6
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi menurut Onong Uchijana Effendi dikutip oleh Ruslan (2012:81) dalam bukunya Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, berasal dari bahasa Latin communication yang berarti “pemberitahuan” atau “pertukar pikiran”. Dengan demikian maka secara garis besar proses komunikasi harus terdapat unsur-unsur kesamaan makna agar terjadi suatu pertukaran pikiran atau pengertian, antara komunikator (penyebar pesan) dan komunikan (penerima pesan) (Ruslan, 2012:81). Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh pelaku komunikasi, maka komunikasi dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal (Lukiati Komala, 2009: 95).
Menurut Laswell dalam buku Pengantar Teori & Manajemen Komunikasi (Suprapto,2009:5),menyatakan bahwa komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakan apa dengan cara apa, kepada siapa dengan efek apa.
Menurut Didier Neonisa dalam jurnal Pengaruh Komunikasi Internal Terhadap Kepuasan Kerja Dalam Sebuah Organisasi : Studi Kasus PT XYZ (2011), Komunikasi adalah elemen penting yang mendasari semua interaksi antar manusia.
Dalam organisasi sebagai wadah bagi orang-orang untuk saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, komunikasi dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan.
Definisi-definisi yang dikemukan di atas tentunya belum mewakili semua definisi komunikasi yang dibuat banyak pakar, namun banyak sedikitnya dapat menggambarkan apa itu komunikasi. Dapat diartikan bahwa komunikasi adalah kata yang mencakup segala bentuk interaksi dengan orang lain yang berupa percakapan biasa, mengajar, membujuk, dan negosiasi
2.1.2 Unsur-Unsur Komunikasi
Unsur sering juga disebut bagian, komponen, dan elemen. Jadi, yang dimaksud komponen atau unsur adalah bagian dari keseluruhan dalam satu hal (Nurjaman & Umam, 2012:36). Unsur-unsur komunikasi dari pengertian komunikasi yang telah dikemukakan di atas menunjukan dengan jelas bahwa proses komunikasi dapat terjadi bila didukung dengan sumber, pesan, media, dan efek. Unsur-unsur ini dapat diartikan sebagai elemen atau komponen komunikasi (Cangara, 2006:21). Dalam proses komunikasi terdapat tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi, yaitu :
1. Komunikator (sender) adalah orang yang menyampaikan isi pernyataannya kepada komunikan.
2. Komunikan (reciever) adalah rekan komunikator dalam komunikasi, berperan sebagai penerima berita.
3. Media (channel) adalah saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada komunikan.
Setiap unsur dalam komunikasi itu mempunyai hubungan yang erat dan saling ketergantungan satu sama lainnya. Artinya, keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua unsur tersebut (Nurjaman & Umam, 2012:36-38).
2.1.3 Fungsi Komunikasi
Kadar Nurjaman dan Khaerul Umam mengatakan komunikasi tidak hanya berupa proses penyampaian dan penerimaan informasi, tetapi juga memiliki peran dan fungsi sebagai proses membangun hubungan antara pelaku komunikasi. Dengan demikian, intisari komunikasi adalah suatu berita. Komunikasi juga digunakan untuk mengembangkan hubungan antar-teman (pertemanan) dan membangun kepercayaan antara individu dan pertemanan seseorang dalam organisasi (2012:45). Wiliam I. Gorden dalam Deddy Mulyana, (2005:5) mengkategorikan fungsi komunikasi menjadi empat, yaitu:
1) Fungsi komunikasi sosial
Dimana komunikasi itu penting membangun konsep diri kita, aktualisasi diri, kelangsungan hidup untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan. Pembentukan konsep diri adalah pandangan kita mengenai siapa diri kita dan itu hanya bisa kita peroleh lewat informasi yang diberikan orang lain kepada kita. Pernyataan eksistensi diri orang berkomunikasi untuk menunjukkan dirinya eksis. Inilah yang disebut aktualisasi diri atau pernyataan eksistensi diri. Ketika berbicara, kita sebenarnya menyatakan bahwa kita ada.
2) Fungsi komunikasi ekspresif
Dimana komunikasi ekspresif dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrumen untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi kita) melalui pesan-pesan non verbal.
3) Fungsi komunikasi ritual
Dalam komunikasi ritual sering dilakukan secara kolektif. Suatu komunitas sering melakukan upacara-upacara berlainan sepanjang tahun dalam acara tersebut orang mengucapkan kata-kata dan menampilkan perilaku yang bersifat simbolik.
Fungsi komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan umum: menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan dan mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan dan juga untuk menghibur (persuasif). Suatu peristiwa komunikasi sesungguhnya seringkali mempunyai fungsi-fungsi tumpang tindih, meskipun salah satu fungsi-fungsinya sangat menonjol dan mendominasi.
2.1.4 Tujuan Komunikasi
Adapun empat tujuan seperti yang dikemukakan oleh Dan B. Curtis dalam buku Komunikasi Bisnis Profesional (2006 : 9) sebagai berikut :
1) Memberikan informasi, kepada para klien, kolega, bawahan (supervisor) diberi informasi, karena perilaku diberi informasi merupakan bentuk interaksi komunikasi. Orang atau masyarakat cenderung merasa lebih baik diberi informasi yang diperlukannya atau yang akan diberi jalan masuk
menuju informasi tersebut yang merupakan bagian dari keadaan percaya dan rasa aman.
2) Menolong orang lain, memberikan nasihat kepada orang lain, ataupun berusaha memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan.
3) Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan, karena semakin tinggi kedudukan/status seseorang maka semakin penting meminta orang lain untuk keahlian teknis sehingga dalam menyelesaikan masalah/membuat keputusan tersebut harus ada komunikasi untuk meminta data sebagai bahan pertimbangan.
4) Mengevaluasi perilaku secara efektif, yaitu suatu penilaian untuk mengetahui hal-hal yang akan mereka lakukan setelah menerima pesan. Kegiatan komunikasi bertujuan mengharapkan pengertian, dukungan, gagasan, dan mengubah atau mempengaruhi tindakan. Sedangkan dalam Public Relations, tujuan komunikasi dapat dibedakan menjadi tujuan informasi, instruksi, persuasi. Idealnya agar sebuah gagasan dapat diterima oleh target yang dituju, cara yang digunakan adalah dengan tidak memaksakan kehendak, tahu lebih secara persuasif.
Sementara itu, berbeda dengan Dan B.Curtis, maka Effendy (2006:55) menjelaskan terdapat empat tujuan dari komunikasi sebagai berikut :
1) Mengubah sikap (to change the attitude)
2) Mengubah pendapat atau opini (to change the opinion) 3) Mengubah perilaku (to change the behavior)
2.2 Pengertian Public Relations
Sering sekali dikemukakan betapa sulitnya untuk mendefinisikan pengertian dari Public relations secara memuaskan dan diterima oleh semua kalangan. Bila istilah Public relations diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, istilah itu mengandung arti hubungan publik. Penggunaan istilah relations mengandung arti adanya hubungan yang timbal-balik atau two-way-communication. Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah menyatakan bahwa public relations pada dasarnya berfungsi untuk menghubungkan publik atau pihak-pihak yang berkepentingan dalam suatu instansi atau perusahaan (2011:5).
Adapun lima ciri-ciri Public relations yang dikemukakan oleh Effendy dalam buku Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek (2006:132) sebagai berikut
1) Komunikasi yang dilancarkan berlangsung dua arah secara timbal balik. 2) Kegiatan yang dilakukan terdiri atas penyebaran informasi, penggiatan
persuasi, dan pengkajian pendapat umum.
3) Tujuan yang hendak dicapai adalah tujuan perusahaan.
4) Sasaran yang hendak dituju adalah khalayak di dalam dan di luar perusahaan.
5) Efek yang diharapkan adalah terbinanya hubungan yang harmonis antara perusahaan dan khalayak
Menurut Assumpta dalam bukunya Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktik (2004:7-8), Public Relations adalah kegiatan atau aktivitas yang proses kegiatannya melalui empat tahap, yaitu :
1. Penelitian yang didahului penemuan, analisis, pengolahan data dan sebagainya
2. Perencanaan yang direncanakan 3. Pelaksanaan yang tepat
4. Evaluasi, penilaian setiap tahap dan evaluasi keseluruhan
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa public relations merupakan kegiatan penciptaan pemahaman yang terencana di dalam sebuah organisasi. Melalui pengetahuan dan kegiatan yang dijalankan tersebut diharapkan akan berdampak baik internal maupun eksternal kepada intansi dan masyarakat.
2.2.1 Fungsi Public Relations
Public relations berperan dalam memberikan penjelasan atau pembelaan terhadap pandangan yang kurang baik dari publiknya terhadap lembaga tersebut, dengan cara menyajikan berbagai data, fakta dan informasi yang sebenarnya. Menurut Onong Uchjana Effendy dalam bukunya, Hubungan Masyarakat, Suatu Studi Komunikologis dikutip oleh Wahidin Saputra dan Rulli Nasrullah dalam Public Relations 2.0 (2011:50), adalah sebagai berikut:
1) Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2) Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan publik eksternal.
3) Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
4) Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
5) Operasional dan organisasi public relations adalah bagaimana membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya.
Menurut Firsan Nova (2009: 38) bahwa fungsi utama public relations ialah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antar lembaga (organisasi) dengan publiknya baik internal maupun eksternal dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan partisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan lembaga organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa public relations lebih berorientasi pada pihak perusahaan untuk membangun hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik konsumen. Akan tetapi, jika fungsi public relations yang dilaksanakan dengan baik merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondustif, serta peka terhadap karyawan, diperlukan pendekatan khusus dan motivasi dalam meningkatkan kinerjanya.
2.2.2 Peranan Public Relations
Menurut Effendy (2009:94), peranan atau peran adalah keikutsertaan seseorang dalam suatu kegiatan bersama-sama dengan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Thomas L. Harris dalam bukunya Marketer’s Guide to Public Relations, peranan public relations sebagaimana dikutip oleh (Nurjaman & Umam, 2012: 76) dalam bukunya Komunikasi & public relations adalah sebagai berikut:
1) Publication (Publikasi dan publisitas), setiap fungsi dan tugas public relations adalah menyelenggarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan yang pantas diketahui oleh publik.
2) Event (Penyusunan program acara), merancang acara tertentu atau lebih dikenal dengan pristiwa khusus (special events) yang dipilih dalam jangka waktu, tempat dan objek tertentu yang khususnya sifat untuk mempengaruhi opini publik.
Komunikasi internal merupakan spesialisasi public relations , usaha komunikasi karyawan digunakan sebelum seorang karyawan dipekerjakan sampai setelah perpisahan, public relations memiliki peran penting dalam pengalaman kerja seorang karyawan (Lattimore, 2010:231-232). Indrawadi Tamin (2004:122) ada empat peran yang dapat dimainkan oleh PR , yaitu:
1) Interpreter atau in the middle, yaitu PR berperan sebagai sumbu antara manajemen dengan publik internal maupun eksternal. PR harus mampu menginterpretasikan dinamika dan kebutuhan serta perilaku publik terhadap manajemen dan sebaliknya. Untuk bisa memikul peran ini, PR harus punya akses pada manajemen bahkan top manajemen.
2) Lubricant, pelumas atau pelicin untuk terciptanya hubungan internal yang harmonis dan efisien. Peran ini memungkinkan PR mencegah timbulnya kemungkinan friksi-friksi atau perpecahan dalam organisasi.
3) Monitoring dan Evaluasi, peran ini untuk mengantisipasi setiap perubahan yang mungkin saja berdampak negatif terhadap organisasi.
4) Komunikasi dilakukan baik pada publik eksternal maupun internal untuk terciptanya saling pengertian.
2.2.3 Tugas Public Relations
Tugas-tugas Public relations secara profesional tidak akan terlepas dari membina hubungan baik dengan para publiknya, baik publik internal maupun publik eksternal. Tugas yang berhubungan dengan publik internal yaitu employee relations dan stakeholder relations. Sedangkan tugas yang berhubungan dengan publik eksternal yaitu customer relations, community relations, dan press relations (Effendy, 2003:132). Menurut Rumanti dalam buku Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktik (2004:39 ) mengenai tugas seorang Public Relations mengatakan bahwa ada beberapa, yaitu :
1) Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis melalui tampilan visual kepada publik.
2) Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum (publik).
3) Memperbaiki citra atau image organisasi.
4) Tanggung jawab sosial, dimana Public Relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut
5) Melaksanakan komunikasi persuasif yang timbal balik kepada publik. Tugas Public Relations menurut Oxley yang dikutip oleh Yosal Iriantara dalam bukunya Manajemen Strategis menyebutkan bahwa tugas Public Relations adalah
1) Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-publiknya
2) Meneliti dan menafsirkan untuk kepentngan organisasi, sikap publik-publik utama pada saat ini atau antisipasi sikap publik-publik-publik-publik pokok terhadap organisasi
3) Bekerja sebagai penghubung antara manajemen dan publik-publiknya 4) Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang
mempengaruhi hubungan publik dan organisasi (2008:45)
Inti tugas Public relations adalah sinkronisasi antara informasi dari perusahaan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusahaan dengan publik.
2.3 Pengertian Internal Public Relations
Eddy Kurnia, dalam bukunya Komunikasi dalam Pusaran Kompetisi (2010:58) mengemukakan bahwa suasana dalam badan atau perusahaan menjadi target dari tugas Internal Public Relations, terutama suasana di antara para karyawan yang mempunyai hubungan langsung dengan perkembangan badan atau
perusahannya.
Definisi Internal Public Relations menurut Cutlip et al (2007:254) adalah membangun dan menjaga hubungan dengan publik di dalam organisasi, antara lain pekerja lini produksi, manager, staf afministrasi, pendukung fasilitas dan pemeliharaan, dan sebagainya.
2.3.1 Fungsi Internal Public Relations
Fungsi Internal Public Relations menurut Laksamana (2010:15) adalah menyediakan, membina dan membangun antar organisasi dan karyawan-karyawatinya melalui Communication Channels. “Dengan reputasi perusahaan ataupun organisasi anda yang positif, hubungan ini akan semakin dinamis hingga tercipta simbiosis mutualisme ataupun industrial peace dalam organisasi anda, yaitu antara bottom line, good reputation, dan profit” , demikian ditambahkan oleh laksamana
Menurut Rob Gill dalam jurnalnya Corporate Storytelling as an Effective Internal Public Relations Strategy (2011), perusaan dapat menjadi menarik dan efektif sebagai sarana internal public relations. Karakteristik internal membuat media yang tepat untuk organisasi agar terlibat dengan karyawan pada tingkat yang lebih pribadi dan memperkuat loyalitas karyawan. Penggunaan cerita perusahaan sebagai internal strategi komunikasi Public Relations
2.3.2 Internal Public Relations Tools
Menurut Laksamana (2010:50) terdapat lima media yang tepat untuk aktivitas Internal Public Relations, yaitu:
1. Media Verbal
Dalam media verbal ada beberapa contoh media verbal :
Team briefing
a) Weekly briefing b) Staff meeting
c) Conferences d) Walking the job e) Telephone line f) Individual meeting 2. Printed Media Channels
Dalam printed media channels ada beberapa contoh :
a) Majalah internal b) Staff annual report c) Direct mail d) Bulletin board e) Pamflet f) Poster g) Staff journal 3. Audio Visual
Dalam audio visual terdapat beberapa contoh :
a) Video b) In house TV c) Telephone d) Radio
e) Teleconfrence & audio conference 4. E-Media
Dalam E-media terdapat beberapa contoh :
a) Internet b) E-mail
c) Messenger
d) SMS & BBM services 5. Mixed Media
Dalam mixed media terdapat beberapa contoh :
a) Exhibitions b) Launching event c) Family atau staff event d) Social Events
2.4 Pengertian Motivasi
Menurut McClelland, motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai yang terarah untuk mencapai tujuan organisasi, Semua karyawan mempunyai cadangan energi potensial. Energi ini dilepaskan dan digunakan, tergantung pada kekuatan dorongan motivasi seseorang dan situasi serta peluang yang tersedia. McClelland mengemukakan ada tiga kebutuhan yang menjadi motif utama dalam pekerjaan, yaitu:
1) Kebutuhan akan pencapaian prestasi (need for achievement,nAch) Dorongan untuk unggul, berprestasi menurut serangkaian standar, dan berusaha keras supaya berhasil
2) Kebutuhan akan kekuasaan (need for power, nPow)
Kebutuhan untuk membuat orang berprilaku dengan cara yang sebenarnya tidak akan mereka lakukan jika dipaksa, keinginan untuk diakui dan keinginan memiliki dampak atau kesan pada orang lain
3) Kebutuhan akan afiliasi (need for affilation, nAff)
Keinginan akan hubungan antar-pribadi yang bersahabat dan erat (Robbins, 2007:129).
Menurut Stephen P. Robbins (2007: 156) motivasi adalah proses yang menyebabkan intensitas, arah, dan usaha terus-menerus individu menuju pencapaian tujuan. Motivasi mempunyai dimensi usaha terus-menerus. Motivasi merupakan ukuran berapa lama seseorang dapat menjaga usaha mereka. Individu yang termotivasi akan menjalankan tugas yang cukup lama untuk mencapai tujuan mereka.
Abraham Maslow seperti dikutip oleh Krisyantono mengatakan bahwa orang melakukan suatu tindakan karena dorongan-dorongan kebutuhan tertentu. Kebutuhan tersebut dapat dikatagorikan dalam lima katagori sebagai berikut :
Gambar 2.1 Hierarki Kebutuhan Maslow
1) Kebutuhan fisiologis adalah kebutuhan fisik-biologis manusia seperti gaji, makan-minum, fasilitas-fasilitas perusahaan, jam istirahat.
2) Kebutuhan mendapatkan keamanan-keselamatan seperti berbagai asuransi, tunjangan pensiun, serikat pekerja, pekerjaan tetap (bukan karyawan kontrak).
3) Kebutuhan sosial meliputi kebutuhan bergabung dengan orang lain, diterima, dicintai orang lain.
4) Kebutuhan penghargaan seperti bonus, promosi, pujian, hadiah.
5) Kebutuhan aktualisasi diri seperti keberhasilan melaksanakan tugas yang menantang, melaksanakan kerja kreatif. (Kriyantono, 2010:349-350)
Dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa motivasi merupakan dorongan terhadap serangkaian proses perilaku manusia pada pencapaian tujuan .
2.5 Pengaruh Internal Public Relations terhadap motivasi kerja karyawan
Peran komunikasi timbal balik dalam perusahaan masa kini adalah hal yang mutlak. Peran tersebut biasanya diserahkan pada pihak public relations, hal tersebut yang membuat public relation /PR adalah mengemban fungsi dan tugasnya dalam melakukan hubungan komunikasi ke dalam dan keluar. Melakukan pembinaan hubungan yang harmonis antara pemimpin manajemen dengan para karyawan dan antara pimpinan dengan pemilik perusahaan atau sebaliknya. Ini juga menentukan hasil hidup matinya sebuah perusahaan.
Peran PR bukan hanya sekedar menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat luas, namun juga menjalin komunikasi yang sangat baik dengan seluruh karyawan di dalam perusahaan. Perusahaan yang mampu mendapatkan keberhasilan adalah perusahaan yang didalamnya terdapat hubungan kerja yang baik antara sesama karyawan dengan atasan. Public Relations hubungan publik internal sama pentingnya dengan hubungan publik eksternal, karena kedua bentuk hubungan
tersebut diumpamakan bagai kedua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait erat satu sama lain. Hubungan internal menurut adalah hubungan masyarakat internal atau kepegawaian yang mempuai arti sebagai kelompok orang-orang yang sedang bekerja disuatu perusahaan atau organisasi yang jelas baik secara fungsional, organisasi maupun bidang teknis dan jenis pekerjaan yang dihadapinya.
Banyaknya kemungkinan terjadinya penafsiaran informasi yang berbeda dalam anggota perusahaan, menunjukkan pentingnya peranan Internal Public Relations. Internal Public Relations harus dapat melihat hambatan-hambatan komunikasi ang terjadi dan dapat memberikan solusi terhadap efektifnya pesan yang disampaikan manajerial pada karyawan. Sehingga pesan dapat dilakukan dengan baik untuk pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.
Selain itu, tingkat kejenuhan dan stress yang tinggi diantara karywan, beredarnya informasi yang belum tentu kebenarannya yang menyangkut kenyamanan dan keamanan karyawan, harus bisa dikendalikan oleh Internal Public Relations (Frank Jefkins, 2003:126-127).
2.6 Kerangka Pikir
Tabel 2.1 Kerangka Pikir
Sumber: Hasil Pemikiran Peneliti
Berdasarkan kerangka pikir di atas, dapat diuraikan penjelasan sebagai berikut:
Variabel independen “x” terdiri dari Internal Public Relation (communication channels, aktivitas Internal Public Relations) berkaitan dengan variabel dependen “y” yaitu motivasi kerja (membangun motivasi kerja , dorongan motivasi kerja). Internal public relations merupakan cara perusahaan untuk meningkatkan motivasi kerja. Peneliti ingin mengetahui apakah ada pengaruh Internal Public Relations terhadap motivasi kerja.
