PEMETAAN PROFIL RISIKO PROSES BISNIS REVENUE CYCLE DENGAN PENDEKATAN AS/ NZS 4360:2004 (Studi kasus: Base Maintenance PT.

(1)

PEMETAAN PROFIL RISIKO PROSES BISNIS

REVENUE CYCLE DENGAN PENDEKATAN

AS/ NZS 4360:2004

(Studi kasus: Base Maintenance PT. GMF Aero Asia)

Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2010

SIDANG TUGAS AKHIR

Oleh:

M. MAHFUD HASAN NRP 2506 100 106 Dosen Pembimbing:

Naning Aranti Wessiani, S.T., M.M. Dosen Ko-Pembimbing:

(2)

• Latar Belakang

PENDAHULUAN (1)

Permintaan jasa angkutan udara: 9,78 % per tahun (dalam negeri) &

12,3% per tahun (luar negeri)

(Sumber: DEPHUB)

POTENSI INDUSTRI MRO

Pangsa pasar industri MRO dunia menigkat

(sumber: Hoyland et al)

Menjadi MRO kelas dunia pilihan

customer pada tahun 2012.

Proses

Bisnis

(PB)

PB PB PB PB PB PB Revenue Cycle

(3)

• Latar Belakang (2)

PENDAHULUAN (2)

Inventory Cycle

Procurement flow

Order Notification To Vendor Cr e a te P u rc h a se O rd e r P ric e Co m pa ris on Cr e a te RFQ Re ce iv e Q u o ta ti on P u rc h ase R e qu isit ion PO Released Manual PR 3 1 Planned Order MRP data 1 PO Cover

(non-system)PO Contract/consigment

2 Reservasi 2 PR-RFQ-Quote-Comparison-PO Or de r Re ce iv e d Delivery time GR PR Cu st o m Re ce iv in g I n sp. St or e Re ce iv e d Goo ds I ssu e Order Reminder (if necessary ) GI 3Ways Matching Purchase Order Goods Receipt Invoice Receipt 3Ways Matching 3Ways Matching Purchase Order Goods Receipt Invoice Receipt P a ym e n t Update Shipping Notification (if any) Shipping Notification create (optional) Proses Perawatan Order Requirement Stock Requirement Order Fulfillment Invoice

Pembayaran dari Customer/ Cash In GMF Vendors Stock Fulfillment Order Payment Invoice Order Confirmation Order Delivery Customer Output Feedback Internal Proses TAT Payment

Cash in Cash flow Budget

(4)

• Perumusan Masalah

PENDAHULUAN (3)

Bagaimana melakukan analisis terhadap

proses bisnis revenue cycle untuk melakukan pemetaan profil risiko sehingga dapat

dilakukan rekomendasi usulan perbaikan sebagai langkah antisipasi dan proses perbaikan kedepannya

(5)

• Tujuan Penelitian

PENDAHULUAN (4)

Mengidentifikasi proses kritis pada proses bisnis revenue cycle.

Mengidentifikasi potensi risiko pada proses kritis proses bisnis revenue cycle.

Melakukan pemetaan profil risiko.

Memberikan rekomendasi usulan perbaikan sebagai langkah mitigasi terhadap risiko kritis yang terjadi. Mengetahui risiko kritis berdasarkan proses

(6)

• Manfaat Penelitian

Dari hasil identifikasi risiko, dapat memberikan gambaran mengenai risiko yang memiliki tingkat risiko tertinggi pada proses kritis perusahaan.

PENDAHULUAN (5)

Memberikan evaluasi terhadap proses kritis proses bisnis revenue cycle perusahaan.

1

2

Memberikan usulan dan bahan pertimbangan kepada pembuat kebijakan dalam menangani risiko proses bisnis revenue cycle perusahaan.

(7)

PENDAHULUAN (6)

• Batasan

1. Penelitian dilakukan di PT. GMF AA sampai dengan bulan Juni 2010.

2. Penelitian difokuskan pada proses bisnis revenue cycle perawatan pesawat di Base Maintenance.

3. Langkah mitigasi difokuskan pada potensi risiko yang memiliki nilai risiko terbesar.

4. Proses mitigasi yang dilakukan hanya berupa usulan kebijakan dan tidak sampai pada tahap implementasi.

5. Mitigasi yang dilakukan tidak mempertimbangkan aspek analisis biaya.

• Asumsi

Selama penelitian berlangsung, tidak terjadi perubahan kebijakan pada proses bisnis revenue cycle.

(8)

METODOLOGI PENELITIAN (1)

Proses Bisnis Revenue Cycle PT. GMF AA

(Base Maintenance)

Perumusan Tujuan

Studi Pustaka Studi Lapangan

Proses Bisnis

Proses Bisnis Revenue Cycle Risiko

Model Manajemen Risiko AS/ NZS 4360:2004 Peta Risiko Mitigasi Risiko Observasi Brainstorming Tahap I dentifikasi Mas alah Tahap Pengu mpulan & Pe n golahan Data

Mengumpulkan data mengenai performansi pada proses bisnis revenue cycle.

Identifikasi Risiko

A

Performansi Proses Bisnis Revenue Cycle PT. GMF AA (Base Maintenance)

Mengetahui proses bisnis revenue cycle yang dijalankan perusahaan.

Identifikasi Proses Kritis

(9)

METODOLOGI PENELITIAN (2)

Analisis Hasil dan Interpretasi Data

Kesimpulan dan Saran

Tahap Analisis &

Ke si m pu lan Tahap Pengu

mpulan & Pengol

a

han

D

ata

Evaluasi Risiko

Menyusun Peta Risiko A

Prioritas Risiko

Analisis Risiko

Identifikasi Potensi Risiko

Menentukan Likelihood Menentukan Consequences

(10)

IDENTIFIKASI PROSES KRITIS (1)

Goal: Pemilihan Proses Kritis

Proses 1 Proses 2 Proses 3 Proses 4 Proses 5 Proses 6 Proses 7 Proses 8 Proses 9

Keterangan:

Proses 1 Proses Marketing Proses 2 Proses Feasibily Study Proses 3 Proses Kontrak Proses 4 Induction Meeting

Proses 5 Proses Perawatan/ Project Management Proses 6 Proses Billing-Invoicing

Proses 7 Customer acceptence Proses 8 Pembayaran dari Customer Proses 9 Profitability Analysis

Maintenance/Revenue Cycle Customer Remittance Policy ---Invoice Customer Remittance Policy Billing Pembayaran dari Customer/ Cash In BDP Manpower Feasibility study of Project (Profitability

Analysis) Proses Perawatan

•Modal, •Investasi •Pajak •dll Sales Plan Kontrak Proses Marketing Project Management Customer Acceptance (Re-Delivery) 1 2 ₃ 4 5 6 7 Gaji Karyawan 9 Pembayaran ke Supplier 10 11 Inventory WorkShop 8 Induction Meeting 13 12 Profitability Analysis 14

(11)

IDENTIFIKASI PROSES KRITIS (2)

Proses 1 Proses 2 Proses 3 Proses 4 Proses 5 Proses 6 Proses 7 Proses 8 Proses 9

Proses 1 1 1/3 1 1/5 1/5 3 1/5 1/3 Proses 2 1/4 2 1/5 1/5 3 1/5 1 Proses 3 3 1/5 1/5 3 1/5 3 Proses 4 1/5 1/5 4 1/5 1/3 Proses 5 1 5 2 5 Proses 6 5 1 3 Proses 7 1/5 1/3 Proses 8 5 Proses 9 Keterangan:

Proses 1 Proses Marketing Proses 2 Proses Feasibily Study Proses 3 Proses Kontrak Proses 4 Induction Meeting

Proses 5 Proses Perawatan/ Project Management Proses 6 Proses Billing-Invoicing

Proses 7 Customer acceptence Proses 8 Pembayaran dari Customer Proses 9 Profitability Analysis

(12)

IDENTIFIKASI DAFTAR POTENSI RISIKO

Proses Maintenance

Planning kurang tepat

Ketidaktersediaan tools untuk maintenance Mekanik belum menjalankan prosedur

Menunggu hasil pengerjaan MDR/finding dari shop Kanibalisasi komponen/part pesawat

Pengerjaan maintenance tidak sesuai dengan daily menu Kurangnya tenaga ahli

Shortage material

Proses Billing-Invoice

Keterlambatan release billing di SAP (sistem) Ketidakpastian status Billing (cancel atau tidak)

Keterlambatan pengiriman dokumen Billing (fisik) dari CS ke TX Dokumen Billing tidak lengkap sehingga harus dikembalikan lagi ke CS Terjadi duplicate Billing di SAP

Kesalahan pembuatan Billing (SAP), salah harga, material, atau yang lain terkait pembuatan SO

Proses Pembayaran

Customer tidak mau membayar Pembayaran dari customer terlambat

Customer membayar dengan sistem paket (tidak berdasarkan SO yang sudah ditagihkan)

(13)

ANALISIS RISIKO

Likelihood Possibility of occurrence

Rare 0 – 20 % Unlikely 21 – 40 % Moderate 41 – 60 % Likely 61 – 80 % Almost Certain 81 – 100 % Consequence Description

Insignificant Besarnya kerugian adalah < 7,5% dari target/

standar yang sudah ditetapkan.

Minor Besarnya kerugian adalah 7,5% - < 10% dari

target/ standar yang sudah ditetapkan.

Moderate Besarnya kerugian adalah 10% - < 12,5% dari

target/ standar yang sudah ditetapkan.

Major Besarnya kerugian adalah 12,5 – 15% dari target/

standar yang sudah ditetapkan.

Catastropic Besarnya kerugian adalah >15% dari target/

(14)

MENGHITUNG NILAI RISIKO

Oj = Occurance (tingkat kemunculan risiko) =

likelihood

Planning yang kurang tepat 2.91 Ketidaktersediaan tools untuk maintenance 2.70 Mekanik yang belum menjalankan prosedur perawatan pesawat 2.60 Menunggu hasil pengerjaan MDR/finding dari shop 2.63 Kanibalisasi komponen/part pesawat 3.42 Pengerjaan maintenance yang tidak sesuai dengan daily menu 2.91 Kurangnya tenaga ahli 3.13 Shortage material 3.16 Keterlambatan release billing di SAP (sistem) 2.93 Ketidakpastian status Billing (cancel atau tidak) 2.63 Keterlambatan pengiriman dokumen Billing 2.35 Dokumen Billing tidak lengkap 3.10 Terjadi duplicate Billing di SAP 2.05 Kesalahan dalam pembuatan Billing (SAP) 2.35 Customer tidak mau membayar 3.30 Pembayaran dari customer terlambat 3.30 Customer membayar dengan sistem paket 3.30

Maintenance

Billing & Invoice

Pembayaran

(15)

MENGHITUNG NILAI RISIKO (2)

Consequences Rata2 Geometrik

Planning yang kurang tepat 3.62 Ketidaktersediaan tools untuk maintenance 3.14 Mekanik yang belum menjalankan prosedur perawatan pesawat 3.04 Menunggu hasil pengerjaan MDR/finding dari shop 3.49 Kanibalisasi komponen/part pesawat 3.18 Pengerjaan maintenance yang tidak sesuai dengan daily menu 3.43

Kurangnya tenaga ahli 3.40

Shortage material 3.69

Keterlambatan release billing di SAP (sistem) 3.14 Ketidakpastian status Billing (cancel atau tidak) 2.59 Keterlambatan pengiriman dokumen Billing 3.14 Dokumen Billing tidak lengkap 2.63 Terjadi duplicate Billing di SAP 2.88 Kesalahan dalam pembuatan Billing (SAP) 2.81 Customer tidak mau membayar 3.30 Pembayaran dari customer terlambat 3.30 Customer membayar dengan sistem paket 3.00 Maintenance

Billing & Invoice

Pembayaran

Proses Potensi Risiko

Keterangan:

Si = Severity (tingkat dampak suatu risiko) => consequences

(16)

Risk = Likelihood x Consequence

Likelihood Consequences

Rata2 Geometrik Rata2 Geometrik

Planning yang kurang tepat 2.91 3.62 10.51

Ketidaktersediaan tools untuk maintenance 2.70 3.14 8.48 Mekanik yang belum menjalankan prosedur perawatan pesawat 2.60 3.04 7.92 Menunggu hasil pengerjaan MDR/finding dari shop 2.63 3.49 9.17

Kanibalisasi komponen/part pesawat 3.42 3.18 10.86

Pengerjaan maintenance yang tidak sesuai dengan daily menu 2.91 3.43 9.97

Kurangnya tenaga ahli 3.13 3.40 10.63

Shortage material 3.16 3.69 11.67

Keterlambatan release billing di SAP (sistem) 2.93 3.14 9.20 Ketidakpastian status Billing (cancel atau tidak) 2.63 2.59 6.81 Keterlambatan pengiriman dokumen Billing 2.35 3.14 7.39

Dokumen Billing tidak lengkap 3.10 2.63 8.15

Terjadi duplicate Billing di SAP 2.05 2.88 5.89

Kesalahan dalam pembuatan Billing (SAP) 2.35 2.81 6.62

Customer tidak mau membayar 3.30 3.30 10.90

Pembayaran dari customer terlambat 3.30 3.30 10.90

Customer membayar dengan sistem paket 3.30 3.00 9.91

Maintenance

Billing & Invoice

Pembayaran

(17)

PETA RISIKO (1)

1 Planning yang kurang tepat 2.91 Possible 3.62 Major Extreme Risk

2 Ketidaktersediaan tools untuk maintenance 2.70 Possible 3.14 Major Extreme Risk

3 Mekanik yang belum menjalankan prosedur perawatan pesawat 2.60 Possible 3.04 Major Extreme Risk

4 Menunggu hasil pengerjaan MDR/finding dari shop 2.63 Possible 3.49 Major Extreme Risk

5 Kanibalisasi komponen/part pesawat 3.42 Likely 3.18 Major Extreme Risk

6 Pengerjaan maintenance yang tidak sesuai dengan daily menu 2.91 Possible 3.43 Major Extreme Risk

7 Kurangnya tenaga ahli 3.13 Likely 3.40 Major Extreme Risk

8 Shortage material 3.16 Likely 3.69 Major Extreme Risk

9 Keterlambatan release billing di SAP (sistem) 2.93 Possible 3.14 Major Extreme Risk

10 Ketidakpastian status Billing (cancel atau tidak) 2.63 Possible 2.59 Moderate High Risk

11 Keterlambatan pengiriman dokumen Billing 2.35 Possible 3.14 Major Extreme Risk

12 Dokumen Billing tidak lengkap 3.10 Likely 2.63 Moderate High Risk

13 Terjadi duplicate Billing di SAP 2.05 Possible 2.88 Moderate High Risk

14 Kesalahan dalam pembuatan Billing (SAP) 2.35 Possible 2.81 Moderate High Risk

15 Customer tidak mau membayar 3.30 Likely 3.30 Major Extreme Risk

16 Pembayaran dari customer terlambat 3.30 Likely 3.30 Major Extreme Risk

17 Customer membayar dengan sistem paket 3.30 Likely 3.00 Major Extreme Risk

Potensi Risiko Risk Rating

(Standar: AS/NZS)

Likelihood Kategori Consequences Kategori No

(18)

PETA RISIKO (2)

Almost Certain 5 Likely 4 12 5; 7; 8; 15; 16; 17 Possible 3 10; 13; 14 1; 2; 3; 4; 6; 9; 11; Unlikely 2 Rare 1 1 2 3 4 5

Insignificant Minor Moderate Major Catastropic

Keterangan: Extreme Risk High Risk Moderate Risk Low Risk

L I K E L I H O O D CONSEQUENCES

RISK MAP (Standar AS/NZS)

Likelihood Kategori Consequences Kategori No

(19)

PETA RISIKO (3)

Almost Certain 5 Likely 4 12 5; 7; 8; 15; 16; 17 Possible 3 10; 13; 14 1; 2; 3; 4; 6; 9; 11; Unlikely 2 Rare 1 1 2 3 4 5

Insignificant Minor Moderate Major Catastropic

Keterangan: Extreme Risk High Risk Moderate Risk Low Risk

RISK MAP (Standar PT.GMF AA)

CONSEQUENCES

Likelihood Kategori Consequences Kategori No

(20)

MITIGASI RISIKO

Likelihood Kategori Consequences Kategori No RISK TREATMENT CONSEQUENCES Catastrophic or Major Moderate Minor or Insignificant LIKELIH OO D Almost Certain or Likely A Avoid or Transfer D Avoid or Transfer G Control Possible B Avoid or Transfer E Transfer or Control H Control Unlikely or Rare C Transfer F Transfer or Control I Control

Menghindari risiko (avoid) Memindahkan risiko (transfer)

(21)

Maintenance Planning MRM Job Card EO Material Planning Inventory Cukup? PR / PO AOG Purchase Estimasi LT Pengiriman Cukup? Goods Receipt Terlambat? Y Y Maintenance Execution Material Usage Planned Material Unplanned Material Y Sisa End Y T Material Shortage Goods Receipt T Purchase T Disediakan Customer Part Robbing/ kanibal Konsesi Goods Receipt (terlambat) T

Diagram proses terjadinya shortage

(22)

(23)

REKOMENDASI MITIGASI

• Menghindari proses terjadinya risiko shortage material (avoid), dengan cara:

– Melakukan evaluasi terhadap proses bisnis pada material planning dan purchasing, sehingga bisa dapat diketahui permasalah kritis yang menyebabkan terjadinya proses shortage material.

– Melakukan analisis pemilihan vendor untuk menentukan vendor mana yang tepat ketika dibutuhkan jenis material yang berbeda, sehingga tidak terpaku pada beberapa vendor saja.

– Melakukan perbaikan pada proses material managemet secara keseluruhan.

• Memindahkan dampak risiko tersebut kepada pihak lain (transfer), dengan cara:

– Memberikan penalty kepada vendor ketika barang/ material yang dipesan tidak dapat dipenuhi sesuai target yang dibutuhkan.

(24)

KESIMPULAN (1)

1. Proses yang dianggap kritis pada proses bisnis revenue cycle yaitu proses maintence, proses billing-invoicing dan proses pembayaran.

2. Dari hasil identifikasi risiko didapatkan 17 potensi risiko pada proses bisnis revenue cycle dengan rincian 8 potensi risiko berada pada proses maintenance, 6 potensi risiko berada pada proses billing-invoicing, dan 3 potensi risiko berada pada proses pembayaran.

3. Dari hasil pemetaan risiko, didapatkan hasil bahwa tidak ada potensi risiko yang masuk dalam kategori risiko rendah dan risiko menengah, potensi risiko tersebut masuk dalam kategori risiko tinggi dan risiko ekstrim.

(25)

KESIMPULAN (2)

3. Dari hasil pemetaan risiko didapatkan hasil bahwa nilai risiko tertinggi terletak pada potensi risiko shortage material.

4. Langkah mitigasi yang dilakukan, sesuai konsep AS/NZS 4360:2004 terhadap risiko terpilih adalah dengan cara menghindari risiko tersebut yaitu dengan menghindari terjadinya shortage material

(avoid) atau dengan memindahnya dampak kegagalan yang terjadi

(26)

SARAN

1. Melihat besarnya potensi dan dampak dari risiko yang muncul pada proses bisnis revenue cycle, maka perlu dilakukan langkah mitigasi secepat mungkin untuk risiko-risiko yang ada, khususnya yang memiliki tingkat risiko tinggi.

2. Untuk penelitian selanjutnya, dapat dilakukan pengembangan lanjutan terhadap model causal loop yang ada pada potensi risiko kritis. Hal ini dikarenakan pada shortage material memiliki keterkaitan dan pengaruh terhadap beberapa proses lainnya. Jika kondisi ini dapat digambarkan dalam suatu bentuk permodelan dan simulasi dengan pendekatan sistem dinamis akan didapatkan gambaran profil risiko yang lebih baik untuk kedepannya.

3. Untuk penelitian selanjutnya, dapat dilakukan kajian analisis biaya terhadap rencana mitigasi yang sudah direkomendasikan dalam penelitian ini. Kajian tersebut dirasa perlu dilakukan agar dapat diketahui rencana mitigasi mana yang sesuai dan layak dilakukan oleh perusahaan.