Vol.3. No.1 , Bulan Februari Tahun 2021, hlm. 194-201 Available 0nline at
https://ejournal.poltek-amimedan.ac.id/index.php/jme p-ISSN : 2656-0658
e-ISSN : 2656-0666
194
TATA CARA PELAYANAN KAPAL DI PELABUHAN PADA PT. ADMIRAL LINES
CABANG PANJANG BANDAR LAMPUNG
1
Cito, SH., M.Si. 2Satti P. Sianturi
1,2
KPNK, Politeknik Adiguna Maritim Medan
email: rahmawati.kemenhub@gmail.com
Abstrak. PT.Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung
merupakan Perusahaan Pelayaran yang bergerak dibidang pelayanan jasa keagenan terhadap kapal yang singgah di pelabuhan panjang serta melayani kebutuhan kapal dan kebutuhan Crew Kapal. Untuk mengetahui lebih dekat bagaimana PT. Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung melakukan kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan kebutuhan kapal dan Crew Kapal, Khususnya di Pelabuhan Panjang. Dalam hal ini Pelayanan Kebutuhan kapal dilaksanakan oleh bagian operasional, maka Peranan PT. Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung sebagai suatu Perusahaan Pelayaran yang melakukan pelayanan kebutuhan kapal dan kebutuhan Crew Kapal tersebut sangatlah besar. Dan disamping Pelayanan Kapal tersebut Sedikit banyak mengalami masalah dan kendala, baik masalah eksternal atau dari luar maupun masalah internal atau dari dalam, salah satu factor penyebabnya adalah kurangnya fasilitas dermaga yang tersedia di Pelabuhan Panjang, sehingga mengakibatkan kapal – kapal yang akan merapat di dermaga harus menunggu (Labuh) selama berjam – jam bahkan berhari – hari, untuk mendapatkan fasilitas tempat sandar. Untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap kapal seperti yang diharapkan, maka diperlukan langkah – langkah yang tepat. Dalam hal ini PT. Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung harus senantiasa berusaha meningkatkan mutu pelayanannya baik untuk Kapal bendera Indonesia maupun kapal Bendera Asing. Selain itu manajemen pelabuhan harus mengambil kebijakan – kebijakan yang tepat agar kenerja pelabuhan Panjang dapat di tingkatkan sehingga kegiatan dalam melayani kapal di pelabuhan dapat berjalan secara efisien dan efektif. Metode yang digunakan dalam penulisan makalah ini, penulis memperoleh data berdasarkan kegiatan yang dilakukan di lapangan dan analisa pustaka berupa penelitian yang di lakukan, data yang bersifat teoritis bersumber dari buku – buku yang berkenaan dengan pokok bahasan yang diambil.
Kata Kunci: Tata cara pelayanan kapal, Crew kapal dan PT.Eka Nusantara Cabang
Belawan.
Abstract. PT. Admiral Lines, Bandar Lampung Branch, is a shipping
company engaged in agency services for ships that stop at long ports and serve the needs of ships and the needs of ship crews. To know more closely how PT. Admiral Lines, Bandar Lampung Long Branch, carries out activities related to services for the needs of ships and ship crews, especially at Panjang Port. In this case the ship needs service is carried out by the operational department, the role of PT. Admiral Lines, Bandar Lampung Long Branch as a Shipping Company that provides services for the needs of ships and the needs of Ship Crew is very large. And in addition to the ship service, there are more or less problems and constraints, both external or external problems as well as internal or internal problems, one of the factors causing this is the lack of available dock facilities at Panjang Harbor, resulting in ships that will dock at the dock waiting (Labuh) for hours even days, to get a
e-ISSN : 2656-0666
195
berth facility. To support the smooth running of services to ships as expected, appropriate steps are needed. In this case PT. Admiral Lines, Bandar Lampung Long Branch, must always try to improve the quality of its service for both Indonesian flag ships and foreign flag ships. In addition, port management must take the right policies so that the performance of Panjang port can be increased so that activities in serving ships at the port can run efficiently and effectively. The method used in writing this paper, the authors obtained data based on activities carried out in the field and library analysis in the form of research conducted, theoretical data sourced from books relating to the subject matter taken.
Keywords: Procedures for ship service, Crew ship and PT.Eka Nusantara Cabang
Belawan.
PENDAHULUAN
Pelayanan kapal di pelabuhan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelayaran, baik pelayaran domestik maupun pelayaran ocean going. Menyadari pentingnya Pelayanan Kapal tersebut, maka pelayanan dari perusahaan pelayaran harus dilakukan secara maksimal dan tepat sasaran agar memberikan konstribusi positif bagi dunia pelayaran dan perdagangan. Misalnya masih adanya hambatan – hambatan yang dihadapi perusahaan dalam memenuhi kebutuhan kapal yang datang ke pelabuhan.
Dalam melaksanakan kegiatan diatas belum tentu setiap perusahaan pelayaran atau pemilik kapal bisa menangani segala kebutuhan kapal – kapalnya. Oleh karena itu, diperlukan adanya jasa keagenan kapal guna mempelancar suatu kegiatan Pelayanan kapal di setiap pelabuhan yang akan disinggahi.
Berkaitan dengan pembahasan sebelumnya, penulis lebih memfokuskan pokok pembahasan pada suatu bidang kerja dalam perusahaan keagenan yang disebut bidang operasional keagenan. Hal tersebut dikarenakan segala sesuatu yang menyangkut semua keperluan Pelayanan kapal mulai dari awal kedatangan kapal hingga kapal berlayar ke pelabuhan selanjutnya adalah tanggung jawab dari operasional keagenan. Oleh karena itu, untuk lebih mengetahui kegiatan – kegiatan apa saja yang dikerjakan oleh bidang operasional keagenan dalam mengageni kapal, maka dalam penulisan makalah ini penulis memilih judul : “Tata Cara Pelayanan Kapal di Pelabuhan Pada PT. Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung”.
METODE PENELITIAN
Sebelum menyusun makalah ini, penulis terlebih dahulu mengadakan serangkaian penelitian untuk memperoleh data atau informasi yang lengkap dan teliti yang bertujuan untuk mencari kebenaran ilmiah.
1.Metode Observasi atau Pengamatan
Metode ini dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung terhadap obyek. Dalam hal ini pengamatan dilakukan pada kantor keagenan PT. Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung, pelabuhan dan instansi – instansi terkait lainnya.
2.Metode Studi Pustaka
Yaitu suatu metode dimana data diperoleh dengan membaca buku – buku yang berkaitan mengenai persoalan yang akan dibahas dalam suatu penulisan. Selain buku juga diperoleh informasi dari website untuk melengkapi bahan makalah yang disusun oleh penulis.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A.Sejarah Berdirinya PT. Admiral Lines Cabang Panjang
PT. Admiral Lines didirikan pada tahun 1966, dihadapan Notaris Soeleman Ardjasasmita. Semula bernama PT. Pelayaran Samudera Ampera Lines, kemudian pada tahun 1972 berganti nama menjadi PT. Pelayaran Samudera Admiral Lines.Pada tahun 1997 namanya disingkat menjadi PT. Admiral Lines saja, yaitu sesuai dengan penyesuaian anggaran dasar perusahaan dengan Undang – Undang Nomor 1 Tahun 1995 tentang Perseroan Terbatas.Pada tahun 2008 anggaran dasar Perseroan telah disesuaikan dengan Undang – Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Peseroan Terbatas.
196 PT. Admiral Lines bergerak khusus dibidang angkutan barang General Cargo dan Cargo Curah ke dan dari luar negeri khususnya Jepang dan Asia Tenggara, maupun angkutan domestik. PT. Admiral Lines tergabung sebagai anggota INSA (Indonesian National Shipowners Association), INL (Indonesia National Lines). PT.Admiral Lines juga sudah memperoleh sertifikat ISO (International Standarization for Organization), sertifikat Document of Compliance / ISM code dan Safety Managenent Certificate untuk kapal – kapal yang dimiliki.
B.Aktivitas Perusahaan
1.Tata Cara Pelayanan Clearance In/Out Kapal di Pelabuhan Panjang Bandar Lampung
Untuk melayani Kapal di Pelabuhan, Perusahaan Pelayaran dapat mendirikan Cabang atau menunjuk Perusahaan Pelayaran lain sebagai Port Agent. Tugas Cabang maupun Agen hampir sama. Bedanya hanya masalah status, yaitu cabang merupakan bagian dari Perusahaan, sedangkan Agen adalah Perusahaan lain yang ditunjuk untuk melayani kebutuhan kapal. Adapun langkah - langkah agen dalam melayani kebutuhan kapal di Pelabuhan adalah sebagai berikut:
a.Pelayanan Sebelum Kapal Tiba
Beberapa hari sebelum kapal datang, agen menerima Fax imile atau E-mail dari General Agent mengenai informasi pemberitahuan kedatangan kapal berupa Letter of Appointment atau surat penunjukan untuk menghandle kapal asing yang di ageni oleh General Agent dan Ship’s Particulars atau data – data kapal. Selain mendapatkan dokumen – dukumen di atas, agen juga mendapatkan dokumen – dokumen dari General Agent yang meliputi:
1) Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA). 2) Bill of Lading (Konosemen).
3) Cargo Manifest.
4) International Ship Security Certificate (ISSC). 5) International Tonage Certificate (ITC). 6) Stowage Plan.
7) Crew List.
Selanjutnya setelah agen mendapatkan kepastian kedatangan kapal dari Principal/General Agent, langkah selanjutnya adalah agen membuat dokumen sebagai berikut :
1) Pemberitahuan Kedatangan Kapal (PKK) adalah dokumen yang berisi tentang nama kapal, berat bersih dan kotor kapal, bendera, Call Sign, pemilik
kapal, agen pelayaran, perkiraan tiba dan berangkat, lokasi rencana labuh / tambat, rencana kegiatan, nama Perusahaan Bongkar Muat, dan Ekspedisi Muatan Kapal Laut. Surat ini harus di ajukan 1x24 jam sebelum kedatangan kapal.
2) Surat Permohonaan Pengesahan Crew List adalah dokumen yang menyatakan permohonaan izin untuk mengesahkan semua awak kapal di atas kapal, dalam rangka syarat penerbitan surat persetujuan berlayar. 3) Surat Permohonaan Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar adalah surat yang menyatakan permohonaan izin untuk kapal yang akan berlayar ke pelabuhan selanjutnya.
4) Surat Permohonan Kegiatan di Bandar/Olah Gerak adalah dokumen yang menyatakan bahwa kapal telah di setujui melakukan olah gerak di kawasan pelabuhan.
5) Surat Permohonan Memorandum Document adalah Surat Permohonan izin dari Perusahaan Pelayaran untuk pengecekan dokumen asli kapal di Kantor Syahbandar dan Otoritas Pelabuhan.
6) Warta Kapal adalah suatu surat atau form yang berisi tentang segala keterangan mengenai kapal dan muatanya yang di sahkan oleh Master/Nahkoda. 7) Master Sailing Declaration adalah surat pernyataan nahkoda tentang keberangkatan kapal.
8) Surat Permohonaan Clearance In Imigrasi adalah surat permohonaan izin masuknya kapal ke Pelabuhan Panjang yang ditujukan kepada kantor imigrasi.
9) Surat Permohonan Penggunaan Dermaga Khusus adalah Surat Permohonan Izin dari Perusahaan Pelayaran untuk dapat menggunakan Dermaga Khusus.
10) Surat Permohonan Pandu Tunda adalah surat yang berisi tentang Permohonan Jasa Pemanduan dan Penundaan kapal masuk/keluar dermaga khusus. 11) Surat Permohonaan Clearance In kesehatan dan karantinaa dalah surat permohonaan izin masuknya kapal ke Pelabuhan Panjang yang ditujukan kepada kantor kesehatan.
12)Rencana Kedatangan Sarana Penggangkut (RKSP) adalah surat yang isinya sama dengan PKK, tetapi surat ini khusus ditujukan ke Bea Cukai dan format pengisianya menggunakan system Electronic Data Interchange (EDI).
b.Pelayanan Setelah Kapal Tiba
Untuk kapal asing yang memasuki wilayah kolam pelabuhan Indonesia akan dilakukan pemeriksaan dari instansi–instansidi pelabuhan dan aktivitas tersebut disebut Checking. Checking dilakukan di atas kapal oleh instansi – instansi yang
berwenang dan didampingi oleh agen kapal ketika kapal sandar atau kapal yang sedang berlabuh menunggu bersandar.
Adapun aktivitas – aktivitas agen dan petugas dari Instansi–instansi pelabuhan selama Checking berlangsung adalah sebagai berikut :
1)Petugas Kesehatan Pelabuhan Panjang
a)Memeriksa dokumen – dokumen yang berhubungan dengan kesehatan seperti :
(1)Crew List. (2)Vaccination List. (3)Nill List.
(4)Port of Call / Voyage Memo.
b)Memeriksa secara fisik tempat – tempat yang rawan sebagai sumber penyakit, diantaranya :
(1)Dapur
(2)Tempat – tempat yang digunakan sebagai penyimpanan bahan makanan dan minuman
(3)Saluran – saluran got dan tempat pembuangan sampah
Apabila ditemukan wabah penyakit yang bisa menular dan membahayakan, maka Free Pratique kapal ditunda untuk dikarantinakan sementara waktu sesuai kebutuhan. Tetapi jika kapal dinyatakan sehat maka sertifikat Free Pratique dapat di keluarkan. Setelah sertifikat Free Pratique dikeluaran maka kapal dapat melakukan aktivitasnya selama di pelabuhan.
2)Petugas Bea dan Cukai Bandar Lampung Tugas dari Dinas Bea dan Cukai yaitu mencegah terjadinya suatu penyelundupan di setiap kapal terutama kapal – kapal yang datang dari luar daerah pabean Indonesia. Adapun aktivitas dari petugas Bea dan Cukai di atas kapal, yaitu memeriksa dokumen – dokumen dari sarana pengangkut / kapal dan yang ada kaitannya dengan penyelundupan barang, diantaranya :
a)Arival Condition. b)Ship’s Particular. c)Crew List.
d)Port of Call / Voyage Memo. e)Crew Effect,
f)Nil List.
Memeriksa secara fisik tempat–tempat yang rawan untuk penyimpanan barang–barang penyelundupan dan apabila kedapatan ada barang– barang yang tidak dilindungi oleh dokumen maka akan disita oleh petugas dari Bea dan Cukai serta bila sarana pengangkutnya tidak sesuai dengan
dokumen–dokumennya maka sarana pengangkut/kapal tersebut juga akan disita.
3)Petugas Imigrasi
Tugas dari Dinas Imigrasi yaitu mencegah terjadinya pendatang secara ilegal, untuk itu setiap kapal yang datang dari luar daerah pabean Indonesia akan diperiksa. Adapun pemeriksaan yang dilakukan oleh petugas dari Dinas Imigrasi di atas kapal antara lain memeriksa dokumen – dokumen seperti:
a)Copy Port Clearance. b)Crew List.
c)Port of Call / Voyage Memo. d)Nil List.
Apabila kedapatan ada yang tidak dilindungi atau tidak tercantum dalam dokumen maka dianggap sebagai pendatang ilegal dan akan diproses oleh pihak imigrasi.
4)Pihak Operasional Agen
Pihak agen menemui Master/Nahkoda untuk meminta dokumen kapal untuk keperluan Clearance In dan Clearance Out. Adapun dokumen yang diambil agen dari Master/Nahkoda sebagai berikut: a)Ship Document adalah dokumen kapal yang wajib dimiliki setiap kapal dan pada umumnya digunakan pada saat kepengurusan Clearance kapal dipelabuhan dan wajib dikembalikan ke kapal apabila agen atau wakilnya menurunkan dokumen tersebut.
Dokumen – dokumen tersebut diantaranya adalah :
(1) Certificate of Registry atau sertifikat kebangsaan kapal
(2) International Tonnage Certificate atau surat ukur kapal
(3) Cargo Ship Safety Equipment Certificate atau sertifikat perlengkapan keselamatan kapal
(4) Cargo Ship Safety Radio Certificate atau sertifikat keselamatan radio kapal barang
(5)Safety Management Certificate atau sertifikat manajemen keselamatan
(6)Document of Compliance atau dokumen penyesuaian manajemen keselamatan
(7)International Ship Security Certificate atau sertifikat keamanan kapal internasional
(8)International Oil Pollution Prevention Certificate atau sertifikat pencegahan oleh minyak
(9)Classification Certificate atau sertifikat klasifikasi (10)Minimum Safe Manning Certificate atau sertifikat standar pengawakan kapal
(11)Inflatable Liferaft Certificate atau sertifikat rakit penolong (Sekoci) yang ada diatas kapal.
198 (12)CO2 Certificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa kapal telah dilengkapi dengan instalasi gas CO2.
(13)Fire Extinguisher Certificate
(14)Port State Control Certificate adalah sertifikat yang berisi tentang kelengkapan alat pemadam kebakaran yang ada diatas kapal.
(15)International Load Line Certificate atau sertifikat lambung timbul.
(16)Port Clearance atau surat persetujuan berlayar. (17)Ship Security Officer Certificate adalah sertifikat yang menerangkan bahwa pelaut telah memiliki ijazah asli nasional.
(18)Continous Synopsis Record adalah sertifikat Internasional yang menerangkan mengenai sejarah pembuatan, penyerahan, perubahan nama, dan kepemilikan atas kapal.
(19)Medical Chest atau Medical Certificate adalah sertifikat yang menerangkan bahwa kapal telah dilengkapi dengan obat – obatan dalam jumlah yang cukup dan tidak kadaluwarsa.
(20)Ship Sanitation Control Exemption Certificate adalah sertifikat yang menyatakan bahwa kapal tersebut bebas dari hama.
(21)Bulk Carrier Code atau BC Code adalah sertifikat yang menyatakan bahwa kapal yang memiliki sertifikat tersebut telah terdaftar sebagai kapal pengangkut muatan curah.
b)Other Ship’s Paper atau disebut dokumen kapal lainnya, diantaranya :
(1)Passport (2)Health book
c)Supporting Documents atau disebut dokumen pendukung, diantaranya : (1)Ship’s Particular (2)Crew List (3)Port of Calls (4)Nil List (5)Crew Effect (6)Narcotic List (7)Medicine Store List (8)Arrival Condition (9)Stowage Plan
Setelah dokumen – dokumen diambil untuk keperluan Clearance In and Out, aktivitas agen di atas kapal selanjutnya adalah sebagai berikut: a)Penandatanganan Notice of Readines oleh Nahkoda/Master.
b)Penandatanganan dan stamp Master Sailing Declarations atau surat pernyataan Nahkoda.
c)Penandatanganan dan stamp warta kapal untuk keperluan Clearance In/Out.
c.Clearance In
Setelah kapal berada di kolam Pelabuhan Panjang, maka pihak agen dengan dokumen kapal yang di ambil dari kapal segera melakukan Clearance In. Clearance In adalah proses awal yang menyatakan ijin masuknya kapal dari pihak yang berwenang di pelabuhan untuk melakukan aktivitas di pelabuhan singgah. Adapun langkah agen yang dilakukan ke instansi – instansi terkait untuk keperluan Clearance In, yaitu:
1)Kantor Pelayanaan dan Pengawasan Bea dan Cukai Bandar Lampung
Di Kantor Pelayanan dan Pengawasan Bea dan Cukai Bandar Lampung, agen mengisi data Inward Manifest/B.C 1.1(muatan yang ada di atas kapal yang akan masuk ke wilayah pabean) yang datanya diperoleh dari Cargo Manifest melalui sistem EDI (Electronic Data Interchange) yang nantinya akan di kirim ke divisi Manifest data pusat Bea dan Cukai. 2)Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Panjang (Health and Quarantine)
Proses Clearance In yang dilakukan agen di Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Panjang, dengan tujuan mengesahkan Health Book/buku kesehatan tentang keadaan kapal sewaktu tiba di pelabuhan, dengan melampirkan dokumen sebagai berikut :
a)Health book / buku kesehatan b)Crew List
c)Vaccination List d)Nil List
e)Port of Call / Voyage Memo.
Setelah dokumen tersebut dicek dan dinyatakan tidak ada masalah, selanjutnya petugas dari dinas kesehatan akan mengesahkan Health Book/buku kesehatan dan Port Health Clearance (PHC) akan diterbitkan dengan demikian kapal dinyatakan telah sah memasuki wilayah Pelabuhan oleh Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Panjang. 3)Kantor Imigrasi Kelas I Bandar Lampung
Proses Clearance In yang di lakukan agen di Kantor Imigrasi Kelas I Bandar Lampung, diantaranya:
a)Pengesahan Crew List In
Petugas dari kantor imigrasi mengesahkan Crew List/daftar awak kapal sewaktu kapal tiba dengan keterangan CrewLlist In dibagian belakang Crew List.
b)Pengesahan Passport In
Petugas dari kantor imigrasi mengesahkan Passport dengan cara memberikan stampel In pada Passport tersebut, yang menandakan bahwa Crew tersebut telah mengunjungi Negara lain. Setelah
Crew List dan Passport tersebut distamp In oleh petugas imigrasi, maka Crew diatas kapal telah dinyatakan sah memasuki wilayah pelabuhan Panjang oleh Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandar Lampung.
4)Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) Kelas 1 Panjang
Proses Clearance In yang di lakukan agen di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) Kelas 1 Panjang adalah Memorandum Document. Memorandum Document adalah proses pengecekan masa berlakunya dokumen dan lengkap atau tidak lengkapnya dokumen kapal. Proses memorandum ini dilakukan oleh agen kepada pihak Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan diseksi Status Hukum dan Sertifikasi Kapal (SHSK) dengan menyerahkan dokumen asli kapal yang diambil pada saat Checking. Adapun lampiran dokumen – dokumen untuk proses Memorandum Document, diantaranya:
a)Letter of Apointment, b)Last Port Clearance. c)Warta Kapal. d)Crew List Arrival.
e)Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA). f)Copy of Ship Security Officer.
g)Copy of International Ship Security Certificate. h)Dokumen Asli kapal.
Setelah dokumen asli kapal diperiksa dan terbukti tidak ada masalah. Agen mendapatkan lembar memorandum pemeriksaan dokumen kapal untuk digunakan saat agen mengurus perizinan Clearance Out.
d.Persiapan Sandar
Langkah agen untuk mempersiapkan sandar kapal ke instansi – instansi yang berwenang di pelabuhan yaitu:
1)Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) Kelas 1 Panjang
Agen membuat Surat Permohonan Kegiatan di Bandar (Olah Gerak) sebagai syarat utama penyandaran di Seksi Keselamatan Berlayar dengan lampiran sebagai berikut:
a)Form Surat Persetujuan Kegiatan di Bandar atau Olah Gerak.
b)Surat Penunjukan Keagenan.
c)Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA). d)Surat Persetujuan Kegiatan Bongkar Muat (SPKBM).
e)Copy Certificate of Insurance
f)Disposisi Surat Permohonan Kegiatan di Bandar.
Setelah surat disetujui dan ditanda tangani oleh Kepala Seksi Keselamatan Berlayar, kapal dinyatakan telah sah mendapatkan izin untuk bersandar.
2)PT. Jasa Armada Indonesia (JAI) Cabang Panjang Agen memberikan Surat Permohonan Pandu/Tunda In kapal masuk dermaga khusus yang berisi data – data kapal, dermaga tujuan, estimasi jam dan tanggal permintaan pemanduan ke pusat pelayanan kepanduan, dengan melampirkan Copy Surat Persetujuan Kegiatan di Bandar atau olah gerak yang telah disahkan oleh pihak KSOP. Selanjutnya agen harus memberi tahukan kepada Master/nahkoda mengenai jam booking pandu/tunda dan menginstruksikan agar Master/Nahkoda segera memanggil menara kepanduan serta mempersiapkan mesin kapal dan Crew untuk keperluan sandar kapal. e.Pelayanan Selama Kapal Sandar
Pada saat kegiatan bongkar/muat berlangsung pihak agen tetap memantau kegiatan bongkar/muat dan tetap melakukan kordinasi baik dengan pihak kapal, PBM, General Agent dan Consignee mengenai kegiatan bongkar/muat maupun masalah kapal dan muatan tersebut. Memantau kapal sangatlah penting karena sudah menjadi kewajiban agen untuk memenuhi kebutuhan kapal selama di pelabuhan dan keperluan – keperluan Crew kapal. Tidak hanya mengawasi kapal saja agen juga harus mengetahui kejadian–kejadian yang terjadi selama proses bongkar/muat berlangsung. Hal tersebut dimaksudkan agar dapat menjadi laporan ke Principal/General Agent nantinya.
Koordinasi dengan PBM sangat penting karena untuk menentukan kapan proses bongkar/muat tersebut selesai dan juga sebagai sumber data pada saat pembuatan Time Sheet atau Statment of Fact. f.Clearance Out
Setelah kapal selesai melakukan kegiatan bongkar/muat proses selanjutnya adalah pengurusan Clearance Out. Clearance Out adalah izin keluarnya kapal dari area pelabuhan dan kapal tersebut dinyatakan sudah terbebas dari masalah yang ada di pelabuhan dan dapat melanjutkan kegiatan pelayaran ke pelabuhan selanjutnya.
Adapun langkah – langkah agen ke instansi– insatansi yang terkait dalam proses Clearance Out adalah sebagai berikut:
1)Kantor Kesehatan Pelabuhan Kelas II Panjang Dalam hal ini, agen akan mengajukan surat permohonan Clearance Out ke kantor kesehatan dan melampirkan dokumen Ship Sanitation Control
200 Exemtion Certificate dan Health Book.Setelah dokumen tersebut di periksa maka buku kesehatan akan di sahkan oleh petugas kesehatan dan Port Health Clearance akan di terbitkan.
2)Kantor Imigrasi Kelas I Bandar Lampung
Dalam hal ini, agen mengajukan surat permohonan Clearance out, dengan melampirkan Crew List next Port dan Pasport. Selanjutnya Pasport yang distempel masuk pada saat Clearance In akan distempel keluar oleh petugas. Jika kapal atau Crew melanjutkan perjalanan ke pelabuhan selanjutnya namun masih dalam satu wilayah atau negara yang sama, maka Pasport tersebut tidak distempel keluar, namun dilakukan di pelabuhan selanjutnya.
3)Kantor Pelayanan dan Pengawasan Bea dan Cukai Bandar Lampung
Setelah kegiatan bongkar/muat selesai, agen memberikan dokumen bongkar/muat kepada petugas Bea dan Cukai ke seksi Penyelidikan dan Penindakan. Dokumen tersebut adalah Time Sheet dan Statement of fact.Selain itu agen juga membuat dokumen Outward Manifest dengan sistem EDI (Electronic Data Interchange). Outward Manifest adalah dokumen yang berisi tentang muatan yang ada di atas kapal yang akan keluar dari kawasan pabean untuk di loading ke data pusat Bea dan Cukai.
4)Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I Panjang
Proses Clearance out di KSOP diantaranya sebagai berikut:
a)Pemeriksaan fisik Kapal di seksi Port State Control (PSC)
Seksi PSC bertugas melakukan pengecekan kondisi fisik kapal untuk menghindari terjadinya kecelakaan dilaut. Ketika pemeriksaan agen melampirkan dokumen sebagai berikut:
(1)Copy Last Port State Control. (2)Ship Particular.
(3)Master Sailing Declaration. (4)Daftar Pemeriksaan Fisik Kapal. (5)GM Calculations.
(6)Stowage Plan.
Setelah dilakukan pemeriksaan maka petugas PSC akan mengeluarkan dokumen Report of Inspections yang berarti kapal sudah di periksa dan kondisi kapal layak untuk berlayar ke pelabuhan selanjutnya.
b)Agen mengurus pengesahan Crew List ke seksi keselamatan berlayar.
Pengurusan pengesahan Crew List agen melampirkan Crew List keberangkatan yang sudah distempel Imigrasi dan Safe Manning. Setelah itu
Crew di atas kapal akan dinyatakan sah oleh Kepala Seksi Keselamatan Berlayar.
c)Agen membayar uang rambu dan jasa kenavigasian ke Seksi Administrasi KSOP.
Setelah Clearance Out diseksi – seksi tersebut selesai, selanjutnya dokumen – dokumen tersebut diserahkan ke seksi Keselamatan Berlayar untuk pemeriksaan administratif dalam rangka penerbitan surat persetujuan berlayar (SPB), dokumen tersebut diantaranya:
a)Lembar Memorandum pemeriksaan dokumen kapal b)Persetujuan Keagenan Kapal Asing (PKKA)
c)Nota pembayaran uang rambu dan labuh d)Daftar pemeriksaan fisik kapal
e)Warta kapal
f)Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP) g)Cargo Manifest
h)Ship Particular
i)Master Sailing Declaration yang sudah ditandatangani oleh Nahkoda
j)Buku kesehatan yang telah di sahkan oleh petugas kantor kesehatan pelabuhan dan Port Health Clearance (PHC)
Setelah surat persetujuan berlayar disahkan oleh seksi Keselamatan Berlayar, selanjutnya surat persetujuan berlayar diterbitkan dan disahkan oleh kepala seksi Keselamatan Berlayar. Dengan begitu kapal sudah sah secara hukum untuk meninggalkan pelabuhan.
5)PT. Jasa Armada Indonesia (JAI) Cabang Panjang Di sini agen mengajukan surat Permohonan Pandu Tunda Out Kapal di dermaga khusus, dilampiri copy Surat Persetujuan Berlayar. Setelah itu pihak agen pelayaran akan naik ke atas kapal menemui Master/nahkoda untuk Complete Document sebelum kapal diberangkatkan, diantaranya adalah: a)Complete Document atau Menyerahkan kembali dokumen – dokumen kapal kepada nahkoda yang telah diambil oleh pihak agen pelayaran pada saat kapal tiba.
b)Menyerahkan surat persetujuan berlayar dan juga meminta nahkoda untuk menandatangani tagihan biaya operasional keagenan kapal dan biaya pengurusan Clearance Out kapal.
c)Memberitahukan Estimated Time Departure (ETD). d)Menginstruksikan kepada nahkoda untuk mempersiapkan mesin dan Crew kapal lainnya guna keberangkatan kapal.
g.Pada saat Kapal meninggalkan Pelabuhan Setelah kapal meninggalkan Pelabuhan Panjang pihak agen mengirim laporan atau Daily
Report kegiatan bongkar/muat Kapal tersebut selama di pelabuhan kepada General Agent dan Principal.
Dalam Pelayanan Kapal di Pelabuhan, pengurusan dokumen–dokumen kedatangan dan keberangkatan kapal sering terdapat kendala–kendala yang dihadapi oleh suatu Perusahaan Pelayaran, seperti habisnya masa berlaku salah satu dokumen kapal, susahnya menghubungi para instansi-instansi terkait.
Dalam pelaksanaan Perlayanan Clearance In/Out tentu saja tidak selalu berjalan dengan baik, seperti yang diharapkan. Menurut penulis ada beberapa kendala yang sering dihadapi Perusahaan Pelayaran secara langsung di lapangan maupun di perusahaan pelayaran tempat dimana melaksanakan kegiatan kerja lapangan Praktek Darat (Prada) sebagai berikut :
a.Sering terjadi keterlambatan jadwal kedatangan dan keberangkatan kapal yang mengakibatkan Delay/keterlambatan.
b.Sarana pengangkut terbatas sehingga terjadi keterlambatan bongkar/muat barang. Pemuatan dan pembongkaran tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan Principal.
c.Adanya Sertifikat kapal yang habis masa berlakunya sehingga kapal tidak dapat meninggalkan pelabuhan dan kapal harus menunggu sampai sertifikat tersebut selesai.
d.Lamanya dokumen pendukung dari General Agent seperti PKKA sehingga memperlambat proses pelayanan Kapal.
e.Terlambatnya Kepanduan dalam melayani pemanduan dan penundaan kapal di dermaga.
f.Kurangnya stok muatan di Gudang mengakibatkan terjadinya Waiting cargo (menunggu Muatan). g.Adanya pergantian Crew Kapal (Sign On dan Sign Off) sehingga mengakibatkan terjadinya perpanjangan waktu kapal di pelabuhan.
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil Penelitian dan Pengamatan penulis selama melaksanakan Praktek darat, dapat disimpulkan bahwa :
Tata Cara Pelayanan Kapal Pada PT.Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung adalah cukuplah berjalan lancar dan baik, hal ini dapat dibuktikan dengan besarnya peranan pihak operasional keagenan dalam memperlancar kegiatan pelayanan
kapal di pelabuhan khususnya untuk kapal keagenan PT. Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung. Selain itu untuk menunjang kelancaran pelayanan kapal di pelabuhan Panjang Bandar Lampung PT. Admiral Lines Cabang Panjang Bandar Lampung melaksanakan Tugas dan tanggung jawabnya secara teratur dan efesien sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan sebelumnya, sehingga tidak akan terjadi permasalahan.
DAFTAR PUSTAKA
Kosasih Engkos dan Soewedo Hananto,Manajemen Perusahaan Pelayaran. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.2017.
Lasse. Keselamatan Pelayaran. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.2014.
Lasse. Manajemen Kepelabuhanan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.2011. Umar Hussein dan Candra Motik Yusuf
Jemat, Peraturan Angkutan Laut. Jakarta: Dian Rakyat. 2011.
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2008.
