PERENCANAAN STRATEGI SISTEM
DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA CV
INTERNATIONAL TRADING CO
DENGAN METODE ENTERPRISE
ARCHITECTURE
Andres Kevin
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ronald
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
dan
Suandi Sastra Putra
Abstract
CV INTERNATIONAL TRADING CO merupakan perusahaan distribusi yang telah lama bergerak dalam bidang distribusi barang-barang IT. Dalam perkembangannya , mereka
membutuhkan sistem yang lebih berkembang agar dapat tujuan perusahaan dapat menjadi cepat dan juga menjadi lebih terarah.
TUJUAN PENELITIAN ini adalah agar perusahaan dapat mengetahui proses bisnis dan SI/TI
nya untuk mencapai visi dan misi organisasinya yang lebih terarah.
METODE PENELITIAN yang digunakan yaitu dengan meteode pengumpulan data yaitu
dengan studi kepustakaan, studi lapangan dan wawancara. Dan juga kami menggunakan metode analisis agar dapat mengetahui sistem yang berjalan di dalam perusahaan.
HASIL YANG DICAPAI adalah memberikan saran dan rekomendasi kepada perusahaan agar
sistem informasi yang berjalan dapat memenuhi kebutuhan user, membantu perusahaan dalam mengambil keputusan untuk menentukan pilihan yang tepat dan agar proses bisnis menjadi lebih baik serta membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaaan seuai dengan manfaatnya.
SIMPULAN dari hasil penelitian dan analisa adalah rancangan strategi bisnis yang lebih baik
dan teratur sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan lagi yang menyebabkan menurunnya kepercayaan pelanggan. Rekomendasi yang dapat diberikan adalah dengan meminimalisasi kesalahan prosedur dan untuk mendukung proses bisnis perusahaan
Kata Kunci
1. Pendahuluan
Pada zaman sekarang ini perkembangan penggunaan sistem informasi dan teknologi begitu pesat. Sekarang ini telah banyak perusahaan yang menggunakan SI/TI yang dapat mendukung proses bisnis di perusahaan yang ada. SI/TI sangatlah penting bagi perusahaan karena dapat mempercepat dan meningkatkan proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. SI/TI dapat mengubah proses bisnis agar menjadi lebih cepat dalam memperoleh informasi dan transaksi. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan yang ada di dunia ini mempersiapkan diri untuk melakukan persaingan yang begitu ketat karena dengan teknologi maka suatu perusahaan dapat dengan mudah untuk mendapatkan antar perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Dengan kemajuan teknologi sangat mendorong perusahaan untuk merencanakan dan menjalankan strategi bisnis agar dapat meningkatkan keunggulan dalam bersaing maka perusahaan harus mempunyai perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang dapat mendukung tujuan perusahaan.
Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi merupakan suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran bisnis, serta mementukan strategi yang memanfaatkan keunggulan dari sistem informasi dan mendukung teknologi
informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang dalam bersaing antar perusahaan.
Dengan adanya penerapan Perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dapat membuat perusahaan menjadi lebih cepat dan juga terarah dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut. CV. International Trading Co merupakan sebuah perusahaan yang bertempat di Ruko Agung Sedayu Blok H no 24, Harco Mangga Dua Jakarta. CV. International Trading Co merupakan perusahaan yang memasok barang-barang seperti IT yang terus berkembang yang menyediakan berupa modem, hard disk external, dan flashdisk. Selain teknologi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis sehingga tujuan perusahaan dapat menjadi cepat dan juga menjadi lebih terarah.
Bedasarkan uraian di atas, maka akan dibahas tentang perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dengan judul “Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi pada CV.
International Trading Co” dengan menganalisis strategi bisnis , sistem teknologi dan teknologi informasi pada perusahaan, sehingga dapat menghasilkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang baik
2. Metodologi
Beberapa metode penelitian yang digunakan adalah
2.1
Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang akurat mengenai CV. International Trading Co penulis akan melakukan pengumpulan data melakui
1. Studi Kepustakaan
Mengumpulkan referensi pada buku-buku dan mempelajari teori-teori yang relevan dengan penelitian ini. Berdasarkan teori-teori tersebut maka kami menggunakannya sebagai dasar dalam penulisan untuk mendapatkan landasan teori yang berhubungan.
2. Studi Lapangan
Melakukan survey langsung ke CV. International Trading Co seperti melihat dan meneliti proses pembelian, persediaan, dan pemasaran yang berjalan pada perusahaan.
3. Wawancara
Mengadakan sesi tanya jawab dengan pihak CV. International Trading Co yaitu PM (Product Manager) untuk mengetahui proses bisnis, struktur organisasi, dan informasi lainnya yang dibutuhkan dalam penulisan dan analisis.
2.2
Metode Analisis
Metode analisis yang digunakan dalam penyusunan Skripsi ini adalah menggunakan metode Enterprise Architecture yang dikemukakan oleh Scott A. Bernard. Berikut ini beberapa contoh yang digunakan penulis dalam perancangan:
1. SWOT analys
SWOT merupakan diagram yang menampilan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari CV International Trading Co. Berikut Tabel SWOT:
Faktor Internal Faktor Eksternal
Strength
S1- Sudah berdiri lebih dari 15 tahun S2- Sudah dikenal luas oleh masyarakat S3- Membangun kerjasama yang baik antara costumer dengan perusahaan
S4- Memiliki channel distribusi yang kuat dan solid
S5- Layanan yang lebih baik dalam hal service dan pelayanan konsumen
S6- Memberikan kompetitif terhadap harga S7- Merupakan autorize distributor
S8- Memiliki produk yang berkualitas karena merupakan produk yang telah di produksi oleh pabrik terkemuka di dunia.
Opportunity
O1- Selalu membuka channel link pasar yang baru agar distribusi menjadi lebih baik. O2- Menjadi sponsor dalam event-event yang berkaitan dengan IT
O3- Kerjasama dengan perusahaan lain yang berhubungan dengan produk dari CV. International Trading Co.
O4- Menambah merek / jenis produk baru O5- Mengadakan project pemerintahan
Tabel 1 SWOT CV International Trading Co 2. Concept Of Operation Diagram
Concept Of Operation Diagram adalah merupakan diagram yang menampilkan alur proses bisnis yang ada di dalam CV International Trading Co
Weakness
W1- Produknya merupakan bukan produk sendiri ( Merk dari China dan Taiwan) W2- Dapat diberhentikan sebagai distributor di Indonesia apabila target tidak tercapai W3- Tidak memiliki cabang di kota lain, sehingga pengiriman barang customer luar kota dapat memakan waktu minimal 1 malam.
Threat
T1-Terdapat perusahaan IT lain yang menjual produk yang sama
T2- Banyaknya merek IT yang lain yang dapat merebut pangsa pasar yang sama T3- Terdapat piutang yang tak tertagih T4- Mungkin terjadinya pemalsuan barang T5- Adanya kemungkinan untuk barang tidak resmi yang beredar di pasaran ( barang illegal).
$$ $ Bagian Pembelian Suppliers 2. Purchase Order 3. Barang Bagian Accounting 6. Retur Pembelian 7 Invoice 8 Bukti Pelunasan Hutang
Bagian Sales Customer
Bagian Gudang Bagian Logistik
9. Memesan Barang
12 Membuat Nota Penjualan 13 Membuat Surat Jalan
14 Barang + Nota Penjualan + Surat Jalan
15 Meretur Barang Salah Kirim
16. Membuat Retur Penjualan
17 Menyerahkan barang yang di retur
18 Menyerahkan Nota penjualan ke bagian accounting 19 Membayar Piutang
20 Bukti Penerimaan Piutang
Bagian Service
21 Menservice Barang
Bagian Teknisi 23 Menyerahkan barang dan surat service terima
22 Membuat Surat Service Terima
24 Menyerahkan barang service + surat service teknisi 25 Menyerahkan barang service + surat service keluar
Bagian Admin
31 Laporan Penjualan + Laporan Pembelian + Laporan Stok Barang + Laporan Service Barang
General Manager
4 Membuat Bukti Pembelian 5 Menyerahkan barang di retur
1 Membuat Surat Permintaan Pembelian Barang
10 Membuat Sales Order 11 Approve Sales Order
26.Laporan Neraca + Laporan Laba Rugi
27.Membuat Laporan Penjualan 28 Membuat Laporan Pembelian
29 Membuat Laporan Service
30. Membuat Laporan Stok Barang
Gambar 1 Concept Of Operation Diagram CV International Trading Co 3. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard merupakan sebuah alat ukur yang digunakan untuk mengukur kinerja dari CV International Trading Co
Perspektif Sasaran Strategi
KPI Bobot Aktual Target Score
Finance Meningkatkan Keuntungan dan Omset Jumlah Laba 20 385000000 0 Customer Memberikan harga yang terjangkau Jumlah Omset yang tercapai 25 3700000000 0
Meningkatkan Kualitas Pelayanan Jumlah Komplain Customer 22 30 0 IBP Menggunakan Segel Resmi
Jumlah yang tidak di segel 3 10 0 Memberikan Potongan Harga pada channel link Jumlah target yang tercapai 17 700 0 Learning & Growth Memastikan Ketersediaan Barang Jumlah Kekurangan Barang 7 1000 0 Meningkatkan Mutu Barang Jumlah Barang Reject 6 20 0 Total 100 0
Tabel 4.2 Balance Scorecard CV. International Trading Co
4. Swim Lane Process Diagram
Swim Lane Process Diagram merupakan gambaran alur proses bisnis di dalam system secara terperinci di CV International Trading Co
Gambar 2 Swim Lane Process Diagram CV International Trading Co
5. Use Case Diagram
Use Case Diagram adalah sebuah gambaran tentang interaksi antara pengguna dan system ,berikut adalah Use Case Digaram CV International Trading Co
6. Object State Transition Diagram
Object State Transition Diagram adalah diagram yang menggambarkan daur hidup dalam sebuah system.
Gambar 4 Object State Transisition Diagram CV International Trading Co 7. Logical Data Model
Logical data model adalah suatu diagaram yang menampilkan struktur dari sebuah system yang menjelaskan tentang kelas, atribut dan hubungan antar kelas, berikut ini adalah class diagram CV International Trading Co
+mendaftar() -Kode_Customer -Nama_Customer -Nama_lain -Email -Npwp -Kota -No_Handphone -No_Fax -Kode_Pos -Nama_Perusahaan -Kode_Salesman Customer +menjual_barang() -No_Nota_Penjualan -Kode_Customer -Discount -Kode_Salesman -Ppn -Kode_Karyawan -Total_Jual_Bayar -Total -Netto -Tanggal Penjualan +Mendaftar_barang() -Kode_Barang -Nama_Barang -Satuan -Jumlah_Stok -Harga_Beli -Harga_Jual Barang +mengirim_barang() -No_Surat_Jalan -No_Nota_Penjualan -Kode_Karyawan -Staff_Penerima -Staff_Pengirim -Tanggal Surat_Jalan 1..1 1..* +menjual_barang() -No_Nota_Penjualan -Kode_Barang -Nama_barang -Quantity -Satuan -Harga -Disc -Jumlah Detil_Penjualan 1..* 1..1 1..1 1..1 +membeli_barang() -No_Nota_Pembelian -Kode_Supplier -Nama -Kode_Karyawan -Total -Discount -Ppn -Netto -Tanggal Pembelian +menerima_pembelian() -Kode_Supplier -Nama -Nama_Lain -Alamat -Kota -Npwp -No_Telpon -No_Fax -Kode_Pos Supplier 1..1 1..* +membeli_barang() -No_Nota_Pembelian -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah Detil_Pembelian 1..* 1..1 +meretur_pembelian_barang() -No_Nota_ReturPembelian -No_Nota_Pembelian -Tanggal -Jumlah_Retur -Harga_BrgRetur -Keterangan -Tanggal_Surat_Retur Retur_Pembelian +meretur_penjualan() -No_Nota_Retur_Penjualan -No_Nota_Penjualan -Kode_Karyawan -Jumlah_Retur -Harga_BrgRetur -Keterangan -Tanggal Retur_Penjualan 0..1 1..1 +mendaftar_karyawan() -Kode_Karyawan -Nama_Karyawan -Username -Password -Alamat -Kota -Provinsi -Kode_Pos -Bagian -No_Handphone -No_Telpon Karyawan 1..* 0..* 1..* 1..1 1..* 1..1 1 1..* 1 1..* 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 +menjual() -Kode_Salesman -Nama_Salesman -Alamat -No_Telepon -No_Handphone -Potongan_Persen(%) -Kode_Pos Salesman 1..1 1..* +membeli_barang() -No_Purchase_Order -No_SPPB -Kode_Supplier -Nama -Kode_Karyawan -Total -Discount -Ppn -Netto -Tanggal Purchase_Order +membeli_barang() -No_Purchase_Order -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah Detil_Purchase_Order 1 1..* 1..* 1..1 1..* 1..1 1..1 1..* +menservice_barang() -No_Nota_Service_Terima -Kode_Customer -Nama -Kode_Karyawan -Garansi -Tanggal Surat_Service_Terima +menservice_barang() -No_Nota_Service_Terima -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah Detil_Surat_Service_Terima 1 1..* 1..1 1..* 1..* 1..1 +menservice_barang() -No_Nota_Service_Teknisi -No_Nota_Service_Terima -Kode_Karyawan -Total -Ppn -Netto -Tanggal Surat_Service_Teknisi +menservice_barang() -No_Nota_Service_Teknisi -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah Detil_Surat_Service_Teknisi 1 1..* 1..* 1..1 1..1 1..1 +menservice_barang() -No_Nota_Service_Keluar -No_Nota_Service_Teknisi -Kode_Karyawan -Total -Ppn -Netto -Tanggal Surat_Service_Keluar 1..1 1..1 +melunasi() -No_Bukti_Penerimaan -No_Nota_Penjualan -Kode_Karyawan -Total -Tanggal Bukti_Penerimaan_piutang 1..1 1..1 1..* 1..1 +melunasi() -No_Bukti_Pelunasan -No_Nota_Pembelian -Kode_Karyawan -Total -Tanggal Bukti_Pelunasan_hutang 1..1 1..1 1..* 1..1 1..1 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 +membeli_barang() -No_SPPB -Kode_Karyawan -Total -Discount -Ppn -Netto -Tanggal Surat_Permintaan_Pembelian_Barang +membeli_barang() -No_SPPB -Kode_Barang -Nama_Barang -Quantity -Satuan -Harga -Discount -Jumlah Detil_Surat_Permintaan_Pembelian_Barang 1 1..* 1..1 1..1 +menjual_barang() -No_SO -Kode_Customer -Discount -Kode_Salesman -Ppn -Kode_Karyawan -Total_Jual_Bayar -Total -Netto -Tanggal Sales_Order +menjual_barang() -No_SO -Kode_Barang -Nama_barang -Quantity -Satuan -Harga -Disc -Jumlah Detil_Sales_Order 1 1..* 1..1 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..1 1..* 1..1 1..*
Gambar 5 Logical Data Model CV International Trading Co 8. System Communication Description
System Communication Description adalah merupakan diagram topologi jaringan di dalam sebuah perusahaan dan siapa saja yang menggunakan computer tersebut.
Gambar 6 System Communication Diagram CV International Trading Co 9. System Data Flow Diagram
System Data Flow Diagram adalah diagram yang menggambarkan arus data di dalam system informasi perusahaan
Purchase Order 2.0 Mencetak Purchase Order 5.0 Membuat Bukti Pelunasan Hutang 9.0 Membuat Retur Penjualan 10.0 Membuat Bukti Penerimaan Piutang 7.0 Membuat Nota Penjualan 11.0 Membuat Surat Service Terima 13.0 Membuat Surat Service Keluar 8.0 Membuat Surat Jalan
3.0 Mencetak Surat Pembelian 12.0 Membuat Surat Service Teknisi 4.0 Membuat Retur Pembelian 14.0 Membuat Laporan Pembelian, Penjualan, Stok barang, Service, Neraca, Laba Rugi
Supplier Barang Surat Pembelian Retur Pembelian Nota Penjualan Pelanggan Surat Jalan Retur Penjualan Bukti Penerimaan Piutang Bukti Pelunasan Hutang Supplier Pelanggan General Manager Purchase Order Barang+Nota+Surat Jalan Retur Pembelian Uang Pelunasan Data Pemesanan
Barang+Nota Penjualaan+Surat Jalan
Retur Barang Uang Pelunasan Service Terima Service Teknisi Service Keluar Barang Service Laporan-Laporan Barang Selesai diservice
1.0 Mencetak Surat
Permintaan Pembelian Barang
6.0 Mencetak Sales Order
Sales Order Surat Permintaan Pembelian Barang
Gambar 7 System Data Flow Diagram CV International Trading Co 10.Network Connectivity Diagram
Network Connectivity Diagram adalah diagram yang menggambarkan topologi jaringan di dalam CV International Trading Co
Internet Server Switch ` PC ` PC ` PC ` PC ` PC ` PC ` PC ` PC ` PC ` PC Modem User Group 1.General Manager 2.Assiten General Manager
3.Product Manager 4.Sales 5.Gudang 6.Teknisi 7.Purchasing 8.Admin 9.Accounting 10.Finance Firewall Proxy Server
Virtual Private Server
Router
Gambar 8 Network Connectivity Diagram CV International Trading Co .
3. Simpulan
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada CV. International Trading Co, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Berdasarkan hasil kesimpulan yang kami dapat dari Lima Daya Persaingan PORTER dan PEST, dapat diketahui secara garis besar bahwa strategi yang dimiliki oleh CV. International Trading Co belum dapat mencapai target yang diinginkan, maka dari itu kami menambahkan beberapa starategi yang dapat membantu pencapaian strategi bisnis, diantara lain :
Strategi SO
Memberikan potongan potongan khusus kepada channel link yang dapat memenuhi target yang telah ditentukan dan mempunyai tingkat penjualan yang produktif.
Melakukan bundling produk dengan operator GSM dan CDMA. Strategi ST
Memberikan proses pelayanan service lebih baik dan cepat dari pada authorize lain.
Menggunakan segel resmi dari CV. International Trading Co Strategi WO
Membuka cabang di kota – kota besar lain nya agar dapat mempercepat pendistribusian barang.
Memberikan harga yang lebih terjangkau di daerah-daerah terpencil, agar setiap customer dapat membeli.
Daftar Pustaka
Bernard, A. Scott. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture, Second Edition, International Edition.
Fees, Reeve, Warren. (2006). Pengantar Akutansi. Eight Edition.
Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi : Pendekatan Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. CV. Andi Offset.
Kuncoro Mudrad, (2006) Strategi : Bagaimana Keunggulan Kompetitif. Erlangga Martin. (2002). Managing Information Technology. Fourth Edition. Prentice Hall.
McLeod, Raymond. (2004). Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kesepuluh Jilid 1,2. PT. Prenhallindo, Jakarta.
O’Brien, James. (2003). Introduction to Information Systems, Eleventh Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, USA.
O’Brien, JA. (2005). Introduction To Information System : Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi ke-12. Salemba Empat, Jakarta.
Rangkuti, Freddy. (2004). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis : Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21. PT. Gramedia Pustaka Utama.
Sawyer, Williams. (2007). Using Information Technology : A Practical Introduction to Computers & Communications. Seventh Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, USA. Turban. (2003). Introduction to Information Technology. Second Edition. John Wiley & Sons,
Inc.
Turban, Rainer, Potter. (2005). Introduction to Information Technology. Third Edition. Prentice Hall.
Ward,John. Preppard,Joe (2002) Strategic Planning For Information System, 3rd Editition. John Willey & Sons, Buffins Lane, Chichester.
