BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
III.1. Sejarah Umum Perusahaan
PT. TWK merupakan pengembangan dari Grup TLGMS, yaitu salah satu perusahaan swasta yang telah berdiri sejak tahun 1969 dengan nama PT. TKC. Bidang usaha dari Grup TLGMS terbagi menjadi dua, yaitu industri primer dan industri sekunder. Industri primer meliputi industri penggergajian kayu, yaitu kayu gelondongan dipotong dengan menggunakan sawmill sesuai dengan permintaan dari industri sekunder maupun konsumen langsung, sedangkan industri sekunder meliputi industri pengolahan kayu-kayu gergajian menjadi barang jadi berupa pintu dan flooring yang akan diekspor ke negara-negara Eropa dan Asia. PT. TWK adalah perusahaan yang berkecimpung dalam industri sekunder.
PT. TWK adalah sebuah perusahaan keluarga (family company) yang didirikan oleh Bpk. MH, yang kemudian bertindak sebagai Direktur Utama. Sebagai pelaksana utama dalam perusahaan diserahkan kepada salah satu anaknya, Ibu SSH, selaku Direktur Pemasaran. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1987 berdasarkan Akta Notaris John Leonard Waworuntu, S.H. No. 438 tanggal 26 Juni 1987, dan disahkan Menteri Kehakiman berdasarkan SK No. C2-9424.HT.01.01.Thn 1993, tanggal 21 September 1993. Kemudian diubah dengan Akta Berita Acara No. 255 tanggal 30 April 2002 oleh notaris Dradjat Darmadji, S.H., dan mendapatkan persetujuan Menteri Kehakiman atas Akta Perubahan Anggaran Dasar berdasarkan SK No. C-15451.HT.01.04.Thn 2001, tanggal 11 Desember 2001. Sedangkan untuk izin usaha industrinya, PT. TWK memiliki Surat Izin Usaha Industri No. 51/T/INDUSTRI/1993 tanggal 25 Februari 1993 yang
30 ditambahkan dengan Izin No. 21/T/INDUSTRI/1998 tanggal 13 Januari 1998 yang dikeluarkan oleh Departemen Perindustrian.
Pada awalnya, PT. TWK beralamat di Jl. Hayam Wuruk No. 111-ZZD, Jakarta Barat, kemudian pindah ke Jl. Gajah Mada No. 156-N, Jakarta Barat. Dengan semakin berkembangnya perusahaan ini, maka dibukalah kantor baru yang beralamat di Jl. Arteri Permata Hijau, Komplek ITC Permata Hijau Blok Diamond No. 7-9, Jakarta Selatan, 12210. Sedangkan untuk pabrik pengolahan kayunya beralamat di Jl. Cikedokan, Cibitung, Bekasi, Jawa Barat.
Visi dan misi dari PT. TWK adalah sebagai berikut: 1. Visi.
a) Dalam aspek sosial, yaitu peningkatan kesejahteraan masyarakat yang bermukim di sekitar industri atau pabrik.
b) Dalam aspek ekonomis, yaitu kemampuan untuk menghasilkan keuntungan yang maksimal bagi perusahaan.
c) Dalam aspek ekologis, yaitu menjamin kelestarian lingkungan dan bahan baku kayu dari pengolahan hutan dan industri sawmill.
d) Dalam aspek mutu, yaitu mengusahakan hasil produk yang baik sesuai dengan permintaan pelanggan, efisiensi yang maksimal, pengiriman barang yang baik dan tepat waktu, serta melakukan peningkatan di berbagai sektor secara berkesinambungan.
2. Misi.
a) Mengelola perusahaan secara ramah lingkungan serta mengoptimalkan kontribusi bagi industri kehutanan, masyarakat, bangsa dan negara.
b) Meningkatkan sektor industri dalam upaya peningkatan pendapatan masyarakat yang tinggal di sekitar daerah industri, yaitu melalui penyediaan lapangan kerja. c) Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.
d) Meningkatkan devisa bagi negara.
III.2. Kegiatan Operasional Perusahaan
PT. TWK adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi pintu dan flooring yang seluruh hasil produksinya diekspor ke negara Eropa maupun Asia, sehingga kualitas adalah hal yang paling utama dalam perusahaan. Untuk menunjang kegiatan produksi secara maksimal sesuai dengan visi dan misi yang dimiliki, maka perusahaan sangat memperhatikan seluruh kegiatan operasionalnya, mulai dari penyediaan bahan baku hingga hasil akhir produksi perusahaan. Kegiatan penyediaan bahan baku adalah hal yang sangat penting, karena dari bahan baku yang berkualitas diharapkan akan menghasilkan produk yang berkualitas pula.
Bahan baku yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah jenis kayu meranti, oak, kruing, duren, dan bayur. Bahan-bahan baku tersebut diperoleh dari berbagai supplier yang menjalin kerjasama dengan perusahaan. Supplier-supplier tersebut harus memiliki IUPHHK (Izin Usaha Pengolahan Hasil Hutan Kayu), yang merupakan salah satu syarat mutlak untuk memastikan bahwa supplier tersebut menjaga lingkungan hidup dan melindungi hutan Indonesia dari tindakan penebangan liar (illegal logging). Beberapa supplier tersebut antara lain PT. UKB dan PT. MKB yang beralamat di Curug, Tangerang, serta PT. MGP yang beralamat di Cikarang, Bekasi. Supplier yang bekerjasama dengan perusahaan bukan hanya berasal dari dalam negeri saja, melainkan
32 ada juga yang berasal dari luar negeri seperti New Zealand, sebab jenis kayu tertentu seperti oak tidak terdapat di Indonesia.
Persediaan yang dimiliki perusahaan dibagi menjadi 2 (dua), yaitu persediaan kayu basah dan kayu kering. Kayu basah adalah kayu yang dibeli dari supplier, yang masih dalam keadaan belum siap dipakai untuk proses produksi, sehingga harus melalui proses Kiln Dry (pengeringan) terlebih dahulu. Kayu kering adalah kayu yang dibeli dari supplier dalam keadaan siap pakai untuk proses produksi, ataupun kayu yang berasal dari proses Kiln Dry (pengeringan).
Bahan-bahan baku yang telah tersedia kemudian akan diolah hingga menghasilkan barang jadi (finished goods) berupa pintu dan flooring. Barang jadi berupa pintu dibedakan menjadi 2 (dua) jenis berdasarkan proses pengerjaannya, yaitu solid dan engineering. Pintu solid adalah jenis pintu yang berasal dari kayu solid (bukan hasil tempelan dari satu atau berbagai jenis kayu) seperti meranti maupun oak, sedangkan pintu engineering adalah jenis pintu yang dirakit dari hasil tempelan satu atau berbagai jenis kayu seperti meranti, duren, maupun bayur, yang kemudian akan dilapisi (veneer) dengan menggunakan kayu meranti maupun oak. Veneer adalah suatu lapisan yang terbuat dari kayu dan memiliki ketebalan antara 0,25 mm. Harga jual pintu solid lebih mahal dibandingkan dengan pintu engineering karena sifatnya yang 100% kayu solid. Barang-barang jadi tersebut kemudian akan diekspor ke negara-negara Eropa dengan tujuan utama Inggris serta ke negara-negara Asia terutama Jepang.
III.3. Struktur Organisasi Perusahaan
Untuk mendukung kegiatan operasional PT. TWK agar dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang baik, yang
menggambarkan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing unit kerja dalam perusahaan. Secara formal, PT. TWK telah memiliki struktur organisasi yang disusun sesuai dengan Surat Keputusan Pemegang Saham SK 001/PS/TWK-XII/2007 pada tanggal 20 Desember 2007. Namun demikian, secara faktual perusahaan dijalankan sesuai dengan struktur organisasi yang digambarkan di bawah ini. Sedangkan untuk struktur organisasi formal beserta uraian tugas dan tanggung jawabnya akan dicantumkan dalam Lampiran.
III.4. Uraian Tugas & Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab yang dipaparkan di bawah ini adalah perbedaan antara job description yang faktual dengan yang formal. Untuk job description formal yang lengkap dapat dilihat pada halaman Lampiran.
Posisi/jabatan yang jelas terlihat adanya perbedaan antara job description faktual dengan formalnya adalah Direktur Pemasaran. Perbedaan tersebut adalah bahwa pada job description formal, Direktur Pemasaran tidak bertanggung jawab untuk melakukan proses pembelian bahan baku. Tetapi pada kenyataanya, Direktur Pemasaran juga melakukan proses pembelian bahan baku, yang meliputi:
a) Pembuatan Purchase Order.
b) Melakukan seleksi terhadap para supplier kayu.
c) Melakukan koordinasi dengan pihak supplier dalam rangka melakukan pembelian kayu.
d) Mengeluarkan surat perintah pengambilan bahan baku di gudang supplier.
e) Bertanggung jawab atas pengarsipan semua dokumen-dokumen pembelian dan penjualan kayu.
III.5. Prosedur Operasional Pembelian Bahan Baku pada PT. TWK
Prosedur-prosedur yang terkait dengan proses pembelian bahan baku, yaitu: 1. Pengajuan pembelian.
Prosedur pembelian bahan baku pada PT. TWK bermula ketika ada permintaan pesanan dari pelanggan kepada Departemen Pemasaran. Pesanan tersebut akan disampaikan kepada Direktur Pemasaran, yang juga bertindak sebagai pemilik langsung perusahaan, untuk dievaluasi. Direktur Pemasaran lalu menyampaikan pesanan tersebut
36 kepada Departemen PPIC untuk dibuatkan estimasi perhitungan penggunaan dan kebutuhan bahan baku (jumlah dan ukuran) yang diperlukan untuk memproduksi pesanan dari pelanggan tersebut.
Departemen PPIC akan memeriksa jumlah persediaan bahan baku yang terdapat di Gudang Basah maupun Kering serta stok di Gudang Barang Jadi. Setelah melakukan estimasi mengenai jumlah dan ukuran bahan baku yang diperlukan, Departemen PPIC akan menyampaikannya kembali kepada Direktur Pemasaran. Apabila ternyata bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia ataupun kurang di Gudang Basah maupun Kering, maka Departemen PPIC akan mengajukan surat permintaan pembelian kepada Direktur Pemasaran.
2. Pemilihan supplier.
Direktur Pemasaran akan mengirimkan surat yang berisikan jumlah dan ukuran bahan baku yang dibutuhkan ke beberapa supplier yang menjalin kerjasama dengan perusahaan. Apabila ada supplier yang menyanggupi untuk memenuhi kebutuhan bahan baku tersebut sesuai dengan jangka waktu yang diminta dan setuju dengan tempo waktu pembayaran yang ditetapkan oleh perusahaan, maka ia akan mengirimkan surat kembali (feedback) kepada Direktur Pemasaran.
3. Pembuatan pesanan pembelian.
Setelah ada supplier yang bersedia menyiapkan bahan baku yang diminta, Direktur Pemasaran akan membuatkan Purchase Order kepada pihak supplier yang berisi jumlah, ukuran, kualitas, dan harga bahan baku serta jangka waktu pembayaran, yang akan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Kemudian, Direktur Pemasaran akan membuat surat perintah ke Departemen PPIC untuk melakukan pemeriksaan bahan baku di
gudang supplier. Surat perintah tersebut berisi jumlah dan ukuran bahan baku yang akan diperiksa di gudang supplier.
Setelah itu, Departemen PPIC akan meneruskan surat perintah tersebut kepada Grader Bahan Baku, yang ditembuskan kepada Direktur Pemasaran serta Gudang Kayu Kering dan Basah, untuk pergi ke gudang supplier. Grader kemudian melakukan pemeriksaan atas jumlah dan ukuran bahan baku sesuai dengan surat perintah dari Departemen PPIC. Dari hasil laporan Grader kepada Departemen PPIC yang kemudian diteruskan kepada Direktur Pemasaran, bahan baku akan dikirim oleh supplier ke Gudang Basah ataupun Kering, dilengkapi dengan Surat Jalan, SKSHH (Surat Keterangan Sahnya Hasil Hutan) atau FAKO (Faktur Angkutan Kayu Olahan), dan Packing List.
4. Pencatatan kewajiban.
Pencatatan bahwa telah terjadi pembelian bahan baku dilakukan oleh Departemen Akuntansi berdasarkan Purchase Order. Setelah bahan baku dikirimkan, Direktur Pemasaran akan menerima tagihan (invoice) dari supplier. Kemudian, Direktur Pemasaran akan menyampaikan invoice tersebut kepada Departemen Keuangan. Departemen Keuangan harus meminta tanda tangan (otorisasi) dari Direktur Pemasaran, selaku salah satu pejabat yang berwenang untuk mengeluarkan cek dalam rangka melakukan pembayaran kepada supplier. Setelah mendapat otorisasi, Departemen Keuangan akan melakukan pembayaran kepada supplier sesuai dengan Purchase Order. 5. Penerimaan bahan baku.
Bagian Gudang Basah ataupun Kering akan melakukan proses penerimaan bahan baku dan kemudian melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen serta jumlah, ukuran, dan kualitas bahan baku yang diterima. Apabila bahan baku yang diterima
38 adalah kayu basah, maka bagian Gudang Basah harus mempersiapkan bahan baku untuk dimasukkan ke proses KD (Kiln Dry). Setelah menerima bahan baku dari Gudang Basah, bagian KD akan melakukan proses pengeringan dengan menggunakan boiler sesuai dengan instruksi kerja. Setelah proses pengeringan selesai, maka bahan baku akan dikirim oleh bagian KD ke Gudang Kering dengan menggunakan surat jalan yang ditembuskan kepada Gudang Basah.
6. Proses produksi.
Apabila semua bahan baku yang diperlukan telah tersedia, Departemen PPIC akan menyampaikan surat permintaan produksi kepada Departemen Produksi sesuai dengan spesifikasi yang telah diberikan oleh pelanggan. Setelah proses produksi selesai, Departemen Produksi akan menyampaikan kepada Departemen PPIC, tembusan kepada Direktur Pemasaran, bahwa barang jadi (finished goods) telah tersedia. Barang jadi tersebut akan diperiksa kualitasnya terlebih dahulu oleh Departemen Quality Control Produksi.
Seluruh barang jadi tersebut akan disimpan dalam Gudang Barang Jadi beserta stok lebih dari hasil produksi untuk mengantisipasi adanya barang jadi yang tidak lulus standar kualitas atau Quality Control. Barang jadi yang tidak lulus standar kualitas akan dikembalikan lagi ke Departemen Produksi untuk dilakukan revisi, dan setelah itu baru akan dimasukkan dalam Gudang Barang Jadi.
7. Pengiriman barang jadi ke pelanggan.
Direktur Pemasaran akan menyampaikan pemberitahuan kepada Departemen Pemasaran dan juga Departemen Ekspor/Impor mengenai ketersediaan barang jadi. Departemen Pemasaran pun akan menyampaikan kepada pelanggan bahwa pesanannya
telah tersedia dan kemudian Departemen Ekspor/Impor akan melakukan pengiriman barang (ekspor).
III.6. Prosedur Operasional Pengelolaan Persediaan Bahan Baku pada PT. TWK Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku, yaitu:
1. Penerimaan bahan baku.
Bahan baku yang dikirim oleh supplier akan diterima oleh bagian Gudang Basah ataupun Kering yang kemudian melakukan pengecekan terhadap kelengkapan dokumen serta jumlah, ukuran, dan kualitas bahan baku yang diterima yang disesuaikan dengan surat pemberitahuan dari Departemen PPIC. Apabila bahan baku yang diterima adalah kayu basah, maka bagian Gudang Basah harus mempersiapkan bahan baku untuk dimasukkan ke proses KD (Kiln Dry).
Setelah menerima bahan baku dari Gudang Basah, bagian KD akan melakukan proses pengeringan dengan menggunakan boiler sesuai dengan instruksi kerja. Setelah proses pengeringan selesai, yaitu selama kurang lebih 14 (empat belas) hari, maka bahan baku akan dikirim oleh bagian KD ke Gudang Kering dengan menggunakan surat jalan yang ditembuskan kepada Gudang Basah.
2. Pencatatan bahan baku.
Perusahaan menggunakan sistem pencatatan perpetual, dimana tiap pemasukan dan pengeluaran bahan baku yang terjadi akan langsung dicatat oleh bagian Gudang Basah ataupun Kering, sehingga meminimalisir kemungkinan terjadinya kehilangan bahan baku.
40 3. Penyimpanan bahan baku.
Bahan baku akan disimpan sesuai dengan jenis kayu dan kualitas, yaitu kayu basah atau kayu kering. Kayu basah akan disimpan di dalam Gudang Basah, sedangkan kayu kering akan disimpan dalam Gudang Kering. Kayu basah yang berada dalam Gudang Basah harus dimasukkan ke bagian KD (Kiln Dry) selama kurang lebih 14 (empat belas) hari untuk dilakukan proses pengeringan, sebab kayu yang dapat digunakan untuk proses produksi adalah kayu kering.
Setelah melalui proses pengeringan, kayu-kayu tersebut akan dimasukkan ke Gudang Kering. Kayu-kayu yang mengalami kerusakan maupun terkena penyakit kayu setelah keluar dari proses pengeringan akan dipisahkan dari kayu-kayu yang kualitasnya baik. Kerusakan maupun penyakit kayu yang umumnya terjadi adalah:
a) Retak/pecah. b) Bengkok (twist).
c) Perubahan warna (disclaration). d) Jamur (bluestain).
e) Melengkung (bend wrap).
Dalam Gudang Kering, kayu-kayu akan disusun berdasarkan kontrak pesanan dari pelanggan (Working Order) yang disesuaikan dengan kualitas kayu. Kayu-kayu yang akan diproduksi untuk pesanan 1 (satu) pelanggan dikelompokkan menjadi satu, terpisah dari kayu-kayu lainnya yang akan digunakan untuk proses produksi pelanggan lainnya. Sedangkan kayu-kayu yang mengalami kerusakan setelah melalui proses pengeringan akan diperiksa lagi sejauh mana kerusakannya dan apakah masih memungkinkan untuk dapat digunakan dalam proses produksi. Kayu-kayu yang memang sudah rusak (tidak
dapat digunakan sama sekali dalam proses produksi) akan dijadikan kayu bakar untuk mesin boiler.
4. Pengeluaran bahan baku.
Bahan baku akan dikeluarkan dari Gudang Kering berdasarkan permintaan dari Departemen Produksi. Gudang Kering akan mengatur pengiriman kayu ke Departemen Produksi sesuai dengan permintaan (Working Order) dari Departemen Produksi. Bagian Gudang Kering akan mengambil kayu yang disusun pada bagian bawah terlebih dahulu (first-in first-out).
5. Penerimaan retur dari Departemen Produksi.
Retur dapat terjadi karena adanya ketidakcocokan kualitas dan warna kayu, ataupun karena adanya kesalahan permintaan dari Departemen Produksi. Kayu-kayu retur tersebut akan ditempatkan tersendiri di dalam Gudang Kering, terpisah dari kayu-kayu kering lainnya. Gudang Kering lalu akan membuat laporan yang ditujukan kepada Departemen PPIC. Departemen PPIC akan meneliti kayu-kayu retur tersebut apakah dapat digunakan untuk proses produksi berikutnya atau akan dijadikan sebagai kayu bakar untuk mesin boiler.
III.7. Kesimpulan Hasil Internal Control Questionnaires
Internal Control Questionnaires dibagikan kepada 14 personil dalam perusahaan yang mewakili tiap departemen yang berhubungan dengan proses pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku, yaitu staf Departemen PPIC, staf Departemen Pemasaran, staf Departemen Ekspor/Impor, Grader Bahan Baku, Supervisor Gudang Basah, serta Supervisor Gudang Kering. Hasil Internal Control Questionnaires tersebut mengindikasikan adanya beberapa masalah sebagai berikut:
42 1. Direktur Pemasaran juga merangkap sebagai Fungsi Pembelian dalam perusahaan. 2. Terdapat penggunaan kayu kualitas terbaik, yaitu kualitas A, sebagai kayu tempelan.
Padahal penggunaan kayu kualitas A sebagai kayu tempelan tidak memberikan nilai tambah (added value) terhadap barang jadi.
3. Terdapat keterlambatan penerimaan bahan baku dari supplier.
4. Perusahaan lebih banyak membeli kayu basah dibandingkan kayu kering. Perbandingan antara pembelian kayu basah dan kayu kering adalah 70%:30%.
5. Bagian Gudang tidak memiliki Inventory Tag untuk tiap bahan baku yang ada di Gudang.
44 Gambar 3.3: Prosedur Pemilihan Supplier
46 Gambar 3.5: Prosedur Pencatatan Kewajiban dan Pembayaran kepada Supplier
48 Gambar 3.7: Prosedur Pengeluaran Bahan Baku (Kayu Kering) untuk Produksi
Gambar 3.8: Prosedur Pengeluaran Bahan Baku (Kayu Kering) untuk Pengeringan
50 Gambar 3.9: Prosedur Penerimaan Retur dari Departemen Produksi
