1
“ANALISIS PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU PRODUK BERBASISKAN ISO 9001:2000 PADA PT SEMEN BOSOWA MAROS
MUHAMMAD BASIR
STIE-YPUP Makassar
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem manajemen mutu produk berbasiskan ISO 9001:2000 pada Departemen Purchasing PT Semen Bosowa Maros. Metode Analisis yang digunakan adalah analisis komparatif, yaitu analisis yang membandingkan hasil temuan di lapangan dengan standar mutu ISO 9001:2000. Apabila pelaksanaan di perusahaan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut telah menerapkan ISO 9001:2000 dengan baik. Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan penerapan sistem manajemen mutu berbasiskan ISO 9001:2000 pada PT Semen Bosowa Maros yaitu terjadi ketidaksesuaian antara standar sistem manajemen mutu berbasiskan ISO 9001:2000 dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada Departemen Purchasing PT Semen Bosowa Maros.
Kata Kunci : Manajemen Operasi, Manajmen Mutu Produk, ISO 9001:2000
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang MasalahDalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dan dalam situasi ekonomi yang tidak stabil, perusahaan yang memiliki keunggulan kompetitiflah yang dapat tetap eksis. Sementara perusahaan yang mengabaikan perbaikan berkesinambungan (continous
improvement) cepat atau lambat akan mengalami kebangkrutan. Selain itu, manajemen
perusahaan juga harus menjaga dan meningkatkan mutu produk yang dihasilkannya. Hanya produk yang bermutu yang dapat bersaing di pasar global. Pemberlakuan pasar bebas di kawasan Asia Tenggara (AFTA) pada Juni 2006, semakin memperketat tingkat kompetisi di antara Negara ASEAN. Hanya produk berkualitas yang akan mampu menembus pasar ASEAN. AFTA merupakan kesempatan bagus bagi perusahaan dalam negeri untuk menjual produknya ke luar negeri.
Perusahaan perlu mendapatkan pengakuan mutu yang berstandar internasional sehingga produk yang dihasilkannya dapat diterima secara global. Metode-metode yang dapat digunakan untuk meningkatkan mutu produk dan sudah diakui secara internasional adalah dengan menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Sistem manajemen mutu 9001:2000 berisi tentang model untuk jaminan mutu dalam desain/pengembangan, produksi, instalasi dan jasa. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada suatu perusahaan sangat berperan dalam mendukung pencapaian standar mutu. Sehingga dengan diterapkannya sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 diharapkan dapat memperbaiki dan meningkatkan mutu produk.
Penerapan manajemen mutu berbasis ISO 9001:2000 akan menimbulkan perubahan atau pengaruh bagi perusahaan, baik yang bersifat internal (praktik manajemen mutu) maupun ekesternal perusahaan. Perubahan yang bersifat internal seperti standarisasi proses bisnis atau prosedur kerja, dokumentasi yang lebih baik, meningkatnya pemahaman karyawan tentang mutu, dan sebagainya, pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan mutu produk atau jasa. Sedangkan pengaruh eksternal diantaranya adalah meningkatnya persepsi konsumen terhadap mutu produk, sebagai salah satu atribut mutu, yang selanjutnya berdampak pada meningkatnya daya saing produk atau perusahaan di pasar.
PT Semen Bosowa Maros adalah salah satu industri semen di Indonesia yang merupakan salah satu perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001:2000 dan telah disertifikasi sejak tahun 2001 hingga sekarang serta telah beberapa kali dilakukan audit baik secara internal maupun eksternal utamanya pada tiap departemen yang ada.
Dari hasil audit terdapat beberapa penemuan ketidaksesuaian pada Departemen Purchasing yang bisa berdampak pada mutu produk yang dihasilkan. Oleh karena hal tersebut, maka penulis tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai topik ini yang dituangkan dalam penelitian ini dengan judul: “Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu Produk
Berbasiskan ISO 9001:2000 pada PT Semen Bosowa Maros”. B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas, maka rumusan masalahnya adalah apakah Departemen Purchasing PT Semen Bosowa Maros telah menerapkan sistem manajemen mutu produk berbasiskan ISO 9001:2000?
C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem manajemen mutu produk berbasiskan ISO 9001:2000 pada Departemen Purchasing PT Semen Bosowa Maros.
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Manajemen dan Manajemen OperasiPengertian manajemen menurut Robbins and Coulter (2004:4) dalam bukunya “Manajemen” Edisi Bahasa Indonesia, menyatakan bahwa: “Manajemen adalah sebuah proses mengkoordinasikan kegiatan kerja sedemikian rupa sehingga dapat diselesaikan secara efektif dan efisien dengan dan melalui orang lain”.
Sedangkan Malayu Hasibuan (2004:2) memberikan pengertian manajemen dalam bukunya “Dasar, Pengertian, dan Masalah Manajemen” sebagai berikut:
“Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu”.
Pengertian manajemen operasi menurut Jay Heizer dan Barry Render (2004:4) adalah sebagai berikut: “Serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output”. Menurut Sofjan (2008:12) berpendapat bahwa: “Manajemen produksi atau operasi adalah proses pencapaian dan pengutilisasian sumber-sumber daya untuk memproduksi atau menghasilkan barang/jasa yang berguna sebagai usaha untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi”.
Dari pengertian di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa manajemen operasi adalah kegiatan untuk mengatur penggunaan sumber daya untuk menciptakan dan menambah nilai suatu barang melalui perubahan dari input menjadi output.
B. Mutu
1. Pengertian Mutu
Pengertian mutu menurut American Society for Quality yang dikutip oleh Heizer &
Render (2004:190):
“Quality is the totality of features and characteristic of a product or service that bears on its
ability to satisfy stated or implied need”.
Artinya kualitas/mutu adalah keseluruhan corak dan karakteristik dari produk atau jasa yang berkemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang tampak jelas maupun yang
3
tersembunyi. Dengan demikian suatu produk atau jasa dapat dikatakan bermutu jika dapat memenuhi segala kebutuhan konsumen atau melebihi harapan konsumen.
Menurut Render dan Heizer (2001:93-96), mutu mempengaruhi perusahaan dalam empat cara:
a. Biaya dan Pangsa Pasar
Gambar dibawah ini menunjukkan bahwa mutu yang ditingkatkan dapat mengarah kepada peningkatan pangsa pasar dan penghematan biaya, keduanya juga dapat mempengaruhi profitabilitas. Demikian pula, usaha perbaikan keandalan dan standar berarti penurunan kerusakan pada produk dan biaya suatu jasa.
Cara Mutu Meningkatkan Laba (Render dan Heizer, 2001:94)
b. Reputasi Perusahaan
Reputasi perusahaan mengikuti reputasi mutu yang dihasilkan buruk atau baik. Mutu akan muncul bersamaan dengan persepsi mengenai produk baru perusahaan, praktik-praktik penanganan pegawai, dan hubungannya dengan pemasok
c. Pertanggungjawaban Produk
Perusahaan yang merancang dan memproduksi barang atau jasa yang cacat dapat dianggap bertanggung jawab atas kerusakan dan kecelakaan yang diakibatkan pemakaian barang atau jasa tersebut dapat membebankan perusahaan dengan biaya-biaya hukum yang besar, penyelesaian kasus yang mengharuskan pemberian kompensasi yang besar, atau kerugian yang besar, dan hal tersebut tidak baik untuk publisitas perusahaan.
d. Implikasi Internasional
Dalam era teknologi seperti sekarang ini, mutu merupakan perhatian internasional dan perhatian operasi. Agar perusahaan juga Negara dapat bersaing secara efektif dalam perekonomian global, produknya harus memenuhi mutu dan harga yang diinginkan.
2. Struktur dan Elemen Mutu
Miranda, ST dan Amin Widjaja Tunggal, Ak.MBA (2003,159) mengemukakan struktur dan elemen ISO sebagai berikut:
a. Sistem Mutu (Quality Sistem)
Hasil yang Diperoleh dari Pasar
Perbaikan reputasi
Peningkatan volume
Peningkatan harga
Biaya yang dapat ditekan
Peningkatan produktivitas
Penurunan biaya pengerjaan ulang dan sisa material
Penurunan biaya garansi
Peningkatan Laba Perbaikan Mutu
Merupakan bagian dari praktek, tanggung jawab, kebijakan, dan prosedur yang digunakan sebuah organisasi untuk melaksanakan dan mempertahankan tingkatan mutu dalam produk, proses dan jasa.
b. Manajemen Mutu (Quality Management)
Merupakan keseluruhan metode untuk mengatur mutu dalam suatu organisasi meliputi produk, jasa, kinerja proses, dan sumber daya manusia.
c. Sistem Manajemen Mutu (Quality Management Sistem)
Merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyararatan tertentu.
d. Kebijakan Mutu (Quality Policy)
Merupakan kumpulan pernyataan yang menguraikan keseluruhan tujuan dan sasaran organisasi untuk memberikan produk dan jasa kepada pelanggannya.
e. Jaminan Mutu (Quality Assurance)
Merupakan pendekatan yang terencana dan sistematik (dengan keyakinan) bahwa produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan yang ditetapkan.
f. Pengendalian Mutu (Quality Control)
Merupakan sistem pengoperasian sebagai tanggapan korektif untuk memproduksi barang dan jasa secara ekonomis dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
3. Perkembangan Sistem Mutu
Pandangan organisasi terhadap mutu produk maupun sistem mutu telah mengalami evolusi dari tahun ke tahun. Pada dasarnya perkembangan sistem mutu dapat dibagi atas empat tahapan sebagai berikut (Suardi, 2001:8):
a. Era Inspeksi (Inspection Era)
Pada sistem inspeksi ini, satu atau lebih karakteristik produk diteliti, diukur, atau diuji dan dibandingkan dengan persyaratan tertentu untuk menilai kesesuaiannya. Inspeksi dilakukan oleh karyawan yang ditugaskan secara khusus untuk melakukan hal tersebut. Produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi kemudian dibuang (scrapped), diperbaiki (reworked), atau tetap dijual dengan kompensasi tertentu.
b. Era Pengendalian Mutu (Quality Control Era)
Pada era pengendalian mutu, departemen inspeksi dilengkapi dengan alat dan metode statistic untuk mendeteksi penyimpangan yang terjadi pada atribut produk maupun proses. Data penyimpangan tersebut dapat diberitahukan kepada departemen produksi sebagai dasar bagi perbaikan proses pengolahan produk. Pada era ini, proses pengendalian sudah mulai dilakukan oleh departemen produksi.
c. Era Penjaminan Mutu (Quality Assurance Era)
Titik berat penanganan mutu pada era ini bergeser ke arah desain produk maupun proses. Era ini mulai berkembang pada tahun 1950-an. Adapun contoh pengakuan pihak ketiga dalam hal penjaminan mutu ini adalah ISO 9000:1994.
d. Era Manajemen Mutu Total (Total Quality Management)
Level tertinggi dari manajemen mutu adalah total quality management, yang mencakup penerapan prinsip-prinsip manajemen mutu di dalam level organisasi maupun aspek bisnis perusahaan. Prinsip, wewenang dan tanggung jawab mutu diterapkan pada seluruh fungsi organisasi, termasuk bagian pemasaran, keuangan, SDM, dan fungsi-fungsi organisasi non produksi yang lain.
5
4. Delapan Prinsip Manajemen Mutu
Delapan prinsip manajemen mutu dalam seri ISO 9000:2000 yang perlu dipahami dan diterapkan oleh organisasi adalah sebagai berikut:
a. Fokus pada pelanggan
Kehidupan badan usaha tergantung pada pelanggannya. Oleh karena itu, badan usaha harus memahami harapan dan kebutuhan pelanggan. Badan usaha harus merencanakan dan memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat ini dan yang akan datang.
b. Kepemimpinan
Manajemen puncak yaitu Direktur badan usaha harus menetapkan suatu kebijakan mutu dan sasaran mutu badan usaha untuk member arahan dan target badan usaha. Direktur badan usaha harus menciptakan suatu lingkungan yang harmonis dengan melibatkan staf dan karyawan dalam mencapai sasaran mutu badan usaha.
c. Keterlibatan personel
Badan usaha harus mampu melibatkan semua karyawan untuk meningkatkan kepedulian karyawan terhadap pencapaian mutu dan kepuasan pelanggan, dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan mampu memenuhi persyaratan pelanggan.
d. Pendekatan proses
Sistem manajemen mutu diterapkan berdasarkan pendekatan proses yang diawali dengan indentifikasi dan penetapan criteria yang akan menjadi kendali setiap tahapan proses. Keberhasilan pencapaian mutu sangat bergantung pada konsistensi menjalankan proses yang telah ditetapkan untuk menghasilkan produk yang bermutu dan memenuhi persyaratan pelanggan.
e. Pendekatan sistem pada manajemen
Badan usaha harus merencanakan cara memenuhi persyaratan pelanggan. Rencana meliputi semua aktivitas yang berkaitan dengan mutu dari hubungan awal pelanggan hingga serah terima pekerjaan dan monitoring kepuasan pelanggan. Mengidentifikasikan, memahami dan mengelola proses yang saling berhubungan ini, sebagai sebuah system, yang berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien bagi badan usaha.
f. Perbaikan Berkesinambungan
Badan usaha harus mampu mengarahkan semua karyawan yang terlibat. Para pimpinan dan karyawan harus belajar dari kesalahan dan permasalahan dan secara terus-menerus meningkatkan sistem yang telah dibangun. Peningkatan yang berkesinambungan keseluruhan kinerja badan usaha merupakan bagian sasaran utama.
g. Pendekatan factual pada pengambilan keputusan
Badan usaha harus mampu membangun paradigma dalam diri karyawannya. Setiap keputusan yang efektif harus berdasarkan analisis data dan informasi. Informasi dikumpulkan dalam suatu data yang tidak biasa dan bermakna satu, sehingga jalur komunikasi yang jelas adalah penting.
h. Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan
Badan usaha harus mampu membangun lingkungan usaha yang saling menguntungkan antara badan usaha dan pemasoknya. Hubungan pelanggan dan pemasok tergantung pada hubungan satu sama lain yang saling menguntungkan, dan akan menghasilkan keuntungan bagi semua pihak.
Penerapan system manajemen mutu menurut Badan Standarisasi Nasional (2007:70) adalah sebagai berikut:
1. Tahap Perancangan
a. Indentifikasi tujuan penerapan standar manajemen mutu.
b. Identifikasi harapan pelanggan (internal, eksternal, shareholder). c. Pelajari ISO 9000 family.
d. Analisa Gap antara kondisi perusahaan dengan persyaratan standar. e. Identifikasi proses.
2. Tahap Pelaksanaan
a. Penyediaan sumber daya dan peningkatan kemampuan. b. Pelatihan.
c. Implementasi dan efetivitas penerapan. 3. Tahap Penilaian
a. Penilaian internal/audit internal. b. Tindakan perbaikan.
D. International Organization for Standarization (ISO)
Proses pengembangan yang menjadi focus industri untuk dilakukan dalam rangka meningkatkan kinerja industri adalah penerapan system manajemen mutu yang unggul, yang diupayakan melalui pengendalian proses (process control) dan perbaikan berkelanjutan (continous improvement) terhadap seluruh proses yang berlangsung di dalam organisasi. ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk system manajemen mutu, yang saat ini telah menjadi standar mutu yang diterima paling luas di seluruh dunia. Standar ini dikeluarkan oleh lembaga The International Organization for Standarization, sebuah organisasi non pemerintah yang berkedudukan di Jenewa (Swiss) dan telah berdiri sejak tahun 1947. Setelah versi pertamanya dikeluarkan pada tahun 1987, ISO 9000 direvisi pada tahun 1994 dan 2000.
ISO 9000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk, namun hanya merupakan standar system manajemen mutu. Bagaimanapun diharapkan bahwa produk yang dihasilkan dari suatu system manajemen mutu internasional akan bermutu baik (standar), meskipun tidak selalu demikian keadaannya. ISO 9000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam perancangan dan penilaian suatu system manajemen mutu, dengan tujuan untuk menjamin bahwa pemasok akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Penerapan ISO 9000 akan mempengaruhi bagaimana suatu produk didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain.
Versi terakhir dari ISO 9000 yaitu ISO 9001:2000 terdiri dari empat bagian utama yang menjabarkan system manajemen organisasi sebagai berikut:
1. Tanggung jawab manajemen (management responsibility)
Tanggung jawab manajemen mengacu pada kewajiban dan tindakan yang harus dilakukan oleh pihak manajemen untuk mendukung pencapaian tujuan system manajemen mutu. 2. Manajemen sumber daya (resource management)
Manajemen sumber daya mengacu pada penyediaan dan pengelolaan sumber daya yang dibutuhkan organisasi untuk menerapkan system manajemen mutu, meliputi sumber daya manusia, infrastruktur, dan lingkungan kerja.
3. Realisasi produk (product realization)
Realisasi produk mengacu pada pelaksanaan proses-proses yang saling terkait yang dilakukan untuk menghasilkan produk.
7
Pengukuran, analisis, dan perbaikan mengacu pada proses pemantauan dan evaluasi terhadap kesesuaian proses, produk, maupun system manajemen mutu, yang digunakan sebagai dasar bagi perbaikan dan pengembangan.
Hubungan antar bagian tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini dan penjabaran masing-masing bagian ke dalam elemen-elemennya:
Model Sistem Manajemen Mutu (Badan Standarisasi Nasional, 2007:8)
Tanggung Jawab Manajemen 1. Komitmen manajemen 2. Pengutamaan pelanggan 3. Kebijakan mutu 4. Perencanaan
5. Tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi
6. Tinjauan manajemen
Sistem Manajemen Mutu 1. Persyaratan umum 2. Persyaratan dokumen
Penjabaran bagian-bagian ISO 9001:2000 (Suardi, 2001:37)
Secara umum, standar ISO 9001:2000 lebih menekankan aspek orientasi pada konsumen (customer-oriented) disbanding standar yang lama. Walaupun standar yang lama juga berorientasi pada pemenuhan kebutuhan konsumen dan pencapaian kepuasan konsumen, namun standar yang beru menyatakan secara lebih rinci. Misalnya standar baru mendorong
Masukan Keluaran
Sistem Manajemen Mutu Peningkatan Berkelanjutan P E L A N G G A N K E P U A S A N P E R S Y A R A T A N P E L A N G G A N Tanggung Jawab Manajemen Realisasi Produk Manajemen Sumber Daya Pengukuran, Analisis, Perbaikan Produk Masukan Keluaran
Sistem Manajemen Mutu Peningkatan Berkelanjutan P E L A N G G A N K E P U A S A N P E R S Y A R A T A N P E L A N G G A N Tanggung Jawab Manajemen Realisasi Produk Manajemen Sumber Daya Pengukuran, Analisis, Perbaikan Produk Realisasi Produk Penjualan dan pemasaran 1. Perencanaan dan realisasi
produk
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan Desain Produk
1. Desain dan pengembangan Pengembalian bahan 1. Pembelian
Manufaktur dan Purna Jual 1. Produk dan penyediaan
pelayanan
Manajemen Sumber Daya 1. Ketersediaan sumber daya 2. Sumber daya manusia 3. Infrastruktur 4. Lingkungan kerja
Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
1. Pemantauan dan pengukuran
2. Pengendalian produk yang sesuai
3. Analisis data 4. Peningkatan Pengendalian Sistem
organisasi untuk berkomunikasi dengan konsumen dan mengukur serta memantau kepuasan pelanggan.
Beberapa manfaat yang dapat diambil dalam penerapan system manajemen mutu ISO 9001:2000, antara lain:
a. Mampu membuat system kerja dalam organisasi menjadi standar kerja yang terdokumentasi.
b. Meningkatkan semangat kerja karyawan karena adanya kejelasan kerja sehingga tercapai efisiensi.
c. Dipahaminya berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku di seluruh organisasi.
d. Meningkatnya pengawasan terhadap pengelolaan pekerjaan. e. Termonitornya kualitas pelayanan organisasi terhadap mitra kerja.
E. Proses Sertifikasi ISO 9001:2000
Menerapkan system mutu ISO 9001:2000 bukanlah sesuatu hal yang dapat dilakukan dengan sekejap, namun merupakan suatu proses yang cukup panjang dan dibutuhkan kerja sama dan komitmen dari semua pihak yang ada di dalam suatu organisasi. Sertifikasi adalah bentuk pengakuan dari pihak yang independent terhadap suatu organisasi yang sudah menerapkan system manajemen mutu. Proses sertifikasi memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang dari seluruh anggota organisasi. Proses sertifikasi dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi yang telah diakreditasi secara nasional atau bahkan secara internasional. Langkah-langkah dasarnya adalah sebagai berikut:
1. Organisasi menetapkan komitmen dalam menerapkan system manajemen mutu dan menerapkan system manajemen mutu ISO 9001:2000 pada unit-unit organisasi yang ditetapkan.
2. Mengajukan permohonan kepada lembaga sertifikasi.
3. Penilaian semua aspek manajemen yaitu dengan audit internal dan audit eksternal yang dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen.
4. Mengevaluasi hasil penilaian dan pemberian sertifikat ISO 9001:2000, sertifikat diberikan apabila organisasi dianggap layak dan memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam standar ISO 9001:2000 serta tidak ditemukan lagi ketidaksesuaian yang masuk dalam kategori major. Masa berlakunya sertifikat ini adalah selama 3 tahun setelah diterimanya sertifikat. 5. Pengawasan ulang/surveilen dilaksanakan setiap 6 bulan sekali setelah diterimanya
sertifikat yang dimaksudkan untuk mengevaluasi efektivitas penerapan ISO 9001:2000 serta apabila terjadi perubahan yang dilakukan dalam penerapan system.
Organisasi Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu
(LSSM) Pemberian Sertifikasi Evaluasi Proses Audit Pengambilan Keputusan hasil Stop Sertifikat SNI/ISO 9001
9
Proses Sertifikasi ISO 9001:2000 (Badan Standarisasi Nasional, 2007:78) F. Siklus PDAC dalam Sistem Manajemen Mutu
Terdapat perangkat mutu yang digunakan dalam menerapkan system manajemen mutu salah satu diantaranya Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang juga dikenal dengan sebutan Siklus Deming. Siklus PDCA ini merupakan salah satu perangkat yang dapat digunakan dalam melakukan peningkatan mutu yang secara terus-menerus. Dalam diagram Silus PDCA dapat digambarkan sebagai berikut:
Diagram Siklus PDAC
Sumber: “Pengenalan Konsep Manajemen Mutu”, Sucofindo (2001:14) Plan/Merencanakan
Tetapkanlah rencana yang baik, karena keberhasilan sangat bergantung pada perencanaan dan persiapan yang baik.
Do/Laksanakan
Laksanakan semua rencana yang telah dibuat, dengan menggunakan metode yang tepat, personel yang berkualifikasi, peralatan yang sesuai, material yang memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.
Check/Pemeriksaan
Periksa apakah pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila tujuan tersebut tidak dapat dicapai, maka segera lakukan tindakan koreksi dan pencegahan.
Action/Bertindak - Tindakan Koreksi - Tindakan Pencegahan
Standar ISO 9000 merupakan landasan dasar yang dapat digunakan untuk terus mempertahankan konsistensi dari mutu yang telah dicapai untuk kemudian dikembangkan dan ditingkatkan terus-menerus. Dalam bentuk diagram di atas tersebut dapat dilihat posisi keberadaan ISO 9001:2000 dalam system manajemen mutu dikaitkan dengan peningkatan secara terus-menerus untuk mengantisipasi era globalisasi di masa yang akan datang.
G. Hipotesis P A C D ISO 9001:2000
Berdasarkan rumusan masalah yang dikemukakan sebelumnya, maka hipotesis yang diajukan adalah diduga bahwa penerapan system manajemen mutu produk berbasiskan ISO 9001:2000 pada Departemen Purchasing PT Semen Bosowa Maros belum sesuai standar.
METODE PENELITIAN Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada salah satu industri semen yang ada di Sulawesi Selatan yaitu PT Semen Bosowa Maros yang berlokasi di Desa Baruga Kecamatan Bantimurung Kabupaten Maros Sulawesi Selatan. Waktu penelitian ini dilaksanakan selama 2 (dua) bulan, mulai Juli sampai dengan Agustus 2010.
Metode Analisis
Metode Analisis yang digunakan adalah analisis komparatif, yaitu analisis yang membandingkan hasil temuan di lapangan dengan standar mutu ISO 9001:2000. Apabila pelaksanaan di perusahaan sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut telah menerapkan ISO 9001:2000 dengan baik.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Implementasi Sistem Manajemen Mutu berbasis ISO 9001:2000 pada PT Semen Bosowa Maros merupakan upaya untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan (customer
satisfaction) Sesuai falsafah ISO 9001:2000, perbaikan berkesinambungan (continual improvement) senantiasa dijadikan budaya kerja sehari-hari dalam kegiatan operasional
maupun bisnis perusahaan. Sistem Manajemen Mutu PT Semen Bosowa Maros mengadopsi pendekatan proses dalam pengembangan, pengimplementasian maupun perbaikan efektivitas dan efisiensi system manajemen mutu PT Semen Bosowa Maros untuk mencapai tingkat kepuasan pelanggan yang diharapkan melalui pemenuhan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan terhadap produknya. Pendekatan proses adalah metode untuk memperoleh sertifikasi namun hanya proses tertentu saja yang dijaminkan. PT Semen Bosowa Maros menjaminkan beberapa departemen yang terkait dengan hasil produk yaitu Quality Assurance
and Quality Control Department, Electrical and Control Department, Production Department, Purchasing Department, Maintenance Department, Safety Department, dan Marketing Department untuk memperoleh sertifikat ISO 9001:2000.
Pada November 2001 PT Semen Bosowa Maros mendapatkan pengakuan sertifikasi ISO dari SGS (Sertivicate Generale Standaritation), lalu kegiatan selanjutnya adalah mempertahankan sertifikat tersebut. Kegiatan untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yaitu dengan melaksanakan pelatihan audit internal, melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) per enam bulan, melakukan continous improvement dengan cara merevisi dokumen dan catatan mutu, menggunankan system SAP untuk sarana pengendalian dokumen
online, dan melakukan tinjauan manajemen terhadap permasalahan operasional dan hasil-hasil
audit internal. Sistem dokumentasi pada Departemen Purchasing dikendalikan sendiri tapi diawasi oleh Departemen Internal Audit. Dokumen Departemen Purchasing dalam bentuk referensi seperti Standar Operasi/Pemeliharaan, regulasi dan bentuk hardcopy diidentifikasi, dipelihara dan dikendalikan oleh Departemen Purchasing sendiri.
Sasaran penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 pada Departemen Purchasing adalah organisasi mampu untuk menunjukkan kemampuan mengadakan barang dan atau jasa sesuai permintaan dari departemen lain dalam hal spesifikasi dan quantity yang tepat, tepat waktu sesuai dengan lead time yang sudah ditentukan agar tidak menghambat pekerjaan yang telah dijadwalkan dan proses produksi dapat berjalan lancar dan dapat
11
berkoordinasi dengan baik dengan bagian lain yang terkait juga dapat memenuhi peraturan perundangan dengan penerapan perbaikan berkesinambungan (continous improvement) secara efektif dan melalui pencegahan ketidaksesuaian.
Departemen Purchasing bekerja sesuai dengan Standard Operation Procedure (SOP) yang telah tersosialisasi dengan baik dan juga menjadi acuan bagi departemen tersebut untuk bekerja dan menghasilkan mutu yang baik pula. Prosedur tersebut telah terdaftar dalam ISO sehingga per enam bulan sekali dilakukan pemeriksaan atau audit baik secara internal maupun eksternal sesuai dengan standar prosedur yang telah dibuat. Dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000, Departemen Purchasing menjalankan beberapa prinsip-prinsip manajemen mutu sebagai berikut:
1. Fokus pada kebutuhan-kebutuhan pabrik dengan merealisasikan permintaan barang dan atau jasa.
2. Pemimpin Departemen Purchasing melibatkan staf dan karyawannya dalam mencapai sasaran mutu perusahaan.
3. Penerapan inovasi dan pemupukan profesionalisme melalui proses pembelajaran. 4. Setiap kegiatan kerja merupakan bagian dari suatu proses.
5. Tindakan pencegahan dilakukan secara terencana. 6. Perbaikan mutu dilakukan secara terus-menerus.
7. Setiap keputusan yang diambil berdasarkan analisis data dan informasi yang akurat dan jelas sehingga jalur komunikasi juga menjadi jelas.
8. Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan saling menguntungkan satu sama lain. Tabel 1. Hasil Temuan Audit Periode Tahun 2008 – 2010
Klausul Temuan Auditor
2008 2009 2010
4.2
Lampiran formulir evaluasi kinerja supplier lampiran 6.6 s/d 6.13 (M-PK-PUR-01) tidak ada saat di audit.
Evaluasi kinerja supplier tidak dilakukan secara continue dan tidak semua supplier dievaluasi. Contoh CV Taruna Abadi supplier silica, Batara Abadi tidak dieHasdfgvaluasi (M-PK-PUR-01)
Tidak ditemukan laporan bulanan semester terakhir (Auditor tidak dapat memperlihatkan laporan bulanan) Januari s/d Juni 2008
Berdasarkan prosedur M-PK-PUR-02 mengatakan user adalah dept. yang memerlukan barang dan jasa, namun pada form evaluasi teknis, material PO. 1100009257 jasa penggantian tubing (HE) R1-adalah PEG klausul 5.1.2 M-PK-PUR-02
4.2.1
Sasaran mutu dept. purchasing untuk periode thn 2008 belum disahkan
Lap. Bulanan dept. purchasing thn 2008 sebagai monitoring dari pencapaian sasaran mutu tidak dapat diperlihatkan
Dalam prosedur M-PK-PUR-01 tidak diatur prosedur/tahapan
survey/sampling untuk material, untuk supplier baru
4.2.3
Berdasarkan prosedur M-PK-PUR-02 mengatakan user adalah dept. yang memerlukan barang dan jasa, namun pada form evaluasi teknis, material PO. 1100009257 jasa penggantian tubing (HE) R1-adalah PEG klausul 5.1.2 M-PK-PUR-02
4.2.4
Sasaran mutu belum ada dan tidak dapat
diperlihatkan Prosedur yang terkait
dengan purchasing tidak dapat ditunjukkan
Prosedur kerja M-PK-PUR-01 seleksi dan evaluasi pemasok tidak ada dan tidak dapat
diperlihatkan
Tidak ditemukan evaluasi pemasok/evaluasi kerja jasa no. 010/BASTP/01/2010 PO 6400000133 Ditemukan ketidaksesuaian pada criteria penilaian kinerja supplier bahan baku (ISO) pada B (pengiriman) sebagai berikut: - Tepat waktu 15 - Lambat 1 – 3 hari 10 - Lambat 4 – 6 hari 5 - Lambat > 6 hari 2 5.4
Tidak ada alasan yang menjelaskan tentang presentasi realisasi PO dengan sasaran mutu pada laporan bulanan periode april 2009
5.4.1
Sasaran mutu dept. purchasing untuk periode thn 2008 belum disahkan
7.4.1
Evaluasi kinerja supplier seharusnya 6 bulan diganti menjadi 1 bulan dan belum dilakukan.
Evaluasi kinerja supplier tidak dilakukan secara continue dan tidak semua supplier dievaluasi. Contoh CV Taruna Abadi supplier silica, Batara Abadi tidak dievaluasi (M-PK-PUR-01)
Berdasarkan sasaran mutu mengenai pengadaan barang (point) ditargetkan 100% tetapi actualnya sebagai berikut Januari 2009 19,83% April 2009 27,93% hal ini tidak sesuai dengan target sasaran mutu (tidak ada evaluasi)
13
Sumber: Data yang diolah oleh penulis
Berdasarkan data-data di atas maka dapat dilihat bahwa Departemen Purchasing telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang berlaku yaitu dengan melaksanakan seluruh klausul-klausul yang ada di dalam ISO 9001:2000. Akan tetapi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Head of Purchasing, karena terdapat beberapa kesalahan yang terjadi berulang-ulang dan ada beberapa kesalahan yang melanggar lebih dari satu klausul. Misalnya pada klausul 4.2.4 tentang persyaratan dokumentasi, pada tahun 2009 prosedur yang terkait dengan purchasing tidak dapat ditunjukkan dan begitu pula pada sasaran mutu yang tidak dapat diperlihatkan, hal tersebut terulang di tahun 2010. Seharusnya hal tersebut tidak boleh terjadi karena pada dasarnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 menekankan pada perbaikan yang berkesinambungan (continous improvement). Sedangkan pada klausul 4.2.1 tentang persyaratan dokumentasi dan klausul 5.4.1 tentang perencanaan, sasaran mutu Departemen Purchasing belum disahkan pada tahun 2008. Berikut total temuan editor yang penulis ringkas untuk memudahkan dan melihat sejauh apa tingkat ketidaksesuaian yang terjadi dari tahun 2008 – 2010 pada tabel 2.
Tabel 2. Perbandingan Hasil Audit Tahun 2008 – 2010
Klausul ISO 9001:2000
Audit ISO 9001:2000 Temuan Auditor
Isi Klausul Klausul
yang diaudit 2008 2009 2010 4.1 Persyaratan Umum √ 4.2 Persyaratan Dokumentasi √ 6 5 4 5.1 Komitmen Manajemen 5.2 Fokus Pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Perencanaan √ 1 1
5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan
Komunikasi
5.6 Peninjauan Ulang Manajemen
6.1 Penyediaan Sumber Daya
6.2 Sumber Daya Manusia
6.3 Infrastruktur
6.4 Lingkungan Kerja
7.1 Perencanaan Realisasi Produk
7.2 Proses yang Berkaitan dengan
Pelanggan
7.3 Desain dan Pengembangan
7.4 Pembelian √ 2 1 1
7.5 Produksi dan Pelayanan
7.6 Pengendalian Peralatan, Pemantauan,
dan Pengukuran
8.1 Umum
per. Juli-Des thn 2007 belum dilakukan
Klausul Temuan Auditor
2008 2009 2010
8.4
Daftar rekanan terseleksi untuk periode juli – Desember 2007 belum di update
8.2 Pengukuran dan Pemantauan
8.3 Pengendalian Produk Non Konformas
8.4 Analisis Data √ 1
8.5 Peningkatan
Total 10 7 5
Sumber: Data yang diolah oleh penulis
Berdasarkan tabel 2 di atas maka dapat kita lihat bahwa temuan auditor dari tahun 2008 hingga tahun 2010 semakin menurun. Hasil audit tahun 2008 terdapat 10 total penyimpangan yang terjadi pada klausul ISO 9001:2000 yaitu klausul 4.2, 5.4, 7.4, dan 8.4. Kemudian pada tahun 2009 jumlah penyimpangan turun menjadi 7 dan tidak terjadi lagi penyimpangan pada klausul 8.4. Lalu pada tahun 2010 jumlah penyimpangan menurun lagi menjadi 5 dan penyimpangan pada klausul 5.4 tidak terjadi lagi.
Dari hasil tabel di atas menunjukkan penurunan penyimpangan-penyimpangan terjadi karena tindakan perbaikan berkesinambungan (continous improvement) telah berjalan. Walaupun demikian tetap saja terulang beberapa penyimpangan yang sama yang sebaiknya hal tersebut tidak perlu terulang mengingat adanya perbaikan berkesinambungan (continous
improvement) jika hal tersebut benar-benar diperhatikan dan telah diterapkannya Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2000 sesuai standar klausul-klausul yang berlaku dan memenuhi seluruh persyaratan-persyaratan yang ada di dalamnya.. Penurunan penyimpangan yang dialami dari tahun 2008 – 2010 membawa dampak yang baik bagi Departemen Purchasing sendiri maupun perusahaan karena sertifikat ISO 9001:2000 hingga saat ini dapat terus berlanjut.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan penerapan sistem manajemen mutu berbasiskan ISO 9001:2000 pada PT Semen Bosowa Maros, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Terjadi ketidaksesuaian antara standar sistem manajemen mutu berbasiskan ISO 9001:2000 dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 pada Departemen Purchasing PT Semen Bosowa Maros dapat dilihat pada tabel 2 yaitu klausul 4.2 tahun 2008 terdapat 6 penyimpangan dan 2009 terdapat 5 penyimpangan dan 2010 terdapat 4 penyimpangan, klausul 5.4 tahun 2008 terdapat 1 penyimpangan dan tahun 2009 terdapat 1 penyimpangan, klausul 7.4 tahun 2008 terdapat 2 penyimpangan, tahun 2009 terdapat 1 penyimpangan dan tahun 2010 terdapat 1 penyimpangan, dan klausul 8.4 hanya terdapat 1 penyimpangan pada tahun 2008.
2. Mengurangi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada penerapan sistem manajemen mutu berbasiskan ISO 9001:2000 pada Departemen Purchasing PT Semen Bosowa Maros dari tahun 2008 – 2010 karena adanya perbaikan secara berkesinambungan (continous improvement).
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi Edisi Revisi 2004. Jakarta: Lembaga Penerbit FE-UI.
Badan Standarisasi Nasional. 2007. Sistem Manajemen Mutu-Persyaratan. Jakarta: Panitia Teknik Manajemen Mutu.
Bakhtiar. 2001. Pengembangan Model Implementasi Total Quality Management (TQM) pada
Konteks Lingkungan Bisnis Indonesia. Jakarta: Lembaga Penerbit Universitas Trisakti.
Gaspersz, Vincent, D.Sc, CFPIM, CIQA. 2005. ISO 9001:2000 and Continual Quality
15
Hasibuan, Malayu, Drs. 2004. Dasar, Pengertian, dan Masalah, Edisi Revisi Cetakan ketiga. Jakarta: PT. Bumi Aksara.
Heizer, Jay dan Barry Render. 2001. Prinsip-Prinsip Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba Empat.
Heizer, Jay dan Barry Render. 2004. Operations Management edisi ketujuh. New Jersey: Prentice Hall.
Miranda, ST dan Drs. Amin Widjaja, Ak.MBA. 2003. A to Z. Jakarta: Harvindo. Stephen, P. Robbins dan Mary Coulter, 2004. Management, New Jersey: Prentice Hall.
Suardi, Rudi. 2001. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000-Penerapannya untuk Mencapai
TQM. Jakarta: PPM.
