baru

Selanjutnya unit fungsional terkait akan melaksanakan rencana investasi bisnis yang telah disusun

Kantor Pusat - Unit Fungsional

- - -

(24)

CORPORATE STRATEGIC PERFORMANCE & RESEARCH

Pada Corporate Strategic Performance & research ini mengelola KPI Korporat dan KPKU.

Kedua proses ini akan berjalan dengan proses yang sama seperti yang berjalan pada saat ini dikarenakan kedua proses ini tidak akan berkaitan secara langsung dengan struktur regional dan terminal. Kedepannya terkait dengan KPI Korporat inilah yang harus diturunkan ke 4 Regional dan Terminalnya. Ini tidak ada perubahan proses, hanya perubahan scope/object dari KPI yang diturunkan.