PU14-SAPK-PUSAT-PEREMAJAAN DATA

(1)

B

ADAN

K

EPEGAWAIAN

N

EGARA

BKN

N

ATIONAL

C

IVIL

S

ERVICE

I

NFORMATION

S

YSTEM

NCSIS

B

UKU

P

ANDUAN

S

ISTEM

A

PLIKASI

P

ELAYANAN

K

EPEGAWAIAN

(SAPK)

PEREMAJAAN

DATA

(P

USAT

)

NAMA DOKUMEN : PU14-SAPK-PUSAT-PEREMAJAANDATA.DOC

EDISI : 01.50

TANGGAL : 11JULI 2011

(2)

SINOPSIS MANUAL

Pusat

Kode User Profile Sinopsis

PU01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. PU02 KP BKD/Instansi Membuat dan memeriksa usul KP, serta mencetak SK KP.

PU03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun. PU04 Pusat Pelayanan Terpadu

(PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

PU05 Tim Administrasi

Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

PU06 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP dan menginput SK KP.

PU07 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun dan menerima notifikasi APS. PU08 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

PU09 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

PU10 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. PU11 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

PU12 Direktorat Status Memeriksa berkas pensiun dan peremajaan data.

PU13 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

PU14 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

PU15 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

PU16 Administrator BKN Pusat Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

Kanreg

KR01 Pusat Pelayanan Terpadu (PPT)

Membuat dan memeriksa berkas usul (pengadaan, KP, pensiun dan peremajaan data).

KR02 Tim Administrasi

Pengadaan

Memeriksa kelengkapan dokumen pengadaan, menyetujui dan mencetak formulir penetapan NIP.

KR03 Tim Administrasi KP Memeriksa kelengkapan dokumen KP. KR04 Tim Administrasi Pensiun Memeriksa kelengkapan dokumen pensiun. KR05 Tim Teknis Pengadaan Menetapkan NIP.

KR06 Tim Teknis KP Membuat dan mencetak Nota Persetujuan KP.

KR07 Tim Teknis Pensiun Membuat dan mencetak SK Pensiun serta mencetak pertimbangan teknis. KR08 Penerimaan SK Menyelesaikan berkas (pengadaan dan KP).

KR09 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

KR10 Peremajaan Data Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

KR11 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi.

KR12 Administrator BKN Kanreg Membuat user dan mengatur profile user serta mengatur konfigurasi aplikasi yang digunakan.

BKD/Instansi

BI01 Pengadaan BKD/Instansi Membuat usul pengadaan dan mencetak SK Pengadaan. BI02 KP BKD/Instansi Membuat usul KP, memeriksa usul, dan mencetak SK KP.

BI03 Pensiun BKD/Instansi Membuat usul pensiun, SK APS dan menerima pemberitahuan pensiun.

BI04 Kontrol dan Supervisi Mengetahui status proses berkas dan kinerja pegawai serta menarik laporan rekapitulasi.

BI05 Peremajaan Data

BKD/Instansi

Melihat dan memperbaiki/mengubah data PNS.

BI06 HRMA Membuat dan mengatur urutan unit organisasi serta membuat formasi. BI07 Administrator

BKD/Instansi

(3)

Daftar Isi

1. FITUR BARU SAPK ... 1

1.1. ALUR KERJA (WORKFLOW) ... 1

1.2. MANAJEMEN BERKAS ... 1

1.3. MEKANI SME INBOX ... 1

1.4. PROFI L PENGGUNA (USER PROFI LE) ... 1

1.5. BARCODE ... 2

2. PROSEDUR DEFINISI MODIFIKASI DATA GENERIK ... 3

2.1. DATA YANG DAPAT DI UBAH... 3

2.2. DATA YANG DAPAT DI UBAH (DATA HI STORI S) ... 5

3. MEMBUAT USUL PEREMAJAAN DATA ... 7

3.1. MEMPERBAI KI BERKAS PEREMAJAAN ... 17

3.2. PEMBERI TAHUAN TMS ... 18

3.3. USUL PEREMAJAAN DATA PUSAT (I NBOX PUSAT PELAYANAN TERPADU) ... 19

3.4. I NBOX PEREMAJAAN DATA PUSAT ... 21

4. MUTASI ... 24

4.1. MUTASI PNS ... 25

4.1.1. Data Utama ... 26

4.1.2. Golongan/KP ... 27

4.1.3. PMK ... 28

4.1.4. Pendidikan ... 29

4.1.5. Jabatan ... 30

4.1.6. Diklat ... 31

4.1.7. Keluarga ... 33

4.1.8. Kursus ... 34

4.1.9. Penghargaan ... 35

4.1.10. DP3 ... 36

4.1.11. Hukuman Disiplin ... 40

4.1.12. PWK ... 41

4.1.13. Pindah I nstansi ... 42

4.1.14. CLTN ... 43

4.1.15. CPNS/ PNS ... 44

4.1.16. Profesi ... 45

4.1.17. PNS Unor ... 46

4.1.18. Pemberhentian ... 47

4.1.19. Angka Kredit ... 48

4.1.20. Pembatalan ... 49

4.2. MUTASI HONORER ... 49

4.2.1. Data Utama ... 49

4.2.2. Pendidikan ... 50

4.2.3. Keluarga ... 51

4.3. MUTASI SEKDES ... 53

4.3.1. Data Utama ... 53

(4)

(5)

1.

F

ITUR

B

ARU

SAPK

Mekanisme & Fitur Baru pada Aplikasi Pelayanan yang baru :

1.1.

A

LUR

K

ERJA

(W

ORKFLOW

)

Alur kerja adalah pemetaan serangkaian kegiatan (input-proses-output) yang dibuat berdasarkan pelayanan sesungguhnya di lapangan.

Alur kerja adalah cetak biru pelayanan, sehingga semua pihak yang terkait dapat mempunyai pandangan seragam secara visual tentang:

• Kegiatan (jenis, uraian, urutandanbanyaknya)

• Para pelaku/profil setiap kegiatan

• Dimensi waktu (waktu rata-rata yang dibutuhkan setiap kegiatan, waktu mulai setiap layanan, tenggat waktu, periode)

• Data, informasi, laporan, semua dokumentasi yang diperlukan dan yang dihasilkan.

1.2.

M

ANAJEMEN

B

ERKAS

Semua data, informasi, berkas elektronis yang terkait dan berhubungan pada sebuah pelayanan dirangkum dalam sebuah folder yang intuitif dan mudah diakses.

1.3.

M

EKANISME

I

NBOX

• Inbox ditampilkan untuk setiap profil sehubungan dengan prosedur Pengadaan, KP dan Pensiun.

• Inbox menampilkan semua berkas yang harus diproses oleh profil tersebut.

• Mencari berkas mudah dan cepat, karena akan ada filter tool: filter dengan nomor proposal, NIP, nama, status berkas, nama prosedur, atau kombinasi.

• Berkas akan diblok dari pengguna yang lain ketika sedang diproses. Dalam kasus pengguna sakit atau tidak ditempat ketika mengerjakan sebuah berkas, blok dapat dibuka.

• Setiap proses perubahan yang dilakukan pada berkas dicatat dalam tabel LOG untuk tujuan pengawasan.

1.4.

P

ROFIL

P

ENGGUNA

(U

SER

P

ROFILE

)

Profil adalah sebuah template peran (Role) dengan seperangkat aturan untuk pengguna aplikasi dimana ditentukan:

• Kegiatan (memeriksa dokumen, memeriksa perhitungan, mencetak SK, dan lain-lain).

(6)

• Modus &hak (read only, modify/update, delete, dan lain-lain).

• Modul/layanan yang dapat diakses (Pengadaan Umum, KP s/d 3b, dan sebagainya).

• Menu & operasi yang dapat dilakukan.

• Data, informasi, dokumen yang dapat diakses dan operasi apa saja yang dapat/harus dilakukan pada dokumen/informasi tersebut.

1.5.

B

ARCODE

Barcode akan tercetak pada dokumen penting, sehingga apabila ada informasi yang diubah di dokumen tersebut, nilainya menjadi tidak sama dengan nilai pada barcode.

(7)

2.

P

ROSEDUR

D

EFINISI

M

ODIFIKASI

D

ATA

G

ENERIK

2.1.

D

ATA YANG DAPAT DIUBAH

No DATA BKD BKN

Kanreg BKN Pusat

1 NIP BARU X X √

2 NIP LAMA X X √

3 Tempat Lahir √ X √

4 Nama √ X √

5 Gelar Depan √ √ √

6 Gelar Belakang √ √ √

7 Tanggal Lahir X X √

8 Jenis Kelamin X X √

9 Agama √ √ √

10 Email √ √ √

(8)

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

12 No. Dokumen X √ √

13 Photo √ √ √

14 Alamat √ √ √

15 No. HP √ √ √

16 No. Telp √ √ √

17 Jenis Pegawai X X √

18 Kedudukan PNS X X √

19 TMT CPNS X X √

20 TMT PNS X X √

21 No. Seri Karpeg X √ √

22 Tingkat Pendidikan X X √

23 Diklat Struktural X X √

24 Pendidik. Terakhir X X √

25 Tahun Lulus X X √

26 Instansi Induk X X √

27 Instansi kerja X √ √

28 Kanreg X √ √

29 Satuan Kerja X √ √

30 UNOR √ √ √

31 Jenis Jabatan X X √

32 Eselon X X √

33 TMT Eselon X X √

34 Jabatan Struktural X X √

35 TMT Jab. Struktural X X √

36 Jabatan Fungsional X X √

37 TMT Jab. Fungsional X X √

38 Jab. Fung. Umum X X √

39 TMT Jab. F. Umum X X √

40 Lokasi Kerja √ √ √

41 Golongan Awal X X √

42 Golongan Terakhir X X √

43 Gaji Pokok X X √

44 Masa Kerja X X √

(9)

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

46 Tgl SPMT √ √ √

47 KPPN √ √ √

48 KTUA √ √ √

49 Spesimen Peng. √ X √

50 Spesimen KP √ X √

51 Spesimen Pens. √ X √

52 Status Perkawinan √ √ √

53 Tanggungan istri/suami & tanggungan anak

X X √

54 Surat Sehat Dokter X √ √

55 Tgl Surat Sehat Dokter X √ √

56 Surat Ket bebas narkoba X √ √

57 Tgl Surat bebas narkoba X √ √

58 Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

59 Tgl Surat Ket. Kelakuan baik X √ √

60 Akte Kelahiran X √ √

61 Status hidup X √ √

62 Akte Meninggal X √ √

63 No. ASKES √ √ √

64 No. TASPEN √ √ √

65 No. NPWP √ √ √

66 Tgl NPWP √ √ √

67 Bahasa √ √ √

2.2.

D

ATA YANG DAPAT DIUBAH

(D

ATA

H

ISTORIS

)

No DATA BKD BKN

Kanreg BKN Pusat

1 Rw_golongan X √ √

2 PMK X √ √

3 Rw_pendidikan X √ √

4 Rw_jabatan X √ √

5 Diklat X √ √

6 Keluarga √ √ √

(10)

No DATA BKD BKN Kanreg

BKN Pusat

8 Penhargaan X √ √

9 Pembebasan Jab. Sementara X √ √

10 DP3 √ √ √

11 Huk Disiplin √ √ √

12 PWK X √ √

13 P. Instansi X √ √

14 DPB/DPK X √ √

15 CLTN √ √ √

16 Prajabatan CPNS/PNS X √ √

17 Profesi √ √ √

18 Rw_UNOR √ √ √

19 Pemberhentian √ √ √

20 Pembatalan NIP X √ √

21 Angka Kredit √ √ √

Pada profil Peremajaan Data BKD/Instansi terdapat beberapa prosedur yang dapat dilakukan, seperti:

• Membuat Usul Peremajaan Data

• Memperbaiki Berkas Peremajaan

• Pemberitahuan TMS

• Usul Peremajaan Data Pusat (Inbox Pusat Pelayanan Terpadu)

(11)

3.

M

EMBUAT

U

SUL

P

EREMAJAAN

D

ATA

Usul peremajaan data dapat dibuat pada level Kanreg maupun Pusat. Dalam pembuatan usul peremajaan data, login yang digunakan akan berpengaruh kepada level pembuatan usul. Tetapi pada aplikasi, pembuatan usul peremajaan data, baik pada level kanreg ataupun level pusat memiliki cara yang sama.

Untuk dapat mengakses aplikasi, bukalah browser dan ketikkan alamat web aplikasi yaitu

. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian tekan tombol .

Maka akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini.

(12)

Tekan yang berada di sudut kiri atas,, maka akan tampil form ‘Usul Peremajaan Data’ untuk login pada level Pusat akan tampil seperti gambar di bawah ini.

Pilih prosedur pada pilihan yang ada, kemudian akan tampil detil form usul peremajaan data seperti gambar di bawah ini.

Pada form diatas terdapat field-field dan tombol sebagai berikut:

• Instansi, berisi keterangan instansi user login.

(13)

• Nomor Usul, berisi nomor usul yang dibuat.

• Tanggal Usul, berisi tahun nomor usul yang dibuat.

• Tahun Usul, berisi tahun nomor usul yang dibuat.

• Tombol digunakan untuk membuat nomor usul.

Cara pengisian data pada form diatas bisa di lakukan dengan dua cara:

1. Manual, cara mengisi form secara manual ada dengan, menginput semua field yg ada, yaitu field Nomor Usul, Field Tanggal Usul, Field Tahun Usul. Setelah semua

field terisi tekan tombol

2. Di isi oleh sistem (otomatis), sistem dapat membuatkan no usul dan pemberian nomer tersebut akan secara random sesuai dengan penomoran dari sistem. Untuk

metode ini, user hanya dengan menekan tombol setelah itu

sistem akan membuatkan No Usul, dan memberikan Tanggal Usul

Pada list usul pengadaan, no usul yang dibuat akan tampil dengan langkah prosedur ‘Buat Usul Peremajaan Data PNS’.

Langkah selanjutnya dalam membuat usul peremajaan data adalah memasukkan nama-nama PNS yang akan diproses datanya ke dalam usul peremajaan data.

(14)

Dalam form tersebut terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut:

Tambah PNS

Untuk mencari dan menambahkan PNS, klik tombol maka akan tampil

form ‘Tambah Orang Usul Peremajaan’

Dalam form ini terdapat fungsi-fungsi sebagai berikut:

a. Tombol berfungsi untuk melakukan penambahan PNS ke dalam

usul dengan menggunakan alat barcode.

b. Tombol berfungsi untuk melakukan penambahan PNS ke dalam usul

(15)

c. Tombol berfungsi untuk menambahkan jenis data yang akan diproses dalam peremajaan data.

d. Tombol berfungsi untuk menghapus jenis data yang sudah dipilih dalam form.

e. Tombol berfungsi untuk melakukan perubahan terhadap jenis data yang sudah dipilih dalam form.

f. Tombol berfungsi untuk menampilkan ulang halaman yang

sedang dilihat, biasanya dilakukan karena data yang sudah dipilih, dihapus atau diubah belum tampil sehingga harus dilakukan fungsi agar sistem menampilkan data terakhir.

g. Tombol berfungsi untuk melakukan penyimpanan data dan

memasukkan data ke dalam usul peremajaan data.

h. Tombol berfungsi untuk menutup form dan kembali ke form

peremajaan data.

Dan selain fungsi-fungsi diatas terdapat pula beberapa field yang harus diisi, yaitu:

• Jenis Data, field ini akan diisi dengan data yang hendak diproses dalam peremajaan data.

• Nilai Pengajuan, field ini berisi nilai dalam pengajuan peremajaan data.

• Alasan, field akan diisi dengan alas an pengajuan peremajaan data.

a. Fungsi Barcode

Untuk menambahkan PNS ke dalam usul peremajaan data, dapat menggunakan fungsi dari tombol barcode yang ada, akan tetapi untuk menjalankan fungsi ini harus disediakan terlebih dahulu barcode gun scanner atau alat untuk membaca kode barcode dan berkas yang sudah dilengkapi dengan kode barcode. Apabila tombol

diklik, maka akan mucul tampilan seperti gambar dibawah ini.

Setelah form tersebut muncul, lalu barcode gun scanner diarahkan ke kode barcode yang tertera pada berkas, maka akan muncul kode barcode tersebut kedalam field

(16)

b. Fungsi Cek

Untuk menambahkan PNS dapat pula dengan menggunakan fungsi cek yang sudah

tersedia, dengan menekan tombol maka akan muncul form ‘Cek PNS untuk Peremajaan’ seperti gambar dibawah ini.

Menu cek PNS untuk peremajaan memiliki beberapa pilihan filtering yaitu: 1. Nip Baru

2. Nip Lama 3. Nama 4. Golongan

Seperti yang tertampil pada gambar di bawah ini

Setelah itu user dapat memasukkan data sesuai dengan pilihan filtering yang ada. Contoh : jika user memilih pilihan filtering berdasarkan NIP baru, maka user harus memasukkan data berupa NIP baru dari PNS yang akan di masukkan kedalam usul peremajaan data.

Dan proses untuk pilihan filtering lainnya seperti Nip Lama, Nama, Golongan, sama seperti contoh di atas. Setelah field cari PNS terinput sesua dengan pilihan filtering Makan user dapat langsung menekan tombol

(17)

c. Fungsi Tambah

Dengan tombol , dalam form ‘Ubah Orang Usul Peremajaan’ ini maka peremajaandata yang akan dilakukan dapat ditambahkan. Dan dengan menekan tombol tersebut maka field ‘Jenis Data’, ‘Nilai Pengajuan’ dan ‘Alasan’ akan aktif dan dapat diisi. Pada menu drop list ‘Jenis Data’ terdapat beberapa pilihan jenis data yang dapat di muncul dengan menekan tombol drop list ‘Jenis Data’ pada menu peremajaan data, pilihan tersebut antara lain adalah:

1. Akte Kelahiran 2. Akte Meninggal 3. DPB/DPK 4. Diklat 5. Eselon 6. Gaji Pokok 7. Golongan Awal 8. Golongan Terakhir 9. Instansi Induk 10. Instansi Kerja

11. Jabatan Fungsional Umum 12. Jabatan Fungsional Tertentu 13. Jabatan Struktural

14. Jenis Dokumen 15. Jenis Kelamin 16. Jenis Pegawai 17. Kedudukan PNS 18. Masa Kerja 19.NIP Baru 20.NIP Lama

21.Nomor Dokumen 22.Nomor Seri Karpeg 23.Pembatalan NIP 24.Penghargaan 25.Pindah Instansi 26. Pindah Wilayah Kerja 27. Prajabatan PNS/CPNS 28. Status Hidup

29. Surat Keterangan Bebas Narkoba 30. Surat Keterangan Kelakuan Baik 31. Surat Sehat Dokter

32. TMT CPNS 33. TMT Eselon

34. TMT Jabatan Fungsional Umum 35. TMT Jabatan Fungsional Tertentu 36. TMT Jabatan Struktural

37. TMT PNS

38. Tahun Lulus Pendidikan Terakhir 39. Tanggal Lahir

(18)

41.Tanggal Surat Keterangan Kelakuan Baik 42. Tanggal Surat Sehat Dokter

43.Tanggungan Istri/Suami 44. Tanggungan Anak 45. Tingkat Pendidikan 46. UNOR

47. Wilayah Kerja Kanreg

Dalam fungsi ini terdapat pula tombol untuk menyimpan data

setelah field ‘Jenis Data’ field ‘Nilai Pengajuan’ filed ‘Alasan’ Terisi. dan tombol

berfungsi untuk membatalkan data dan untuk keluar dari form.

d. Fungsi Hapus

Tombol berfungsi untuk menghapus data yang sudah dipilih.

e. Fungsi Ubah

Tombol berfungsi untuk melakukan perubahan pada field ‘Nilai

Pengajuan’ dan field ‘Alasan’. Dalam fungsi ini terdapat pula tombol

untuk menyimpan data yang sudah diubah dan tombol berfungsi

untuk membatalkan data dan untuk keluar dari form.

g. Fungsi Muat Ulang

Tombol untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat,

biasanya dilakukan karena data yang sudah dipilih, dihapus atau diubah belum tampil sehingga harus dilakukan fungsi agar sistem menampilkan data terakhir.

g. Fungsi Simpan

Tombol berfungsi untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan

atau sudah diubah.

h. Fungsi Tutup

Tombol untuk menutup form dan kembali ke form peremajaan data.

2. Ubah PNS

Ubah PNS berfungsi untuk melakukan perubahan terhadap PNS yang sudah dipilih dan dimasukkan ke dalam usul peremajaan. Hal ini dapat dilakukan dengan menekan tombol

(19)

3. Keluarkan PNS

Dengan menekan tombol maka PNS yang ada dalam usul peremajaan

akan dapat dikeluarkan.

4. Cetak

Tombol berfungsi untuk mencetak usul peremajaan data, dengan tampilan seperti gambar berikut ini.

5. Proses

Setelah semua kebutuhan dalam membuat usul peremajaan telah terisi, maka langkah

selanjutnya adalah menekan tombol agar nomor usul peremajaan yang

sudah dibuat dapat diteruskan ke bagian selanjutnya yaitu Pusat Pelayanan Terpadu. Setelah melakukan proses maka nomor usul akan hilang dari inbox peremajaan data BKD/Instansi dan berpindah ke inbox Pusat Pelayanan Terpadu.

6. Hapus

Nomor usul yang ada dapat dihapus dengan catatan tidak terdapat data PNS di dalam

nomor usul, hal ini dapat dilakukan dengan menekan tombol pada form.

(20)

Dengan menekan tombol maka form nomor usul akan tertutup dan akan kembali ke inbox peremajaan data.

2. Ubah PNS

Ubah PNS berfungsi untuk melakukan perubahan terhadap PNS yang sudah dipilih dan dimasukkan ke dalam usul peremajaan. Hal ini dapat dilakukan dengan menekan tombol

. Setelah menekan tombol tersebut maka data-data dapat diubah.

3. Keluarkan PNS

Dengan menekan tombol maka PNS yang ada dalam usul peremajaan

akan dapat dikeluarkan.

4. Cetak

Tombol berfungsi untuk mencetak usul peremajaan data, dengan tampilan seperti gambar berikut ini.

5. Proses

Setelah semua kebutuhan dalam membuat usul peremajaan telah terisi, maka langkah

(21)

sudah dibuat dapat diteruskan ke bagian selanjutnya yaitu Pusat Pelayanan Terpadu. Setelah melakukan proses maka nomor usul akan hilang dari inbox peremajaan data BKD/Instansi dan berpindah ke inbox Pusat Pelayanan Terpadu.

6. Hapus

Nomor usul yang ada dapat dihapus dengan catatan tidak terdapat data PNS di dalam

nomor usul, hal ini dapat dilakukan dengan menekan tombol pada form.

7. Tutup

Dengan menekan tombol maka form nomor usul akan tertutup dan akan

kembali ke inbox peremajaan data.

3.1.

M

EMPERBAIKI

B

ERKAS

P

EREMAJAAN

Usul yang sudah dikirim ke Pusat Pelayanan Terpadu dan dinyatakan berkasnya tidak lengkap atau tidak diterima, maka akan dikirim kembali ke BKD/Instansi dengan langkah prosedur yang harus dilakukan adalah ‘Fix Berkas Peremajaan’ dalam inbox ‘Peremajaan Data’.

(22)

Dalam detil form ini dapat dilihat beberapa field yaitu;

• Nomor usul

• Nama

• Satuan Kerja

• NIP

• Golongan Ruang

• Alasan Tertolak

Setelah melihat detil form usul maka data fisik dapat dicari dan dilengkapi, setelah itu tekan tombol ‘Kirim Berkas’ maka nomor usul akan dikirim kembali ke Pusat Pelayanan Terpadu dengan berkas yang sudah dilengkapi.

Bila ternyata berkas tidak dapat dilengkapi atau dikarenakan satu dan lain hal usul tersebut tidak ingin diproses kembali, maka dengan menekan tombol ‘Batal Berkas’ maka usul yang dimaksud akan dibatalkan dan secara otomatis akan terhapus dari inbox Peremajaan Data.

Sedangkan tombol ‘Tutup’ pada kanan bawah form berfungsi menutup tampilan detil form dan kembali ke menu inbox tanpa melakukan tindakan lainnya.

3.2.

P

EMBERITAHUAN

TMS

(23)

Bila ditemukan dalam inbox, berkas dengan langkah prosedur ‘Pemberitahuan TMS’ lalu diklik dua kali maka akan tampil seperti gambar berikut.

Dalam prosedur ‘Pemberitahuan TMS’ terdapat dua fungsi yaitu ‘Selesai Berkas’ dan ‘Tutup’.

Fungsi Tutup untuk menutup form dan kembali ke menu inbox sedangkan fungsi Selesai Berkas adalah untuk menyelesaikan berkas sehingga berkas tidak diproses lagi dan hilang dari inbox.

3.3.

U

SUL

P

EREMAJAAN

D

ATA

P

USAT

(

INBOX PUSAT PELAYANAN TERPADU

)

(24)

Apabila berkas dengan langkah prosedur Usul Peremajaan dari BKN Pusat’ diklik dua kali maka akan tampil form seperti dibawah ini.

Dalam form terdapat keterangan:

• Nomor usul

• Tanggal Usul

• Tanggal diterima Usul

• Total Berkas

• Nama orang

• NIP

• Golongan

• Unit Kerja

• Berkas Diterima

• Tambah Alasan

Dalam form ini user dapat memilih semua berkas dengan mencentang tanda ‘Terima

(25)

field Berkas Diterima bertadan silang dan menambahkan alasan difield Tambah Alasan. Apabila ada salah satu berkas yang di terima maka user dapat memberikan tanda “checklist’ dengan cara menekan lambang satu kali yang akan merubah tanda tersebut menjadi “checklist” . Setelah proses diatas selesai user dapat

menyelesaikan proses dengan menekan tombol

3.4.

INBOX PEREMAJAAN DATA PUSAT

Setelah proses di inbox pusat pelayanan terpadu maka no usul akan dikirim ke inbox peremajaan data untuk dilanjutkan ke proses selanjutnya. Setelah no usul yang akan di selesaikan ditemukan maka user dapat membuka no usul tersebut dengan cara menekan tombol dua kali, yang akan memunculkan form menú ‘Cek Berkas dan Ubah Data’

pada form ‘Cek Berkas dan Ubah Data’, terdapat field-field data , antara lain;

1. NIP, Field tersebut berisikan informasi mengenai NIP dari PNS yang diusulkan untuk Peremajaan Data.

2. Nama Orang, Field ini Berisikan informasi mengenai Nama Orang dari PNS yang di usulkan untuk Peremajaan Data.

3. Tempat Lahir, Field ini berisikan informasi mengenai tempat lahir dari PNS yang di usulkan untuk Peremajaan Data

4. Tanggal Lahir, Field ini berisikan informasi mengenai Tanggal Lahir dari PNS yang diusulkan untuk Peremajaan Data.

Dan pada form ‘Cek Berkas dan Ubah Data’, terdapat tombol-tombol perintah, antara lain;

(26)

Setelah user memberikan alasan mengenai BTL tekan tombol untuk memasukkan alasan kedalam database, dan menekan tombol

untuk menyimpan alasan tersebut atau tombol untuk membatalkan alasan tersebut

2. Tombol (Tidak Memenuhi Syarat), tombol ini berfungsi untuk

memberikan status TMS (Tidak Memenuhi Syarat) pada satu usul, setelah user

menekan tombol maka akan tertampil satu tampilan form baru

yaitu form alasan TMS (Tidak Memenuhi Syarat) seperti pada gambar dibawah ini:

Setelah user memberikan alasan mengenai TMS tekan tombol untuk

memasukkan alasan kedalam database, dan menekan tombol

(27)

3. Tombol berfungsi untuk membuka ‘Form Mutasi’ atau form peremajaan data, setelah user menekan tombol ini makan akan tertampil form mutasi seperti pada gambar dibawah ini;

Informasi lebih detail mengenai “Form Mutasi” dapat dibaca di bab 4. Mutasi

4. Tombol berfungsi untuk mengirimkan data hasil peremajaan data, setelah peremajaan selesai dilakukan di ‘Form Mutasi’ user dapat menekan

tombol untuk mengirimkan data tersebut.

5. Tombol berfungsi untuk menutup ‘Form Cek Berkas dan Ubah

(28)

4.

M

UTASI

Untuk dapat mengakses aplikasi, bukalah browser dan ketikkan alamat web aplikasi yaitu

[https://sapk.bkn.go.id]. Kemudian akan tampil halaman login seperti tampilan berikut:

Isilah username dan password di field yang tersedia dengan user login masing-masing,

kemudian klik tombol .

(29)

Seringkali data-data seorang pegawai mengalami perubahan, oleh sebab itu peremajaan data atau mutasi sangat dibutuhkan. Untuk melakukan peremajaan data atau mutasi dapat dilakukan di Peremajaan Data baik pada level BKD/Instansi, kanreg maupun pada level pusat. Setelah login, ubah inbox disisi kiri menjadi peremajaan data, seperti gambar dibawah ini.

Dalam menu peremajaan data terdapat submenu PNS, Honorer dan Sekdes, berikut penjelasannya.

4.1.

M

UTASI

PNS

Mutasi PNS adalah submenu dari menu peremajaan data yang berfungsi untuk melakukan peremajaan data terhadap seorang PNS, data-data yang dapat dimutasi adalah sebagai berikut;

• Data Utama

• Golongan/KP

• PMK (Peninjauan Masa Kerja)

• Pendidikan

• Jabatan

• Diklat

• Keluarga

• Kursus

• Penghargaan

• DP3

• Hukuman Disiplin

• PWK (Pindah Wilayah Kerja)

• Pindah Instansi

• CLTN

• CPNS/PNS

• Profesi

• PNS Unor

(30)

• Angka Kredit

• Pembatalan NIP

Cara untuk masuk ke dalam menu peremajaan data:

Yaitu melalui Menu inbox Peremajaan Data. Cara ini dilakukan oleh Tim Peremajaan Data BKD/Instansi untuk level internal, begitupun untuk Kanreg dan Pusat pada level yang sama.

4.1.1.

DATA UTAMA

(31)

Terdapat beberapa fungsi dalam peremajaan data, data utama PNS yaitu:

1. Fungsi Ubah, yang berfungsi untuk melakukan perubahan terhadap data-data PNS yang sudah dipilih. Hal ini dapat dilakukan dengan menekan tombol

. Setelah menekan tombol tersebut maka data-data dapat diubah. 2. Fungsi Simpan, yang berfungsi untuk menyimpan data-data yang sudah diubah

atau ditambahkan. Fungsi ini dapat dijalankan dengan menekan tombol

.

3. Fungsi Batal, berfungsi untuk melakukan pembatalan terhadap perubahan data

yang sudah dilakukan dengan menekan tombol .

4. Fungsi Muat Ulang yang berfungsi untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat, biasanya dilakukan karena data yang sudah dipilih, dihapus atau diubah belum tampil sehingga harus dilakukan fungsi agar sistem menampilkan data

terakhir. Dengan menekan tombol maka fungsi ini dapat

dilakukan.

5. Fungsi Unggah Photo, yang berfungsi untuk memasukkan foto kedalam data PNS

dengan cara menekan tombol.

6. Fungsi Hapus Photo, kebalikan dari fungsi sebelumnya fungsi ini untuk menghapus

foto yang sudah ada dengan menekan tombol .

Sedangkan untuk data-data yang dapat diubah adalah: 1. Data Pribadi

2. Posisi & Jabatan 3. Data Lainnya

4.1.2.

GOLONGAN/KP

(32)

Berikut fungsi-fungsi yang dapat dilakukan:

1. Tombol berfungsi mengaktifkan field-field yang tersedia pada form ini untuk menambahkan data.

2. Tombol berfungsi untuk merubah data yang sudah ada.

3. Tombol berfungsi untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan

atau sudah diubah.

4. Tombol berfungsi untuk membatalkan data dan untuk keluar dari

form.

5. Tombol berfungsi untuk memilih semua data yang tersedia

dengan memberikan tanda centang.

6. Tombol berfungsi untuk menghilangkan centang pada semua data.

7. Tombol berfungsi untuk melakukan tindakan pilihan yang

berkebalikan dengan pilihan awal.

8. Tombol berfungsi untuk menghapus data yang sudah dipilih.

9. Tombol untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat,

4.1.3.

PMK

(33)

atau sudah diubah.

form.

4.1.4.

P

ENDIDIKAN

(34)

atau sudah diubah.

form.

10. Tombol berfungsi untuk mengaktifkan pilihan untuk

memperbarui gelar pendidikan

4.1.5.

J

ABATAN

(35)

atau sudah diubah.

form.

4.1.6.

D

IKLAT

(36)

atau sudah diubah.

form.

(37)

4.1.7.

KELUARGA

Setelah login dan masuk ke dalam tampilan awal, ubah inbox menjadi peremajaan data, lalu isi field NIP Baru lalu tekan cari, lalu pada sudut kanan atas pilih Keluarga maka akan tampil seperti gambar berikut.

Dalam peremajaan data keluarga terdapat 4 menu yaitu;

• Keluarga

• Orang tua

• Suami/Istri

• Anak

Keluarga

Menu ini menampilkan data-data yang sudah diinput oleh 3 menu lainnya, sehingga menu ini berfungsi untuk melihat saja. Terdapat satu fungsi dalam menu ini yaitu fungsi unggah yang berguna untuk memasukkan foto ke dalam data Ayah, Ibu, Suami/Istri dan Anak.

Orang Tua

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data orang tua yaitu data ‘Ayah’ dan ‘Ibu’. Berikut tampilannya. Untuk mengisi data ini bisa dilakukan dengan cara memilih data mana yang

akan diubah lalu tekan , kemudian cara menambahkannya bisa menggunakan

tombol apabila nama yang dikehendaki sudah tersedia dalam database

(38)

Suami/Istri

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data pasangan baik itu ‘Suami’ atau ‘Istri’. Dengan

tombol maka semua field akan aktif dan dapat diisi. Dan tombol berfungsi untuk masuk ke dalam form data ‘Orang’, sama seperti ‘Orang Tua’ nama

pasangan dapat dicari menggunakan atau dengan .

Anak

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data ‘Anak’. Dengan tombol maka semua field akan aktif dan dapat diisi. Dan tombol berfungsi untuk masuk ke dalam form data ‘Orang’, sama seperti ‘Orang Tua’ nama anak dapat dicari menggunakan

atau dengan .

4.1.8.

KURSUS

(39)

atau sudah diubah.

form.

4.1.9.

P

ENGHARGAAN

(40)

10.Tombol berfungsi mengaktifkan field-field yang tersedia pada form ini untuk menambahkan data.

12. Tombol berfungsi untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan atau sudah diubah.

13.Tombol berfungsi untuk membatalkan data dan untuk keluar dari

form.

14.Tombol berfungsi untuk memilih semua data yang tersedia

15.Tombol berfungsi untuk menghilangkan centang pada semua data.

18.Tombol untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat,

4.1.10.

DP3

(41)

atau sudah diubah.

form.

Selain itu terdapat pula tiga menu tab yaitu 1. Tab Riwayat DP3

2. Tab Pejabat Penilai

(42)

Dengan tampilan sebagai berikut

Form menu pejabat penilai

Form menu atasan pejabat penilai

Dan ada tombol tambahan di dalam dua form di atas yang berfungsi untuk membuka form

atasan non PNS, yang bila di klik tombol akan tampil form seperti

(43)

atau sudah diubah.

form.

5. Tombol berfungsi untuk memilih satu data yang tersedia dengan mengarahkan kursor mouse ke salah satu pilihan yang ada di dalam database

Selain beberapa tombol di atas ada juga tambahan tombol yang di fungsikan untuk pencarian, dan pencarian dapat di kelompokkan berdasarkan

1. NRP 2. NAMA

3. GOLONGAN

4. JABATAN

(44)

4.1.11.

H

UKUMAN

D

ISIPLIN

(45)

atau sudah diubah.

form.

4.1.12.

PWK

(46)

atau sudah diubah.

form.

4.1.13.

PINDAH INSTANSI

(47)

atau sudah diubah.

form.

10. Tombol berfungsi untuk melakukan pencetakan terhadap data perpindahan instansi

4.1.14.

CLTN

(48)

atau sudah diubah.

form.

4.1.15.

CPNS/PNS

(49)

atau sudah diubah.

form.

4. Tombol berfungsi untuk mencetak Surat Keterangan.

4.1.16.

PROFESI

Setelah login dan masuk ke dalam tampilan awal, ubah inbox menjadi peremajaan data, lalu isi field NIP Baru lalu tekan cari, lalu pada sudut kanan atas pilih Profesi maka akan tampil seperti gambar berikut.

atau sudah diubah.

form.

(50)

7. Tombol berfungsi untuk melakukan tindakan pilihan yang berkebalikan dengan pilihan awal.

4.1.17.

PNS UNOR

Setelah login dan masuk ke dalam tampilan awal, ubah inbox menjadi peremajaan data, lalu isi field NIP Baru lalu tekan cari, lalu pada sudut kanan atas pilih PNS Unor maka akan tampil seperti gambar berikut.

atau sudah diubah.

form.

(51)

4.1.18.

PEMBERHENTIAN

Setelah login dan masuk ke dalam tampilan awal, ubah inbox menjadi peremajaan data, lalu isi field NIP Baru lalu tekan cari, lalu pada sudut kanan atas pilih Pemberhentian maka akan tampil seperti gambar berikut.

atau sudah diubah.

form.

(52)

9. Tombol untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat, biasanya dilakukan karena data yang sudah dipilih, dihapus atau diubah belum tampil sehingga harus dilakukan fungsi agar sistem menampilkan data terakhir.

4.1.19.

A

NGKA

K

REDIT

Setelah login dan masuk ke dalam tampilan awal, ubah inbox menjadi peremajaan data, lalu isi field NIP Baru lalu tekan cari, lalu pada sudut kanan atas pilih Angka Kredit maka akan tampil seperti gambar berikut.

atau sudah diubah.

form.

(53)

9. Tombol untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat, biasanya dilakukan karena data yang sudah dipilih, dihapus atau diubah belum tampil sehingga harus dilakukan fungsi agar sistem menampilkan data terakhir.

4.1.20.

P

EMBATALAN

Setelah login dan masuk ke dalam tampilan awal, ubah inbox menjadi peremajaan data, lalu isi field NIP Baru lalu tekan cari, lalu pada sudut kanan atas pilih Pembatalan maka akan tampil seperti gambar berikut.

Hanya ada satu fungsi dalam form ini yaitu proses, yang berfungsi untuk melakukan proses terhadad data-data yang sudah diisikan ke dalam field-field yang tersedia.

4.2.

M

UTASI

H

ONORER

Mutasi Honorer adalah submenu dari menu peremajaan data yang berfungsi untuk melakukan peremajaan data terhadap seorang pegawai honorer, data-data yang dapat dimutasi adalah sebagai berikut;

• Data Utama

• Data Pendidikan

• Data Keluarga

4.2.1.

DATA UTAMA

(54)

Form ini berisikan data-data utama seorang pegawai honorer, dan dalam form ini terdapat beberapa fungsi, seperti:

1. Tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru pada form

2. Ubah, berfungsi untuk melakukan perubahan terhadap data yang sudah ada. 3. Hapus, berfungsi untuk melakukan penghapusan terhadap NIP Honorer.

4. Simpan, berfungsi untuk melakukan penyimpanan terhadap perubahan data yang telah dibuat.

5. Batal, berfungsi untuk membatalkan aksi yang sudah dilakukan.

6. Muat ulang, berfungsi untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat, biasanya dilakukan karena data yang sudah dipilih, dihapus atau diubah belum tampil sehingga harus dilakukan fungsi agar sistem menampilkan data terakhir. 7. Unggah photo, berfungsi untuk memasukkan foto ke dalam form.

8. Hapus photo, berfungsi untuk menghapus foto dari form.

4.2.2.

P

ENDIDIKAN

(55)

atau sudah diubah.

form.

4.2.3.

KELUARGA

(56)

• Keluarga

• Orang tua

• Suami/Istri

• Anak

Keluarga

Orang Tua

(57)

Suami/Istri

pasangan dapat dicari menggunakan atau dengan .

Anak

atau dengan .

4.3.

M

UTASI

S

EKDES

Mutasi Sekdes adalah submenu dari menu peremajaan data yang berfungsi untuk melakukan peremajaan data terhadap seorang Sekdes, data-data yang dapat dimutasi adalah sebagai berikut;

• Data Utama

• Data Pendidikan

• Data Keluarga

4.3.1.

D

ATA

U

TAMA

(58)

Form ini berisikan data-data utama seorang pegawai honorer, dan dalam form ini terdapat beberapa fungsi, seperti:

1. Tambah, berfungsi untuk menambahkan data baru pada form

2. Ubah, berfungsi untuk melakukan perubahan terhadap data yang sudah ada. 3. Hapus, berfungsi untuk melakukan penghapusan terhadap Nomor Anggota.

4. Simpan, berfungsi untuk melakukan penyimpanan terhadap perubahan data yang telah dibuat.

5. Batal, berfungsi untuk membatalkan aksi yang sudah dilakukan.

6. Muat ulang, berfungsi untuk menampilkan ulang halaman yang sedang dilihat, biasanya dilakukan karena data yang sudah dipilih, dihapus atau diubah belum tampil sehingga harus dilakukan fungsi agar sistem menampilkan data terakhir. 7. Unggah photo, berfungsi untuk memasukkan foto ke dalam form.

8. Hapus photo, berfungsi untuk menghapus foto dari form.

4.3.2.

PENDIDIKAN

(59)

atau sudah diubah.

form.

4.3.3.

KELUARGA

(60)

• Keluarga

• Orang tua

• Suami/Istri

• Anak

Keluarga

Orang Tua

atau tombol apabila nama tidak tersedia dalam database. Kemudian untuk pengisian form dapat dilakukan sama seperti mengisi form ‘Data Pribadi’. Dan akan tertampil form isian untuk keluarga seperti gambar di bawah ini:

Suami/Istri

(61)

Anak

(62)

5.

L

AMPIRAN

Pelaporan Kesalahan

Apabila terdapat kesalahan (bugs/errors) terhadap aplikasi yang sedang digunakan, penggunadapat melaporkan kesalahan tersebut melalui mekanisme IMS (Issue Management System). Berikut petunjuk cara pelaporannya.

1. Login ke http://www.bkn.go.id/support. 2. Masuk ke Isu laporan, lalu pilih proyek. 3. Masukkan laporan Isu.

4. Kategorikan masalah dalam: (4)–Aplikasi NCSIS.

5. Masukan Jenis Tingkat Kerusakan, beri pilihan pada Prioritas.

6. Masukan Deskripsi dari Isu, beri keterangan pada laporan tambahan jika ada. 7. Upload File jika ada (untuk memasukan keterangan tambahan seperti capture,

dokumen penyerta, dll).

8. Pilih status (Publik atau Private). 9. Klik tombol Kirim Laporan.

Alternatif lain apabila ada gangguan komunikasi, Pengguna dapat menghubungi:

Technical Support Unit (TSU) NCSIS Project Menara Gracia lt 9,

Jl. HR Rasuna Said Kav. C17, Kuningan- Jakarta Selatan 12940 Tel : 021-5206-772,

Fax 021-5290-5822

email: TSU_Ims@ncsisproject.com atau klik