Bengkel Kesedaran & Pemantapan Kawalan Dalam Unit Audit Dalam Universiti Malaya

Pengurusan Aset

1. Aset dan inventori tidak didaftarkan di dalam Sistem Pengurusan Harta Bersepadu

2. Rekod pergerakan aset tidak disediakan atau dikemaskini

3. Peralatan yang dibekal tidak mengikut spesifikasi seperti dinyatakan di

dalam sebutharga

4. Aset yang dibeli tidak digunakan

5. Peralatan telah dibeli dan diterima tetapi ruang belum tersedia

6. Aset yang dibeli tidak diinsurankan

7. Perolehan peralatan ICT tidak mendapat kelulusan JK

Pemandu ICT

Bengkel Kesedaran & Pemantapan

Kawalan Dalam

Pengurusan Aset

1. Peralatan Tidak Digunakan

2. Pemeriksaan Aset Tidak Dijalankan

3. Peralatan Rosak Tidak Dibaiki/Peralatan Rosak Tidak Ekonomi Dibaiki Tidak Dilupuskan (RM4,412,963.00)

4. Aset Tidak Dilabel

Pengurusan Aset Dan Stor

1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 2. Pegawai Penerima – tidak dilantik secara

bertulis dan tidak membuat pengesahan penerimaan aset

3. Pemeriksaan Aset – tidak dijalankan secara berkala

4. Kawalan Kad Inden Minyak - buku rekod pergerakan tidak dikemaskini di ruangan Nama Dan Tandatangan Pegawai Yang Memberi dan ruangan Jumlah Diisi (Liter/RM) juga tidak dicatat.

5. Kehilangan Aset – tindakan surcaj/tatatertib terhadap pegawai yang bertanggungjawab jika kehilangan berlaku disebabkan kecuaian pegawai.

PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN 38 BBP BAGI

TAHUN 2016 BERBANDING 2013

Pengauditan

Pengurusan

Kewangan

Badan

Berkanun

(Indeks

Akauntabiliti)

2016

- Prestasi

Pengurusan Aset

Dan Stor

Tugasan 1

PTj : Tujuan :

Senaraikan 20 masalah/isu dalam pengurusan aset di tempat kerja

1. 2.

Bahagian Pengurusan Harta (BPH),

JPPHB

Fungsi

Urus setia Jawatankuasa Pengurusan Aset Urus setia Jawatankuasa Perolehan Kenderaan Universiti Urus setia Jawatankuasa Pengurusan Kehilangan Aset

Rujukan & Panduan

• Garis Panduan Pengurusan Aset/Inventori

• http://portal.um.edu.my/

• Surat Edaran & Pekeliling Dalaman

• http://portal.um.edu.my/

• 1PP

Perolehan Penerimaan Pendaftaran Penggunaan & Penyimpanan Pemeriksaan/ Pemverifikasi Penyelenggaraan

Pelupusan Kehilangan & Hapuskira

Pengurusan Aset Pegawai Aset Pegawai Penerima Aset Pegawai Teknikal/ Bertauliah Pegawai Kenderaan Pegawai Pegawai Penyiasat Jawatankuasa Pengurusan Aset Jawatankuasa Pengurusan Kehilangan Aset

Kategori Aset

Aset

Aset Ketara

Aset Alih Aset Hidup

Aset Tak Alih

Aset Tak Ketara

Harta Intelek

Harta Bukan Intelek

Aset

Nilai pembelian asal > RM3,000.00 dan ke atas

A30000 Inventori

Nilai pembelian asal < RM3,000.00

Objektif

• Menepati spesifikasi yang ditetapkan • Kualiti dan kuantiti mengikut pesanan

• Diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan

Peraturan

• Semak butiran di dalam dokumen

• Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta-merta

• Buat pengesahan penerimaan serta-merta

• Pastikan ada Surat/Perakuan dan Manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada

Objektif

Wujudkan pangkalan data yang

lengkap, tepat dan kemas kini

Memudahkan pengesanan dan

pemantauan

Membolehkan keadaan fizikal

aset/inventori diketahui

Memudahkan penyelenggaraan,

pelupusan dan penggantian

aset/inventori

14 hari dari tarikh

pengesahan penerimaan

Daftar Beli Sewa beli Lucut hak Aset hadiah Aset tanpa penempatan Aset bersekali dengan bangunan Penempatan aset ke PTj lain Sewa

Aset yang digunakan bagi tujuan pameran

atau latihan

Aset peribadi/ persendirian

Punca maklumat pendaftaran

Dibeli • Pesanan Rasmi • Nota Serahan • Invois • Dokumen Kontrak • Kad Jaminan • Manual Pengguna • Dokumen lain yang berkaitan.

Diterima daripada sumber lain

• Surat permohonan, persetujuan penyerahan • Maklumat lengkap aset terlibat

• Rekod pendaftaran;

• Surat kelulusan dan pengesahan penerimaan • Perintah Lucut Hak dari Mahkamah

• Dokumen pembelian/ kelulusan khas; atau • Dokumen lain yang berkaitan.

Tiada punca maklumat Disewa beli

Dokumen Pendaftaran

https://asset.um.edu.my Penting : 1. Kategori aset 2. Pengguna/Pemilik 3. Lokasi penempatan

Fizikal

Pelaksanaan Pendaftaran

Terima permohonan/ maklumat Kenalpasti kategori Semak dokumen pembelian Daftar Cetak dan label

Sedia dan lekatkan Senarai Aset Dilokasi Semak aset Dokumen pendaftaran

Pergerakan Aset

Pinjaman

 Untuk kerja lapangan atau tugas rasmi

 Borang Pergerakan

Aset/Inventori UM/BPH/PA-4

Pindahan

 PTj/jabatan yang sama - kemaskini lokasi

 PTj/jabatan berlainan - Borang Pergerakan/Pindahan Secara Kekal UM/BPH/PA-5.

Objektif

Mengurangkan pembaziran

Menjimatkan kos

Mencapai jangka hayat

Mencegah penyalahgunaan

Penggunaan dan Penyimpanan

• Penggunaan

(a) Tujuan rasmi sahaja

(b) Mengikut fungsi sebenar;

(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; (d) Penggunaan - rekod, semak dan pantau;

(e) Rosak – baiki/selenggara;

(f) Digunasama dengan PTj/Fakulti lain; (b) Pergerakan – pinjaman atau pindahan.

• Penyimpanan

Pemeriksaan dan Pemverifikasi

Pemverifikasi - tindakan untuk memeriksa rekod dan fizikal aset yang terdapat di PTj/Jabatan yang dilakukan oleh pegawai yang tidak terlibat secara langsung di dalam pengurusan aset.

Objektif

Keadaan dan prestasi aset Ada rekod yang lengkap, tepat

dan kemas kini

Aset berada di lokasi seperti dalam rekod

Kenalpasti aset yang tidak boleh digunakan, rosak, usang

Mengelakkan penipuan, kecurian Fizikal

Pelantikan Pegawai Pemeriksa/ Pemverifikasi Periksa dan verifikasi aset Sediakan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Aset Kemukakan Laporan untuk tindakan PTj/Jabatan berkenaan PTj/Jabatan ambil tindakan pembaikan/ pembetulan Pelupusan

Perlaksanan Pemeriksaan dan

Pemverifikasi

Objektif

Pastikan aset berfungsi & selamat digunakan

Memelihara dan memanjangkan jangka

hayat aset Mengurangkan

kerosakan Meningkatkan keupayaan aset Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan Menjimatkan perbelanjaan Universiti Menjamin keselamatan pengguna

Jenis Penyelenggaraan

Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance)

Kerja penyelenggaraan mengikut jadual/program bagi memastikan setiap komponen aset berfungsi

dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar.

Kerja pembaikan atau

penggantian komponen apabila berlaku kerosakan/kegagalan

supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang

Panduan Penyelenggaraan

Kenalpasti aset yang perlukan penyelenggaraan Sediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaran Rancang dan sediakan jadual penyelenggaraan aset Laksanakan penyelenggaraan ikut jadual Rekodkan penyelenggaraan yang dilaksanakan Nilai penyelenggaraan yang telah dilaksanakan Laporan Tahunan

Objektif Tidak simpan aset rosak/tidak digunakan Jimatkan ruang Hasil pulangan yang terbaik Kaedah pelupusan bersifat mesra

alam & lestari Dipindahkan

Justifikasi Pelupusan

• Tidak ekonomi dibaiki

• Usang (Obsolete)

• Rosak dan tidak boleh digunakan

• Luput tempoh penggunaan

• Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

• Tiada alat ganti di pasaran

• Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan

• Disyor selepas pemeriksaan/pemverifikasi aset

• Tidak lagi diperlukan oleh PTj/Jabatan

Kuasa Melulus Pelupusan

Hadkuasa Kuasa

Nilai aset melebihi RM500,000.00 tiap-tiap satu

Jawatankuasa Tetap Kewangan (dengan Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)

Nilai aset tidak melebihi RM500,000.00 tiap-tiap satu

Naib Canselor (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM) Nilai aset melebihi RM5,000.00

sehingga RM200,00.00 tiap-tiap satu

Pengawal Kewangan/Bendahari (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)

Nilai aset/barang tidak melebihi RM5,000.00 tiap-tiap satu

Ketua PTj (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset PTj)

 Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa hanya boleh meluluskan mengikut nilai yang telah ditetapkan dan tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

Tanggungjawab Urus setia Pelupusan

• Pastikan permohonan pelupusan aset – lengkap dan teratur dari Urus setia Pelupusan PTj;

• Uruskan pelantikan dan kemaskini rekod Jawatankuasa Pengurusan Aset UM;

• Uruskan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UM;

• Sediakan laporan dan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM untuk dikemukakan kepada Kuasa Melulus;

• Memaklumkan status permohonan dan tindakan yang perlu diambil kepada PTj/Jabatan;

• Uruskan kaedah pelupusan seperti yang telah diluluskan oleh Kuasa Melulus;

Proses Pelupusan

Pegawai Aset

Kenalpasti dan labelkan aset yang hendak

dilupuskan

Pegawai Aset

Dapatkan PEP

Pegawai Aset

Senarai Pelupusan Aset UM/BPH/PA-13 & Laporan Lembaga Pemeriksa

UM/BPH/PA-14

Pegawai Aset

Hantar kepada Urus setia Pelupusan Pusat @

PTj/Jabatan

Urus setia

Semak dan bawa ke mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UM/PTj

Urus setia

Serah/dapatkan surat kelulusan pelupusan

Urus setia

Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan dalam tempoh

yang ditetapkan

Urus setia

Borang Pengambilan Aset Lupus UM/BPH/PA-15

yang disahkan oleh PTj/Jabatan terlibat

Urus setia

Laporan Pelupusan Aset UM/BPH/PA-16

Perakuan Pelupusan (PEP)

Satu kenyataan yang disediakan oleh KPTj/KJ atau Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam bidang berkaitan atau khidmat pakar-pakar khusus bagi

mengesahkan aset

mekanikal, elektrikal, elektronik dan perkakasan komputer yang wajar untuk dilupuskan.

Perakuan Pelupusan (PEP)

PERAKUAN PELUPUSAN (A) Aset Mekanikal,

Teknikal, Elektrik dan Elektronik - nilai perolehan asal

> daripada RM5,000.00 seunit (B) Perkakasan komputer – nilai perolehan asal < daripada RM1,000.00 seunit

Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik, Elektronik dan perkakasan komputer - nilai

perolehan asal kurang daripada (A) dan (B) - tidak perlukan PEP dengan syarat telah capai jangka hayat @ diperakukan oleh Lembaga

Pemeriksa

Disediakan oleh :

Pegawai-pegawai yang mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing seperti Mekanikal, Elektrik, Elektronik, Komputer, Perubatan, Pergigian dan seumpamanya. Tempoh sah : Satu (1) tahun dari tarikh ia dikeluarkan.

Perakuan Pelupusan

Contoh 5

Aset yang mengandungi bahan radioaktif, hendaklah disertakan dengan surat kelulusan/pengesahan dari Unit Perlindungan Sinaran (UPS) bahawa

Boleh disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut kepada jenis atau nilai perolehan aset

Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU)

Bil Pusat PTj /Jabatan

(a) Nilai pembelian asal melebihi RM5,000.00 setiap satu dan ke atas.

Nilai pembelian asal tidak melebihi RM5,000.00 setiap satu.

(b) Keanggotaan :

(i) Bendahari (Pengerusi); (ii) Dekan Fakulti Kejuruteraan (iii) Ketua Penolong Bendahari,

Bahagian Akaun & Pelaburan, Jabatan Bendahari

(iv) Ketua Bahagian Pentadbiran JPPHB

(v) Ketua Bahagian Kejuruteraan Mekanikal JPPHB/wakil

(vi) Ketua/Pegawai Unit Audit

Keanggotan

(i) 1 orang Staf Akademik /P&P (Pengerusi);

(ii) 2 orang staf (Akademik/P&P) /Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas;

(iii) Pegawai yang mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu;

(iv) Pegawai dari PTj/jabatan lain boleh dilantik, jika perlu.

Bil Pusat PTj /Jabatan

(c) Kekerapan Mesyuarat :

(i) Diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun;

(ii) Jika dibuat secara edaran, pertimbangan Pengerusi hanya boleh diperolehi selepas semua ahli lain membuat keputusan.

Kourum : 3 orang

Kekerapan Mesyuarat ;

(i) 1 bulan sekali / bergantung kepada permohonan yang diterima;

(ii) Jika dibuat secara edaran, pertimbangan Pengerusi hanya boleh diperolehi selepas semua ahli lain membuat keputusan.

Bil Pusat PTj /Jabatan

(e) Bidang Tugas :

(i) Bincang dan nilai keberkesanan serta kelemahan aset yang hendak dilupuskan;

(ii) Adakan lawatan pemeriksaan bagi memeriksa aset serta rekod penyelenggaraan, jika perlu;

(iii) Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam aset yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan/dihapuskan, jika ada;

(iv) Lengkapkan Laporan Lembaga Pemeriksa UM/BPH/PA-14 : *Nyatakan keadaan aset dengan jelas; dan

*Syor kaedah pelupusan dan justifikasi.

(i) Sedia dan tandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa bagi mengesahkan dan mempersetujui pelupusan yang telah dibuat.

*(e) Bidang Tugas :

(i) Kedudukan semasa (pembelian) Aset/Inventori Universiti;

(ii) Laporan Pemeriksaan Aset/Inventori Universiti meliputi pelantikan Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan;

(iii) Laporan Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan;

(iv) Laporan Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stok meliputi pelantikan Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan;

(v) Laporan Pelupusan Aset/Inventori meliputi pengesyoran kaedah pelupusan, jadual pemeriksaan dan tindakan pelupusan; dan

• Perlanjutan Tempoh

• Pinda Kaedah Pelupusan

• Penyimpanan Aset Yang Lulus Lupus

• Pembatalan Pelupusan

• Penangguhan Pengambilan Pelupusan

• Pengambilan Pelupusan

• Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan

Kaedah Pelupusan

(1) Jualan secara runcit (6) Jualan secara sebutharga (10) Jualan secara (2) E-waste (3) Jualan secara sisa (8) Tukar barang/ Perkhidmatan (4) (9) Tukar (5) Hadiah (7) Musnah (13) Kaedah pelupusan lain (12) Buangan Terjadual & Sisa Pepejal

Definasi

• Kehilangan

- disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai.

• Hapuskira

- proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

• Surcaj

- tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi aset Universiti yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap pegawai yang bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya, kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati.

Objektif

Selaraskan rekod

Kawal kerugian yang ditanggung oleh

Universiti akibat kehilangan

Tingkatkan kesedaran & tanggungjawab

terhadap kepentingan keselamatan

aset Universiti

Membolehkan tindakan surcaj/

tatatertib dikenakan ke atas kecuaian

Kuasa Melulus : Hapus Kira

Hadkuasa Kuasa

Nilai kehilangan melebihi RM1 juta Lembaga Pengarah Universiti Nilai kehilangan tidak melebihi RM1

juta

Jawatankuasa Tetap Kewangan Nilai barang tidak melebihi

RM500,000.00

Naib Canselor Nilai barang tidak melebihi

RM500,000.00

Pengawal Kewangan/ Bendahari

 Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa hanya boleh meluluskan mengikut nilai yang telah

Proses Hapus Kira

Melaporkan Kehilangan Laporan Kehilangan Aset UM/BPH/PA-17 Pelantikan Pegawai Penyiasat Laporan Penyiasatan Kehilangan Aset UM/BPH/PA-18 Syor tindakan oleh Pegawai Penyiasat Laporan Jawatankuasa Pengurusan Kehilangan Aset Tindakan Unit