7
LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1.Perencanaan Strategi Sistem Informasi 2.1.1.1 Pengertian Data
Menurut O’Brien, data adalah fakta observasi mentah yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis (2006, p38), atau juga diartikan sebagai mentah tentang orang, tempat, peristiwa, dan hal-hal yang penting dalam suatu organisasi.
Sedangkan menurut Rainer dan Cegielski (2011, p10), data mengacu pada penjelasan sesuatu, peristiwa, aktivitas dan transaksi dasar yang telah di rekam, di klasifikasi dan di simpan tetapi belum di atur untuk menyampaikannya
.
2.1.1.2Pengertian Perencanaan
Menurut Ward dan Peppard (2005, p69), perencanaan merupakan sebuah analisis yang menyeluruhkan dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan, Perencanaan adalah menyusun bukan merencanakan.
2.1.1.3 Pengertian Strategi
Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), menjelaskan bahwa strategi adalah sekumpulan kegiatan yang terintegrasi dalam meningkatkan kekuatan perusahaan untuk bersaing dalam jangka waktu yang panjang. Strategi perusahaan yang lebih mengarah kepada daya cipta, wawasan mengenai bagaimana perusahaan dapat dibangun dan dikembangkan.
Menurut Freddy Rangkuti (2006, p183), strategi adalah perencanaan induk yang komprenhensif yang menjelaskan tentang bagaimana perusahaan akan mencapai semua tujuan yang telah ditetapkan berdasarkan misi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Menurut W. Chan Kim dan Reene Mauborgne (2006, p71) ada tiga ciri-ciri strategi yang baik, yaitu :
1. Fokus. Kurva nilai perusahaan harus menunjukan dengan jelas fokus dan strateginya.
2. Divergensi/gerak menjauh. Ketika strategi perusahaan dibentuk reaktif dalam usaha mengikuti irama kompetisi, strategi itu akan kehilangan keunikannya.
3. Motto yang mengikuti. Sebuah strategi yang baik memilik motto yang jelas dan memikat. Motto yang baik tidak hanya menyampaikan pesan dengan jelas tetapi juga meningkatkan produk secara jujur.
2.1.1.4 Pengertian Sistem
Menurut O’Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok komponen-komponen yang saling berhubungan dan saling berkerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut Mathiassen (2000, p3), sistem adalah kumpulan dari komponen yang mengimplementasikan model dari kebutuhan fungsi dan antarmuka.
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok komponen dan elemen ang saling berintegrasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1.5 Pengertian Informasi
Menurut Bernard (2005, p124), informasi adalah data yang telah diproses atau diatur kembali sehingga menjadi bentuk yang lebih berarti bagi seseorang. Informasi adalah bentuk dan kombinasi data yang diharapkan dapat sehingga memiliki arti untuk menerima.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolahsehingga dapat berguna dan kontrol dalam suatu organisasi.
2.1.2 Perencanaan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi 2.1.2.1. Sistem Informasi
Menurut pendapat Satzinger, Jackson dan Burd (2005, p7), sistem informasi adalah sekumpulan komponen terpisah yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyediakan output berupa informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam bisnis.
Menurut O'Brien (2006, p5), Sistem Informasi merupakan kombinasi rangkaian orang, prosedur, hardware, software, jaringan dan sumber daya yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi didalam organisasi.
Berdasarkan definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan komponen-komponen yang terdiri dari :
- Manusia - Perangkat keras
- Jaringan komunikasi yang saling terkait satu sama lain dalam mengumpulkan dan mengolah sumber data
sehingga menghasilkan suatu informasi yang bermanfaat.
2.1.2.2 Teknologi Informasi
Menurut Jogiyanto (2005, p334), teknologi informasi merupakan alat yang potensial untuk digunakan dalam menciptakan atau menambah nilai-nilai dan teknologi informasi dimaksudkan untuk melihat sampai sejauh mana peran sistem dan teknologi informasi diperusahaan saat ini dirantai nilai.
Menurut Ward dan Peppard (2002, p3), teknologi informasi merujuk pada spesifikasi mengenai teknologi khususnya hardware, software, dan jaringan komunikasi.
Menurut Whitten et al (2004, p10), menyatakan bahwa teknologi informasi istilah yang menggambarkan kombinasi (jaringan data, gambar, dan suara).
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data untuk menghasilkan suatu informasi yang berkualitas
2.1.3 Perencaan Strategi SI/TI
Menurut Turban (2003, p462), perencanaan strategi sistem informasi merupakan sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan kebutuhan sistem dan arsitektur teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005, p16), perencanaan strategi sistem informasi adalah rencana untuk menentukan teknologi dan aplikasi yang diperlukankan oleh kebutuhan fungsi sistem informasi untuk mendukung perencanaan strategis organisasi.
2.1.3.1 Strategi Sistem Informasi
Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi sistem informasi adalah strategi yang mendefinisikan kebutuhkan organisasi atau perusahaan terhadap informasi dan sistem yang mendukung keseluruhan strategi bisnis yang dimiliki organisasi tersebut. Hal ini dihubungkan dengan konteks bisnis dengan mempertimbangkan dampak persaingan dalam bisnis dan kebutuhan terhadap teknologi informasi atau sistem informasi. Pada dasarnya strategi sistem informasi mendefinisikan dan meprioritaskan investasi yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai portfolio apalikasi yang sesuai, mendefinisikan tujuan yang akan dicapai dan menentukan perubahan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Menurut Jogiyanto (2005, p7), sistem informasi strategi (SIS) atau Strategy Information System adalah suatu informasi atau sistem-sistem informasi apapun di level maupun yang mendukung atau mengimplementasikan strategi kompetisi yang memberi keuntungan komperatif bagi perusahaan melalui efesiensi internal dan efesiensi komperatif sehingga membantu perusahaan memberikan keuntungan kinerja secara signifikan dan meningkatkan kinerja jangka panjangnya.
2.1.3.2. Strategi Teknologi Informasi
Menurut Ward dan Peppard (2002, p44), strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penempatan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi.
Menurut Ward dan Peppard (2002, p167), strategi teknologi informasi seharusnya tidak hanya meliputi tanggung jawab dari pusat fungsi sistem infromasi tetapi juga dapat bertanggung jawab terhadap pengguna. Tujuan utama adalah untuk mendefinisikan bagaimana sumber daya dan teknologi akan diperoleh, dan diatur sesuai dengan bisnis strategi sistem informasi.
2.1.3.3 Pengertian Visi dan Misi
Menurut David, sebuah organisasi dibentuk untuk dapat mencapai suatu tujuan secara bersama-sama. Bagi manajemen dan eksekutif dalam suatu organisasi untuk sependapat tentang visi dasar perusahaan yang akan dicapai dalam waktu yang panjang. Pernyataan visi harus singkat, lebih disukai dalam satu kalimat, dan dalam pembuatannya harus melibatkan sebanyak mungkin manajer (2011, p43).
Menurut Wibisono (2006, p43), visi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan cita-cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan.
Kesimpulannya adalah bahwa visi dan misi organisasi menyatakan alasan pembentukan organisasi dan tujuan yang akan dicapai. Pada umumnya setiap organisasi atau perusahaan memiliki pernyataan misi dan visi yang secara ringkas menangkap tujuan dan arah perusahaan.
2.1.3.4 Proses Bisnis
Menurut Whitten dan Bentley (2007, p21), proses bisnis adalah tugas yang merespon kegiatan bisnis, proses bisnis berupa pekerjaan, prosedur, dan aturan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis, terlepas dari teknologi informasi yang digunakan untuk mengotomatisasi atau mendukung mereka.
2.1.4 Strategi Bisnis
Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi pesaing.
Menurut Rangkuti (2006, p7), strategi bisnis adalah strategi fungsional yang berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, strategi organisasi dan strategi-strategi yang berhubungan dengan keuangan suatu bisnis.
2.1.5 Hubungan Antara Strategi Bisnis, Strategi SI, Strategi TI :
Gambar 2.1 Hubungan antara Strategi Bisnis, Strategi SI dan Strategi IT
(Sumber : Ward dan Peppard 2002, p41)
Gambar 2.1 mengilustrasikan hubungan antara strategi bisnis, strategi SI dan strategi IT dalam pendekatan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang berdasarkan dan terintegrasi dengan strategi bisnis perusahaan.
1. Strategi Bisnis
Untuk merencanakan suatu strategi SI/TI terlebih dahulu perlu diketahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan bisnis perusahaan, informasi yang dibutuhkan dalam berbisnis yaitu peluang, dan hambatan berbisnis yang dihadapi serta dapat menemukan alternatif solusinya.
2. Strategi SI
Setelah mengetahui kondisi lingkungan, arah dan tujuan dari kegiatan bisnis perusahaan, maka kita dapat mengevakuasi sistem informasi apa yang sesuai dengan kebutuhan strategi bisnis perusahaan dalam pencapaian visi dan misi perusahaan.
3. Strategi IT
Untuk menghasilkan suatu sistem informasi yang strategi bagi perusahaan maka kita perlu menyeleksi dan memilih secara tepat teknologi apa yang paling sesuai untuk digunakan dalam menunjang sistem informasi tersebut.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Analisa Porter
Model kompetitif Porter menggambarkan keadaan industri yang kompetitif yang didalamnya terdapat perusahaan-perusahaan dan kekuatan-kekuatan yang menggeluti di bidang yang sama dan saling mempengaruhi satu dengn yang lain. Posisi perusahaan di tengah kompetisi yang akan selalu menjadi modal dasar yang paling berpengaruh pada kelima komponen tersebut yaitu : Rivalry amiongst competitors, Thread of new entrants, Threat of substitule products or service, Bargaining power of buyers, Bargaining power of suppliers. Pada gambar 2.2 berikut ini menunjukan analisa Porter.
Gambar 2.2 Porter’s Five Forces Model
1. Rivalry amiongst existing competitors (Persaingan dengan para pesaing
yang ada), Pesaing-pesaing ini dapat merupakan pesaing yang mengancam perusahaan sampai pesaing kecil yang kurang memiliki pengaruh terhadap perusahaan.
Faktor-faktor yang berpengaruh :
a.Pertumbuhan industri, industri yang pertumbuhannya statis akan lebih mempengaruhi kompetisi dibandingkan industri yang bertumbuh dengan cepat.
b.Biaya operasional dan harga penyimpanan yang tinggi, ketika ini terjadi maka tingkat penjualan harus tetap dijaga, begitu juga dengan para pesaing. Threat of new entrants Bargaining power of supplier Bargaining power of buyer Threat of subsitute product or service Rivalry amongst exising competitors
c.Perbedaan produk, merek dagang, dan penentuan harga untuk konsumen. Jika perusahaan tidak memiliki merek dagang untuk suatu produk maka harga yang harus disesuaikan.
d.Banyaknya cabang dan besarnya perusahaan itu. Jika terdapat banyak perusahaan yang sama besarnya dalam satu tempat, maka persaingan akan semakin tinggi.
2. Thread of new entrants (Ancaman dari pendatang baru).
Faktor-faktor yang mempengaruhi :
a.Kebijakan Pemerintah. Hal yang paling penting dari hambatan ini ialah kebutuhan akan izin untuk beroperasi.
b.Diferensiasi produk dan merek dagang. Komponen ini terkait langsung dengan tingkat dari batasan tersebut.
c.Merubah harga untuk pembeli. Jika pembeli ingin mencari supplier baru, maka hal ini merupakan ancaman bagi perusahaan tersebut.
3. Threat of subsitute products or service (Ancaman akan barang
pengganti), Ancaman akan barang penganti. Ketika tingkat ancaman terhadap hal ini tinggi, maka profit margin akan rendah, namun konsumen akan mudah berubah ketika harga menjadi tinggi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi :
a.Harga relatif dan kemampuan dari barang pengganti. Jika produk atau servis yang sejenis tersedia pada saat yang sama, maka ancaman akan hal ini akan menjadi tinggi.
b.Merubah harga untuk konsumen. Perubahan harga untuk konsumen ini ditentukan oleh tingkat kualitas dari produk pengganti. Jika biaya produksi untuk barang pengganti tidak membutuhkan biaya lebih, maka haraga barang produk pengganti tersebut bisa bersaing dengan produk lainnya.
c.Keinginan konsumen untuk beralih ke produk lain. Biasanya konsumen yang terlanjur puas dengan suatu produk, maka keinginan untuk beralih ke produk lain cendrung rendah dan sebaliknya.
4. Bargaining power of buyer (Kekuatan pembeli, Faktor ini sangat dipengaruhi oleh sensifitas harga dan tingkat kemampuan perusahaan untuk melakukan penawaran).
Faktor-faktor yang mempengaruhi :
a.Sensifitas harga. Beberapa hal yang dapat menurunkan sensitifitas harga :
- Produk yang dapat dipercaya - Keuntungan yang diperoleh
- Keuntungan daripembuat keputusan
b.Tingkat penawaran. Berikut ini merupakan faktor yang menentukan singkat kemampuan pembeli :
- Volume pembelian
- Perubahan harga konsumen - Informasi pembelian - Faktor lain diluar perkiraan
5. Bargaining power of suppliers (Kekuatan pemasok). Pemasok yang kuat
dapat menekan kemampuan laba industri yang tidak mampu mengimbangi kenaikan harganya.
Faktor-faktor yang mempengaruhi :
a.Konsentrasi supplier, semakin sedikit supplier tersebut, maka semakin tinggi pula kekuatan mereka dan sebaliknya.
b.Pengaruh perbedaan produk dan harga. Kekuatan supplier semakin besar ketika produk mereka semakin signifikan terhadap perusahaan pembeli dan sebaliknya.
2.2.2PEST
Menurut Ward dan Peppard (2002, p70), analisis PEST adalah analisis terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi.
1. Faktor Politik
Faktor politik meliputi berbagai tindakan dan kebijakan yang dilakukan oleh pemerintah dapat mempengaruhi bisnis perusahaan, masalah-masalah hukum serta mencangkup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan tempat perusahaan yang dapat melakukan kegiatan. Contoh seperti kebijakan tentang pajak, peraturan daerah, peraturan perdagangan dan stabilitas politik.
2. Faktor Ekonomi
Faktor ekonomi meliputi semua faktor yang mempengaruhi daya beli dari pelanggan dan mempengaruhi tingkat biaya yang ada diperushaan. Misalnya, pertumbuhan ekonomi, standar nilai tukar dan tingkat inflasi.
3. Faktor Sosial
Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi ukuran dari besarnya angka pasar yang ada. Misalnya, tingkat pertumbuhan penduduk, serta kondisi lingkungan sosial, kondisi lingkungan kerja serta keselamatan dalam kesejahteraan sosial.
4. Faktor Teknologi
Faktor teknologi meliputi semua hal yang dapat menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses binis.
2.2.3 Analisis SWOT
Menurut Rangkuti (2006, p18), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai factor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Analisis ini terbagi atas 4komponen dasar seperti :
W : Weakness : merupakan kelemahan dari organsasi.
O : Oppotunity : merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang.
T : Threat : merupakan ancaman dari luar bagi organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
Salah satu aktifitas yang paing awal bagi perusahaan untuk bergerak dalam pengembangan rencana strategi adalah SWOT Analysis, analisis ini memperhatikan faktor internal dan external di beberapa area yang perusahaan tersebut harus berfokus untuk meningkatkan kemampuan bertahan dan kesuksesan, juga area yang perusahaan tersebut harus dihindari. Hasil dari SWOT analisis ini harus disimpulkan dalam rencana strategi (Strategic Plan) dan secara keseluruhan SWOT analisis dicapai dengan EA Respository, sebagai bagian dasar yang terpisah. Berikut adalah contoh tabel dari SWOT analisis :
Tabel 2.1 Tabel SWOT Analysis
Dalam penyusunan faktor-faktor strategis perusahaan alat yang dapat dipakai adalah matrik SWOT. Menurut Rangkuti (2006, p31), matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman dari luar perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan maupun kelemahan yang dimiliki dari dalam. Melalui matrik ini dapat dihasilkan empat kemungkinan alternatif strategis. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel 2.2 berikut ini.
Tabel 2.2 Matrik SWOT
Tabel 2.2
(Sumber : Rangkuti, 2006)
2.2.4 Value Chain
Menurut Michael Porter (Ward dan Peppard, 2002, p244), analisis value chain adalah kegiatan menganalisa kumpulan aktivitas yang dilakukan untuk merancang, memproduksi, memasarkan, mengantarkan dan mendukung produk atau jasa.
2.2.5 Matrik Faktor Strategi Internal (IFAS)
Menurut Rangkuti (2006, p24), setelah faktor-faktor strategis internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor straegis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness perusahaan. IFAS terdiri dari kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknesses). Berikut ini adalah tahap-tahap penentuan Faktor Strategi Internal (IFAS) :
1. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan dalam kolom 1.
2. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. Semua bobot tersebut jumlahnya tidak melebihi skor total 1,00.
3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Faktor kekuatan diberi nilai mulai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan faktor kelemahan diberikan nilai sebaliknya. 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk
memperoleh faktor pembobotan dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor). 5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan
mengapa faktor-faktor tertentu dipilih, dan bagaimana skor pembobotannya dihitung.
2.2.6 Matrik Faktor Strategi Eksternal (EFAS)
Menurut Rangkuti (2006, p22), sebelum membuat matrik faktor strategi eksternal, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi eksternal (EFAS). EFAS terdiri dari peluang (opportunities) dan ancaman (threats) perusahaan.
Berikut ini adalah cara-cara penentuan Faktor Strategi Eksternal (EFAS):
1. Susunlah dalam kolom 1 (5 sampai dengan 10 peluang dan ancaman).
2. Beri bobot masing-masing faktor dalam kolom 2, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Faktor-faktor tersebut kemungkinan dapat memberikan dampak terhadap faktor strategis.
3. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Pemberian rating untuk faktor peluang bersifat positif (peluang yang semakin besar diberi rating +4), tetapi jika peluangnya kecil, diberi rating +1). Pemberian nilai rating ancaman adalah kebalikannya. 4. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3,
untuk memperoleh faktor pemobotan dalam kolom 4. hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervarisi mulai dari 4,0 (outstanding) sampai dengan 1,0 (poor).
5. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung.
2.2.7 CONOPS and CONODS Diagram 2.2.7.1 Concept of Operations Scenario
Sebuah konsep skenario operasi adalah dokumen narasi yang menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi saat ini atau akan beroperasi beberapa tahun dalam waktu yang diberikan faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang dinyatakan dan diidentifikasi dalam analisis SWOT.
2.2.7.2 Concept of Operations Diagram
Sebuah konsep operasi diagram ini adalah deskripsi tingkat tinggi grafis dari bagaimana perusahaan fungsi, baik secara keseluruhan, atau di daerah tertentu yang menarik.
2.2.7.3 Products and Services
Menurut Bernard (2005, p106), adalah area arsitektur yang termasuk dalam area pengaruh primer. Tingkat kedua dari kerangka EA mengidentifikasi produk bisnis layanan dari perusahaan dan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut.
EA Components pada The Product and Services yaitu : a. Business Services
Layanan bisnis perusahaan adalah kegiatan yang secara langsung berkontribusi terhadap pencapaian misi. Ini bisa dalam bentuk inisiatif strategis untuk mengembangkan layanan baru atau yang ditingkatkan atau artefak, kegiatan manufaktur sedang berlangsung, pelayanan publik, dan “back office” keuangan, akuntansi, administrasi, dan fungsi sumber daya manusia.
b. Business Products
Produk bisnis adalah barang berwujud dan tidak berwujud bahwa perusahaan memproduksi dalam mengejar tujuan bisnis dan strategis.
c. IT Capital Planning Portofolio
Karena sumber daya terbatas di kebanyakan perusahaan, nilai dari membuat investasi yang signifikan dalam TI harus ditampilkan dalam rangka untuk mengidentifikasi biaya,
2.2.8 Pengertian Balanced Scorecard
Mengutip pernyataan dari David Parmenter (2007, p14) dalam sebuah buku Key Performance Indicators : Developing, Implementing, and Using Winning KPIs, berdasarkan teori dari Robert S. Kaplan dan David P. Norton bahwa Balanced Scorecard adalah sebuah penjelasan bagaimana suatu kebutuhan untuk mengukur kinerja secara lebih cara holistik. Salah satu kebutuhan untuk melihat kinerja organisasi dalam sejumlah perspektif yang berbeda.
Pada tahun 2000, Robert S. Kaplan dan David P. Norton melaporkan hasil-hasil proyek penelitian pada multiperusahaan dan memperkenalkan suatu metodologi penelitian kinerja yang berorientasi pada pandangan strategis ke masa depan, yang disebut: Balanced Scorecard. Pertanyaan kreatif yang perlu diajukan adalah mengapa rencana-rencana bisnis strategis selalu gagal?
Dengan menggunakan Balanced Scorecard, rencana-rencana bisnis strategis akan mencapai setiap orang dalam organisasi, karena semua orang dalam organisasi telah memiliki alat komunikasi yang sama. Pada dasarnya Balanced Scorecard merupakan sistem manajemen bagi perusahaan untuk berinvestasi dalam jangka panjang demi memperoleh hasil-hasil finansial yang memungkinkan perkembangan organisasi bisnis daripada sekedar mengelola bottom line untuk memicu hasil jangka pendek. Terdapat empat persepektif Balanced Scorecard yang dikaitkan
1. Perspektif finansial 2. Perspektif pelanggan
3. Perspektif proses bisnis internal
4. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan
Gambar 2.3 Balanced Scorecard
(Sumber : Kaplan dan Norton, 2000)
Pada gambar 2.3 diatas tampak bahwa visi dan strategi organisasi dikaitkan secara seimbang dengan perspektif finansial, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Balanced Scorecard memberi menajemen organisasi suatu pengetahuan, keterampilan dan sistem yang memungkinkan karyawan dan manajer belajar
dan berkembang terus-menerus (perspektif pembelajaran dan pertumbuhan) dalam berinovasi untuk membangun kapabilitas strategis yang tepat serta efisien (perspektif proses bisnis internal) agar mampu menyerahkan nilai spesifik ke pasar (perspektif pelanggan) dan selanjutnya akan mengarah pada nilai saham yang terus-menerus meningkat (perspektif finansial).
Dengan demikian, Balanced Scorecard merupakan suatu sistem manajemen, pengukuran dan pengendalian yang secara cepat, tepat dan komprehensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang perfomance bisnis. Pengukuran kinerja tersebut memandang unit bisnis dari empat perspektif, yaitu perspektif pelanggan, perspektif keuangan, perspektif proses bisnis internal, serta perspektif proses pembelajaran dan pertumbuhan.
2.2.9 Pengertian Enterprise
Menurut Bernard (2005, p340), Enterprise adalah segala aktivitas umum dan tujuan- tujuan sebuah organisasi dimana informasi dan sumber daya lainnya saling bertukar atau berinteraksi. Menurut Bernand (2005, p31), enterprise adalah sebuah area dari segala aktivitas umum dan bertujuan agar organisasi atau diantara beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya lainnya tergantikan.
Menurut Bernard (2012, p31), Enterprise Architecture adalah sebuah perbaikan pendekatan yang melihat sistem secara holistik serta memberikan konteks strategi dan bisnis. Perencanaan strategi sistem informasi dan perencanaan strategi teknik informasi pada suatu organisasi yang dapat dilakukan dengan metode EA. Metode ini memungkinkan dapat menerapkan secara rinci perencanaan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, sehingga memaksimalkan perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan mereka. EA adalah suatu area, segala aktivitas dan tujuan-tujuan dalam suatu organisasi antar organisasi dimana informasi dan sumber daya lainnya saling bertukar dan berinterkasi.
2.2.9.1 EA sebagai metode dokumentasi
Menurut Bernard (2005, p37), Dokumentasi EA dicapai melalui 6 elemen dasar sebagai berikut : (1) kerangka dokumentasi EA, (2) komponen metodologi implementasi yang mendukung penciptaan, (3) Current Architecture, (4) Future Architecture, (5) Perencanaan manajemen, (6) keterkaitan hubungan dengan semua level didalam EA.
Gambar 2.4 Elemen Dokumentasi EA
(Sumber : Bernard, p37)
1. Kerangka dokumentasi EA
EA dokumentasi mendefinisikan tentang suatu cangkupan arsitektur yang akan didokumentasikan suatu hubungan antara area arsitektur.
2. Komponen
EA komponen mendefinisikan tentang tujuan , proses, standar, dan sumber daya yang dapat dikembangkan dalam suatu bisnis yang tidak tertentu. Contohnya adalah semua komponen yang meliputi inisiatif dan tujuan strategi, produk bisnis dan pelayanan, aliran informasi, pengetahuan dan objek-objek data, sistem informasi dan applikasi software, program sumber daya perusahaan dan website.
3. Current Architecture
Komponen EA meliputi komponen EA yang saat ini ada dalam perusahaan pada setiap tingkat kerangka. EA current view terdiri dari dokumen-dokumen, diagram-diagram, data dan grafik.
4. Future Architecture
EA future saat ini meliputi komponen-komponen EA yang baru atau diubah yang dapat dibutuhkan oleh perusahaan untuk menutup kesejangan kinerja yang ada atau mendukung inisiatif baru yang strategis, kebutuhan operasional, atau solusi teknologi.
5. Perencanaan Manajemen
Perencanaan Manajemen EA mengartikulasikan program EA dan suatu pendekatan dokumentasi terhadap rencana pengelolaan EA dan juga menyediakan deskripsi dari pandangan saat ini maupun di masa depan. Rencana pengelolaan EA adalah dokumen hidup yang sangat penting untuk menyadari manfaat dari EA sebagai program manajemen.
6. Keterkaitan Hubungan dengan semua level didalam EA
Dokumentasi EA termasuk ‘benang’ dari kegiatan umum yang hadir di semua tingkat kerangka. Thread ini termasuk yang berkaitan dengan IT- keamanan standar, dan pertimbangan tenaga kerja.
Enterprise Architecture didorong oleh tujuan strategi dan kebutuhan bisnis dan teknologi yang memadai.
Enterprise Architecture = Strategi + Bisnis + Teknologi Gambar 2.5 Ide Dasar “Enterprise Architecture”
(Sumber : Bernard, 2012)
2.2.9.2 Tingkat Hirarki Kerangka Cube EA
Menurut Scott A. Bernard (2005, p105), lima tingkatan pada kerangka kerja EA dapat saling berhirarki dan terintegrasi sehingga sub-arsitektur yang terpisah tetapi tidak diperlukan untuk mencerminkan perbedaan tingkatan atau area fungsional pada perusahaan. Pada arsitektur dapat mencangkupi beberapa level yang telah diatur dari tujuan strategi pada bagian teratasnya, pelayanan bisnis dan alur informasi pada bagian tengah, pendukung aplikasi spesifik dan infrastruktur jaringan pada bagian paling bawah. Dengan penjelasan ini dapat telihat antara strategi informasi dan teknologi yang mana membantu perencanaan dan pengambilan keputusan.
Gambar 2.6 EA Cube
(Sumber : Bernard, p105)
2.2.9.4. Goals and Initiatives
Menurut Bernard (2005, p106), adalah kekuatan pendorong dibalik arsitektur. Level atas dari kerangka kerja EA mengidentifikasi arahan strategi, tujuan dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan penjelasan jelas kontribusi IT terhadap pencapaian tujuan. Perencanaan strategis berawal dari pernyataan yang jelas dari tujuan perusahaan dan atau misi, dilengkapi dengan pernyataan singkat dari pendangan untuk sukses.
2.2.9.4 Data and Information
Menurut Bernard (2005, p107), adalah mengoptimalisasi data dan informasi adalah tujuan kedua dari perusahaan. Level ketiga dari kerangka kerja EA ini dimaksudkan untuk mengdokumentasikan bagaimana informasi yang sekarang digunakan oleh perusahaan dan bagaimana alur informasi masa depan dapat terlihat. Tingkatan ini dapat tercerminkan dari perencanaan strategi dan atau perencanaan bisnis. Tujuan
dari Strategi IT adalah untuk menetapkan pendekatan tertinggi untuk pertemuan, penyimpanan, perubahan dan menyebarkan informasi diseluruh perusahaan.
2.2.9.5 Systems and Application
Menurut Bernard (2005, p107), yaitu Level keempat dari kerangka kerja EA ini dimaksudkan untuk menorganisasi dan dokumentasi pengelompokan sekarang dari sistem informasi dan aplikasi yang digunakan perusahaan untuk mengirimkan kapabilitas IT.
2.2.9.6 Networks and Infrastructure
Menurut Bernard (2005, p107), ini adalah tulang punggung dari sebuah arsitektur. Kelima dan level terakhir dari kerangka kerja EA ini dimaksudkan untuk mengorganisasi dan dokumentasi dari pandangan saat ini dan masa depan dari suara, data dan video jaringan yang perusahaan sedang gunakan untuk sistem host, aplikasi, website dan database
2.2.9.7 Pendekatan Lengkap Untuk Enterpirse Architecture
Pendekatan EA yang lengkap harus mencakup enam elemen inti, yang harus dirancang untuk bekerja bersama-sama.
1. Architecture Governance (Tata kelola arsitektur).
Elemen dasar pertama adalah "Governance" atau “tata kelola” yang mengidentifikasi perencanaan, pengambilan keputusan, dan proses pengawasan dan kelompok yang akan menentukan bagaimana Enterpirse architecture ini
dikembangkan dan dikelola - sebagai bagian dari tata kelola secara keseluruhan suatu perusahaan.
2. Architecture Framework (Kerangka kerja arsitektur).
Elemen dasar kedua adalah "Framework" atau “kerangka kerja” yang mengidentifikasi lingkup keseluruhan arsitektur dan jenis dan hubungan dari berbagai tingkat sub-arsitektur, rangkaian (threads) dan sudut pandang lain. Tidak semua kerangka kerja memungkinkan untuk melakukan pemisahan (segmentasi) atau melakukan integrasi strategi, bisnis, teknologi, tapi EA3 memungkinkan hal ini.
3. Implementation Methodology (Metodologi Implementasi).
Elemen dasar ketiga adalah "Methodology" atau metodologi yang merupakan langkah-langkah spesifik untuk membangun dan memelihara program EA, melalui pendekatan yang dipilih.
4. Documentation Artifacts (Dokumentasi Artefak).
Elemen dasar keempat adalah "Artifacts" atau Dokumentasi Artefak yang mengidentifikasi jenis dan metode dokumentasi yang akan digunakan dalam setiap sub-area arsitektur, termasuk analisis strategis, rencana bisnis, pengendalian internal, kontrol keamanan, dan model alur kerja, basis data, sistem, dan jaringan.
5. Architecture Repository (Penyimpanan Arsitektur).
Elemen dasar kelima adalah "Repository" atau penyimpanan yang meliputi situs web EA, basis data dokumentasi, dan aplikasi perangkat lunak (tools) yang digunakan untuk pemodelan, analisis, dan pelaporan. Rancangan repositori harus mencerminkan pendekatan arsitektur yang melandasinya.
6. Associated Best Practices (Preaktek Terbaik yang terkait).
Elemen dasar keenam adalah "Associated Best Practices" atau Praktek Terbaik yang Terkait merupakan cara yang telah terbukti untuk mengimplementasikan bagian dari arsitektur keseluruhan atau sub-arsitektur, dalam konteks meta EA.
Gambar 2.7 Pendekatan lengkap untuk EA
(Sumber : Bernard, 2012)
2.2.10 EA Artifact
Menurut jurnal yang dikutip oleh Wandrial (2012) dalam jurnal berjudul “Budaya Organisasi (Organizational Culture), Salah Satu Sumber Keunggulan Bersaing Perusahaan Di Tengah Lingkungan yang selalu berubah” menyatakan bahwa Artifact adalah produk jasa dan pelayanan bahkan pola perilaku para anggota kelompok yang berada dalah suatu organisasi.
Sedangkan EA Artefak memiliki arti yaitu beberapa alat bantu yang bisa digunakan dalam menyusun Enterprise Architecture.
Alat bantu tersebut dijabarkan dalam bentuk tabel dan disusun berdasarkan kegunaanya, seperti yang tertera dalam tabel berikut
Tabel 2.3 EA Artefak
EA Cube Level/Thread
Artifact
ID Artifact Name
Strategic Goals & Initiatives(S) S-1 Strategic Plan S-2 SWOT Analysis S-3 Concept of Operation Scenario S-4 Concept of Operation Diagram
S-5 Balanced Score Card
Business Products & Services(B)
B-1 Business Plan
B-2 Node Connectivity Diagram B-3 Swim Lane Process Diagram
B-4 Business Process/Services Model
B-5 Business Process/Product Matrix
B-6 Usecase Narrative & Diagram B-7 Investment Business Case
Tabel 2.4 EA Artefak (sambungan)
Data & Information(D)
D-1 Knowledge Management Plan D-2 Information Exchange Matrix
D-3 Object State Transition Diagram
D-4 Object Event Sequence Diagram
D-5 Logical Data Model
D-6 Physical Data Model
D-7 Activity and Entity(CRUD)matrix D-8 Data Dictionary/Object Library Sistems & Applications(SA)
SA-1 Sistem Interface Diagram
SA-2 Sistem Communication
Description SA-3 Sistem Interface Matrix SA-4 Sistem Data Flow Diagram SA-5 Sistem Operation Matrix SA-6 Sistem Data Exchange Matrix SA-7 Sistem Performances Matrix SA-8 Sistem Evolution Matrix SA-9 Web Application Diagram (Sumber : Bernard, 2005)
Tabel 2.5 EA Artefak (sambungan) Networks & Infrastructure(N) N-1 Network Connectivity Diagram N-2 Network Inventory
N-3 Capital Equipment Inventory
N-4 Building Blueprint
N-5 Network Center Diagram
N-6 Cable Plant Diagram
N-7 Rack Elevation Diagram
Security(SP)
SP-1 Security and Privacy Diagram SP-2 Security Solution Description
SP-3 Sistem Accreditation Document
SP-4 Continuity of Operation Plan SP-5 Disaster Recovery Procedures
Standarts(ST)
ST-1 Technical Standard Profile ST-2 Technology Forecast
Workforce(W)
W-1 Workforce Plan
W-2 Organization Chart
W-3 Knowledge And Skill Profile
Tidak semua alat bantú ini dapat digunakan dalam penyusunan Enterprise Architecture. Pemilihan dan menggunakan alat bantú disesuaikan dengan karakteristik perusahaan dan sistem yang akan dikembangkan. Khusus untuk Strategic Goals & Initiatives semua artefaknya digunakan dalam penyusunan EA, sebab artefak-artefak ini digunakan dalam menganalisa sistem yang sedang berjalan di perusahaan. Berikut adalah penjelasan mengenai artefak yang digunakan dalam penyusunan karya ilmiah ini.
2.2.11 Strategic Plan
Arsitektur komposit perusahaan artefak yang harus memandu arah perusahaan selama periode 3-5 tahun di masa depan dengan menyediakan item berikut, yang masing-masing dari primitif (dasar) arsitektur artefak perusahaan
1. Mission Statement
Pernyataan misi yang singkat dimana perusahaan menggambarkan tujuan dan arah perusahaan.
2. Vision Statement
Pernyataan visi suatu perusahaan menggambarkan dalam bentuk singkatan strategi kompetitif perusahaan.
3. Strategic Direction Statement
Pernyataan ini menetapkan arah strategis yang akan mengejar perusahaan selama periode yang dicakup oleh rencana strategis.
4. SWOT Analysis
Salah satu kegiatan awal perusahaan melakukan dalam mengembangkan rencana strategis adalah “Kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman” (SWOT) Analisis.
5. Concept of Operations Scenarios
Perusahaan mungkin akan membantu untuk mengembangkan rinci saat ini dan masa depan “konsep operasi” (CONOPS) skenario yang mencakup beberapa tahun kegiatan operasi, dan yang memperhitungkan kombinasi account yang berbeda dari internal driver dan eksternal yang diidentifikasi dalam analisis SWOT.
6. Concept of Operations Graphic
Grafik CONOPS sangat penting untuk perusahaan, seperti yang menjelaskan dalam satu gambar semua kegiatan utama dalam CONOPS saat ini, serta hubungan kegiatan-kegiatan.
7. Competitive Strategy
Daerah ini dari rencana strategis mengidentifikasi bagaimana perusahaan akan mencapai keberhasilan dalam mengejar arah dinyatakan strategis.
8. Strategic Goals
Tujuan strategis perusahaan adalah tujuan-tujuan bahwa ketika dicapai bersama-sama akan menjamin keberlangsungan hidup dan mencapai keberhasilan, seperti yang didefinisikan dalam ukuran hasil dan metrik kinerja perusahaan dalam mengembangkan potensi dirinya sendiri.
9. Outcome Measures
Mengetahui bahwa kemajuan sedang dibuat pada tujuan strategis dan inisiatif sangat penting untuk kesuksesan suatu perusahaan.
2.2.12 Logical Data Model
Menurut Bernard(2005, p308) sebuah model data semantik dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur
tradisional dan simbologi (Entity Relationship Diagram), atau juga dapat menggunakan metode object-oriented dan simbologi dari Unified Modeling Language (UML), yang menghasilkan Class Diagram dan / atau Diagram Obyek.
2.2.13 System Data Flow Diagram
Menurut Bernard(2005, p315) system data flow diagram yang lebih dikenal sebagai diagram aliran data yang dimaksudkan untuk menunjukkan proses dalam suatu sistem yang pertukaran data, dan bagaimana pertukaran terjadi. Artefak system data flow diagram ini membantu melengkapi bussines process diagram, dan dapat didekomposisi untuk menampilkan detail tambahan.
Berikut tujuan–tujuan dari penggunaan system data flow diagram : 1. Menangkap dan menggambarkan fungsi sistem dan data mengalir
di antara mereka.
2. Dokumen sistem hierarki fungsional. 3. Tujuan utama adalah untuk :
a) Mengembangkan gambaran yang jelas dari arus data sistem yang diperlukan yang input (dikonsumsi) dan output (diproduksi) oleh sistem masing-masing.
b) Memastikan konektivitas fungsional selesai.
c) Dukungan tingkat yang tepat dari dekomposisi fungsional untuk detail tambahan.
4.Merupakan mitra sistem proses bisnis diagram (IDEF-0 diagram).
2.2.14 Data Dictionary
Pengertian data dictionary menurut Bernard (2005 , p149) adalah suatu data repository untuk entitas data dan attribute yang terdapat dalam suatu perusahaan yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data ke dalam database.
