49
CURRENT ARCHITECTURE
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan
Perusahaan PT. Askotama Inti Nusantara berdiri sejak tahun 2005. Yang telah dipercaya para konsumennya sebagai perusahaan distributor atau agen peralatan laboratorium, serta barang consumable. Perusahaan ini berpusat di Komplek Bumi Dirgantara Permai Jl. Hercules blok J1 No. 10 Bekasi, Jawa Barat Indonesia.
Ir.Bambang Ermansyah Saragih, MM adalah pemilik dan Direktur Utama Perusahaan ini. PT. Askotama Inti Nusantara selalu berkomitmen untuk tetap seiring dengan kebutuhan dan pelayanan yang diharapkan para konsumen mereka.
Demi kepuasan para konsumennya, PT. Askotama Inti Nusantara akan melayanai konsumen sebaik mungkin dari proses awal pembelian hingga after sales service-nya. Hal yang paling standar dari bisnis mereka adalah produk yang ditawarkan. Dari seluruh produk yang handal, mereka juga memberikan garansi pelayanan, agar para konsumen mereka merasa puas. Tradisi inilah yang telah membawa mereka dan terus memotivasikan mereka untuk maju dan terus berkembang dan selama ini produk yang ditawarkan selalu mendapatkan respon pasar positif dari konsumen.
Gambar 3.4 Struktur Organisasi
Tugas dan Fungsi
President director : Pemegang utama perusahaan General Affair :
1. Melakukan pengawasan terhadap bagian – bagian yang ditugaskan 2. Mengawasi distribusi barang dari principle
HRD :
1. Melaksanakan seleksi, Promosi, Demosi, Transfering terhadap karyawan yang dianggap perlu
2. Melakukan evaluasi dan perencanaan terhadap tenaga kerja yang dimiliki dan dibutuhkan perusahaan
Sales :
1. Menawarkan Produk yg dimiliki PT. Askotama Inti Nusantara 2. Melayani Customer yang melakukan pembelian barang
Bagian Purchasing :
1. Melakukan pembelian barang kepada principle 2. Menindaklanjuti penjualan barang
Finance/Bagian Keuangan :
1. Mengatur keuangan di dalam perusahaan 2. Membuat laporan keuangan
Bagian Gudang :
1. Mengawasi kegiatan keluar masuknya barang di gudang 2. Mencatat stok barang
Bagian/Jasa Pengiriman : Mengirimkan barang yang di pesan customer
3.1.3 Visi Misi Perusahaan Visi
- Menjadi aset nasional yang memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan perekonomian bangsa dan negara Indonesia
Misi
- Mengembangkan kekuatan yang dapat diandalkan melalui orang – orang dan organisasi yang terus belajar
- Memberikan nilai yang lebih besar dalam produk dan layanan guna memuaskan pelanggan
- Mempertahankan keunggulan kompetitif dan posisi terkemuka di bidang teknologi instrumentasi
3.1.4 Strategi Perusahaan 1 Strategic Plan
Strategi yg ditetapkan perusahaan untuk mencapai visi dan misi yg telah dicanangkan
- Meningkatkan produktifitas karyawan.
- Membangun sistem dan teknologi informasi yang untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan.
- Meningkatkan kepuasan customer dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan yang diberikan kepada customer
2. General Competitive Strategy (Strategi Umum Bersaing)
Kondisi perusahaan penjualan peralatan laboratorium di Indonesia pada saat ini sedang mengalami perkembangan dan kemajuan yang cukup pesat. Hal ini terbukti dengan banyaknya
perusahaan - perusahaan dalam bidang tersebut yang ikut bersaing dalam meramaikan pasar penjualan peralatan laboratorium di Indonesia . ini terjadi karena perkembangan ekonomi Indonesia sendiri sedang mengalami kemajuam yang cukup signifikan, sehingga mendorong pemerintah untuk melakukan peningkatan lapangan kerja & infrastruktur. Hal tersebut bisa dibuktikan dengan semakin berkembangnya pertumbuhan jumlah industri yang beroperasi diberbagai tempat di indonesia.
Menyadari kondisi tersebut PT Askotama Inti Nusantara fokus pada beberapa hal penting untuk memuaskan dunia industri akan kebutuhan peralatan laboratorium, hal-hal terasebut antara lain dengan Menjaga hubungan baik dengan Supplier/Principle untuk menjaga kualitas produk dari PT Askotama, memberikan produk yang selalu mengikuti perkembangan zaman dan sesuai dengan trend pasar dan Selalu memberikan kepuasan terhadap customer dengan pelayanan yang baik.
3.1.5 Analisis Konsep Bisnis Proses Penjualan
Customer yang telah diperkenalkan oleh Sales dapat langsung melakukan pesanan barang atau Sales datang langsung untuk menawarkan produk mereka kepada customer, kemudian setelah daftar pesanan telah di catat maka akan diberikan kepada bagian purchasing ,kemudian bagian purchasing menghubungi General Affair mengenai detail pesanan.setelah itu General Affair langsung mengecek gudang,jika barang tersedia General Affair memberikan surat pengeluaran barang ke gudang sebagai tanda izin barang dapat dikirm yang sebelumnya General Affair memberikan invoice kepada customer sebagai pembayaran sesudah dan sebelum barang diterima,yang akan dikirim oleh bagian/jasa pengiriman yang sebelumnya dihubungi melalui telepon jika yang sebelumnya diberikan surat jalan agar mendapatkan izin untuk mengambil barang di bagian gudang.
Apabila stok barang tidak tersedia di gudang maka General Affair akan menghubungi bagian Purchasing untuk melakukan pembelian. Lalu bagian purchasing memberikan purchase order kepada principle untuk melihat daftar pembelian barang. Lalu principle memberikan invoice pada bagian keuangan,dan bagian keuangan melakukan pembayaran pada principle. setelah barang telah siap dikirim oleh principle, maka dapat langsung dikirimkan melalui bagian/jasa pengiriman dan diterima oleh bagian gudang.
Beberapa produk yang dijual di perusahaan ini:
Laboratory Ovens
Gambar 3.1 Laboratory Ovens
Alat ini berfungsi untuk memanaskan dan mengeringkan peralatan laboratorium dan objek – objek lainnya. Biasanya digunakan untuk mengeringkan peralatan gelas laboratorium, zat-zat kimia maupun pelarut organik. Dapat pula digunakan untuk mengukur kadar air. Suhu oven lebih rendah dibandingkan dengan suhu tanur yaitu berkisar antara 105ºC.
Magnetic Strirrer
Alat yang digunakan untuk pengadukan cairan kimia sehingga membantu proses homogenisasi. Beberapa analisa suatu bahan / sampel kimia, pembuatan suatu reagent, atau larutan analit terkadang membutuhkan proses pengadukan. Seperti namanya, alat ini tidak dapat dilepaskan dengan magnetic bar yang berfungsi untuk melakukan pengadukan tersebut. Pemilihan dari magnetic bar ini juga harus diperhatikan. Jangan terlalu kecil tetapi juga jangan terlalu besar.
Viscometer Baths
Gambar 3.3 Viscometer Baths
Alat yang digunakan untuk mengukur viskositas dari suatu fluida. Untuk cairan dengan viskositas yang bervariasi dengan kondisi aliran, alat yang disebut Rheometer yang digunakan. Alat ukur kekentalan hanya mengukur satu kondisi di bawah aliran.
Masalah yang dihadapi PT. Askotama Inti Nusantara saat ini: 1. Strategi dan SI/TI perusahaan yang belum mendukung
2. Kinerja Karyawan yang masih kurang efektif dan efisien serta terlalu mengandalkan satu divisi.
3.1.6 Strategic Goals
Agar perusahaan dapat mencapai visi dan misi, maka strategi yang dapat digunakan oleh PT. Askotama Inti Nusantara adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan sistem dan teknologi informasi untuk dapat mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan.
b. Meningkatkan kepuasan customer dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan yang diberikan kepada costumer.
3.1.7 Strategic Initiatives
Untuk dapat mencapai strategi dari PT. Askotama Inti Nusantara yang sudah dijelaskan pada bagian strategic goals diatas, beberapa langkah yang harus dilakukan agar tujuan strategi perusahaan dapat tercapai adalah sebagai berikut:
a. Memberikan pelatihan agar produktifitas karyawan dapat meningkat.
b. Membangun sistem dan teknologi informasi yang mendukung kegiatan operasional perusahaan agar dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan.
c. Membangun hubungan yang baik dengan customer dan menyediakan produk yang dibutuhkan oleh customer.
3.2 Strategic Goals and Initiatives 3.2.1 Analisis PEST
Politik
• Kebijakan Bea Cukai yang berpangaruh terhadap kelancaran pengiriman barang dari principle ke PT Askotama Inti Nusantara • Perundang undangan seperti UU no 10 tahun 1995/PP no 10 tahun
2012 tentang kepabeanan
• Situasi politik dan kemanan dalam dan luar negeri yg dapat berimbas pada kenaikan harga barang, tidak tersedianya barang, atau terhambatnya pengiriman barang dari principle ke PT Askotama Inti Nusantara
• Upah regional sebagai dasar utama dalam menentukan gaji yang harus diberikan kepada karyawan PT Askotama Inti Nusantara • Nilai tukar mata uang berdampak langsung terhadap produk yang
dijual PT Askotama Inti Nusantara dikarenakan produk produk tersebut merupakan produk import
• Perkembangan ekonomi berdampak secara tidak langsung tetapi memiliki efek yg signifikan karena semakin berkembangnya ekonomi suatu negara akan lebih mudah perusahaan dari negara tersebut untuk berpartner dengan perusahaan luar
Sosial
• Demografi yang meliputi sebaran penduduk, tingkat kepadatan penduduk,status sosial, dan zona bisnis yg akan membantu PT Askotama untuk menentukan target pemasaran
• Tingkah laku konsumen akan menunjukan trend yang ada terhadap permintaan produk laboratorium
• Tingkat pendidikan berpengaruh terhadap sebaik apa PT Askotama Inti Nusantara mendapatkan karyawan yg berkualitas dan dapat menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan efektif dan efisien
• Tingkat penghasilan per individu akan membantu PT Askotama Inti Nusantara untuk melihat dan menentukan besaran gaji dan reward yg akan diberikan untuk karyawan, yang dapat membuat karyawan lebih termotivasi dan bekerja dengan lebih produktif Teknologi
• Penemuan teknologi/Peralatan laboratorium baru agar PT Askotama Inti Nusantara dapat selalu menyediakan peralatan Laboratorium yang mengikuti perkembangan Zaman
• Penggunaan IT akan membuat kegiatan operasional PT Askotama Inti Nusantara menjadi lebih efisien dan efektif, dan dengan mengikuti perkembangan IT PT askotama Inti Nusantara akan dapat bertahan dalam dunia bisnis peralatan laboratorium 3.2.2 Analisis Lima Daya Porter
Beberapa pesaing PT Askotama Inti Nusantara yang juga berada dalam bisnis penjualan peralatan laboratoriumPT.Trikarsa Indo Instrument, Edoni Lab, PT.Sae Mitra Sejati, PT.Octa Prima Lestari. 2. Ancaman masuk pendatang baru
Tidak ada pendatang baru untuk saat ini. 3. Kekuatan tawar menawar pemasok
PT Askotama inti nusantara merupakan perusahaan yang memiliki principle yang beragam di luar negeri oleh kareana itu PT Askotama Inti Nusantara harus menjaga hubungan baik dengan para principle agar tetap loyal, guna menjamin ketersediaan produk yang ditawarkan
4. Kekuatan tawar pembeli
Konsumen PT.Askotama Inti Nusantara berasal dari kalangan industri. Kelebihan PT.Askotama Inti Nusantara adalah produk yang berkualitas dan after sales service nya yang memuaskan.
5. Ancaman produk pengganti.
Dikarenakan produk yang ditawarkan bukanlah produk yang umum dijumpai atau merupakan konsumsi umum, maka tidak ada ancaman terhadap produk pengganti
3.2.3 Analisis CSF
Tabel 3.1 CSF
PT Askotama Inti Nusantara
Sasaran Tujuan
• Meningkatkan proses bisnis menjadi lebih cepat. • Meningkatkan produktifitas karyawan
• Menggunakan sistem dan teknologi informasi yang terintegrasi untuk dapat mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan.
• Meningkatkan kepuasan customer dengan menjaga kualitas produk dan pelayanan yang diberikan kepada costumer.
Menjadi aset nasional yang memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan
perekonomian bangsa dan negara Indonesia
•Harga produk •Pembayaran tagihan •Permintaan produk •Layanan after sells •Kualitas produk •Pelayanan customer •Brand produk •Produk yang Up To Date • Efektivitas dan efisiensi karyawan • Sikap dan perilaku karyawan
3.2.4 Analisis Value Chain Porter
Firm Infrastructure
Pelayanan umum dan khusus, Pajak, Keuangan, Cukai, Pengendalian
Human Resources Management
Pengawasan kinerja, Training, Penggajian Technology Development
Membangun sistem dan teknologi informasi yang saling terintegrasi untuk menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan operasional
Procurement
Memaintain/Mencari Priciple, Pembelian Produk Inbound Logistic •Produk berkualit as •Produk up to date •Ketersedi aan produk Operation •SI/TI •Penyimpan an dokumen •Pembayara n tagihan Outbound Logistic •Pengiri man Produk Marketing and Sales •Harga jual Produk •Brand Produk Services •Pelayana n penjualan dan After Sells
Gambar 3.5 Value Chain
M A R G I N
Penjelasan Value Chain 1. Aktifitas Primer
Aktivitas Utama pada PT askotama Inti Nusantara bertujuan untuk membantu perusahaan dalam melakukan penjualan, Penawaran, Pelayanan, dan penyediaan produk
Inbound Logistic: Meliputi produk yang dipesan oleh PT. Askotama Inti Nusantara
Operation: Aktivitas-aktivitas operasional yang terjadi di dalam perusahaan
Outbound Logistic: Aktifitas pengiriman produk kepada customer Marketing & Sales: Faktor yang mempengaruhi ketertarikan
customer dan nilai jual produk yang ditawarkan PT. Askotama Inti Nusantara Services: Nilai Tambah yang dapat diberikan PT. Askotama Inti
Nusantara dalam melayani customer yang ada.
2. Aktivitas Pendukung
Procurement: Hal yg dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, yang dalam hal ini berupa produk yang dipasok dari principle
Firm Infrastructure: Adalah fungsi-fungsi yang ada di dalam perushaan yang memungkinkan perusahaan untuk menjalankan kegiatan operasionalmya Human Resources Management: Aktivitas memrekrut,
mengawasi, dan meningkatkan kinerja tenaga kerja
Technology Development: Penggunaan SI/TI dalam kegiatan operasional perusahaan
Margin
Perbedaan antara total value dan aktivitas yang ada di dalam perusahaan , dan dapat menghasilkan keunggulan kompetitif yaitu
menciptakan suatu strategi rantai nilai yang akan membantu perusahaan untuk melakukan kegiatan operasional secara lebih efektif dan efesien serta juga dapat membantu perusahaan dalam menjaga hubungan, menambah, serta meningkatkan pelayanan kepada customer
3.2.5 Analisis IFAS/EFAS 3.2.5.1 SWOT
1. Analisis Faktor Internal Strength
S1. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing yang lain.
S2. Mempunyai karyawan yang memilki sikap dan perilaku yang baik.
S3. Produk yang berkualitas dan up to date. S4. Pelayanan penjualan dan After Sells yang Baik S5. Sulit ditemukannya Produk Pengganti
Weakness
W1. Proses bisnis perusahaan yang masih belum berjalan dengan baik.
W2. Proses Pengiriman Barang sering terlambat.
W3. Belum memanfaatkan teknologi informasi secara optimal.
W4. Kinerja Karyawan yang masih kurang efektif dan efisien serta terlalu mengandalkan satu divisi.
W5. Penyimpanan dokumen yg belum terorganisir dengan baik
2. Analisis Faktor Eksternal Opportunity
O1. Pertembuhan ekonomi indonesia yang relatif baik O2. Meningkatnya Permintaan Peralatan Laboratorium O3. Memiliki principle yang beragam.
O4. Harga Produk dari Principle yang murah tapi berkualitas. O5. Belum Munculnnya Pendatang baru Baru.
T1. Perubahan nilai mata uang yang mempengaruhi produk T2. Pengiriman barang terkadang terhambat di bea cukai. T3. Customer cenderung melihat Brand tertentu.
T4. Pembayaran tagihan terkadang terlambat dilakukan customer T5. Produk yang dipesan terkadang tidak tersedia di principle.
3.2.5.2 IFAS/EFAS
Tabel 3.2 IFAS
Faktor-faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot X Rating
Strength
1. Berani bersaing dalam hal harga dengan pesaing yang lain
0,05 2 0,10
2. Mempunyai karyawan yang memilki sikap dan perilaku yang baik.
0,05 2 0,10
3.Produk yang berkualitas dan up to date 0,15 3 0,45 4. Pelayanan penjualan dan After Sells yang
Baik
0,20 4 0,80
5. Sulit ditemukannya Produk Pengganti 0,15 3 0,45
Total Strength 0,60 1,90
Faktor-faktor strategi internal Bobot Rating Bobot X Rating Weakness
1. Proses bisnis perusahaan yang masih belum berjalan dengan baik.
0,10 2 0,10
2.Proses Pengiriman Barang sering terlambat 0,05 3 0,15 3. Belum memanfaatkan teknologi informasi
secara optimal.
0,10 2 0,10
4. Kinerja Karyawan yang masih kurang efektif dan efisien serta terlalu mengandalkan satu divisi.
0,05 3 0,15
5.Penyimpanan dokumen yg belum terorganisir dengan baik
0,10 2 0,20
Total Weakness 0,40 0,70
Tabel 3.3 EFAS
Faktor-faktor Strategi Eksternal Bobot Rating
Bobot X Rating
Opportunity
1. Pertembuhan ekonomi indonesia yang relatif
baik 0,10 2 0,20
2. Meningkatnya Permintaan Peralatan
Laboratorium 0,15 3 0,45
3. Memiliki principle yang beragam 0,15 3 0,45
4. Harga Produk dari Principle yang murah tapi
berkualitas. 0,15 3 0,45
5. Belum Munculnnya Pendatang baru Baru 0,10 2 0,20
Total Opportunity 0,65 1,75
Faktor-faktor strategi Eksternal Bobot Rating
Bobot X Rating Threat
1. Perubahan nilai mata uang yang
mempengaruhi produk. 0,10 2 0,20
2. Pengiriman barang terkadang terhambat di bea
cukai 0,05 3 0,15
3. Customer cenderung melihat Brand tertentu.
0,05 3 0,15
4. Pembayaran tagihan terkadang terlambat
dilakukan customer. 0,05 3 0,15
5. Produk yang dipesan terkadang tidak tersedia
di principle 0,10 2 0,20
Total Threat 0,35 0,85
Total EFAS 1
Dari hasil perhitungan yang telah didapatkan dari tabel IFAS dan EFAS diatas, maka dapat dilakukan analisis SWOT yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah cara menyusun diagram analisa SWOT :
1. Total dari hasil perkalian (bobot dikali rating) pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Kekuatan : 1,85 Kelemahan : 0,65
Titik X ( Internal ) = Strength – Weakness 1,90– 0,70 = 1,2
2. Total dari hasil perkalian (bobot dikali rating) pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Peluang : 1,75 Ancaman : 0,95 Titik Y ( Eksternal ) = Opportunity – Threat
1,75 – 0,85 = 0,9
Berdasarkan perhitungan diatas, maka dapat digambarkan lewat titik koordinat perhitungan SWOT, seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 3.6 Diagram SWOT
Dari analisa diagram SWOT diatas dapat disimpulkan bahwa PT. Askotama Inti Nusantara berada pada Kuadran I, yang berarti perusahaan dapat menggunakan strategi SO (strength-opportunity). Strategi ini menjelaskan bahwa PT. Askotama Inti Nusantara dapat menggunakan kekuatan-kekuatan yang ada dengan memanfaatkan peluang-peluang yang ada.
3.2.6.1 Matriks SWOT
Tabel 3.4 Matriks SWOT
IFAS
EF AS
Strength (S) Weakness (W)
• Berani
bersaing dalam hal harga dengan pesaing yang lain.
• Mempu
nyai karyawan yang memilki sikap dan perilaku yang baik.
• Produk
yang berkualitas dan up to date.
• Pelayan
an penjualan
dan After Sells yang Baik • Sulit ditemukannya Produk
Pengganti untuk produk yang dijual • Proses bisnis perusahaan yang masih belum berjalan dengan baik. • Proses Pengiriman Barang sering terlambat. • Belum memanfaatka n teknologi informasi secara optimal. • Kinerja Karyawan yang masih kurang efektif dan efisien serta terlalu mengandalka n satu divisi • Penyimpana n dokumen yg belum terorganisir dengan baik.
Oppurtunity (O) Strategi SO Strategi WO • Pertembuhan ekonomi
Indonesia yang relatif baik.
• Meningkatnya Permintaan peralatan Laboratorium
•Memiliki principle yang beragam.
• Harga Produk dari Principle yang murah tapi berkualitas. • Belum Munculnnya
Pendatang baru .
• Menjaga Hubungan dengan Principle.
• Menyediakan produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing
• Menjaga Kualitas Pelayanan • Selalu Melihat Trend perubahan
permintaan Produk Peralatan Laboratorium • Mengurangi terjadinya Keterlambatan Pengiriman barang kepada customer •Mengalokasik an kegiatan operasional Kepada Beberapa divisi
Threat (T) Strategi ST Strategi WT
• Perubahan nilai mata uang yang mempengaruhi produk. • Pengiriman barang terkadang terhambat di bea cukai. • Customer cenderung melihat Brand tertentu. • Pembayaran tagihan terkadang terlambat dilakukan customer • Produk yang dipesan
terkadang tidak tersedia di principle.
•Meningkatkan Produktivitas karyawan.
•Memastikan Produk selalu dapat disediakan. • Memperbaiki proses bisnis yang ada. • Bekerja sama dengan pihak-pihak tertentu yang dapat mengatasi keterlambata n Pengiriman barang dari Principle. • Penggunaan SI/TI dalam kegiatan
operasional perusahaan
3.2.6.2 Concept of Operations Diagram
CONODS Scenario
Proses bisnis yang terjadi pada PT. Askotama Inti Nusantara dimulai dengan Customer dapat mengecek website kemudian bagian pemasaran dapat mengeceknya dan dilanjutkan dengan :
1. a. Customer melakukan pemesanan ke sales. b. Sales akan melakukan penawaran ke customer.
2. Sales akan membuat sales order.
3. a. Bagian purchasing mencatat data customer dan menerima SO b. Bagian purchasing akan menghubungi GA tentang detail
pemesanan.
4. GA akan melakukan pengecekan ke bagian gudang
5. a. Jika barang tersedia di gudang akan langsung dibuatkan pesanan untuk bagian keuangan.
b. Jika barang tidak tersedia maka GA akan munghubungi bagian purchasing untuk melakukan pembelian.
6. a. GA akan membuat invoice yg akan diteruskan bagian keuangan ke customer yang berisi jumlah yang harus dibayar sebelum dan sesudah barang sampai.
b. Bagian purchasing akan memberikan purchase order kepada principle untuk melihat daftar pembelian barang.
7. GA akan munghubungi bagian purchasing untuk melakukan pembelian sewaktu-waktu tanpa ada pesanan
8 . a. Principle akan mengirimkan invoice ke GA b. GA meneruskan invoice ke bagian keuangan 9. Bagian keuangan melakukan pembayaran ke principle
10. GA membuat surat pelunasan pemesanan barang ke bagian keuangan
11. a.Principle mengirimkan barang melalui bagian/jasa pengiriman b.Principle konfirmasi pengiriman barang ke GA
12. Bagian/jasa pengiriman mengirim barang dan di terima bagian gudang
13. Bagian gudang konfirmasi penerimaan barang ke GA
14. Customer melakukan pembayaran DP atas invoice yg diterima bagian keuangan yg dikonfirmasikan ke GA
15. GA akan membuatkan surat pengeluaran barang ke bagian gudang.
16. GA akan menghubungi bagian/jasa pengiriman via telepon. 17. GA akan memberikan surat jalan untuk izin mengambil barang. 18. Bagian/jasa pengiriman akan mengambil barang sesuai dengan
isi dari surat jalan.
19. Bagian/jasa pengiriman melakukan pengiriman barang ke customer.
20. Customer dapat melunaskan pembayaran dan bagian keuangan akan menerima bukti pembayaran
21. Direktur dapat menerima laporan penjualan dan pembelian dari bagian keuangan.
3.3 Business Plan 3.3.1 Business Plan
1. Business Overview
PT. Askotama Inti Nusantara berfokus pada bidang jasa penjualan peralatan laboratorium dengan mengedepankan kualitas dari produk yang akan dipasarkan. Dengan makin maraknya dunia bisnis dewasa ini telah menjadikan lahan bisnis baru bagi para pelaku bisnis.Dengan mempertahankan dan meningkatkan kualitas dari produk,kami mencoba bersaing di tengah pesatnya dunia bisnis saat ini. Dengan mengedepankan kualitas dari PT. Askotama Inti Nusantara kami akan terus meningkatkan kinerja dalam mempertahankan kualitas dari produk yang sudah ada, sebagai salah satu jasa penjualan peralatan laboratorium ini diharapkan dapat berkembang di Indonesia.
2. Relationship of Business Activities to Strategic Goals
Aktifitas bisnis atau proses bisnis yang ada didalam perusahaan akan mendukung perusahaan untuk dapat mencapai strategi
yang ingin dicapai. Proses bisnis yang dijalankan harus selaras dengan tujuan strategis yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
3. Market Outlook and Competitive Strategy
Dalam persaingan bisnis, perusahaan harus dapat melihat kondisi pasar yang terjadi saat ini untuk melihat perkembangan bisnis yang terjadi dipasaran dan perusahaan harus menentukan strategi yang tepat agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Beberapa strategi yang ditetapkan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan yang lain adalah sebagai berikut:
- Memperluas kerjasama supplier ke berbagai negara. - Meningkatkan kualitas produk yang ditawarkan. - Memperluas pemasaran ke customer
4. Business Cycles
Siklus bisnis perusahaan ini dimulai dari :
1. Menetapkan visi dan misi sebagai acuan dari berjalannya perusahaan. 2. Menentukan dan menetapkan kebijakan strategis bisnis perusahaan. 3. Permintaan barang oleh customer dilayani dan menyediakan barang
yang diminta.
4. Dalam beberapa waktu barang yang habis akan dipesan kepada supplier.
5. Pada akhir bulan maka dihasilkan laporan penjualan dan pembelian dan diserahkan kepada pemilik.
6. Pemilik memantau jalannya proses bisnis dan semua laporan sehingga dapat mengevaluasi jalannya bisnis perusahaan.
7. Berdasarkan laporan-laporan yang ada kebijakan dan strategi yang sudah tidak dapat mendukung perusahaan maka akan menentukan kebijakan dan strategi baru.
5. Capitalization Summary
PT. Askotama Inti Nusantara merupakan jasa penjualan peralatan laboratorium yang berdiri di komplek bumi dirgantara permai yang terletak di bekasi Jawa Barat Indonesia. yang berfokus untuk menjadi salah satu perusahaan dengan menyediakan peralatan laboratorium yang berkualitas.
6. Business Partnerships and Alliance
PT. Askotama Inti Nusantara ini sendiri mempunyai anak perusahaan yang terletak dekat dengan PT.Askotama Inti Nusantara yaitu CV. Bernina Celena Analitika, sehingga dapat membantu PT. Askotama Inti Nusantara didalam memberikan kebutuhan dan menyebarluaskan nama perusahaan di seluruh Indonesia ini
3.3.2 Swim Lane Process Diagram
3.3.3 Bussiness Process 3.3.3.1 Service Model
Service Model Penjualan
Service Model Persediaan
3.3.3.2 Product Matrix
Tabel 3.5 Product Matrix
3.3.4 Use Case
A. Use Case Diagram
S al es P u rc h a si n g G en e ra l af fa ir P ri n c ip le B a g ia n g u d an g B a g ia n k eu a n g an B a g ia n / Ja sa P en g ir im a n D ir e k tu r Business Products Peralatan Laboratorium S M M D W F S R
R = Research & Develop W = Warehouse S = Service L = Legal M = Manufacture D = Distribute F = Financials
Gambar 3.11 Use Case Diagram B. Use Case Narrative
Use case narrative berfungsi dalam memberikan gambaran akan aktifitas yang dilakukan oleh actor.
Tabel 3.6 Use Case Narrative
No. Use Case Narrative Current
1. Usecase Name: Membuat sales order
Description : Sales mencatat pesanan dari customer dan membuat sales order
Object : Sales
2. Usecase Name: Membuat purchase order
Description : Bagian purchasing membuat purchase order yang di berikan pada principle
3. Usecase Name: Mencatat data customer
Description : Bagian purchasing mencatat data customer Object : Bagian purchasing
4. Usecase Name: Membuat tagihan
Description : Principle membuat tagihan berdasarkan purchase order
Object : Principle
5. Usecase Name: Mengecek stok gudang
Description : General Affair mengecek stok barang di gudang Object : General Affair
6. Usecase Name: Membuat Invoice
Description : General Affair membuat invoice yg akan di berikan ke bagian keuangan dan diteruskan kepada customer Object : General Affair
7. Usecase Name: Mencatat konfirmasi pengiriman barang
Description : General Affair mencatat konfirmasi pengiriman barang dari principle ke gudang
Object : General Affair 8.
No
Usecase Name: Membuat surat pengeluaran barang
Description : General Affair membuat surat pengeluaran barang Object : General Affair
Use Case Narrative Current 9. Usecase Name: Membuat surat jalan
Description : General Affair membuat surat jalan yang di berikan bagian/jasa pengiriman
Object : General Affair
10. Usecase Name: Membuat surat pelunasan pemesanan barang Description : General Affair membuat surat pelunasan pemesanan
barang Object : General Affair
11. Usecase Name: Membuat laporan penjualan dan pembelian Description : Bagian keuangan membuat laporan end of month Object : Bagian keuangan
12. Usecase Name: Melakukan pembayaran
Description : Bagian keuangan melakukan pembayaran kepada -principle
3.4 Data and Information 3.4.1 Logical Data Model
Gambar 3.12 Class Diagram
Tabel 3.7 Activity/Entity(CRUD) Matrix Activity C u s t o m e r S a l e s B a g i a n P u r c h a s i n g G e n e r a l A f f a i r B a g i i a n K e u a n g a n P r i n c i p l e B a g i a n G u d a n g B a g i a n / J a s a P e n g i r i m a n D i r e k t u r Melakukan Pemesanan C R
Membuat Sales order C R
Menginput Data Customer C
Mengecek Stok Barang C R
Membuat Pesanan C R
Membuat Surat Pengeluaran Barang C R
Membuat Invoice R C R
Membuat Surat Jalan C R
Menghubungin Jasa Pengiriman C R
Membuat Surat Izin Pembelian R C
Membuat Purchase Order C R
Mencatat Konfirmasi Pengiriman Barang C
Membuat Invoice dari PO R C R
Melakukan Pembayaran C R
Menerima Bukti Pembayaran C R
Membuat Laporan Penjualan & Pembelian C R
Penjelasan dari Entity/Activity Matrix (CRUD) PT. Askotama Inti Nusantara :
1. Customer melakukan pemesanan (C) yang akan diberikan kepada sales (R)
2. Sales akan membuat sales order (C) dan diberikan kepada bagian purchasing (R).
3. Bagian purchasing menginput data customer (C).
4. General Affair mengecek stok barang (C) yang diteruskan ke bagian gudang(R)
5. General Affair membuat pesanan (C) yang diberikan kepada bagian keuangan (R).
6. General Affair membuat surat pengeluaran barang (C) yang diberikan kepada bagian keuangan (R).
7. General Affair membuat invoice (C) yang diberikan kepada customer (R) dan bagian keuangan (R).
8. General Affair membuat surat jalan (C) yang diberikan kepada bagian /jasa pengiriman (R).
9. General Affair menghubungi (C) bagian /jasa pengiriman (R).
10. General Affair membuat surat izin pembelian (C) dan diberikan kepada bagian purchasing(R)
11. Bagian purchasing membuat purchase order (C) dan diberikan kepada bagian principle (R)
12. General Affair mencatat konfirmasi pengiriman barang (C) berdasarkan informasi dari principle.
13. Principle memberikan invoice dari purchase order (C) dan diberikan kepada General Affair (R), dan diberikan kepada bagian keuangan (R). 14. Bagian keuangan melakukan pembayaran (C) sesuai tagihan kepada
Principle (R)
15. Bagian keuangan menerima bukti pembayaran (R) dari customer (C). 16. Bagian keuangan membuat laporan penjualan & pembelian (C) dan
diberikan kepada direktur (R).
Gambar 3.13 Object State Transition Diagram
3.5.1 Communication Description
Gambar 3.14 Communication Description
Keterangan:
Setiap desktop yang ada pada PT.Askotama Inti Nusantara terhubung dengan jaringan LAN dengan koneksi internet pada setiap unitnya, sayangnya belum ada sistem informasi terintegrasi yang digunakan, dan jaringan LAN yg ada hanya digunakan untuk menghubungkan akses internet ke setiap PC. Selain itu PT Askotama Inti Nusantara memiliki jaringan telepon yg digunakan sebagai penghubung pada setiap bagian, dan juga untuk melakukan proses – proses bisnis yg ada.
Aplikasi PT AIN
LANINTERNET Line Telepon
3.5.2 Data Flow Diagram
Sistem Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data input dan output yang terjadi selama proses bisnis di PT. Askotama Inti Nusantara yang digambarkan pada dibawah ini :
3.6 Network and Infrastructure
3.6.1 Network Connectivity Diagram
3.6.2 Infrastructure
Switch, Router, Jaringan LAN/kabel, PC, Printer, Fax
3.7 Security and Privacy Plan
Dalam menjaga keamanan proses bisnis PT. Askotama Inti Nusantara menggunakan antivirus dalam setiap komputer yg mereka miliki, sehingga dapat menjaga data – data perusahaan yang ada di dalam maupun akan diolah di dalam setiap komputer bersih dari virus . Dan kesiapan dalam perencanaan keamanan dan penanggulangan saat terjadi bencana.
3.8 Standards
3.8.1 Technology Forecast
Tabel 3.8 Technology Forecast
Technology Forecast Forecast
Area Short Term (12 Bulan)
Mid Term (12-24 Bulan)
Long Term (24bulan-3 Tahun)
Software OS Windows xp 32bit - OS Windows 7
32Bit
Microsoft Office 2007 Basic Update Update
Antivirus Norton Update Update
Hardware Processor Intel Dual Core 1.2 GHZ - intel i5
Mainboard - Mengikuti Proccessor RAM 2GB - 4GB HardDisk 250GB - - DVDR 16X - - Casing - - Monitor 14” - - Printer - - PS2 Keyboard Mouse - - Router - - Kabel - - Device Smartphone
Kesimpulan dari artefak technology forecast seperti pada tabel di atas adalah untuk memperkirakan suatu aktivitas yang akan dilakukan dengan memberikan perkiraan tentang sesuatu yang akan terjadi pada perusahaan suatu saat nanti atau di masa yang akan datang. Teknologi ini dapat berperan untuk menjadi salah satu alat perusahaan yang berguna dalam merencanakan sesuatu yang akan dilakukan di masa depan secara lebih efektif dan efisien. Usulan untuk permasalahan ini adalah, para eksekutif PT. Askotama Inti Nusantara agar lebih memperhatikan technology forecast untuk mencapai tujuan perusahaan dalam jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang.
3.9 Workforce
3.9.1 Workforce Plan
Gambaran bagaimana PT. Askotama Inti Nusantara mengelola sumber daya manusia atau tenaga kerja yang ada di dalam perusahaan. Strategi yang direncanakan pada tingkat manajemen dari PT. Askotama Inti Nusantara itu sendiri yaitu sebagai berikut:
1. Mencari informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan.
3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan.
Beberapa strategi yang harus ditingkatkan pada level karyawan yaitu sebagai berikut:
1. Meningkatkan produktifitas karyawan.
2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan didalam perusahaan. 3. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
4. Meningkatkan keselamatan kerja bagi karyawan.
Proses dalam perekrutan karyawan baru dilakukan oleh HRD perusahaan yang mewawancarai langsung calon karyawan setelah diterima maka akan langsung bekerja sekaligus memberikan pelatihan dalam melakukan tugas dan tanggung jawab yang diberikan dan berdasarkan pertimbangan. Dalam proses pemutusan hubungan kerja karyawan diberikan uang pesangon.
