8 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN ATAU INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
9
Dalam aktivitasnya, PT. FEM bertugas mengurus semua dokumen yang diperlukan agar barang yang dimiliki oleh pemilik barang atau shipper dapat diekspor dengan dikapalkan dan dikirim sampai ke pelabuhan tujuan. Untuk itu, PT. FEM harus mempunyai hubungan langsung dengan bagian pelayaran yang ada di pelabuhan Medan (Belawan) dan dengan pelabuhan di Negara lain juga dengan pihak yang memiliki container. Berhubungan dengan pihak kontainer bukan berarti PT. FEM tidak mempunyai kontainer sendiri. Ada saatnya dimana PT. FEM harus menyewa kontainer dari pihak lain, yaitu apabila kontainer yang dimiliki tidak cukup saat itu karena semua terpakai atau sama sekali kontainer yang diinginkan oleh shipper tidak ada. Adapun yang dimaksud dengan kontainer pada PT. FEM adalah suatu alas untuk memuat barang-barang yang akan dikapalkan, berbentuk kotak, terbuat dari baja dan terdiri atas beberapa ukuran. Adapun ukuran kontainer yang dimiliki oleh PT. FEM yaitu 20 feet, 40 feet dan 4 feet high cube. Setiap kontainer ini memiliki nomor seri.Hal ini untuk mencegah pertukaran/kecurangan antar pemilik kontainer dan untuk mengetahui siapa pemilik barang dalam kontainer yang dikapalkan.
10 Visi & Misi PT. Freight Express Medan
Visi
1. Menjadi perusahaan yang mempunyai daya saing dalam bisnis Ekspedisi (Freight Forwarder)
2. Layanan, kepuasan dan keamanan barang pelanggan menjadi tujuan utama kami.
Misi
1. Memenuhi kebutuhan masyarakat akan jasa layanan Forwarder & Ekspedisi dengan layanan yang prima, tepat waktu melalui laut maupun darat.
2. Memberikan servis atau jasa yang prima dengan harga yang kompetitif. 3. Menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat.
Logo PT. Freight Express Indonesia
Gambar 2.1
11 B. Struktur Organisasi
Organisasi merupakan suatu fungsi manajemen yang mempunyai peranan dan kaitan langsung dengan interaksi sosial yang terjadi diantara individu-individu dalam rangka kerjasasma untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Struktur organisasi perusahaan merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi tingkat keberhasilan sutau perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya struktur organisasi maka akan jelaslah pemisahan tugas dari para pegawai perusahaan.
Adapun organisasi dengan menggabungkan orang dengan tugas-tugas yang saling berhubungan erat satu dengan sama lain. Agar perusahaan dapat memimpin perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang nyata dimana perbandingan tugas dan tanggungjawab terlihat jelas, dengan demikian dapatlah terjadi suatu hubungan kerjasama yang baik dalam rangka merealisasikan tujuan perusahaan, yaitu mendapatkan laba yang dapat menjamin kelangsungan hidup dan pertumbuhan perusahaan.
12
14 C. Job Description atau Uraian Tugas
Berikut ini uraian tugas dari masing-masing bagian pada setiap bagian.
• Direktur Utama
Adapun tugas dan wewenang dari Direktur Utama: a. Mengelola kekayaan perusahaan.
b. Membina dan memelihara kerja sama dengan bawahannya. c. Memimpin dan mengendalikan kegiatan/jalannya perusahaan. d. Menetapkan kebijakan/strategi perusahaan.
e. Memajukan, meningkatkan, dan mempertahankan kinerja perusahaan.
f. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada Komisaris. g. Mengadakan dan memimpin rapat.
h. Menjalin hubungan tugas perusahaan. i. Menjalin kerja eksternal.
j. Mengangkat, memutasikan, mempromosikan, dan memberhentikan pegawai.
k. Menandatangangi perjanjian kerjasama, neraca, dan rincian laba rugi perusahaan.
• Kepala bagian administrasi umum/keuangan
15
b. Menyelenggarakan dan membina segala pekerjaan dibidang ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, pengumpulan data serta hubungan masyarakat.
c. Mempersiapkan bahan laporan,
d. Memberi saran-saran dan atas pertimbangan kepada Direktur Utama atas tindakan-tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya.
e. Melaksankan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur Utama. • Kepala Bagian Keuangan membawahi:
-Seksi Hubungan Keuangan
Seksi Hubungan Keuangan mempunyai tugas:
a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang keuangan.
b. Mengantisipasi dan mengatasi permasalahan dalam bidang keuangan.
c. Memberikan laporan secara periodik dalam bidang keuangan kepada atasan langsung.
d. Menyerahkan hasil pengolahan data sesuai dengan kebutuhan kepada bidang-bidang kerja terkait.
16 -Seksi Hubungan Langganan
Seksi Hubungan Langganan mempunyai tugas:
a. Membantu Kepala Bagian Administrasi dan Umum dibidang tugasnya.
b. Melaksanakan penelitian pemeriksaan data pelayanan ekspres berdasarkan dokumen yang ada.
c. Melaksanakan pelayanan dan penelitian terhadap calon pelanggan jasa pengiriman yang akan menjadi pelanggan tetap.
d. Mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul dari pelanggan. e. Melaksanakan penelitian terhadap penerbitan transaksi langganan. f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.
-Seksi Sekretariat
Seksi sekretariat memiliki tugas:
a. Membina pegawai dalam lingkup kerjanya.
b. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan di bidang tata usaha, adminsitrasi, kepegawaian, dan pengadaan.
c. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan di bidang kerumah tanggaan, peralatan kantor dan perundang-undangan
-Seksi Umum
a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang umum.
17
c. Senantiasa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terutama lingkup tugasnya
d. Mengurus perbekalan material keperluan perusahaan teknis dan non teknis
e. Mengendalikan dan menata arsip yang merupakan data dari berbagai kegiatan
-Seksi Keuangan
Seksi Keuangan membawahi: a) Sub seksi pencatatan transaksi b)Sub seksi pembukuan
Seksi Hubungan Langganan membawahi: a) Sub seksi filateli
b) Sub seksi transport c) Sub seksi pelayanan Seksi Sekretariat membawahi: a) Sub seksi kepegawaian. b)Sub seksi rumah tangga. Seksi Umum membawahi: a) Sub seksi pengadaan. b) Sub seksi gedung.
18
b. Menyelenggarakan dan membina segala pekerjaan bidang produksi, distribusi, perencanaan dan kegiatan teknik
c. Mempersiapkan rencana pengembangan/perluasan pelayanan distribusi kepada masyarakat
d. Mempersiapkan program tahunan dan 5 tahun di bidang teknik. e. Memberikan saran-saran kepada Direktur Utama atas tindakan
yang perlu diambil dalam bidang tugasnya
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama
-Seksi Produksi
Seksi Produksi mempunyai tugas:
a. Melakukan koordinasi antar bidang dalam lingkup tugasnya. b. Mengelola dan mengoptimalkan segenap sumber daya dalam
lingkup tugasnya.
c. Senantiasa mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi terutama lingkup tugasnya.
d. Memelihara dan mengembangkan seluruh system produksi. -Seksi Distribusi
Seksi Distribusi mempunyai tugas:
a. Melakukan koordinasi antar bidang dalam lingkup tugasnya. b. Mengelola dan mengoptimalkan segenap sumber daya dalam
19
c. Meningkatkan peningkatan pemasaran secara berkesinambungan.
-Seksi Peralatan
Seksi properti mempunyai tugas:
a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang instalasi. b. Mengantisipasi dan mengatasi masalah dalam bidang instalasi
baik internal/eksternal.
c. Memberikan laporan secara periodic.
d. Memberdayakan seluruh personil dalam bidangnya. -Seksi Perencanaan
Seksi Perencanaan mempunyai tugas:
a. Merencanakan pengembangan SDM dalam bidang perencanaan.
b. Mengantisipasi dan mengantisipasi masalah dalam bidang perencanaan.
c. Memberdayakan seluruh personil dalam bidangnya.
d. Menyerahkan hasil pengelolaan data sesuai dengan kebutuhan kepada bidang-bidang kerja.
Seksi Produksi membawahi: a) Sub seksi pengolahan
20 Seksi Distribusi membawahi:
a) Sub seksi transportasi
b) Sub seksi pemeliharaan distribusi Seksi Peralatan membawahi:
a) Sub seksi properti
b) Sub seksi bengkel umum Seksi perencanaan membawahi:
a) Sub seksi perencanaan b) Sub seksi pengembangan.
D. Jaringan Kegiatan
Dengan mengacu pada Visidan Misi PT. Freight Express Medan, kegiatan yang direncanakan agar sesuai dengan pembentukannya terutama penyelenggaraan pemerintahan dasar dalam pelayanan jasa kuris pengiriman barang, yaitu :
1. Asas Kepastian Hukum 2. Keseimbangan
3. Ketidakberpihakan
4. Tidak melapaui, tidak menyalahgunakan dan mencampur adukkan kewenangan
21 7. Profesionalitas
8. Kepentingan umum
Dalam rangka mewujudkannya, pimpinan dan karyawan PT. Freight Express Medan harus berkemampuan tinggi dan professional dalam memberikan pelayanan pada masyarakat, terbebas dari KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme) dan transparan dalam melakukan segala sesuatu kegiatan. Beberapa isu yang sifatnya internal maupun eksternal harus dapat dicarikan usaha untuk menyelesaikannya.
E.Kinerja Kegiatan Terkini
Kinerja terkini PT. Freight Express Medan pada saat ini cukup efisien. Sumber Daya Manusia yang memadai dari segi kualitas dan kuantitas sangat membantu PT. Freight Express Medan untuk menjalankan visi dan misi perusahaan ditengah-tengah persaingan pasar yang cukup keras. Dengan sistem kinerja karyawan yang dapat diandalkan, pimpinan perusahaan tidak meragukan karyawannya untuk menyelesaikan tugas yang teramat penting dalam sebuah perusahaan yaitu pembukuan.Pimpinan perusahaan sepenuhnya mempercayai karyawan yang berkualitas untuk melakukan pencatatan order, biaya dan juga pembukuan.
F. Rencana Kegiatan
22
