Cara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem Berkas Cara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem Berkas (PEMBERKASAN ARSIP AKTIF)

(1)

Anita's Personal Blog | Cara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem Berkas

Copyright anita handayani [email protected]

http://anitanet.staff.ipb.ac.id/cara-menyimpan-arsip-dinamis-dengan-sistem-berkas/

Cara Menyimpan Arsip Dinamis dengan Sistem

Berkas

Cara Menyimpan Arsip Dinamis

dengan Sistem Berkas

(PEMBERKASAN ARSIP AKTIF)

Saya melakukan Bimtek/Magang di Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta pada hari Jum'at pagi tanggal 14 November 2014 yang baru lalu. Yang menjelaskan tentang Pemberkasan arsip ini bernama Novi Elita, yaitu arsiparis yang

sehari-harinya bertugas di Central File Direktorat Kearsipan Pusat ANRI Jakarta Gedung C Lantai 6. Saya senang sekali karena diterima dengan baik dan ramah.

(2)

Berikut saya sajikan cara penyimpanan berkas arsip dinamis (arsip aktif) yang dilakukan oleh Direktorat Kearsipan Pusat ANRI yang patut kita contoh karena penyimpanan arsipnya ada dalam satu berkas yang bercerita dari awal sampai akhir arsip itu tercipta.

Alur Pengurusan Surat Menjadi Arsip:

(3)

(4)

Cara Menyimpan Arsip Dinamis (Arsip Aktif) dengan

Sistem Berkas:

(Cara Memberkaskan Arsip)

1. Surat2 yang akan di berkas kan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan

2. Jika ada surat2 yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip. Setiap berkas beri nomor urut

(5)

(6)

(7)

(8)

3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas. Perhatikan gambar dibawah ini Berkas ke 1 tulis tab nya seperti ini:

(9)

4. dan Berkas ke 2 tulis tab nya seperti ini:

5. dan seterusnya

6. Perhatikan di ujung kiri atas tab dituliskan nomor berkasnya

(10)

Note:

Setiap menuliskan judul tab jangan lupa sisipkan kata2:

... Sub-sub Masalahnya ...

Nomor Kalisifikasi + Judul Sub-sub

Masalahnya + Nama Berkas

Dalam hal ini Sub-sub Masalahnya adalah Jadwal Retensi Arsip

7. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah.

Disini di contohkan Sub Masalah nya adalah PK 03 09 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

(11)

(12)

8. Di Depan nya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat kelompok Sekunder uu mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat Kelompok Primer).

Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau. Disini di contohkan Sub Masalah nya adalah

(13)

9. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Biasanya sekat

kelompok primer berwarna putih.

Disini di contohkan Pokok Masalah nya adalah PK Pembinaan Kearsipan

(14)

Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP.Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang meninol yang

(15)

10. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip seperti ini:

11. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet

(16)

(17)

(18)

(19)

14. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan

(20)

15. Dalam contoh inni, judul bukunya adalah:

DAFTAR ARSIP AKTIF, DIREKTORAT

(21)

16. Tabel Daftarnya seperti ini:

(22)

17. Tabel Daftar Arsip Aktif tsb bila dibesarkan jadi seperti ini: (Ini untuk menjawab pertanyaan Pak Setyo Edy Susanto:

Perhatikan disini bahwa Nomor Berkas kembali ke nomor 1 di setiap

Klasifikasi Anak yang berbeda, demikian juga dengan Nomor Isi Berkas

kembali ke nomor 1 di setiap Berkas yang berbeda). Judul berkas disesuikan dengan RKAT yang dibuat setiap tahun. Dalam satu berkas sebaiknya

mempunyai kode klasifikasi yang sama, misalnya surat undangan diklat, klasifikasinya bukan TU tapi DL karena undangannya nya adalah undangan diklat)

(23)

(24)

(25)

(26)

18. Isinya dalah sebagai berikut:

DAFTAR ARSIP AKTIF TAHUN 2013: 1. Kode Klasifikasi/Indeks

2. Uraian Informasi Berkas 3. Nomor Berkas

4. JULAH

5. Nomor Isi Berkas 6. URAIAN

7. KURUN WAKTU

8. Tngkat Perkembanga 9. JUMLAH

10. Lokasi Filling Cabinet II

(27)

19. Arsip dinamis (arsip aktif) disimpan di ruangan yang diberi Nama Central File

(28)

(29)

20. Setelah arsipnya menjadi in-aktif maka pindah kan ke kotak arsip

21. Selesai.