Ppt Formulir Rekam Medis

(1)

“

Formulir Rekam Medis

””

DR. RATNA

(2)

FORMULIR REKAM MEDIS

1.

1. PENGERTIAN

PENGERTIAN

2.

2. TUJUAN DAN MANFAAT

TUJUAN DAN MANFAAT

3.

3. PEDOMAN PEMBUATAN

PEDOMAN PEMBUATAN

4.

4. PEMBUATAN FORMULIR

PEMBUATAN FORMULIR

5.

5. PENGENDALIAN FORMULIR

PENGENDALIAN FORMULIR

6.

(3)

FORMULIR REKAM MEDIS

1.

1. PENGERTIAN

PENGERTIAN

2.

2. TUJUAN DAN MANFAAT

TUJUAN DAN MANFAAT

3.

3. PEDOMAN PEMBUATAN

PEDOMAN PEMBUATAN

4.

4. PEMBUATAN FORMULIR

PEMBUATAN FORMULIR

5.

5. PENGENDALIAN FORMULIR

PENGENDALIAN FORMULIR

6.

(4)

PENGERTIAN FORMULIR

Sebagai suatu bentuk lembaran catatan

dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus

diisi dengan angka-angka, jawaban-jawaban

ataupun keterangan-keterangan yang sesuai

dengan pertanyaan-pertanyaan atau

intruksi-intruksi yang ada.

(5)

TUJUAN DAN MANFAAT

1.

1. Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau

Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau

menyalin kembali keterangan yang sama

berulang-ulang

2.

2. Untuk keseragaman atau pembakuan kerja

Untuk keseragaman atau pembakuan kerja

3.

3. Untuk mempermudah dalam pengklasifikasian

Untuk mempermudah dalam pengklasifikasian

data

4.

4. Untuk mempermudah prosedur kerja

Untuk mempermudah prosedur kerja

5.

5. Sebagai alat perencanaan

Sebagai alat perencanaan

6.

(6)

PEDOMAN PEMBUATAN

Hal-hal yang harus diperhatikan :

a. Mengetahui tugas pokok administrasi

b. Mengetahui pekerjaan & keterangan yang dibutuhkan

c. Mengetahui ttg proses kerja secara menyeluruh shg dapat

dibuat pengklasifikasian kerja

d. Mengetahui oleh siapa, unit mana, & kapan pekerjaan harus

dilakukan

e. Mengetahui bagaimana frekuensi pekerjaan2 tsb dilakukan &

bagaimana hubungan kerja antar unit dlm rangka

pelaksanaan tugas (terkait dgn: jam kerja rata2; nilai produktivitas pegawai; arah & arus formulir; jlh kolom & pertanyaan, serta instruksi; tembusan yg hrs dibuat)

f. Dalam hal teknis: kertas kuat; hurup cetak; lembaran luas;

menunjukan gambaran sistematik; ukuran disesuaikan nomor/kode tertentu ttg lembar & pembuat

(7)

PENGENDALIAN FORMULIR

Pengendalian form adalah kegiatan secara teratur

dan terus menerus untuk:



Mencegah jangan sampai ada form yang digunakan tidak

sebagaimana mestinya



Mencegah jangan sampai ada form yang dirubah tanpa

persetujuan sebelumnya



Mencegah jangan sampai ada form yang beredar tanpa

persetujuan yang berwenang



Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, shg

(8)

PEMBUATAN FORMULIR

Proses pembuatan formulir dapat dilakukan dengan

cara sbb:



Pembuat formulir mengadakan diskusi dgn yg

meminta formulir



Pembuat formulir mencari/menggali informasi

dari pihak terkait sehubungan dgn form yg akan

dirancang



Pembuat formulir membuat konsep &

didiskusikan kembali

(9)

PERANCANGAN FORMULIR

1. Aturan Dasar

a. Dirancang untuk pengguna mencapai tujuan scr efektif b. Form hrs sesederhana mungkin

c. Terminologi utk semua elemen data, definisi,& label hrs

baku

d. Ada petunjuk pengisian atau pengumpulan data dan

konsistensi interpretasi data, jika diperlukan

e. Item data diurutkan secara logis, mengacu pada

dokumen/urutan pengumpulan data, presentasi informasi hrs menarik perhatian pembaca

2. Agar form dapat mengurangi beban kerja & tidak

menambah keruwetan kerja

a. Mudah digunakan

b. Membantu pengumpulan data yang dibutuhkan c. Terbatas dari item data yang tidak penting

d. Menyajikan data yang mudah dipahami atau ditindak

(10)

BAGIAN-BAGIAN FORMULIR

a. KEPALA ( HEADING )

b. PENGANTAR ( INTRODUCTION )

c. INSTRUKSI ( INSTRUCTION )

d. BATANG TUBUH ( BODY )

e. PENUTUP ( CLOSE )

(11)

Kepala ( heading )

Berperan sebagai tempat pemberian judul dan

mengandung informasi ttg form ybs



Letak judul formulir (kiri atas, tengah atas, kanan

atas, bawah



Nama dan alamat institusi perlu ditulis dalam

judul



Identifikasi & tanggal edisi form pd umumnya

ditempatkan di tepi kanan bawah

(12)

Pengantar ( introduction )



Menjelaskan tujuan form,

kadang-kadang penjelasan

melalui judul form yang cukup

memadai



Pengantar yang menyatakan

secara eksplisit tujuan

pengisian form mungkin perlu

dicantumkan

(13)

Instruksi ( instruction )



Menjelaskan cara pengisian form



Instruksi umum sebaiknya cukup pendek dan

ditempatkan pada bagian atas form



Instruksi tidak boleh dimasukan dlm ruang yg

harus diisi tetapi harus ditempatkan secara

terpisah di bagian depan/atas form jika masih

tersedia ruang, atau di balik form jika perlu

instruksi yang rinci



Pengisi form harus sudah tahu berapa kopiform

yang harus diisi, siapa yg hrs menandatangani,

kepada siapa form dikirim dsb

(14)

Batang Tubuh ( body )



Merupakan bagian inti form



Penataan data perlu mempertimbangkan :

•

Pengelompokan yg sesuai

•

Pengurutan

•

Kerapihan

•

Tepi, spasi, jenis huruf

•

Cara pengisian



Tepi diperlukan untuk pencetakan,

pemotongan dan pembendelan form



Spasi yg memadai memberikan keleluasaan

pemasukan data

(15)

Penutup ( close )

Adalah bagian untuk tanda

tangan

(16)

FORMULIR REKAM MEDIS

DASAR

Formulir yang dapat digunakan untuk semua pasien

a. Lembaran Umum, diantaranya:

1. Indeks Ringkasan Diagnosa

2. Ringkasan Masuk & Keluar

3. Riwayat & Pemeriksaan Fisik

4. Instruksi Dokter

5. Catatan Perawat/Bidan

6. Hasil Pemeriksaan Laboratorium/Radiologi

7. Resume/Ikhtisar waktu pulang

(17)

b. Lembaran Khusus, diantaranya:

1. Laporan Operasi

2. Laporan Anesthesi

3. Lembaran Kontrol Istimewa

4. Riwayat Kehamilan

5. Catatan/Laporan Persalinan

6. Identifikasi Bayi

7. Lembaran Persetujuan Operasi

(18)

Indeks Ringkasan Diagnosa



Lembaran ringkasan yang berisi catatan

kronologis ttg kunjungan/masuk untuk dirawat

di rumah sakit



Data yang dicantumkan dalam indeks ini a.l.:

― Tanggal kunjungan/tanggal masuk dan

tanggal keluar

― Diagnosa atau operasi (jika ada)

― Alergi terhadap obat dan kemungkinan

pendarahan



Pengisian data dilakukan oleh petugas rekam

medis

(19)

Ringkasan Masuk & Keluar

 Sering disebut ringkasan atau lembaran muka, sebagai sumber informasi untuk mengindeks rekam medis dan berisi data sosial.

 Data sosial, yaitu data yang menjelaskan

tentang sosial, ekonomi dan budaya dari pasien, seperti : - Agama

- Pendidikan - Pekerjaan

- Identitas orang tua

- Identitas penanggung jawab pembayaran

 Lembaran ini berisi informasi ttg identitas pasien, cara penerimaan melalui (RJ,RI,RD)

(20)

Riwayat & Pemeriksaan Fisik



Tujuan pokok riwayat & pemeriksaan fisik adalah untuk

memberikan bahan pelengkap bagi dokter untuk

menetapkan diagnosa yg menjadi dasar tindakan

pertolongan & perawatan/pengobatan terhadap pasien



Riwayat merupakan catatan ttg informasi yg diberikan

oleh pasien



Lembaran Pemerikasaan Fisik mencatat semua hasil

pemeriksaan terhadap seluruh bagian tubuh yang

dilakukan oleh dokter



Ada 2 macam formulir yg digunakan:

–

Formulir Kosong (blank sheet)

(21)

ANAMNESA



Anamnesa adalah suatu kegiatan

wawancara antara pasien/keluarga pasien

dan dokter atau tenaga kesehatan

lainnya yang berwenang untuk

memperoleh keterangan-keterangan

tentang keluhan dan penyakit yang

diderita pasien

(22)

Anamnesa dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:

a) Auto-anamnesa yaitu kegiatan wawancara

langsung kepada pasien karena pasien dianggap mampu tanya jawab

b)

A

_{llo-anamnesa yaitu kegiatan wawancara secara}

tidak langsung atau dilakukan wawancara/tanya jawab pada keluarga

pasien atau yang mengetahui tentang pasien.

Allo-anamnesa dilakukan karena ;

-

Pasien belum dewasa (anak-anak yang belum

dapat mengemukakan pendapat terhadap apa

yang dirasakan)

-

Pasien dalam keadaan tidak sadar karena sesuatu

-

Pasien tidak dapat berkomunikasi

(23)

3. Pemeriksaan fisik, yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pemeriksaan kondisi fisik dari pasien.

Pemeriksaan fisik meliputi :

a. Inspeksi, yaitu pemeriksaan yang dilakukan dengan cara

melihat/memperhatikan keseluruhan tubuh pasien secara rinci dan sistematis

b. Palpasi, yaitu pemeriksaan fisik dengan cara meraba pada bagian tubuh

yang terlihat tidak normal

c. Perkusi, yaitu pemeriksaan fisik dengan mengetuk daerah tertentu dari

bagian tubuh dengan jari atau alat, guna kemudian mendengar suara resonansinya dan meneliti resistensinya

d. Auskultasi, yaitu pemeriksaan fisik dengan mendengarkan bunyi-bunyi

yang terjadi karena proses fisiologi atau patoligis di dalam tubuh, biasanya menggunakan alat bantu stetoskop

(24)

4.

_{Pemeriksaan Penunjang, yaitu}

suatu pemeriksaan medis yang dilakuan atas indikasi

tertentu guna memperoleh ketarangan yang lebih

lengkap. Tujuan pemeriksaan ini dapat bertujuan :

a.

Terapeutik , yaitu untuk pengobatan tertentu

b.

Diagnostik , yaitu untuk membantu menegakan

diagnosis tertentu

(25)

5. Diagnosis, yaitu penetapan jenis penyakit tertentu berdasarkan

analisis hasil anamnesa dan pemeriksaan yang teliti. Penetapan

ini penting sekali artinya untuk menentukan pengobatan atau

tindakan berikutnya. Diagnosis ditinjau dari segi prosesnya,

yaitu :

a. Diagnosis awal atau diagnosis kerja, yaitu penetapan diagnosis awal yang belum diikuti dengan pemeriksaan yang lebih mendalam

b. Diagnosis banding (deferensial diagnosis), yaitu sejumlah diagnosis (lebih dari

1

) yang ditetapkan karena adanya kemungkinan-kemungkinan tertentu guna pertimbangan medis untuk ditetapkan diagnosisnya lebih lanjut

c. Diagnosis akhir, yaitu diagnosis yang menjadi sebab mengapa pasien dirawat dan didasarkan pada hasil-hasil pemeriksaan yang mendalam

(26)

a. Diagnosis utama, yaitu jenis penyakit utama yang diderita pasien

setelah dilakukan pemeriksaan yang lebih mendalam

b. Diagnosis komplikasi, yaitu penyakit komplikasi karena berasal dari

penyakit utamanya

c. Diagnosis kedua, ketiga dst atau Diagnosis Co-Morbid, yaitu penyakit

penyerta diagnosis utama yang bukan berasal dari penyakit utamanya atau sudah ada sebelum diagnosis utama ditemukan

(27)

6. Prognosis, yaitu ramalan medis dan hasil pemeriksaan dan diagnosis berdasarkan teori-teori atau hasil penelitian pada penyakit yang bersangkutan. Kemungkinannya yaitu:

a) Cenderung baik (dubia ad bonam)

b) Cenderung memburuk (dubia ad malam)

7. Terapi, yaitu pengobatan yang diberikan kepada pasien atas dasar indikasi medis atau diagnosis yang ditemukan dokter. Terapi dapat berupa :

a) Terapi medikamentosa, yaitu pengobatan yang diberikan dalam bentuk obat/bahan kimia

b) Terapi suportif, yaitu pengobatan yang diberikan dalam bentuk dukungan moral utuk proses penyembuhan pasien

c) Terapi invasif, yaitu pengobatan dengan melakukan tindakan yang menyebabkan disintegrasi (tidak utuhnya) jaringan atau organ

(28)

8. Tindakan medis, yaitu suatu intervensi medis yang dilakukan

pada seseorang

berdasar atas indikasi medis tertentu yang

dapat mengakibatkan integritas jaringan atau organ

terganggu. Tindakan tersebut dapat berupa :

1. Tindakan terapetik yang bertujuan untuk pengobatan

2. Tindakan diagnostik yang bertujuan untuk menegakanatau menetapkan diagnosis.

3. Tindakan medis hanya dapat dilakukan apabila telah dilakukan informed consent, yaitu persetujuan atau penolakan pasien yang bersangkutan terhadap tindakan medis yang akan diterimanya setelah memperoleh informasi lengkap tentang tindakan tersebut.

(29)

Instruksi / Perintah Dokter

Adalah petunjuk dokter kepada perawat & para medis non perawatan

mengenai semua tindakan & pengobatan yg harus diberikan kepada

pasien

Petugas Rekam Medis dalam meneliti pengisian lembaran instruksi

dokter harus mengamati:

•

Semua perintah harus telah ditandatangani oleh si pemberi

perintah

•

Perintah scr lisan/telepon, hrs ditandangani pemberi perintah

pada kunjungan berikutnya

•

Perintah pasien pulang harus ditulis sebelum pasien

meninggalkan Rumah Sakit

•

Hasil pemriksaan penunjang hrs ada dlm rekam medis, jika tidak

(30)

Catatan Perawat / Bidan

Digunakan oleh petugas perawatan untuk mencatat pengamatan thd pasien dan pertolongan perawatan yang telah mereka berikan kepada pasien

Catatan ini memberikan gambaan kronologis pertolongan pearwatan, pengobatan yg diberikan dan reaksi pasien thd

tindakan yg dilakukan. Berfungsi sebagai alat komunikasi antara sesama perawat, antara perawat dgn dokter.

Kegunaan:

 Mencatat keadaan pasien selama tidak dilihat oleh dokter

 Menghemat waktu bagi dokter & mencegah timbulnya kekeliruan

 Sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan

(31)

Lembaran Permintaan &

Jawaban Konsul

 Seorang konsulen adalah dokter kedua yang dipanggil oleh dokter yang merawat seorang pasien untuk memeriksa dan mendiskusikan keadaan pasiennya

 Pada umumnya RS membuat form permintaan konsul & jawaban konsul dlm satu formulir. Dokter yg merawat menggariskan semua hal yg diminta (pendapat) kepada dokter konsulen. Konsulen

memeriksa pasien, membaca rekam medis, berdiskusi dengan dokter yg merawat dan menetapkan kesimpulan, diagnosa dan rekomendasinya.

 Petugas Rekam Medis meneliti lembaran konsul untk mencek benar atau tidaknya nama pasien, tanggal,& nomor RM. Apakah semua catatan konsultasi telah ditandatangani, jika belum harusa segera dimintakan untuk dilengkapi oleh konsulen yang menanganinya

(32)

Riwayat Selingan (Interval History)

 Adalah catatan yang dibuat jika seorang pasien masuk kembali utk dirawat dalam jangka waktu hanya satu bulan dgn

kondisi/penyakit yg sama dgn sebelumnya

 Riwayat selingan hanya berisi hal-hal yg terjadi selama satu bulan (interval mode) dan hrs menjelaskan

• Keluhan saat ini & semua perubahan2 penting • Keadaan umum pasien

• Riwayat keluarga

• Hasil pemeriksaan fisik

 Sama dgn catatan2 lainnya lembaran ini hrs dicek kebenaran identitasnya, ditandatangani oleh dokter yg memeriksa &

(33)

Catatan Medik Singkat

(Short Form Medical Record )

 Adalah formulir yang dapat digunakan utk kasus pengobatan atau diagnosa sederhana dimana pasien dirawat kurang dari 48 jam

 Formulir ini mencatat :

• Identitas pasien • Keadaan pasien

• Penemuan-penemuan keadaan fisik yg penting • Pertolongan pengobatan yg diberikan

• Catatan lain yg memberikan dasar diagnosa pengobatan

 Formulir ini harus ditandatangani oleh dokter yg bertanggung jawb

(34)

Lembaran Grafik

Memberikan gambaran ttg suhu, nadi, dan pernafasan seseorang pasien yang pengisiannya dilakukan oleh petugas perawatan dimulai sejak pasien mulai dirawat

Dalam lembaran grafik ini juga dicatat pemasukan dan pengeluaran cairan, dan tekanan darah, dapat juga dimasukan ttg diet, spesimen utk laboratorium infeksi nosokomial dsb

Lembaran Hasil Pemeriksaan Lab

Pemeriksaan Lab diperintahkan oleh dokter yg merawat. Hasil

pemeriksaan lab hrs dibuat oleh masing2 petugas yg melakukan tes tersebut. Lapoan hasil pemeriksaan yg aslinya menjadi bagian dr Rekam Medis pasien yg bersangkutan

Lembaran hasil pemeriksaan biasanya direkatkan pd satu lembaran secara berurutan, shg masing2 lembar tampak. Setiap lembaran hrs diteliti kebenaran nama pasien, nomor RM, tanggal & tandatangan pembuat laporan hasil pemeriksaan

(35)

Laporan Patologi

Laporan Jaringan

• Laporan ini diperlukan terhadap semua jaringan yang diambil

dengan operasi, biosi, atau dikeluarkan. Semua jaringan hrs jelas identitasnya dan dikirim ke lab patologi utk diperiksa

• Permintaan pemeriksaan jaringan hrs menyebutkan diagnosa

klinis. Pemeriksaan semua jaringan oleh patolog scr mikroskopik & hrs membuat laporan tertulis ttg diagnosa klinis, diagnosa

patologis & hasil pemeriksaan mikroskopik

• Lembaran laporan asli yg ditandatangani oleh patolog diterima

oleh unit perawatan & menjadi bagian lembaran RM

• Petugas RM harus meneliti nama psien, nomor RM, dan semua

(36)

Laporan Hasil Radiologi

Sinar Ro untuk menegakkan diagnosa dalah

pemeriksaan dengan menggunakan sinar Rontgen untuk membantu dokter dalam menagakan diagnosa seorang pasien. Seorang ahli radiologi akan

menuliskan interpretasinya terhadap gambar2 yang dibuat (film) dan menandatangani laporan tersebut. Laporan yang asli dikirim ke unit perawatan untuk diinformasikan kepada dokter yang merawat dan disatukan dengan RM yang bersangkutan

Petugas RM harus meneliti kebenaran nama pasien, nomor RM dan tandatangan ahli radiologinya

(37)

Laporan Operasi

Setiap pasien yang mendapatkan tindakan operasi, harus ada

laporan operasinya di dalam RM. Laporan operasi harus dibuat dan ditandatangani oleh dokter yang melakukan operasi.

Diagnosa pre operative harus sudah dicantumkan sebelum operasi dilakukan, hal ini penting agar dapat dilakukan perbandingan

diagnosa post operative.

Dalam laporan operasi harus dicatat selengkapnya penemuan yang normal dan abnormal semua organ yang diperiksa, prosedur operasi, penjahitan dan benang pengikat yang dipakai.

Petugas RM meniti kelengkapan laporan operasi tentang : Nama ahli bedah dan asisten

Diagnosis pre operative Diagnosis post operative Nama/jenis operasi

Laporan lengkap jalannya (teknik)operasi Ada/tidaknya jaringan yang dibuang

(38)

Laporan Anestesi

Sebelum dilaksanakan tindakan operasi biasanya

dilakukan tindakan anestesi dan dokter anestesi harus membuat laporan anestesi.

Dalam laporan anestesi dicatat hal-hal sbb: Dosis, jam, efek medikasi pre operative

Nama dan jumlah obat bius Cara pemberian obat bius

Lamanya pemberian obat bius

Cairan yang diberikan intravena dikamar operasi Suhu, nadi, pernafasan, tekanan darah dan kondisi pasien selama berlangsung operasi

(39)

Catatan Ruang Recovery

Untuk perawatan post operative atau post anestesi, pasien dibawa ke recovery room. Data yang penting tentang keadaan pasien dan pengobatan, pada saat tiba, selama dan pada saat dipindahkan dari recovery room harus dicatat.

Data ini harus ditulis pada halaman belakang laporan anestesi untuk memudahkan mendapatkan informasi, atau dibuat formulir tersendiri.

(40)

Laporan Autopsi

Laporan autopsi meliputi ringkasan riwayat dan

pengobatan yang tertulis pada RM, laporan tentang penemuan pada pelaksanaan autopsi, penemuan microscopis dan diagnosis anatomis.

Isi yang perlu dimengerti oleh petugas RM:

Autopsi lengkap (Complete Autopsy) yaitu pemeriksaa secara lengkap terhadap semua isi dada, isi perut, isi tengkorak kepala, spinal cord yang mungkin dicapai dengan insisi di punggung

Hanya kepala (Head Only) yaitu pemeriksaan lengkap terhadap isi kepala

Hanya badan (Trunk Only) yaitu pemeriksaan lengkap terhadap isi torak dan perut, spinal cord dengan hanya insisi anterior

(41)



PETUNJUK PEMBUATAN DESAIN FORM RM

1.Nilailah setiap bentuk formulir secara khusus untuk : a. menjamin keperluan pentingnya informasi

b. menghindari dua kali pencatatan

c. menjamin secara keseluruhan &keterkaitan dari sistem pencatatan yg ada

2.Tentukan tujuan bentuk/desin formulir tsb. Dgn memperkirakan, mempertimbangkan informasi yg akan masuk kedalam formulir tersebut

3.Kenali keuntungan2 yg akan diterima dari bentuk formulir yg akan dirancang

4. Rancanglah bentuk formulir sesederhana mungkin, dan usahakan jangan sampai adanya kekeliruan yg berhubungan dgn : judul

judul, bagian bagian, perintah2

5. Pertimbangkan penggunaan dari sesuatu yg tdk berpola dgn

penggunaanya. Hal ini akan mengurangi kebutuhan utk beberapa formulir yg khusus guna memonitor faktor faktor perawatan

khusus dan utk pebgurangan timbunan formulir dalam jumlah yg besar

(42)

6. Rencanakan semua bentuk formulir formulir yg digunakan utk mencatat, agar dibuat ukuran2 yg seragam dgn formulir lainnya 7. Tempatkan judul formulir dan identifikasi pasien secara tetap(tdk

berubah rubah pada setiap formulir

8. Buatlah ruangan pencatatan yg cukup untuk nama lengkap dan tanda tangan

9. Pertimbangkan pencatatan judul2 dan caption-caption serta penggunaan huruf tebal

10.Garis judul judul agar tidak membuat kacau dan usahakanlah adanya kemudahan mengisi informasi/data ke dlm formulir 11.Pertimbangkan pencatatan urutan urutan yg logis dari judul

judul pokok ( utama )

12.Gunakanlah kertas putih dgn kode warna pd tepinya, agar dapat mengenal dgn cepat perbedaan2 formulir yg satu dgn lainya, dgn menggunakan kertas berwarna mungkin menjadi sulit utk dibaca jika difotocopy

13. Pilihlah caption caption yg menyatakan secara jelas menganai informasi apakah yg akan dimasukan

(43)

15. Rencanakanlah ruangan sesuai dgn cara pendokumentasian yang spesifik

a. Pemasukan data dgn pengetikan2 , susunan baris sesuai dgn jumlah baris per inch pd pengetikan dan menyediakan

ruangan vertikal ( kolom kolom )

b. Pemasukan data dgn tulisan tangan, susunan baris yg cukup jauh terpisah agar dapat mudah dibaca

c. Ukuran pencetakan dgn menggunakan komputer, susunan margin, ruangan dan tanda-tanda yg jelas

d. Pertimbangkanlah jangka waktu penyimpanan setiap formulir yg digunakan

16. Kenali bagian2 tertentu yg dibatasi penggunaanya oleh staf yg ditunjuk atau kelompok kelompok

17. Pertimbangkanlah pencetakan pd kedua permukaan kertas ( cetakan bolak balik ) utk menghemat penggunaan

18. Bilamana mungkin, hilangkan keperluan akan formulir yg bersifat khusus dgn memanfaatkan stempel karet utk formulir yg ada

19. Sediakan lahan yg cukup utk tanda tangan orang yg memasukan data.

(44)

20. Apabila formulir yg baru dirancang dan memerlukan perbaikan perbaikan , memfotocopy dlm jumlah sedikit dpt dilakukan

sebagai percobaan

21. Gunakanlah persediaan kertas yg bermutu utk pencetakan akhir hal ini utk menghindari kerusakan yg cepat dan menjamin ada nya kepastian hasil cetakan yg bermutu

22. Hindarkan persedian kartu dlm jumlah yg berlebihan, karena hal tersebut akan menciptakan timbunan timbunan kartu yang akan menyulitkan

23. Sedikan formulir utk selama 6 bulan saja,hal ini utk menghinda ri pemborosan selama perbaikan atau perubahan prosedur

pendokumentasian

24. Buatlah suatu pertimbangan/keputusan dan persetujuan akhir dari konsep formulir sebelum diterapkan.hal ini dapat dicapai dgn adanya panitia disain formulir yg “ multidisplinary “

25. Jika formulir akan dipergunakan oleh beberapa bagian, berikan intruksi /petunjuuk singkat. Hal ini untuk menjamin

(45)

26. Perkenalkanlah suatu usulan baru formulir yg akan dibuat, sebelum penerapanya dan juga selama tahap perencanaanya cara ini akan mendapatkan masukan dari /oleh orang yg akan mengunakan / mengisi data tersebut

27. Jika ada intruksi yg bersifat mendetail, maka persiapkanlah petunjuk yg terpisah yg berkaitan dgn :

a. Maksud

b. Penggunaan

c. Intruksi utk mengisi d. Tanggung jawab e. Referensi bila ada

28. Cantumkanlah nama, alamat dan kota yg mungkin dapat diisi pd formulir yg akan dikirim keberbagai tempat / kota lain

29. Nyatakanlah semua formulir dengan : a. Judul yg sederhana dan jelas

b. Angka pengontrolan persedian/ nomor formulir

c. Bulan dan tahun dari percetakan awal, percetakn perbaikan dan npercetakan akhir.