1 BAB I
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Surveilans kesehatan masyarakat adalah pengumpulan, analisis, dan analisis data secara terus-menerus dan sistematis yang kemudian disebarluaskan kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam pencegahan penyakit dan masalah kesehatan lainnya. Surveilans memungkinkan pengambil keeputusan untuk memimpin dan mengelola dengan efektif. Surveilans kesehatan masyarakat memberikan informasi kewaspadaan dini bagi pengambil keputusan dan manajer tentang masalah-masalah kesehatan yang perlu diperhatikan pada suatu populasi. Surveilans kesehatan masyarakat merupakan instrumen penting untuk mencegah
outbreak penyakit dan mengembangkan respons segera ketika penyakit mulai menyebar.
Informasi dari surveilans juga penting bagi kementerian kesehatan, kementerian keuangan, dan donor, untuk memonitor sejauh mana populasi telah terlayani dengan baik (DCP2, 2008).
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut (Tiara, 2011).
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan pondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis, dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu
2 puskesmas atau yang disbut dengan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP).
Puskesmas Andalas terletak di kelurahan Andalas meliputi 10 kelurahan sebagai wilayah kerjanya, yaitu: Kelurahan Sawahan, Kelurahan Jati Baru, Kelurahan Jati, Kelurahan Sawahan Timur, Kelurahan Simpang Haru, Kelurahan Andalas, Kelurahan Kubu Marapalam, Kelurahan Kubu Dalam Parak Karakah, Kelurahan Parak Gadang Timur, Kelurahan Ganting Parak Gadang. Oleh karena, wilayah kerja Puskesmas Andalas memiliki kondisi geografis yang berbeda dengan daerah lain sehingga diperlukan surveilens yang rutin terus menerus serta diperlukan pencatatan dan pelaporan yang baik sehingga penulis ingin menulis makalah mengenai surveilans, pencatatan, dan pelaporan terutama di Puskesmas Andalas.
1.2. Batasan Masalah
Makalah ini membahas mengenai kegiatan surveilans, pencatatan dan pelaporan data surveilans di Puskesmas Andalas serta permasalahan yang ada dalam rangkaian kegiatan tersebut.
1.3. Tujuan Penulisan a. Tujuan Umum
Mengetahui pelaksanaan kegiatan surveilans, pencatatan dan pelaporan data di Puskesmas Andalas
b. Tujuan Khusus
1. Mengetahui pelaksanaan kegiatan surveilans di Puskesmas Andalas 2. Mengetahui pencatatan dan pelaporan data di Puskesmas Andalas
3. Mengetahui permasalahan yang ada dalam pelaksanaan survelens, pencatatan dan pelaporan data di Puskesmas Andalas
1.4. Metode Penulisan
Metode penulisan makalah ini berupa tinjauan pustaka yang merujuk pada berbagai literatur, analisis, dan diskusi
3 BAB II
ANALISIS SITUASI 2.1. Sejarah Puskesmas
Puskesmas Andalas didirikan pada tahun 1975. Pertama kali dipimpin oleh Dr. Tamrin dengan 6 orang pegawai yang terdiri dari 1 orang bidan, 1 orang perawat, 1 orang tenaga sanitasi, 1 orang pembantu bidan, 1 orang pembantu perawat dan 1 orang tenaga tata usaha dengan 11 program pokok. Wilayah kerja Puskesmas Andalas setelah pemekaran kota Padang menjadi 11 kecamatan, Alai masuk ke Padang Utara dan 3 buah Pustu di bawah Puskesmas Alai menjadi milik Puskesmas Andalas, sehingga pegawai Puskesmas Andalas juga bertambah menjadi 15 orang.
2.2. Keadaan Geografis
Puskesmas Andalas terletak di kelurahan Andalas dengan luas 8.150 km2 dengan batas-batas sebagai berikut:
- sebelah utara : Kecamatan Padang Utara, Kuranji - sebelah selatan : Kecamatan Padang Selatan
- sebelah barat : Kecamatan Padang Barat
- sebelah timur : Kecamatan Lubuk Begalung, Pauh
Puskesmas Andalas meliputi 10 kelurahan sebagai wilayah kerjanya. Kesepuluh kelurahan tersebut adalah
1. Kelurahan Sawahan 2. Kelurahan Jati Baru 3. Kelurahan Jati
4. Kelurahan Sawahan Timur 5. Kelurahan Simpang Haru 6. Kelurahan Andalas
4 8. Kelurahan Kubu Dalam Parak Karakah
9. Kelurahan Parak Gadang Timur 10. Kelurahan Ganting Parak Gadang
Gambar 1. Peta wilayah kerja Puskesmas Andalas 2.3. Keadaan Demografis
Data kependudukan Kecamatan Padang Timur sebagai wilayah kerja Puskesmas Andalas adalah:
Tabel 1. Distribusi Penduduk menurut Kelurahan Tahun 20127
NO KELURAHAN JUMLAH
1 Kelurahan Sawahan 6387
2 Kelurahan Jati Baru 6707
5
4 Kelurahan Sawahan Timur 5360
5 Kelurahan Simpang Haru 5835
6 Kelurahan Andalas 8980
7 Kelurahan Kubu Marapalam 6309 8 Kelurahan Kubu Dalam Parak Karakah 10134 9 Kelurahan Parak Gadang Timur 7594 10 Kelurahan Ganting Parak Gadang 10132
Jumlah 77.572
Sumber : Laporan Tahunan Puskesmas Andalas tahun 2012
Tabel .2. Daftar Sasaran Kesehatan Puskesmas Andalas Tahun 2012
Kelurahan Bayi Balita Bumil Bufas Buteki WUS PUS Lansia
Sawahan 153 749 168 160 306 1571 1076 531 Jati Baru 161 786 177 169 322 1650 1130 558 Jati 250 1223 275 262 500 2567 1758 868 Sawahan Timur 128 629 142 135 256 1321 904 446 Kubu Marapalam 152 741 167 160 304 1560 1069 527 Andalas 221 1081 243 232 442 2268 1554 766
Kubu Dalam Pr. Karakah 250 1226 275 263 500 2572 1762 869 Parak Gadang Timur 188 922 207 198 376 1934 1325 653
6 Simpang Haru 141 689 155 148 282 1446 991 489 Ganting Parak Gadang 251 1229 276 263 502 2579 1766 871 Jumlah 1895 9275 2085 1990 3790 19468 13335 6578 Sumber : Laporan Tahunan Puskesmas Andalas tahun 2012
2.4. Sarana dan Prasarana
2.4.1. Sarana dan Prasarana Kesehatan
Wilayah Kerja Puskesmas Andalas sangat luas, oleh karena itu untuk melayani masyarakat, Puskesmas Andalas memiliki 1 buah Puskesmas induk, dan 8 buah Puskesmas pembantu dan 3 buah Poskeskel yang tersebar di wilayah kerja Puskesmas Andalas, yaitu :
1. Puskesmas Pembantu Andalas Barat 2. Puskesmas Pembantu Parak Karakah 3. Puskesmas Pembantu Tarandam 4. Puskesmas Pembantu Ganting Selatan 5. Puskesmas Pembantu Jati Gaung 6. Puskesmas Pembantu Sarang Gagak 7. Puskesmas Pembantu Kubu Dalam 8. Puskesmas Pembantu Kampung Durian 9. Poskeskel Kubu Marapalam
10. Poskeskel Sawahan Timur
11. Poskeskel Kubu Dalam Parak Karakah
Untuk kelancaran tugas pelayanan terhadap masyarakat, Puskesmas Andalas mempunyai: 1 buah kendaraan roda empat (Puskel)
5 buah kendaraan roda dua
Sarana kesehatan lain yang ada di wilayah kerja Puskesmas Andalas yaitu: Rumah Sakit Pemerintah : 3 buah
Rumah Sakit Swasta : 6 buah Klinik Swasta : 6 buah
7 Dokter Praktek Umum : 51 orang
Dokter Praktek Spesialis : 15 orang Bidan Praktek Swasta : 30 orang Dukun Terlatih : 2 orang Kader aktif : 352 orang
Pos KB : 12 pos
Posyandu Balita : 88 buah Posyandu Lansia : 11 buah
Pos BINDU : 1 buah
2.4.2. Sarana dan Prasarana Umum
Sarana dan prasarana umum di wilayah kerja Puskesmas Andalas: Taman kanak-kanak (TK) : 34 buah
SD Negeri : 35 buah
SD Swasta : 13 buah
SMP/MTsN : 11 buah
SMA/ SMK : 15 buah
Perguruan tinggi : 4 buah Tempat ibadah : 112 buah Salon/ pangkas rambut : 34 buah
Pasar : 2 buah
2.5. Kondisi Sosial, Budaya dan Ekonomi
Sebagian besar penduduk wilayah kerja Puskesmas Andalas beragama Islam yaitu sekitar 96%, beragama Kristen 2%, Hindu 1% dan Budha 1 %. Keadaan ekonomi penduduk sebagian besar menengah ke bawah.
2.6. Tenaga Kesehatan dan Struktur Organisasi
Puskesmas Andalas mempunyai 63 tenaga kesehatan yang bertugas di dalam gedung induk dan Puskesmas Pembantu. dengan rincian: 51 orang PNS, 7 orang tenaga PTT, 5 orang tenaga volunteer/honor.
8 Tabel 3. Komposisi Ketenagaan yang ada di Puskesmas Andalas
NO JENIS
KETENAGAAN PNS PTT HONOR JML
1. Dokter Umum 4 4
2. Dokter Gigi 4 4
3. SKM 1 1
6. Pengatur Gizi / AKZI 1 1 2
7. Perawat 14 1 15 8. Bidan 14 7 21 9. Perawat Gigi 1 1 10. Sanitarian 1 1 11. Asisten Apoteker 3 3 12. Analis 2 1 3 13. SMU 5 2 7 Jumlah 50 7 5 62
Sumber : Laporan Tahunan Puskesmas Andalas tahun 2012
9 BAB III
TINJAUAN PUSTAKA 3.1. SURVEILANS
3.1.1. Pengertian
Menurut WHO (2004), surveilans adalah proses pengumpulan, pengolahan, analisis dan interpretasi data secara sistemik dan terus menerus serta penyebaran informasi kepada unit yang membutuhkan untuk dapat mengambil tindakan. Berdasarkan definisi diatas dapat diketahui bahwa surveilans adalah suatu kegiatan pengamatan penyakit yang dilakukan secara terus menerus dan sistematis terhadap kejadian dan distribusi penyakit serta faktor-faktor yang mempengaruhinya pada masyarakat sehingga dapat dilakukan penanggulangan untuk dapat mengambil tindakan efektif.
Surveilans memungkinkan pengambil keeputusan untuk memimpin dan mengelola dengan efektif. Surveilans kesehatan masyarakat memberikan informasi kewaspadaan dini bagi pengambil keputusan dan manajer tentang masalah-masalah kesehatan yang perlu diperhatikan pada suatu populasi. Surveilans kesehatan masyarakat merupakan instrumen penting untuk mencegah outbreak penyakit dan mengembangkan respons segera ketika penyakit mulai menyebar. Informasi dari surveilans juga penting bagi kementerian kesehatan, kementerian keuangan, dan donor, untuk memonitor sejauh mana populasi telah terlayani dengan baik (DCP2, 2008). Gambar 3.1 menyajikan skema sistem surveilans.
10 3.1.2. Tujuan surveilans
1. Mendeteksi KLB, letusan, wabah (epidemi) 2. Memonitor kecenderungan penyakit endemik 3. Evaluasi intervensi
4. Memonitor kemajuan pengendalian 5. Memonitor kinerja program
6. Prediksi KLB, letusan, wabah (epidemi)
7. Memperkirakan dampak masa yang akan datang dari penyakit. 3.1.3. Komponen surveilans
Komponen-komponen kegiatan surveilans menurut Depkes. RI, (2004) seperti dibawah ini : 1. Pengumpulan data, data yang dikumpulkan adalah data epidemiologi yang jelas, tepat
dan ada hubungannya dengan penyakit yang bersangkutan. Tujuan dari pengumpulan data epidemiologi adalah: untuk menentukan kelompok populasi yang mempunyai resiko terbesar terhadap serangan penyakit; untuk menentukan reservoir dari infeksi; untuk menentukan jenis dari penyebab penyakit dan karakteristiknya; untuk memastikan keadaan yang dapat menyebabkan berlangsungnya transmisi penyakit; untuk mencatat penyakit secara keseluruhan; untuk memastikan sifat dasar suatu wabah, sumbernya, cara penularannya dan seberapa jauh penyebarannya
2. Kompilasi, analisis dan interpretasi data. Data yang terkumpul selanjutnya dikompilasi, dianalisis berdasarkan orang, tempat dan waktu. Analisa dapat berupa teks tabel, grafik dan spot map sehingga mudah dibaca dan merupakan informasi yang akurat. Dari hasil analisis dan interpretasi selanjutnya dibuat saran bagaimana menentukan tindakan dalam menghadapi masalah yang baru
3. Penyebaran hasil analisis dan hasil interpretasi data. Hasil analisis dan interpretasi data digunakan untuk unit-unit kesehatan setempat guna menentukan tindak lanjut dan disebarluaskan ke unit terkait antara lain berupa laporan kepada atasan atau kepada lintas sektor yang terkait sebagai informasi lebih lanjut
Komponen-komponen dalam pelaksanaan sistem surveilans (WHO,1999) adalah sebagai berikut: a. Pengumpulan Data
11 Pengumpulan data merupakan komponen yang sangat penting karena kualitas informasi yang diperoleh sangat ditentukan oleh kualitas data yang dikumpulkan. Data yang dikumpulkan harus jelas, tepat dan ada hubungannya dengan penyakit yang bersangkutan. Oleh karena itu untuk dapat menjalankan surveilans yang baik pengumpulan data harus dilaksanakan secara teratur dan terus-menerus.
Tujuan pengumpulan data:
1). Menentukan kelompok atau golongan populasi yang mempunyai resiko terbesar terkena penyakit seperti jenis kelamin, umur, suku, pekerjaan dan lain -lain.
2). Menentukan jenis agent atau penyebab penyakit dan karakteristiknya. 3). Menentukan reservoir infeksinya
4). Memastikan keadaan yang menyebabkan kelangsungan transmisi penyakit. 5). Mencatat kejadian penyakit, terutama pada kejadian luar biasa.
Sumber data yang dikumpulkan barlainan untuk tiap jenis penyakit. Sumber data sistem surveilans terdiri dari 10 elemen yaitu:
1). Pencatatan kematian
2). Laporan penyakit, merupakan elemen yang terpenting dalam surveilans. Data yang diperlukan : nama penderita, umur, jenis kelamin, alamat, diagnosis dan tanggal mulai sakit.
3). Laporan kejadian luar biasa atau wabah. 4). Hasil pemeriksaan laboratorium.
5). Penyelidikan peristiwa penyakit menular. 6). Penyidikan kejadian luar biasa atau wabah. 7). Survey : memerlukan tenaga, biaya dan fasilitas.
12 9). Data penggunaan obat-obatan, serum dan vaksin.
10). Data kependudukan dan lingkungan. b. Pengolahan, analisa dan interpretasi data
Data yang terkumpul segera diolah, dianalisa dan sekaligus diinterpretasikan berdasarkan waktu, tempat dan orang, kemudian disajikan dalam bentuk teks, tabel, spot map dan lain-lain agar bisa menjawab masalah-masalah yang ada, sehingga segera dilakukan tindakan yang cepat dan tepat.
Berdasarkan hasil analisa dan interpretasi data, dibuat tanggapan dan saran-saran dalam menentukan tindakan pemecahan masalah yang ada.
c. Penyebarluasan Informasi dan umpan balik.
Hasil analisa dan interpretasi data selain terutama dipakai sendiri oleh unit kesehatan setempat untuk keperluan penentuan tindak lanjut, juga untuk disebarkluaskan dengan jalan dilaporkan kepada atasan sehagai infomasi lebih lanjut, dikirimkan sebagai umpan balik (feed
back)kepada unit kesehatan pemberi laporan.
Umpan balik atau pengiriman informasi kembali kepada sumber-sumber data (pelapor) mengenai arti data yang telah diberikan dan kegunaannya setelah diolah, merupakan suatu tindakan yang penting, selain tindakanfollow up.
3.1.4. Aktifitas Inti Surveilans
Aktivitas surveilans kesehatan masyarakat meliputi delapan aktivitas inti (McNabb, et al., 2002), yaitu:
1) Pendeteksian kasus (case detection): proses mengidentifikasi peristiwa atau keadaan kesehatan. Unit sumber data menyediakan data yang diperlukan dalam penyelenggaraan surveilans epidemiologi termasuk rumah sakit, puskesmas, laboratorium, unit penelitian, unit program-sektor dan unit statistik lainnya.
2) Pencatatan kasus (registration): proses pencatatan kasus hasil identifikasi peristiwa atau keadaan kesehatan.
13 3) Konfirmasi (confirmation): evaluasi dari ukuran-ukuran epidemiologi sampai pada hasil percobaan laboratorium.
4) Pelaporan (reporting): data, informasi dan rekomendasi sebagai hasil kegiatan surveilans epidemiologi disampaikan kepada pihak-pihak yang dapat melakukan tindakan penanggulangan penyakit atau upaya peningkatan program kesehatan, pusat penelitian dan pusat kajian serta pertukaran data dalam jejaring surveilans epidemiologi. Pengumpulan data kasus pasien dari tingkat yang lebih rendah dilaporkan kepada fasilitas kesehatan yang lebih tinggi seperti lingkup daerah atau nasional.
5) Analisis data (data analysis): analisis terhadap data-data dan angka-angka dan menentukan indikator terhadap tindakan.
6) Respon segera/ kesiapsiagaan wabah (epidemic preparedness) kesiapsiagaan dalam menghadapi wabah/kejadian luar biasa.
7) Respon terencana (response and control): sistem pengawasan kesehatan masyarakat hanya dapat digunakan jika data yang ada bisa digunakan dalam peringatan dini dan munculnya masalah dalam kesehatan masyarakat.
8) Umpan balik (feedback): berfungsi penting dari semua sistem pengawasan, alur pesan dan informasi kembali ke tingkat yang lebih rendah dari tingkat yang lebih tinggi.
3.1.5. Kegunaan surveilens epidemiologi
Surveilans epidemiologi mempunyai beberapa kegunaan (Depkes RI, 1997) yaitu:
a. Mengidentifikasi adanya kejadian luar biasa, epidemi dan untuk memastikan tindakan pengendalian secara berhasil guna yang dapat dilaksanakan.
b. Memantau pelaksanaan dan daya guna program pengendalian khusus dengan memperbandingkan besarnya masalah sebelum dan sesudah pelaksanaan program.
c. Membantu menetapkan masalah kesehatan prioritas sasaran program pada tahap perencanaan program.
14
d. Mengidentifikasi kelompok resiko tinggi menurut umur, pekerjaan, tempat tinggal dimana masalah kesehatan sering terjadi dan variasi terjadinya dari waktu ke waktu, menambah pemahaman mengenai vektor penyakit, reservoir binatang dan cara serta dinamika penularan penyakit menula
3.1.6. Syarat- syarat surveilans yang baik
Syarat-syarat sistem surveilans yang baik hendaknya memenuhi karakteristik sebagai berikut (Romaguera, 2000) :
a. Kesederhanaan (Simplicity)
Kesederhanaan sistem surveilans menyangkut struktur dan pengorganisasian sistem. Besar dan jenis informasi yang diperlukan untuk menunjang diagnosis, sumber pelapor, cara pengiriman data, organisasi yang menerima laporan, kebutuhan pelatihan staf, pengolahan dan analisa data perlu dirancang agar tidak membutuhkan sumber daya yang terlalu besar dan prosedur yang terlalu rumit.
b. Fleksibilitas (Flexibility).
Sistem surveilans yang fleksibel dapat menyesuaikan diri dalam mengatasi perubahan-perubahan informasi yang dibutuhkan atau kondisi operasional tanpa memerlukan peningkatan yang berarti akan kebutuhan biaya, waktu dan tenaga.
c. Dapat diterima (Acceptability).
Penerimaan terhadap sistem surveilans tercermin dari tingkat partisipasi individu, organisasi dan lembaga kesehatan. lnteraksi sistem dengan mereka yang terlibat, temasuk pasien atau kasus yang terdeteksi dan petugas yang melakukan diagnosis dan pelaporan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan sistem tesebut. Beberapa indikator penerimaan terhadap sistem surveilans adalah jumlah proporsi para pelapor, kelengkapan pengisian formulir pelaporan dan ketepatan waktu pelaporan. Tingkat partisipasi dalam sistem surveilans dipengaruhi oleh pentingnya kejadian kesehatan yang dipantau, pengakuan atas kontribusi mereka yang terlibat dalam sistem, tanggapan sistem terhadap saran atau komentar, beban sumber daya yang tersedia, adanya peraturan dan perundangan yang dijalankan dengan tepat.
15 d. Sensitivitas (Sensitivity).
Sensitivitas suatu surveilans dapat dinilai dari kemampuan mendeteksi kejadian kasus-kasus penyakit atau kondisi kesehatan yang dipantau dan kemampuan mengidentifikasi adanya KLB. Faktor-faktor yang berpengaruh adalah :
1). Proporsi penderita yang berobat ke pelayanan kesehatan
2). Kemampuan mendiagmosa secara benar dan kemungkinan kasus yang terdiagnosa akan dilaporkan
3). Keakuratan data yang dilaporkan
e. Nilai Prediktif Positif (Positive predictive value)
Nilai Prediktif Positif adalah proporsi dari yang diidentifikasi sebagai kasus, yang kenyataannya memang menderita penyakit atau kondisi sasaran surveilans. Nilai Prediktif Positif menggambarkan sensitivitas dan spesifisitas serta prevalensi/ insidensi penyakit atau masalah kesehatan di masyarakat.
f. Representatif (Representative).
Sistem surveilans yang representatif mampu mendeskripsikan secara akurat distribusi kejadian penyakit menurut karakteristik orang, waktu dan tempat. Kualitas data merupakan karakteristik sistem surveilans yang representatif. Data surveilans tidak sekedar pemecahan kasus-kasus tetapi juga diskripsi atau ciri-ciri demografik dan infomasi mengenai faktor resiko yang penting.
g. Tepat Waktu.
Ketepatan waktu suatu 15ystem surveilans dipengaruhi oleh ketepatan dan kecepatan mulai dari proses pengumpulan data, pengolahan analisis dan interpretasi data serta penyebarluasan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Pelaporan penyakit-penyakit tertentu perlu dilakukan dengan tepat dan cepat agar dapat dikendalikan secara efektif atau tidak meluas sehingga membahayakan masyarakat. Ketepatan waktu dalam 15ystem surveilans dapat dinilai berdasarakan ketersediaan
16 infomasi untuk pengendalian penyakit baik yang sifatnya segera maupun untuk perencanaan program dalam jangka panjang. Tekhnologi komputer dapat sebagai faktor pendukung sistem surveilans dalam ketepatan waktu penyediaan informasi.
3.2. PENCATATAN DAN PELAPORAN
3.2.1. Pengertian sistem pencatatan dan pelaporan
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara. Selanjutnya untuk melengkapi pencatatan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan.
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tertentu
Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP).
Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut Depkes RI (1992) adalah sebagai berikut:
1. Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI no.63/Menkes/SK/II/1981
2. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu
3. Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.
4. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang di tetapkan.
5. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data
17 tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang di tetapkan
6. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah di tetapkan.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP dapat juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.
3.2.2. Manfaat pencatatan dan pelaporan
1. Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat,provinsi,dan kab/kota 2. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan
tenaga kesehatan
3. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan 4. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil
3.2.3. Jenis pencatatan terpadu puskesmas
Pencatatan kegiatan harian progam puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. 1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua data yang diperoleh dari pencatatan kegiatan harian progam yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan
18 darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan: family folder, kartu indek penyakit, buku register dan sensus harian.
2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan kartu register dan kartu murid.
Pencatatan harian masing-masing progam puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disebut dengan System Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/kota setiap awal bulan, kemudian pihak DKK mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan progam. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan puskesmas tidak punya kewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat tetapi dinkes kabupaten/kota lah yang berkewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen Kesehatan Pusat.
3.2.4. Jenis pencatatan
Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas antara lain:
1. Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit tertentu.
2. Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang ditanggulangi
3. Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progam.
LB1 berisi data kesakitan LB2 berisi data kematian
LB3 berisi data progam gizi, KIA, KB, dll LB4 berisi data obat-obatan
Bentuk Formulir Pelaporan :
1. Formulir LB: untuk data kesakitan dan obat dengan LPLPO
2. Formulir LT: untuk data kegiatan
3. Formulir LS: untuk data sarana, kegiatan dan kematian
19
a. Kasus lama
b. Kasus baru
5. LB2: laporan data kematian
6. LB3
a. Gizi
b. KB
c. Imunisasi
d. KIA
e. Pengamatan Penyakit Menular
seperti: diare, malaria, DBD, TB Paru, Kusta, Filaria, ISPA, Rabies dan lain-lain.
7. LB4 a. Kunjungan Puskesmas b. Kehatan Olahraga c. Kesehatan Sekolah d. Rawat Tinggal e. Dan lain-lain
8. LT: laporan kegiatan Puskesmas (tribulan)
a. LT 1
• Keadaan sarana Puskesmas • Dasar UKS
• Kesehatan Lingkungan • Kesehatan Jiwa
• Program Pendidikan dan Pelatihan
• Program Pemberantasan Penyakit dan Gizi
b. LT 2 (kepegawaian)
• Tenaga PNS di Puskesmas • Tenaga PTT di Puskesmas
• Tenaga PNS di Puskesmas Pembantu
c. LT 3 (peralatan)
• Linen
20
• Peralatan untuk Kesehatan Gigi • Peralatan untuk Penyuluhan
• Peralatan untuk Tindakan Medis dan Non Medis
3.2.5. Prosedur pengisian system pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas Prosedur pengisian SP2TP, yaitu:
1. Formulir SP2TP mengacu pada formulir cetakan 2006 baik bulanan maupun tahunan. 2. Pada formulir SP2TP diisi oleh masing-masing penanggung jawab program.
3. Penanggung jawab program bertangung jawab penuh terhadap kebenaran data yang ada. 4. Hasil akhir pengisian data di ketahui oleh kepala puskesmas.
5. Didalam pengentrian ke komputer dapat dilakukan oleh petugas yang ditunjuk atau staf pengelola program bersangkutan.
6. Data pada formulir SP2TP agar diarsipkan sebagai bukti didalam pertangungjawaban akhir minimal 2 tahun.
21 BAB IV
PEMBAHASAN
Surveilans, pencatatan dan pelaporan Puskesmas Andalas Padang sudah berlangsung dengan baik sesuai dengan SP2TP (Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas). Puskesmas telah melakukan surveilans, pencatatan dan pelaporan harian untuk kasus kejadian luar biasa, mingguan untuk melaporkan penyakit yang sedang di tanggulangi, laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin program.
Puskesmas Andalas Padang juga membuat 4 jenis laporan LB1 berisi data kesakitan, LB2 berisi data kematian, LB3 berisi data gizi, KIA, KB , dan lain- lain, LB 4 berisi data obat- obatan.
Semua data yang di masukkan ke dalam formulir pencatatan dan pelaporan didapatkan dari laporan harian, mingguan, bulan dari masing- masing pemegang program pelayanan kesehatan di Puskesmas.
Setiap formulir yang diberikan untuk pencatatan dan pelaporan telah ditentukan dan dibuat oleh dinas kesehatan, sehingga nantinya data yang di laporkan oleh seluruh Puskesmas di seluruh kota Padang sama.
Pengumpulan data kesehatan dilakukan secara sistemik, untuk kasus KLB (kejadian luar biasa) pengumpulan data didapatkan dari informasi masyarakat, lintas sektor, lintas program di lingkungan KLB. Lalu pihak-pihak terkait melakukan survey terhadap kasus tersebut, setelah dinyatakan kasus tersebut suatu kejadian luar biasa, tim survelens langsung melaporkan kepada dinas kesehatan kota dalam jangka waktu 24 jam melalui via internet, SMS, faximile. Dinas kesehatan akan melakukan peninjauan terhadap kasus KLB tersebut dan melaporkan kembali kepada dinas kesehatan provinsi, provnsi juga akan melaporkan kepada dinas kesehatan pusat. Pengumpulan data mingguan dan bulanan di ambil dari pemegang program masing- masing Puskesmas.
Semua hasil surveilans, pencatatan dan pelaporan diketahui dan dianalisis kembali oleh kepala Puskesmas.
22 Masalah yang dihadapi oleh Puskesmas dalam pengumpulan dan pencatatan dan pelaporan masalah kesehatan ke dinas kesehatan kota sering terjadi keterlambatan, hal ini disebabkan karena penyerahan laporan dari masing- masing pemegang program, posyandu, pustu, dan lain- lain terlambat. Formulir yang telah di tetapkan oleh dinas kesehatan untuk pelaporan penyakit terbanyak tidak sesuai dengan data penyakit yang ditemukan di puskesmas. Sarana dan tenaga SDM untuk pengumpulan dan pencatatan pelaporan masalah kesehatan belum memadai. Dan sarana internet untuk memasukkan data ke Dinas Provinsi juga masih sangat terbatas.
Pemecahan masalah yang telah dilakukan pihak Puskesmas untuk keterlambatan, dengan memberi peringatan waktu kepada pemegang program Puskesmas masing- masing dan memberikan limit waktu untuk pengumpulan data. Formulir yang telah ditentukan oleh dinas kesehatan tetap dilaporkan secara online dan di tambah dengan pemberian data manual yang sesuai dengan data penyakit yang di temukan di Puskesmas. Sarana dan SDM yang dibutuhkan masih menjadi masalah bagi Puskesmas Andalas Padang.
23 BAB V
PENUTUP 5.1. Kesimpulan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas, dengan tujuan agar semua data hasil kegiatan Puskesmas dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pencatatan kegiatan harian progam puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung dan pelaporannya dapat berupa laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit tertentu, laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang ditanggulangi dan laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progam.
5.2. Saran
1. Setiap melakukan surveilens hendaknya mengikuti syarat- syarat system surveilens yang baik.
2. Pemegang masing- masing program dapat memberikan laporan hasil pendataannya sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
3. Melakukan pengkajian pelaksanaan surveilens, pencatatan dan pelaporan masalah kesehatan di Puskesmas Andalas.
4. Penguasaan terhadap aspek SP2TP, sarana, kapasitas SDM yang belum memadai perlu mendapatkan perhatian
