BUKU PANDUAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN SEKOLAH (SIKAS)

(1)

BUKU PANDUAN

SISTEM INFORMASI

KEUANGAN SEKOLAH

(SIKAS)

(2)

Tentang Aplikasi _________________________________________________________________ 1 Pengenalan ______________________________________________________________ 1 Aplikasi Website __________________________________________________________ 1 Kebutuhan _______________________________________________________________ 1 Menjalankan Aplikasi ______________________________________________________ 1 Halaman Admin __________________________________________________________________ 2 Login ___________________________________________________________________ 2 Tampilan Halaman Utama __________________________________________________ 2 Mengelola Data Siswa ______________________________________________________ 3 Mengelola Data Kelas ______________________________________________________ 4 Halaman Siswa__________________________________________________________________ 15

Halaman TU (Tata Usaha) ________________________________________________________ 17

(3)

Buku Panduan Sistem Informasi Keuangan Sekolah

Tentang Aplikasi

Pengenalan

Aplikasi Sistem Informasi Keuangan Sekolah (SIKAS), merupakan aplikasi yang dibangun untuk mengelola aktivitas keuangan yang terdapat pada sekolah atau lembaga pendidikan lainnya dan memberikan informasi keuangan kepada penggunanya. Sistem dirancang untuk digunakan pada sekolah – sekolah maupun lembaga pendidikan lainnya.

Aplikasi Website

Aplikasi ini dibangun dengan berbasis website, oleh karena itu dapat dibuka pada berbagai platform (multi-platform) dan media, seperti PC Desktop, Laptop, Tablet, dan Smartphone. Aplikasi ini juga memiliki 4 halaman utama, yaitu halaman untuk admin, petugas TU, bagian keuangan dan siswa.

Kebutuhan

Untuk dapat menjalankan aplikasi diberlukan beberapa kebutuhan minimum, sebagai berikut: A. Kebutuhan Klien

1. Memori RAM 512 MB

2. Perangkat yang dapat terkoneksi ke jaringan (Wifi/ WLAN atau LAN) 3. Browser (Chrome, Mozilla, IE, Opera, dll)

4. PDF Reader 5. Microsoft Excel B. Kebutuhan Server

1. Aplikasi Web Server (XAMPP)

2. OS Windows 7/ Windows 8/ Windows 10/ Win Server 2012 3. Processor Intel i3

4. RAM 4GB, Harddisk 500 GB

Menjalankan Aplikasi

1. Buka browser (direkomendasikan Chrome)

(4)

Halaman Admin

Login

Setelah berhasil akses ke halaman admin website SIKAS , anda diharuskan login terlebih dahulu untuk dapat masuk kedalam sistem. Informasi Login dapat diperoleh dari

administrator website yang bertugas. 1. Masukkan NIK dan Password 2. Klik tombol Login

Tampilan Halaman Utama

Pada halaman utama, admin dapat juga mengupdate data pribadi. Setelah data pribadi sudah diupdate, kemudian klik tombol Simpan Perubahan.

(5)

Menu Keterangan

Home Halaman utama

Master Mengelola data master atau data utama

Laporan Melihat laporan – laporan dari data master maupun

dari transaksi yang sudah dilakukan

Logout Keluar dari aplikasi

Mengelola Data Siswa

Siswa merupakan data utama pada aplikasi ini

1. Klik menu Master, kemudian pilih submenu Data Siswa

2. Pada Kolom Aksi, terdapat beberapa tombol yang memiliki fungsi sebagai berikut:

Melihat rincian data siswa

Mengedit data siswa

Menghapus data siswa

3. Jika ingin mencari data siswa, dapat dicari berdasarkan NIS atau Nama Siswa

4. Untuk menambahkan Siswa baru, klik tombol Tambah Data 5. Masukkan identitas Siswa

6. NIS akan digunakan sebagai username, maka dari itu bersifat unik atau tidak boleh ada NIS yang sama

(6)

Mengelola Data Kelas

Kelas digunakan untuk membagi siswa berdasarkan lama masa studinya. 1. Klik menu Master, kemudian pilih submenu Data Kelas

(7)

3. Masukkan rincian datanya

4. Lokal digunakan sebagai kunci utama, maka dari itu bersifat unik atau tidak boleh ada Lokalyang sama

5. Wali kelas merupakan guru yang bertanggung jawab atas kelas tersebut

6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data

Mengelola Data Karyawan

1. Klik menu Master, kemudian pilih submenu Data Karyawan

2. Pada Kolom Aksi, terdapat beberapa tombol yang memiliki fungsi sebagai berikut:

(8)

Mengedit data karyawan Menghapus data karyawan

3. Jika ingin mencari data siswa, dapat dicari berdasarkan NIK atau Nama Siswa

4. Untuk menambahkan Karyawan baru, klik tombol Tambah Data 5. Masukkan identitas Karyawan

6. NIK akan digunakan sebagai username, maka dari itu bersifat unik atau tidak boleh ada NIK yang sama

7. Klik tombol Simpan untuk menyimpan data karyawan

Mengelola Data Jemputan

Jemputan merupakan salah satu fasilitas yang disediakan pihak sekolah terhadap para siswanya agar selamat dan aman saat berangkat ke sekolah maupun pulang ke rumah. 1. Klik menu Master, kemudian pilih submenu Data Jemputan

2. Pada Kolom Aksi, terdapat beberapa tombol yang memiliki fungsi sebagai berikut: Mengedit data jemputan

(9)

3. Untuk menambahkan data jemputan baru, klik tombol Tambah Data 4. Masukkan detail data jemputan

5. Rute dan Biaya ditentukan oleh pihak sekolah 6. Periode adalah periode jemputan per semester.

Contoh: 2017-1, 2017-2

Keterangan : 2017 : Tahun ajaran yang sedang berjalan 1 : Semester ganjil

2 : Semester genap

(10)

Laporan Data Master

Laporan data master berupa Laporan Data Siswa, Laporan Data Kelas, Laporan Data Karyawan, Laporan Data Jemputan.

1. Klik menu Laporan, kemudian pilih submenu Laporan Data Siswa, Laporan Data Kelas, Laporan Data Karyawan atau Laporan Data Jemputan sesuai yang diinginkan. 2. Jika ingin melihat preview laporan, bisa klik tombol atau jika ingin melihat laporan

dalam bentuk Microsoft excel, bisa klik tombol 3. Untuk pencarian dalam laporan, ada pada submenu :

Laporan Data Siswa

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

Halaman Siswa

Login

Setelah berhasil akses ke halaman siswa website SIKAS , anda diharuskan login terlebih dahulu untuk dapat masuk kedalam sistem. Informasi Login dapat diperoleh dari

administrator website yang bertugas. 3. Masukkan NIS dan Password 4. Klik tombol Login

(18)

Pada halaman utama, siswa dapat juga mengupdate data pribadi. Setelah data pribadi sudah diupdate, kemudian klik tombol Simpan Perubahan.

Rincian Pembayaran

Siswa dapat melihat rincian pembayaran per bulannya dan pada tanggal berapa siswa

membayarnya. Serta siswa juga mengetahui apakah pembayarannya sudah lunas atau belum. 1. Klik menu Rincian Pembayaran

Tunggakan Pembayaran

Siswa dapat melihat tunggakan pembayaran di bulan apa saja. Dan jika tunggakan sudah dibayarkan ke Tata Usaha (TU), maka petugas TU akan mengupdate datanya.

(19)

Halaman TU (Tata Usaha)

Login

Setelah berhasil akses ke halaman TU website SIKAS , anda diharuskan login terlebih dahulu untuk dapat masuk kedalam sistem. Informasi Login dapat diperoleh dari administrator website yang bertugas.

1. Masukkan NIK dan Password 2. Klik tombol Login

(20)

Pada halaman utama, dapat digunakan untuk mengupdate data pribadi user atau petugas TU. Untuk NIK tidak dapat diubah karena pihak sekolah hanya mengeluarkan satu kali NIK untuk setiap karyawannya. Setelah mengisi data yang sudah diubah, kemudian klik tombol Simpan Perubahan untuk menyimpan datanya.

Transaksi Pembayaran Siswa

Petugas TU dapat menginputkan detail pembayaran siswa pada halaman ini, langkah – langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Klik menu Transaksi kemudian pilih sub menu Data Siswa.

2. Pada halaman data siswa, hal yang harus dilakukan adalah mencari identitas siswa yang ingin diinputkan datanya.

3. Pencarian dapat dilakukan dengan cara langsung mecari pada tabel data siswa yang ada

atau dengan menu . Petugas TU dapat mencari

berdasarkan NIS atau Nama siswa.

4. Setelah data siswa yang dicari ditemukan, petugas TU dapat melakukan penginputan data

dengan mengklik tombol .

(21)

6. Petugas TU dapat menceklis status Lunas apabila siswa sudah melakukan semua pembayaran telah dilakukan dan apabila salah satu pembayaran belum dilakukan, maka ceklis Belum Lunas.

7. Jika sudah melakukan penginputan, kemudian klik tombol Lunas.

8. Apabila Petugas TU ingin melihat hasil inputannya, bisa klik menu Transaksi kemudian pilih sub menu Data Transaksi

(22)

9. Pada halaman data transaksi, petugas TU dapat melihat siswa yang sudah melakukan pembayaran, baik yang memiliki status Lunas maupun yang memiliki status Belum Lunas.

10. Apabila ada siswa yang mempunyai status pembayaran Belum Lunas dan ingin melunasinya, maka petugas TU dapat melakukan mengupdate data pada halaman ini dengan melakukan pencarian data siswa yang ingin diupdate.

11. Pencarian dapat dilakukan dengan cara langsung mecari pada tabel data siswa yang ada

atau dengan menu . Petugas TU dapat mencari

berdasarkan NIS atau Nama siswa.

12. Setelah data siswa yang dicari ditemukan, petugas TU dapat melakukan penginputan data

dengan mengklik tombol .

13. Setelah petugas TU mengupdate data siswa, kemudian klik Simpan.

Laporan Data Pembayaran Siswa

Laporan data pembayaran siswa berisi data mahasiswa yang sudah melakukan pembayaran sekolah.

1. Klik menu Laporan.

(23)

2. Petugas TU memilih Bulan dan Tahun yang ingin ditampilkan ke dalam laporan

3. Setelah tampil data yang diinginkan, apabila ingin melihat preview laporan bisa klik

(24)

4. Dan jika ingin dikonversikan ke bentuk Microsoft excel maka klik tombol dan akan muncul tampilannya sebagai berikut :

(25)

Halaman Sarpras

Login

Setelah berhasil akses ke halaman sarpras website SIKAS , anda diharuskan login terlebih dahulu untuk dapat masuk kedalam sistem. Informasi Login dapat diperoleh dari

administrator website yang bertugas. 1. Masukkan NIK dan Password

2. Pilih status penggunanya, Kepala Sekolah atau Waka Sarpras 3. Klik tombol Login

Halaman Utama Waka Sarpras

Pada halaman utama waka sarpras dapat digunakan untuk mengupdate data pribadi waka sarpras. Apabila waka sarpras sudah mengupdate data, kemudian dapat mengklik Simpan Perubahan untuk menyimpan data.

(26)

Pengajuan Dana

Waka Sarpras dapat mengajuan dana baik fisik maupun non fisik seperti pembelian barang, pembayaran jasa, dana transport dan sebagainya. Waka sarpras melakukan pengajuan dana yang nanti akan disetujui atau tidak disetujui oleh Kepala Sekolah.

(27)

2. Waka Sarpras dapat melihat data pengajuan dana yang Disetujui, Belum Disetujui dan yang Ditolak melalui menu

3. Jika ingin melakukan pengajuan dana klik tombol Tambah Data

4. Kemudian input rincian pembiayaan yang diajukan sesuai dengan kategorinya

5. Kategori yang bisa dipilih adalah Biaya Peralatan, Biaya Perlengkapan dan Biaya Operasional

6. Klik tombol Simpan untuk menyimpan datanya

Laporan Keuangan Sarpras

Laporan ini digunakan untuk mengetahui pemasukkan dan pengeluaran apa saja yang terjadi setiap bulannya.

(28)

2. Pilih bulan dan tahun terlebih dahulu untuk melihat laporannya. Kemudian akan ditampilkan laporan berdasarkan bulan yang sudah kita pilih.

(29)

3. Jika ingin melihat preview laporan, bisa klik tombol atau jika ingin melihat laporan dalam bentuk Microsoft excel, bisa klik tombol

(30)

(31)

(32)

Halaman Utama Kepala Sekolah

Pada halaman utama Kepala Sekolah dapat digunakan untuk mengupdate data pribadi Kepala Sekolah. Apabila Kepala Sekolah sudah mengupdate data, kemudian dapat mengklik Simpan Perubahan untuk menyimpan data.

Pengesahan Pengajuan Dana

Pada halaman ini, Kepala Sekolah berwenang untuk Menyetujui atau Menolak pengajuan dana yang sudah dibuat oleh Waka Sarpras

(33)

2. Kepala Sekolah dapat melihat data pengajuan dana yang Disetujui, Belum Disetujui dan yang Ditolak melalui menu

3. Cari data pengajuan yang ingin disetujui atau ditolak. 4. Kemudian pada kolom Aksi klik tombol

5. Kepala Sekolah hanya bisa merubah status menjadi Disetujui atau Ditolak. 6. Klik Simpan untuk menyimpan datanya.

Laporan Keuangan Sarpras

Laporan ini digunakan untuk mengetahui pemasukkan dan pengeluaran apa saja yang terjadi setiap bulannya.

(34)

5. Pilih bulan dan tahun terlebih dahulu untuk melihat laporannya. Kemudian akan ditampilkan laporan berdasarkan bulan yang sudah kita pilih.

(35)

6. Jika ingin melihat preview laporan, bisa klik tombol atau jika ingin melihat laporan dalam bentuk Microsoft excel, bisa klik tombol

(36)

(37)