BAB III
GAMBARAN UMUM PT LAHANWICAKSANA PRIMA
III.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
PT Lahawicaksana Prima pada awalnya berdiri sejak tahun 1994, yang di sahkan oleh notaris Ny. Rachmaniah Machrany, SH dengan akta No 247 tanggal 19 Juli 1991 dan dicantumkan dalam Tambahan Berita Negara RI No 55 tanggal 12 Juli 1994 bergerak dibidang pembangun dan industri. Namun pada tahun 1998, tepatnya pada saat terjadi krisis ekonomi dan kerusuhan di Jakarta, kebakaran terjadi hingga menghabiskan seluruh aset dan akhirnya perusahaan tutup. Pada tahun 2000 perusahaan kembali beroperasi dengan Akta No 10 dalam seperti yang diumumkan pada Tambahan Berita Negara RI tanggal 2 April 2000 yang dibuat oleh Notaris Harjanti Tono Sarjana Hukum dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia sebagaimana termuat dalam surat keputusannya tanggal 16 Juni 1998 No C2-6627-HT.01.04.TH98 yang diumumkan pada Tambahan Berita Negara RI tanggal 2 April 2000. Perusahaan berada di Jl Teuku Umar No 11 Cimone Tangerang dan bergerak dibidang building management, yaitu Plaza Shinta yang berada pada lokasi yang sama dengan perusahaan yaitu di Tangerang.
III.2 Kegiatan Usaha Perusahaan
Ruang lingkup kegiatan perusahaan terutama adalah bergerak dalam bidang penyewaan tenant atau kios-kios untuk penjualan produk ataupun untuk
tujuan lain, hall (atrium plaza) untuk event-event tertentu, serta area-area lain yang berada pada area Plaza Shinta Tangerang.
III.3 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Struktur organisasi pada suatu perusahaan merupakan suatu kerangka kerja yang dibutuhkan untuk menunjang pencapaian tujuan perusahaan. Melalui struktur organisasi, dapat diketahui hubungan antara fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan. Struktur organisasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk memperjelas tanggung jawab masing-masing fungsi yang ada di dalam perusahaan, sehingga organisasi perusahaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Struktur organisasi PT Lahanwicaksana Prima secara lengkap dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini:
Tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing bagian dari struktur organisasi PT Lahanwicaksana Prima, sebagai berikut:
1. Dewan Komisaris
Tugas, wewenang dan tanggung jawab dewan komisaris adalah sebagai berikut:
a. Menetapkan tujuan, rencana, dan kebijakan perusahaan secara umum b. Mengangkat dan memberhentikan direktur
c. Merencanakan, merumuskan, dan menetapkan strategi serta tujuan jangka panjang yang ingin dicapai oleh perusahaan
2. Direktur
Tugas, wewenang dan tanggung jawab : a. mengawasi seluruh kegiatan perusahaan b. menetapkan tujuan jangka pendek perusahaan c. memimpin dan menjalankan perusahaan
d. memilih, mengangkat dan memberhentikan para manajer dan mengkoordinasikan tugas manajer dalam menjalankan kegiatan perusahaan
e. berwenang dan bertanggung jawab atas pengambilan keputusan yang menyangkut jalannya aktivitas perusahaan
f. mengadakan rapat-rapat secara periodik untuk menilai dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh para manajer.
3. General Manager
Tugas, wewenang dan tanggung jawab general manager yaitu: a. mengkoordinir semua manager dari setiap divisi yang ada
b. mengontrol tugas manager dan divisinya agar berjalan sesuai dengan rencana
c. melakukan persetujuan atas setiap pengeluaran kas yang ada, melakukan persetujuan atas pengangkatan karyawan, pemberhentian karyawan, maupun mutasi karyawan, serta melakukan otorisasi atas perubahan gaji karyawan
4. Finance Manager
Tugas, wewenang dan tanggung jawab finance manager adalah sebagai berikut:
a. melakukan pengecekan kembali atas rekap absensi yang dibuat oleh manajer personalia
b. memberikan persetujuan atas semua transaksi pemasukan dan pengeluaran perusahaan
c. bertanggung jawab atas pengadaan dan pengalokasian dana perusahaan
Fungsi finance PT Lahanwicaksana Prima terdiri dari dua sub fungsi yaitu: • Bagian Penagihan
Tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian penagihan adalah: - bertugas untuk melakukan penagihan uang sewa kepada setiap penyewa kios-kios yang ada
• Kasir
Tugas, wewenang dan tanggung jawab kasir adalah:
- bertugas untuk menerima pembayaran dari para penyewa kios setiap bulannya
- melakukan konfirmasi (melalui sistem online) kepada bagian personalia dan accounting atas pembayaran sewa kios yang ada.
5. Manager Personalia
Tugas, wewenang dan tanggung jawab manajer personalia adalah sebagai berikut:
a. mengadakan perjanjian kerja dengan karyawan dan menjaga keharmonisan kerja antara karyawan dan atasan
b. mengatur disiplin atau tata tertib umum yang harus dipatuhi oleh semua karyawan yang ada di setiap divisi
c. mengatur dan mengawasi absensi para pegawai serta menangani masalah atau keluhan karyawan
d. bertanggung jawab untuk menerima, menyeleksi dan memberhentikan, melakukan rotasi maupun mutasi karyawan.
e. Membuat rekap atas data absensi, lembur, cuti. f. Bertanggung jawab atas penyusunan budget
g. Melakukan rekap daftar pembayaran gaji setiap bulannya.
Ada beberapa sub fungsi yang berada dibawah fungi personalia PT Lahanwicaksana Prima yaitu:
Bertanggung jawab melakukan maintenance atas semua sistem operasional yang ada di PT Lahanwicaksana Prima seperti maintenance peralatan atau mesin yang digunakan, dll.
• SPV Kebersihan
Terdiri dari petugas-petugas cleaning service yang bertanggung jawab atas kebersihan area Plaza Shinta baik didalam maupun diluar area. • Purchasing
Bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang-barang yang diperlukan oleh manajemen, seperti kertas dan barang-barang lain yang dibutuhkan.
• Recepcionist • Security • Office Boy 1. Marketing Manager
Tugas, wewenang dan tanggung jawab Marketing manager adalah bertanggung jawab atas semua kegiatan bagian yang berada dibawahnya yaitu Tenant Relationship dan Promotion
a. Tugas, wewenang dan tanggung jawab Tenant Relationship adalah: - bertugas untuk melaporkan dan menginformasikan kepada manager
mengenai kios-kios mana saja yang kosong dan bisa disewakan dengan berkoordinasi dengan bagian promotion
b. Tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian Promotion adalah: - melakukan koordinasi dengan manager mengenai hal khusus seperti pendatangan artis untuk acara-acara tertentu.
- Menyiapkan properti-properti yang dibutuhkan untuk dekorasi hari besar, contoh: imlek (pernak-pernik imlek yang berwarna merah), natal (pohon natal, dll)
2. Accounting
Tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian Accounting adalah: a. Melakukan persetujuan atas semua data yang terkait dengan data
keuangan perusahaan
a. Menyusun laporan keuangan setiap periodenya
b. Mengarsipkan setiap rekap data-data yang terkait dengan pengeluaran uang perusahaan.
III.4 Kebijakan Umum Kepegawaian Perusahaan
III.4.1. Jumlah Karyawan , Status Karyawan dan Syarat Rekruitmen
Jumlah karyawan keseluruhan pada PT Lahanwicaksana Prima yaitu 55 karyawan, belum termasuk karyawan outsources untuk parking area. Dalam PT Lahanwicaksana Prima tidak ada penggolongan jenis karyawan seperti karyawan tetap dan karyawan kontrak. Semua pegawai yang ada berstatus sebagai karyawan kontrak, dengan masa kontrak paling lama 2 tahun. Namun apabila perusahaan ingin memperpanjang kontrak kembali dengan karyawan tersebut, karyawan yang bersangkutan
harus melakukan jeda kerja selama 1 bulan dan menandatangani surat perjanjian dengan perusahaan, baru kemudian setelah satu bulan jeda maka karyawan tersebut mengulang prosedur yang sama seperti pada saat pertama kali melamar kerja di perusahaan, baru kemudian bisa dikontrak lagi oleh perusahaan. Setiap karyawan baru akan mendapat masa percobaan 3 bulan terlebih dahulu.
Syarat rekruitmen karyawan secara umum adalah sebagai berikut: • Laki-laki atau wanita dengan usia minimal 18 tahun
• Pendidikan seminimal-minimalnya adalah SD (berijazah) • Belum menikah, kecuali ada dispensasi dari direksi • Surat keterangan pernyataan berbadan sehat dari dokter • Surat pernyataan berkelakuan baik dari kepolisian
• Memiliki AK 1 (kartu kuning) dari dinas ketenagakerjaan setempat • Surat keterangan lain yang dibutuhkan
• Lulus seleksi yang diadakan oleh perusahaan
• Menandatangani formulir atau surat pernyataan kerja bahwa yang bersangkutan bersedia mentaati tata tertib yang berlaku di perusahaan.
III.4.2 Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Karyawan, Tindakan atas Pelanggaran Disiplin Kerja, dan Kebijakan Kerja.
Tugas dan tanggung jawab setiap karyawan secara umum : a. Setiap pekerja harus hadir tepat pada waktu yang telah
ditentukan, demikian pula pada waktu meninggalkan pekerjaan harus tepat pada waktunya. Pekerja diwajibkan melakukan absensi setiap kali hadir maupun pada saat meninggalkan pekerjaan dan tidak diperkenankan untuk melakukan absensi untuk pekerja lain
b. Setiap pekerja wajib mengikuti dan memenuhi seluruh petunjuk atau instruksi yang diberikan atasan atau pimpinan perusahaan yang berwenang memberikan petunjuk atau instruksi tersebut
c. Setiap pekerja wajib memelihara dengan baik semua milik perusahaan, dan segera melapor apabila ada hal-hal yang menimbulkan bahaya atau kerugian perusahaan
d. Setiap pekerja wajib memegang teguh rahasia perusahaan e. Setiap pekerja wajib melaporkan kepada pimpinan
perusahaan apabila ada perubahan status dirinya, dengan keluarganya, perubahan alamat dan sebagainya.
f. Setiap pekerja wajib menjaga kebersihan dan memelihara kekeluargaan antara satu dengan lainnya sehingga tidak menimbulkan kegaduhan atau huru-hara yang dapat merugikan perusahaan
g. Setiap pekerja dilarang melakukan pekerjaan yang bukan tugasnya
h. Setiap pekerja dilarang minum-minuman keras, mabuk di lingkungan kerja, membawa narkotika, senjata api dan sebagainya yang dapat membahayakan perusahaan
i. Setiap pekerja dilarang untuk mengabsenkan pekerja lain yang tidak masuk kerja
j. Setiap pekerja dilarang untuk mengadakan pertemuan atau rapat di dalam perusahaan tanpa seijin dari pimpinan perusahaan
k. Setiap pekerja dilarang menerima tamu pada jam kerja, kecuali ada hal-hal yang sangat penting dengan seijin atasan
III.4.2.2 Tindakan Atas Pelanggaran Disiplin Kerja Sanksi-sanksi yang berlaku pada perusahaan: a. Pemberian surat peringatan
Kepada pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan akan diberikan surat peringatan secara tertulis yaitu:
• Surat peringatan (SP) I • Surat peringatan (SP) II • Surat peringatan (SP) III
Pemberian surat peringatan tidak perlu diberikan menurut urutannya, tetapi dinilai besar kecilnya kesalahan yang dilakukan oleh pekerja.
Perusahaan dapat memberikan Surat Peringatan (SP) tertulis kepada setiap pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja perusahaan antara lain sebagai berikut:
- sering datang terlambat atau pulang mendahului waktu yang telah ditentukan
- tidak mematuhi ketentuan-ketentuan keselamatan kerja, petunjuk atasan dan sebagainya
- menolak perintah yang layak
- melakukan kewajiban secara seenaknya
- mangkir atau tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah - berkerja ditempat lain tanpa persetujuan dari pimpinan perusahaan
b. Skorsing
Skorsing dapat dilakukan pada pekerja yang melakukan pelanggaran tata tertib atau tidak menjalankan kewajiban sebagaimana mestinya, atau melakukan tindakan yang merugikan perusahaan. Jangka waktu skorsing paling lama adalah 1 (satu) bulan.
c. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Setiap pekerja yang melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan, pelanggaran hukum atau kerugian perusahaan dapat dikenakan sanksi pemutusan hubungan kerja, dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur Undang-Undang yang berlaku, antara lain:
• melakukan pencurian atau penggelapan
• melakukan penganiayaan terhadap pengusaha, keluarga pengusaha atau temen sekerja
• memikat pengusaha, keluarga pengusaha atau teman sekerja untuk melakukan atau berbuat yang melanggar hukum
• merusak dengan sengaja atau oleh karena kecerobohan barang-barang penting milik perusahaan
• mabuk, berkelahi atau berjudi di tempat kerja
• menghina secara kasar pengusaha, keluarga pengusaha atau teman sekerja
• memberikan keterangan palsu
• membongkar rahasia perusahaan atau rahasia rumah tangga pengusaha
• menerima sogokan baik secara langsung maupun tidak langsung, merusak atau merugikan kepentingan dan nama perusahaan.
III.4.2.3 Kebijakan Lembur dan Cuti Perusahaan a. Kebijakan Lembur Perusahaan
• Apabila kerja lembur dilakukan pada hari biasa
1. untuk jam pertama dibayar : 1 ½ x upah per jam 2. untuk jam kedua dibayar : 2 x upah per jam • Apabila kerja lembur dilakukan pada hari istirahat
mingguan atau hari raya resmi:
1. upah setiap jam dalam batas 7 (tujuh) jam atau 5 jam apabila hari raya tersebut jatuh pada hari kerja terpendek pada salah satu hari dalam 5 hari kerja seminggu, harus dibayar sedikit-dikitnya 2 x upah per jam
2. upah jam kerja pertama selebihnya 7 (tujuh) jam atau 5 jam apabila hari raya tersebut jatuh pada hari kerja terpendek pada salah satu hari dalam 5 hari kerja seminggu, harus dibayar upah sebesar 3 x upah per jam
3. untuk jam kerja kedua dan seterusnya setelah 7 (tujuh) atau 5 jam apabila hari raya tersebut jatuh pada hari kerja terpendek pada salah satu hari
dalam 5 hari kerja seminggu, harus dibayar upah sebesar 4 x upah per jam
• perhitungan upah per jam dalam masa kerja lembur adalah:
upah bulanan : 1 / 173 x gaji sebulan b. Kebijakan Cuti Perusahaan
• Cuti Tahunan
Setiap pekerja yang telah berkerja selama 12 bulan berturut-turut berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja dengan mendapat upah penuh. Karena alasan perusahaan maupun pekerja sendiri yang telah disetujui oleh pimpinan, cuti tahunan tersebut dapat ditunda dalam waktu tidak melampaui 6 (enam) bulan sejak hak cuti tersebut timbul. Pekerja yang mau mengajukan cuti harus memberitahukan ke pimpinan sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tanggal cuti. Kebijakan cuti tahunan ini tidak dapat diganti dengan uang.
• Cuti Haid, Hamil atau Keguguran
a. pekerja perempuan yang sakit pada hari pertama dan kedua waktu haidnya sehingga tidak dapat melakukan perkerjaan mendapat upah, dengan syarat memberitahukan atau surat keterangan yang dapat dipertanggung jawabkan
b. bagi pekerja yang akan melahirkan berhak atas cuti hamil selama 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan setelah melahirkan atau mengalami keguguran dengan mendapatkan upah
c. bagi pekerja perempuan yang menggunakan cuti hamil tersebut harus mengajukan permohonan terlebih dahulu kepada pimpinan dengan disertai surat keterangan dokter atau bidan yang merawatnya.
• Ijin Meninggalkan Pekerjaan dengan Mendapatkan Upah atau Tanpa Upah
1. pekerja yang tidak masuk kerja karena sakit, harus memberikan surat ijin kepada pimpinan perusahaan sengan bukti-bukti yang sah atau surat keterangan dokter
2. bagi pekerja yang karena kewajiban negara, diijinkan untuk meninggalkan pekerjaan
3. bagi pekerja yang meninggalkan pekerjaan karena mendapat ijin dari perusahaan untuk kepentingan sebagai berikut:
1. pernikahan pekerja sendiri atau anak pekerja (3 hari)
3. Khitanan atau pembaptisan (2 hari)
4. Suami/istri/anak/orang tua/mertua dari pekerja meninggal dunia (2 hari)
5. Anggota keluarga serumah meninggal (1 hari) 4. Ijin untuk meninggalkan perkerjaan tersebut diatas
harus diperoleh persetujuan/ijin terlebih dahulu dari perusahaan, kecuali untuk alasan mendesak bukti-bukti tersebut bisa diajukan kemudian
5. Atas dasar pertimbangan perusahaan ijin meninggalkan perkerjaan diluar ketentuan tersebut diatas, dapat diberikan tanpa upah.
III.4.3 Kebijakan Penggajian dan Tunjangan Keryawan III.4.3.1 Kebijakan Penggajian
a. Sistem penggajian untuk pekerja diatur status penggolongan pekerja yaitu sebagai upah harian, borongan dan bulanan dengan perincian sebagai berikut:
- upah pokok
- tunjangan-tunjangan
b. Penetapan upah atau gaji pada dasarnya ditetapkan berdasarkan jabatan, keahlian, kecakapan, dan kondisi dari pekerja yang bersangkutan
c. Perusahaan akan memberikan upah pekerja minimal sama besarnya dengan Keputusan Gubernur Banten yaitu Surat Keputusan Penetapan Upah Minimum Kota Tangerang
d. Pajak atas upah menjadi tanggungan pekerja sesuai dengan ketentuan pajak
e. Pembayaran gaji dilakukan setiap tanggal 25 setiap bulannya dengan cara pembayaran via transfer. Kecuali untuk cleaning service, karena keterbatasan pengetahuan akan sistem perbankan maka gaji dibayarkan langsung pada pekerja yang bersangkutan
f. Setiap pekerja berhak untuk mendapatkan kenaikan gaji sekurang-kurangnya satu tahun sekali secara periodik dengan syarat-syarat tertentu.
g. Kenaikan jabatan bagi pekerja akan dilakukan setelah memperhatikan kemampuan/prestasi kerja atau kondisi lainnya dari pekerja yang bersangkutan.
III.4.3.2 Tunjangan- Tunjangan a. Tunjangan Hari Raya
Perusahaan akan memberikan tunjangan hari raya keagamaan sesuai dengan ketentuan Menteri Tenaga Kerja, yaitu tunjangan Idul Fitri/ Hari Raya Natal sesuai dengan kepercayaan masing-masing pekerja, dan besarnya ditetapkan sebagai berikut:
- masa kerja 1 (satu) tahun atau lebih maka akan diberikan tunjangan Hari Raya sedikitnya 1 (satu) bulan gaji
- masa kerja lebih dari 3 bulan/ dibawah 1 (satu) tahin akan diberikan tunjangan Hari Raya secara proporsional yaitu masa kerja/12 x 1 bulan gaji.
Pembayaran akan dilakukan 2-1 minggu sebelum/menjelang Hari Raya masing-masing pekerja.
b. Tunjangan Sakit
Tunjangan atau penggantian biaya pengobatan selama sakit hanya diberlakukan untuk pekerja yang telah berkerja selama 1 tahun di perusahaan dengan syarat mengajukan surat keterangan dokter disertai dengan kwitansi pembayaran yang dilakukan.
c. Tunjangan Kematian
- Apabila pekerja meninggal dunia, maka perusahaan akan memberikan sumbangan kepada ahli warisnya dengan ketentuan sebagai berikut:
1. Upah dalam bulan yang sedang berjalan 2. Sumbangan untuk ongkos penguburan
3. Uang duka serendah-rendahnya disesuaikan dengan masa kerjanya dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku
- Apabila keluarga pekerja yang meninggal dunia, maka perusahaan memberikan sumbangan sesuai dengan kebijakan perusahaan
III.5 Prosedur Penggajian PT Lahanwicaksana Prima
Untuk melakukan penilaian terhadap pengendalian intern dalam prosedur penggajian PT Lahanwicaksana Prima maka berikut ini akan dibahas prosedur penggajian yang ada dalam PT Lahanwicaksana Prima:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir pekerja
Setiap pekerja yang datang ke perusahaan untuk mulai berkerja akan melakukan absensi terlebih dahulu dengan menggunakan mesin absen, demikian pula pada saat pegawai telah menyelesaikan pekerjaan dan meninggalkan perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk melihat pegawai mana saja yang datang dan pulang tepat pada waktunya, serta mencegah pekerja hadir dan meninggalkan tempat kerja tidak pada waktu yang telah ditentukan perusahaan. Sistem pencatatan waktu hadir yang digunakan perusahaan adalah Finger Scan dengan didukung sistem online yang langsung terhubung dengan komputer manager personalia, sehingga setiap absensi yang dilakukan pekerja langsung terhubung dan secara otomatis ter-update di komputer manager personalia. Setiap pegawai yang tidak masuk kerja baik itu karena ijin, cuti maupun tanpa kabar akan dilaporkan ke bagian personalia. Setiap akhir bulan, daftar absensi ini akan dijadikan dasar penghitungan gaji dan upah untuk masing-masing pekerja.
2. Prosedur pembayaran gaji
Pada tanggal 21 setiap bulannya, bagian personalia akan membuat rekap daftar absensi pekerja sekaligus membuat daftar gaji untuk setiap pekerja yang dibuat 3 rangkap, masing-masing untuk bagian finance, bagian accounting dan untuk arsip personalia sendiri. Rekap dan daftar gaji untuk bagian finance kemudian diserahkan ke finance manager untuk diperiksa kembali dan disetujui. Berdasarkan daftar gaji yang telah diperiksa, maka petugas bagian finance langsung mentransfer sejumlah uang ke rekening masing-masing pekerja. Kemudian dari slip bukti transfer yang ada, bagian finance membuat voucher keluar (bukti pengeluaran kas) yang dibuat 2 rangkap untuk bagian accounting dan bagian finance sendiri. Kemudian voucher keluar tersebut di berikan ke General Manager untuk disetujui. Setelah mendapat persetujuan dari General Manager maka lembar pertama diberikan ke bagian accounting untuk diarsipkan, dan lembar kedua diarsipkan oleh bagian finance. Perusahaan tidak membuat slip gaji ataupun bukti transfer kepada pekerja atas pembayaran gaji. Sehingga penerimaan gaji hanya bisa diketahui dengan melakukan pengecekan atas rekening bank masing-masing oleh pekerja.
III.6 Aspek Perpajakan dalam Sistem Penggajian PT Lahanwicaksana Prima Tidak seperti kebijakan perusahaan pada umumnya, yang memberlakukan kebijakan pemotongan gaji untuk pembayaran pajak penghasilan (PPh pasal 21), PT Lahanwicaksana Prima tidak melakukan pemotongan atas gaji karyawan untuk pembayaran pajak penghasilan. Gaji yang diterima karyawan adalah murni take home pay (gaji bersih yang bisa dibawa pulang), karena perusahaan tidak memberlakukan adanya pemotongan untuk asuransi
ataupun pajak penghasilan (PPh pasal 21) karena semua pemotongan yang seharusnya ada disubsidi penuh oleh kantor pusat. Namun hal ini tidak berlaku bagi para pegawai yang berada pada tingkat manajerial, karena untuk setiap pegawai yang ada pada tingkat manajerial diberlakukan sistem pemotongan gaji sesuai dengan ketetapan pemerintah yaitu disesuaikan dengan besarnya gaji masing-masing pegawai.
III.7 Pengelolaan Operasional PT Lahanwicaksana Prima
Pengelolaan operasional pada PT Lahanwicaksana Prima berpusat pada penyewaan tenant-tenant (kios) yang ada di Plaza Shinta Tangerang. Saat ini PT Lahanwicaksana Prima memiliki kurang lebih 54 area tenant yang bisa disewakan sepanjang area Plaza Shinta yang memiliki 3 lantai. Saat ini tenant yang telah terisi berjumlah sekitar 43 tenant dengan penawaran produk yang berbeda-beda mulai dari fashion, area bermain anak, sampai foodcourt. Secara umum pelaksanaan operasional yang dijalankan PT Lahanwicaksana Prima sudah cukup baik. PT Lahanwicaksana Prima juga telah menerapkan internal control yang cukup baik. Hanya saja yang perlu menjadi perhatian PT Lahanwicaksana Prima adalah bagaimana agar tenant-tenant yang kosong bisa segera terisi dan bagaimana menetapkan strategi agar pembayaran dari penyewa tenant tepat pada waktunya dan tidak terlambat. Karena itu dibutuhkan internal control agar kedua hal tersebut bisa diatasi sehingga kemungkinan kerugian perusahaan juga bisa diminimalisasi.
1. Internal control untuk tenant yang belum terisi
PT Lahanwicaksana Prima saat ini masih memiliki kurang lebih 11 area tenant yang belum terisi. Sejauh ini tidak banyak yang dilakukan oleh
pengelola perusahaan agar tenant-tenant yang kosong tersebut bisa terisi. Yang dilakukan perusahaan hanya menjaga dan memelihara tenant-tenant yang kosong tersebut agar siap huni kapanpun penyewa mau. Namun perusahaan jarang sekali melakukan promosi atau pemberian informasi agar masyarakat tahu bahwa ada masih ada tenant yang kosong dan bisa
disewakan, sehingga tenant-tenant yang kosong itu sering kali dibiarkan tidak terisi dalam waktu yang lama. Dalam hal ini sangat dibutuhkan internal control yang memadai agar tenant-tenant yang kosong bisa segera terisi dan sekaligus mengurangi biaya pemeliharaan tenant. Yang perlu dilakukan oleh pengelola perusahaan adalah segera memberikan informasi baik melalui penyebaran brosur, pemasangan spanduk di area Plaza Shinta, maupun pemasangan iklan di media cetak mengenai tenant yang bisa disewakan. Selain itu perusahaan juga bisa melakukan langkah lain yaitu pemberian harga sewa promo untuk penyewa tenant yang tersedia tersebut. Jika hal tersebut dilakukan, dampaknya adalah kerugian atas biaya
pemeliharaan tenant bisa dikurangi dan keuntungan perusahaan meningkat. 2. Internal control untuk pencegahan terlambatnya pembayaran penyewa
tenant
Terlambatnya pembayaran sewa tenant merupakan kendala utama dalam bisnis dibidang sewa-menyewa, seperti juga yang dihadapi oleh PT Lahanwicaksana Prima. Sejauh ini, perusahaan telah menetapkan internal control atas masalah ini yaitu dengan penetapan sistem denda bagi penyewa tenant yang terlambat membayar biaya sewa, hanya saja perusahaan belum menetapkan satu tanggal pasti sebagai batas maksimal keterlambatan
pembayaran. Kebijakan yang diterapkan oleh pengelola sejauh ini yaitu pembayaran sewa tenant dilakukan selambat-lambatnya tanggal 5 setiap bulannya. Jika terlambat dari tanggal yang ditetapkan maka penyewa akan dikenakan denda sebesar 5-10% dari biaya sewa tergantung letak area tenant yang disewa. Masalah yang seringkali dihadapi perusahaan adalah banyaknya penyewa yang melakukan pembayaran lewat jauh dari tanggal yang ditetapkan. Hal ini memang membawa keuntungan bagi perusahaan, tetapi juga sekaligus menimbulkan kerugian yaitu terganggunya sistem akuntansi pengakuan pendapatan yang pada akhirnya akan membawa dampak pada akuntansi perusahaan. Dan tentu saja hal ini akan menyulitkan bagian akuntansi perusahaan. Karena itu hal yang sebaiknya dilakukan perusahaan adalah menetapkan batas maksimal atas tanggal keterlambatan pembayaran sewa, dan sekaligus bisa menetapkan kebijakan denda kedua atas pembayaran yang lewat dari batas tanggal akhir keterlambatan.
Penggunaan sistem konfirmasi online atas pembayaran sewa tenant yang langsung terhubung dengan komputer bagian finance sebagaimana telah diterapkan perusahaan juga merupakan internal control yang cukup memadai. Namun yang perlu diperhatikan adalah harus ada sistem cadangan yang bisa digunakan baik itu secara computerized maupun manual saat jaringan dalam sistem konfirmasi online yang biasa dipakai mengalami masalah karena manual error ataupun terputusnya jaringan listrik.
III.8 Pelaksanaan Internal Control dalam PT Lahanwicaksana Prima
Penerapan internal control yang dilaksanakan oleh PT Lahanwicaksana Prima adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Dilihat dari struktur organisasi yang termuat dalam gambar 1, tergambar bahwa PT Lahanwiaksana Prima telah cukup membuat pemisahan fungsi secara jelas dan tegas. Dalam hal bagian yang terkait dengan masalah penggajian yaitu bagian personalia, bagian finance dan accounting fungsi otorisasi dan garis wewenang telah cukup memperlihatkan pengendalian yang baik atas struktur organisasi. Namun dari segi uraian tugas, dalam hal penggajian masih ada perangkapan tugas yang terjadi yaitu bagian personalia yang membuat rekapitulasi jam kerja karyawan sekaligus membuat daftar jumlah gaji pegawai, hal ini jika dibiarkan bisa berpotensi terjadinya kecurangan dalam hal penambahan karyawan fiktif ataupun kecurangan dalam pembuatan jumlah gaji yang melebihi jumlah gaji seharusnya. Selain itu juga terdapat beberapa hal yang terkait seperti kompleksnya tugas satu bagian seperti bagian personalia yang tidak hanya mencakup hal kepegawaian saja tetapi juga bertugas membuat budget, namun kompleksitas tugas tersebut sejauh ini masih bisa terkendali oleh perusahaan.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan
Dalam hal ini PT Lahanwicaksana Prima juga telah cukup melakukan berbagai hal untuk melindungi kekayaan perusahaan, seperti penyimpanan kas perusahaan di dalam tempat yang tidak bisa dijangkau oleh orang yang tidak berwenang dan sistem proteksi yang memadai sehingga harta perusahaan bisa terlindungi dengan baik. Dalam hal penggajian, sistem wewenang dan prosedur pencatatan dalam PT Lahanwicaksana telah cukup memadai, hanya saja proses rekapitulasi absensi, perhitungan jumlah gaji dan pembuatan daftar gaji masih dilakukan oleh satu fungsi yaitu bagian personalia, sehingga potensi terjadinya kecurangan cukup besar. Selain itu juga perusahaan tidak membuat slip gaji yang diberikan kepada setiap pegawai sehingga setiap pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya, yang pada akhirnya bisa berpotensi menimbulkan konflik antara karyawan dengan perusahaan.
3. Praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dan tugas setiap unit organisasi
Beberapa praktik sehat yang telah dilakukan oleh PT Lahanwicaksana prima terkait prosedur penggajian yang ada dalam PT Lahanwicaksana Prima: a. Sistem absensi yang memadai yaitu penggunaan sistem finger scan
yang tidak memungkinkan pegawai melakukan absensi untuk karyawan lain
b. Transaksi penggajian tidak hanya melibatkan satu fungsi tetapi melibatkan 3 fungsi yaitu personalia, finance dan accounting.
c. Adanya pengecekan kembali atas rekapitulasi yang dibuat oleh bagian personalia atas absensi, perhitungan dan daftar gaji
d. Penggunaan sistem online atas abensi sehingga setiap absensi yang dilakukan oleh pegawai langsung terdeteksi dan ter-update dikomputer yang ada pada ruang manajer personalia
Namun ada juga beberapa praktik yang belum dilakukan oleh PT Lahanwicaksana dalam hal pelaksanaan prosedur penggajian yang diterapkan, seperti:
a. Tidak digunakannya formulir yang pre-numbered untuk voucher pembayaran dan formulir pengeluaran kas
b. Tidak adanya job-rotation atas petugas yang melakukan pembayaran gaji pegawai
c. Tidak dibuatnya slip gaji yang diberikan kepada pegawai sehingga pegawai tidak mengetahui rincian gaji yang diterimanya
