PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF UNTUK

(1)

1

Pentingnya Komunikasi Efektif untuk Manajer

dalam Kantor

PENTINGNYA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF UNTUK MANAJER

DALAM KANTOR

Oleh :

Reyhan Fariha - 165211062 Program Studi D3 – Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Bandung Tahun Ajaran 2017/2018

Email: reyhan.fariha.abs16@polban.ac.id

Abstrak

Di zaman sekarang ini seorang manajer diharapkan untuk dapat berprestasi, karena persaingan dalam bisnis sudah sangat ketat. Manajer bertanggung jawab atas unit kerjanya masing-masing untuk menyelesaikan pekerjaannya. Tugas seorang manajer adalah membuat perencanaan, mengorganisir, mengendalikan dan mengevaluasi berbagai aktivitas dalam agar dapat tercapainya tujuan organisasi. Agar pekerjaanya dilaksanakan dengan baik, maka penting adanya kemampuan dalam berkomunikasi yang baik bagi seorang manajer. Komunikasi adalah hal yang sangat penting dan vital bagi seorang manajer. Agar dapat mengendalikan bawahannya di dalam kantor, manajer harus memahami betul bagaimana komunikasi yang efektif agar mendapat kesuksesan dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi merupakan proses pertukaran informasi melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol, dan tindakan untuk mencapai pemahaman bersama. Komunikasi pun memiliki berbagai fungsi, tujuan, dan hambatan. Seorang manajer perlu mengetahui apa yang menjadi hambatan dalam berkomunikasi sehingga akhirnya dapat menemukan solusi dari hambatan tersebut. Seorang manajer pun perlu mengetahui pentingnya komunikasi efektif. Perlunya seorang manajer mengetahui tentang pentingnya komunikasi yang efektif agar nantinya manajer tidak melakukan kesalahan dalam berkomunikasi kepada bawahannya. Dan juga komunikasi yang efektif dapat memberikan dampak positif yaitu memotivasi bawahan sehingga nantinya mereka akan bekerja dengan baik dan penuh semangat.

Kata kunci: Manajer, komunikasi efektif, kantor Abstract

(2)

2

dalam Kantor communication can have a positive impact that motivates subordinates so that they will work well and energetically.

Keywords: Manager, effective communication, office

Pendahuluan

Komunikasi adalah hal yang0sangat penting dalam segala aspek dalam kehidupan. Setiap saat komunikasi dapat berlangsung, oleh0siapa saja, kapan saja, dan dengan siapa saja selama adanya informasi/pesan yang akan disampaikan. “Karena komunikasi0merupakan suatu proses penyampaian informasi dari suatu pihak kepada pihak lain”. Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi tidak memiliki aturan yang rumit, selama apa yang disampaikan ataupun apa yang diterima dapat di mengerti oleh pelaku komunikasi. Terdapat lima hal penting dalam komunikasi. Kelimanya itu adalah; komunikator (pengirim berita), pesan (berita), komunikan (penerima berikomunikasi adalah peta), prosedur pengiriman berita (yang berkaitan dengan sarana yang dipakai untuk mengirim berita) serta reaksi (respon disampaikan oleh komunikan). Dengan diterimanya respon dari komunikator maka akan terjadi komunikasi dua arah, sedangkan lawannya disebut sebagai komunikasi satu arah.

Secara umum komunikasi bertujuan agar informasi disampaikan oleh kita dapat dimengerti oleh komunikan (penerima), komunikator harus dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya agar infomasi yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh komunikan (penerima).

Dalam organisasi peranan komunikasi sangatlah penting. Salah satu bagian yang harus memiliki skill dalam berkomunikasi adalah manajer. Manajer kantor memiliki fungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengontrol kegiatan

kantor. Dari fungsinya, manajer kantor membutuhkan skill komunikasi yang efektif agar fungsinya tersebut dapat dijalankan dengan maksimal.

Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif?

2. Bagaimana komunikasi yang efektif dapat terlaksana?

3. Apa sajakah tugas seorang manajer? 4. Mengapa manajer harus memiliki

skill komunikasi yang efektif? 5. Bagaimana pentingnya skill

komunikasi yang efektif bagi manajer?

Tujuan

1. Untuk mengetahui maksud dari komunikasi yang efektif.

2. Untuk mengetahui bagaimana komunikasi yang efektif dapat terlaksana.

3. Untuk mengetahui tugas dari seorang manajer.

4. Untuk mengetahui alasan perlunya komunikasi yang efektif bagi manajer.

5. Untuk mengetahui pentingnya komunikasi yang efektif bagi manajer.

Pembahasan

Pengertian Komunikasi

(3)

3

dalam Kantor Mckee, A menjelaskan bahwa

“Komunikasi adalah tindakan

menyampaikan pesan dari satu orang atau kelompok untuk orang atau kelompok lain”.

Buddy, D mendefinisikan bahwa “Komunikasi adalah pertukaran informasi melalui kata-kata tertulis atau lisan, simbol, dan tindakan untuk mencapai pemahaman bersama”.

Menurut Luthans, F., Doh, J.P. “Komunikasi adalah proses mentransfer makna dari pengirim ke penerima”.

Menurut Harmon Chaniago “Komunikasi adalah penyampaian pesan/gagasan dari seseorang/mesin (pengirim) ke orang lain (penerima)”.

Mejia, L.R.G., dan Balkin, D.B. mengatakan bahwa “Komunikasi adalah prosess transmisi informasi yang berarti dari satu pihak kepada pihak lain melalui penggunaan simbol-simbol bersama. Komunikasi akan berhasil apabila makna dipahami bersama”.

Hitt, M.A., Black, J.S., dan Porter, L.W. memaparkan “Komunikasi adalah proses mentransfer informasi, makna, dan pemahaman dari pengirim ke penerima”.

Sedangkan menurut Daft, R.L. “komunikasi adalah proses dimana informasi dipertukarkan dan dipahami olh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku”.

Menurut Friffin, R.W., dan Moorhead, G “komunikasi adalah proses sosial antara dua pihak atau lebih untuk bertukar inforasi dan berbagai makna”.

Jennifer M. George, J.M., dan Jones, G.R., menjelaskan bahwa “komuikasi adalah berbagi informasi antar dua atau lebih individu atau kelompok untuk mencapai pemahaman bersama”.

Dapat diartikan secara sederhana bahwa komunikasi adalah penyampaian

informasi dari seseorang ke pihak lain. Pihak yang menyampaikan informasi disebut sebagai komunikator. Dan orang yang menerima informasi tersebut disebut dengan komunikan. Komunikator yang baik akan menyampaikan informasi kepada komunikan secara efektif sehingga informasi tersebut sampai kepada komunikan dengan baik.

Komunikasi Verbal dan Non Verbal

a. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal disebut juga komunikasi lisan/percakapan. Dalam komunikasi verbal ini ada beberapa faktor yang mempengaruhinya antara lain; nada, suara pembicara atau emosional sangat terlihat mempengaruhi kata-kata yang digunakan.

Selain komunikasi lisan, komunikasi tulisan juga termasuk ke dalam kategori komunikasi verbal. Komunikasi tulisan adalah jenis komunikasi yang sering digunakan di kantor atau di dalam kehidupan sehari-hari. Komunikasi ini lebih fokus dan berhubungan dengan surat, memorandum, laporan, dan prosedur yang ditulis secara tertulis. Sistem komunikasi tertulis yang efektif, hendaknya memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Informasi harus up to date

2. Informasi yang diberikan kepada penerima harus akurat.

3. Informasi harus mudah diakses oleh penerima.

b. Komunikasi Nonverbal

Komunikasi non verbal merupakan komunikasi yang menggunakan bahasa gerak tubuh manusia atau bahasa isyarat yang ditampilkan oleh fisik manusia. Berikut beberapa komunikasi nonverbal:

(4)

4

dalam Kantor mengungkapkan tentang pesan

yang disampaikan oleh seseorang. Isyarat tersebut dapat dipahami oleh penerima dan memberikan umpan balik dengan isyarat tubuh juga atau melalui suara (oral) dan tanda-tanda lainnya.

2. Physical Space

Ditunjukkan dengan adanya perasaan seseorang kepada orang lain dalam bentuk prilaku, berupa perasaan dekat tidaknya dengan orang lain. Oleh karena itu para pimpinan dan supervisor perlu menyebar orang-orang bekerja dalam bentuk kelompok-kelompok kerja, sering mengadakan pertemuan dan lainnya, sehingga menimbulkan perasaan dekat dan saling memahami satu sama lainnya.

3. Paralanguage. Adalah penggunaan seluruh aspek komunikasi lisan seperti: suara dan vocal dari kata-kata. Termasuk juga dalam paralanguage adalah nada, irama, resonansi dan tempo bicara.

Fungsi Komunikasi

Komunikasi yang terjadi di dalam organisasi memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Pengendalian

Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku karyawan. Organisasi memiliki hierarki otoritas dan pedoman formal yang wajib diikuti oleh semua karyawan.

Ketika karyawan

mengkomunikasikan keluhan yang berhubungan dengan pekerjaan kepada atasan langsung, mengikuti deskripsi pekerjaan, atau mematuhi kebijakan perusahaan, maka komunikasi sedang menjalankan fungsi pengendalian.

2. Motivasi

Komunikasi menumbuhkan motivasi kepada karyawan dengan

cara menjelaskan apa yang harus dilakukan oleh mereka, seberapa baik mereka melakukannya, dan bagaimana mereka dapat meningkatkan kinerja di bawah standar. Untuk merangsang motivasi dibutuhkan umpan balik tentang kemajuan ke arah tujuan, dan imbalan yang setimpal untuk prestasi yang ditunjukkan oleh karyawan.

3. Ekspresi Emosi

Sumber utama interaksi sosial bagi banyak karyawan adalah kelompok kerja. Komunikasi dalam berkelompok adalah mekanisme fundamental untuk menunjukkan kepuasan dan rasa frustasi mereka. Oleh karena itu, komunikasi dapat memenuhi kebutuhan ekspresi emosional dan pemenuhan kebutuhan sosial.

4. Informasi

Terakhir, fungsi dari komunikasi adalah untuk memfasilitasi pengambilan keputusan. Komunikasi memberikan informasi kepada individu dan kelompok dalam membuat keputusan dengan mengirimkan data yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan.

Aliran Komunikasi

(5)

5

dalam Kantor horizontal. Berikut adalah gambar aliran

komunikasi.

a. Komunikasi ke0bawah

Komunikasi ke bawah mengalir dari atasan/pimpinan organisasi yang mengirimkan pesan untuk perencanaan dan pembuatan keputusan untuk mengarahkan bawahan. Hal ini menyebabkan perusahaan harus menyediakan dana dan waktu agar komunikasi ke bawah lancar, dan caranya adalah: 1. Memberikan pengetahuan

kepada bawahan mengenai tanggung jawab pekerjaan mereka.

2. Membuat daftar dukungan dan pemahaman0 karyawan mengenai0sasaran 0manajemen dan tujuan perusahaan.

3. Instruksi karyawan untuk menemukan cara bagaimana meningkatkan produktivitas mereka.

4. Penyampaian kepada karyawan mengenai hasil/kinerja yang telah dicapai.

b. Komunikasi ke0atas

Komunikasi mengalir ke atas dari satu tingkat ke tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi. Untuk memotivasi para karyawan diperlukan arus komunikasi yang efektif untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efisien. Hal ini diperlukan untuk:

1. Menyampaikan umpan balik kepada manajer dan supervisor, yang menjadi penanda bahwa

pesan sudah diterima dengan baik atau belum.

2. Memberikan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

3. Memperbaiki ataupun merubah0sistem.

4. Memberikan peluang kepada para pekerja untuk menyampaikan pendapatnya tentang pimpinan.

c. Komunikasi horizontal

Komunikasi ini merupakan komunikasi antar sesama level. Komunikasi ini diperlukan untuk berkoordinasi antar unit satu dan unit lainnya, dan untuk melaksanakan pekerjaan secara bersama-sama. Komunikasi arahnya ke kiri ataupun ke kanan. Komunikasi ini sangat penting bagi koordinasi aktivitas karyawan dan memperlancar interaksi mereka. d. Komunikasi diagonal

Komunikasi ini terjadi bila seorang karyawan berkomunikasi bukan dengan atasan langsung, baik formal maupun informal. Komunikasi diagonal diperlukan untuk menyampaikan dan menerima saran, masukan, keluhan dari lain maupun dari ruang lingkup organisasi itu sendiri.

Hambatan Komunikasi

Berikut adalah hal-hal yang dapat menghambat dalam berkomunikasi:

1. Perbedaan Sudut Pandang

(6)

6

dalam Kantor masing-masing dalam

berkomunikasi dan dihubungkan dengan pesan mereka serta nada tambahan eosional apa yang mungkin diperlukan agar komunikasi lebih efektif. Untuk mengatasi hambatan ini maka perlu adanya keterbukaan antara komunikator dan komunikan. Komunikan sebaiknya menanyakan kembali informasi yang diterimanya jika kurang jelas dan komunikator pun perlu menanyakan kepada komunikator bahwa informasi yang diberikannya apakah telah diterima dengan baik oleh komunikan.

2. Perbedaan dalam Semantik

Semantik merupakan ilmu yang mempelajari tentang perilaku manusia. Contohnya adalah kita terkadang menyisipkan kata “mungkin” dalam perkataan kita. “Mungkin hal tersebut memang benar-benar terjadi”. Kata “mungkin” tersebut dapat ditafsirkan secara berbeda bagi penerima dan pengirim pesan. Suatu pesan bisa saja diterima dengan maksud yang berbeda dari pesan aslinya.

3. Perbedaan Status

Status merupakan tingkatan individu dalam0 struktur organisasi0 dapat mempengaruhi kualitas0 komunikasi. Perbedaan ini membuat hambatan dalam komunikasi, karena lebih mudah orang0 berkomunikasi jika berada pada status yang sama. Maka dari itu tidak dapat dipungkiri bahwa orang yang berada pada status yang tinggi, tidak akan memberikan informasi secara keseluruhan kepada orang yang statusnya berada dibawahnya. Namun, bisa juga kebalikannya. Orang yang statusnya berada dibawah pun akan memberikan informasi kepada atasannya hanya secara partial saja.

4. Perbedaan Kecenderungan Mental Penyelewengan adalah kecenderungan mental seseorang ini merupakan suatu penghambat dalam berkomunikasi secara langsunng.

5. Perbedaan pada Kondisi Organisasi Beberapa organisasi membiarkan karyawannya untuk memberikan pendapatnya secara terbuka. Hal ini berguna agar menciptakan kondisi keterbukaan, saling menghormati dan saling mempercayai. Hambatan lain adalah tingkat status yang tinggi, yang dapat menyebabkan penyampaian pesan/informasi menjadi tidak cepat. Maka dari itu perlu dipertimbangkan kondisi organisasi yang membiarkan karyawannya memberikan pendapatnya supaya terberntuknya kondisi organsasi yang terbuka. 6. Jargon Bisnis

Jargon merupakan penggunaan istilah-istilah yang ganjil untuk suatu aktivitas atau kegiatan khusus tertentu seperti di kegiatan bisnis. Terkadang penerima pesan tidak memahami apa pesan yang didapatnya. Jargon bisa disampaikan dengan cara tertulis ataupun lisan. Agar hal ini tidak terjadi, pimpinan perlu memberikan pelatihan0 kepada karyawan maupun manajer dan supervisor untuk mengikuti seminar pelatihan dalam berkomunikasi.

7. Lemah dalam Membaca

(7)

7

dalam Kantor

Mengatasi dan Mengurangi Hambatan Komunikasi

Berikut adalah sepuluh perintah komunikasi yang baik (Quible, 1998):

1. Mencari kejelasan informasi yang akan dikomunikasikan terlebih dahulu.

2. Mengetahui tujuan dari setiap komunikasi

3. Memperhatikan kondisi fisik ketika bekomunikasi.

4. Meminta pendapat orang jika diperlukan. Perhatikan komunikasi nonverbal dalam menyampaikan pesan

5. Ambil kesempatan, agar dapat membantu memperbaiki komunikasi seperti umpan balik. 6. Ikuti komunikasi yang telah

dilakukan

7. Dalam komunikasi harus konsisten 8. Perbuatan dan tindakan harus sesuai

dengan komunikasi yang berlangsung.

9. Jadilah seorang pendengar yang baik. Komunikasi tidak hanya berbicara, namun harus juga menjadi pendengar.

10.Sepuluh prinsip ini dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan situasi ada.

Manajer Kantor dan Tugasnya

Seorang manajer kantor dalam organisasi secara bersama-sama menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek organisasi dan merencanakan bagaimana untuk mencapainya. Selain itu manajer membuat tujuan di masing-masing unitnya untuk mendukung atau memberikan pelayanan agar tujuan tujuan organisasi tercapai. Masing-masing manajer dalam uninya bekerja sama agar informasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugasnya tersedia. Disamping harus berfikir analistis dan konseptual, manajer pun dituntut kemampuan praktisnya. Agar dapat mendapatkan kemampuan praktisnya

manejer perlu memiliki pengalaman di bidang pekerjaan. Selain itu komunikasi yang baik pun dapat menambah wawasan manajer sehingga dapat meningkatkan skill

yang diperlukan untuk menunjang pekerjaannya sehingga tercapainya tujuan organisasi.

a. Tugas Manajer Kantor

Kallaus & Kelling (1995) membagi tugas manajer sebagai berikut:

1. Mengawasi pelayanan adminstrasi, seperti: typing, receitionist, printing, filing, mailing, distributed office supplies.

2. Sebagai negosiator untuk: office supplies, equipment dan kontrak-kontrak dengan klien.

3. Sebagai supervisor adinistrasi untuk departemen lain.

4. Mengawasi lalu lintas komunikasi antar unit dan mengendalikan komunikasi antar unit, departemen dan orang-orang.

5. Mempelajari tingkah laku pegawai untuk menekan biaya-biaya seerfisien mungkin.

6. Mengkoordinir setiap departemen 7. Mengembangkan pegawai sesuai

kebutuhan.

b. Persyaratan Manajer Kantor

Berikut adalah persyaratan dari manajer kantor agar tugas yang ditanggung oleh manajer tersebut dapat dicapai. Persyaratan umum seorang manajer yang dipaparkan oleh Terry (dalam Gie, 2000) mencantumkan tidak kurang dari 12 persyaratan yang harus dimiliki oleh manajer:

1. Executive ability (kemampuan pejabat pimpinan)

2. A practical background (memiliki latar belakang praktek)

3. Managerial training (latihan manajerial)

4. Ability to express oneself

(8)

8

dalam Kantor 5. An open attitude (suatu sikap

terbuka)

6. Curiosity (keingintahuan) 7. Creativeness (kreativitas)

8. Sound judgement (pertimbangan sehat)

9. Sales abilitty (kemampuan menjual gagasan)

10.Patience (kesabaran)

11.Emotional control (pengendalian emosi)

12.Co-operativess (kemampuan bekerjasama)

c. Job Deskripsi Manajer Kantor

Setelah kita mengetahui persyaratan seorang manajer kantor, kemudian perlu diketahui uraian kerja dari manajer kantor.

Terdapat 2 tugas pokok dari manajer kantor, antar lain:

1. Menggerakkan sekelompok orang/petugas, dalam arti memberikan dorongan, memimpin, menjuruskan dan menertibkan para pelaksana agar melakukan berbagai aktivitas sesuai dengan tujuan organisasi. 2. Menggerakkan segenap sarana

dan prasarana, dalam arti menyiapkan berbagai sarana, mengatur pemakaian, menetapkan langkah dan mengoptimalkan pepmakaiannya baik benda, biaya, alat, bangunan, metode dan sumber-sumber lain yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasi.

Selain itu, manajer kantor pun memiliki tugas yang lebih spesifik. Tugas ini sesuai dengan lingkup dan kegiatan serta tujuan perusahaan. d. Peranan Manajer

Berikut adalah peran manajer yang baik menurut Riset Mintzberg (dalam Mc-Leod, 2001)

1. Hampir semua kegiatan organisai yang penting harus mampu diawasi oleh manajer.

Pengawasan yang bersifat operatif dapat diserahkan pada bawahan yang dianggap mampu dan dipercaya.

2. Manajer harus dapa mendorong bawahan agar termotivasi dan mengarahkannya agar dapat meningkatkan semangat kerja mereka.

3. Memantau informasi yang relevan dengan organisasi. Salah satu kegiatan penting manajer lainnya adalah memantau informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Setiap ada informasi positif dan negatif, pimpinan perlu mewaspadainya, jangan sampai menimbulkan dampak negatif di kemudian hari.

4. Menyebarluaskan informasi yang relevan. Setiap informasi yang relevan, pimpinan harus menyebarluaskannya kepada bawahannya, agar bawahan dapat bekerja dan bertindak sesuai data dan informasi yang ada. Informasi yang relevan akan menimbulkan kepastian dan ketenangan bawahan dalam bekerja.

5. Juru bicara pada pihak lain. Pada kondisi tertentu seorang pimpinan harus berani menjadi juru bicara pada pihak eksternal dan internal untuk mewakili organisasi yang dipimpinya. Ia seorang yang berani tampil saat dibutuhkan untuk mewakili unit atau organisasinya. Tindakan pimpinan merupakan gambaran dari organisasi itu.

6. Pada kondisi tertentu sebagai pemimpin. Seorang manajer harus berani menujukkan dirinya sebagai seorang pimpinan yang mengambil berbagai tindakan dalam kondisi yang genting. 7. Mengalokasikan suberdaya.

(9)

9

dalam Kantor unit-unit atau staf perusahaan agar

tercapainya tujuan organisasi. 8. Perunding setiap kali berhadapan

dengan unit yang bukan unitnya. Terkadang seorang manajer harus menjembatani suatu unit dengan unit lainnya dalam suatu perundingan, diskusi dan kegiatan lainnya. Semua itu diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Gaya Kepemimpinan Manajer Kantor

Dikarenakan seorang manajer adalah pemimpin, maka diperlukan sekali pengetahuan tentang gaya kepemimpinan seperti apa. Gaya kepemimpinan tersebut adalah: Otokratis, Birokratis, Diplomatis, dan Konsultif.

1. Gaya kepemimpinan Otokratis Seorang pemimpin otokratis, atau pemimpin otoriter dengan otoritas tidak terbatas. Kepemimpinan otokratis merupakan perilaku dan gaya pemimpin yang ingin berkuasa penuh dan mempengaruhi proses pembuatan keputusan untuk kepentingan individunya/dirinya.

Kepemimpinan otokratis membuat keputusan dengan cepat, seperti ketika keadaan darurat, gaya kepemimpinan ini sangat efisien dan efektif. Gaya seperti ini dapat dikerjakan ketika berhadapan dengan karyawan kantor yang tidak mencari kebebasan untuk tindakan pada pekerjaan dan bawahan akan aktif bila di bawah pengawasan ketat. Disisi lain, gaya ini menunjukkan komunikasi satu arah sehingga sedikit umpan balik dari para pekerja kantor. Sehingga hasilnya, terjadi kesalahpahaman dan mengakibatkan kekeliruan yang fatal.

2. Gaya kepemimpinan Birokratis Gaya kepemimipinan ini menetapkan dan mengikuti aturan dari suatu hirarki otoritas; rutin dan formal. Pihak manajemen dipandang sebagai suatu

birokrat. Kebijakan, prosedur, dan peraturan tentang organisasi merupakan dasar dari gaya kepemipinan ini dibanding dengan kekuatan kepribadian pemimpin seperti pada gaya otokratis.

Gaya kepemimpinan ini ditandai dengan kekauan kepada aturan untuk memnuhi kebutuhan dalam situasi tertentu. Para pekerja tidak boleh terhalang dan diganggu oleh aturan yang tidak jelas; kebijakan yang tidak ada dasar/acuannya kan mengganggu hasil kerja bawahan tersebut. Di sisi lain para pekerja bisa saja kecewa jika kebijakan yang telah dibuat dan diterapkan memberatkan mereka.

3. Gaya kepemimpinan Diplomatik Dalam gaya kepemimpinan diplomatik, pemimpin mahir dalam membantu orang-orang untuk memecahkan permasalahan dengan memenuhi kebutuhan dalam situasi tertentu. Manajer ini ahli dalam memanfaatkan kebijaksanaan, pemufakatan, dan jarang menimbulkan permusuhan di antara para pekerja. Berbeda dengan gaya kepemimpinan otokratis, gaya diplomatik membuat pekerja kantor bebas untuk berkreasi, unuk mempertanyakan, untuk mendiskusikan, dan bahkan untuk menyajikan argumentasi yang mendukung pandangan mereka.

Ciri khas dalam gaya kepemimpinan ini adalah bermuka dua. Ketika terjadi sebuah kasus permasalahan antar karyawan, didepan karyawan yang satu ia memihaknya, kemudian ketika di depan karyawan yang lainnya ia pun tidak menyalahkannya dan bahkan bisa sampai membenarkannya. Maka dari itu para pekerja kemudian melihat gaya ini lemah dan menimbulkan kesan bermuka dua.

(10)

10

dalam Kantor teknis yang akan digunakan. Gaya

kepemimpinan ini adalah demokratis dan membiarkan para pekerja meraka untuk mengetahui keputusan kelompok, pada umumnya keputusan kelompok dilakukan secara konsensus.

Gaya ini pada saatnya, mendapatkan manfaat dengan memperoleh informasi terbaik, gagasan, dari para bawahan; subordinat. Sebagai hasilnya, sikap pekerja kantor didudkung unutk berkembang, tumbuh, dan mereka mencapat kepuasan pribadi. Di sisi lain, gaya in imemakan waktu; dan serta menggunakan gaya ini sebagai alat menghindari tanggung jawab.

5. Gaya kepemimpinan Free-Rein

Pemimpinan Free-Rein

menetapkan tujuan dan mengembangkan petunjuk jelas untuk para bawahan, kemudian beroperasi dengan bebas, tidak ada arah lebih lanjut kecuali jika mereka meminta bantuan. Gaya ini tidak tinggal diam karena manajer akhirnya bertanggung jawab untuk mengambil tindakan tentang karyawan kantor yna gkeluar dari tujuan.

Gaya ini dapat berakibar buruk bagi manajer jika para pekerjanya kurang berkualitas dan kurang mampu unutk menerima otoritas dan tanggung jawab yang telah didelegasikan.

Pentingnya Komunikasi bagi Manajer dalam Kantor

Organisasi merupakan kelompok individu yang bekerja besama-sama untuk mencapai suatu tujuan. Individu dapat bekerja sama dengan baik dengan individu yang lainnya hanya dengan cara berkomunikasi. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk semua organisasi. Dalam sebuah penelitian yang dilakukan Luthans (1988) Menunjukkan bahwa aktivitas komunikasi memberikan kontribusi sebesar 44% bagi manajer yang efektif.

Tidak ada individu, kelompok, ataupun organisasi yang ada tanpa berbagi informasi di antara para anggotanya. Chester Barnard menyatakan “sebuah organisasi lahir ketika ada orang yang mampu berkomunikasi”. Komunikasi merupakan hal yang dapat membentuk dan mempertahankan organisasi. Dengan kata lain komunikasi tidak dapat dihindari dalam fungsi organisasi.

Komunikasi merupakan aliran kehidupan, sebagai makhluk sosial kita tidak akan pernah lepas dari apa yang namanya komunikasi. Komunikasi juga dapat diasumsikan sebuah nyawa dalam organisasi. Oleh karena itu komunikasi menjadi vital bagi kehidupan organisasi. Hubungan yang baik dengan relasi bisnis dan hubungan yang efektif dalam organisasi tergantung pada komunikasi. Salah satu fungsi utama kantor adalah untuk menyediakan layanan komunikasi yang efisien dan efektif untuk organisasi. Komunikasi yang efektif membantu dalam menjaga kepemimpinan yang efektif, hubungan manusia yang baik, dan dapat memotivasi karyawan yang tinggi. Berikut adalah uraian pentingnya komunikasi bagi manajer:

a. Pasokan informasi kepada Manajer

Efektifitas keputusan manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalain operasi bisnis sebagian besar tergantung pada ketersediaan informasi yang tepat waktu, akurat, dan lengkap. Ini adalah salah satu fungsi dari layanan komunikasi kantor untuk memberikan informasi tersebut kepada manajemen.

b. Komunikasi Keputusan

(11)

11

dalam Kantor kommunikasi kantor yang

efektif sangat penting untuk keperluan tersebut.

c. Hubungan yang efektif

Fungsi organisasi setiap saat di semua tingkatan membutuhkan pemeliharaan hubungan yang efektif antara berbagai tingkat karyawan dengan eksekutif. Hal ini memungkinkan hanya jika ada kelancaran arus dalam berkomunikasi di antara mereka.

d. Koordinasi yang tepat

Untuk mencapai tujuan rencana bisnis, itu tergantung pada ketepatan koordinasi kegiatan antar departemen yang berbeda. Layanan komunikasi kantor memungkinkan untuk mempertahankan hubungan komunikasi yang diperlukan antara mereka.

e. Pemeliharaan hubungan dengan pihak eksternal

Pemeliharaan yang baik dengan pihak eksternal sangat penting dan vital bagi kesuksesan setiap organisasi. Pelayanan komunikasi kantor yang efektif sangat membantu dalam menjaga hubungan dan dapat meningkatkan citra organisasi. Sebagai manajer yang profesional sudah sepantasnya mengetahui tentang pentingnya komunikasi bagi efektifitas kerjanya di dalam kantor. Tidak dapat dipu ngkiri bahwa komunikasi ini merupakan hal sangat vital bagi seorang manajer yang salah satu pekerjaannya adalah mengendalikan orang lain. Ketika seorang manajer sudah dapat berkomunikasi yang efektif maka kesuksesan dalam mencapai tujuan organisasi akan berjalan mulus.

Kesimpulan

Komunikasi yang efektif merupakan hasil dari pertukaran informasi, pesan, maupun berita yang menghasilkan

perubahan sikap sehingga terjalinnya hubungan yang baik antara komunikator dan komunikan.

Komunikasi yang efektif dapat terlaksana jika tercapainya tujuan dari komunikasi tersebut.

Seorang manajer sudah sepatutnya memiliki skill komunikasi yang efektif. Manajer memiliki tugas dalam membuat perencanaan, mengorganisir, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dari penjelasan-penjelasan di atas kita telah mengetahui betapa pentingnya komunikasi yang efektif bagi seorang manajer.

Manajer adalah seorang pemimpin. Dalam memimpin, terdapat berbagai macam gaya kepemimpinan. Seperti gaya kepemimpinan otokratis, birokratis, diplomatik, partisipasi, free-rain. Untuk dapat melakukan gaya kepemimpinan yang dipilih dengan baik. Manajer harus dapat berkomunikasi dengan baik dan memposisikan diri terhadap gaya kepemimpinan yang ia pilih. Oleh karena itu skil komunikasi yang efektif diperlukan oleh manajer sehingga ia dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Supaya manajer dapat berkomunikasi dengan efektif. Ia harus mengetahui dan memahami arti, fungsi, tujuan, dan hambatan dari komunikasi sehingga ia dapat menggunakan komunikasi yang sesuai dengan keadaan. Kemudian ia harus dapat mencari solusi jika terjadi hambatan dalam berkomunikasi. Dan akhirnya ketika ia telah menguasai ilmu komunikasi yang efektif maka ia pun akan menjalankan tugasnya dengan baik dan dapat memperlancar dalam mencapai tujuan organisasi.

(12)

12

dalam Kantor sangat diperlukan. Terlebih lagi seorang

manajer harus dapat mengendalikan orang lain.

Daftar Pustaka

Chaniago, H. (2013). Manajemen Perkantoran

Kontemporer. Bandung: Akbar Limas

Perkasa.

Hatta, E., Endrawaty, & Adona, F. (2003). Tinjauan Komunikasi Kantor Pada Staf.

Manajemen Perkantoran.

Rasto. (2015). Manajemen Perkantoran

Paradigma Baru. Bandung: Alfabeta.

Sotyaningrum, A. T. (2009). Merumuskan Kompetensi Manajer Kantor.

(13)

13

dalam Kantor

Hasil pemeriksaan plagiarism: